http://repositorio.febab.org.br/files/original/16/930/CBBD1973_Extras_Com01.pdf 1ab23cf0ae71ecc87ae3279a41b007b8 PDF Text Text PROJETO CAD: CONTROLE AUTOMATIZADO DE DUPLICATAS * Maria Angélica Rodrigues Quemel e Olímpio Jorge de Medeiros Divisão de Biblioteca e Documentação da USB São Paulo, SP 1. INTRODUÇÃO O processo tradicional usado na Biblioteca Central da Divisão de Biblioteca e Documentação da USP para controle e redistribuição de duplicatas e material disponível resume-se no seguinte: após a compilação dos dados em fichas, são feitas listagens mimeografadas. Essas hstagens prontas são distribuídas às bibliotecas permutantes. Os pedidos são atendidos cronologicamente, sendo excluídos da listagem original os números já enviados. Da fusão dos dados restantes, com novos elementos entrados, nova lista é preparada, dando início a novo ciclo. Com o Projeto CAD pretende-se automatizar esse controle e redistribuição, começando pelos periódicos e partindo do estoque em disponibilidade na Divisão de Biblioteca e Documentação, mas tendo-se já em vista uma posterior centralização para toda a rede de biblioteca da USP (ca.50) e futvuramente futvuamente para todo o Estado. Isso, portanto, de pleno acordo com resolução do Seminário sobre Permuta Nacional e Internacional de Publicações, realizado em 1956, em São Paulo, onde ficou estipulado, na recomendação 2 ao Tema 4 — Permuta de duplicatas e material dispensável, que a Biblioteca Central da USP, como sede do Catálogo Coletivo Regional, ficasse encarregada de centralizar um Serviço de Permuta de Duplicatas, com função informativa. * Agradecimentos: ao Eng'’ Eng- Cíbas Cibas Cáceres Aguilera, Diretor do Centro de Processamento de Dados do Instituto de Energia Atômica, pelo apoio, incentivo e interesse nunca negados ao projeto; a Carlos Cesare Bavagnoli, analista da IBM, Maria Ilse Vilanueva Bobadilla, analista do lEA e Carlos Eduardo Genton, programador do lEA, a concretização e continuidade do projeto, nos trabalhos de análise e programação. I -251Digitalizado gentílmente por: gentilmente �LISTA DE SIGLAS USADAS NO CAD AA CAD CEO CEPAR CES COTIL DBD/USP DBDAJSP DEP DRM EBCDIC lEA ME TABESPE = = = = = = = = = = = = = Área de assunto Controle Automatizado de Duplicatas Código de Entidade Ofertante Tabela de código de entidade participante Código de Entidade Solicitante Tabela de códigos de títulos Divisão de Biblioteca e Documentação da USP Data de entrada do pedido Data de remessa do material Extended Binary Coded Decimal Interchange Code Instituto de Energia Atômica de São Paulo Material enviado Tabela de Códigos Especiais Objetiva-se desse modo maior facilidade de redistribuição, atendimento mais rápido, refusões e atualizações periódicas, assim como um confronto mais preciso entre o material oferecido e/ou recebido de/por qualquer entidade participante. O sistema, em resumo, resiuno, visa à formação de um arquivo de estoque inicial, com código de título e coleção. Partindo desse arquivo-mestre, teremos um controle de estoque em 4 fases: geração de listas de ofertas, triagem dos pedidos e ofertas, remessa de material pedido e acusação de recebimento de material. Desse modo, será formado um arquivo de atualização, que produzirá relatórios de controle do movimento do estoque. 2. PROCESSO TRADICIONAL 2.1 Arrumação As duplicatas dos periódicos estão colocadas em uma sala-depósito especial e dispostas nas prateleiras em ordem alfabética. 2.2 Compilação dos dados Cada título de periódico é transcrito em fichas, trazendo os seguintes elementos: título, subtítulo, entidade responsável, local de publicação e coleção. 2.3 Listagem As fichas com os dados compilados são datilografadas em Uslistas, passadas em stencil e mimeografadas. 2.4 Distribuição de listas listas preparadas são remetidas às entidades permutantes reAs Ustas gistradas na Biblioteca Central. -252- Digitalizado gentilmente por: »I �2.5 Recepção de pedidos As bibliotecas permutantes, por sua vez, baseadas na lista remetida, enviam suas solicitações, que são numeradas progressivamente ao serem recebidas, conforme ordem de chegada. 