http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6879/SNBU2014_365.pdf 21280a3f7acf3007df5b7269522b3c13 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 USO DE FERRAMENTAS COLABORATIVAS EM TRABALHO COLETIVO Célia Regina Inoue Cristina Marchetti Maia Silvia Nathaly Yassuda Ana Paula Rímoli Oliveira Vânia Aparecida Marques Favato João Josué Barbosa Terezinha Cristina Baldo Vernaschi Maria Irani Coito Laura Odette Dorta Jardim Micheli Antonia Oshima RESUMO Este trabalho traz a experiência do Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais da Universidade Estadual Paulista na utilização de ferramentas de tecnologias de informação e comunicação (TICs) para o atendimento às suas finalidades e construção do conhecimento num ambiente virtual, usando ferramentas colaborativas disponíveis na Web 2.0. Aborda o aprendizado no decorrer do processo, o desenvolvimento das competências e a criação deste trabalho diante da limitação dos recursos financeiros. Dentre as ferramentas utilizadas destacam-se o uso do Skype, Videoconferência, E-mail, Google Drive e Facebook, que possibilitaram uma maior interação de comunicação entre os membros. Os resultados foram satisfatórios, possibilitando melhor aprendizado no uso das tecnologias, encurtando distâncias, reduzindo custos e trabalho em equipe em tempo real. Palavras-chave: Tecnologia da informação e comunicação; Trabalho coletivo; Ambiente virtual; Ferramenta colaborativa. ABSTRACT This paper describes the practice of Universidade Estadual Paulista’s Group of Studies on Documental Technical Standards using Technologies of Information and Communication tools to meet its purposes and to build knowledge in a collaborative virtual environment. It refers to the learning during the process, the development of skills and its own creation before the limited budget resources. The used tools were: Skype, Video Conference, E-mail, Google Drive and Facebook that enabled greater interaction among the group members. The results were satisfactory as there was better learning in the use of technologies of information and communication taking advantage of its many benefits. Keywords: Technology of Information and Communication; Collaborative Work; Virtual Environment; Collaborative Tools. 4637 �1 Introdução O presente trabalho, fruto de uma equipe, foi elaborado utilizando as tecnologias de informação e comunicação (TICs) e ferramentas colaborativas que armazenam informações para visualização e interação em grupo, com objetivo de apresentar a experiência de um trabalho coletivo com o uso da Web 2.0. A aplicabilidade destas ferramentas viabiliza o trabalho a distância entre os membros do Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais da Universidade Estadual Paulista (Unesp), destacando a organização do trabalho e as ações que têm sido desenvolvidas pelo grupo. Considerando a evolução tecnológica e a dispersão dos membros do grupo em diferentes cidades, algumas delas bem distantes entre si, buscou-se uma solução contemporânea em sua forma tradicional de organização do trabalho, criando um ambiente virtual favorável para a dinâmica de trabalho em equipe, trazendo agilidade na comunicação e respostas, baixo custo, superando as barreiras físicas e financeiras da instituição. As tecnologias de informação e comunicação (TICs) estão inseridas atualmente no contexto das bibliotecas universitárias brasileiras, como consequência do avanço tecnológico e democratização no acesso às tecnologias. Dentre as vantagens do ambiente virtual estão a facilidade na comunicação e o compartilhamento de informações, viabilizando a criação de conteúdo, transpondo as fronteiras físicas (DIAS; BELLUZO, 2003). Os recursos da Web 2.0 proporcionam um ambiente de interação em que o usuário, além de ser instruído a construir seu próprio conhecimento, torna-se produtor e consumidor de conteúdos interativos. Este novo perfil de usuário tem incorporado as tecnologias multimídias baseadas em Web aos serviços de bibliotecas, que, ao utilizar os recursos da Web 2.0 ficaram conhecidos como Biblioteca 2.0 (MANESS, 2007). Como resultado da explosão e crescente aumento no uso de tais recursos, de acordo com Silva e Lopes (2011), os computadores e a internet deixaram de ser uma tecnologia de processamento da informação para se transformar em instrumento de aprendizagem, comunicação e colaboração. Cada usuário pode ser, ao mesmo tempo, emissor e produtor de mensagens num processo de comunicação em ambiente virtual, compartilhando com outros indivíduos os mesmos interesses e necessidades. A interação do grupo é realizada através de ambiente virtual, com auxílio das TICs e ferramentas colaborativas disponíveis para este fim: E-mail, Skype, Google Drive, Facebook e Videoconferência. 