http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6742/SNBU2014_228.pdf 444ff25f4322964f7666a146c28498f6 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Blotecas Universitárias SNBU 2014 MAPEAMENTO DE PROCESSOS EM UMA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA: O CASO DA BIBLIOTECA DO ATERRADO Rosiane Pedro do Nascimento RESUMO O presente artigo aborda a identificação e o mapeamento dos processos no projeto denominado Faperj 2012, que tinha como objetivo angariar verbas para a compra de livros para a Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda. Dessa forma, a pesquisa se desenvolveu em etapas, onde: na primeira, uma revisão de literatura dos temas abordados (gestão de processos, gestão de processos em bibliotecas universitárias, metodologia BPM(Business Process Management) e software BizAgi), na segunda parte a aplicação prática da metodologia BPM, tendo como produto principal a árvore de processos e os fluxos modelados do macroprocesso em foco e também dos principais processos, utilizando o software BizAgi. A identificação e a modelagem permitiu visualizar as etapas executadas e a responsabilidade de cada ator nas diversas atividades. Por fim, conclui que a atividade de mapeamento fortalece o processo de submissão de projetos para órgãos de fomento, tornando seu detalhamento mais claro e objetivo e facilitando a sua aprovação por instâncias superiores. Palavras-Chave: gestão de processos. bibliotecas universitárias. Business Process Modeling ABSTRACT This article discusses the identification and mapping of processes in the project called Faperj 2012 which aimed to raise funds to purchase books for the Aterrado Library of Volta Redonda . Thus, the research has developed in stages : first, a literature review of the topics covered ( process management , process management in university libraries , methodology BPM ( Business Process Management ) software BizAgi ), in the second part practical application of BPM methodology with the main product tree processes and modeled flows macroprocess in focus and also the main proceedings, using BizAgi software . The identification and modeling helped visualize the steps performed and the responsibility of each actor in the various activities . Finally, it concludes that the mapping activity strengthens the process of submitting projects for funding agencies, making its most clear and objective detailing and facilitating its adoption by higher courts . Keywords: process management . university libraries . Business Process Modeling 2907 �1 INTRODUÇÃO Calcadas em três pilares: o ensino, a pesquisa e a extensão, as universidades atuais têm como objetivo formar profissionais que estejam atentos às mudanças da modernidade, e que além de serem técnicos em suas áreas de atuação, também sejam geradores de conhecimento. A partir dessas premissas, as bibliotecas universitárias têm como missão prover subsídios informacionais que atendam tanto as demandas atuais, como principalmente os objetivos das universidades onde estão inseridas. Assim, foi criada em março de 2011 a Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda (BAVR) da Universidade Federal Fluminense (UFF). Esta unidade de informação atende aos cursos do campus do Aterrado, que é composto pelo Instituto de Ciências Humanas e Sociais (ICHS), com os cursos de Administração, Administração Pública, Ciências Contábeis, Direito e Psicologia e também pelo Instituto de Ciências Exatas (ICEx), com os cursos de Física, Matemática e Química. Criado com recursos do REUNI, esse novo campus da Universidade Federal Fluminense, localizado as margens do rio Paraíba do Sul, está em fase de implantação e expansão, pois seus cursos estão no momento no seu 4a ano, com pretensão de mais ofertas de cursos e consequentemente de vagas. A UFF vem nos últimos anos aproveitando-se das políticas governamentais para a Educação, para se consolidar como uma das maiores universidades expansionistas do país, criando e aumentando sua participação em várias cidades do interior do Estado do Rio de Janeiro. Em consequência desses fatos, a Biblioteca do Aterrado acompanha essa fase de implantação e expansão e no momento oferece como serviço: o empréstimo de livros e amplo espaço de estudos, com acessibilidade para portadores de deficiência física. A importância da gestão de processos voltada para uma unidade de informação, e basicamente