http://repositorio.febab.org.br/files/original/63/6926/SNBU2020_044.pdf 465487d5a686a6807c410ef4148f473b PDF Text Text Eixo 3: Inovação Os desafios da implantação de um sistema open source em uma biblioteca de um Instituto Federal The challenges of deploying an open source system in a Federal Institute library Gustavo César Nogueira da Costa1 Maria Eliziana Pereira de Sousa2 Thiago Ferreira Cabral de Oliveira3 Resumo: A integração entre as unidades de informação em uma instituição de ensino é um processo que pode parecer trivial para instituições de ensino superior, contudo na rede formada pelos Institutos Federais é algo que vem se estabelecendo na última década, no IFPB não foi diferente. Nos últimos anos além do anseio pela criação de um sistema integrado de bibliotecas, a procura por um sistema de automação que atendesse as mais variadas necessidades dos campi do IFPB, fez com que o software Koha fosse escolhido para essa etapa. Este trabalho descreve a trilha burocrática, administrativa e operacional na implantação do sistema. Os resultados demonstram um enorme desafio enfrentado pelas bibliotecas e pelo Instituto, porém com significativos ganhos e crescimento para todos envolvidos neste processo. Palavras-chave: Sistema Koha. IFPB - Biblioteca. Automação de bibliotecas. Abstract: The integration between information units in an educational institution is a process that may seem trivial for higher education institutions, however in the network formed by the Federal Institutes it is something that has been established in the last decade, in the IFPB it was no different. In recent years, in addition to the desire to create an integrated library system, the search for an automation system that would meet the most varied needs of the IFPB campuses, led to the Koha software being chosen for this stage. This work describes the bureaucratic, administrative and operational path in the implementation of the system. The results demonstrate an enormous challenge faced by libraries and the all IFPB, but with significant gains and growth for everyone involved in this process.. Keywords: Koha System. IFPB - library. Library automation. 1 Especialista. Instituto Federal da Paraíba. gustavocnogueira@gmail.com Mestre. Instituto Federal da Paraíba. elizianaps@gmail.com. 3 Especialista. Instituto Federal da Paraíba. ferreira.cabral@gmail.com. 2 �1 INTRODUÇÃO O atendimento ao usuário e as práticas profissionais têm sido objetivo do aperfeiçoamento constante das atividades laborais nas bibliotecas, em especial às bibliotecas de instituições de ensino. Assim, a necessidade de melhoria das atividades técnicas em consonância com as necessidades de aperfeiçoamento do atendimento ao usuário, abriu um nicho de mercado valioso na produção de softwares e sistemas que buscam oferecer cada vez mais serviços e facilidades neste sentido. Tais necessidades atreladas à acelerada evolução das tecnologias de informação e comunicação atraem os olhos não apenas dos profissionais bibliotecários, mas também de outras áreas como programadores, analistas e desenvolvedores de sistemas dentre outros. Neste sentido, conseguimos perceber essa tendência, quando observamos a crescente quantidade de estandes de representantes de empresas de softwares de automação nos eventos que tem como público alvo bibliotecários e bibliotecas. A presença desses representantes como também as ferramentas e facilidades por eles apresentados em seus produtos além do apelo comercial utilizado, aguçam os desejos dos profissionais em adquirirem os produtos, buscando por via de regra a melhoria e ampliação dos serviços oferecidos, como ainda atender a necessidade eminente de acompanhar a evolução tecnológica dentro das suas unidades de informações. Os sistemas de automação de bibliotecas, em sua infinidade entram nessa maratona de soluções tecnológicas para as bibliotecas e por isso apresentam diversos requisitos que auxiliam num melhor desempenho e atendem a biblioteca de diversos perfis. A presença dos representantes de empresas desenvolvedoras de softwares de automação para bibliotecas nos eventos não é o único aspecto influenciador, “Conhecer os tipos de softwares disponíveis no mercado é uma tarefa simples, pois, catálogos de empresas com softwares proprietários são recebidos constantemente pelas instituições” (RIBEIRO;DAMÁSIO, 