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                  <text>VI CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO
BELO HORIZONTE - MINAS GERAIS
4 A 10 DE JULHO DE 1971

TE^'A 4 - planejai:ento e instalaçSo
A DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA
por
Laura Garcia Moreno Rtibso
Bibliotecária-Chefe - Divisão de Documentação
Departamento de Administração
Presidente da PEBAB
CRB-8/1 - S.P.

trabalho informativo

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�A DOCUI.EUTACaO IlA ADIIINISTmCTO RTBLICA

A Divioao de Docxunentação 6 tun Orcão do Departamento de Adm^
nietraçao do Ihmiclpio de Sao Rvuloi criada pelo prefeito Ericadeiro Jos6
oente do Riria Idmai pola lei 70521 do 20—9“19^7« A partir dessa data secuira^
BO o decreto 7307» de 15-12-1967; o comunicado do prefixos, de 29-12-1967} o
decreto 7412, de 22-3-1968; o decreto 7557» de 18—7—I968; o decreto 8I5I»
de
14-4-1969» o decreto 8395» do 16-9-1969? o decreto 8587» de 30-I2-I969; o
oroto 8645» de 6-2-1970I 0, lei 7524» de 22-9-1970 e a portaria n® 1» de

d£
25-

2-1971.
Dn março de I968 fomos convidados pelo doutor Paiilo Villaça»
então Ohefo do Gabinete do I¥efeito, para organizar a recém criada Divisão de
Documentação* Aceitamos a incumbência apÔs termos solicitado aposentadoria» no
cargo efetivo que oxeroíaraos, como bibliotecária chefe da Divisão de Bibliote’
cas*
A aposentadoria» apCs o período de 30 anos» 6 quase uma imp_o
sição» para aquêles que exercem cargos efetivos, í fácil imaginar a pressão que
exercem os titulares de uma carreira quando o Chefe atinge o tempo
regulame2i
tar de permanência* Por razão êbvia de desejo de acesso aos escalões
superio
res» seus integrantes não se importam pelas qualificações do detentor do cargo»
ainda que seus projetos tenham possibilidades de serem acolhidos e
tomados
realidade* 0 que importa mesmo é a seilda do colega*
A análise e vivência dôsses problemas levaram-^ios
a
idéias claras sôbre a matéria de provimento efetivo e comissionamento em
gos de direção*

ter
ca£

No primeiro caso» corre o poder péblico o grande perigo
de
esolerosar a máquina administrativa» pela atividade de servidores acomodados }
no segundo caso, corre o mesmo perigo, pela necessidade do atendimento de injmi
ções políticas, que nem sempre satisfazem âs reais e diversificadas necessida
des da máquina administrativa*
lüsse é um assunto que deve merecer detido exame em uma refor
ma administrativa, pois, se é nociva a eicomodação de funcionários efetivos,tam
b&amp;i é pernicioso e nada dignificante o provimento de cargos em comissão,
por
pessoas inabilitadas* Acreditamos até, que nenhum chefe deverá ter qualificação
inferior a seus subordinados* Poderá tô—la igual» porém» inferior nunca, pois
nisto se fundamenta o respeito ã hierarquia e o normal desenvolvimento das at^
vidades de qualquer setor*
i
&gt;

.

