http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6853/SNBU2014_339.pdf e93b3f06b10288aaed336b19b2757b59 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 IMPLANTAÇÃO DE REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL: O CASO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE LAVRAS Simone Assis Medeiros Patrícia Aparecida Ferreira RESUMO Dentre os temas que permeiam o campo das políticas públicas no Brasil, observa-se uma preocupação do Estado em relação às políticas públicas de acesso aberto à produção científica por intermédio de suas instituições federais de ensino superior. O Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), em parceria com a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), vem apoiando as universidades e instituições de pesquisas na implementação de Repositórios Institucionais (RIs), com a finalidade de promover o acesso e a divulgação da produção científica brasileira. Com intuito de viabilizar o depósito das publicações nos repositórios, o IBICT recomenda às instituições que também desenvolvam uma Política Institucional de Informação (PII) que torne obrigatório o depósito da produção científica por parte dos pesquisadores nos RIs. A implementação de um RI prevê atividades que vão desde a escolha do software que será utilizado até a elaboração das políticas que regerão o funcionamento do repositório. O artigo tem como objetivo descrever o processo implantação do RIUFLA a partir de um projeto piloto na Universidade Federal de Lavras (UFLA). Trata-se de uma pesquisa descritiva, o método utilizado foi o estudo de caso e a coleta de dados usou-se observação participante. Conclui-se que, a experiência do projeto piloto foi positiva, pois, permitiu compreender não só questões operacionais do RIUFLA, como também o envolvimento dos pesquisadores. Além disso, foi possível detectar as primeiras barreiras e limitações do RIUFLA e buscar ações para corrigi-las para implementação nos demais departamentos. Palavras-Chave: Repositório Institucional 1; Política Institucional de Informação 2; Acesso aberto 3. ABSTRACT Among the themes that permeate the field of public policies in Brazil, there is a concern of the state in relation to the public policy of open access to scientific production through its federal institutions of higher education. The Brazilian Institute of Information in Science and Technology (IBICT), in partnership with the Financier of Studies and Projects (FINEP), has been supporting universities and research institutions in the implementation of Institutional Repositories (IRs), in order to promote access to and dissemination Brazilian scientific production. In order to facilitate the deposit of publications in repositories, IBICT also recommends that institutions develop a Policy Corporate Information (PII) that mandating the deposit of scientific literature by researchers in the IRs. The implementation of an IR provides activities ranging from choosing the software that will be used to drafting policies that govern the operation of the repository. The article aims to describe the process of deployment RIUFLA from a pilot project at the Federal University of Lavras (UFLA). This is a 4281 �descriptive research, the method used was the case study and data collection was used participant observation. It is concluded that the experience of the pilot project was positive, therefore allows us to understand not only the RIUFLA operational issues, as well as the involvement of researchers. Furthermore, it was possible to detect the early barriers and limitations RIUFLA actions and seek to correct them for implementation in other departments. Keywords: Institutional Repository 1; Institutional Information Policy 2; Open Access 3. 1 Introdução Nos últimos anos, com novas tendências globais, o conhecimento e a informação tornaram-se fatores críticos para o desenvolvimento e a realização de mudanças, principalmente na área das tecnologias de comunicação e informação (TICs), as quais têm afetado grande parte da sociedade. Apesar das vantagens promovidas pela tecnologia, o processo de comunicação científica ainda enfrenta muitas barreiras. Um dos problemas encontrados é que somente uma pequena parcela da produção científica é conhecida na própria instituição e fora dela, devido a problemas como os altos custos das assinaturas dos periódicos, indexação em bases de dados e o idioma. Associado a esta questão, o Acesso Aberto (Open Access - AO) aparece como solução para uma nova comunicação científica colaborativa, juntamente com veículos complementares, tais como as revistas de acesso aberto e os repositórios digitais. Esse Movimento pelo Acesso Aberto à Informação Científica permite que usuários leiam, façam download, copiem, distribuam, imprimam, pesquisem links ou textos completos de artigos, sem barreiras econômicas, legais ou técnicas na internet (BONGIOVANI; GOMEZ; MIGUEL, 2012; CASSELA; MORANDO, 2012; XIA, 2012). A utilização de repositórios é apontada pelos estudiosos na área como principal solução para o acesso aberto, visto que surgiram como alternativa ao tradicional sistema de comunicação científica, visando dar acesso imediato e amplo a trabalhos de investigação resultantes de atividades científicas. Neste cenário, as universidades despontam como instituições essenciais para na produção do conhecimento científico e constitui um campo fértil para a aplicação e o estudo da gestão do conhecimento (LEITE, 2009). Dessa forma, as universidades devem ficar atentas a atribuições importantes sobre acesso, controle, produção e 4282 �distribuição do conhecimento. Assim, a