4638 �A Rede de Bibliotecas da Unesp é constituída por 34 Bibliotecas, distribuídas em 24 cidades do interior paulista e é tecnicamente subordinada à Coordenadoria Geral de Bibliotecas (CGB). Sua estrutura organizacional fundamenta-se no tripé ensino, pesquisa e extensão, sendo uma de suas atribuições oferecer subsídio e suporte técnico para todas as bibliotecas da rede. O sistema de gestão constitui-se por grupos de trabalhos temáticos para discussão e elaboração de ações visando suprir as necessidades informacionais da Rede. Atualmente são seis grupos de trabalho: Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais, Grupo de Estudo da Produção Científica, Grupo de Acessibilidade, Grupo de Catalogação, Grupo de Competência Informacional e Grupo de Estudo de Terminologia. O grupo de Normas Técnicas Documentais é constituído por 10 bibliotecários de diferentes unidades universitárias, localizadas nas seguintes cidades: Araçatuba, Araraquara, Assis, Bauru, Botucatu, Franca, Ilha Solteira, Marília, Presidente Prudente e Rio Claro. As reuniões presenciais foram substituídas por videoconferências estimuladas pela universidade com suporte e facilidade nos agendamentos, disponibilização de salas próprias, adequadas e padronizadas. A utilização das redes sociais como ferramenta de comunicação agiliza as discussões e cada membro utiliza o suporte que está disponível, seja celular, tablets, computadores etc. Os documentos em análise são discutidos, construídos, avaliados e disponibilizados em arquivos nas nuvens e elaborados com a participação de todos. O grupo tem atualmente dentro de seu planejamento, uma importante meta que é a atualização do trabalho “Normalização Documentária para a Produção Científica da Unesp: normas para apresentação de referências segundo a NBR 6023:2002 da ABNT”, que resultará num produto que atenderá a todas as bibliotecas da universidade, o qual está sendo elaborado coletivamente num arquivo virtual. A evolução dos trabalhos é visível para todos os membros a qualquer momento ou necessidade. O atendimento do grupo à rede de bibliotecas da Unesp é realizado, majoritariamente, à distância em ambiente virtual, com auxílio das ferramentas disponíveis para este fim, quais sejam: e-mail e Skype. As ferramentas colaborativas utilizadas serão caracterizadas, destacando-se sua importância na execução das tarefas, elaboração de materiais, reuniões e atendimento às dúvidas das bibliotecas da Unesp, bem como as vantagens e as facilidades que elas proporcionam. Justifica-se a elaboração deste trabalho, tendo em vista que esta prática é adotada por outras instituições, entre pesquisadores na comunidade científica, inclusive pelos outros grupos de estudo da rede de bibliotecas da Unesp. No entanto, o diferencial está na dinâmica 4639 �desenvolvida pelo Grupo de Normas Técnicas Documentais, pois apesar da grande quantidade de recursos tecnológicos disponíveis, o grande desafio foi a escolha e o aprendizado das ferramentas adequadas para o desenvolvimento de uma metodologia de trabalho que suprisse as necessidades do grupo, considerando os tipos de atividades que são desenvolvidas e as formas de acesso às tecnologias. 2 Revisão de Literatura Neste tópico, as ferramentas colaborativas serão contextualizadas dentro do ambiente virtual, com uma abordagem para a Web 2.0, destacando-se a evolução das tecnologias de informação e comunicação (TICs). O Grupo Técnico de Normas Documentais da Unesp será caracterizado, assim como os membros do grupo, dentro das gerações Baby boomer, X e Y com ênfase na manipulação das TICs para o trabalho coletivo do grupo. 