http://repositorio.febab.org.br/files/original/16/955/Febab_Automacao_Tema_IX_Com03.pdf a8e26ea9cd4261a4c043d097c35d82f6 PDF Text Text 72 CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMe^TAÇAO Belem, 29 de julho a 4 de agosto de 1973 INFORJtóTICA AUTOMAÇAO DE U^^ SISTB'A DE ASSINATUFL\S DE RB/ISTAS POR VIA AÉREA por: JAN SIBEIJN Gerenxe da Divisão Latino-AT.ericana Swets & Zoitlinger BV, Arasterdam �INTRODUÇÃO Havendo um congresso de biblioteconomia em qualquer parte do mundo, um dos principais tópicos debatidos pelos bibliotecários das assinaturas de revistas, parte do e das dificuldades provenientes é o desta seu trabalho. A maioria das bibliotecas usa umia agencia para as renovações e novos pedidos de assinaturas, cessidade de renovar, mente. A agencia, pagar, reclamar, por sua parte, etc., assim eliminando a roecada revista individual- tem tres funções fundamentais: 1. Colocação Imediata de novos pedidos com o editor 2. Atendimento rápido as reclamações 3. Renovação das assinaturas no período oportuno Na realidade, so, a agencia controla somente uma parte do procej que se Inicia com o pedido de um leitor e termina com o recebimen to do primeiro fascículo da revista solicitada. As diversas etapas neste processo são as seguintes: \ 1. Pedido do leitor a biblioteca 2. Emissão de um pedido pela biblioteca ou divisão de administração 3. Envio do pedido a agencia 4. Recebimento e processamento do pedido pela agencia 5. Envio do pedido da agencia ao editor 6. Processamento pelo editor, incluindo a preparação de uma ct^ queta para o despacho do primeiro fascículo 7. Despacho da etiqueta para a gráfica, após recebimento do pa- gamento 8. Embalagem e entrega do fascículo ao correio 9. Tempo necessário para o correio despachar o fascículo a biblioteca 10. Entrega do fascículo pelo carteiro a biblioteca. Destes 10 itens, a agencia controla somente o item 4. A exe- cução correta deste item é importantíssima para todos os passos guintes e e o m.ais dificil de ser executado corretamente. 0 processam.ento pela agencia pode ser feito de várias ras, se- manei desde o simples manuseio até o processamento por um computador. Seja qual for o sistema usado, tem que emitir os seguintes documentos: a. Pedido para o editor b. Fatura para a biblioteca c. Informação necessária para a renovação da assinatura d. Documentos para a administração interna da agencia. Alem desta informação básica, devem ser verificados, tais como: entidade em nome da qual deve cm 2 3 4 5 6 vários dados administrativos confirmação do pedido ao cliente, ser emitida a fatura, Digitalizado gentilmente por: o endereço a para �deve iniciar ou terminar, etc., etc. ASSINATURAS NOVAS Porque e necessário tanto tempo para que um titulo novo com_e ce a chegar na biblioteca? ja pelo correio 4 vezes, via aérea Primeiro, das quais as 3 primeiras normalmente são por e a liltima por via marítima. para o processamento na agencia, poca, pelo fato de que um pedido via- Em seguida, que pode variar por agencia porem três semanas é uma boa média para Depois, o tempo necessário e por é- ser adotada. o tempo necessário para c editor processar o pedido e a preparação da etiqueta, se de uma revista mensal, que varia de uma a três semanas. Tratando o tempo pode estender-se até 4 so o fascículo anterior tenha semanas, sido despachado um dia antes em que pedido foi processado. Finalmente, a demora do despacho pelo tantes. está o correio de 30 a 90 dias. Uma vez que o editor tenha iniciado o despacho fascículos, um outro problema ca- dos sendo criado, o dos fascículos faj. / FASCÍCULOS FALTANTES Em alguns casos, ■de sua publicação. fatores, o fascículos- está faltando devido ao atraso Este atraso pode ter sua origem numa variedade como atraso do recebimento de material editorial, des na gráfica, los faltantes, atras'o no correio porém, de dificulda- e greves. A maior parte dos fascícu não está atrasada, mas nunca chegará ao seu de_s tino. Aqui também, existe uma variedade de fatores que impedem chegada dos mesmos, tais como embrulho rasgado, do destinatário, As faltas, fascículos, perdendo o enderêço a revista ser extraviada pelo correio, feita erradamente pelo carteiro ou servente, a etc., a entrega ser etc. em conjunto com a demora excessiva da chegada dos são,uma fonte de aborrecimento para as bibliotecas como para nossa firma. tanto Esse foi o motivo porque começamos a estudar seriamente a possibilidade de procurar