2006, p.71), ou seja, se você não vai ao evento onde estão os representantes, eles vão até você. �Dentre tantas possibilidades, o movimento de escolha se torna um processo complexo e de difícil decisão. Como bem afirma Café, Santos e Macedo (2001, p. 70) “a decisão por um software que automatize de forma eficiente uma biblioteca não é uma tarefa fácil. A variedade de opções existentes aliada às peculiaridades de cada biblioteca dificulta ainda mais a escolha.” Essa presença maciça nos eventos e nas campanhas de divulgação desencadeia o chamado efeito manada, que de acordo com Reis (2019) “é a tendência humana de repetir ações feitas por outras pessoas, ainda mais se estas forem influentes, esperando assim ter o melhor resultado possível em um mar de escolhas”, onde podemos perceber uma tendência de escolha ao que é mais visto e falado, pois seguir a manada é mais seguro sem que necessariamente se confirme que tal escolha atende melhor suas necessidades. Se faz importante mencionar também, que existe um apelo forte por parte de quem vende esses softwares como se fossem soluções mágicas para a automação de bibliotecas, enfatizam o conforto, praticidade, comodidade além de que o bibliotecário se sente seguro pelo simples fato de poder cobrar melhorias na aplicação por estar pagando por aquele serviço. Não diferente de outras áreas e em paralelo aos sistemas proprietários, os softwares e sistemas de biblioteca também oferecem opções alternativas, por assim dizer, que seriam os softwares livres. Entende-se por software livre como “[...] aquele que possui seu código fonte aberto a qualquer usuário, que queira ou necessite de modificações e adaptações, seja para uso doméstico, institucional ou empresarial.” (RIBEIRO; DAMÁSIO, 2006, p. 74) podemos entender que sua utilização é permissiva não apenas no ambiente doméstico, mas também com aplicações de forma institucionalizada, assim se tornando um possível concorrente aos softwares proprietários. 2 AUTOMAÇÃO NAS BIBLIOTECAS DO INSTITUTO FEDERAL DA PARAÍBA O Instituto Federal da Paraíba (IFPB), é uma Instituição de ensino pública federal, que faz parte da RFEPCT (Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica). Tem sua sede administrativa superior na Reitoria, na cidade de João Pessoa, Capital do Estado da Paraíba. Possui atualmente 22 campi entre Campus e Campus Avançado. Nesse universo possui 15 bibliotecas em funcionamento. �Até o ano de 2014 as bibliotecas do IFPB eram totalmente independentes tanto de forma administrativa como no aspecto técnico. O profissional que estivesse à frente da unidade do campus tinha total liberdade para escolha dos padrões técnicos e operacionais da biblioteca. No ano de 2015 foi criado para atender os processos sistêmicos de avaliações o Departamento de Bibliotecas - DBIBLIO, com a finalidade de representar os interesses comuns das bibliotecas e estabelecer padrões técnicos e operacionais com vistas ao estabelecimento de um software de bibliotecas que atuasse de forma sistêmica. Nesse mesmo ano foi apresentado aos profissionais pelo Departamento de Gestão e Tecnologia da Informação (DGTI) e DBIBLIO, o software livre Koha. Esta escolha foi feita com base em critérios internos da DGTI. Os bibliotecários foram apresentados ao sistema através de uma apresentação feita pela bibliotecária do Colégio Pedro Segundo, instituição de ensino integrante da RFEPCT, apresentada como referência na utilização desse sistema no Brasil. Após apresentação a DGTI garantiu total apoio a implantação do software Koha no IFPB, como ainda suporte técnico para implementação e manutenções futuras. Nesta mesma ocasião foi aberta inscrições para estudo e parametrização do Koha pela equipe de bibliotecários do IFPB como também foram formados grupos de estudos para tal fim. É importante destacar que o software Koha Integrated Library System, “é um sistema de gerenciamento digital de bibliotecas totalmente operado via internet, considerado o primeiro sistema completo de de gestão de bibliotecas e centros de documentação em formato de software livre e aberto” (SCHIESSL, 2017, p. 20). Como mencionado, foram formados duas equipe, uma com a finalidade de estudar softwares de automação proprietários, disponíveis no mercado e suas características e a outra equipe ficou responsável por estudar o sistema