2.1 Ferramentas colaborativas e Web 2.0 como forma de comunicação As tecnologias de informação e comunicação (TICs) trouxeram grandes contribuições para a sociedade. O uso das TICs influenciaram as formas de comunicação oral e escrita, causando grandes impactos na sociedade, de acordo com Kenski (2010, p. 28) “[...] baseados no uso da linguagem oral, da escrita e da síntese entre som, imagem e movimento, o processo de produção e o uso desses meios compreendem tecnologias específicas de informação e comunicação, as TICs.”. Para Villas e Macedo-Soares (2008) a nomenclatura vem aos poucos entrando no vocabulário dos profissionais das áreas usando-se o termo tecnologia da informação (TI) que substitui o termo informática. No âmbito educacional, as TICs propõem métodos de ensino e aprendizagem com o uso de ferramentas digitais que contribuem para a otimização no processo comunicacional em tempo real e com custos reduzidos; portanto essas tecnologias são hoje indispensáveis para o compartilhamento de informação e conhecimento, como relata Schons, Ribeiro e Battisti (2008, p. 7): Como parte desse contexto, os ambientes utilizam dispositivos variados de interface gráfica e recursos multimídia, possibilitando a formação de um espaço para a reflexão coletiva, contribuindo para a criação de novos conhecimentos. Tais ambientes, a partir de sua capacidade de interação e colaboração vieram preencher uma lacuna existente na comunicação interpessoal entre os atores que participam do processo de ensino e aprendizagem: professor, tutor e aluno. 4640 �Contrapondo o conceito de uma via de mão única, onde as informações são propagadas apenas em um sentido (um para um ou um para muitos), a Web 2.0 determina um novo conceito, estabelecendo a comunicação de muitos para muitos. Nas organizações, as TICs possibilitam um maior conhecimento do ambiente externo e interno, destacando-se em um mercado cada vez mais competitivo (PASSOS; SILVA, 2012). Essas mudanças na forma de comunicação são consequências das evoluções tecnológicas que a sociedade vivencia, nas quais o comportamento também sofre mudanças e o imediatismo se torna evidente na vida das pessoas. Segundo Silva (2013, p. 72) as TICs podem ser vistas como ferramentas que permitem e facilitam a interação entre as pessoas, “[...] ao mesmo tempo em que as TICs são objetos de consumo são também ferramentas de trabalho que modificam a relação do homem com a máquina e aceleram o processo de socialização das inovações [...].” Tais ferramentas são denominadas colaborativas, pois são recursos facilitadores utilizados no ambiente virtual para criação de conteúdo coletivo e trocas de informações, tornando-se um local de encontro entre as pessoas dentro das organizações. São realidades distantes geograficamente e ao mesmo tempo próximas virtualmente, onde a produtividade e a economia caminham juntas (CUNHA, 2003 apud SCHEINPFLUG; TOREZAN, 2005). Desta forma, a internet se fortalece cada vez como meio de comunicação, possibilitando que as pessoas trabalhem e construam conteúdos em conjunto, produzindo informações no ciberespaco, e como consequência da evolução das TICs, surgem constantemente novas ferramentas para a colaboração virtual. Ferramentas colaborativas são softwares que auxiliam no desenvolvimento de tarefas realizadas por um grupo, o qual busca, por meio do trabalho coletivo, cumprir um projeto ou um objetivo em comum. A partir da produção coletiva proporcionada por tais ferramentas, é possível compreender que novas formas de cooperação, construção do conhecimento, inteligência coletiva e atividades de colaboração podem ser potencializadas. (BRASIL, [201-?]). Com o avanço tecnológico e com tanta rapidez na evolução das formas de comunicação, os bibliotecários são constantemente bombardeados pela tecnologia, devendo, portanto, conhecer e fazer uso dos recursos disponíveis, visando a inovação e aprimoramento dos seus trabalhos. Além disso, de acordo com Belluzo (2010, p. 31), em razão do baixo custo e fácil acesso, a Internet tem sido utilizada como infraestrutura, “[...] num novo ambiente organizacional, fundamentalmente baseado no ambiente digital.” Desta forma as bibliotecas têm se adaptado a evolução das ferramentas, criando e aprimorando novos serviços e formas 4641 �de trabalho sendo fundamental para isso que os bibliotecários estejam dispostos a enfrentar novas experiências para ter o domínio das novas ferramentas, aproveitando as oportunidades