http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6716/SNBU2014_202.pdf 9aedb249b6989c0c1e796b7d30d0bbe6 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 ESTRATÉGIAS DE UMA CATALOG@ÇÃO A DISTÂNCIA: DESAFIOS ENFRENTADOS PELA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA UNISULVIRTUAL Lidiana Sagaz Silva Paula Sanhudo da Silva Angela Schmidt RESUMO Esse artigo tem por finalidade relatar a experiência da equipe de bibliotecários da Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul) no processo de catalogação centralizada e a distância para a formação do acervo dos polos de apoio (PA) presencial frente às exigências do Ministério da Educação (MEC). Para isso, realizou-se um estudo do referencial teórico sobre os temas de catalogação centralizada, catalogação a distância e sobre a importância de uma catalogação eficiente para permitir a recuperação da informação à comunidade acadêmica da Unisul. Com bibliotecas distribuídas por todo o Brasil e o processo de catalogação centralizada, identificou-se a necessidade de criar metodologias de trabalho específicas para a formação do acervo dessas bibliotecas. Para atender à demanda de catalogação à distância, a equipe de bibliotecários precisou adequar algumas normas e somente a partir da cooperação, do estudo e da dedicação entre os profissionais, tornou-se possível estruturar e alinhar as bibliotecas desses PAs. Desse modo, por meio desse relato, pretende-se disseminar o conhecimento adquirido com os estudos, bem como na execução desse novo modelo de catalogação, tornando a informação recuperável, independentemente do suporte, espaço físico e distância em que se encontra o material a ser recuperado. Concluise que o compartilhamento de informações em nuvem veio para somar ao processo de catalogação de materiais que se encontram geograficamente distantes do bibliotecário. Assim, por meio desse artigo, pretende-se compartilhar um novo modelo de catalogação a distância que tornou possível a formação do acervo no PA presencial. Palavras-chave: Catalogação centralizada. Catalogação a distância. Recuperação da informação. Biblioteca universitária. ABSTRACT This article aims to report the experience of the team of librarians of Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul) in the process of centralized and distancebased cataloging for the implementation of the library collection in the poles supporting attendance (PA) as a requirement of the Ministry of Education (MEC). Thus, a theoretical study on topics of centralized cataloging, distance-based cataloging and the importance of an efficient cataloging was realized, meaning to allow the retrieval of information for the academic community of Unisul. With libraries distributed throughout Brazil and the centralized cataloging process, there was a need to create specific work methodologies for the implementation of these library collections. To meet the demand of distancebased cataloging, the team of librarians needed to adapt some rules and only from 2617 �cooperation, study and dedication among professionals, it became possible to structure and align these PAs libraries. Thus, through this report, we intend to disseminate the knowledge gained from theoretical studies, as well as the implementation of this new model of cataloging, so that this information can be retrievable, regardless of suport, physical space and distance from where the material has to be retrieved. It is concluded that the information sharing in cloud came to add to the process ofcataloging materials that are geographically distant from the librarian. Thus, through this article, we intend to share a new model of distance-based cataloging that enabled the implementation of the library collection in the poles supporting attendance (PA). Keywords: Centralized retrieval. University library. cataloging. Distance-based cataloging. Information 1 INTRODUÇÃO A Biblioteca Universitária (BU) da Unisul está sob a coordenação geral do Programa de Bibliotecas Universitárias. Atualmente, as