http://repositorio.febab.org.br/files/original/63/6958/SNBU2020_076.pdf 4041b6d2bce21a0ffc0ded6e2c70b966 PDF Text Text INOVAÇÃO Automação de serviços essenciais em sistema de Biblioteca Universitária - a experiência de implantação do SABI (Sistema de Automação de Bibliotecas) do Sistemoteca da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) Automation of essential services in a University Library system - the experience of implementing the SABI (Library Automation System) of the Systemoteca of the Federal University of Campina Grande (UFCG) Emanuel Varela Cardoso 11 Jesiel Ferreira Gomes 22 Kilvya Simone de Leão Braga 33 Marcos Silva de Lima 44 Paulo Henrique Maciel Oliveira 55 Resumo: O presente trabalho trata da divulgação da experiência da implantação do sistema de automação de bibliotecas (SABI) desenvolvido pelo serviço de tecnologia da informação (STI) da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) junto ao sistema de Bibliotecas da UFCG com o intuito de permitir maior segurança, controle e conservação dos materiais que circulam entre os usuários em forma de empréstimo domiciliar. Por muitas décadas o sistema de bibliotecas da UFCG controlou a circulação de seus materiais tomados por empréstimo de forma manual, mesmo tendo em seu grupo de servidores pessoas muito capacitadas para o desenvolvimento e elaboração de sistema que servisse a tal propósito. No segundo semestre do ano de 2016 o sistema foi implantado, e ao longo do ano de 2017 se consolidou como uma ferramenta eficaz no controle, conservação e preservação do patrimônio informacional e cultural de todas as bibliotecas do sistemoteca da UFCG, sendo hoje uma ferramenta indispensável para a gestão das bibliotecas. Palavras-chave: Biblioteca – sistema de automação. Biblioteca universitária – circulação. 3. Biblioteca – automação – serviços. Abstract: The present work deals with the dissemination of the experience of implementing the library automation system (SABI) developed by the information technology service (STI) of the Federal University of Campina Grande (UFCG) with the UFCG Library system in order to allow greater security, control and conservation of materials that circulate among users in the form of home loans. For many decades, the UFCG library system controlled the circulation of its borrowed materials manually, even though its group of employees was very capable of developing and elaborating a system that would serve this purpose. In the second half of 2016, the system was implemented, and throughout 2017 it was consolidated as an effective tool in the control, conservation and preservation of the informational and cultural heritage of all libraries in the UFCG system library, being today an indispensable tool for the management of libraries. Keywords: Library – automation system. University library – circulation. 3. Library – automation – services. Mestre em Administração Pública. Biblioteca Central da UFCG. emanuel.varela@tecnico.ufcg.edu.br Mestre em Ciência da Informação. Biblioteca do Centro de Educação e Saúde (CES) da UFCG. jesiel.ferreira@tecnico.ufcg.edu.br 3 Mestranda em Gestão Pública. Biblioteca Central - UFCG. kilvyabraga@hotmail.com 4 Especialista em Educação Musical. Biblioteca Central da UFCG. marcos.silva@tecnico.ufcg.edu.br 5 Especialista em Gestão de Projetos. Biblioteca Central da UFCG. paulo.henrique@tecnico.ufcg.edu.br 1 2 �1 INTRODUÇÃO O presente resumo objetiva demonstrar as diretrizes e atividades que foram necessárias para a primeira implantação do sistema SABI (Sistema de Automatização de Bibliotecas) no qual os usuários/leitores de biblioteca da comunidade acadêmica puderam realizar consultas, empréstimos e reservas do acervo das bibliotecas da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG). Consultas sobre a situação dos usuários relacionados a empréstimos e outras ações, puderam ser utilizadas pela instituição, como a verificação de conclusão de curso e a exoneração de servidores, dentre outros. A implantação em questão permitirá apenas os usuários/leitores do tipo: discentes de graduação, técnicos administrativos e docentes. O usuário/leitor confirmará o empréstimo de itens do acervo de forma presencial e através de senha numérica digitada em equipamentos disponíveis nas áreas de atendimento das bibliotecas. Para sua efetivação, deverão ser considerados os seguintes aspectos: Atribuição de responsabilidades; Ajustes na legislação pertinente; Equipamentos e Insumos; Desenvolvimento do sistema SABI; Implantação do sistema e, Cronograma de atividades. CARACTERIZAÇÃO DO SISTEMA SABI O sistema automatiza as atividades dos processos de empréstimos e reservas do acervo das bibliotecas