Koha como uma possível possibilidade para as bibliotecas do IFPB, uma vez que esta era um software livre, e assim a instituição não necessitaria dispor de um investimento financeiro na compra de um produto e ainda com o passar dos anos necessitar fazer renovações de contratos. É importante destacar que a principal motivação pela escolha do Koha, deveu-se ao fato de a DGTI oferecer apoio técnico e disponibilidade em estudar as linguagens de programação que constituía o software além da questão financeira e de renovações apontadas no parágrafo anterior que a instituição teria que fazer caso optasse por usar um sistema proprietário. Abordaremos na seção seguinte sobre como se deu as atividades no campus que fez a primeira implantação do sistema Koha no IFPB, denominado de campus piloto de implantação. �3 O KOHA NA BIBLIOTECA DO CAMPUS CAMPINA GRANDE O primeiro campus do IFPB que se propôs a estudar o sistema Koha foi o campus Campina Grande na biblioteca Poeta Zé da Luz. A biblioteca do campus Campina Grande do IFPB iniciou suas atividades no mês de maio de 2008. Inicialmente o local era utilizado pelos alunos para realizar pesquisas na internet e produção de trabalhos escolares, disponibilizando então 15 computadores aos usuários. Durante o ano de 2008 a biblioteca atendeu aos usuários, funcionando nos três turnos, com um quadro pequeno de servidores, um bibliotecário e apoio de três alunos bolsistas. Nesse período estavam sendo adquiridos o mobiliário, os equipamentos e os livros para o acervo da biblioteca, que começaram a chegar no final do mesmo ano (IFPB, 2020). A partir do início do ano de 2009 iniciou-se o processamento técnico dos livros recebidos, como também a disponibilização na estantes para armazenar os livros que estavam disponíveis apenas para consulta local. Com a chegada de mais outro servidor e início das aulas, foi feito o cadastramento dos usuários para retirada dos livros por empréstimo. Posteriormente, durante o recesso escolar, foi implantada a automação dos processos e alimentação do banco de dados do sistema com o acervo disponibilizado para funcionamento pleno com o retorno das aulas no segundo semestre (IFPB, 2020). O sistema utilizado para gestão das atividades na biblioteca Poeta Zé da Luz era o software livre Gnuteca, todas as atividades técnicas que envolviam catalogação e classificação eram feitas de forma exclusiva no sistema. As atividades de circulação eram feitas no sistema e em concomitância registradas também de forma manual, devido falta de manutenção e atualização do sistema, os bibliotecários não se sentiam seguros em utilizar somente ele para tais finalidades. Na biblioteca Poeta Zé da Luz, era utilizado a versão 2.2 do Gnuteca, que permitia realizar algumas atividades e serviços de modo intranet. Ou seja, existiam algumas limitações principalmente no que se refere a possibilidade de utilização do sistema fora do domínio do campus Campina Grande, impedindo assim atividades básicas, como renovação de livros, reservas e consultas ao catálogo. Assim, o sistema Gnuteca era utilizado para realizar atividades de catalogação, circulação de materiais (empréstimos, devoluções, multas e reservas) e contava com o relatório de inventário. �Quanto ao cadastro de usuários era feito no sistema em concomitância com o uso da ficha de papel. Para realização de cadastro do usuário, primeiro era feito o preenchimento de uma ficha com os dados pessoais do usuário, era solicitado uma foto 3x4 e oferecido o prazo de até 24h para que esse dados fossem inseridos no sistema. O processo era realizado desta forma, porque o gnuteca não era unificado com o sistema acadêmico ou mesmo recursos humanos para receber dados dos alunos, professores ou técnicos administrativos do campus. O empréstimo e devolução de livros era feito no sistema e ao mesmo tempo na ficha de cada usuário como já mencionado anteriormente. Como o Gnuteca não oferecia a opção de senha para as atividades de circulação, desta forma era necessário que o usuário assinasse na sua ficha pessoal assegurando que o mesmo estava emprestando ou devolvendo determinada obra. A cobrança de multa como penalidade caso o usuário devolvesse as obras em atraso, era feita também de forma manual, devido ao sistema não oferecer a possibilidade de marcarmos um calendário excluindo finais de