bibliotecas estão divididas sob três coordenações de campi (Tubarão, Grande Florianópolis e UnisulVirtual), totalizando 17 unidades - locais esses onde a universidade está inserida. Além dessas unidades, a Unisul possui ainda mais 77 PAs presenciais. Esse total de unidades de informação constitui-se por bibliotecas universitárias e uma escolar. O acervo é composto de materiais em diferentes suportes e em todas as áreas do conhecimento. Todos os bibliotecários são responsáveis pelo gerenciamento e execução das rotinas bibliotecárias, entre elas, dividiu-se em três os principais segmentos da biblioteca, são eles: Grupo de Aquisição, Grupo do Processamento Técnico (PT) e o Grupo de Referência. A cada grupo compete o estudo das rotinas, bem como a proposição de novos mecanismos, aprimoramento dos processos e serviços, fundamentalmente, visando à recuperação e disseminação da informação. Nesse momento, dando ênfase às práticas do Grupo de PT, temos a catalogação centralizada, forma de trabalho adotada pela BU Unisul, com o uso de ferramentas e processos comuns, com vistas a uma recuperação da informação mais eficiente. Contudo, a Biblioteca Universitária UnisulVirtual (BU-UV), nos últimos quatro anos, vem desbravando um novo modo de realizar a catalogação, método esse objeto de estudo deste artigo. Pretende-se aqui relatar a experiência da equipe de bibliotecários da (Unisul) no processo de catalogação centralizada e a distância para a implantação e estruturação das bibliotecas dos PAs por exigência do MEC. Assim, como essa unidade de informação trabalha diretamente com EaD e 77 PAs espalhados por todo território nacional, criou-se uma metodologia de trabalho e fez-se necessário a reavaliação dos procedimentos internos, para também atender as equipes de 2618 �trabalho atuantes nos PAs, nos quais a catalogação foi centralizada na BU-UV. A partir da configuração desse novo cenário de atuação para a BU-UV, processo esse novo para esta Instituição de ensino superior (IES) - deu-se início ao delineamento de estratégias e metodologias de trabalho para atender as exigências definidas pelo MEC em caráter emergencial. Diante da urgência da demanda e prazo, da quantidade de PAs para estruturação, quantidade de materiais para realizar a catalogação, economicidade solicitada por parte da instituição para concluir a demanda e a quantidade de profissionais bibliotecários da Unisul - já tínhamos o nosso problema e possibilidades para a execução do trabalho. Cabe ressaltar ainda que, com a realização da catalocação a distância evitou-se um investimento maior por parte da Unisul, isto é, com essa ação diferenciada economizou-se consideravelmente (em passagens aéreas, terrestres, alimentação, hospedagens, dentre outros), já que a equipe de bibliotecários não precisou ir in loco a cada uma das PAs. Assim sendo, a equipe da BU-UV aprovou junto a Direção do Campus da UV e o Gerente de Ensino, Pesquisa e Extensão (GEPEX) o cronograma de execução das atividades, a forma de interação com os PAs, o instrumento de coleta das informações necessárias para realizar a catalogação, os manuais de orientação aos funcionários dos PAs, as capacitações a distância que seriam ministradas, equipamentos necessários, quantidade de pessoas que seriam envolvidas e o que haveria de economia diante do que estava sendo proposto. 2 REVISÃO DE LITERATURA A seguir falar-se-à sobre a catalogação, sua missão, objetivos e importância e um breve histórico da instituição e em especial da biblioteca universitária. 