■

-

�A ADIUNISTRAçaO IIUNICIPAL

Od protlcmao vividos no ílmbiio nninicipal cão icualmonte vivi
doo e contidosnas esferas eotadual o federal, variando apenas era volvmo#
Nos
referimos aos problemas da doc\unontação, que são o objeto de nossa atividade*
Dôlos não poderíamoc falar, som antes fazer uma abordagem do que modemamente
00 compreendo por Adminictração Pfiblica, sabendo-se que ela &lt;5 a gorfincia
de
Jianono o a organização do serviços o materiais, para a consecução dos projetos
do um govGmo* Assim condo, administrar consiste cm organizar, orientar, dir_i
gir e controlar oc esforços do tun grupo de indivíduos, para uma finalidade o^
muni*
Vivemos viraa 6poca de grande intcrGcco cm reformular a mãqui
na administrativa e parã que isto co vorj.fiquo ectao concitadas tOdas as
ftr
ças do grande corpo dos funcionários pdblicos, constitviido pelos técnicos, p^
los científicos o pelos denominados burocráticos*
decorrer de nossa
longa
vida profiscional, tôda ela desenvolvida na esfera da Adminictração 1'unicipal,.
ouvimos falar de inijmeras reformas, mas nunca totalmente empreendidas. E dize
mos isto, por julgar que qualquer esfCrço que ce faça para aperfeiçoar a máqul
na da administração, não pode ser concluído como de ordinário o é, como
sim
pies mudança ou transformação de ectrutiu*as, ou de rotinas ou de equipamentos*
E éljvio que qualquer tentativa de melhoria liá de atentar para Sstes trôs aspec
tos: a cstrutiira, funcionamento e equipamento, A I^cfeitura de São Faulo
se
ressente do uma reestruturação geral, cam estudos globais de problemas idênt^
COS, entre os quais podemos citar a nomenclattira das tmidades, os prefixos, a
hierarquia do ceirgos, segundo a responsabilidade e formação dos titulares,
a
adequação de locais e meios para o trabalho, visando a consecução dos objet^
vos do govGrno municipal*
Com relação ao funcionamento ou âs rotinas, é conliecida
a
alegação de que a bvirocracia é responsável pelas condições características do
serviço páblicu, no que tange â redução da vontade, da flexibilidade e da opOT
tunidade de iniciativa, porém, os entraves burocráticos não são
privilégios
das repartições páblicas brasileiras, pois 61es existem, em maior ou menor es_
cala, em todos os países.Algumas vGzos nos Estados Unidos da América do Norte
o em alguns países da Eiu?opa necessitamos recorrer âs repartições páblicas e o
problema burocrático foi igualmente sentido*
Seidoa estrutura administrativa da Profoit\u*a do Município dc
São Ph\ao constituída por 11 Secretarias, 12 Administrações Regionais, 34
partamentos, 78 Divisões, 200 Seções, I67 Serviços, 46 Agrupamentos, 97
Soto
roB e 7 Autarquias é fácil imaginar a imensidade de dados informativos-que
Divisão de Documentação terá de armazenar, para poder informar*

a

0 PIANEJAMENTO DO DAlIU-4
Esquemâticamcnto, enumeramos as fases seguidas para a
oentação do projeto de montagem da Divisão do Documentação, o Itemu-wJ*

apre

�Fhra dar início ao projeto do ostruttiração da nova tinidadc,
indioamoo para oonstitviir a equipo do oatudos as bibliotecárias Idana Cathará^
na Lombardi e Ceoilia Andreotti Atienza.
Riutamos noscas atividades iniciais| obedecendo aos
cinco
pantos básicos quo devem ser seciddos por qualquer administradoTi por pequena
que soja a sua esfera de attuação e que sempre compreendem o planejamento» a ot
ganização» a reunião do reovirsos, a supervisão e o contrOlo.
Planejart significa determinar a tarefa a realizar» 0 plane
jamento abrango uma vasta gama do decisões| tais ccnio esclarecer os objetivos»
traçar e fixar programas» estabclooor môtodos e procedimentos específicos#
Qrgu,nizart significa agrupar atividades necessárias â reali
zação dos planos em imidades administrativas» assim cano definir as
relações
entre a chefia e seus subordinados»
Reunir recursos» significa obter o pessoal especializado» as
instalações» os equipamentos e ttido mais que seja indispensável â execução dos
pl£U105»
Supervisionar» é ter a direção diária das operações»Isto
oltii a emissão de instruções» a coordenação do trabalho detalhado» bem como
contato pessoal» normal entro a chefia e seus subordinados»
Coi^:^lnr, 6 assegurar que os rectxltados obtidos

in
o

correspon-

dam» tanto quanto possível, aos planos. Isto implica em estabelecer
padrões»
conparar os resultados com o padiuo estabelecido e corrigir desvios quando
a
execução se afastar dos planos»
Vencida esta etapa de conscientização das tarefas quo

nos

foram atribuídas, pasoamos a trabalhar, especlficamente» em documentação,atiyi
dado essa que seguiu rigorosamente ao seguinte esquema:
1»

delimitação do c^^mpo de atividade

2#

objetivos pretendidos e metas a alcançar

3»

estudo da documentação a ser armazenada» levando
era conta a quantidade e qualidade do material