semanas, feriados e/ ou férias escolares. O único relatório que o sistema oferecia acesso, era o relatório de inventário, o que impossibilitava fazer algum planejamento para a biblioteca com base em relatórios de uso do setor para identificar as principais necessidades administrativas. Quanto às reservas no sistema, apresentavam falhas. Quando do cancelamento de uma reserva, o sistema não permitia que fosse feita esta mesma reserva para o outro usuário impossibilitando o mesmo de reservar aquele livro. Com a apresentação do sistema Koha a coordenação da biblioteca decidiu investigar a fundo o sistema em busca de esclarecer se esta seria uma alternativa viável à necessidade iminente de mudança de sistema ou se seria necessário a escolha de outra opção de automação. Nesse contexto, o bibliotecário Gustavo César Nogueira da Costa foi designado para investigar o sistema e suas possibilidades, visto que a apresentação feita pela bibliotecária do Colégio Pedro II como mencionado anteriormente, estava dentro de uma realidade que não se adequava exatamente às mesmas necessidades do IFPB. Os bibliotecários do campus Campina Grande, faziam parte de comissão criada para estudar e parametrizar o Koha assim como todo avanço do campus Campina Grande era compartilhado com a comissão. �Em meados de 2016 a comissão concluiu a parametrização da planilha de catalogação de livros e nos dias 17 e 18 de agosto do mesmo ano foi realizado um treinamento para toda equipe de bibliotecários do IFPB. O treinamento consistiu em uma atualização dos conhecimentos em MARC 21, AACR2 e nas ferramentas de catalogação do Koha. O treinamento foi ministrado pela equipe do campus Campina Grande no IFPB campus Patos-PB. Após o treinamento todos estavam aptos a iniciar o trabalho de catalogação na planilha de Catalogação de Livros do sistema. A biblioteca do campus Campina Grande então decidiu interromper as catalogações no sistema Gnuteca e começar o processo de inserção de livros no sistema Koha. No primeiro momento, optou-se por realizar a migração do banco de dados do Gnuteca para o Koha, porém sem sucesso. Então, mesmo fazendo uso do MarcEdit4, ocorreu apenas a migração da catalogação dos títulos. Foram migrados 1.980 registros Marc de catalogação de títulos. Dessa forma foram inseridos de forma manual um total de 10.321 exemplares que o acervo corrente possuía, como ainda o ajuste dos indicadores dos campos Marc, visto que esse dado também não foi contemplado na migração. Assim o processo de inserção dos exemplares se dava da seguinte forma: Pesquisa e localização o título no sistema Koha, abrir o registro para correção dos indicadores dos campos Marc, correção da pontuação referente a catalogação em AACR2 e por fim inserção dos exemplares de acordo com o quantitativo informado no relatório do Gnuteca. Foram inseridos todos os exemplares indicados pelo sistema Gnuteca, incluindo os que estavam emprestados e extraviados. O motivo para esse procedimento se deu com base na intenção de que após inserir todos os exemplares, seria feito um inventário, para que o sistema estivesse o mais fiel possível à realidade dos acervos nas estantes. Toda a equipe da biblioteca Poeta Zé da Luz se envolveu nesta tarefa, sendo que os auxiliares ficaram responsáveis para dar um suporte na inserção de exemplares, que foi muito importante para realização desta atividade. O envolvimento de toda biblioteca nesta transição para o sistema Koha foi essencial para que todos se sentissem parte do processo de mudança, se familiarizassem com o layout e funções do sistema, além de auxiliar no encontro de novas possibilidades que o Koha podia oferecer 4 Software de edição de metadados para manipulação e/ou criação de arquivos no formato MARC21. �ou identificar falhas que necessitavam de ajustes. Esse modelo de trabalho serviu como padrão para orientação a todos os campi no processo de implantação. Durante esse processo de transição entre sistemas de automação, a equipe da biblioteca enfrentou alguns desafios que se faz necessário pontuar: no período de testes, estudos e utilização do Koha para catalogação e inserção de exemplares, a biblioteca não fechou, então as atividades de rotina continuavam acontecendo normalmente a exemplo de: compra e recebimento de livros novos, doações, atividades de circulação como também a mudança física