2.1 Catalogação: missão, objetivos e sua importância A catalogação refere-se ao estudo, preparação e organização da informação que, ainda, está em forma de mensagem compondo um material/obra. A partir dessa “decodificação” realizada pelo bibliotecário catalogador torna-se possível inserir tais informações num sistema recuperável, com o auxílio de tecnologias - dias atuais - para proporcionar ao usuário final o acesso à informação, com a finalidade de transformá-la em conhecimento. Mey e Silveira (2009) relacionam algumas qualidades que consideram indispensáveis ao trabalho do catalogador, esse profissional deve ser um leitor assíduo, ter o prazer e o hábito de ler, conhecer o seu usuário, tanto real quanto potencial, ter conhecimento geral sobre diversos assuntos, visto a interdisciplinaridade da sua atuação e deve também atentar para sua 2619 �atualização profissional e estar disposto a lidar com as tecnologias e outras demandas que por ventura poderão surgir. O processo de catalogação consiste na descrição e representação de dados relacionados aos recursos bibliográficos, com a finalidade de tornar o material recuperável no acervo dentro de uma unidade informacional. Segundo Santos (2011, p. 28) “[...] como esse processo envolve o sentido da visão, catalogar é, na sua essência uma projeção, é olhar para uma coisa, descrevê-la de outra forma, e possibilitar que o leitor veja a coisa representada”. Já na concepção de Mey (1995a, p. 5), a catalogação é: [...] o estudo, preparação e organização de mensagens codificadas, com base em itens existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários. Portanto, catalogar é tornar a informação acessível, satisfazendo assim, as necessidades informacionais dos usuários que dela precisam. De acordo com Santos (2011, p. 16), a missão da catalogação é, [...] fornecer regras, estruturas, esquemas e modelos para elaborar representações dos recursos informacionais de forma a possibilitar e a simplificar sua busca e recuperação, abrangendo tanto seu aspecto físico quanto seu conteúdo, como uma das especialidades do fazer biblioteconômico e uma atividade imprescindível no interior das bibliotecas. Mey (1995a, p. 5 e 38) afirma que catalogação descritiva “[...] consiste na representação do item [...] e compreende três partes: descrição bibliográfica, pontos de acesso e dados de localização”. Algumas das funções da catalogação citadas por Mey (1995a, p. 7) são: a) Permitir ao usuário: Localizar um item específico; Escolher entre várias manifestações de um item; Escolher entre vários itens semelhantes, sobre quais, inclusive, possa não ter conhecimento prévio algum; [e] Expressar, organizar ou alterar sua mensagem interna. b) Permitir a um item encontrar seu usuário. [e] c) Permitir a outra biblioteca: Localizar um item específico; [e] Saber quais os itens existentes em acervos que não o seu próprio. E para cumprir essas funções, a catalogação deve possuir como características: “Integridade; Clareza; Precisão; Lógica; [e] Consistência”. (MEY, 1995a, p. 7-8). A catalogação é uma atividade meio da unidade de informação, porém, de extrema importância, pois é ela que torna os itens recuperáveis e acessíveis em qualquer parte do mundo dentro uma unidade de informação. 2620 �Hoje, quando os computadores possibilitam ao usuário uma busca doméstica, ou mesmo externa ao espaço físico das bibliotecas, o que nos resta, além da análise e representação dos itens? Seu usuário pode estar a 2.000 km de distância e não falar absolutamente nada com você, desconhecê-lo por completo. Mas conhece seu trabalho e este se torna único meio de comunicação entre você e o usuário distante. O que são os serviços de alerta, os levantamentos bibliográficos, os serviços de DSI, senão produtos dos registros bibliográficos, isto é, da análise e representação dos itens, isto é, da catalogação? (MEY, 1995b, p. 129). O trabalho do catalogador tem influência direta na qualidade da recuperação da informação. Pereira e Santos (2004, p. 48) afirmam que, Ao catalogador cabe a tarefa de transmitir e mediar o processo contínuo da catalogação como principal meio para estruturar o intercâmbio da informação global. O papel desse profissional deixa de ser meramente técnico e mediador, e passa a ser interlocutor, visto ser considerado também um educador e orientador neste processo de geração, recuperação e disseminação da metalinguagem da representação descritiva documentária. Logo, pode-se intuir o quão importante é o processamento técnico e físico dentro, por exemplo, de