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http://repositorio.febab.org.br/files/original/16/976/Febab_Documentacao_Juridica_Tema_IV_Vol_II_Com02.pdf
047b84f30cad7ae6e634e5e76ac37f25
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YII CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO,
Belém,
29 de
julho a 4 de agosto de 1973
CDD - 651.5
CDU - 651.5
DOCUMENTAÇÃO JURÍDICA E ADMINISTRATIVA - Planejaraent»
Documentação Administrativa
por
•>
Maria de Lourdes Azevedo Mendonça
Bihliotecéria-Chefe do Centro de Orientação
e Seleção Psicotécnica da UERGS-CRB-lO/295
Maria Regina Marques Teixeira
Bihliotecária-Bolsista do Centro de Orienta
ção e Seleção Psicotécnica da UPRGS-CRB-107316
adM-
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�CDU - 651.5
CDD -
651.5
Documentação Administrativa
Maria de Lourdes Azevedo Mendonça +
Maria Regina Marques Teixeira ++
Sistema Unitermo ou Indexação Coordenada,
aplicado na Documentação Administra-
tiva,
estabelecendo uma padronização na e-
xecução das tarefas,
em uma estrutura téc-
nica administrativa.
1- Introdução
0 Centro de Orientação e Seleção Psicotécnica da
Universidade Federal do bio Grande do Sul,
de novembro de 1970,
pela Portaria n,
foi criado em 16
987 do ^enhor Reitor.
0 Centro é um érgão suplementar de natureza técni
+ Bibliotecária Chefe do Centro de Orientação e Seleção Psi
cotécnica,
UFRGS,
Porto Alegre,
RSt -
++ Bibliotecária Bolsista do Centro de Orientação e Seleção
Psicotécnica,
UFRGS,
Porto Alegre,
RS.
�ca e asGiscsncial da UFFlGS ,
que teu por finalidade a presta
ção de serviços em Psicologia Aplicada,
atuando nas
seguin-
tes áreas:
a - Psicologia Escolar;
b - Psicologia do Trabalho:
c - Psicologia Clínica,
Sendo,
portanto,
nica e asaistencial,
o Centro um órgão de natureza tóc_
um sistema de
Informação Tecnico-Admi-
nistrativo se fez necessário.
Em novembro de 1972,
nação,
forno s convidadas pela Coorde-
para plane;io.rmos e implanta rmos um Sistema de
mações Tecnico~fcminístraeivo,
Infor-
sur gindo daí a integração
dos arquivos técnicos na documenta ção com os arquivos pá blicos administrativos.
2- Definição
Documentação Administrativa,
um documento,
e todo o controle de
através da adoção de um sistema.
tem a finalidade de
divulgá-lo,
para que se
Tal controle
torne um instru
mento de real utilidade,
Era principio os objetivos da Documentação Admini£
trativa são de INFORIiAH e DIVULGAR.
Esta Documentação organizada^
RETO ou IIíDIRETO,
administrador,
ço de
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tem por finalidade auxiliar o técnico ou
para dar uma informação certa em curto espa-
tempo.
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seja por sistema D^
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�ca e assiscsncial da UFRGS,
que ten por finalidade a presta
ção de serviços em Psicologia Aplicada,
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seguin-
tes áreas:
a - Psicologia Escolar;
b - Psicologia do Trabalho:
c - Psicologia Clínica,
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portanto,
nica e assistencial,
o Centro um órgão de natureza tóc_
um sistema de
Informação Tecnico-Admi-
nistrativo se fez necessário.
Em novembro de 1972,
nação,
fomos convidadas pela Coorde-
para planejarmos e implantarmos um Sistema de
mações Tecnl cc~Tdm.irl stra bi vo,
Infor-
surgindo daí a integração
dos arquivos técnicos na docum.entação com os arquivos pú blicos administrativos.
2- Definiçã>„
Documentação Administrativa,
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e
todo o controle de
através da adoção de ura sistema.
tem a finalidade de
divulgá-lo,
para que se
Tal controle
torne um instru
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3- Sistema Adotado
Dentre os vários sistemas estudados e analisados,
para o controle de documentos,
e uso no Centro de Orie-ntação e
selecionamos para aplicação
Seleção Psicotécnica,
tema UNITERMO também chamado INDI.-AÇSO COORDENADA.
o Si£
Devemos
salientar que por ser um arquivo de natureza técnico administrativa,
fomos forçadas a fazer algumas adaptações no re_
ferido Sistema.