implantação de RIs pelas universidades pode ser vista como uma oportunidade de mudanças deste panorama. Segundo Costa e Leite (2009), os repositórios podem ser subdivididos em três tipos: a) repositórios disciplinares ou temáticos que tratam da produção intelectual de áreas do conhecimento em particular; b) repositórios de teses e dissertações, que lidam exclusivamente com teses e dissertações e c) repositórios institucionais (RIs), dedicados à produção intelectual de uma instituição, especialmente universidades e institutos de pesquisa. Devido às facilidades promovidas pelo uso das TICs e a promoção do acesso livre, alguns países estão implementando Políticas de Informação Científica com o propósito de estimular a divulgação de pesquisas que forem financiadas com recursos públicos. Assim, em 2007, o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) articulou um projeto junto ao Deputado Rodrigo Rollemberg para a submissão do projeto de lei atualmente denominado PLS 387/2011, com o propósito de reforçar e dar respaldo às iniciativas de acesso livre no Brasil. Aderente a este projeto, em 2008, o IBICT em parceria com a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), lançou um edital para distribuir às universidades e instituições de pesquisa públicas brasileiras, kits tecnológicos com o objetivo de viabilizar a implantação de RIs. Tendo em vista o apoio destes órgãos e as experiências positivas de várias universidades, no Brasil e no mundo, quanto à implantação de RIs, a Universidade Federal de Lavras (UFLA) também se insere neste contexto do acesso livre, buscando a implantação do seu RI, o qual trará vários benefícios para a comunidade acadêmica, como visibilidade da sua produção científica e impacto dos resultados das suas pesquisas para a sociedade. 2 Repositório Institucional A ciência é composta por um conjunto de atores, denominado comunidade científica, que, segundo Costa (2006), inclui “os pesquisadores, os bibliotecários, os provedores de acesso à internet, os centros de computação, editores, agências de fomento, etc.”. Esta comunidade científica definiu que os periódicos científicos (ou revistas científicas) seriam o canal para a divulgação dos resultados de suas pesquisas. Assim, desde a sua criação, o periódico científico aparece como principal instrumento para a difusão da informação científica, tendo sido criado com o objetivo de acelerar o processo de disseminação e dar visibilidade aos resultados das pesquisas (MIRANDA; PEREIRA, 1996). 4283 �Contudo, a aparente estabilidade do sistema de comunicação científica mundial foi abalada quando estourou a chamada crise dos periódicos, em meados da década de 1980. O ponto principal da crise foi à impossibilidade de as bibliotecas universitárias e de pesquisas americanas continuarem a manter suas coleções de periódicos e a corresponder a uma crescente demanda de seus usuários (MUELLER, 2006). Esta crise foi consequência da excessiva elevação nos preços das assinaturas de periódicos científicos, o que dificultou o seu acesso por parte de pesquisadores de várias partes do globo terrestre. A crise dos periódicos durou algumas décadas, mas, com o uso das tecnologias, foram se desenvolvendo e se aprimorando novas formas de disponibilizar o conhecimento cientifico. Um dos grandes avanços tecnológicos na comunidade cientifica foi à criação dos periódicos científicos eletrônicos. Em consequência das dificuldades encontradas pela comunidade científica mundial no acesso à informação científica, surgiram várias ações, buscando maximizar as formas de divulgação da comunicação científica. Dentre eles inserem-se os movimentos da “filosofia aberta”, como a Iniciativa dos Arquivos Abertos (Open Archives Initiative - OAI) e o Movimento de Acesso Livre a Informação (Open Access Movement - OA). A filosofia aberta baseia-se nos conceitos de “[i] software aberto (ou livre), para o desenvolvimento de aplicações em computador; [ii] arquivos abertos, para a interoperabilidade em nível global; e [iii] acesso aberto - questão mais polêmica - para a disseminação ampla e irrestrita de resultados da pesquisa científica” (COSTA, 2006, p. 40). Os principais manifestos em favor do acesso livre foram a Declaração de Budapeste, a Declaração de Bethesda, a Declaração de Berlim, o Manifesto Brasileiro de Apoio ao Acesso Livre à Informação Científica no Brasil e o projeto Creative Commons, entre outros. As primeiras iniciativas de repositórios de acesso aberto ocorreram nos anos 1990. Em 1991, em Los Alamos, Novo México, EUA, surgiu o primeiro repositório digital de pré-prints ArXiv.org -, desenvolvido no laboratório de física coordenado pelo físico Paul Ginsparg (MARCONDES; SAYÃO, 2009). O desenvolvimento de repositórios institucionais surgiu como uma nova estratégia que permitiu que as universidades assumissem o papel de editoras, modernizando os processos de publicação e divulgando a produção acadêmica em conteúdo digital. Para Rodrigues et al. (2004, p. 1), a criação de RI visa dar resposta a duas questões estratégicas que as universidades enfrentam. São elas: 4284 �a) contribuir para o aumento da visibilidade, estatuto, imagem e “valor” público da instituição, servindo como indicador tangível da qualidade dessa universidade e demonstrando a relevância científica, econôm ica e social das suas atividades de investigação e ensino; b) contribuir para a reforma do sistema de comunicação científica, expandindo o acesso aos resultados da investigação, reassumindo o controle acadêmico sobre a publicação científica, aumentando a competição e reduzindo o monopólio das revistas