4»

instalações

5»

mobiliário

6»

equipamentos

7*

pessoal especializado para cada setor

6»

regulamento administrativo de cada setor

9,

implantação das rotinas de trabalho

�Cada \ima dcac-ac fí^neo do planojanento ncccooitou dc dotidoa
ODtudoCjpara qtio fôocc ovitada a introchxção do ponbcrioroo modificr.çõcai ima
V02 cotando 01o cotabclccidOé Sabanoo qno 6 difícil prever com cxíitidão
o
crcocirnonto dos depósitos dooujnentárioo, para a devida rcccrva dc ospo.ço»
tretanto, tornou-co condição para o aproveitamento do espaço que nos foi rje
BorvadO| isto 6| 1000 metros q\iadrados. E cabido quo as repartições pdblicao,
como ao cmprCsas particulares, conservam um volume inútil do doexunentoa, ch£
Cando em al^çuris casos a atin^pLr 10 vOsce o ncccscírio. Esse excesso &lt;5 respon
BÍvcl polas dificuldades o marcha lenta da recuperação da informação.
•
AquOlcs q\io trabalham cm arquivos públicos sabem epto
não
exictc no Brasil, ainda, xvna política dc armazenamento c incineração do docu
montos» Ilenhum órcao, nem mesmo o Arquivo Nacional, a possui./orquivam tudo,
malti’atam tudo pola falta do boas oondiçõos nos depósitos c, raramente,estão
apftos a infon.iar alcuraa coisa. Impera, em quase todos os nossos
or^^c-nisnos
documentúriOD, o dcsconliecimento da re^ra geral cpxo fixa a economia dc
um
arquivo, estabelecendo que o custo total de arquivar um documento, comprecn
didos os gastos com pesenaisas, devo ser inferior aos gastos quo originaria a
falta do referido documento.
Para bo obter resultados satiBfatórios no contrOle das despo
oas dc um arqvxivo, ou dc m centro do documentação, 6 necessdrio possuir co
nliccimcnt^s do organização doo cisternas de classificação, catalogação,
dos
raaic simples aos mais complexos e das modalidades de instalações e do equipa
mentes úteis a cada setor.
0 custo operacional pode ser estimado em 60^ para o pessoal,
20^ para material de consxuno, 10^ para a melhoria de instalações e 10^:&gt; para
o material bibliográfico.
Quando se cria ura nó\’’o serviço,_experinenta-so sensações,que
vno da euforia ató o desencanto. Criá-lo e ver na aprovação dos usuários os
benefícios de seus serviços, enche-nos de justa satisfação; implantar cora- o
rigor devido as rotinas de trabalho 6 tarefa árdua que desgasta; evitar
a
burocratização exagerada 6 missão espinhosa, não acatá-la, integralmente, ê
perigoso. TOdas esssas sensações vividas cotidianamente, exigem total equiH
brio, por parte de quem dirigo am repartição pública especializada.A
luta
diária para nSo se deixar envolver pelo clima próprio das reivindicações cens
tantos do Beus Bubordinados, devo ser enfrentada ccni firmeza.
Dois fatOroD principais parecem determinar bo uma

institui

çSo entrará era declínio: o fator liderança e a estrutura ciatural.
Ao chefe compete maiores obrigações,quais sejam a do orientar
um trabalho;o melhor meio de organizá-lo;a melhor maneira de elevar o nível
de execução e avaliação das atividades a seu cargo. Se o trabalho do ura íbneio
nário não satisfaz,6 necessário que se Iho diga,sugorindo-De maneira melhor
do executá-lo.A ecepedição de ordene, faz parte do processo de liderança e não
há diccrcpSncia entre liderança fiimc e os medos mais liberais. Ao contrário,
ambas,