que este tipo de organização já tem no seu escopo um caráter muito sistemático, ou seja, em bibliotecas universitárias, os seus setores já funcionam em forma de processos organizacionais, onde um dá suporte ao outro. Dessa forma, a motivação para este estudo tem como o fato da BAVR estar sendo implantada sem um planejamento prévio e com isso o objetivo principal desse trabalho é identificar e mapear os processos existentes num projeto específico e futuramente identificar, mapear, documentar e analisar todas as etapas do trabalho da biblioteca, consequentemente propor melhorias. A pesquisa seguirá as seguintes etapas: identificar os processos de trabalho, mapear esses processos e modela-los. Usará a metodologia BPM (Business Process Modeling) e como ferramenta de modelagem o software BizAgi. 2908 �Para nortear a execução da pesquisa, se utilizará os macroprocessos, processos e subprocessos e atividades propostas por Maciel e Mendonça (2006) para bibliotecas. A pesquisa será do tipo bibliográfica, estudo de caso com pesquisa de campo, e terá caráter metodológica-aplicada. O trabalho se dividirá em três etapas, na primeira será a pesquisa bibliográfica sobre a gestão por processos e a gestão por processo em bibliotecas universitárias, além de mostrar a metodologia BPM e a ferramenta BizAgi. No segundo momento se abordará o campo de estudo, no caso a Biblioteca do Aterrado, com a apresentação e discussão dos resultados da pesquisa de campo. Em última etapa, serão abordadas as contribuições e percepções da realização da pesquisa, assim como sugestões de melhoria para esta unidade de informação. Espera-se que essa pesquisa seja norteadora para a criação de políticas e manuais de serviços para unidade pesquisada, além de ser um primeiro passo para o mapeamento dos processos de outras unidades da Superintendência de Documentação da Universidade Federal Fluminense (SDC/UFF), permitindo assim a criação de indicadores únicos, que facilitará a tomada de decisão pelas chefias. 2 GESTÃO POR PROCESSOS: DEFINIÇÃO E ASPECTOS HISTÓRICOS A definição mais básica do que é um processo se configura como uma atividade que tem entradas e saídas e geram produtos. Sempre tem começo e fim e vem da engenharia industrial seus fundamentos teóricos, muito por causa da mentalidade fabril. Dever ser considerado também que toda atividade de uma empresa faz parte de um processo (GONÇALVES, 2000a) e que envolve pessoas, procedimentos e tecnologia. Para Humpherey (2003 apud BARBARÁ, 2008, p.143) a definição de processos se baseia em três partes: a primeira seria um conjunto de passos para consecução de uma tarefa, a segunda é a descrição suficiente de detalhes que possa ser consistentemente usado e a terceira seria os processos que auxiliam no planejamento e na execução de um serviço. Além da definição acima, encontramos outra definição mais clara sobre processos, que é “Processo: um conjunto de ações ordenadas e integradas para um fim produtivo especifico, ao final do qual serão gerados produtos e/ou serviços informações” (BARBARÁ, 2008) Para finalizarmos a parte de conceitos, temos ainda a definição de processo por importantes instituições e órgãos regulatórios (MARANHÃO; MACIEIRA, 2010, p.13) como: • Norma NBR ISSO 9000: 2000: conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). 2909 �• Integration Definition for Modeling of Process - IDEF0: conjunto de atividades, funções ou tarefas identificadas, que ocorrem em um período de tempo e que produzem algum resultado. • Business Process Management - BPM: um processo de negócio é uma sequência de atividades (ou tarefas) que ao serem executadas transformam insumos em um resultado com valor agregado. • Gespública: qualquer atividade ou conjunto de atividade que toma input (insumos) adiciona valor a ele e fornece um output (produto/serviço) a um cliente especifico. A partir da análise das definições acima, verificamos que três delas falam da entrada e saída de insumo que geram uma atividade, nas outras quatro como sequência de atividades bem coordenadas que também geram produtos/serviços. Assim sendo, podemos auferir que para este trabalho a definição de processo utilizada será de uma atividade coordenada que tem entradas e saídas, e que geram produtos ou serviços. Os processos surgem de uma mudança de modelo das empresas, que durante muito tempo tiveram uma preocupação voltada para suas atividades fabris, mas que