científicas, o que se pode traduzir também em economias para as universidades e as bibliotecas que as servem. No entanto, como ressaltam Cullen e Chawner (2011), apesar dos argumentos apresentados quanto aos benefícios significativos com a implantação de RI, tanto para o pesquisador individual como para a instituição, as evidências sugerem que as comunidades acadêmicas ainda resistem e têm sido lentas para responder devidas algumas barreiras como classificação na faculdade, o número de publicações, habilidades técnicas, idade, etc., (KIM, 2011). De acordo com Xia et al. (2012), devido à falta de motivação suficiente para o autoarquivamento em RIs, criou-se a necessidade de uma política de mandato, ou seja, de depósito obrigatório. Este requisito vem sendo aplicado no mundo todo, sendo viabilizado como fator de sucesso dos RIs. Esta política é contextualizada no próximo tópico. 3 Política Institucional de Informação Dentre as questões cruciais na implantação de um RI, Kuramoto (2009) destaca a importância do estabelecimento de políticas que garantam o autodepósito, por parte dos pesquisadores da instituição. Buscando auxiliar as instituições na formulação e na implementação dessa política, o IBICT propôs um modelo de política494 com base na proposta de Harnad (2006), onde prevê a não obrigatoriedade do depósito de documentos que estão sob contrato de direitos autorais restritivos que impeçam a sua livre divulgação ou que contenham informações passíveis de serem patenteadas, respeitando, assim, a legislação de direitos autorais. Esse modelo recomenda que, antes da fase de implantação do RI seja realizada a definição da política que vai assegurar as ações e as decisões que irão nortear a implantação e o desenvolvimento do repositório. Esta política deve conter os objetivos, as diretrizes, as práticas e as intenções organizacionais que servem para fortalecer as decisões locais (TOMAÉL; SILVA, 2007). 494 O modelo de política é citado por Kuramoto (2009, p. 213-214). Disponível em: <https://repositorio.ufba.br/ri/bitstream/ufba/473/3/implantacao_repositorio_web.pdf>. Acesso em: 12 fev. 2014. 4285 �Ainda deverá assegurar a realização do projeto, auxiliando na tomada de decisões e na definição de rotinas e responsabilidades que venham garantir o funcionamento do RI. Apesar da importância de formular e implementar uma política de informação no contexto das universidades e institutos de pesquisa, para garantir o acesso e a disseminação da produção científica dessas instituições, ainda existem poucas políticas instituídas no Brasil. Em pesquisa realizada por Boso (2011) e por meio de pesquisa realizada no Registry of Open Access Repositories Mandatory Archiving Policies (ROARMAP), foram identificadas as seguintes instituições federais que têm essa política: Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Universidade Federal do Rio Grande (FURG) Universidade Federal da Bahia (UFBA), Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), Universidade Federal do Ceará (UFC), Universidade Federal da Grande Dourados (UFGD) e Universidade Tecnológica Federal do Paraná, (UTFPR). Além das federais, foram identificadas outras instituições que mantêm políticas institucionais, como a Escola Nacional de Saúde Pública Sergio Arouca (ENSP), a Universidade Municipal de São Caetano do Sul (USCS), a Universidade de São Paulo (USP) e a Fundação Santo André (FSA). Segundo Kuramoto (2009), nas instituições de ensino superior em que foram estabelecidos mandatos ou políticas, tornando obrigatórios o registro e o depósito das teses e dissertações, houve evolução e crescimento de suas respectivas bibliotecas. No entanto, nas instituições que não tiveram essa preocupação, as bibliotecas digitais continuam estagnadas. Dessa forma, segundo o autor, verifica-se a importância de se estabelecer uma política ou mandato obrigatório na instituição. Caso contrário, a iniciativa de registro desta produção corre sério risco de fracassos. 4 Metodologia Busca-se, neste trabalho, descrever o processo de formulação da política do Repositório Institucional da Universidade Federal de Lavras (RIUFLA) e a implementação a partir de um projeto piloto. Quanto ao método de pesquisa, este consiste em um estudo de caso que, segundo Stake (1994), compreende a escolha de um determinado objeto a ser estudado, que pode ser uma pessoa, um programa, uma instituição, uma empresa ou um determinado grupo de pessoas que compartilham o mesmo ambiente e a mesma experiência. 4286 �Para a coleta de dados, foi utilizada a observação participante, visto que a pesquisadora participa do processo de planejamento e implementação da Política Institucional de Informação e do Repositório Institucional da UFLA. Segundo Martins e Theóphilo (2009) a observação participante é uma técnica de pesquisa para coleta de informações, onde o pesquisador torna-se parte integrante de uma estrutura social, e na relação face a face com os sujeitos da pesquisa realiza a coleta de informações, dados e evidências. 5 Resultados Nesta seção são apresentados os resultados da pesquisa, os quais foram estruturados de acordo com o objetivo proposto. 