uma biblioteca universitária para promover a satisfação do usuário, por meio da comunicação que realiza, seguindo os padrões internacionais de catalogação. É de suma importância que o bibliotecário responsável pela catalogação tenha consciência que a forma como executa o seu trabalho irá interferir diretamente na recuperação da informação, assim sendo, ele deve ser imparcial e realizá-lo com zelo e compromisso, pensando sempre nas necessidades de informação e satisfação do usuário. O mundo moderno tem proporcionado facilidades imensuráveis com a utilização das novas tecnologias, graças aos avanços técnicos e de uma catalogação padronizada. Segundo Santos (2011, p. 10-11), as Tecnologias disponíveis a partir da segunda metade do século XX oferecem a possibilidade da realização e controle de tarefas inteiramente novas. Em alguns segundos, podemos ter acesso a vastas fontes de informação e obter dados bibliográficos do mundo inteiro. Desafio é articular os avanços técnicos às práticas tradicionais na catalogação, que passam a fazer parte de um processo mais amplo e complexo com a introdução de novos materiais digitais e suas especificidades: tridimensionalidade, hipertextualidade e estruturas específicas. Pode-se afirmar que a catalogação está presente em praticamente todos os processos relacionados com a gestão da informação, mas, para que a informação possa ser recuperável, a catalogação deve ser padronizada e de qualidade. Sendo assim, para a descrição de um item bibliográfico existem as Normas Internacionais de Padronização: Descrição Bibliográfica 2621 �Internacional Normalizada (ISBDs) e o Código de Catalogação Anglo-Americano (AACR2 2002). Destaca-se aqui a Catalogação centralizada que, segundo Cunha e Cavalcanti (2008, p. 70), caracteriza-se por: “[uma] catalogação feita por uma biblioteca, ou agência central, que torna a descrição bibliográfica disponível para as unidades de uma rede”. Para Rocha, Souza e Oliveira (2012, p. 6): O controle centralizado de registros de autoridade consiste em um trabalho de cooperação entre os profissionais, onde o trabalho realizado por uma equipe de bibliotecários tem maior probabilidade de ser realizado com um grau elevado de precisão [...]. Barbosa (1977, p. 71), enfatiza que a catalogação centralizada “[...] é muito comum em universidades, ou onde a aquisição planificada seja adotada. É muito mais perfeita e uniforme do que a cooperativa”. Com essa prática, verifica-se que são inúmeras as vantagens da catalogação centralizada, assim citamos o fato de catalogar o material apenas uma vez, redução do tempo gasto no processo, menor probabilidade de erros, bem como a rápida disponibilização do material para o usuário, proporcionando agilidade na recuperação e na disseminação da informação. O grande desafio a ser enfrentado por todos aqueles seriamente engajados, direta ou indiretamente, no processamento técnico, ou seja, na catalogação descritiva, é de conscientizar o maior número possível de pessoas da importância e utilidade das informações registradas para que se torne recuperável e acessível. Nesse sentido, pode-se afirmar que o bibliotecário tem participação decisiva nesse processo de fazer chegar ao usuário a informação que atenda suas reais necessidades, de forma rápida, organizada e precisa, independentemente, da tecnologia que dispõe, embora essa seja imprescindível na atual sociedade da informação. Como salienta Nascimento e Burin (2006), [...] a presença das tecnologias, nas bibliotecas e unidades de informação, é uma oportunidade para que os bibliotecários redefinam seu papel perante a sociedade contemporânea, combinando atividades cotidianas do seu fazer bibliotecário com a utilização dos recursos tecnológicos [...]