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�na oori'cta proporção» dão o ocjuilíbrio necessário, E fora do dúvida» que
al,
GU&amp;n na escala hierárquica» devo -tonar a decisão final» ou tudo poderá
andar
mal*
Quanto â estrutura cxiltural da instituição» não podo cor dei
xada ao acaso; precisa ser sisteniãticarnentc revicorada, Se julcarmos que a bii
rocracia podo checar a ser vun dos problemas principais» na mesma proporção
a
diroção deve redobrar sctis esfOrços, para administrar por objetivos, Esse m6t_o
do 6 mais interessanto o representa» tambôm» um incentivo para todos»alám
do
tomar o trabalho maio produtivo,
E CsDO método adotado na Divisão do Documentação, Administra
moB
por objetivos» para fiqjir um pouco &amp; inevitável burocracia e manter vivo
o interôsse de quantos -colaboram para a consecução das finalidades para
as
quais Ceto cotor foi criado, hão nos perdemos era armasonar dados
desconexos
cam os intcrCcces delimitados cm nosso planejamento inicial c» tendo em vista
a oarôncia do tempo e insuficiência de técnicos» pautamos nossas
atividades
objetivamento.
Para montar a Divisão do Documentação» ce^juimos tOdas as

fa

Bcs preconizadas pelas técnicas modernas do planejamento o» para administrá-la»
nos valemos da vivência profissional e funcional» assim como ajuda e boa for
inação técnica e moral de quantos aqui trabalham,
0 quadro de servidores está constituido por

comissionados»

efetivos» mensalistas» diaristas» contratados e estudantes estagiários do
blioteconomia, São Ownissionados:
1 .

Chefia de Di-visão

3

Chefias de Seções

4

Encai*regados de Serviços

1

Auxiliar do (is.binete

b^

Quanto ao núnero total que o quadro deve ter é de 64 e temos,
apenas» 45 servidores. Esperamos em breve sxiprir essas lacunas»principaLmente»
a dos operadores roprográficos» fotógrafos» estatísticos e tradutores,
Quando dissemos da necessidade de serem observados

certos

requisitos para instalar um centro de documentação» no que concernem âs porcen
tagens do custos operacionais» nos referíamos â vivência do próprio problema»e
não a dados puramonto teóricos*
Para que fiquem claras nossas assertivas» vamos alinhar

a^

guns dados importantes» que refletem o período de instalação e estabelecimento
do rotinas» compreendido entro 28—a 31"'12-70,

.V-'

�A Divicão do ])ocumentação veni atingindo os objetivos colina
doo cm DOU planojanonto* lila foi inauí;urada oin 7 do outubro de I9691 tendo a
rocictrar o Do,;^nte saldo positivo:
I
—

levantamento da Icciclação municipal, I892 a 1971

—

indexação da locislação referente aos oervidoroa

—

indexação doo locradouroo pfiblicos do município do São Fb-ulo, cem

locÍ£

lação poi-tinento o devida indicação do distritos e subdistritos
—

preparo dos textos de leis e decretos para confecção de volumes
Crífica Ihinicipal, I96O a 1970

i&gt;ola

—

microfilmarem do Diário dos líunicípios, 1930 - 1970

—

IcvantamoQito das Unidades Itmicipais, atravós de questionários

—

confecção dos orranorrams^ da estrutura municipal

—

publicação do Guia de liidcroços, titulares c telefones da Prefeitttra

—

publicação cm volume, da legislação referente a descrição de funções
diaristas e mensalistas

—

fomerimento de equipamentos audio visual â Divisão de Seleção o Aperfei^
çoamento

—

fornecimento do cópias pelos processos xerográfico, heliográfico,
cráfico a tôda a Prefeitura

—

fornecimento de informações sObre a legislação, at3ra,vós do pedidos por
Icfone, pessoal ou escrito

—

fomeeimonto de cópias xerográficas de leis e decretos

de

raimeo

t^

Vários projetos do microfilmagem foram elaborados e os traba
lhes terão início ainda óste ano* Entre os mais importantes, podemos citar a
microfilmagem do arqiiivo de recibos de impostos, que totaliza milliões do -d_o
cumentos e as plantas do Deixirtamento de Urbanismo*

informações

líosso trabalho do armazenagem do dados para a recuperação de
necessita,ainda, de ser entcnidido pola maioria dos órgãos
da