que surgem no mundo virtual. Para os autores Zagari e Serra (2005, p. 155) “O indivíduo se articula com outros indivíduos através da tecnologia, em comunidades virtuais de interesses específicos, repetindo um modelo de sociabilidade já existente, que separa e agrega, agora numa dinâmica dominada pela tecnologia das redes”. As ferramentas colaborativas disponíveis na Web 2.0 permitem a criação de ambientes com interação espaço-temporal possibilitando a troca de informação, conhecimento, com flexibilidade e agilidade. Portanto, são ambientes onde os usuários são protagonistas e criadores. O conceito de Web 2.0 surgiu em 2004, mais dinâmica e interativa, ocorrendo à criação, seleção e troca de conteúdos em plataformas abertas. Os arquivos disponíveis nas nuvens são acessíveis a qualquer momento e as atualizações ou alterações são realizadas automaticamente; desta forma, a Web 2.0 pode ser entendida como uma consequência da expansão da web de prática comunicativa para um espaço colaborativo, de interação e participação comunitária (BLATTMAN; SILVA, 2007, p. 197). Criar, participar e compartilhar são ações que o usuário da web 2.0 pode fazer com a mesma facilidade com que pode comprar uma revista em uma livraria. A interação é o novo lema da web e os sítios estão cada vez mais participativos, deixando que a opinião do usuário decida o rumo a ser tomado pelos administradores. (JESUS; CUNHA, 2012, p. 113). A comunicação influenciada pela tecnologia tem características próprias e diferenciadas, rompendo padrões e criando novas formas de se comunicar, de forma dinâmica e inovadora: A tecnologia digital rompe com as formas narrativas circulares e repetidas da oralidade e com o encaminhamento contínuo e sequencial da escrita e se apresenta como um fenômeno descontínuo, fragmentado e, ao mesmo tempo, dinâmico, aberto e veloz. Deixa de lado a estrutura serial e hierárquica na articulação dos conhecimentos e se abre para o estabelecimento de novas relações entre conteúdos, espaços, tempos e pessoas diferentes. (KENSKI, 2010, p. 32). A interatividade que a comunicação tecnológica trouxe, quebra barreiras geográficas fazendo com que grupos que tenham interesses em comum troquem informações e se comuniquem em tempo real: 4642 �[...] a comunicação mediada por computadores possibilita o diálogo em tempo real, reunindo pessoas com os mesmos interesses em conversa interativa multilateral, por escrito. Respostas adiadas pelo tempo podem ser superadas com facilidade, pois as novas tecnologias de comunicação oferecem um sentido de instantaneidade que derruba as barreiras temporais [...]. (CASTELLS, 2009, p. 553). Portanto, o compartilhamento de informações com o uso de ferramentas comunicacionais aliadas às tecnologias, trouxe um impacto positivo na sociedade, criando novas formas de interação social em ambientes distintos com resultados promissores. O ambiente virtual tornou-se também social, local este destinado à troca de informações e geração de conhecimento, bem como um ambiente de aprendizagem no campo educacional. 2.2 Grupo de Normas Técnicas Documentais da Unesp O Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais da Unesp foi criado em 2001, constituído por doze bibliotecários das diversas áreas do conhecimento e tendo como atribuição, analisar, padronizar, orientar, divulgar, atualizar e elaborar normas de documentação da produção científica da Unesp, e, ainda, estabelecer intercâmbio com grupos de trabalhos semelhantes de outras Instituições de Ensino Superior (IES) e com a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). O grupo teve como primeiro trabalho a organização de uma publicação, com modelos baseados na NBR 6023: 2002, a partir das demandas existentes detectadas pela rede de bibliotecas. Esse trabalho foi realizado a partir de uma divisão de tarefas, e algumas reuniões presenciais para discussão e deliberação do documento. Nesse primeiro trabalho, a comunicação principal foi o correio eletrônico, além de telefones fixos. Hoje o Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais da Unesp é constituído por dez bibliotecários de diversas localidades e unidades e tem como responsabilidade o atendimento às questões de normalização técnica de documentação, relacionadas às mais variadas normas