. No espaço das bibliotecas universitárias do país entram a sensibilidade e o empenho de todas as categorias de profissionais envolvidas com o manuseio, preparação e 2622 �disponibilização da leitura e informação, atenuando as dificuldades e gerando condições para que o seu usuário real ou potencial seja atendido nas suas carências e necessidades. Esse ambiente deve proporcionar bem-estar e recursos indispensáveis à sua busca de conhecimentos, requisitos fundamentais e essenciais não só a uma boa pesquisa, mas também, que surta os efeitos desejados com relação ao entendimento e ao aprendizado sobre o assunto pelo qual está ávido em aprender. 2.2 A Unisul e a Biblioteca Universitária: breve histórico Atualmente conhecida como Unisul, a Universidade do Sul de Santa Catarina iniciou suas atividades em 1964, na cidade de Tubarão, como Faculdade de Ciências Econômicas do Sul de Santa Catarina. Em 1967, transformou-se em Fundação Educacional do Sul de Santa Catarina (FESSC). No ano de 1989 a FESSC passou a chamar-se Fundação Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul), aprovada pelo Parecer n° 28/89, do Conselho Federal de Educação. A Unisul é mantida pela Fundação instituída pelo Poder Público Municipal da cidade de Tubarão. (UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA, 2013 a). Em 1992, a Universidade começou a crescer, criando o Campus de Araranguá. Quatro anos depois, em 1996, criou-se o Campus da Grande Florianópolis. Outras quatro unidades foram criadas no ano de 1998, são elas: Laguna, Imbituba, Içara e Braço do Norte. (UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA, 2013a). O ensino a distância na Unisul teve início em 2002, com o credenciamento pelo MEC de cursos de pós-graduação latu sensu e, em seguida, um ano depois, a autorização para oferta dos cursos de graduação a distância. O Campus UnisulVirtual foi criado, oficialmente, no ano de 2005, com objetivo de gerenciar o ensino a distância, e atende, atualmente, mais 13 mil alunos. (UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA, 2013a). Em 2010, por exigência do MEC, a Universidade precisou adequar seus PAs. Atualmente, compõe a estrutura dos PAs: sala de aula, onde são realizadas as provas presenciais, laboratório de informática com acesso à Internet, biblioteca, secretaria, além de dispor de um tutor preparado para sanar as dúvidas, tanto acadêmicas quanto administrativas dos alunos. (UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA, 2013b). Hoje, a UnisulVirtual oferta 25 cursos de graduação, 27 cursos de pós-graduação e MBA, e 13 cursos de curta duração. Conta com 77 PAs em todas as regiões do Brasil, concentrando-se na região sul, conforme se pode visualizar na imagem abaixo. 2623 �Figura 1 - PAs distribuídos pelo Brasil. Cah o Colombia Suriname Satélite Ceará Earaiba Brasil (Brazil) Rondônia Alagoas Sergipe Bolívia •espírito Santo Paraguay) Rio de Janeiro ~Rio de Janeiro O ado 9 cartográficos €>2013 Basarsoft. Google. INEGI. Inav/Geo sistemas SR L Maplink, ORION-ME Termos de U< Fonte: UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA (2013b). No que tange às Bibliotecas da Unisul, foi com a criação da universidade, em 1964, que surgiu a primeira biblioteca da instituição, na época vinculada ao Colégio Dehon. Dez anos depois, devido à enchente de 1974 na cidade, o acervo precisou ser recuperado e ampliado. (UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA, 2013c). Apenas em 1989, quando a Fundação Educacional tornou-se universidade que surgiu a Biblioteca Universitária da Unisul, vinculada a Pró-Reitoria Acadêmica. (UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA, 2013c). Com a expansão da universidade houve, consequentemente, a criação das bibliotecas nos Campi. Na UnisulVirtual, a biblioteca surgiu em 2005, para atender as necessidades específicas da modalidade a distância. Atualmente, as Bibliotecas Universitárias da Unisul utilizam para o gerenciamento do acervo o software Pergamum. Contam com um acervo de mais de 130 mil títulos e mais de 300 mil exemplares, entre livros, periódicos, CDs, DVDs, entre outros materiais. A Biblioteca do Campus UnisulVirtual em Palhoça/SC, é a sede responsável pela gestão de mais de 70 bibliotecas em todo o Brasil para atender a modalidade a distância. Com isso, os atendimentos ao aluno EaD, como por exemplo, cadastro de senha, orientação quanto ao uso das fontes de informação e outros serviços, são feitos pelos colaboradores da sede via e-mail, telefone ou Skype. A equipe da BU-UV é composta atualmente por quatro bibliotecárias e um auxiliar de biblioteca. 