http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6728/SNBU2014_214.pdf ec3ee6e611c03d25c5aac2af84840b7e PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 FORMULÁRIO ELETRÔNICO DE AQUISIÇÃO DE LIVROS PARA O SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UECE Francisco Leandro Castro Lopes Ana Néri Barreto de Amorim Lúcia Maria Oliveira da Silva Antônio Leandro Martins Filho RESUMO Trata da inserção de um formulário eletrônico que agilize o processo de aquisição de livros, facilitando a formação e o desenvolvimento de coleções. Assim, conceituando e apontando a importância de uma ferramenta como essa. Tendo o objetivo de mostrar como esse tipo de formulário pode ser utilizado para seleção e indicação de compra de livros pelos professores. A partir disso, no interesse de entender a existência do mesmo para o Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual do Ceará (SIBUECE). Desta forma, utilizamos o método dialético para discutir a importância do assunto e o presente trabalho traz uma revisão de literatura, feito através da pesquisa documental, enfatizando por que se resolveu adotar um formulário digital para a aquisição de material bibliográfico pela Universidade Estadual do Ceará (UECE). Palavras-Chave: Formulário eletrônico; Desenvolvimento de coleções; Aquisição de livros. ABSTRACT It inserting an electronic form that streamlines the process of acquiring books, facilitating the formation and development of collections. Thus, conceptualizing and emphasizing the importance of a tool like this. Taking the purpose to show how such a form can be used for selection and appointment of purchasing books for teachers. From this, in the interest of understanding the existence of the same for the Library System of the State University of Ceara (SIBUECE). Thus, we used the dialectical method to discuss the importance of the subject and this paper presents a literature review, done by desk research, emphasizing why they decided to adopt a digital form for the purchase of library materials by State University of Ceara (UECE). Keywords: Electronic form; Collection development; Purchase of books. 2754 �1 INTRODUÇÃO Através do Formulário Eletrônico, é admissível a criação de documentos personalizados e exclusivos. O sistema é indicado principalmente para impressão de holerites, faturas, boletos, malas diretas, entre outros tipos A ideia da construção do formulário em formato digital surgiu a partir da necessidade de tornar mais ágil o pedido de compra de livros, o mesmo foi desenvolvido pelo assistente administrativo e graduando em Ciência da Computação com o apoio de conteúdo e normalização da bibliotecária Lúcia Oliveira, ambos são funcionários da Biblioteca Central (BC) da UECE. O formulário serve para possibilitar a otimização no processo de aquisição, antes era pedido que as coordenações do curso da Universidade entrassem em contato com seus professores para que os mesmos tivessem que sugerir os títulos, mais relevantes, que assim viessem a contribuir com os estudos e pesquisas dos alunos, porém muitas vezes se tornava algo impossível, pois muitos desses docentes não estavam presentes em sala de aula, estando de férias ou afastados do exercício da profissão por Mestrado ou Doutorado, e por outras circunstâncias. Por isso a importância de se criar este formulário online que pudesse ser preenchido a qualquer momento e que tivesse a possibilidade de atender a demanda. Já que o pedido de compra de livros é algo que pode acontecer a qualquer momento. A partir da coleta de arquivos salvos como listas de sugestões prontas vem facilitar o trabalho do bibliotecário na hora de escolher obras que venham fazer parte do acervo da instituição e para o crescimento do ensino e pesquisa. 2 REVISÃO DE LITERATURA 2.1 Desenvolvimento de coleções: aquisição Uma política de desenvolvimento de coleções é processo fundamental para formação do acervo, levando sempre em consideração os objetivos institucionais e a coleção a ser formada. “Além disso, as necessidades de atender às novas expectativas e níveis de exigências dos usuários, a otimização de recursos humanos e de equipamentos, a explosão bibliográfica exponencial, a racionalização de espaço físico, entre outros fatores, [...]” (Brasil, 2009, p. 5). O acervo se desenvolve através dos seguintes procedimentos, compra, doação e permuta. No caso do material bibliográfico adquirido através do processo de compra, “são identificados e selecionados por meio de vários instrumentos de solicitação de novos títulos” (Brasil, 2009, p.28). 