http://repositorio.febab.org.br/files/original/15/841/Febab_Comunicacao_Informacao_Tema_V_Com04.pdf 1bc080bd02b449a235abe0b8ebe50460 PDF Text Text VI CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇAO BELO HORIZONTE, 4 A 10 DE JULHO DE 1971 TEMA V - COMUNICAÇAO E INFORMAÇAO documentaçAo têcnico-administrativa e seu contrôle com TÊRMOS COORDENADOS POR SILVIA AUGUSTA MARQUES Bibliotecária da SUDENE/Assessoria Técnica - CRB-4/06 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: �suM Ario 1 - INTRODUÇJ^O 2 - FL/.NEJAMENTO, INF0RMAÇ7.0 DOCUMENTAÇTíO 3 - 4 - 5 - 6 - 1 - 2 E CICLO DA D0CUMENTAÇ7.0 - INPL_I CAÇÕES ADN^INISTRATIVAS 5-6 BIBLIOTECAS E SERVIÇOS DE DOCU MENTAÇj^O 6-9 DOCUIviENTAÇ;^0 TÉCNICO NISTRATIVA 9-10 - ADiv^_I REC.UISITOS PARA IlV! FLANTAÇ7.Õ DE UIV! SERVIÇO DE DOCUNíENTAÇJiO EIVl ÓRG/OS DE PLANEJAMEN TO • 11 6. 1 - CONDIÇÕES TÉCNICAS 11 6.2 - CONDIÇÕES ADMINISTRATIVAS 12 documentação TÉCNICO - ADM_I NISTRATIVA E TÊRMOS COORDENA DOS 12 8 - CONCLUSÕES 16 9 - ANEXOS 7 - 9. 1 - Papeleta de Indexaçao 9. 2 - Ficha de Empréstimo 9. 3 - Papeleta de Empréstimo 9.4 - Ficha Topográfica para mentos Legislativos RESUMO BIBLIOGRAFIA cm 1 3-4 Docu- �documentaçAo têcnico-administrativa e seu contrôle TÊRMOS com COORDENADOS 1 - introdução No limiar da era da INFORMÁTICA, a DOCUMENTAÇAO re presenta um dos mais amplos, mais indevassados e sedutores campos de atividades humanas. Por ser indevassado, e campo propício a gramdes saltos sobre as praticas tradicionais, propício a aparentes improvisações que, em realidade, não são outra coisa que preparação do futuro, pela mao daqueles que nao temerh ousar idéias e aos quais a necessidade ens_i na o que a universidade não ensinou. Equívocos, distorções e percalços rodeiam-na. Não temos noticia em nosso Paí*s de que ela, a técnica de que todos precisam e de que todos inconscientemente se servem para INFORMAR-SE, DECIDIR ou COMUNICAR-SE, tenha sido objeto de conotações ao se debaterem temas de ADMINISTRAÇAp e de PLANEJAMENTO, temas esses de interesse prioritário e permanente para governantes, técnicos ou empresários. Na vivência de uma experiencia em orgao de planejamento e desenvolvimento, ha que ressaltar necessidades sempre crescentes de in formações, numa fase de transição de tecnologias que reclamam estrutu ras compatíveis com a adoção de métodos atualizados de trabalho, inclu sive na DOCUMENTAÇAO, cuja importância, embora por todos reconãe^ cida, nao tem sido equacionada em termos de realizações praticas, isto é, criação de SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇAO devidamente estruturados e condizentes com as atribuições atualmente impostas ao SETOR PÚBLJ CO, quer pelos avanços da sistemática do planejamento, quer pelo anda mento da REFORMA ADMINISTRATIVA do Brasil, a partir do Decretolei n9 200 de 25 de fevereiro de 1967, Nosso proposito é expor idéias ao debate; somente uma arn pia confrontação de pensamentos e opiniões, de fatos e resultados em to£ no da DOCUMENTAÇAO far-nos-â remontar às causas de seus problemas e dificuldades e abrir à imaginaçao novos horizontes de reflexões para as soluções ou alternativas de ação daí decorrentes. 3 5 6 Digitalizado gentilmente por: �2. Em outubro/novembro de 1968 a Assessoria Técnica da Supe rintcndencia do Desenvolvimento do Nordeste - SUDENE - promoveu o I SEMINArIO interno SÔBRE INFORMAÇAO E DOCUMENTAÇAO com a finalidade de estudar e discutir o papel da INDORlVlAÇAO e da DOCUMEN TAÇAO em orgão de planejamento sócio-econômico. Êsse seminário, de que fomos organizadorc, na qualidade de Secretário Geral, reconheceu co^ mo valida a experiencia por nos empreendida no Serviço de Informação da Divisão de Coordenação do Plano Diretor (integrante da Assessoria Tecn^ ca - AT/CP), tendo sido elaborado, a fim de ampliá-la, um Programa de Trabalho por ele proposto como uma solução: implantação gradativa de UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES TÉCNIC04ADMINISTRATIVAS na Asses soria Técnica, na SUDENE e, posteriormente, em toda a região norde^ te, com participaçao dos Conselhos ou Secretarias Estaduais de Planeja mento e das Universidades. Êsse Programa foi incorporado aos Planos Anuais de Traba Iho da Assessoria Técnica de 1969 e 1970, mas a documentação relativa as sessões de estudos (subsídios, debates e recomendações) e o Relato rio Final, embora mimeografados, não foram objeto de circulação inte£ na ou divulgação, O Ministério do Interior (Portaria n9 275 - 01.8. 1969 e D£ ereto n9 66, 882 - 16. 7. 1970) vem se ocupando da organização de sistema similar para o conjunto de órgãos que o constituem, cujas diretrizes, e£ truturas administrativas e procedimentos corroboram nosso pensamento e as providencias por nos preconizadas naquele Seminário. O presente documento reafirma, assim, idéias, conceitos e medidas administrativas que, ao longo de oito anos vimos defendendo no desempenho de nossas atividades profissionais na SUDENE, em estudos publicados e palestras proferidas e registra, de modo especial, a exp£ riência acima referida que, iniciada em abril de 1967, se revela hoje , conquanto incipiente em termos quantitativos, promissora, podendo vir a tornar-se ponto de partida para um novo campo de conhecimento: a DOCUMENTAÇAO TÉCNICO-ADMINISTRATIVA. Antes, porém, de uma tomada de posição sobre o assunto , convém apresentar breves considerações a respeito de INFORMAÇAO e DOCUMENTAÇAO no contexto dos trabalhos de órgãos de planejamento , consideradas a natureza de suas funções, a responsabilidade delas resvü tante e, simultaneamente, o esforço contínuo que lhes compete despender para aperfeiçoamento do processo de elaboração, coordenação e. controle dos planos de desenvolvimento. cm 1 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: m.. *■ 14 15 16 17 18 19 �3. 