2624 �Um diferencial da Biblioteca da UnisulVirtual é o empréstimo de livros para o aluno a distância, visto que, como estão em fase de adequação, nos PAs os alunos podem apenas consultar e utilizar os materiais in loco. A BU-UV adotou a catalogação centralizada junto aos PAs, sendo realizado o processamento técnico dos materiais na sede, e em seguida, as etiquetas são enviadas para o preparo físico na própria filial. Exceto em alguns PAs, nos quais se optou pelo PT e também o preparo físico das obras na sede. A seguir relatamos a experiência da BU-UV com a catalogação a distância. 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Este estudo consiste em um relato de experiência vivenciado pelos bibliotecários da Biblioteca Universitária da Unisul, no Estado de Santa Catarina, a partir do ano de 2010 para implantar e estruturar o acervo das 77 bibliotecas dos PAs. Quanto ao referencial teórico, utilizou-se a literatura com o objetivo de aprofundar-se nos temas de catalogação, catalogação centralizada e catalogação a distância. No que se refere ao histórico da instituição, valeu-se das informações disponibilizadas no site, documentos institucionais e documentos apresentados às comissões de avaliação do INEP. 4 A CATALOGAÇÃO A DISTÂNCIA NA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA UNISULVIRTUAL: UM RELATO DE EXPERIÊNCIA Em 2010, a BU-UV recebeu a demanda da então Direção de Campus que para atendermos às exigências do MEC, teríamos que estruturar e realinhar as atividades executadas em todos os setores e em todos os PAs da UnisulVirtual. Inicialmente, a Direção do Campus, em acordo com a Reitoria da Unisul, almejava 147 PAs. Os PAs funcionam como “filiais” da sede (UnisulVirtual) espalhados por todos os Estados da Federação, como o objetivo de atender presencialmente os estudantes matriculados em determinada região e, também, para prospectar novos clientes e/ou parceiros para convênios. A partir da solicitação realizada pela Direção da UV em 2010, cada setor delineou as estratégias para atender a demanda gerada pelo MEC, no prazo de 1 (um) ano. Isto é, tínhamos 1 (um) ano para adequar a estrutura dos 147 PAs da UV, de acordo com o exigido pelo MEC. Logo, foi iniciada dentro da Biblioteca Universitária da Unisul uma força tarefa entre os profissionais bibliotecários para delinear estratégias, a fim de constituir e adequar as bibliotecas dos PAs. 2625 �Durante os dois primeiros meses do prazo, as duas bibliotecárias da UV (responsável pela catalogação, referência e aquisição e a coordenação da BU no campus) dedicaram-se a elaborar o manual intitulado “MANUAL DE ORGANIZAÇÃO E PROCEDIMENTOS DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA (BU) DE POLOS UNISULVIRTUAL”. Após a finalização do primeiro manual, elaborou-se um curso a distância intitulado “FORMAÇÃO PARA METODOLOGIA UNISULVIRTUAL NOS POLOS PRESENCIAIS”, via ferramenta educacional própria da UV, chamado Espaço Virtual de Aprendizagem (EVA), onde todos os funcionários que atuariam nos PAs, especificamente nas bibliotecas locais, foram instruídos para realizar determinados atendimentos a comunidade acadêmica in loco, como, por exemplo, consultar as obras no acervo da BU via Pergamum, alocar os materiais da BU-PA nas estantes e, principalmente, entender o processamento técnico e físico dos materiais que seriam disponibilizados nas BUs-PAs. Essa capacitação tem a duração de 30 dias (corridos) e perpassa por todos os setores (biblioteca, secretaria, sala dos professores, sala de tutoria, laboratório de informática, dentre outros) que cada PA deve ter para melhor atender aos nossos clientes locais/regionais. Mesmo após os 30 dias da capacitação, os funcionários dos PAs possuem contatos diretos (e-mail, telefone