2755 �Então precisasse ter cuidado especial na seleção de itens para a biblioteca, em se tratando da aquisição que, é , mais exatamente, um meio para concretização de decisões da seleção, meio este que deve buscar a maximização dos resultados, para isso estabelecendo um fluxo administrativo suficientemente linear e controlado, de modo a evitar estrangulamentos ou duplicações; isto vai exigir não somente um trabalho de registro e controle, tanto dos pedidos como dos materiais adquiridos, mas também, a utilização de formulários adequados que permitam identificar claramente os materiais selecionados (VERGUEIRO, 1989, p. 63-64). Quando se usa um Formulário, como o de formato eletrônico passasse a ter um instrumento fundamental na política e desenvolvimento de coleções com agilização e controle automatizado na aquisição de itens bibliográficos. Portanto é importante tomar devidas precauções e se utilizar instrumentos que venham contribuir para uma melhor seleção do material bibliográfico a ser obtido e inserido pelas bibliotecas. 2.2 O uso do formulário eletrônico Um formulário eletrônico se destaca por várias vantagens como transmitir segurança, praticidade e diminuir custos. Seu objetivo é bastante fácil e prático. O mecanismo tem como objetivo diminuir a dúvida sobre informações ou conteúdos que poucos serão usados, além de trazer também a possibilidade de impressão sobre demanda de documentos mais específicos. Essa solução funciona com um software que grava os dados com interface direto nas impressoras ou multifuncionais, com isso, é possível armazená-los de modo instantâneo, seguro, prático e econômico. Para imprimir, basta preencher os campos indispensáveis que o programa irá mostrar assim o documento estará padronizado de acordo com as necessidades. 2.3 O formulário eletrônico do SIBUECE A administração da Biblioteca Central com o intuito de melhorar seus serviços no que se refere à aquisição de livros, lança na data de (28/08/2013), um formulário eletrônico intitulado “Sistema de Bibliotecas da UECE: página online para sugestões de livros”. A referida tabela é autoexplicativa de fácil acesso e preenchimento. Para isso basta entrar na página da biblioteca: www.uece.br/biblioteca e em SERVIÇOS clicar no item “Sugestões de 2756 �Livros para Compra”. Imediatamente o sistema solicita “Informar a senha correta” que por medida de segurança, já que a tabela está online no site da BC, poderá ser utilizada por pessoas indevidamente. Esta senha será fornecida somente aos os professores, coordenadores e diretores de curso e/ou alguém de confiança dos mesmos, como secretária, que irá alimentar o referido formulário. O feedback ocorre através de e-mails dos responsáveis pelo processo que estejam armazenados no Google, sendo dispostas em planilhas, que são geradas após o preenchimento da cada formulário feito, assim os dados e informações apurados são enviados, isso tudo é possível a partir do momento que o solicitante do pedido entra com uma senha geral e logo depois finaliza o preenchimento. Esta medida foi pensada com o objetivo de melhor organizar as listas para as compras de livros e não surpreender os solicitantes com a feitura destas na última hora como sempre acontece, causando desconforto para os interessados: Direção dos Centros e Faculdades da UECE e SIBUECE. 3 MATERIAIS E MÉTODOS Estando o formulário na página da biblioteca, pode-se ao longo do tempo, calmamente, alimentá-lo com a bibliografia desejada. Precisa-se, contudo, esclarecer alguns pontos: • A senha para acesso ao formulário será encaminhada aos usuários responsáveis por esse processo; • Após preenchimento total do formulário eletrônico, no último item, clica-se em “ENVIAR”. Sua sugestão, automaticamente, será anexada a uma planilha Excel, que terá acesso permitido à bibliotecária responsável pelo Setor Técnico e encaminhamento das mesmas à Célula de Compras - DA, desta instituição; • Bom saber: Todos os “Diretores dos Centros e Faculdades” serão avisados do prazo final do preenchimento dos formulários e do valor direcionado a cada biblioteca (Central, Humanidades e as 6 (seis) unidades restantes) através da página da Biblioteca no site acima mencionado e após autorização; • Não existe um prazo para a compra destes livros listados. Os arrolamentos dos mesmos estarão a sua disposição