mudaram seu foco para atividades mais intelectuais (GONÇALVES, 2000b). Essa mudança surge quando as empresas passam a deixar de pensar por funções e começam a usar os processos como forma de organização das atividades da empresa, ou seja, deixam de ter uma hierarquia vertical, para uma horizontal e os motivos pra isso vemos na citação abaixo: A gestão por processos organizacionais difere da gestão por funções tradicional por pelo menos três motivos: ela emprega objetivos externos, os empregados e recursos são agrupados para produzir um trabalho completo e a informação segue diretamente para onde é necessária, sem o filtro da hierarquia (Stewart, 1992). O sucesso da gestão por processos está ligado ao esforço de minimizar a subdivisão dos processos empresariais. (GONÇALVES, 2000b, p.12) Essa mudança de mentalidade começa com Taylor e perpassa as três gerações de racionalização do trabalho, que são: primeira, a proposta clássica da Engenharia de Produção, a segunda geração é a visão de Racionalidade do Trabalho que está baseada na racionalidade humana, sob influência do behaviourismo, e por último, a terceira geração, a Teoria Comportamental de Simon (VALLE, PEIXOTO, 2008 apud BARBARÁ, 2008). Essas gerações se convergem até a chegada do TCQ (Total Quality Control), ou o chamado “modelo japonês”, que tem como ênfase os seguintes aspectos, propostos em Valle e Peixoto (2008): 2910 �• • • • • • • • • • • • • a focalização na satisfação do cliente; o desenvolvimento de uma cadeia estável de fornecedores; o conceito de cliente/fornecedor interno; a valorização das pessoas; a descentralização do planejamento; o uso do método PDCA - Plan, Do, Check and Act; o uso de sete técnicas elementares de apoio à identificação, análise e solução de problemas; a preocupação em sempre fundamentar as ações em fatos e dados; a busca de uma melhoria contínua; a separação entre “gerência da rotina” e “gerência das melhorias”; garantia de qualidade; o desdobramento da função qualidade; o trabalho de equipe. O modelo japonês foi um forte influenciador para a criação de normas de qualidade, que por sua vez, influenciou os prêmios de qualidade, sendo um dos mais importantes o Prêmio Deming do Japão. Outros países também aderiram este conceito e criaram suas próprias normas e prêmios de qualidade, inclusive o Brasil. Tudo isso contribui para o desenvolvimento da gestão de processos, pois é um dos requisitos básicos das normas de qualidade, ter processos identificados e mapeados, para poder ter maior controle de qualidade nas empresas. A gestão de processos envolve algumas etapas que segundo Maranhão e Macieira (2010, p. 31) configura como um ciclo completo da abordagem por processos, que é composto por: 1. Identificar os processos de trabalho 2. Mapear os processos de trabalho 3. Modelar os processos de trabalho (redesenho) 3.1 Definir os registros 3.2 Definir os indicadores (objetivos e metas) 3.3 Elaborar e implementar as normas 4. Implementar os processos de trabalho 5. Medir/Avaliar os processos de trabalho 6. Melhorar os processos de trabalho Essas etapas constituem um método para a aplicação da gestão de processos nas empresas e seu aproveitamento deve ser voltado para as necessidades dos clientes. A gestão de processos deve ser vista como uma estratégia que as empresas têm para melhorar as atividades que agreguem, e ao mesmo tempo, identificar aquelas que podem ser 2911 �eliminadas ou modificadas, sendo que tudo isso é uma forma de ter uma estrutura organizada, voltadas para os reais objetivos da empresa, consequentemente para as necessidades dos clientes, “nesse sentido, a empresa é uma coleção dos fluxos de valor voltados à satisfação das expectativas de um determinado grupo de clientes” (GONÇALVES, 2000a, p.13). Mas tudo isso é possível de acordo com a competência da coordenação que executa a gestão por processos, pois segundo Gonçalves (2000b, p.13) “a essência da gestão de processos é a coordenação das atividades realizadas na empresa, (Gonçalves, 1997a), em particular aquelas executadas por diversas equipes de diversas áreas”. Há uma forma de classificar os processos, avaliando se eles são organizacionais ou de negócios. Os processos organizacionais são os chamados de trabalho corrente, que envolve pessoas, procedimentos, recursos e tecnologia. Já os processos de negócio se constitui de cinco elementos (LIN et al, 2002 apud BARBARÁ, 2008, p.145) que