outros meios, tanto no processamento como no despacho .dos fascículos..Neste estudo, baseiamo-nos na experiencia que ganhamos com o fornecimento por via aerea das assj; naturas para várias bibliotecas importantes nos Estados Unidos. SISTEMA USADÓ PARA OS E.U.A. Existem grandes bibliotecas nos E.U.A., das quais citamos National Library of Medicine e a National Agricultural Library, a que para um bom exercício de suas funçÕes necessitam receber suas assinaturas de revistas da maneira mais rápida possível. biblioteca’, instituimos há algum tempo, Amsterdam e Nova York. 3 4 5 6 este tipo de semanal entre existe uma tarifa que reduz o preço por quilo, consideravel- mente. 2 uma ponte aérea Para este tipo de despacho, econômica- (Commodity, Rate), Para Digitalizado gentilmente por: �A demora de aproximadamente 3 dias, em Amsterdam, resultante da concentração e eliminada pelo despacho aéreo, que necessita de apenas 12 horas de voo do aeroporto de Amsterdam até o aeroporto de Nova York. Uma falha séria neste sistema, era que não havia tempo, nem meios de controlar recebimento ininterrupto dos fascxculos de cada título. Para um controle efetivo, necessitar-se-ia instituir um "Kardex" igual ao existente em cada biblioteca, DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA PARA 0 BRASIL Na procura de um sistema de transporte e controle podería ser usado para o Brasil, meirOc Faltando, consolidar a legislação relativa ao material bibliográfico importado por via aérea, se faci-litada. para conseguir que esta importação fo_s que altera a No- e a Tarifa Aduaneira do Bra e também o decreto-lei n^ 70.162 de 18 de fevereiro de 1972. Além disso, encontramos este ano uma fórmula adequada para superar obstáculos que ainda os se afiguravam exisbentes. O segundo problema, ras para as bibliotecasVARIG. em primeiro lugar, de 27 de dezembro de 1971, menclatura Brasileira de Mercadorias (NMB) sil (TAB), entramos em contato 0 assunto agora está regulamentado, pelo decreto-lei nS 1199, que o problema mais difícil foi o do pri- em primeiro lugar, com os Ministérios competentes, efica?, foi de poder proporcionar condições financeisolucionado com a valiosa cooperação da Por seu intermédio conseguimos que a lATA (Organização Mundial de Transporte Aereo) concedesse uma tarifa entre Amsterdam e Rio de Janeiro, ra US$ 1.75 por quilo, despacho. econcmica ("Comimodity Rate") bai>:ando esta tarifa, de US$ 8.20 pa desde que houvesse um mínimo de 300 quilos Esta condição somente pode ser preenchido se o maior por numero de bibliotecas participarem deste projeto. Para o despacho entre Rio de Janeiro e as demais cidades Brasil, esta em vigor a tarifa nacional da VARIB, internacional. Estamos elaborando uma tabela neste Solucionados estes problemas, neira eficiente de controlar a chegada Amsterdam. a Para este fim, tinha que ser do ser acrescentada a sentido. encontrada uma ma- e redespacho dos fascículos de uma equipe do nosso Centro de Processam.ento de Dados está desenvolvendo um programa, em que a periodicidade e a d^ ta prevista de publicação estão sendo gravadas simultaneamente num dij co magnético. Mediante um "print-out", emitido sem.analmente pelo computador, está sendo controlado o recebimento dos fascículos destinados a cada biblioteca. Um "optical reader". lendo o "print-out", cebimento dos fascículos previstos, acusa o não re- para que o computador emita as re- clamações. Toda a informação sobre os fascículos processados e dividido Digitalizado gentilmente por: �por código de cada biblioteca^ alfabética, resultando numa relação, por ordem cue acompanha cada despachoo Nesta' relação também fi- gura qualquer informação relativa a um fascículo não recebido e reclamadOo SISTEm A ENTRAR m VIGOR A PARTIR DE JANEIRO DE 1974 A partir de 12 de janeiro de 1974- o recebimento, le e despacho das assinaturas de re^vistas de procedência contro- européia, serão feitos conforme o seguinte fluxograh-a; III: III a+b; I: ! RIO DE JANEIRO | Editores localizados nos diversos países da Europa enviam fas- cículo s para Amsterdam., II; íJwets processa e embala em caixas padronizadas para transporte aéreo, III; A VARIG transporta o m.aterial para o Rio de Janeiro. a; Representante da Swets providencia o desembaraço alfandegário no Rio de Janeiro, b; Representante da Swets entrega as encomendas locais e redespacha as demais peJ.a VARIG, IV; A VARIG entrega as encomendas nas bibliotecas, 0 despacho via aérea não se limita revistas, mas poderá contra recibo. somente a fascículos de ser utilizado também, para qualquer outro mate- rial bibliográficOc Assim, temos s possibilidade de despachar tam- bém livros e coleções de revistas atrazadas. Um livro ou coleção,en comendadoG no início do mes, mesmo mes, Este e um tempo record, o prazo de demora 2 3 poderão ser recebidos ate o final 4 5 é de 3 a 6 meses, 6 Digitalizado gentilmente por: considerando-se que no momento a partir da data do pedicfo. do �As vaiTcagens des'-e sistema 1. são bern visíveis? EliniiiiS-se qjalqvier perca ou extravio da fasoíooios. 