4- Processamento Técnico
0 sistema consiste em crganizar fichas,
ao alto palavras indicando assuntes,
trazendo
que são chamados de U-
nitermos. Esta ficha terá uma divisão de 0 a 9.
Nestas div^
soes anotaremos o número de registro dos documentos.
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4.1
Aplicaçao
4.1.2
istas
Tratamento das Seções ou rc
5COS3 ou Pastas
Dividir os documentos em St
4.1.4
Esta divisão
será feita de
acordo com a forma dos do_
cumentos
der.tificada por uma letra
4.1.5
Cada Seção ou Pasta será r
do alfabeto.
EXEMPLO:
POEMA DO DOCÜI'.ENTO
SEÇãO OU PASTA
A
Circulares
B
Comunicados
C
Convênios
D
Deliberações
E
Editais
P
Exposição de Motivos
%
G
Miscelania
H
Portarias
I
Relatórios
4.1.6
Ka lombada de cada Seção o
u Pasta,
deverá constar,
a
documento.
EXEMPLO;
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�4.2
4.2.1
Tratamento do documento
Seleção
:
Selecionar os documentos referentes a cada
Seção ou Pasta
4.2.2
Sublinhar no documento,
vras chaves,
4.2.3
que
a lápis,
a palavra ou pala -
irão determinar o Unitermo,
Par ao documento seu número de registro,
que corres-
ponderá ao número de entrada de cada documento na 3e_
ção ou Pasta.
a) Em cada Seção ou Pasta deverá constar úm cartão
de registro numerado de 1 a 100,
no qual iremos
controlar a numeração dos documentos.
Os números
usados serão riscados.
b)
Este número de registro deverá ser anotado a direita,
ao alto do documento.
Acompanhando este nú
mero irá a letra correspondente da Seção ou Pasta
4.2.4
Os termos escolhidos para indicar o assunto deverão
ser simples e expressivos.
4.2.5
Uma Seção ou Pasta não deve abrigar mais de 100 folhas.
4.2.6
Quando o documento for retirado da Seção ou Pasta,
substitui-se por uma FOLHA FANTASMA,
seu número de registro,
anotando nesta
data em que foi retirada,
a_s
sunto e nome da pessoa que retirou.
4.2.7
0 arquivamento deverá ser diário.
5- Condições de Funcionamento da Eotina do Unitermo
Depois de identificado o assunto deverá ser inici
ado o tratamento ao Unitermo.
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5.1
Para caâa assunto se fará uma ficha de Unitermo.
5.1.2
Coloca-se a palavra chave do assunto ao alto dá ficha.
5.1.3
Cada ficha do Unitermo será dividida em colunas.
5.1.4
Para registrar faremos o seguinte:
a)
Anotaremos o número de registro na coluna,
guinte maneira.
Quando for unidade,
registrare -
mos na divisão que indique o mesmo número,
dezena,
centena ou milhar,
da se_
se for
anotaremos o último al-
garismo que irá corresponder ao número da divisão.
EXEMPLO:
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5.1.5
Se um âocumento abranger mais de um assunto se
uma ficha para cada assunto,
fará u
consequentemente o núme-
ro de registro do documento aparecerá nas fichas refe_
rentes aos assuntos.
EXEMPLO;
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Sc a n
st e m
Ciereaclaracnto
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5.1.6
0 Unitermo será organizado alfabeticamente,
5.1.7
Localização do documento através do Unitermo;
a)
Procurar as fichas do Unitermo o assunto desejado.
Encontrada a ficha,
documento,
estará registrado o número do
acompanhado da letra da sua Seção ou
Pasta. Esta referência nos levará diretamente ao
i
documento.
5.1.8
'
Deverá ser organizado em separado um índice de entida
des ou pessoas,
pois isto dará maior facilidade na
busca do documento,
caso este não seja localizado pe-
lo assunto.
