http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6738/SNBU2014_224.pdf 3a094ba6964b1ab0c8ba374ece10d9fe PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 INVENTÁRIO DO ACERVO: RELATO DE EXPERIÊNCIA EM UMA BIBLIOTECA AGROPECUÁRIA Marilaine Schaun Pelufê RESUMO O inventário de bibliotecas é uma atividade pouco descrita na literatura. O presente trabalho apresenta os resultados parciais do inventário realizado no ano de 2014 em uma biblioteca especializada na área agrícola. O objetivo foi descrever o resultado do inventário bem como registrar a metodologia de trabalho e interagir com outros bibliotecários interessados nesse tema. A análise demonstra que há vários aspectos possíveis de serem estudados. Na biblioteca, objeto de estudo, conclui-se que a tarefa atingiu seus propósitos e são apresentadas recomendações. Palavras-Chave: Biblioteca especializada; Inventário do acervo. ABSTRACT The inventory of libraries is a little activity described in the literature. This paper presents partial results of the inventory carried out in 2014 in a specialized library in the agricultural area. The objective was to describe the results of the inventory and record the work methodology and interact with other librarians interested in the issue. The analysis shows that there are several possible aspects being studied. In the library, the object of study, it is concluded that the task has reached its purpose and recommendations are presented. Keywords: Specialized library; Inventory bibliographic. 1 INTRODUÇÃO O inventário é uma tarefa periódica realizada pelas equipes de biblioteca. No entanto, há pouca literatura nacional sobre o tema e, especialmente, com foco em bibliotecas especializadas. A motivação para descrever o presente trabalho se deu por ser o primeiro inventário realizado após a transferência do acervo para o prédio atual, construído especialmente para abrigar a biblioteca, e também por ser o primeiro inventário sob a responsabilidade da atual bibliotecária. Desse modo, o objetivo principal do relato é descrever o resultado parcial do inventário do acervo documental realizado no ano de 2014 em uma biblioteca especializada agrícola. 2859 �2 FUNDAMENTAÇÃO O inventário do acervo documental faz parte do serviço de referência em biblioteconomia (PIEROTTI; NEILS, 1985). Inventariar significa verificar ou confirmar a existência de materiais (CHIAVENATO apud MOSER et al., 2008). O inventário em bibliotecas tem periodicidade variável conforme a instituição a qual se vincula (BRASIL, 2009; EMBRAPA, 2014; MOSER et al., 2008). Na Embrapa o inventário está normatizado através da Resolução Normativa N° 45 (RN45), de 30/12/2013 publicado no Boletim de Comunicações Administrativas (BCA) N° 2, de 09/01/2014 (EMBRAPA, 2014). A definição de inventário está expressa na RN45 como “conferência física de todos os documentos que integram o acervo da biblioteca” (EMBRAPA, 2014, p. 35) e o registro dos documentos distingue aqueles que serão identificados apenas pela biblioteca e os que, além do código da biblioteca, receberão também registro atribuído pelo Setor de Patrimônio e Materiais e serão inventariados anualmente (EMBRAPA, 2014, p. 38). O inventário tem por objetivos, além de verificar a existência física dos itens, manter os registros atualizados, possibilitar a passagem de responsabilidade gerencial e identificar documentos subutilizados ou danificados (EMBRAPA, 2014, p. 44). A RN45 prevê a realização de inventário do acervo em seis ocasiões, a saber: 1. Criação da unidade, ou seja, inventário inicial; 2. Passagem de responsabilidade gerencial; 3. A cada três anos; 4. Anualmente para os itens imobilizados; 5. Extinção da unidade, isto é, inventário final e, 6. Por determinação do Chefe sempre que seja necessário (EMBRAPA, 2014, p. 44). A tarefa está inserida no contexto da Resolução Normativa n. 45 a qual indica que deverá ser realizado inventário trienal, sistematicamente a cada três anos, com a finalidade de alcançar os objetivos citados anteriormente. Diante desse contexto, o presente trabalho tem por objetivo principal fazer um breve relato do inventário do acervo em uma biblioteca especializada agrícola no ano de 2014 e por objetivos secundários registrar a metodologia de trabalho e dialogar com outros bibliotecários interessados no tema. Com um acervo técnico-científico voltado para as áreas de fruticultura de clima temperado, arroz irrigado e agricultura em geral, a Biblioteca é o setor responsável pela guarda da produção técnica e científica da Embrapa Clima Temperada. A biblioteca está presente no contexto da pesquisa agropecuária da região desde antes da criação da