de prédio que demandou intenso trabalho da equipe. Neste intervalo ocorreram cobranças pela inserção de livros novos e / ou doações no Gnuteca para os usuários utilizarem. A biblioteca também passou pela avaliação do Ministério da Educação (MEC) referente a avaliações de cursos superiores do campus, então existia essa inquietação por parte de algumas coordenações para que os livros como também os trabalhos de conclusão de cursos estivessem disponíveis na biblioteca. A equipe da biblioteca não tinha como trabalhar com inserção de dados de catalogação em dois sistemas ao mesmo tempo, por isso era importante concluir todo o trabalho de inserção de exemplares no Koha, o que demandava tempo e cuidado para que não fosse perdido dados na transição como também compreensão de todas a comunidade acadêmica e escolar que faziam parte desse processo à exemplo de alunos, professores, coordenadores de curso, direção e técnicos administrativos. Após finalizada a inserção de exemplares dos títulos que já migrados, foi feito a inserção dos livros novos que havia sido comprado para compor o acervo, feito isso a equipe da biblioteca precisou se preparar para o momento de transição das atividades totais do sistema Gnuteca para o Koha, compreendendo os seguintes passos e datas: fim das atividades de circulação no Gnuteca. No dia 17 de abril de 2017, após reunião da biblioteca com a direção de ensino foi determinado que a biblioteca juntamente com assessoria de imprensa do campus avisasse amplamente, através dos murais, páginas no facebook e site do IFPB Campina Grande sobre a interrupção das atividades de empréstimos, renovações e reservas nos sistema Gnuteca para dia 28 de abril do mesmo ano. A escolha desta data foi possível devido a interrupção também do período acadêmico de aulas bimestral para o ensino médio e semestral para o ensino superior e início do novo ano letivo. Com isso no dia 28 de abril de 2017 foram interrompidas todas as atividades listadas acima, porém continuamos com o serviço de devolução e cobrança de multas no sistema gnuteca. �Foi estabelecido a data de 12 de maio de 2017 para devolução dos livros que estavam emprestados no gnuteca sob pena de multa financeira para os usuários que não cumprissem esse prazo. Como nem todos devolveram os livros no prazo estabelecido, a equipe de auxiliares da biblioteca precisou inserir as informações relacionadas a atrasos de livros e multas do Gnuteca no sistema Koha, com a prerrogativa de que quando o aluno devolvesse o livro, era necessário dar baixa nos dois sistemas. O treinamento da equipe da biblioteca no módulo circulação do sistema Koha, ocorreu no período de 08 a 12 de maio de 2017. Se faz oportuno mencionar que foi elaborado um tutorial e disponibilizado na internet para os usuários da biblioteca com informações sobre o uso no novo sistema, a fim de que ninguém fosse pego de surpresa. A equipe da DGTI criou um relatório no sistema de gestão acadêmica onde conseguimos exportar os dados dos servidores (docentes e técnicos) e dos estudantes, separados por campus. A extração segue as indicações do sistema Koha disponíveis em Ferramentas › Importar usuários. Para a implantação do serviço de empréstimos ainda faltavam ser atendidas três necessidades, que até então a instalação do Koha não contemplava: 1 - solicitação de senha para validação do empréstimo; 2 - envio dos comprovantes via e-mail; 3 - empréstimo de livros em lote (emprestar mais de um exemplar por vez ao mesmo usuário sem ter que repetir a operação para cada exemplar). A solicitação de senha e o envio dos comprovantes por e-mail foram solucionados pela equipe da DGTI, responsável pela instalação, manutenção e suporte referente à infraestrutura de Tecnologia da Informação. A função do sistema que permitia, empréstimo em lote, ficou disponível durante o treinamento da equipe de auxiliares de biblioteca para atuarem no módulo circulação. No dia 15 de maio de 2017, foram iniciadas as atividades de circulação no sistema Koha a saber: empréstimo, devolução, reserva de material, penalidade por atraso de material devolvido, �pesquisas no acervo e o uso do opac, catálogo online. Tal implantação ocorreu concomitantemente à implantação do serviço de guarda-volumes também no sistema Koha. Assim, todos os serviços de atendimento oferecidos pela biblioteca estavam