2.6 Remessa de números solicitados Os pedidos são atendidos, conforme ordem cronológica de chegada das solicitações. 2.7 Exclusão de números enviados Da listagem original são excluídos os números já enviados, que são assinalados em cada lista de biblioteca sohcitante. solicitante. 2.8 Refusões Re fusões de listas A listagem original é refundida, com a exclusão dos títulos, anos, volumes e números enviados; e a inclusão de títulos novos, ou de anos, volumes ou números referentes aos títulos já apresentados na lista original, transformando-se assim em nova lista, recomeçando o processo inicial. 3. PROCESSO AUTOMATIZADO - CAD 3.1 Nome do serviço Controle automatizado de duplicatas da USP — CAD. 3.2 Aplicação O CAD será aplicado às duplicatas e material disponível na Biblioteca Central da Divisão de Biblioteca e Documentação da USP. Posteriormente, a aplicação abrangerá toda a rede de bibliotecas bibhotecas da USP (ca. 50) podendo mais tarde, estender-se a todo o Estado. 3.3 Finalidade O CAD tem por finalidade melhorar o controle de duplicatas duphcatas existentes na BDB/USP e futuramente de toda a rede de bibliotecas da USP. 3.3.1 Objetivos O CAD tem como objetivos principais: a) facilitar a redistribuição de duplicatas; b) atender com maior rapidez os pedidos recebidos; c) permitir refusões das listas gerais em tempo mais curto; d) manter atualizado o arquivo de controle da biblioteca depositária (DBD/USP); e) fornecer informações mais precisas sobre o estoque disponível; f) manter o confronto entre o material oferecido e recebido por qualquer entidade participante. -253Digitalizado gentílmente por: gentilmente �Fhtxograma do CAD 3.4 Fhixograma 3.5 Equipamento utilizado O equipamento a ser utilizado será mn computador IBM/370 modelo 155, com memórias de acesso aleatório e de grande capacidade do Instituto de Energia Atômica de São Paulo. 3.6 Sinais Não haverá restrições quanto à utilização de sinais. O computador do lEA possui todos os sinais utilizados nas referências bibliográficas. Para codificação dos dados será usado EBCDIC — código alfanumérico de oito bits que utiliza oito posições binárias para representar cada caráter, mais luna uma posição para verificação vertical. 3.7 Códigos Serão usados no CAD códigos alfanuméricos para títulos; numéricos para entidades participantes e tabela especial e alfabéticos para grandes áreas de assunto. Os códigos de títulos formarão a tabela COTIL (ver 3.9.2); os códigos de entidades formarão a tabela CEPAR (ver 3.9.3); os códigos especiais formarão a tabela TABESPE (ver 3.9.4). 3.8 Informações de entrada Os dados serão entrados por meio de cartões perfurados ou fitas de papel (Flexowriter). dc Futuramente, prevê-se a instalação de terminal em forma conversacional, utilizando-se o sistema de exibição visual e teclado. 3.9 Arquivos principais 3.9.1 Arquivo de controle por unidade bibliográfica: a) entrada: os dados serão entrados por cartão ou fita de papel; b) armazenamento: arquivo em disco e/ou fita magnética para controle geral do movimento do estoque, com todos os dados bibliográficos de identificação de cada unidade bibliográfica e os dados de controle. O Arquivo de controle do CAD terá quatro fases para a sua formação. I“ fase — Geração de lista de ofertas São entrados os dados do controle fixo: código de assimto, assunto, código do título, data, volume, fascículo, série, complementos, CEO, exemplar, os quais darão origem à lista de ofertas. -254Digitalizado Dígítalízado gentílmente por: �As listas de ofertas depois de prontas serão distribuídas primeiramente entre as bibliotecas da USP e em seguida entre outras instituições. Para melhor distribuição das listas de ofertas os periódicos serão classificados em quatro grandes assuntos assimtos seguindo a tabela abaixo: G = Gerais T = Tecnologia B = Ciências Biológicas H = Humanidades As letras G, T, B e H virão precedendo o código de título no início do registro. A lista dos periódicos da classe G = Gerais irá para todas as bibliotecas. As bibliotecas também serão divididas pelas classes acima. Ao receberem a lista de ofertas, as entidades remeterão à Biblioteca Central um formulário de pedidos que irá anexo. O Formulário de pedidos será pré-impresso e deverá ser preenchido pela entidade solicitante. 