da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) – descrito nas atividades do processo de Empréstimos e Reservas do Acervo das Bibliotecas. Quadro 1: Atividades do processo de Empréstimos e Reservas Atividade Atualizar Empréstimos e Reservas Cadastrar Ficha de Leitor Validar Ficha de Leitor Bloquear Ficha de Leitor Realizar Empréstimo Devolver Empréstimo Realizar Reserva Quitar Multa de Empréstimo Abonar Multa de Empréstimo Comunicar Extravio Devolver Extravio Fonte: Elaborado pelos autores. Descrição Ação realizada pelo sistema. Consiste na atualização, em período noturno, das situações de empréstimos e reservas ativos. O sistema comunica, por meio de e-mails, aos leitores sobre proximidade de prazos de entrega, atrasos, dentre outros. Ação realizada pelo leitor. O usuário previamente cadastrado no PSI, realiza seu cadastro no SABI informando foto e senha de identificação para utilizar em operações de empréstimos. Ação realizada pelo atendente da biblioteca. Ação realizada pelo atendente da biblioteca. Ação realizada pelo atendente da biblioteca. Ação realizada pelo atendente da biblioteca. Ação realizada pelo leitor. Ação realizada pelo atendente da biblioteca. Ação realizada pela direção da Biblioteca. Ação realizada pelo atendente/direção da biblioteca. Ação realizada pelo atendente/direção da biblioteca. �Implantação do SABI Na primeira implantação do SABI serão contempladas as funcionalidades de acesso conforme o tipo de usuário do sistema, sendo o Atendente/Administrador de biblioteca, o profissional responsável pelo empréstimo, devolução e visualização/validação do cadastro; o Usuário-leitor, aquele que solicita reserva, cancelamento, e renovação de empréstimo, além de solicitar o cadastro preliminar. A comunidade acadêmica, de maneira geral, terá acesso a consulta do acervo e da situação do usuário-leitor. Ação Quadro 2 – Etapas de implantação do SABI (continua) Descrição Revisão da Normatização das Bibliotecas – BC/STI Análise de procedimentos normativos das atividades de empréstimos e reservas Atividades da Implantação do das bibliotecas da UFCG SABI Verificação da aplicação dos procedimentos no uso do sistema SABI Verificar cadastros das chefias nas bibliotecas Revisar os parâmetros do SABI Realizar a aprovação de Requisitos Validar as funcionalidades especificadas. Desenvolvimento do Sistema – Proceder Teste Interno – setor STI: cadastrar usuários, testar e reportar as falhas. STI e BC Proceder o Teste Piloto – setor Biblioteca de Cuité: cadastrar usuários, testar e reportar as falhas. Proceder correções de falhas reportadas nos testes Equipe de implantação do SABI Equipe de suporte Designação dos responsáveis – BC Administrador de acesso ao PSI para discentes Administrador da estrutura organizacional (operadores de biblioteca) Administrador do SABI Implantar em todas as bibliotecas. Estabelecer estratégia de implantação gradativa do sistema nos campi e setores. Implantar empréstimos anteriores (manuais) pelas fichas que forem sendo. Estratégia de Implantação – BC Comunicar a estratégia e o cronograma da implantação do SABI às Bibliotecas envolvidas validadas. Utilização paralela do sistema manual e no eletrônico – 60 dias Implantar o sistema SABI nos setores conforme a estratégia de implantação definida �Quadro 2 – Etapas de implantação do SABI (fim) Treinamento de usuário do Sistema de Estrutura Organizacional – SIEO (Controle de designação de atendentes e administradores de biblioteca) Treinamento dos usuários – STI Treinamento do administrador do sistema SABI e BC Treinamento de multiplicadores para usuários: Atendente e Administrador de Biblioteca Treinamento da equipe de suporte aos usuários finais. Implantar o sistema SIEO - Funções. Revisão dos equipamentos de Área de Atendimento aos Leitores nas bibliotecas – Implantação do sistema SIEO – STI e PRA/BC BC Realizar inventário e revisão dos computadores instalados nas áreas de atendimento das bibliotecas conforme a estratégia de implantação. Solicitar manutenção, aquisição ou remanejamento de equipamentos para o atendimento dos leitores. Cadastramento dos usuários: Implantação do sistema SABI – Leitores – Discentes de Graduação – STI/PRE Atendentes e Administradores das Bibliotecas do quadro de terceirizados – BC/STI Cadastrar Atendentes Terceirizados (Levantar dados e enviar para o STI) STI e BC Fonte: Elaborado pelos autores. Cronograma de Atividades Apresenta as datas de início e finalização das atividades da primeira implantação do sistema Sabi. Quadro 3: Cronograma das Atividades (continua) Etapa Revisão da Normatização Desenvolvimento do Sistema– STI e BC:  Realizar a aprovação de Requisitos. Início 10/02/2017 06/10/2014 Finalização Designação dos responsáveis Estratégia de Implantação Estabelecer estratégia de implantação  10/02/2017 10/02/2017 10/02/2017 17/02/2017 15/02/2017 10/02/2017 Comunicar a estratégia e o cronograma de implantação aos interessados  Treinamento dos usuários– STI e Bibliotecas: 15/02/2017 15/02/2017   10/02/2017 Validar as funcionalidades especificadas. Proceder Teste Interno – STI: cadastrar, testar e reportar falhas.  