sendo registrados no sistema. Com a adoção do sistema Koha, não havia mais necessidade de continuar com as fichas de cadastros e empréstimos manuais, pois como foi visto, ele possibilita o carregamento de usuários diretamente do sistema acadêmico, e envio de comprovantes de todas as operações realizadas no cadastro do usuário via e-mail, além de possibilitar, renovações, reservas e consultas ao catálogo do acervo em qualquer lugar que o usuário esteja que possua internet. O envio de comprovantes via e-mail é importante porque oferece um conforto para a biblioteca e para os usuários que dispõe de todas as operações registrados em seu nome, além de que o sistema também, envia alertas com informações quando os empréstimos estão próximos de vencer ou de uma reserva de material disponível para que o usuário venha fazer a retirada na biblioteca. Atualmente, o sistema Koha é responsável pela gestão de todas as atividades dentro da biblioteca do campus de Campina Grande, desde a entrada do usuário no setor, fazendo uso de sistema para empréstimo de chaves para guardar seus materiais no guarda volumes, empréstimo de livros, devolução, reservas, consulta ao catálogo online, uso de salas de estudos, de computadores para pesquisas, bibliografias de cursos, organização de listas por categorias, relatórios diversos dentre outras funções. É necessário mencionar que todo esse processo de escolha, mudança, customização, configuração, testes e utilização de um novo sistema necessitou da união de muitos esforços e do comprometimento mútuo dos profissionais da equipe da biblioteca e dos profissionais de TI do IFPB. Uma mudança ou troca de sistemas de automação gera consequentemente muitas demandas, além de desafio constante que representa o “novo”. Para a equipe da biblioteca campus Campina Grande essa mudança ocasionou um ganho muito significativo para todos, devido a troca de sistemas também ter acompanhado o crescimento do acervo e do número de usuários a ser atendidos pelo novo software. 4 CATÁLOGO ONLINE DAS BIBLIOTECAS DO IFPB OPAC A comissão de parametrização optou por utilizar o catálogo online, Online Public Access Catalog, (OPAC) do Koha, como página principal de todas as bibliotecas seguindo o padrão de �URL5 dos sistemas de bibliotecas de instituições de ensino superior, adotando o endereço biblioteca.ifpb.edu.br. Assim, as notícias, informes e principais comunicados que sejam de interesse de todos os usuários das bibliotecas são publicados no OPAC. Considerando que cada campus possui independência para estabelecer seus horários de funcionamento, como também o fato de que só é possível realizar transferência de chamadas telefônicas dentro de cada campus, optou-se por não informar nenhum número de telefone no OPAC. Visto os fatores apresentados, foram preservadas as páginas individuais das bibliotecas em seus campi, e no OPAC a criação de link direto para essas páginas locais, onde horário de funcionamento, número de telefone e nome da equipe da biblioteca estão disponibilizados. Com o intuito de tornar a página da biblioteca como principal ponto de partida nas pesquisas dos usuários do IFPB, no OPAC foram adicionados links para acesso a algumas bases de dados, como o portal da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), Rede Cafe, Google Acadêmico, Scientific Electronic Library Online (SciELO) e posteriormente foi adicionado o link para o portal Domínio Público e Biblioteca Digital de Teses e Dissertações - BTD. Dessa forma os treinamentos de usuários para o uso de bases de dados, pesquisas, etc, é feito tomando como base o endereço eletrônico da biblioteca do IFPB. 5 PROCESSOS DE IMPLANTAÇÃO INSTITUCIONAL Nesta seção apresentamos uma breve cronologia da implantação do sistema Koha nas bibliotecas no IFPB, abordaremos todos os processos de decisão e regulamentação que foram importantes na consolidação deste novo software. Os Institutos Federais de Educação, surgem como autarquias detentoras da autonomia administrativa sendo elas, patrimonial, financeira, didático-científica e disciplinar, articulando a educação básica de ensino técnico com graduações tecnológicas, licenciaturas e bacharelado, além 5 Uniform Resource Locator - Endereço de internet. �de pós-graduação lato sensu e stricto sensu. “A oferta dos cursos, é baseada na transversalidade e na