são: clientes, atividades, criação de valor para os clientes, atividades operantes por humanos ou máquinas e unidades organizacionais que são responsáveis por todo o processo, ou então definido como: Os processos de negócio ou de cliente (business processes) são aqueles que caracterizam a atuação da empresa e que são apoiados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por um cliente externo (Gonçalves, 2000). (GONÇALVES, 2000b) Em Gonçalves (2000a) são propostos cinco tipos de processos: fluxo de material, fluxo de trabalho, série de etapas, atividades coordenadas e mudança de estudo. Cada tipo de processo dever ser gerenciando de forma diferente, por isso a importância de conhecê-los e identificar os tipos existentes. Para esta pesquisa, entende-se que o processo estudado será do tipo fluxo de trabalho, pois segundo a definição de Gonçalves, tem início e final claros, atividades discretas e sequência de atividades, pois a pesquisa irá modelar as etapas do processo de aquisição e disponibilização de material provindos de projetos, e com isso criar um fluxo de trabalho para este processo. 2.1 Gestão por processos em bibliotecas universitárias As bibliotecas universitárias (BU) são tipos de unidades de informação, que tem como principal característica ser uma organização que dá suporte informacional aos alunos, professores e pesquisadores de uma universidade (ARAÚJO; OLIVEIRA, 2011, p. 37). A BU é vista dentro da universidade como um subsistema, e que é fortemente influenciada e com bastante interação com outros setores, pois seu funcionamento atende aos 2912 �objetivos e finalidades da universidade a qual está inserido (FLECK, 2004, p. 21 apud VALE; BARBALHO, 2012, p.2). Além de a BU pertencer a um sistema, ela é um sistema, que congrega outros sistemas, e são esses sistemas que formam os processos. Os sistemas são formados por macroprocessos, que por sua vez são formados por processos, que é união de subprocessos, e que por fim é a junção de várias atividades. Abaixo um quadro adaptado do artigo de Vale e Barbalho (2012, p. 10) que sobre influência do livro de Maciel e Mendonça (2006), mostra os macroprocessos, processos e subprocessos dentro de bibliotecas. Quadro 1 - Macroprocessos, processos e subprocessos de uma biblioteca M a c ro p ro ce sso s Formação, desenvolvimento organização das coleções P ro cesso s e Formação desenvolvimento coleções Organização de coleções Dinamização do uso das coleções Referência Circulação Reprodução Função gerencial Planejamento Organização Direção Controle S u b p ro cesso s de de Planejamento e elaboração de políticas Seleção Aquisição Avaliação Desbastamento Descarte Registro Classificação Catalogação Indexação Preparo físico Armazenamento Exposição Conservação Preservação Atualização das bases de dados Atendimento ao usuário Levantamento bibliográfico Normalização técnica Treinamento Desenvolvimento de estratégias de marketing Disseminação da informação Serviços de alerta Inscrição de usuários Empréstimo Consulta Comutação Análise e reflexão Decisão e montagem Ação Revisão ou crítica Estrutura Decisão Coordenação Supervisão Avaliação Fonte: Adaptado de VALE; BARBALHO, 2012. 2913 �Ao analisarmos o quadro apresentado percebe-se certa analogia dos macroprocessos propostos para bibliotecas com os processos propostos pela Gespública (MARANHÃO; MACIEIRA, 2010, p.16), que são os processos de apoio, finalístico e gerenciais, respectivamente, o que demonstra a caracterização da biblioteca universitária como uma organização, e sendo assim dever ser administrada como tal. A gestão de bibliotecas por processos serve para dirigir trabalhos internos e serviços aos usuários, com vistas a uma melhoria dos seus processos, produtos e serviços (OLIVEIRA; AMARAL, 2012, p. 5). Para Robredo (1999/2000, p.555) existem quatro princípios básicos para a gestão de processos em bibliotecas, que são: • o que se gerencia é a informação, o resto é decorrência; • a gestão por processos deve ser centrada no usuário; • todo processo deve gerar resultados, produtos ou serviços que atendam às necessidades reais dos usuários finais, e cada etapa do processo deve gerar resultados que servem de insumo à etapa seguinte; • na gestão por processos, somente são centralizados o planejamento e a decisão. Portanto, consideramos que a gestão de processos aplicados a bibliotecas é a melhor maneira de gerir este tipo de organização, pois sua especificidade organizacional auxilia e muito este tipo de gestão. Além do mais, permite uma revisão constante de seus processos e consequentemente, das melhorias na execução das atividades e tarefas, pois como diz Ranganathan, na sua quinta lei para a biblioteconomia, a biblioteca é uma organização em crescimento e dessa forma ela é sempre dinâmica e mutável. 