Proceder o Teste Piloto – Biblioteca de Cuité: cadastrar, testar e reportar falhas. Corrigir falhas reportadas nos testes.  �Quadro 3: Cronograma das Atividades (fim) - - 21/02/2017 21/02/2017 10/03/2017 10/03/2017  Treinamento da equipe de suporte aos usuários finais. Cadastramento dos usuários no PSI  Leitores – Discentes de Graduação– STI/PRE 21/02/2017 21/02/2017 01/03/2017 15/03/2017  Atendentes e Administradores das Bibliotecas do quadro de terceirizados – BC/STI. BC enviar pro STI quais são os atendentes e administradores das bibliotecas. Implantação do sistema SIEO Revisão dos Computadores de Atendimento Implantar sistema Sabi  Cadastrar Atendentes Terceirizados (Levantar dados e enviar para o STI)  Implantar o sistema Sabi em TODAS as Bibliotecas da UFCG para serviço interno – atendentes e administradores.  Implantar o sistema Sabi em TODAS as Bibliotecas da UFCG – para usuários externos – leitores.  Em cada biblioteca da implantação proceder  Treinamento dos usuários  Testar computadores de atendimento  Efetivar o uso do Sabi pelos usuários Atendentes/Adm.  Efetivar o uso do Sabi pelos usuários Leitores 10/02/2017 15/03/2017 10/02/2017 15/03/2017 10/02/2017 15/03/2017 10/02/2017 16/03/2017 10/02/2017 20/03/2017  Treinamento de usuário do Sistema de Estrutura Organizacional – SIEO (Controle de designação de atendentes e administradores de biblioteca)  Treinamento do administrador do sistema Sabi  Treinamento de multiplicadores Administrador de Biblioteca para usuários: Atendente e Fonte: Elaborado pelo autor Considerações Finais O Serviço de Tecnologia da Informação – STI e a Comissão de Trabalho das Bibliotecas estabelecem compromisso de proceder a implantação do Sistema de Automatização de Bibliotecas – SABI, buscando o efetivo cumprimento das atividades e respectivos prazos descritos no presente documento. Desde sua implantação que o sistema tem contribuído para a diminuição do trabalho manual, melhorias na prestação de informação mais eficientes aos usuários e melhorou o controle da circulação do patrimônio das bibliotecas. REFERÊNCIAS UNIVERSIDADE FEDERAL DE CAMPINA GRANDE. Sistema de Integração de Biblioteca SABI. Disponível em: https://psi.ufcg.edu.br/manuais/Sabi_Manual_Usuario_Atendente.pdf. Acesso em 25 jun. 2021 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 21 - Ano: 2020 (UFG - Goiânia/GO) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Biblioteca universitária: tradição, práticas e inovações Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Goiânia (Goiás) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Automação de serviços essenciais em sistema de Biblioteca Universitária - a experiência de implantação do SABI (Sistema de Automação de Bibliotecas) do Sistemoteca da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) Creator An entity primarily responsible for making the resource Cardoso, Emanuel Varela, Gomes, Jesiel Ferreira, Braga, Kilvya Simone de Leão, Lima, Marcos Silva de, Oliveira, Paulo Henrique Maciel Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Goiânia (Goiás) Publisher An entity responsible for making the resource available UFG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2020 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O presente trabalho trata da divulgação da experiência da implantação do sistema de automação de bibliotecas (SABI) desenvolvido pelo serviço de tecnologia da informação (STI) da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG) junto ao sistema de Bibliotecas da UFCG com o intuito de permitir maior segurança, controle e conservação dos materiais que circulam entre os usuários em forma de empréstimo domiciliar. Por muitas décadas o sistema de bibliotecas da UFCG controlou a circulação de seus materiais tomados por empréstimo de forma manual, mesmo tendo em seu grupo de servidores pessoas muito capacitadas para o desenvolvimento e elaboração de sistema que servisse a tal propósito. No segundo semestre do ano de 2016 o sistema foi implantado, e ao longo do ano de 2017 se consolidou como uma ferramenta eficaz no controle, conservação e preservação do patrimônio informacional e cultural de todas as bibliotecas do sistemoteca da UFCG, sendo hoje uma ferramenta indispensável para a gestão das bibliotecas.