2^ fase — Triagem Os pedidos virão no formato do cartão de entrada da 1^ fase em formulário especial. É atribuída data para entrada do pedido (DEP) e feita uma primeira ordenação para se estabelecer a prioridade do atendimento. Depois será feita uma segunda ordenação por Entidade ofertante. Daí sairá uma lista do material solicitado que será enviada à Entidade Ofertante. Após o preenchimento de DEP e CES, o computador fará uma comparação entre os dados fixos até “Exemplar”. Se for o liltimo último exemplar daquela CEO, fará novas comparações, a fim de saber se um outro exemplar da mesma unidade bibhográfica não poderá estar em outra CEO. Em caso contrário imprimirá, quando solicitado, sohcitado, a mensagem de ESGOTADO. Esse processo será usado sobretudo tendo em vista aà possibilidade de várias Entidades solicitantes pedirem um mesmo exemplar da mesmà Entidade Ofertante. Com isso haverá uma redistribuição automámesmá tica dos pedidos entre outras CEO. O material solicitado virá para a Biblioteca Central que o guardará em estantes divididas por Entidades. -255- Digitalizado gentílmente por: �Após a chegada de todo o material, será feita uma listagem por Entidade Solicitante. O material é separado para distribuição e o processo entra na 3^ fase. 3^ fase — Remessa 3“ Na fase de Remessa é atribuída a data de remessa do material (DRM); preenchida a coluna ME — Material Enviado e o tipo da remessa: P = permuta ou D = doação. É Ê feita a listagem do material enviado em formulário especial e remetido com o material solicitado. 4^ fase — Acusação de recebimento O formulário do material enviado terá uma parte destacável, que deverá ser devolvida à Biblioteca Central com a data para acusar o recebimento. Serão tiradas listagens semestrais de controle do material enviado para as bibliotecas bibbotecas ou recebido delas. Os dados do material enviado serão apagados do arquivo após a bstagem listagem de controle. ^ O material restante, juntamente com as novas bstas listas de material oferecido, formarão o novo arquivo-mestre de controle. O arquivo de controle gerará a bsta lista de ofertas e as listas de material enviado por entidade participante. 3.9.2 Tabela de código de títulos — COTIL Tabela de títulos de periódicos com códigos e abreviaturas. Os códigos serão constituídos de uma letra da inicial do título e quatro números seqüenciais dentro de cada letra, na forma usada pelo IBBD, IBRD, tendo sua atribuição, na fase experimental, sido feita pela DBD. Haverá a possibibdade possibilidade de 260 mil títulos codificados, 10 mil dentro de cada letra. Exemplos: A5800 ARQUIVOS DO INSTITUTO BIOLÓGICO. São Paulo, SP 17000 IPT: noticiário do Instituto de Pesquisas Tecnológicas. SP 3.9.3 Tabela de códigos de entidades participantes — CEPAR CEVAR Para maior uniformização será usada a tabela de códigos do IBBD. Os códigos são constituídos de quatro números. Exemplos: 0336 Museu de Zoologia da USP -256Digitalizado gentílmente por: �0327 Escola de Engenharia de São Carlos Carlos' da USP Teremos, então, lun um arquivo de entidades gravado em disco, com códigos e nomes, sendo que as Bibliotecas da USP, terão, além alérh disso, seus endereços completos. 3.9.4 Tabela especial — TABESPE Foi criada uma tabela especial, TABESPE, para resolver casos especiais, tais como a conversão de nomes dos meses, estações do ano, número único, partes etc., que, se aparecessem em caracteres alfanumécolunas de volume ou fascículo, trariam maiores problemas para ricos nas colimas a programação. Desse modo, foram atribuídos códigos numéricos que substituíssem essas palavras na preparação dos dados e perfuração de cartões ou fitas, códigos esses que ao serem compilados chamariani chamariam a tabela especial para conversão alfanumérica na impressão. Os códigos constarão de 5 caracteres se forem do campo de volumes e de .7 7 caracteres se forem do campo de fascículos. fascicules. 