2. 2 Metodologia BPM e a ferramenta BizAgi Metodologia é uma forma de passar do estado atual (As-Is), passando pela idealização do melhor cenário (Should be) até a implementação mais adequada (To be) (ALMEIDA NETO, 2008, p. 218). Dentro da gestão de processos ela constrói um modelo de representação do negócio e sua construção permite as organizações visão do comportamento-mapeamento dos processos. A metodologia assim como a gestão por processos possui etapas, que são: análise de requisitos, construção do modelo, análise de processos, simulação, reengenharia (redesenho), documentação e divulgação. Estes ciclos se constituem em uma gestão de processos. (ALMEIDA NETO, 2008, p. 218) 2914 �Existem inúmeras metodologias de modelagem de processos, mas no presente artigo iremos utilizar a Business Process Management (BPM) que traduzida significa Gestão de processos de negócio, que é o foco desta pesquisa. O modelo BPM tem uma notação própria de modelagem de processos, a chamada Business Process Modeling Notation (BPMN), é um padrão que oferece uma notação compreendida e usada em diversos tipos de processos, apesar de seu escopo ser voltado para a modelagem de processos de negócio (BRACONI; OLIVEIRA, 2012). Seus elementos de modelagem se baseiam na descrição de atividades, evento, gateway e conectores e cada um tem um elemento de identificação gráfico. Existem ferramentas específicos que fazem a modelagem de processos utilizando a metodologia BPM e a notação da BPMN, e nesta pesquisa será utilizada o software BizAgi. Segundo Almeida Neto (2006) utilização de uma ferramenta de modelagem e importante, por que dentre outras coisas, faz a construção de diagramas bem elaborados, analisa o comportamento dos processos e documentar o negócio. A ferramenta da BizAgi é um software de modelagem de processos, que permite modelar todos o ciclo de processos proposto no BPM e utilizando a notação BPMN. A escolha tanto da metodologia quanto da ferramenta de modelagem ocorreu em virtude do tipo de processo que será estudado, que é o processo de aquisição de material bibliográfico com verbas externas, ou seja, financiadas por órgãos de fomento (FAPERJ, por exemplo) ou por emendas parlamentares, pois esse tipo de aquisição é feito pela equipe da biblioteca, ao contrário da aquisição do sistema de bibliotecas, onde apenas indicamos os títulos, mas não participamos diretamente do processo de aquisição. 3 MATERIAIS E MÉTODOS Para Vergara (2009, p.41) existem dois critérios para definir o tipo de uma pesquisa, que é quanto aos fins e quanto aos meios. No trabalho proposto, a pesquisa quanto aos fins será metodológica-aplicada, pois será utilizado e aplicado parte da metodologia BPM e quanto aos meios será um estudo de caso com pesquisa de campo, já que a analise será feita diretamente no local de trabalho da autora, numa determinada situação. O universo da pesquisa será uma biblioteca universitária, com a amostragem de 12 pessoas, que são quatro bibliotecárias, três assistentes em administração, quatro bolsistas e um professor. A coleta de dados será feita por entrevista, observação e da própria experiência da autora, pois realiza parte das atividades do macroprocesso estudado. 2915 �A metodologia aplicada será BPM e como ferramenta de modelagem o software BizAgi. Os problemas que podem ocorrer na pesquisa é o fato da biblioteca está sendo implantada sem um planejamento prévio, ou seja, os processos são feitos de acordo com as necessidades e com isso pode surgir futuramente outras demandas, além disso, é a primeira vez que este macroprocesso estudado é realizado, o que torna inédito a execução de algumas atividades, e que após este estudo, poderemos verificar e corrigir, qualquer erro cometido. 