Unidade Descentralizada da Embrapa, através do Instituto Agronômico do Sul (IAS), vinculado ao Ministério da Agricultura. A Biblioteca sempre desempenhou um papel importante como 2860 �fonte de informação para a atividade de pesquisa. Atualmente a biblioteca incorpora as novas tecnologias da informação e procura acompanhar as mudanças participando de projetos da empresa, tais como o sistema informatizado para gestão de acervos Ainfo e os repositórios institucionais. A biblioteca ganhou nova infraestrutura física que foi inaugurada em março de 2013 e o atual inventário é o primeiro após a mudança e a organização do setor nesse novo espaço. O acervo compõem-se de cerca de 15 mil exemplares além de 6 mil fascículos de periódicos. A equipe é composta por dois empregados e um estagiário. Os clientes potenciais diretos são cerca de 400 pessoas e indiretos são as 46 unidades de Embrapa espalhadas pelo Brasil e as bibliotecas integrantes do Sistema Nacional de Pesquisa Agropecuária, os quais podem usar o empréstimo entre bibliotecas. O inventário do ano de 2014 na biblioteca da Embrapa Clima Temperado foi instituído pela Ordem de Serviço n. 17, datada de 17 de março de 2014 e tem o prazo de 60 dias corridos para concluir os trabalhos e apresentar o relatório conclusivo. A comissão de inventário foi constituída por quatro membros titulares e um membro suplente. Dos membros titulares, dois estão lotados na biblioteca (a bibliotecária e o assistente). 3 MATERIAIS E MÉTODOS O inventário foi realizado entre os meses de abril e maio de 2014 na biblioteca da Embrapa Clima Temperado localizada em Pelotas - RS. A biblioteca permaneceu aberta para uso pelos leitores porém o empréstimo ficou restrito a casos eventuais pois a circulação do material afeta o bom funcionamento do trabalho. Afinal, o serviço de empréstimo e o inventário estão diretamente relacionados (PIEROTTI et al., 1985). O sistema informatizado para gestão de acervos - Ainfo - possui a funcionalidade de realizar o inventário automatizado através do uso de leitora dos códigos de barras e posterior conferência com a base de dados, no entanto optou-se por realizar o inventário pelo método tradicional em virtude da recente mudança física do acervo. O método tradicional permite a conferência minuciosa do ordenamento (número de chamada) bem como a correção de erros de digitação, os quais são observados com mais facilidade por meio de relatório impresso. A geração das listas impressas foi efetuada através do módulo de relatórios do Ainfo (Relatório topográfico do acervo). Para tal, levou-se em consideração a ordenação do acervo e optou-se por imprimir os relatórios segundo as coleções e sua disposição física no ambiente. Assim, cada tipo de material (Tabela 1) teve o seu relatório individual. A intenção desse método foi 2861 �facilitar a conferência, uma vez que, caso se optasse por lista única haveria interrupção no andamento do trabalho para buscar os itens dispersos entre as coleções. Tabela 1 - Número de registros conforme relatórios Ainfo A cervo O b ra s r e fe rê n c ia de S ig la T ip o /F o r m a to N ú m ero r e g is tr o s RF 46 L iv ro s LV 5211 A n a is PC 456 F o lh e to s FL 2113 T eses TS 1788 RR 32 C D -R O M CD 244 P e rió d ic o s PR 416 O b ra s (a n tig a s) ra ra s de Fonte: Ainfo Os relatórios emitidos foram: 1) por tipos de materiais: livros, obras de referência, anais, folhetos, teses e dissertações, obras antigas, periódicos; 2) por formatos de materiais: CD-ROM. Após a emissão da Ordem de Serviço, a presidente da comissão de inventário (tal função foi atribuída à bibliotecária) convocou uma reunião com a finalidade de esclarecer e orientar os membros sobre os trabalhos a serem executados. Em seguida deu-se inicio a conferência do acervo. Foram formadas duplas, sendo um membro encarregado de conferir a sequência de registros no relatório e o outro, encarregado de verificar na estante. Os membros foram orientados a anotar e/ou sinalizar qualquer divergência entre o relatório e o acervo físico. Eventualmente eram realizadas as consultas ou pequenas correções na base de dados durante a conferência. Assim, tivemos a primeira conferência e, em seguida, voltamos ao acervo para verificar as pendências apontadas no decorrer da atividade. 4 RESULTADOS PARCIAIS O inventário é a ocasião em que se confirma a existência física dos materiais e, mais do que isso, é a oportunidade de avaliar a biblioteca e a equipe de trabalho em vários aspectos: ordenamento, digitação, treinamento, uso, conservação, enfim, múltiplos aspectos podem ser observados durante essa atividade. O inventário também é o momento em que a equipe está mais próxima do seu fazer diário e, pelo tanto de esforço despendido nessa atividade, deve ser bem aproveitado. 