vigentes, com ênfase nas da ABNT, utilizadas pela comunidade acadêmica da Unesp. Além disso, em conjunto com a CGB, o grupo é responsável por promover a educação continuada do profissional bibliotecário da rede de bibliotecas da Unesp. Nesses anos o trabalho do grupo foi evoluindo e alterando seus componentes, num processo dinâmico, e, a partir do aparecimento das novas tecnologias de informação e comunicação, foram sendo incorporadas novas formas de comunicação e dinâmicas de trabalho, permitindo que cada membro possa ficar em sua sala ou escritório, sendo 4643 �desnecessário o deslocamento a grandes distâncias, gerando economia para a instituição, com relação a transportes, diárias e tempo. 2.3 Uso de tecnologias pelas gerações baby boomer, X, Y e Z As diferentes ferramentas foram paulatinamente incorporadas pelo grupo de trabalho, composto por diversas gerações, majoritariamente pertencentes às gerações baby boomer, X, alguns da Y e Z, que são descritas por Carvalho (2012). Surgida após o fim da Segunda Guerra Mundial, a Geração Baby Boomer é constituída por pessoas que se caracterizam por gostarem de um emprego fixo e estável. No trabalho, valorizam o tempo de serviço, preferem ser reconhecidas pela sua experiência à sua capacidade de inovação, se adaptam facilmente nos ambientes organizacionais e o ponto de interesse é a competitividade e sucesso profissional. A Geração X surge em meados da década de 60 estendendo-se até o final dos anos 1970; portanto, surge já fazendo uso dos recursos tecnológicos. No meio profissional a Geração X é caracterizada atualmente por certas resistências em relação a tudo que é novo, além de apresentar insegurança em perder o emprego para pessoas mais novas e com mais energia. As pessoas da geração X são pragmáticas, sensatas e independentes. A Geração Y surge na década de 80. Os indivíduos dessa geração presenciaram os maiores avanços na tecnologia, possuem capacidade em fazer várias atividades ao mesmo tempo, como ouvir música, navegar na internet, ler os e-mails. Vivem em busca de novas tecnologias, estão sempre conectados, compartilham fotos e informações pessoais entre várias outras que, em tese, não atrapalham os seus afazeres profissionais. A Geração Y está inserida num contexto em que as distâncias foram diminuídas pelas novas tecnologias, como a internet e a videoconferência. São ambiciosos, prezam o reconhecimento e a identificação de seu talento e capacidade, além de desejarem rápida evolução na carreira. A Geração Z, os nativos digitais , também conhecidos por Geração Digital, são grupos de indivíduos nascidos a partir de 1991; na maioria, não imaginam sua existência sem computador ou celular, desde cedo convivem com os mais diversos equipamentos eletrônicos, pois já nasceram em rede. O conhecimento do grupo foi se consolidando com o auxílio das gerações mais novas, a geração Y e os nativos digitais, a geração Z, internos e externos ao grupo, corroborando com Carvalho (2012, [p.1]). 4644 �[...] a empresa do futuro se apresentará como aquela que será capaz de conciliar diferentes gerações em um mesmo ambiente de trabalho, extraindo o que cada profissional tem de melhor e equilibrando os potenciais individuais em função do bem estar coletivo. Algumas dificuldades foram superadas gradativamente pelas diversas gerações no uso das ferramentas colaborativas. 3 Materiais e Métodos A seguir são apresentadas as ferramentas colaborativas utilizadas no processo de comunicação pelo Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais. A primeira ferramenta utilizada foi a mais simples, fácil e já tradicional de se usar, o correio eletrônico. O e-mail surgiu com o aparecimento da internet, foi criado por Ray Tomlinson, um programador dos Estados Unidos em 1971 e significa electronic mail (correio eletrônico) (KARASINSKI, 2009). Com o aumento na velocidade da internet e melhoria na interface, o e-mail passou a ser utilizado também no trabalho, pois se tornou o meio mais ágil, simples e de baixo custo para comunicação principalmente a longa distância. Originalmente criado apenas para troca de mensagens, atualmente os e-mails possuem grande capacidade de armazenamento de documentos, filtros e diversas funções que o complementam como editor de texto, organização em pastas