4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Ter o conhecimento de como é feito os processos, é fundamental dentro de organizações, mesmo em organizações de cunho público, onde é possível rever situações e realizá-las de forma mais eficiente, e com isso obter economia de recursos. Este foi o primeiro projeto feito pela BAVR para obter recursos financeiros e com isso, se esperar que a partir deste estudo, as próximas execuções de projetos deste tipo, seja mais bem executadas. Antes de falarmos da pesquisa em si, primeiro temos que abordar a estrutura organizacional da BAVR. A biblioteca é dividida em cinco setores: o administrativo, o de referência, o de circulação, o de processamento técnico e o de desenvolvimento de coleções. Dessa forma, veremos na árvore de processo que a execução do projeto Faperj 2012, tem atividades em todos estes setores, ou seja, de alguma forma, cada setor contribui na execução das tarefas e com isso e de suma importância que todos os funcionários estejam alinhados. Esta é uma das características da gestão de processos, onde a organização deste tipo de gestão deve ser baseada na questão de grupos e não em tarefas individuais. Com isso, percebemos que desde a chefia que realiza a compra de livros, até o estagiário que repara o material para processamento técnico, é importante que todos da equipe tenham conhecimento do significado que a boa execução do processo, trará benefícios para o setor. Começando a falar da pesquisa em si, o primeiro passo, seguindo nossa metodologia, foi identificar processos, subprocessos e tarefas. Essa identificação só foi possível depois de findado todos os processos desta pesquisa, onde pudemos então saber quais etapas foram feitas. Dessa forma abaixo segue o produto da identificação dos processos, que é a árvore de processos, apresentado em forma de quadro. 2916 �Quadro 2 -Árvore de Processos do macroprocesso Projeto Faperj 2012 M a cro p ro cesso P ro cesso S u b p rocesso Projeto Faperj 2012 O projeto Elaboração do projeto de acordo com o edital A tiv id a d es Submissão do projeto no site da FAPERJ Depois da aprovação, aguardar a liberação da verba Pré-aquisição Enviar para livreiros (Milare, SBS, Livraria Veredas) listagem de livros Receber orçamento e comparar os preços Elaborar listagens de compra de acordo com o melhor preço Enviar listagens para compra Receber os livros e conferir com NFs e com listagem enviada Envia NFs para pagamento ao professorcoordenador Receber comprovante de Pagamento Aquisição efetiva Tombamento livros dos Solicitação tombamento CAP/PREUNI Tombamento Recebimentos documentos e de ao Elaborar Termo de Transferencia e entrega de Bens da Faperj Envia o termo para o professor-coordenador assinar e também para o diretor do instituto do qual o professor está subordinado Elabora memorando Envia NFs e o termo assinado via memorando para o setor de tombamento Realiza o processo de tombamento Elabora o ofício e o termo de responsabilidades dos bens de Recebe o ofício de da tombamento dos bens 2917 �identificação patrimonial Recebe e assina o termo de responsabilidade dos bens Envia o oficio para o professor-coordenador anexar a documentação de prestação de contas Realiza a identificação do número patrimonial nos livros Tratamento técnico Preparo do material para processamento técnico Processamento técnico Disponibilização acervo do Coloca tarja magnética e escrever OK na etiqueta de tombo Carimbar anverso da folha de rosto e página 33 Colar ficha de livro Separa os livros por curso e colar etiqueta correspondente Classificar Indexar Catalogar Inserir dados no base de dados Pergamum Elaborar e colar etiquetas de barra e lombada Vistoriar o livro Colocar o livro na estante Informar aos usuários a disponibilização no acervo dos livros novos Prestação de contas Preparar documentação para prestação de contas Prestar contas junto a Faperj Fonte: Elaborado pelo autor, 2014." Conforme analisamos a árvore, vemos que não só dos setores da biblioteca é composto a execução do projeto, além da instituição Faperj, outro setor que faz parte deste processo, é o setor de Patrimônio, pois conforme exigência da Faperj, todos os livros adquiridos tem que está tombados. Além disso, apesar da compra se feita pela chefia da biblioteca, todos os pagamentos tinham que ser realizados pelo professor-coordenador do projeto, o que envolve mais um setor da universidade. Então de uma forma geral, foram envolvidos neste processo 2918 �quatro esferas: a Faperj, a BAVR, o setor de Patrimônio, e o professor-coordenador, reafirmando a questão da realização das tarefas em grupo dentro da gestão de processos. Na figura 1 vemos como funcionou o fluxo dos processos