2862 �A seguir apresentamos os resultados quantitativos. Número de obras não localizadas: 55 (primeira conferência); 8 (segunda conferência) Número de obras identificadas como passíveis de descarte: 52 Número de obras identificadas como passíveis de acervo raro/valioso: 16 Número de registros identificados com erro de digitação e/ou de dados: 372 Número de registros identificados com o tipo de material equivocado (LV x PC): 267 Número de periódicos não localizados: 29 Número de periódicos disponíveis mas sem registro: 63 5 CONSIDERAÇÕES PARCIAIS Apesar de algumas dificuldades enfrentadas durante a realização da tarefa tais como material fora de ordem ou registros trocados, a balanço é positivo. As perdas são consideradas poucas e os itens foram substituídos por novos materiais, conforme prevê a RN 45. A tarefa também permitiu identificar itens passíveis de seleção para descarte e itens com potencial de obra rara e/ou valiosa. A atividade também permitiu diversas correções dos registros no sistema de gerenciamento da biblioteca Ainfo. Observou-se que o comprometimento das pessoas envolvidas e a capacidade técnica da área de tecnologia da informação podem influenciar no prazo para a execução da tarefa. Pode-se afirmar que o prazo de 60 dias não é suficiente para concluir o trabalho gerado a partir da conferência física dos itens, sendo suficiente apenas para elaborar o relatório. As correções na base Ainfo ainda estão em andamento. Identificaram-se falhas no treinamento da estagiária que afetaram a fluidez do inventário. Percebeu-se que a mão de obra limitada restringe o uso da tecnologia de leitura digital dos códigos de barras justamente pela falta dos códigos em todo o acervo. Os aspectos de segurança e conservação podem ser ressaltados. A biblioteca não dispõe de monitoramento eletrônico do acervo por câmeras ou portão eletrônico sendo o único instrumento de vigilância o controle humano. As janelas não impedem o acesso ao acervo, inclusive evita-se abri-las também por questão de higiene (evitar entrada de pássaros e insetos). A conservação física do material depende também da limpeza periódica das estantes e monitoramento do ambiente quanto ao calor, a umidade e a insolação, fatores ainda a serem melhorados. Quanto ao comprometimento dos membros da Ordem de Serviço, é um tema delicado e que envolve diversos níveis hierárquicos, porém deve ser discutido. 2863 �Recomenda-se aprofundar a análise dos resultados e aperfeiçoar a metodologia do trabalho, pois as diferentes metodologias de execução no decorrer dos anos altera os resultados obtidos e implica em descontinuidade nos dados observados. Enfim, pode-se concluir que a biblioteca cumpriu seu papel de guardiã do acervo técnico-científico e que pode melhorar em alguns aspectos. 6. REFERÊNCIAS BRASIL. Ministério da Saúde. Política de desenvolvimento de coleções da biblioteca do Ministério da Saúde. Brasília: Editora MS, 2009. EMBRAPA. Ainfo. Disponível em: <https://www.agropediabrasilis.cnptia.embrapa.br/web/ainfo>. Acesso em: 24 abr. 2014. EMBRAPA. Resolução Normativa n. 45, de 30 de dezembro de 2013: Gestão do Acervo Documental da Embrapa. Boletim de Comunicações Administrativas, Brasília, v. 15, n. 2, p. 31-59, jan. 2014. MOSER, E. M.; CASAS, J. C.; LEMOS, M. G. O inventário do acervo parcial do sistema integrado de bibliotecas da biblioteca universitária da Universidade Regional de Blumenau (FURB): relato de experiência. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v. 6, n. 1, p. 84-100, jul./dez. 2008. PIEROTTI, M. DE L. C.; NEILS, V. R. Inventário rotativo: uma visão pragmática. Revista de Biblioteconomia de Brasília, Brasília, v. 13, n. 1, p. 59-65, jan./jun. 1985. 2864 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Inventário do acervo: relato de experiência em uma Biblioteca Agropecuária Creator An entity primarily responsible for making the resource Pelufê, Marilaine Schaun Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O inventário de bibliotecas é uma atividade pouco descrita na literatura. O presente trabalho apresenta os resultados parciais do inventário realizado no ano de 2014 em uma biblioteca especializada na área agrícola. O objetivo foi descrever o resultado do inventário bem como registrar a metodologia de trabalho e interagir com outros bibliotecários interessados nesse tema. A análise demonstra que há vários aspectos possíveis de serem estudados. Na biblioteca, objeto de estudo, conclui-se que a tarefa atingiu seus propósitos e são apresentadas recomendações.