2 - PLANEJAMENTO, INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Planejar e calcular a açào futura condicionada aos imprevis tos do acaso, calculo esse a fundamentar-se em plenos e extensos levan tamentos-pirâmide de informações basicas - da situaçao vigente para pos sibilitar a pretendida mudança sócio-econômica. Planejar não pode ser pretensão; é ação coerente com os meios disponíveis e deles consequente. É atividade estruturada, só exis te em certas condiçoes de organizaçao; o que, quem, como, onde, quan do e para que. É iniciativa para o que ha de vir e consequência de trab^ Iho técnico CERTO com utilidade SOCIAL. Planejamento sao decisões com base na coleta e analise de INFORMAÇÕES registradas em DOCUMENTOS e pertinentes a determi nados assuntos e o ato de concluir, graças a tais elementos, qual devera ser o modo de agir. Ha uma constamte no ato executivo: a AFERIÇÃO, o FUTU RO e imprevisível e incontrolavel, so o fato ocorrido e suscetível de ser aferido, pois, a própria dinamica da natureza e caprichosa. Um sist£ ma de CONTRÕLE e um centro de vigilância geral que pode ser ramifica do - DESCENTRALIZAÇÃO EXECUTIVA - de acordo com as proporçõesCUESTÃO DE DIMENSIONAMENTO - e e, também, centro de regulamen taçao, de disciplina, quanto aos objetivos a atingir e à metodologia a s£ guir; significa amalgama, unidade de procedimentos em meio à divers£ ficaçao das especialidades, possibilitando adequaçao, coerencia e propor cionalidade entre meios e fins. Qualquer sistema de CONTRÕLE DE PROGRAMAS tem la£ gas implicações nas ATIVIDADES DOCUMENTAIS, INFORMAÇÃO e DO CUMENTO assumem posição de destaque no exercício da função TÉCN_I CA de qualquer organismo publico ou privado e, em particular, na ação desenvolvimentista da SUDENE, campo fertilíssimo para um sem- numero de trabalhos cientííicos, técnicos e administrativos, inclusive DOCU ^MENTAÇÃO, Vale lembrar que num orgão de desenvolvimento o trab£ ■Iho técnico tem características de voltar-se para todos os ângulos e ocu par-se, nao e exagero afirmar, de quase tõdas as ciências. PLANEJA MENTO e DESENVOLVIMENTO fazem-se com tõdas aquelas INFORMA ÇÕES que possam caracterizar a região a ser estudada e isto de forma exaustiva. INFORMAÇÕES amplas sobre meio físico, população, ativida des econômicas, sociais e culturais e sobre o andamento dos programas em curso ou os resultados alcançados com aqueles jâ concluídos. �4. A organização do desenvolvimento econômico é tarefa essen cialmcnte racional: medir alternativas, estabelecer prioridades, esco lher tecnologias. Para cada uma dessas atividades existe uma DOCUIvlENTAÇÃO específica que funciona como apoio direto e contínuo. INFORMAÇÃO são IDÉIAS E OCORRÊNCIAS - fatos, e atos . DOCUMENTOS são os REGISTROS dessas IDÉIAS e OCORRÊNCIAS; DO CUMENTAÇÃO ô GESTAO DE PAPÉIS - REGISTROS - para recuperar IDÉIAS e OCORRÊNCIAS; COMUNICAÇAO é troca de IDÉIAS e de MATÊ RIA; na DOCUMENTAÇAO a troca de idéias efetiva-se por meio de DO CUMENTOS. DOCUMENTO é FONTE de INFORMAÇAO, mas a INFOR MAÇAO que se transmite sem DOCUMENTO é assunto de COMUNICAÇAO, A INFORMAÇAO é a substancia da COMUNICAÇAO. Nas ciências da Informação ou da Comunicação a enfase e dada a COMUNICA ÇAO como um PROCESSO fundamental e vital para os indivíduos; na DO CUMENTAÇAO a ênfase recai na INFORMAÇAO enquanto representa o conteúdo de um DOCUMENTO. A documentação envolve, igualmente, um processo, cujo ciclo se completa na divulgação de documentos, veículos de informações que visam à comunicação, de modo a servir de base para a açao. Forçoso convir que a interdependencia e a interaçao caracter_^ zam, de modo geral, a ciência e a técnica de nossos dias. O primeiro passo para a documentação é o registro de qua^ quer ideia ou ocorrência, não importa a natureza dêsse registro, de on de concluir que todo documento se vincula a uma informação, mas nem toda informação deve ser objeto de documentação, ou pelo menos de uma documentação especíífica. INFORMAÇAO e DOCUMENTAÇAO d esenvolvem ações com plementares. SÔ é possivel informar sobre aquilo que foi registrado, do cumentado. Portanto, no campo administrativo de realizações praticas, qualquer Serviço de Informação pressupõe um Serviço de Documentação, A documentação far-se-ã em função de um objetivo cientíjfi CO, técnico ou administrativo; sera, consequentemente, hierarquizada e funcional e integrada nos problemas básicos dêsse objetivo cientifico, te£ nico ou administrativo. 3 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 1 �5. 