e chat. Foi criado um endereço único institucional para o grupo em que, quando uma mensagem é enviada, todos os membros recebem em seus endereços institucionais individuais. Inicialmente foi utilizada esta ferramenta para detectar as demandas relativas a normas técnicas documentais, tais como sugestões, dúvidas, questionamentos etc. O E-mail ainda permanece como principal meio de comunicação entre os membros, bem como para atendimento de dúvidas dos bibliotecários da rede de bibliotecas. A partir dessas questões enviadas está sendo elaborada uma lista de perguntas frequentes, a Frequently Asked Questions (FAQ) que serão disponibilizadas no site da CGB. Na sequência do trabalho, foi elaborado um questionário utilizando-se a ferramenta formulário do Google Drive. O Google Drive é um serviço de armazenamento de arquivos que permite o acesso de qualquer lugar em diversos tipos de dispositivos eletrônicos, permitindo a sincronização de arquivos do computador com a nuvem a partir do download do Google Drive no dispositivo (GOOGLE, [2014?]). Os tipos de arquivos que podem ser armazenados são os mais diversos, como documentos, folhas de cálculo e apresentações. O 4645 �Drive se destaca pela colaboração, pois permite o compartilhamento dos arquivos para grande número de pessoas e a alteração dos documentos simultaneamente. Foi criada uma conta no Google Drive para armazenar todos os documentos do grupo, textos pertinentes, atas, questionários etc., organizados em pastas virtuais, e um arquivo de trabalho disponibilizado de forma que cada membro pudesse participar, atualizando, incluindo sugestões e interagindo em tempo real. Essa ferramenta tornou possível a realização do trabalho a distância de forma conjunta pelos 10 integrantes do grupo, incluindo a elaboração deste artigo e a exploração de novas ideias, usadas com vistas ao desenvolvimento do manual de normas de documentos que deverá ser lançado futuramente. O aprendizado no uso desta ferramenta foi heterogêneo no grupo, construído paulatinamente, considerando as diferentes gerações e habilidades individuais dos membros. Outro importante recurso do Drive é o formulário que permite a criação de questionários para publicação na web ou envio por e-mail para usuários do google, que podem inclusive editá-lo. A facilidade está na tabulação dos dados, pois as planilhas e gráficos são gerados automaticamente. O questionário, criado a partir do formulário do Google Drive, foi enviado para todas as bibliotecas da universidade com o intuito de coletar informações sobre os serviços realizados em cada Biblioteca da universidade, quanto a interesse em treinamentos, recursos didáticos e metodológicos utilizados e tecnologias utilizadas para divulgação e atendimentos na padronização da normalização documentária. Após a compilação dos dados e para a descrição e representação gráfica dos dados coletados, foram elaboradas planilhas eletrônicas e gráficos para melhor entendimento e visualização, utilizando-se o recurso do próprio Google Drive. Essa atividade visou a compilação dos principais materiais sobre normalização elaborados pelas bibliotecas da Unesp para inseri-los no site da CGB, com o objetivo de padronizar e facilitar a consulta pelas bibliotecas e pela comunidade. Para as reuniões de trabalho foi adotado o uso do sistema de videoconferência da universidade, aproximando os 10 membros do grupo pertencentes a unidades em diferentes localidades (Figura 1) e agilizando o planejamento de trabalho, as dúvidas, as deliberações e divisões de tarefas. 4646 �Figura 1- Unidades que compõem o Grupo Fonte: Mapa disponível no site da Universidade Estadual Paulista (2014), adaptado por Cristina Maia. As salas de videoconferência da Unesp foram construídas para a realização de reuniões à distância com o intuito de diminuir os gastos com número de viagens de funcionários da instituição. As salas são equipadas com microfones, monitores, câmera, mesa e cadeiras. Com relação ao seu funcionamento: Todos os equipamentos funcionam integrados a um sistema de automação, esse mecanismo liga todos os componentes, dispensando a presença de um técnico durante reunião. Foram adquiridos equipamentos para criação de 37 salas, o calendário das reuniões é controlado pela Assessoria de Informática