3.10 Saídas principais prindpais 3.10.1 Listagens de ofertas Lista alfabética de títulos com coleção, a ser enviada para seleção, às bibliotecas participantes, com todos os componentes bibliográficos: título completo, subtítulò, subtítulo, entidade,' entidade, lugar de publicação. A coleção virá precedida do código da entidade ofertante. Será impressa em duas colunas, cada mna uma com 62 caracteres, com 4 brancos no final em cada colima. coluna. Serão usadas 80 linhas para depois serem reduzidas, por processos gráficos. A base inidal inicial desta lista de ofertas será o material disponível na DBD; desse estoque será formado o arquivo-mestre, com todos os dados, que dará origem à hsta lista de ofertas. Periodicamente, as listas de ofertas deverão ser atualizadas com a fusão do material restante arquivado, com a lista do material oferecido pelas bibhotecas, bibliotecas, dando origem a novo ciclo. 3.10.2 Lista de material enviado Lista a ser enviada juntamente com o material pedido, à entidade solicitante, com uma parte destacável para ser devolvida à DBD para lansohcitante, çamento no controle de estoque da data de recebimento. Esse relatório terá origem no arquivo de controle geral por unidade bibliográfica (CES, ME). A hsta lista será impressa em duas vias, em formulário contínuo apro- -257Digitalizado gentílmente por: gentilmente 3 11 12 13 �3.11 Endereçamento O processo de endereçamento do CAD será feito independentemente do computador, usando-se fitas de Flexowriter ou Adessograph para fazer as etiquetas. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 1. ESTADOS UNIDOS. Library of Congress. Processing Department. The role of the Library of Congress in the intemational international exchange of official publications: a brief history, by Robert D. Stevens. Washington, pablications: 1953. 85 p. 2. ESTADOS UNIDOS. International Cooperation Administration. Office of Industrial Resources. U.S, U.S. Book Exchange service: special buUetin, bulletin, number 1. Washington, 1958. 1958 . 32 p. 3. . . number 2. Washington, 1960. 54 54p. p. 4. , FLOREN LOZANO, Luis. Manual para el canje de ptiblica<Aones publicaxAones colombianas; edición provisional. Medellin, Escuela Interamericana de Bibliotecologia, 1961. 27 p. bliotecología, 5. SÃO PAULO. UNIVERSIDADE. Seminário sobre permuta nacional e intntemacional de publicações (temas). São Paulo, 1956. 38p. ternacional 38 p. (mimeografado). 6. . BIBLIOTECA CENTRAL. Informe final. São Paulo, 1956. 38 p. (mimeografado). 7. UNESCO. Handbook on the international intemational exchange of publications. Second ed. [Paris, 1956] 507 p. -258- cm Digitalizado gentilmente por: gentílmente ♦ � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 07 - Ano: 1973 (Belém/PA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1973 Language A language of the resource Português Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém/PA Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Projeto CAD: controle automatizado de duplicatas Creator An entity primarily responsible for making the resource Quemel, Maria Angélica Rodrigues Medeiros, Olímpio Jorge de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belém/PA Publisher An entity responsible for making the resource available Febab Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1973 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Biblioteca Universitária (automação) Description An account of the resource CAD= Controle automatizado de duplicatas. Apresenta-se primeiramente o processo tradicional usado na Biblioteca Central da Divisão de Biblioteca e Documentação da USP para controle das duplicatas e material dispensável. Pretende-se com o CAD minimizar as tarefas de redistribuição e controle bem como acelerar os processos de refusão e atualização de listas de ofertas. Partindo de um arquivo de estoque inicial com códigos de títulos e coleção, teremos um controle de estoque em quatro fases: geração de lista de ofertas, triagem dos pedidos o ofertas, remessa de material pedido e acusação de recebimento do material. O equipamento a ser utilizado será um computador IBM/370 modelo 155 com memórias de acesso aleatório e de grande capacidade (1.024 KB) do Instituto de Energia Atômica de São Paulo. Fornece esquemas da implantação do sistema e modelos das saídas. Language A language of the resource pt