5.1 Formulação e implementação da política do RI: caso UFLA Atualmente, o IBICT vem atuando na promoção da popularização da informação científica e tecnológica, com projetos voltados para o movimento do acesso livre ao conhecimento. Na perspectiva de promover o desenvolvimento de recursos e a infraestrutura de informação em ciência e tecnologia para a produção, a socialização e a integração do conhecimento científico-tecnológico, o IBICT, em parceria com a FINEP, lançou o edital de chamada FINEP/PCAL/XBDB, no intuito de apoiar projetos de implantação de RI nas instituições públicas (federais, estaduais e municipais) de ensino e pesquisa, de modo a possibilitar o registro e proporcionar maior visibilidade e disseminação da produção científica dessas instituições. A política aplicada pelo IBICT traçou as normas e a forma de operacionalização dos RIs pelas instituições de ensino e pesquisa, cabendo especificamente a estas instituições o compromisso de viabilizar as ações necessárias à implantação, as quais podem formular diretrizes específicas de acordo com a instituição, desde que essas não sejam contraditórias com a política traçada pelo IBICT que, em síntese, procura sustentar a execução da implantação do RI de forma efetiva seguindo instruções do edital. Nesse contexto de difusão do conhecimento, no qual as instituições de ensino e pesquisa devem adotar instrumentos para uma maior visibilidade da sua produção científica, de modo a promover a gestão do conhecimento científico e assegurar a preservação de seus 4287 �documentos, a UFLA identificou, em 2011, uma oportunidade para participar dessa política desenvolvida pelo IBICT. A UFLA, como instituição centenária de ensino, pesquisa e extensão, sempre foi grande produtora de conhecimento científico, mas carecia de formas de divulgação mais aprimoradas dessa produção para a comunidade acadêmica, bem como para a sociedade. A universidade já tinha implementado, antes de 2011, algumas iniciativas para ampliar a divulgação dos resultados das suas pesquisas científicas. Em 2005, por meio da Portaria no 13, da Capes, de 15 de fevereiro de 2006, a Biblioteca Universitária da UFLA implantou a Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD), um dos primeiros passos para tornar acessível sua produção científica, diante da necessidade de geração e de divulgação de conhecimentos, bem como também uma forma de prezar pela transparência dos recursos públicos que financiam as atividades da instituição. Entretanto, essa ação ainda não foi suficiente para a promoção da difusão de todo o conhecimento produzido pela universidade, carecendo, assim, de uma iniciativa que pudesse alargar a divulgação das suas produções científicas. Visando ampliar a forma de divulgação da produção acadêmica da UFLA, em dezembro de 2011, por meio de um projeto de mestrado profissional em administração pública, a autora, lotada na Biblioteca Universitária da UFLA, por meio de um projeto, aderiu ao edital FINEP/PCAL/XBDB. Para tanto, foi realizado um levantamento dos dados referentes à série histórica de sua produção científica, abrangendo o período de 2007/2011, entre artigos, dissertações e teses, relação de revistas e de livros publicados, cursos de pós-graduação, levantamento de bolsistas de produtividade e um projeto com a proposta de um cronograma de implantação do repositório, encaminhando-se ainda, um termo de compromisso institucional, assinado pelo reitor, com os requisitos obrigatórios citados anteriormente. Quanto à formulação da PII, exigida pelo órgão, como não havia tempo hábil para aprovação, o IBICT abriu uma exceção quanto ao prazo, para o posterior envio deste documento. Embora não houvesse a certeza de contemplação da UFLA com essa política, procedeu-se à formulação da PIIUFLA, com base no modelo disposto por Kuramoto (2010) e pela análise das políticas de outras instituições. Conforme já relatado, a construção de um RI envolve três etapas: planejamento, implantação e funcionamento - que são interdependentes e constituídas de atividades que devem ser cumpridas, a fim de que a iniciativa de construção do RI seja bem sucedida (LEITE et al., 2012). Pautada nessa orientação, a autora propôs o projeto do RIUFLA, dando início à 4288 �elaboração das etapas de planejamento e da implementação, que representam as fases cruciais para a existência e o seu funcionamento efetivo, e que, posteriormente, subsidiariam a avaliação do mesmo. O planejamento do RI foi formulado com base em Leite (2009) e Leite et al. (2012) e nas diretrizes traçadas pelo IBICT. Algumas etapas do planejamento do RIUFLA foram descritas na formulação da PIIUFLA, a qual passou, posteriormente, pela avaliação e aprovação da Comissão Técnica da Biblioteca Universitária da UFLA. Segundo Leite (2009), a fase de planejamento do repositório institucional é essencial e deve ser trabalhada em função das seguintes questões expostas na Figura 1. Figura 1: Etapas para o planejamento e a implantação do repositório Fonte: Leite (2009, p. 39. Como o projeto de implantação do RI na UFLA foi realizado mediante a adesão ao edital FINEP/PCAL/XBDB, os custos de implantação não foram determinados, pois a linha de apoio foi o kit tecnológico, de forma que os custos foram com recursos humanos e treinamento. Inicialmente, dentro dessa fase, por meio de portaria da Diretoria da Biblioteca Universitária da UFLA, constituiu-se a equipe técnica responsável pelo gerenciamento do RI, formada por cinco profissionais, entre bibliotecários, assistentes administrativos e técnicos em informática. Após a formação desta equipe, todas as decisões e etapas para a implantação do RIUFLA eram decididas em conjunto com a autora. Definida a equipe técnica, foi necessário tomar decisões sobre os procedimentos e estabelecer as regras de funcionamento do repositório, bem como a definição daquilo que seria oferecido aos membros da comunidade. Dessa forma, foi necessária a definição do planejamento de serviços, dos objetivos, além de determinar os documentos que seriam aceitos. Dessa forma, foram definidos os objetivos do RIUFLA, os conteúdos passíveis de depósito, os principais usuários e as responsabilidades da Biblioteca. 