verticalização, sendo a tecnologia o elemento transversal que se soma aos aspectos socioeconômicos e culturais” (JOHANN, 2012, p. 39). Durante as atividades da comissão e reuniões técnicas foram criados novos objetivos para atuação da comissão de parametrização e comissão para assessorar e estudar outros sistemas de gestão de biblioteca e assim dispor de uma alternativa eventual caso houvesse a desistência do sistema Koha. É importante evidenciar que o software Koha, sempre foi o plano principal segundo Almeida (2010), o processo de planejamento das ações e atividades geralmente parte dos objetivos específicos. São eles que vão determinar as ações a serem desenvolvidas para que sejam cumpridos. Da mesma forma, a partir da definição das ações, determinam-se que atividades serão necessárias para que as referidas ações sejam realizadas. Em dezembro de 2016, foi convocado mais uma vez uma reunião técnica para apresentar o relatório final da comissão de parametrização com satisfatória conclusão e resultados de comissão de estudos de software de gerenciamento de biblioteca que corrobora com a escolha do sistema Koha. Dentro dos protocolos da DGTI para considerarmos o sistema Koha como implantado na rede, por se tratar de um software de gestão, foi indicado que o IFPB deveria estar com mais uma unidade com o Koha em circulação. Em agosto de 2017, foi finalizada a catalogação de livros no campus Monteiro e início da circulação. Finalizando assim, o processo de implantação do sistema de gerenciamento de biblioteca Koha e apresentando no II Encontro de Bibliotecários do IFPB: 1 ano de Koha, realizado no campus de Campina Grande. Neste encontro, aconteceu um nova Reunião Técnica, com a �apresentação do relatório final da comissão de implantação e a visualização in loco dos benefícios do sistema já em pleno funcionamento. Com a aprovação em plenária, foi enviada para a Pró- Reitoria de Ensino o relatório de finalização da comissão de implantação e iniciou-se o processo de oficialização do sistema de gerenciamento de biblioteca do IFPB. No ano de 2018, tivemos a aprovação no CEPE6 na 32° Reunião do Conselho Superior e convalidação do Sistema Koha como também a criação de um processo de gestão, através do comitê gestor. Ainda no mesmo ano, tivemos a conclusão da catalogação das bibliotecas dos campi de Cabedelo Centro, Cajazeiras, Picuí como também o início da circulação em todas elas. No Início de 2019, tivemos a aprovação do Regimento do Comitê Gestor do Sistema de Automação de Bibliotecas no âmbito do IFPB no Conselho Superior e a abertura de infraestrutura de chamados através do sistema SUAP7 e início da circulação no campus Catolé do Rocha, Patos, Cabedelo e Guarabira. Iniciamos o ano de 2020, com 10 bibliotecas em circulação, totalizando 29.729 (vinte e nove mil, setecentos e vinte e nove) usuários cadastrados no sistema e um total de 28.289 (vinte e oito mil, duzentos e oitenta e nove) títulos catalogados num total de 102.619 (cento e dois mil, seiscentos e dezenove) exemplares. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Podemos considerar que o processo de implantação do sistema Koha foi demorado, compreendendo um período de dois anos até a primeira biblioteca estar com o serviço de circulação funcionando, contudo após o campus piloto desenvolver de forma plena todas as atividades da biblioteca, os demais campi seguiram o mesmo processo e com a criação do comitê gestor no ano de 2018, para estudo e gerenciamento, a implantação do sistema, nas demais bibliotecas aconteceu de forma mais acelerada, eficiente e com a incidência menor de erros. Atualmente o Koha está em pleno uso, ou seja com catalogação e circulação em funcionamento, em 10 das 15 bibliotecas do IFPB, somando um total de 26.650 (vinte e seis mil 6 7 Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão Sistema Unificado de Administração Pública �seiscentos e cinquenta) títulos e 99.497 (noventa e nove mil, quatrocentos e noventa e sete exemplares. Em 2019, em todas as bibliotecas que utilizam o Koha, foi registrado mais de 214.700 (duzentos e quatorze mil e setecentos) atendimentos no sistema. Esses números são referentes a todos os atendimentos que precisa de um operador para ser realizado, ou seja, envolve desde o empréstimo e a devolução de livros, uso do guarda volumes, cabines de estudo