e os senhores poderão preenchê-los dia a dia, mas somente serão encaminhados à Célula de Compra quando liberada a verba e autorizada à compra pelo Reitor desta universidade; 2757 �• Lembrar que: Se a lista ultrapassar o limite do valor disponibilizado para o seu respectivo Centro, ela será atendida de acordo com a prioridade informada para os livros que foram cadastrados. Os livros que não forem contemplados ficarão no banco de dados da biblioteca e serão beneficiados em uma próxima aquisição e liberação de recursos financeiros; • Caso haja antecipação de pedidos e completos os formulários em tempo hábil, a bibliotecário(a) recolherá os dados, dentro dos valores destinados a cada Centro e Faculdade, fazendo pesquisa de preços pela internet e criando lista por ordem alfabética de autor, título e editora; • Assim feito, será providenciado cópias em papel, CD - Rom e Ofício, encaminhados pela Diretora do SIBIUECE a Célula de Compras para os tramites legais de aquisição; • A partir de então toda informação dos livros adquiridos, ou não, dentre sua solicitação, ficarão sobre o cargo da Célula de Compras; • As obras requerentes ao chegarem à UECE serão entregues ao Setor de Patrimônio DEMAP, para carimbo, registro e destino. Esta é a última etapa deste processo de investimento; • Informamos ainda que são aceitas sugestões e para tirar dúvidas. Ligue para: (85) 3101.9688. 4 RESULTADOS PARCIAIS/FINAIS Até o momento se encontra disponível, em fase de testes, nosso formulário eletrônico no website da biblioteca, http://www.uece.br/biblioteca/, na aba Sugestões de Livros para Compra. Lá, professor(a) Informa, cuidadosmente, todos os dados do livro desejado, observando que existem campos obrigatórios (*) e deve-se realizar um preenchimento para cada livro a sugerir, porém baseado nas normas da ABNT ao digitar uma sugestão, para assim poder enviá-la para a Biblioteca. Foram recebidas um total de 3 (três) listas em planilhas com sugestões de títulos para compra, enviado por alguns docentes, mas espera-se que o uso desse método seja intensificado com os futuros treinamentos de uso do mesmo, pois no único treinamento fornecido só compareceram 3 (três) professores, contudo a biblioteca sempre está a disposição para agendá-lo e também. 2758 �5 CONSIDERAÇÕES PARCIAIS/FINAIS Sabe-se que o desenvolvimento de coleções é um trabalho minucioso de pesquisa de mercado, valores e demanda, principalmente quando se trata da parte de aquisição de livros, muitas vezes demorado, mas esperasse que através do uso de um formulário eletrônico desse vem se tornar mais rápido a escolha dos títulos que farão parte dos acervos das bibliotecas do SIBUECE.. Nesse fato, é esperado que através da obtenção de planilhas com títulos apontados pelos próprios docentes da Universidade, tudo isso venha se concretizar. 6 REFERÊNCIAS BRASIL. Ministério da Saúde. Política de desenvolvimento de coleções da Biblioteca do Ministério da Saúde. 2.ed. Brasília: Ministério da Saúde, 2009. SUGESTÕES DE LIVROS PARA COMPRA DA BIBLIOTECA CENTRAL DA UECE. Disponível em: <http://www.uece.br/biblioteca/dmdocuments/solicitacoes livros.pdf>. Acesso em: 11 abr. 2014. VERGUEIRO, Valdomiro. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, 1989. 2759 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Formulário eletrônico de aquisição de livros para o Sistema de Bibliotecas da UECE Creator An entity primarily responsible for making the resource Lopes, Francisco Leandro C., Amorim, Ana Néri Barreto de, Silva, Lúcia Maria O. da, Martins Filho, Antônio Leandro Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Trata da inserção de um formulário eletrônico que agilize o processo de aquisição de livros, facilitando a formação e o desenvolvimento de coleções. Assim, conceituando e apontando a importância de uma ferramenta como essa. Tendo o objetivo de mostrar como esse tipo de formulário pode ser utilizado para seleção e indicação de compra de livros pelos professores. A partir disso, no interesse de entender a existência do mesmo para o Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual do Ceará (SIBUECE). Desta forma, utilizamos o método dialético para discutir a importância do assunto e o presente trabalho traz uma revisão de literatura, feito através da pesquisa documental, enfatizando por que se resolveu adotar um formulário digital para a aquisição de material bibliográfico pela Universidade Estadual do Ceará (UECE).