3 - CICLO DA DOCUMENTAÇÃO - IMPLICAÇÕES A DM IN IS T R/i TI VA S A documentação estabelece um ciclo altamente dinâmico , uma informação gerando outras informações, integradas num sistema de cadeia, resultante de fluxos de idéias e ocorrências. REUNIR - detectar as informações e documentos para localizar, cionar, coletar. organizar - campo especííico das técnicas documentais que visam à classificaçaõ e guarda do acervo e cujo objetivo primário e a pronta recuperação do documento ou da informação. DIVULGAR - circulação de documentos e de informações para çao: troca de informações e de documentos. PROCESSAR - sele comunica justapor, combinar, somar indagações condicionadas conteúdo do documento jâ explorado, para çao da informação selecionada. ao a multiutiliza Reunir e organizar documentos e/ou informações envolvem atividades comuns a uma biblioteca e a um serviço de documentação e di^ positivos administrativos - decretos, regimentos, portarias - as concH cionam e regulam. Divulgar - atividade própria de um serviço de documentação mas também desenvolvidas pelas bibliotecas especializadas que, para manter-se eficientes, terão de converter-se em serviços ou centros de documentação. Atividade igualmente pendente das estruturas administra ti vas. Processar - atividade exclusiva da documentação, cujo pr_i meiro passo e a exploração minuciosa dos documentos. A documentação começa a nível da coleta da informação, firma-se na organizaçao (espe^ cialmente na classificaçaõ) mas e o processamento que a define. Para processar a informação - sentido anteriormente referido, porque proce^ sar idéias e atividade especíjfica de tal ou qual ciência ou técnica - a d£ cumentaçao téra de abandonar as técnicas tradicionais e voltar-se para os sistemas mecânicos, eletro-mecanicos e eletrônicos, estes últimos o grande percalço. �6. Comprometem o processo deficiências ou hiatos na evolu çao de cada um desses estágios, convertendo-os em gargalos, ou seja , em pontos de estrangulamentos da informação. Biblioteca e serviço de documentação defrontam-se na ãrea administrativa como serviços que reclamam estruturas diversas. As universidades brasileiras e os orgaos da nossa adminis traçao publica seguem uma orientação unica; biblioteca central e biblio^ tecas departamentais com centralização dos serviços técnicos. Estrutu ra valida apenas para bibliotecas escolares (primarias, secundarias, un_i versitarias) e bibliotecas publicas. Institutos de pesquisas, orgaos da administraçao publica ou privada terão de organizar-se como serviços de documentação, com CENTRALIZAÇAO DE PLANEJAlviENTO e CON TRÔLE e descentralização de EXECUÇAO. Tais considerações tornam evidentes as implicações nistrativas no processo documental. adrm 4 - BIBLIOTECAS E SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇAO Antes de traçar um esquema para um Serviço de Documenta ção em orgão de planejamento, à guisa de esclarecimento, convem fixar a posição da DOCUMENTAÇAO numa estrutura administrativa. A ciência da administração criou uma nítida diferenciação de natureza e atribuições entre os serviços executivos, FIM e os servi ços MEIO, cujo papel consiste em fornecer aos orgãos executores os in^ trumentos necessários para cumprir os objetivos que lhes sao impostos . Êsses serviços MEIO consistem em atividades de dois tipos: atividades auxiliares, serviços executivos de administraçao, tais como pessoal, m^ terial e recursos financeiros, e atividades de assessoramento ou''STAFA" atividade essa de carater técnico, compreendendo a programação, coord£ nação , controle e também a DOCUMENTAÇAO, sem a qual, realmente , não é possível planejar nem executar operação alguma. A documentação é, pois, um serviço MEIO, mas sua esfera de ação - e aqui esta o grande equívoco - nao e da alçada dos departamen tos ditos auxiliares de administração e isto em razão de sua natureza; e uma técnica com metodologia própria e que existe em função de uma cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: *■ 14 15 16 17 18 19 �estrutura administrativa , variando em conformidade com os objetivos e necessidades do órgão que integra. Sua atividade e típica de ASSESSO RAIviENTO e se exerce com base numa especialização, seja uma ciência, seja uma técnica ou mesmo a administraçao publica, e manipulando os materiais mais diversos. Concluindo, um serviço de documentação deve, necessariamente, identificar-se com o orgao a que deve servir. Em se tratando de orgao de desenvolvimento, devera ele necessariamente integrar-se na e£ trutura administrativa como um dos mecanismos propulsores da AçaoPl^ nejadora, desenvolvendo-se suas atividades em duas etapas: A primeira, por força de dispositivos regimentais, seria representada pelo trabalho de coleta, seleção, sistematizaçao e guarda das informações registradas em qualquer tipo de documento; a segunda compreenderia as atividades criadoras, positivas , de processamento da informação, pelas quais essa massa de elementos informativos conhe^ cimentos, estatísticas, experiencias, resultados - e posta a serviço de cada um dos departamentos, divisões ou setores, através de um fluxo contínuo que se forma ao nível dos setores, cresce nas divisões e depar_ tamentos e se inter-relaciona nas Assessorias Técnicas, ante-salas da decisAo. Caberia, ainda, a esses órgãos indistintamente, como apoio a planejamento nacional, regional ou estadual, montar e controlar amplo SISTEMA DE INFORMAÇÕES, o qual se ramificaria por todos os orga nismos públicos ou privados (internacionais, regionais, estaduais) cujos