em grupo, uso de computadores da biblioteca para pesquisa e reserva de material. Esses números nos fizeram perceber o volume de trabalho das bibliotecas, que costumeiramente possui por métrica apenas os empréstimos de livros, deixando de ser contabilizado todos os outros processos que envolvem as equipes de trabalho. Com esses números, percebemos o quanto as bibliotecas do IFPB desenvolvem um volume de serviço que antes da implantação do Koha era um dado não quantificado. Assim passamos a ter mais informações sobre a carga de trabalho e sair do discurso sem números de que “na biblioteca trabalhamos muito”, afinal para a administração pública a expressão “muito” não é um dado quantificável. Um dos aspectos pouco falado, mas que traz um conforto muito grande ao sistema de bibliotecas é o calendário e as regras de circulação do sistema ser independente por biblioteca, podendo configurar prazos, penalidades, feriados, etc.. podendo de forma global, atingir todas as bibliotecas de uma vez só, como também fazê-lo de forma individualizada, respeitando as particularidades de cada unidade. Importante salientar que essas funções ficam a cargo da equipe gestora das bibliotecas, sem necessitar solicitar a equipe de parametrização do sistema. Durante a implantação, testes continuaram a acontecer buscando novas possibilidades com todas as ferramentas do sistema e como todo teste, erros operacionais aconteceram. Durante esses testes o comitê gestor do Koha percebeu a necessidade de realizá-los sem que estes pudesse acarretar qualquer tipo de contratempo nos serviços aos usuários. Assim, foi solicitado a criação de um ambiente de treinamento, sendo uma cópia fiel da versão de produção. O sistema koha conta com uma base de treinamento para realização de todos os testes pela equipe do comitê antes de ser implementado na base de produção do sistema. A base de treinamento, possui todas as características existentes na base de produção do sistema como também é amplamente utilizada para os treinamentos de novos bibliotecários que ainda não conhecem o sistema. É possível afirmar que o Koha vem atendendo todas as necessidades técnicas e práticas do �sistema de bibliotecas do IFPB como também no aspecto da gestão e planejamento, possibilitando inovação para alguns serviços pré-existentes e já apresenta avanços e inovações no próprio sistema como foi mencionado o caso da senha para confirmação de empréstimos de materiais, não utilizado antes por outras instituições que fazem uso deste mesmo sistema. REFERÊNCIAS ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. [S.l: s.n.], 2000. BIBLIOTECA POETA ZÉ DA LUZ. 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Brasilia: IBCT, 2017. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 21 - Ano: 2020 (UFG - Goiânia/GO) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Biblioteca universitária: tradição, práticas e inovações Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Goiânia (Goiás) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Os desafios da implantação de um sistema open source em uma biblioteca de um Instituto Federal. Creator An entity primarily responsible for making the resource Costa, Gustavo Cesar Nogueira da, Sousa, Maria Eliziana Pereira de, Oliveira, Thiago Ferreira Cabral de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Goiânia (Goiás) Publisher An entity responsible for making the resource available UFG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2020 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A integração entre as unidades de informação em uma instituição de ensino é um processo que pode parecer trivial para instituições de ensino superior, contudo na rede formada pelos Institutos Federais é algo que vem se estabelecendo na última década, no IFPB não foi diferente. Nos últimos anos além do anseio pela criação de um sistema integrado de bibliotecas, a procura por um sistema de automação que atendesse as mais variadas necessidades dos campi do IFPB, fez com que o software Koha fosse escolhido para essa etapa. Este trabalho descreve a trilha burocrática, administrativa e operacional na implantação do sistema. Os resultados demonstram um enorme desafio enfrentado pelas bibliotecas e pelo Instituto, porém com significativos ganhos e crescimento para todos envolvidos neste processo.