2, A rapidc.': da chegada dos fascículoc:. Uma vez iniciado o sis lema, podemos garantir que qualquer foscioulo de uma revista europeia estará na biblioteca de 7 a l'! dias apos sua pu blicação3a Não haverá necessidade da biblioteca iazer reclamações; tas serão feitas por nós, es- no momento em que o Tasclculo de- veria ter sido despachado. Não há ne^;ecsidade ce esperar recebimento do proxim.o fasc.oculo para oonrlata:'.- a o falta do anterior,. 4, A biblioteca será informada, mediante o 'prin'>-out, sobre qualquer fascículo não recebidOc Concluindo: das .'0 ^.tapas relacionadas no inicio deste informe, mente o processamento do editor ecctá fora do nosso controle, so elimi- nando assiru.. todos os fatores que até então estavam fora do nosso alcance. O controle atími.nistrativo. financeiro e físico da revista, estará sob no.'rsa aupervisãcc .A bibliotecária poderá dedic-ar -se a um trabalho produtivo, nao tendo miais necessidade de perder tempo detalhes- tais c-omo, oontro.lar, reclamar, Como m.encionado ante-riormente. rá corresponder-, este cisterna com etc, somente pode- ser intredurrido se um r'íUmero suficiente de bi.oliotecas participa rem, para ,al.c,ançar o limite m.inimo rte 300 qur '.os por d..aapacho. Sciicitamioe pcrl:rm..o, que as bibliotecas interessadas, manifestem o mai.- breve pos.sivel, se diicigindc .suas cartas para Swets & Zeitlrn-ger Ri .. Divisão L a • tn o - - Am e rc a n a Heerewe.g 247 B J-ISSE - KoJanda sinop.se ! 0 or'o;je’tc diSv,rimina uma nova fcrm.a do ura serviço de assinaturas, que r.isc a entrega via aere? dos fascícuio.';: de pe::-i6dicos oriundos da Eucopa,. Temi por- objetivo facilitar o traba...ho d:, biblio teca, retiranrto de sUc'.; responsabii.idade tarefa c que sobre-'arregam desnecessariamente leitoreSí crabalhoss técnicos específicos^ Peemitira aco.mpanliar o progresso cientifico e tecnoiogico quase que s-lmiultaneamente com a-publicação do -fasciculc aos europeu ro país de origem.. 6. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: �EIBLIOGRAFIA 1. Cacex - Comunicado nS 343. 2. Ciência e Informação - Vol. 3. 1 (l), Rio de Janeiro, 1972.' Diário Oficial da União - 29/12/1971, Decreto-Lei n^ 1199 de 27/12/1971, capítulo 49, e Diário Oficial da União, Decreto-Lei nS 7Ò.162 de 18/02/1972, capítulo 49» 4. Instrução Normativa da Alfândega - SRr/21/70, 5. Parecer Normativo CST 533/70. 6. Special Libraries, - 1972,^p. 21/02/72, item 12. 294-304. 7. UNESCO + ICSU: Unisist. Study report on the feasibility Víorld Science Information system - Paris, 1971, of a 161 p. 7. cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 07 - Ano: 1973 (Belém/PA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1973 Language A language of the resource Português Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém/PA Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Automação de um sistema de assinaturas de revistas por via aérea (RESUMO) Creator An entity primarily responsible for making the resource Sibeijn, Jan Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém/PA Publisher An entity responsible for making the resource available Febab Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1973 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Assinatura de Periódicos (automação) Description An account of the resource O projeto discrimina uma nova forma de um serviço de assinaturas, que visa a entrega via aérea dos fascículos de periódicos oriundos da Europa. Tem por objetivo facilitar o trabalho da biblioteca, retirando de sua responsabilidade tarefas que sobrecarregam desnecessariamente trabalhos técnicos específicos. Permitirá aos leitores, acompanhar o progresso científico e tecnológico europeu quase que simultaneamente com a publicação do fascículo no país de origem. Language A language of the resource pt