trabalhos se relacionassem com seus programas ou servissem de subs_i dios a sua ação desenvolvimentista. Neste contexto, a biblioteca e um componente do serviço de documentação, depósito de livros e periódicos, ao lado de outros depos_i tos de mapas, microfilmes, leis, relatórios ou tabelas estatísticas. Sua finalidade, como, alias, também a dos outros depositos, e a guarda e conservação do seu acervo para uma posterior e eventual utilização. Ora, as necessidades de documentação de um orgão de pia nejamento depassam aquelas compreendidas por um mero acervo biblm grafico. Eis a DISTORÇAO, 3 5 6 Digitalizado gentilmente por: *■ 14 15 16 17 18 1 �8. Os livros e periódicos representam, apenas, um meio de atualizaçao para os seus técnicos, contrariamente ao que ocorre, por exemplo, em uma universidade (exceção feita aos Institutos de Pesquisa) onde os livros sao o objetivo final das bibliotecas escolares e instrumento básico para os estudantes, Lembramos que os órgãos de planejamento são uma expe riencia nova e, como tal, exigem uma concepção nova de documentação , Estruturas administrativas tradicionais , técnicas e sistemas obsoletos comprometem o seu funcionamento. Na totalidade dos trabalhos desenvolvidos por um órgão de planejamento, o elemento dé base é a INFORMAÇAO. Esta INFORMA ÇAO e constituída pelas informações cientilficas e técnico-administrativas por êle elaboradas (monografias, relatórios, informes de qualquer tipo, laudos técnicos, levantamentos), informações de origem externa (exp£ riencias de entidades nacionais e estrangeiras que podem, eventualmente^ fornecer subsídios para a solução de seus problemas), e o processamen to desses dois tipos de informação, gerando uma nova informação, que S£ ra utilizada por êle proprio e demais organismos com os quais se comu nica. Evidentemente, as informações requeridas por esses órgãos para consecução de seus objetivos, cuja diversificação de atividades en volve técnicas, organização e os materiais mais variados, não poderão ser atendidas através de uma estrutura de biblioteca e sim de um serviço de documentação propriamente dito. Tal serviço, para atingir os obje^ vos pretendidos, deveria compreender: - Uma unidade central, cujo objetivo seria o planejamento da documentação e seu controle, alem de assessoramento permanente* em assuntos de informação, às demais unidades, com uma biblioteca de obras de referência, obras de assuntos gerais, livros e periódicos tecn_i COS e cientxíicos, e um arquivo historico de suas publicações; - Documentações especializadas nas unidades que as recla massem por força de suas atribuições; atenção especial para a documen tação estatística; da - E outros serviços, cuja necessidade venha a ser (mapoteca, reprografia .. .). justifica^ �9. Uma observação: o volume de documentos ou de informa çoes a registrar condiciona a criaçao ou desdobramento de serviços. Em face do caráter dos serviços dessa UNIDADE CENTRAL de documentação, serviços tipicos de assessoramento e infra - estrutura para a programação , tal UNIDADE deveria estar, òbviamente, subordina da a Assessoria Técnica, situação, aliás, de direito em alguns órgãos pu blicos, como a SUDENE - Decreto n9 52, 346 - 12 de agosto de 1963 - e o Ministério do Interior, Decreto n9 66. 882 de 16 de julho de 1970, 5 - DOCUMENTAÇÃO TÊCNICO-ADMINISTRATIVA É questão pacíífica nos tempos atuais o reconhecimento da importância que assume a documentação nos domínios da ciência, da te£ nica e da administraçao, A aplicaçao de novas técnicas de planejamento economico, intensificada pelos orgaos públicos encarregados de prom£ ver nosso desenvolvimento nacional, regional ou estadual, veio aumentar o interesse pela documentação, em consonância com essas concepções que procuram dar ênfase aos problemas globais do País, especialmente no campo da ação governamental, Êsse interesse de tal modo se acen tuou na administração publica que passou a pressionar, ininterruptamen te, as fontes de informação, evidenciando a carência dos dados de que necessitam esses orgãos planejadores para os diagnósticos dos vários setores da economia brasileira e dêles partirem para a elaboração dos planos de desenvolvimento, Uma documentação TÉCNICO - ADMINISTRA TIVA surgira, sem du\T.da, em larga escala, mantido êsse atual ritmo do crescimento econômico, Elaboraçao, acompanhamento e execução de programas exigem que se tenham a mao vastos recursos informativos s£ bre o setor a que se vinculam êsses programas, inclusive informações de tecnologia e ciência. Especialistas apontam como indispensáveis e ate essenciais ao planejamento, a sistematização de considerável soma de informações sobre o meio ambiente, estrutura social - o homem no seu comportamento e manifestações culturais - e setores economicos, pois sao e£ ses elementos informativos que definem, situam e justificam os progra mas. 