da Reitoria e pode visualizado na intranet do site da Universidade Estadual Paulista - Unesp (UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA, 2011, [p.1]). Esta ferramenta está sendo amplamente utilizada pela universidade como recurso para reuniões a distância em substituição às presenciais. O agendamento central é feito pela reitoria através de um sistema online, com uma agenda pública de fácil acesso. Os agendamentos são realizados pelo grupo com antecedência, seguindo o planejamento anual de reuniões definido no início de cada ano, buscando conciliar a disponibilidade dos membros com a agenda dos sistemas das unidades e da reitoria. Essa ferramenta tornou possível a realização do trabalho a distância, de forma conjunta, e, associada ao uso do Skype nas reuniões, explorou-se novas ideias, resultando no avanço de alguns trabalhos já realizados e de outros ainda em desenvolvimento. O Skype é uma ferramenta que surgiu em 2003 e desde 2011 pertence à Microsoft. Atualmente é um dos recursos mais utilizados para comunicação via internet, pois possui 4647 �algumas funções gratuitas como chamadas com vídeo e voz para outro usuário Skype, compartilhamento de arquivos, como vídeos e documentos, chat e compartilhamento de tela. Além disso, possui funções pagas como chamadas nacionais e internacionais para telefones celulares e fixos. (SKYPE, c2014). Para uso do Skype é necessário fazer uma instalação e criar uma conta de usuário gratuitamente pelo site oficial. O Skype é, atualmente, a ferramenta mais utilizada para as reuniões do grupo , pois permite que cada membro permaneça em sua sala de trabalho, proporcionando comodidade e agilidade na comunicação. Criou-se, também, um grupo secreto no Facebook para comunicações diversas como reuniões e envio de links de informações e novidades da área de normas para documentação, alcançando a todos com facilidade e interatividade, acesso a qualquer momento nos diferentes tipos de dispositivos, como celulares, tablets, notebooks. O Facebook é uma rede social, criado por Mark Zuckerberg, Dustin Moskovitz e Chris Hughes, lançado em 2004 na universidade americana de Harvard, cujo primeiro objetivo era estabelecer uma rede de contatos dos novos universitários e que atualmente funciona através de perfis pessoais e comunidades em que somente pessoas pertencentes à mesma rede possam ver ou partilhar informações (RECUERO, 2009, p. 172). Atualmente o Facebook é a rede social mais conhecida e possui milhões de internautas conectados. Para ter acesso é necessário criar um perfil ou página e a partir daí adicionar amigos, fotos, criar eventos, inserir notícias e mensagens. 4 Resultados Finais As formas de comunicação e as ferramentas que o grupo escolheu para utilizar trouxeram agilidade no andamento dos trabalhos, tornando-os visíveis e interativos. Ganhouse instantaneidade na comunicação entre os membros bem como no tempo de resposta ao atendimento das dúvidas de normalização apresentadas ao grupo pelos bibliotecários da Rede de Bibliotecas. A necessidade de redução dos custos com as reuniões presenciais foi a razão que levou o grupo a optar pelo uso das novas tecnologias de informação, o que resultou em agilidade para o atendimento às demandas e na geração de novas informações e produtos para a Rede de Bibliotecas da Unesp. Durante o processo foi necessário o desenvolvimento de competências no uso das ferramentas escolhidas, num aprendizado construído em conjunto, aproximando e unindo os membros. 4648 �O termo competência está relacionado à capacidade de bem realizar uma tarefa, ou seja, de resolver uma situação complexa. Para isso, o indivíduo deverá dispor de recursos necessários para serem mobilizados, com vistas a resolver a situação na hora em que ela se apresenta.