4289 �O RIUFLA, como um sistema eletrônico que armazena a produção intelectual da UFLA em formato digital e permite a busca e a recuperação para seu posterior uso, tanto nacional quanto internacional, pela rede mundial de computadores, tem como principais objetivos: a) divulgar toda e qualquer produção intelectual da UFLA, ressalvados os casos de obras protegidas por contrato de direito de propriedade intelectual ou que contenham invenções ou modelos de utilidade passíveis de patenteamento, nos termos da legislação aplicável; b) garantir, facilitar e ampliar o acesso à produção intelectual, observada a legislação que rege e disciplina a matéria; c) potencializar o intercâmbio da UFLA com outras instituições; d) preservar a produção intelectual da Universidade; e) subsidiar a gestão de investimentos em pesquisa na Universidade. Para se concretizar os objetivos propostos, foi necessário que a equipe do RIUFLA definisse as responsabilidades da biblioteca no gerenciamento do repositório, os quais estão previstos na PIIUFLA. Dessa forma, ficou determinado que cabe à Biblioteca Universitária da UFLA a adoção, o desenvolvimento e a manutenção do RIUFLA, como também: a) aprimorar e apoiar o desenvolvimento de subsistemas de registros de informações, uma vez que sejam do âmbito da produção intelectual, e demais informações geradas pela UFLA; b) criar normas que orientem os departamentos e setores da UFLA sobre o registro e o depósito da produção intelectual e demais informações geradas pela instituição, oriundas de atividades nelas desenvolvidas; c) orientar a organização do conjunto de informações institucionais referentes à produção intelectual e demais informações geradas pela UFLA; d) orientar o desenvolvimento de bases de dados que atuam como repositórios institucionais, agregando informações; e) orientar sobre o sistema de coleta e divulgação de dados, garantindo a qualidade destes e a compatibilidade das séries históricas. Outra etapa importante do planejamento do RI foi à definição dos tipos de documentos e seus formatos. Esta proposta também foi sugerida por meio da PIIUFLA e avaliados e aprovados pela Comissão Técnica da Biblioteca da UFLA. Com base na produção acadêmica da UFLA, estabeleceram-se, inicialmente, os seguintes documentos passiveis de depósito no RI: a) artigos publicados em revista científica, na qual haja processo de seleção por meio de revisão por pares; b) artigos/trabalhos publicados em eventos científicos, nos quais haja processo de seleção por meio de revisão por pares; c) dissertação e tese, após avaliação por banca específica; d) livros ou capítulos de livros, após avaliação por banca específica da editora; 4290 �e) patentes, desde que não haja cláusula de confidencialidade; f) resumos de trabalhos, aprovados para apresentação em eventos acadêmico-científicos. Outros trabalhos poderão ser incluídos no RI, de acordo com as demandas dos departamentos, mas após passar por análise da equipe técnica do RI. Por outro lado, estabeleceu-se, por meio da PIIUFLA, que alguns documentos não estarão disponíveis no repositório, devido a questões legais. Observada a legislação pertinente, toda a produção intelectual gerada pela UFLA poderá ser depositada integralmente no RI, o que deve ser realizado imediatamente após a sua aprovação para publicação, exceto nos seguintes casos: a) quando caso fortuito impossibilitar o depósito imediato, o autor ou o coautor terão um prazo máximo de até seis meses, da data de publicação da produção, para depositá-la no RI; b) quando se tratar de livros ou capítulos de livros, artigos publicados em revistas científicas com fins comerciais ou que tenham restrições contratuais relativos a direitos autorais, ou documentos cujos conteúdos integrem resultados de pesquisas passíveis de serem patenteadas, ficam desobrigados de depósito integral e imediato no RIUFLA. Após a fase do planejamento, iniciou-se a fase da implementação do RI na UFLA, a qual estava condicionada à aprovação da PIIUFLA e às fases de implantação do projeto piloto. A aprovação da PIIUFLA estava condicionada á avaliação de atores da comunidade universitária, tais como os Conselhos Universitários e a Procuradoria. Esta política foi encaminhada, pela autora, à Comissão Técnica da Biblioteca da UFLA para análise e aprovação e, posteriormente, enviada aos Conselhos Superiores da universidade. Primeiramente, foi encaminhada para apreciação no Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão (CEPE) que, após apreciação, encaminhou à Procuradoria, para proceder a uma análise jurídica, ficando neste setor de março a novembro de 2012. A avaliação da procuradoria demandou um período de tempo extenso, pois, segundo o procurador, os próprios contornos da política, como direitos autorais, propriedade intelectual, entre outras questões, levavam à necessidade de uma análise mais profunda. Após algumas modificações na PII, ela foi desmembrada em duas políticas, a política de criação do RIUFLA e a PIIUFLA. Em novembro de 2012, a procuradoria encaminhou a política para o Conselho Universitário (CUNI) e a PII foi aprovada com previsão de revisão para 180 dias, previsto para maio de 20 13495. 495 Política Institucional de Informação da UFLA. Disponível em: < http://www.ufla.br/documentos/arquivos/082_13112012.pdf>. 