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: m.. *■ 14 15 16 17 18 1 �10 Para eficiência da administração pública torna-se impre£ cindíVel um sistema de INFORMAÇÕES TÉCNICO-ADMINISTRATIVAS^m que cada um dos orgãos processe as suas próprias informaçõese coitrole as dos que Ihq ustao subordinados ou coordenados, de modo que os che fes dos altos niveis hierárquicos, isto e, os que têm o encargo de DECI DIR e ORIENTAR, possam a qualquer momento, dispor dc amplas infor mações, PRECISAS e ATUALIZADAS, sobre os assuntos de sua comp£ tência e, lastreando suas DECISÕES, imprimir OBJETIVIDADE à sua atuação, A documentação têcnico-administrativa ê uma realidade no va no mundo dos papéis, ramo especializado que reclama estudos sistema ticos por parte das universidades, Ê desafio para os sistemas tradicio nais de classificação, Negligencia-la significa desatualizar-se, ConsU tuem-na esses documentos, em numero sempre crescente, que tramitam através da hierarquia administrativa e que aparecem como imposição de obrigações administrativas ou técnicas, representando o trabalho dos pr£ prios orgaos e integrando-se em seus objetivos operacionais, São , em resumo, os ANEXOS dos documentos administrativos - ofícios e m£ mos - expedidos para leva-los aos escalões competentes. Definindo: DOCUMENTO TÉCNICO-ADMINISTRATIVO ê to do DOCUMENTO ADMINISTRATIVO (ou TÉCNICO) que, pela natureza de seu conteúdo, desempenha função TÉCNICA (ou ADMINISTRATIVA) na entidade que o produz ou a que se incorpora. Feitas estas considerações, cabe-nos concluir que a implan tação de um SISTEMA DE INFORMAÇJ^O TÉCNICO-ADMINISTRATI VA e£ tabelecera uma disciplina para a coleta , o controle e o aproveitamento , dos documentos técnicos internos, como forma de dinamizar e corrobo rar os estudos e experiências do proprio õrgao. É a integração dos a£ quivos técnicos na documentação, com o proposito pratico de servirem êles de repositorio para a ação presente e futura da administraçao, si£ tematizado o registro da informação. Nao confundir, porem, a documen tação tecnico-administrativa com a documentação administrativa que as^ segura o fluxo de informações burocráticas. 3 5 6 Digitalizado gentilmente por: m.. *■ 14 15 16 17 18 1 �11. 6 - REQUISITOS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SERVIÇO DE DOCUMENTAÇÃO EM ÓRGÃO DE PLANEJAMENTO A compreensão da importância da informação no processo de planejamento e condição primordial para a estruturação de um setor especifico de documentação. O cerne da questão, em nosso entender, reside numa con£ cientizaçao do corpo técnico, na sua sensibilidade maior ou menor em en carar os fatos novos da informação e da documentação. Qualquer reforma ou reestruturação não é, exclusivamente, um problema de técnica de organização. Ê muito mais do que isto. É um problema de política ou de filosofia de administração, isto e, uma maneira de entendermos o seu funcionamento. Ê antes um problema de comportamento nosso, e de nossas concepções, do que propriamente de estrutura. Um nõvo organograma, por si so, não opera reestruturação alguma. Sustentando-o devem existir princípios técnicos e atitudes de adesao condicionantes da ação decisoria. É necessário, òbviamente, que criação e funcionamento de^ se serviço sejam regulados por documento oficial emitido pela autoridade competente. Apos sua implantação formal, deverão ser oferecidas concH ções técnicas e administrativas para sua atuação efetiva e eficiente, 6.1- CONDIÇÕES TÉCNICAS: O exercício da açao planejadora exige, antes de tudo, se definam quais as informações de que ira precisar, que - O CUE INFORMAR - Podemos distinguir 4 tipos de informações: cm 1 2 3 4 5 ci) informações gerais sobre o meio físico - o país, a r£ pião.• o Estado:* dados sobre recursos humcinos, recur O sos naturais, infra-estrutura, agricultura, industriaK zação; b) informações administrativas: legislação federal e esta dual sõbre planejamento e coordenação; estrutura de ação do setor publico federal, estadual, municipal; o£ gãos , sua estrutura, competência e legislação; progra mas; orçamentos federais, estaduais , municipais; 6 Digitalizado gentilmente por: m.. *■ 14 15 16 17 18 19 �12. - c) antecedentes sobre os programas; cativas socio-economicas; d) .planos e informes sobre a execução dos programas; pl^ nos nacionais, regionais e estaduais; relatórios de a companhamento físico e financeiro dos programas em execução» A QUEM INFORMAR - diagnósticos e justifi A informação esta vinculada a estrutura adnrú nistrativa do setor publico, isto e, à estrutu ra administrativa dos orgãos que o compõem. O seu controle e assegura do pelo fluxo das informações; a comunicação. - COMO INFORMAR - A disciplina de um documento e imposta pelo tipo de informação a registrar e controlar e, evidentemente, esse registro e controle sao condicionados pela natureza dos programas cujos resultados devem ser objeto de uma avaliaçao ou de uma comunicação. Implica o estudo da adequação de formulários ao fun cionamento do sistema de informações com vistas as técnicas de proce^ sarnento eletrônico de dados. 6. 2 - CONDIÇÕES ADMINISTRATIVAS Satisfeitas as exigências de pessoal técnico e administrativo inclusive seu treinamento, caberia instalar o serviço em local proprio e adequadamente equipado. 