Administração Ilunicipal,
Estamos saindo da pi*imoira faso de coleta o armazenagem

do

dados importantes* Outras fases deverão ser iniciadas imediatamente,
quais
sejam a de pesquisa da real situaçao em que se encontram os serviços de utj^
lidade pública o das entidades culturais, educativas o recreativas do Ihinic^
pio de São Paulo*
ÍJão nos referimos âo fontes de arrecadação, porque o
Prefeito Josó Carlos do Figueiredo Ferraz

at\nl

enviou à Câmara Ilunicipal um

pro

jcto do criaçao de uma Autai^uia Municipal cuja finalidade será a computação
do dados para atender a 6sso setor*

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�CICTOGLOÍ^L
1»

Fcnnoo.l

2*

Ilatcríp.l do concrmo

3*

Ilolhoria do insialacocc

473.428,00
211.505,94
l

3*1

aliicucl dc duas náquims xeroZ| 914 o 3600

3o2

manutenção do eciuipamcnto roprocráfico

4*

J‘iaterial bibliocrdfioo

5*

Instalações

6*

Equipamentos reprográfico e audio-^vimial

7*

Mobiliário

50.552,39
21.445,50
92.446,10
127.742,56
462.575,76
128.628,78

í.576.325,03

Uma voz examinados os montantes de verbas consignadas,
podemos extrair dados, que nos dez^am os jjadroes a serem obsexvados em
ras e::periGncias:
item

1

Pessoal

473.428,00

item

2

líaterial de consumo

211.505,94

item

3

Me].horia de equipamentos

79.997,89

item

4

Material bibliográfico

92.446,10

dSlo
futu
""

857.377,93
item

1

6ofj

514.426,75

item

2

20fo

171.475,58

item

3

10^

85.737,79

item

4

lOfo

85.737,79

Comparando as importâncias despendidas em cada item, com as
porcentacons doo padrões, obtivemos o quadro que refleto corto
equilibrio,
\ima vez que a diferença a menos no item do pcssaal, foi justificada pela fal
ia de contratação dc tdcnicõo enquanto quô a diferença a mais no item 2, foi
devida â impressão de textos que seriam da oompotGnoia da Gráfica líunicipal.

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�A DivicSo do Docujnontação to^n uma ceando tarefa a

realizar,

porque ninf^uím podord recuperar dr.doa nem armazenA-loa;
consc{&gt;iirá
1)0113 fotojranao ecin cuidar primeiro do documento; nenhum computador realiza
rít o milapro da coleta, de dadoo oem o eofOrço humano. Klc poderd cim, reali_
zar a mar-avillia do rccupcrtir cm DCíp,indo3 milhares de informaçõca, mao
para
isto dependo do trabalho de sorvldoroa capazes o dedicados,
Estamos para iniciar a secunda fase do nosso procrama de tra
balho com o levantajncnto do d.ados nos bairros, que intecuam as doze
Hecio
nais em que foi dividido o líimiclpio o fornecimento de informações âs Reci£
naio por canal de telex,
A terceira fase será a do codificação por assunto da locisla
ção e a quarta fase a -computação do dados, Ilã,portanto, um lonco caminlio
percorrer,

a

Cumpre~no3, finalmento, dizer que os objetivos colimados

no

plano inicial estão sendo atincidos. Corno não poderia deixar de ser, a luta
tera sido crando. Acertamos muitas vôzes, erx‘amos também, mas estamos sempre
consciontes do estar contribuindo, ca-da ura do nôs que aqui traballia,para
a
raolhoria da administração municipal e, consequentemente, melhor atendimento
público.

Rilestra realizada por laura Cfa.rcia Iloreno,
Russo, no dia 15 de março, durante a Sema
na llaoional da Biblioteca, patrocinada em
São Fh.ulo pela Associação Paulista de
K
bliotecários.

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�DEPARTAMENTO

DE

MUNICÍPIO

DE

S.