4291 �Em observância à determinação do edital e visando garantir o depósito das publicações no RI por parte dos pesquisadores, a PIIUFLA foi proposta como sendo de caráter obrigatório, não sendo aprovada em sua primeira proposição ao CUNI. Provavelmente, a desaprovação deu-se em virtude ao desconhecimento dessa política e do próprio repositório, pois naquele momento os atores responsáveis pela análise e aprovação da política desconheciam o assunto e não houve tempo para divulgação. Quando ocorrer esta revisão, pretende-se a aprovação da política como obrigatória, pois ela já está sendo divulgada na universidade. Vale ressaltar que, no projeto encaminhado ao IBICT, foi definido que a implantação se iniciaria de forma gradual e setorizada, para, posteriormente, abranger toda a instituição. Essa decisão deu-se em função das recomendações de Leite (2009) de que a implantação do repositório passe por um período de atividade experimental, visando identificar as principais dificuldades operacionais, para, posteriormente, realizar o lançamento oficial na instituição. Dessa forma, optou-se pelo Departamento de Administração e Economia (DAE), devido ao vínculo acadêmico da pesquisadora. Em agosto de 2012, o IBICT encaminhou e-mail informando que a UFLA tinha sido contemplada com o kit tecnológico e que o mesmo iria ser entregue em outubro, em Brasília, no I Encontro de Iniciativas do IBICT para a Visibilidade da Ciência Brasileira. Em outubro de 2012, duas bibliotecárias participaram do referido evento e retiraram o kit tecnológico. Tendo conhecimento das dificuldades que seriam encontradas na implantação com o recebimento do kit tecnológico e o início da implantação do repositório, foi necessário definir os próximos passos para que o projeto piloto fosse implementado. Nesse passo, foram definidas as políticas, a configuração do sistema, a definição de metadados, a definição de comunidades e de coleções, os documentos que seriam criados para o projeto piloto, ou seja, todas as atividades que iriam ao encontro de sua concretização. Devido ao desconhecimento da operacionalização do sistema, os desafios e as dificuldades relatadas na literatura também foram enfrentados pela equipe técnica do RIUFLA. As principais dificuldades enfrentadas foram quanto à elaboração da política de funcionamento do RI, à capacitação da equipe, às questões relacionadas com a infraestrutura tecnológica, à definição dos metadados e às questões de direitos autorais. Associada a essa questão, destaca-se a baixa iniciativa do IBICT em oferecer treinamento às instituições implementadoras do RI, o que também pode ser considerado como um fator limitante na implantação do RIUFLA. A equipe da Biblioteca Universitária da UFLA teve muitas dúvidas operacionais, que somente foram sanadas porque a equipe da 4292 �Universidade Federal de Brasília (UnB) se propôs a ajudar, prestando auxílio por meio de e­ mail e de telefone. Além disso, a equipe envidou esforços em pesquisas pela internet, em que foram obtidos dois manuais que auxiliaram nesse primeiro momento da implantação, o Manual de Treinamento da UNB 496 e o Manual do Usuário da Universidade de São Caetano do Sul497. No andamento da implantação do RI, o IBICT enviou um guia para o gerenciamento de repositórios digitais criados em Dspace, que subsidiou na implantação da política em conjunto com os manuais citados. Quanto à plataforma utilizada para abrigar o repositório, foi utilizado o software Dspace, que é referência mundial para a implantação de repositórios, devido às suas inúmeras funcionalidades. O uso do DSpace permite estruturar a informação do repositório, conforme a estrutura organizacional da instituição, de modo a identificar departamentos, setores, escolas por meio de comunidades e de coleções (PAVÃO et al., 2008). Dessa forma, o RIUFLA foi estruturado a partir de comunidades, subcomunidades e coleções. As comunidades são os departamentos, as subcomunidades os programas de pósgraduação e, dentro de cada comunidade e subcomunidades, suas respectivas coleções. Para o projeto piloto, foram definidos apenas três tipos de coleções; nas comunidades foram criadas as coleções para artigos publicados em periódicos, em livros e em capítulos de livros e trabalhos apresentados em eventos. Para as subcomunidades foram criadas as coleções de dissertações e teses. Foram criadas 19 comunidades e suas respectivas subcomunidades e coleções. Futuramente, caso a equipe técnica do RIUFLA resolva inserir as monografias ou trabalhos de conclusão de curso, para cada departamento deverão ser criadas as subcomunidades para os cursos de graduação, com suas respectivas coleções. Após a criação das comunidades e subcomunidades, a próxima etapa foi a definição dos metadados dos documentos que deveriam ser contemplados no projeto piloto. O Dspace já vem configurado com um formulário único para todo tipo de documento, cabendo a cada instituição usar este formulário ou definir um formulário próprio para cada tipo de publicação. Uma reunião com a equipe técnica foi realizada e devido às características e aos tipos de informações em cada documento optou-se pelo uso de um formulário para cada tipo de documento. Assim definiu-se os metadados para cada formulário e a parte da configuração foi realizada pelo TI. 496 Disponível em: <http://listas.IBICT.br/pipermail/l_repositorios/attachments/20100809 /f9a0939a/attachment0001.pdf>.Acesso em: 17 nov. 2013. 497 Disponível em: <http://repositorio. uscs.edu.br/Manual_RI-USCS.pdf>. Acesso em: 17 dez. 2013. 