(COELHO, 2011, p. 172). Considerando a definição acima, visando superar problemas já expostos, as vantagens do uso de tecnologias e a adoção da forma de trabalho a distância proporcionaram o desenvolvimento de competências técnicas de informática relacionadas ao uso das TICs pelo grupo, por meio da prática e aplicação no ambiente organizacional. Além disso, foram desenvolvidas competências comportamentais, pois tal forma de trabalho tem permitido que o grupo desenvolva qualidades como criatividade, paciência e flexibilidade no trabalho em equipe. Portanto, o Grupo aprendeu a trabalhar junto no ambiente virtual em diferentes horários, usando as ferramentas separadamente ou de forma combinada, permitindo superar as distâncias físicas, agilizar decisões, escrevendo e compartilhando informações em tempo real, pois as novas tecnologias permitem que se modifique a forma de trabalhar podendo manter-se em comunicação permanentemente e à distância (RICCARDI et al., 2009). Foram diversos momentos de estudo, tentativas e exploração das ferramentas, tanto individual como coletivamente, pois alguns membros do grupo apresentaram dificuldade quanto à manipulação de algumas ferramentas, como edição de documentos no Google Drive e uso do Skype. Com relação ao Drive, houve dificuldades desde o acesso à conta no gmail como localizar o documento para a revisão. No que se refere ao Skype, os problemas foram mais relacionados ao áudio, sincronização de horários e pontualidade. Podemos constatar que a comunicação com o uso de ferramentas tecnológicas propiciou uma série de vantagens para o grupo de trabalho. A experiência nos mostrou que trabalhar em ambientes virtuais com o uso de ferramentas colaborativas requer novas formas de relacionamentos e interação social, sendo uma nova tendência nas organizações que traz inúmeros benefícios. Dessa forma, foi possível constatar um crescimento considerável do Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais em relação aos encontros e reuniões, aos trabalhos desenvolvidos, e, à participação dos membros no trabalho em equipe. 5 Considerações Finais O uso das tecnologias permitiu uma nova forma de trabalho em rede, e, o ambiente virtual propiciou a construção da aprendizagem coletiva, resultando na colaboração e 4649 �contribuição entre os membros e, ainda, no desenvolvimento de competências na utilização de novas ferramentas. É fundamental que o profissional da informação esteja disposto a trabalhar em equipe, ter disposição em aprender, buscar constantemente e compartilhar informações no ambiente de trabalho, visando o aprimoramento profissional, acompanhando a evolução da internet e sua transição para a terceira geração. Também denominada web 3.0, a terceira geração surgiu, segundo Gil (2014), na passagem de uma Sociedade da Informação para a Sociedade do Conhecimento; a web 3.0 também é conhecida como Web Semântica, em contexto em que há uma humanização das TICs, otimizando o uso dos recursos tecnológicos. Sendo assim, para a continuidade desta forma de trabalho, é imprescindível haver um ambiente colaborativo, e ainda, avaliar as ferramentas utilizadas à medida que surjam novas tecnologias pelo dinamismo das mudanças, das necessidades e rotinas de trabalho e que, sobretudo, auxiliem no desenvolvimento de novos produtos. 6 Referências ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informação e documentação: referências: elaboração. Rio de Janeiro, 2002. BELLUZZO, R. C. B. Competências e novas condutas de gestão: diferenciais de bibliotecas e sistemas de informação. In: VALENTIM, M. (Org). Ambientes e fluxos de informação. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2010. cap. 2. p. 23-53. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Uso de ferramentas colaborativas em trabalho coletivo Creator An entity primarily responsible for making the resource Inoue, Célia Regina, et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Este trabalho traz a experiência do Grupo de Estudos de Normas Técnicas Documentais da Universidade Estadual Paulista na utilização de ferramentas de tecnologias de informação e comunicação (TICs) para o atendimento às suas finalidades e construção do conhecimento num ambiente virtual, usando ferramentas colaborativas disponíveis na Web 2.0. Aborda o aprendizado no decorrer do processo, o desenvolvimento das competências e a criação deste trabalho diante da limitação dos recursos financeiros. Dentre as ferramentas utilizadas destacam-se o uso do Skype, Videoconferência, E-mail, Google Drive e Facebook, que possibilitaram uma maior interação de comunicação entre os membros. Os resultados foram satisfatórios, possibilitando melhor aprendizado no uso das tecnologias, encurtando distâncias, reduzindo custos e trabalho em equipe em tempo real.