PAULO

ADMINISTRAÇÃO

DO

DAMU

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�-11DEPARTAHSI7T0 DB ADMINISTRAÇÃO DO MUNICÍPIO DE SKo PAULO

imiu-4

-

divis^To ps docuientaçJüo

DAI^^OOl

-

SERVIÇO ADMINISTRATIVO

MI.IU-401

-

SBÇ^O DE E3TRUTUE\ MUNICIPAL S REFERENCIA LEGISUTIVA

-

EXPEDIENTE E PESSOAL

Levantamento cronológico e por assuntos da legislação municipal, promulgada desde o ano de I892,
Ocasionalmente, levantamento das legislações federal e estaduais.
Levantamento e atualização permanente da estrutura administrativa, in
oluindo endereços, prefixos, telefones e
titulares
das
\xnidades
municipais.
Confecção de organogramas da estrutura municipal.
Fornecimento de dadoô para a publicação de obras de
nistrativo.
Preparo e classificação de recortes de periódicos
nicipais.

interêsse

de

Atendimento de oonsulentes, interessados na legislação
fornecimento de cópias.
DAKU-4011

-

admi-

assuntos

municipal

mu-

e

SERVIÇO DE ESTATÍSTICA
Coleta e registros estatísticos,

• DAKU-402

-

SSCãO DE RJELICAÇÕE3 E REPROGRAFIA
Preparo de originais, normalizaçao, elaboraçao de índices, revisão t^
pográfica e distribviiçao das publicações oficiais, visando dar-lhes
uniformidade e padronizaçao.
Fornecimento âs tinidades municipais de cópias XEROGRitPICAS, I*III&gt;IEOGRAPICAS, HSLIOGRAFIGAS ou impressos, de quaisquer tipos de documentos,
tais como plantas, gráficos, formulários, apostilas, etc.
Revelação e ampliação das fotografias necessárias â formação^do acervo audiovisual, assim como o fornecimento de cópias e certidões,
cessárias As atividades municipais.

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Kicrofilmagem de recortes de periódicos das atividades
indexaçao por Secretarias,

municipais

e

Traduções de textos de interêsse da Administração,
DAMU-4021

-

SERVIÇO D3 IIICR0Fiy:AG3I.I
Microfilmagem dos Diários Oficiais do Município e dos arquivos municipais, interessados em modernizar o armazenamento de seus acervos,
LABOR-^TORIO DE BNCADSRNAÇgES E MONTAC-ST.] DE RJBLia&lt;lÇÕSS

MJIU-403

-

SSÇlO DE EIBLIOTEGA E EÇJJIP/JCCTO AUDIOVISU.iL
Acervo de livros e periódicos especializados em administraçao pdDli—
ca, seleção e treinamento de pessoal, biblioteconomia e documentação.
Acervo de mapas, gravuras, estampas e fotografias
atividades municipais ou de seu interêsse*

Di\l.IU-4031

-

focalizem

as

SERVIÇO DE EQUIPAIOITO AUDIOVISUAL
AUDITORIO com capacidade para 30 pessÔas
cvirsos e reuniões de tócnicos do DAl-IU,

*

que

e

destinado

a

Acervo de diapositivos, filmes e gravações de solenidades,
cias e cursos.

pequenos

conferên-

Conjunto de máquinas, colocado &amp; disposição das unidades municipais,
para propiciar melhores reoursos audiovisuais em conferências, palestras e cursos.

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Documentação&#13;
Ciência da Informação</text>
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    <description>A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.</description>
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      <name>Dublin Core</name>
      <description>The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.</description>
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          <name>Date</name>
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              <text>A Divisão de Documentação é um órgão do Departamento de Administração do Município de São Paulo criada pelo prefeito Brigadeiro José Vicente de Faria Lima pela lei 7052, do 20/09/1967. A partir dessa data seguiram-se o decreto 7307, de 15/12/1967, o comunicado do prefixos, de 29/12/1967, o  decreto 7412, de 22/03/1968, o decreto 7557, de 18/07/I968, o decreto 8I5I,  de 14/04/1969, o decreto 8395, do 16/09/1969, o decreto 8587, de 30/I2/I969, o decreto 8645, de 06/02/1970, a lei 7524, de 22/09/1970 e a portaria nº 1, de 25/02/1971.</text>
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