4293 �Esta tarefa mostrou-se bastante complexa e despendeu bastante tempo por parte da equipe da Biblioteca da UFLA. Os metadados foram definidos e podem ser vistos no Quadro Quadro 1: Descrição dos metadados utilizados no RIUFLA METADADOS ARTIGO PERIÓDICOS TRABALHOS / EVENTOS LIVRO CAPÍTULO DE LIVRO DISSERTAÇÃO TESE dc.title - Título dc.title - Título dc.title - Título dc.title - Título dc.contributor.aut hor - Autor dc.contributor.a uthor - Autor dc.title Título dc.contrib utor.auth or - Autor dc.subject - Assunto dc.contributor.a uthor - Autor dc.contributor.author Autor dc.subject Assunto dc.contributor.advisor - Orientador dc.subject Assunto / - dc.subject Assunto - - / dc.date.copyrigh t - Data de publicação dc.contributor.other Membros da banca dc.publisher Editora dc.description.concentr ation Área de concentração dc.subject - Assunto dc.rights dc.date.co pyright Data de publicação dc.publish er Editora dc.identifi er.citation Referência dc.langua ge.iso Idioma dc.identifi er.uri dc.rights dc.type dc.type dc.type dc.date.copyright Data de publicação dc.date.copyrigh t - Data de publicação dc.identifier.citatio n Referência dc.identifier.cita tion - Referência dc. description.ab st ract Resumo/Abstract dc.language.iso Idioma dc.description.a bstract Resumo/Abstract dc.language.iso Idioma dc.identifier.uri dc.identifier.uri dc.rights dc.type - dc.identifier.cita tion - Referência - dc.language.iso Idioma dc.date.available - Data de defesa dc.identifier.uri dc.date.copyright Data de publicação dc.description.develop ment-agency Financiador dc.identifier.citation Referência dc. description.abstract - Resumo/Abstract dc.description Informações adicionais dc.rights dc.language.iso Idioma dc.rights - dc.type Fonte: Elaborado pe a autora a partir dos metadados do Dublin Core. O conteúdo do RI é muito importante, mas isso não basta para que este instrumento de promoção e de divulgação do conhecimento seja eficiente e bem utilizado. Um site bem configurado, com um layout atrativo, pode chamar a atenção do usuário e mantê-lo interessado na página. O Dspace já vem com uma configuração padrão, no entanto, é importante que a instituição trabalhe no visual, de acordo com os objetivos e a estrutura do 4294 �repositório. Dessa forma, a equipe técnica solicitou a confecção do logo do RI para a Assessoria de Comunicação da UFLA. Em seguida, definiram-se as políticas de gerenciamento do RI, especificando o tipo de arquivamento (quem, o quê, quando, quanto) e as licenças. Estas políticas foram expressas em um documento que busca auxiliar no processo de submissão/depósito do RI. Este documento é denominado Orientações para uso do repositório institucional da Universidade Federal de Lavras, que pode ser consultado no site do RIUFLA498. Em virtude da exoneração do servidor técnico-administrativo da área de informática e do tempo estipulado pelo IBICT de funcionamento do repositório de até três meses, ficou definido que, para o projeto piloto, os arquivos seriam depositados pela equipe técnica do RIUFLA, abrangendo apenas os artigos publicados em revistas. Dessa forma, foi realizado um levantamento bibliográfico no Lattes, das publicações dos 50 docentes do DAE. O depósito foi realizado pelos artigos claramente com licenças definidas pelos editores. Deste levantamento, apenas 132 artigos tinham a Licença Creative Commons e puderam ser depositados no RI. Em janeiro, após o provimento de cargo de TI por outro servidor técnicoadministrativo, deu-se andamento na configuração da plataforma. Após a expansão do projeto nos demais departamentos, o depósito ficará sob a responsabilidade dos autores vinculados à UFLA, como determina as Resoluções CUNI n° 82 e n° 83 e a correção dos metadados, pela equipe técnica do repositório. Como contempla a PIIUFLA, os artigos científicos publicados a partir de 2013 e outras publicações poderão ser depositadas no RI até o prazo máximo de seis meses, a partir da data de sua publicação. O lançamento oficial do RIUFLA no DAE aconteceu no dia 22 de fevereiro de 2013, na assembléia departamental em que foi apresentado o repositório. Esta apresentação teve como objetivo mostrar a configuração do sistema, as etapas para a submissão dos documentos e esclarecer dúvidas operacionais. Vale destacar que um número expressivo de professores desse departamento naquele momento ainda desconhecia a estrutura e o funcionamento do RI e fizeram várias ponderações, no sentido de que eles reconheciam a importância desse instrumento para divulgação e arquivamento das publicações científicas produzidas na UFLA, entretanto, questionaram a questão do autodepósito, pois, como docentes, eles já têm muitas atribuições, tornando-se, assim, inviável assumir o depósito das publicações no RI. O projeto piloto no DAE pode ser considerado como uma estratégia que foi hábil para implementar a política do repositório da UFLA, pois subsidiou avaliações sobre as principais 498 Disponível em: <http://www.biblioteca.UFLA.br/wordpress/wp-content/uploads/ orienta%C3%87%C3%95es-para-uso-do-reposit%C3%93rio-institucional-da-UFLA.pdf>. 