7 - DOCUMENTAÇAO TÉCNICO-ADMINISTRATIVA E TÊR MOS COORDENADOS A Divisão de Coordenação do Plano Diretor (CP) tem por atribuição o acompanhamento da execução dos Planos Diretores da Supe^ rintendencia do Desenvolvimento do Nordeste - SUDENE. Sao de suacom petência a elaboração dos relatórios mensais, trimestrais e anuais da Autarquia, bem como seus orçamentos programas e piemos anuais, traba Ihos esses que exigem memipulaçao de considerável massa de informa ções. cm 1 �13. O Serviço de Documentação da CP reune , assim, vários tipos de documentos, de periodicidade regular, e registram as atividades de todo o orgão, É documentação para acompanhamento físico e finance_i ro, controle e avaliaçao de seus programas; envolve CONTRÔLE DE DO CUIvlENTOS e DE INFORMAÇÕES. Do seu acervo constam: planos dire^ tores, orçamentos da União, estaduais e municipais, relatórios técnicos, financeiros e de atividades, convênios, laudos técnicos, cronogramas . .. em suma, PAPÉIS, cuja sistematização seria inviável com o emprego das classificações decimais. Foi esse acervo que motivou os estudos de or_ ganizaçao de serviços de documentação e de documentação técnico - adrrú nistrativa e constituiu campo de aplicação de TÊRMOS COORDENADOS, TÊRMOS COORDENADOS - indexação por DESDOBRAMEN TO com FICHAS-MEMÓRIA de perfuração MANUAL, sistema divulgado no V Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação, realizado em são Paulo - 1967 e cuja comunicação foi publicada no Boletim Econ£ mico da SUDENE, v. 5, n. 1, jan./jun., 1969. Estrutura, metodologia e funcionamento estão aá suficiente e adequadamente desenvolvidos. Aqui deter-nos-emos, apenas, nos aspectos, novos de que se reveste o sist£ ma, Para a documentação técnico-administrativa o levantamento do lÍMDICE GERAL - Idéias gerais: ÍNDICES SECUNDÁRIOS (IS) eIDÉI/iS ESPECÍFICAS: TÊRMOS COORDENADOS (TC) - foi feito vinculando-se o GRANDE ASSUNTO - Atividades da SUDENE - à sua estrutura administra ti va. A observância à sistemática científica ou técnica e relativa, pois a tônica da organizaçao do Sistema, entendido como montagem de servi ços , são as estruturas administrativas, responsáveis pela produção de informações ou de documentos. Atualmente existem 13 ÍNDICES SECUNDÁRIOS, a saber: ÍNDICE GERAL: ATIVIDADES DA SUDENE ADM Atividades dos Departamentos de Administração Geral soai; ADS Atividades da Administração Superior; AGA Atividades do Departamento de Agricultura e Abastecimento; ASS ' Atividades das Assessorias Técnica, Jurídica e de Internacional; 3 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 e Pe£ Cooperação 16 17 18 1 �14 CTF Atividades da Diretoria Financeira; ECR Atividades dos Escritórios Regionais; IND Atividades do Departamento de Industrialização; INF Atividades dos Departamentos de Energiai Saneamento Transportes; LEG Legislação de interesse para a Assessoria Técnica; PCS Atividades dos órgãos coordenados à SUDENE ( SU VALE, DNOCS); PM A Atividades relativas ao Projeto de Povoamento do Maranhão; RHU Atividades do Departamento de Recursos Humanos; RNT Atividades do Departamento de Recursos Naturais; Básico e TÊRMOS COORDENADOS (TC) são: nomes de órgãos; SUDENE, AT , MINIPLAN; tipos de documentos: relatórios, cronogramas, balancetes; nomes geográficos; Nordeste, Pernambuco, Vale do São Francisco; datas; 1971, julho, 19 trimestre; assxintos específicos; abastecimento de agua, irrigaçao, eletrificação , ensino primário, agropecuaria. O sistema foi montado sem duplicação de fichas. NAO HÁ CATÂ LOGOS, apenas o ÍNDICE GERAL em fichas de 12, 5 x 7, 5 e a MEMÓRIA do Sistema que reune os TÊRMOS COORDENADOS transcritos nas PT CHAS“MEM6rL-\ padronizadas pelo sistema (1) uma para cada um dos Termos Coordenados de cada um dos índices Secundários, ordem alfabeU ca dos Termos Coordenados dentro de cada um dos índices Secundários , por sua vez arranjados também alfabèticamente. Classificados os documentos em um dos índices Secundários, d£ fine-se seu conteúdo por tantos Termos Coordenados quantos se fizerem necessários. índices Secundários e Termos Coordenados são transcritos pelo Documentalista na PAPELETA DE INDEXAÇÁO (ver 9. l)i grampea da no proprio documento, acompêinhando-o, assim, ao arquivo; arquivos (1) cm 1 Não foi possível reproduzir o modelo em estencil. Digitalizado gentilmente por: I ^ca n st e m *■ 14 15 16 17 18 19 �15. de pastas suspensas. As indagações sao dirigidas ao índice Geral que responde se ha ou não, tal ou qual ideia específica registrada na documen taçao e qual ou quais os índices Secundários em que se insere, segundo suas varias acepções , Se a resposta fõr afirmativa, resta levantar as Fichas-ív)emoria correspondentes aos Termos Coordenados selecionados; tantas perfurações coincidentes sao tantos documentos sobre o assunto procurado. Apenas para os documentos legislativos do Diário Oficial da União - Leis, Decretos - são levantadas fichas topográficas (ver 9.4) em duas vias. O original á encaminhado à Diretoria da AT para conhecimen to e a copia, apos ser indexada e, consequentemente, lançada nas Ficha^ Ivíemoria, permanece arquivada numa pasta, Para recuperação desses documentos há que consultar as Fichas Topográficas; as Fichas - lvJem£ ria seleciona-os por assunto, mas e a Ficha Topográfica que os localiza no Diário Oficial. O empréstimo é controlado mediante preenchimento da FICHA e da PAPELETA DE EMPRÉSTIMO. As FICHAS DE EMPRÉSTIMO (ver 9.2) INDICAM QUE documentos foram emprestados, QUEM os tomou em prestados e em que DATA. A PAPELETA DE EMPRÉSTIMO (ver 9.3) £ cupa no arquivo o lugar do documento retirado para empréstimo. Devo_l vido o documento, FICHA e PAPELETA sao arquivados para uso posterior e eventual. Integram este serviço mais duas pequenas coleções, documentos que serviram à elaboraçao do III e IV Planos DIRETORES e cujo valor e sobretudo historico, O acervo total montava, em 30 de abril ultimo, a 7.911 documen tos processados, compreendendo 36. 