5.1.9
0 índice alfabético será assim elaborado:
a)
Entrar pelo último sobrenome,
seguido do prenome,
quando for o caso de pessoas.
b) Entrar pelo nome da Instituição.
c)
Ua ficha deverá constar a data de entrada no arqu^
vo,
o assunto e o número de registro do documento.
EXEMPLO;
NOICE ou ENTIDADE
Data
Assunto
nS Registro
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d)
Quando um documento for procurado pela entidade ou
nome de pessoa,
recorreremos ao índice alfabético.
Achando a ficha referente,
Pasta,
rela constará a Seção ou
o número do documento e o assunto que nos in
teressa.
6- Conclusão
A organização dos documentes,
ministrativa,
do Centro de Orientação e
de origem técnico a^
Seleção Psicotécnica
nao mais se enquadrava ãs finalidades deste Centro.
Urgiam
de uma técnica de tratamento dinâm.ico para a organização de
sua documentação.
Necessário se fez o planejamento de um sistema de
Pocumentação Administrativa.
Coordenada,
0 Sistema Unitermo ou Indexação
adotado para este fim,
objetivos e necessidades,
e hoje
atingiu plenamente seus
já é uma realidade a Docu -
mentação Administrativa neste érgão,
onde
suas finalidades
são de natureza técnica e assistencial.
BIBLIOGRAFIA:
1- BRASIL.
Departamento Administrativo do Serviço Publico.
Serviço de Documentação.
Digitalizado
gentilmente por:
Diretrizes da Documentação.
�11
/R±o dc ceneú.ro/ Departamenlo de
1964.
2- C-0R3EA;
356p.
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so.
3~ PRADO,
são Paulo,
3
Atlas,
Trad.
1970.
Heloisa ds Alneidar.
São Paulo,
2
4
I:rprensa ilaciuiial-;.
5
Polígono,
6
1970,
Digitalizado
gentilmente por:
Sistenes de Arquivos o
de Luiz Aparecido Caru212p.
A Tecr.ica ãe Arquivar,
154]
2 „ ed
�HESUI'10
í.rSIÍDOEÇA, Karia de Lourdes Azevedo í: TEIXEIRA, Maria Regina
Marques.
Documentação Administrativa.
Trabalho apresen-
tado ao VII Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação,
Belém,
29 de
julho a 4 de agosto de 1973.
lía estrutura técnica administrativa do Centro de
Orientação e Seleção Psicotécnica se desenvolveu um planeja
mento e execução de trabalho,
no controle considerável das
informações e dos documentos.
Experiência pioneira no serviço técnico adminis trativo do COESP.
Ordenamento dos documentos pelo sistema Unitermo
ou Indexação Coordenada:
tos;
SELECIONAR os documentos por assun
SUBLINHAR a palavra chave
tidade ou pessoa;
que designa o assunto e a en
COLOCAR o numero de registro no documento;
CONFECCIONAR o Unitermo;
ALFABETAR o Unitermo no catálogo e
ELABORAR as fichas para o índice alfabético.
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Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
CBBD - Edição: 07 - Ano: 1973 (Belém/PA)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Publisher
An entity responsible for making the resource available
FEBAB
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1973
Language
A language of the resource
Português
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Belém/PA
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Documentação Administrativa
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Mendonça, Maria de Lourdes Azevedo
Teixeira, Maria Regina Marques
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Belém/PA
Publisher
An entity responsible for making the resource available
Febab
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
1973
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Subject
The topic of the resource
Documentação (aspectos administrativos)
Description
An account of the resource
Na estrutura técnica administrativa do Centro de Orientação e Seleção Psicotécnica se desenvolveu um planejamento e execução de trabalho, no controle considerável das informações e dos documentos. Experiência pioneira no serviço técnico administrativo do COESP. Ordenamento dos documentos pelo sistema Unitermo ou Indexação Coordenada: SELECIONAR os documentos por assuntos; SUBLINHAR a palavra-chave que designa o assunto e a entidade ou pessoa; COLOCAR o número de registro no documento; CONFECCIONAR o Unitermo; ALFABETAR o Unitermo no catálogo e ELABORAR as fichas para o índice alfabético.
Language
A language of the resource
pt