4295 �limitações operacionais e a resistência dos professores em realizar o autodepósito. Esta pode ser considerada como o principal obstáculo a ser superado, visto que já se passaram mais de um ano do lançamento do RIUFLA no DAE e poucos docentes realizaram o depósito de suas publicações. A conscientização dos docentes em relação ao depósito voluntário é, portanto, um quesito chave na implementação do RIUFLA e deve ser trabalhado continuamente na comunidade universitária. Após a implantação do projeto piloto, divulgou-se uma nota para a página institucional da UFLA, em que toda a comunidade acadêmica da universidade foi convidada a participar do repositório, realizando o depósito de suas publicações. Além disso, a equipe técnica elaborou um plano de divulgação nas assembleias dos demais departamentos, o qual iniciou no mês de março/2013 com termino em agosto/2013, a divulgação foi feita em dezesseis departamentos. Outras iniciativas foram promovidas, como envio de e-mails para os pesquisadores, notícias vinculadas na página da Biblioteca, na página da UFLA e a criação de perfil nas redes sociais, como Facebook e Twitter. Em síntese, as principais etapas e atividades desenvolvidas para a implantação do RIUFLA podem ser visualizadas no Quadro 2. Quadro 2: Fases da implantação do projeto piloto 1a fase (dezembro/2011 dezembro/2012 a 2a fase (novembro/2012 janeiro/2013 a 3a fase (dezembro/2012 fevereiro/2013) a 4 a fase (janeiro/2013 fevereiro/2013) a 5a fase (março agosto/2013) a Confecção do projeto Definição da equipe técnica e competências necessárias Formulação da PII, definindo políticas de conteúdo, acesso, direitos autorais, preservação digital, etc. Encaminhamento da PII para os órgãos competentes, para apreciação e aprovação Definição do departamento do projeto piloto Definição de comunidades, subcomunidades e coleções Levantamento bibliográfico da produção científica dos docentes/pesquisadores do departamento do projeto piloto no Currículo Lattes Instalação e configuração do DSpace no servidor Verificação dos requisitos técnicos e operacionais Definição do logotipo Realização de testes na plataforma Criação de comunidades, subcomunidades e coleções Definição dos metadados Treinamento da equipe Definição das políticas de gerenciamento do RI Definição das licenças Alimentação das coleções Ações de promoção e divulgação do projeto no departamento piloto Recuperação da informação Acesso aos documentos Uso da informação Ampliação nos demais departamentos Divulgação do RI nos meios de comunicação e nas assembleias departamentais Fonte: Elaborado pela autora (2013). 4296 �Na UFLA, o repositório ainda está em fase de desenvolvimento e, devido ao pouco tempo de implantação, ainda é muito cedo para apresentar resultados concretos. Mas, como resultado parcial é possível perceber que a implantação trará vários benefícios para a instituição. Pode-se relatar que, com pouco tempo de implantação, a equipe já esta auxiliando três instituições que estão iniciando a implantação do repositório, a Universidade Federal de Alfenas (UNIFAL), a Universidade Federal do Recôncavo da Bahia (UFRB) e o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Sudeste de Minas, em São João del-Rei. 6 Considerações Finais No presente estudo, procurou-se compreender o caso de implementação do RI na UFLA. Para tanto, foi necessário discorrer sobre o processo de formulação dessa política, descrevendo a proposta do IBICT e as diretrizes que as instituições devem seguir para implementar o repositório institucional. Como estratégia para iniciar a implementação, realizou-se um projeto piloto em um departamento da instituição, o qual foi uma experiência positiva, que permitiu compreender não só questões operacionais do RIUFLA, como também o envolvimento dos pesquisadores. Assim, em nível menor, de um departamento, foi possível detectar as suas primeiras limitações e buscar corrigi-las, o que facilitará a implementação nos outros departamentos. As ações que visam à implementação e à continuidade do RI na UFLA recai sobre as questões de obrigatoriedade do depósito, a conscientização de seus pesquisadores e um plano efetivo de divulgação. Além disso, após a implementação foi possível verificar que questões gerais norteadas pela política do IBICT foram assumidas pela UFLA. Referências BONGIOVANI, P.; GOMEZ, N. D.; MIGUEL, S. Opiniones y hábitos de publicación en acceso abierto de los investigadores argentinos. Un estudio basado en los datos de la encuesta SOAP. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Implantação de Repositório Institucional: o caso da Universidade Federal de Lavras Creator An entity primarily responsible for making the resource Medeiros, Simone Assis, Ferreira, Patrícia Aparecida Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Dentre os temas que permeiam o campo das políticas públicas no Brasil, observa-se uma preocupação do Estado em relação às políticas públicas de acesso aberto à produção científica por intermédio de suas instituições federais de ensino superior. O Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), em parceria com a Financiadora de Estudos e Projetos (FINEP), vem apoiando as universidades e instituições de pesquisas na implementação de Repositórios Institucionais (RIs), com a finalidade de promover o acesso e a divulgação da produção científica brasileira. Com intuito de viabilizar o depósito das publicações nos repositórios, o IBICT recomenda às instituições que também desenvolvam uma Política Institucional de Informação (PII) que torne obrigatório o depósito da produção científica por parte dos pesquisadores nos RIs. A implementação de um RI prevê atividades que vão desde a escolha do software que será utilizado até a elaboração das políticas que regerão o funcionamento do repositório. O artigo tem como objetivo descrever o processo implantação do RIUFLA a partir de um projeto piloto na Universidade Federal de Lavras (UFLA). Trata-se de uma pesquisa descritiva, o método utilizado foi o estudo de caso e a coleta de dados usou-se observação participante. Conclui-se que, a experiência do projeto piloto foi positiva, pois, permitiu compreender não só questões operacionais do RIUFLA, como também o envolvimento dos pesquisadores. Além disso, foi possível detectar as primeiras barreiras e limitações do RIUFLA e buscar ações para corrigi-las para implementação nos demais departamentos.