935 informações registradas. Circu laçao de documentos: 786 - media mensal em 1970. O uso de TÊRMOS COORDENADOS permite manter o processa mento de documentos no Serviço de Documentação da Divisão de Coord£ nação do Plano Diretor rigorosamente em dia. Suas deficiências nao sao do sistema em si, mas da terminologia, das estruturas administrativas , da indisciplina nas comunicações e das limitações das pessoas, que com êle lidam. Sua eficiência reclama, portanto, corretivos nos fatores men cionados. cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �16. Sua adoçao implica mudança de estrutura e de mentalidade. A linguagem de TÊRMOS COORDENADOS caminha no rumo da automaçao , entretanto, na ciência e na técnica não ha imposições, embora o proce^ so de conhecer seja evolutivo: evolução no sentido construir, avançar , progredir , esclarecer e compreender. Cualquer pretensão, porem, de inovar provoca, fatalmcntc, reações fortes e inevitáveis. Verdade incon teste que as idéias funcionam como princípios, orientando a açao; as s£ luções, contudo, são impostas pelos RESULTADOS satisfatórios obtidos. Em se tratando de processos técnicos ha que limitar as opções e o uso as exigencias da eficacia e a disponibilidade dos recursos. A cienexa e ate£ nica de hoje tornam, as vezes, anacrôhicas e inoperantes a ciência e a ^ , técnica de ontem. Saliente-se que a documentação consta de uma parte teórica , com amplas implicações linguísticas, científicas e técnicas, insistente^ mente dirigida para uma parte pratica, elemento esse preponderante, por força da finalidade utilitária da própria documentação: disponibilidade ou não, de tal ou qual documento, sobre tal ou qual assunto e seu forneci mento em tempo habil. 8 -CONCLUSÕES 3 a) A INFORMAÇÃO e a DOCUMENTAÇAO assumem PAFEL d£ cisivo em entidades cuja atividade fundamental e instruir o Poder Público, traçando-lhe as diretrizes socio-economicas e indicando-lhe os procedimentos técnicos de açao. b) Introduzir equipamentos sofisticados, por exemplo, eletron_i COS, em sistemas arcaicos, por exemplo, biblioteconomicos, sobre ser anti-economico, desvaloriza o equipamento em si, pouco ou nada acrescentando em termos de eficien cia. Cualquer trabalho deve ser efetuado segundo sistemas compatibilizados. Portanto, para desenvolver trabalhos on de existem sistemas de caracteristicas metodologicas anU gas e novas, urge testar a compatibilidade de uns e outros. Daí ser condenável utilizar-se equipamentos aperfeiçoados para operar sistemas anacrônicos e em conflito. Isto po£. que, alem dos prejuízos resultantes do conjunto forçado antigo-nõvo - deprecia aqueles equipamentos, em si me£ mos eficientes. 5 6 Digitalizado gentilmente por: *■ 14 15 16 17 18 1 �17. c) 9 O Serviço de Documentação da Divisão de Coordenação do Plano Diretor (CP) confirma a posição de TÊRMOS COOR DENADOS como uma SISTEMÁTICA GERAL DE CLASSIF_I CAÇAO, EFICIENTE, quer se adote a sua forma atual não mecanizada, quer se adote o automatismo. - ANEXOS 9. 1 - Papeleta de Indexação. 9. 2 - Ficha de Empréstimo. 9. 3 - Papeleta de Empréstimo. 9.4 - Ficha Topográfica para Documentos Legislativos. RESUM O MARCUES, Silvia Augusta. Documentação Técnico-Administrativa e seu controle com Termos Coordenados. Belo Horizonte, Assoe, de Bi bliotecarios de Minas Gerais, 1971. "Trabalho apresentado ao VI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação , Belo Horizonte, 4 a 10 de julho de 1971". Papel da Informação e da Documentação em orgãos de planie jamento e desenvolvimento, cujos trabalhos carecem da manipulaçao de considerável massa de informações e de documentos. Estrutura admini^ trativa preconizada para os serviços de documentação desses orgãos: cen tralização de planejamento e controle e descentralização de execução. D£ cumentação Tecnico-Administrativa um novo ramo da documentação. Con ceito: conjunto de documentos técnicos ou administrativos que aparecem como imposição de obrigações administrativas ou técnicas, ou se int£ gram nos objetivos operacionais dos orgãos. Experiência pioneira no cm 1 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: m.. *■ 14 15 16 17 18 19 �I- 18. Serviço de Documentação da Divisão de Coordenação do Plano Diretor da Superintendência do Desenvolvimento do Nordeste (SUDENE). Classific^ ção e ordenamento dos documentos pelo sistema TÊRMOS COORDENADOS - indexação por desdobramento; um ÍNDICE SISTEMÁTICO e FI CHAS-MEMÓRIA, de perfuração manual, padronizadas pelo sistema. O Indico Geral desdobra-se em 13 índices secundários e os Termos Coorde nados especificam o conteúdo dos documentos processados. Montagem do sistema sem CATÁLOGOS: informações e documentos são recupera dos diretamente das Fichas-M emoria. A linguagem do sistema caminha no rumo da automação. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA BRASIL, DASP. Diretrizes da documentação | Rio de Janeiro | 1964, BRASIL. IBBD. Informática. Rio de Janeiro, 1969. "Trabalhos apresen tados ao Seminário sobre Informática, Rio de Janeiro,19 a 21 de n£ vembro de 1968, Rio de Janeiro, IBBD, 1969". CAMPOS, Asterio. Problemas relativos à tradução brasileira das tabe Ias medias da CPU. Rio de Janeiro, IBBD, 1969. "Trabalho apresentado ao 29 Congresso Regional sobre Documentação e 9a. Reunião da FID/CLA, Rio de Janeiro, 23 a 28 de novembro de 1969". CAUDE, Roland. Como se documentar. boa. Editorial Pórtico | s. d. |. Trad. de Sampaio Marinho. FURTADO, Celso. ga, 1968. Um projeto para o Brasil. GALLEY, Robert. de L'I,S.E.A, Le role moteur de 1'informatique. Genève, 2_1_(1) : 73, 1968. Li£ 4 ed. Rio de Janeiro , Sa Écon. Appl.Arch. GARCIA, Othon M. Comunicação em prosa moderna; aprenda a escrever, aprendendo a pensar. Rio de Janeiro, Fundaçao Getulio Vargas, 1967, JAMERSON, Samuel Haig, Administração de arquivo e documentação. Rio de Janeiro, Fundaçao Getulio Vargas, 1964, cm 1 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: m.. *■ 14 15 16 17 18 19 �19. LASSO DE LA VEGA, Javier. Manual de Documentación, bor, 1969. MARQUES, Silvia Augusta. Termos Coordenados, Recife, ^ (l) : jan,/jun., 1969. MELO, Jose Marques de. Comunicação social: de Janeiro, Vozes, 1970. Barcelona, La B, Econ. SUDENE teoria e pesquisa. , Rio MIRANDA NETO, Antônio Garcia. Terminologia científica e técnica , bar reira a comunicação e à automação. Rio de Janeiro, IBBD, 1969 . "Trabalho apresentado ao 29 Congresso Regional sobre Documentação e 9a. Reunião FID/CLA, Rio de Janeiro, 23 a 28 de novembro de 1969". OLIVEIRA, Luiz Roberto Barbosa. Problemas linguísticos em um siste ma de recuperação da informação. Rio de Janeiro, IBBD, 1969. "Tra balho apresentado ao 29 Congresso Regional sobre Documentação e 9a. Reunião da FID/CLA, Rio de Janeiro, 23 a 28 de novembro, 1969". PIGNATARI, Decio, Informação, linguagem, comunicação. Perspectiva | 1968 j , PRADO, Heloisa de Almeida. LEPSA, 1965. São Paulo , Manual do Arquivista. 2 ed. Sao Paulo , SILVA, Benedicto. Os centros de informação e as ciências sociais. Rio de Janeiro, Fundação Getulio Vargas, 1969. "Seminário de Informa çao em Ciências Sociais, realizado no Rio de Janeiro, de 16 de junho a 4 de julho de 1969 pelo Instituto de Documentação e a Escola Bras_i leira de Administração Publica". vo. . Documentação, informação, comunicação, Fundaçao Getulio Vargas, 1_ (9) : 2-3, set. 1969. _. Problemas da documentação moderna. ro. Fundação Getulio Vargas, 1968. I s. n. t. I 3 5 Informati Rio de Jan^ , Subdesenvolvimento ver sus super-administraçao. 1969. 6 Digitalizado gentilmente por: *■ 14 15 16 17 18 1 �20. TEIXEIRA, Iberê Ronchetti LÚcio, Sistema KWIC no controle da docu mentaçao especializada. Rio de Janeiro, IBBD, 1969. '"Trabalho apresentado ao 29 Congresso Regional sobre Documentação e 9a. Reu niâo da FID/CLA, Rio de Janeiro, 23 a 28 de novembro de 1969". V/IENER, Norbert. Cibernética e sociedade; o uso humano de seres manos. Trad. de Jose Paulo Paes. 2 ed. São Paulo, Cultrix Ic 1954|. _hu WRIGHT, Charles R. Comunicação de massa; uma perspectiva sociológi ca. Trad. de Mary Akier j Rio de Janeiro] Bloch | 1968 |. cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 �9 - ANEXOS 9. 1 - Papeleta de Indexaçao N9 de Acesso N9 do Documento sadena at/cf sec.inf - 2 9.2 - Ficha de Empréstimo N9 do Documento N9 de Acesso Título : Técnico Dep/j Empréstimo j Div Devolução sudene at/cp sec. inf. - 4 cm 12 3 Digitalizado gentilmente por: ^ 14 15 16 17 18 19 �9.3 “ Papeleta de Empréstimo N9 de Acesso N9 do Documento Título T e c n i c o Devolução Sudene at/cp sec. inf. “ 5 cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: *■ 14 15 16 17 18 19 �9. 4-Ficha Topográfica para documentos legislativos N9 DIÁRIO OFICIAL SECÇAO - I PARTE LEG- I Data; P. - EMENTA; AT/CP - NÚcleo Central de Informação - Recife, DIÁRIO SEÇAO I OFICIAL - PARTE I LEG - Data: P. / EMENTA; AT/CP - NÚclco Central de Informação - Recife cm 2 3 4 5 6 Digitalizado gentilmente por: 14 15 16 17 18 19 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource CBBD - Edição: 06 - Ano: 1971 (Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Publisher An entity responsible for making the resource available FEBAB Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1971 Language A language of the resource Português Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte/MG Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Documentação Técnico-Administrativa e seu controle com termos coordenados Creator An entity primarily responsible for making the resource Marques, Silvia Augusta Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte Publisher An entity responsible for making the resource available Febab Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1971 Type The nature or genre of the resource Evento Subject The topic of the resource Documentação Indexação (biblioteconomia) Description An account of the resource No limiar da era da INFORMÁTICA, a DOCUMENTAÇÃO representa um dos mais amplos, mais indevassados e sedutores campos de atividades humanas. Por ser indevassado, e campo propício a grandes saltos sobre as práticas tradicionais, propício a aparentes improvisações que, em realidade, não são outra coisa que preparação do futuro, pela mão daqueles que não temem ousar ideias e aos quais a necessidade ensina o que a universidade não ensinou. Language A language of the resource pt