do Projeto Faperj. Figura 1 - Processos do Projeto Faperj. Fonte: Elaborado pelo autor, 2014. Vemos acima de orma esquemática a execução dos processos do projeto. De forma geral, tudo começa com a elaboração do projeto, que foi realizado pela comissão de biblioteca da BAVR, formada por bibliotecárias, professores e alunos. Após a submissão e aprovação do projeto, e realizada a compra do material, depois o tombamento dos livros, o tratamento técnico e por fim a prestação de contas. Esses cinco processos são os que compõem o macroprocesso Projeto Faperj 2012. Cada um deles, como vemos na figura é executado seguindo um caminho préestabelecido pelo edital da Faperj, ou seja, para que não tenhamos rejeição na prestação de contas, o que acarreta sanções ao professor-coordenador e a BAVR, alguns etapas são fundamentais que ocorram. Essas etapas são a aquisição, o tombamento e o tratamento técnico. Dessa forma, iremos demonstrar como foi realizado o fluxo de cada uma também utilizando o software BizAgi. Como vimos no quadro 1, a aquisição é um subprocesso do processo de Desenvolvimento de coleções, ou seja, e uma parte de um processo que é composto por seis etapas. Dentro do serviço público, existem leis específicas para realização de aquisição, e na questão de livros não é diferente, normalmente é feito uma licitação entre vários livreiros, para realizar a compra naquele que tiver o menor preço. Neste caso, isso não é necessário, pois as verbas são depositadas em uma conta corrente em nome do professor-coordenador e este pode realizar a compra em qualquer estabelecimento que forneça uma nota fiscal. 2919 �Mas para realizar a compra do maior número possível de itens, pois no projeto apresentamos um orçamento em torno de R$234.000,00, mas fomos contemplados com R$ 150.000,00 optamos dentro da comissão de bibliotecas de realizar a compra com livreiros que o sistema de bibliotecas da UFF realiza as compras de livros normalmente. Com isso, enviamos uma lista de livros, que era composto da bibliografia básica dos cursos para dois livreiros, comparamos os preços, e realizarmos a compra com o livreiro que tinha o menor preço, no caso de livros estrangeiros, isso não foi possível, pois só um dos livreiros fornecia este tipo de material. Abaixo visualizarmos o fluxo deste processo. Dever ser observado que ter o controle do que se compra como o que chega efetivamente na biblioteca é fundamental, pois como veremos a seguir todos os itens são incorporados ao patrimônio da universidade, e não pode haver discrepâncias no que está na nota fiscal, com o que de fato chegou à biblioteca. Figura 2 - Processo de Aquisição de livros Fonte: Elaborado pelo autor, 2014. Passando para oprocesso de tombamento, que é uma das etapas fundamentais no edital da Faperj, este processo é uma forma de garantir que as verbas ganhas serão de fato utilizadas para qual foi feito o projeto. Essa etapa envolve o setor de patrimônio, que possui uma Instrução de Serviço(01/2012) específica para o tombamento de bens com verbas da Faperj. Essa é a parte mais burocrática de todo macroprocesso, mas que garante a documentação para a realização da prestação de contas, que é o oficio do setor, informando a Faperj qual valor gasto na compra de todos os itens. Outro documento gerado neste processo é o termo de responsabilidades dos bens, que informa o número patrimonial de cada livro, que serve para averiguações do Tribunal de Contas da União (TCU), numa possível inspeção. 2920 �Figura 3 - Processo de Tombamento de livros Fonte: Elaborado pelo autor, 2014. Finalizado o prcedimento acima, o livro dever passar obrigatoriamente pelo tratamento técnico da biblioteca, que é realizado em todos os outros livros. Essa é como as outras etapas já citados, um item obrigatório que aparece no edital, pois todos os livros adquiridos com estas verbas devem estar informatizados e com acesso livre para os estudantes. Figura 4 - Processo de Tratamento técnico Fonte: Elaborado pelo autor, 2014. O tratamento ténico consiste em prepara o livro para ir para estante, ou seja, ser utilizado pelos alunos, que dentro de uma biblioteca universitária é uma dos itens avaliados pelo MEC em suas avaliações. Assim é importante que no momento da classificação, 2921 �indexação e catalogação, seja feito de forma criteriosa e de acordo com as necessidades dos usuários. Vemos na figura 4 que este processo termina quando informamos aos alunos que os livros estão disponíveis, esta é uma forma de promover o livro e consequentemente sua utilização, para que os esforços empregados em todo o macroprocesso não sejam em vão. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O macroprocesso estudado Projeto Faperj 2012 é um exemplo prático de obtenção de recursos fora do âmbito da universidade e de seus recursos oficiais. A falta de recursos dentro da esfera pública é algo que já se tornou comum, por isso é muito importante os editais de órgãos de fomento, pois são através deles que se podem obter recursos financeiros. A escolha deste projeto específico foi para que na realização dos próximos projetos, através da escolha da metodologia, pudéssemos realizar de forma mais eficiente e isto só foi possível que além da visualização da estrutura do macroprocesso, as figuras apresentadas mostram como ocorreu cada etapa, cada fluxo de trabalho. Com isso, se resulta que primeiro: projeto como este são realizados em grupo, dessa forma, saber o papel de cada um é fundamental, assim como seus métodos ou etapas próprios, como o setor de patrimônio que possui instruções especificas, ou a própria Faperj que já no edital tem diretrizes que precisam ser seguidas. Isto só corrobora para a questão de que a gestão de processos deve ser feita em grupos e não individualmente, mas onde cada um tem sua própria responsabilidade. Ainda com relação às responsabilidades, a modelagem do macroprocesso e de seus processos permitiu a visualização do cada setor realizou, o que não ficava muito nítido na árvore de processos. Um segundo resultado, é a questão voltada para a gestão, na revisão de literatura e o método empregado permitiu ver que bibliotecas universitárias devem se utilizar de elementos da gestão na execução de suas tarefas, ou seja, não é possível apenas o conhecimento especifico na área de biblioteconomia para realizar as atividades de um macroprocessos como esse, também se faz necessário conhecer sobre administração e suas funções como planejamento, organização, direção e controle. Esta foi uma primeira experiência na questão de gestão de processos, mesmo sem a aplicação de todas as fases da metodologia, pode-se perceber que é um caminho para a realização de uma gestão baseada na qualidade, onde os próximos passos serão a aplicação de toda a metodologia dentro dos setores da biblioteca e consequentemente a criação de suas 2922 �normas de serviços, além disso, o conhecimento adquirido deve ser repassado para as outras unidades do sistema de bibliotecas, com o intuito de promover a gestão de processos e suas vantagens dentro do sistema. 6 REFERÊNCIAS ALMEIDA NETO, Mario de Araújo; BARBARÁ, Saulo. Metodologia de modelagem de processos. In: BARBARÁ, Saulo (Org.). Gestão por processos : fundamentos, técnicas e modelos de implementação : foco no sistema de gestão da qualidade com base na ISSO 9000:2000. 2. ed. Rio de Janeiro : Qualitymark, 2008. Cap. 6, p. 217-229. ARAÚJO, Eliany Alvarenga; OLIVEIRA, Marlene de. A produção de conhecimento e a origem das bibliotecas. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Mapeamento de processos em uma biblioteca universitária: o caso da Biblioteca do Aterrado Creator An entity primarily responsible for making the resource Nascimento, Rosiane Pedro do Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O presente artigo aborda a identificação e o mapeamento dos processos no projeto denominado Faperj 2012, que tinha como objetivo angariar verbas para a compra de livros para a Biblioteca do Aterrado de Volta Redonda. Dessa forma, a pesquisa se desenvolveu em etapas, onde: na primeira, uma revisão de literatura dos temas abordados (gestão de processos, gestão de processos em bibliotecas universitárias, metodologia BPM(Business ProcessManagement) e software BizAgi), na segunda parte a aplicação prática da metodologia BPM, tendo como produto principal a árvore de processos e os fluxos modelados do macroprocesso em foco e também dos principais processos, utilizando o software BizAgi. A identificação e a modelagem permitiu visualizar as etapas executadas e a responsabilidade de cada ator nas diversas atividades. Por fim, conclui que a atividade de mapeamento fortalece o processo de submissão de projetos para órgãos de fomento, tornando seu detalhamento mais claro e objetivo e facilitando a sua aprovação por instâncias superiores.