e Skype) com todos os setores na sede para sanar dúvidas e/ou manter um canal de aproximação, entre os atendentes da ponta e o suporte na sede. Essas capacitações são ofertadas mensalmente e ainda hoje possuímos turmas em aberto - e os recursos didáticos adotados foram: webaulas, webconferências, manual físico, e­ book e objetos de aprendizagem para auxiliar na compreensão do conteúdo/regras/normas a assimilar. Ou seja, mesmo que um funcionário já tenha participado de uma edição anterior da capacitação, ele pode, a qualquer momento, retornar e refazer toda a capacitação ou o módulo que necessitar. Em paralelo às capacitações e à confecção dos manuais, foram levantados os materiais que deveriam compor os acervos dos PAs em cada município. Essa atividade envolveu vários colaborados dos Campi das BUs, e consistiu do preenchimento de uma planilha por cada um dos PAs com toda a bibliografia básica constante nas disciplinas em oferta e com estudantes matriculados nos PAs. Como alguns dos parceiros atuantes nos PAs não possuíam o know-how sobre a aquisição de materiais para BUs, a BU-UV assumiu toda a logística de alguns PAs para realizar o processo de compra dos materiais necessários (desde a cotação até a conferência de notas fiscais versus o recebido do distribuidor/fornecedor). Cabe ressaltar que todo o processamento técnico e físico foi centralizado na sede, 2626 �exceto em cinco capitais que os profissionais bibliotecários, lotados na BU da Unisul, foram convocados a realizar tais procedimentos in loco, devido ao volume de exemplares desses PAs, fato que justificou a viagem dos profissionais e não o uso de transportadora para realizar a entrega dos materiais prontos para alocação nas estantes. Toda a gestão dos processos de execução das atividades (cumprimento do cronograma traçado) ficou sob responsabilidade das bibliotecárias da BU-UV, as quais semanalmente e quinzenalmente emitiam relatórios para a Direção de Campus da UV ou a Reitoria da Universidade, quando solicitado. Com o passar dos meses, viu-se que o número inicial projetado e pensado de PAs não seria possível de estruturação devido à realidade de cada região do país. Isso fez com que os gestores revissem tal número e diminuíssemos para 128, depois para 107, 91 e, atualmente 77 PAs. A falta de conhecimento, a troca de experiência entre os pares externos e o desconhecimento de como tramitar durante essa situação colocada pelo MEC, trouxe à Equipe de Estudos da Catalogação da Unisul um desafio, o de como catalogar materiais que não estavam fisicamente a sua frente. Diante desse desafio, a Equipe delineou a sua forma de trabalho, ou seja, a continuidade das atividades já desempenhadas, como a mesma dedicação e afinco, porém, com materiais disponibilizados em outro formato e que teriam que confiar no funcionário que estava no PA. Nesse sentido, a equipe continuou adotando os manuais internos (em formato de planilhas) elaborados para orientar na catalogação padronizada, bem como o uso do AACR2, CDD (21a edição), MARC 21, Tabela PHA. Para a consulta ao catálogo de Autoridade, utilizou-se o banco de autoridade da Biblioteca Nacional (BN), Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUC/PR) e Library of Congress (LC). O tombamento dos materiais se deu por meio do Sistema Pergamum. Mas como os catalogadores executaram de fato a atividade? A estratégia traçada para essa atividade foi a adoção de um formulário para o preenchimento pelo funcionário da BUPA, referente a cada título que comporia o acervo local, bem como, o envio do escaneamento de algumas partes da obra (descritas no formulário), para auxiliar os catalogadores da sede no momento do processamento técnico. Veja abaixo o formulário elaborado: 2627 �Figura 2 - Formulário para Processamento Técnico do acervo das Bibliotecas Polo da Unisul. UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA UNISULVIRTUAL B I B L I O T E C A U N I V E R S I T Á R IA D A U N IS U L F O R M U L Á R IO P A R A P R O C E S S A M E N T O T É C N IC O D O A C E R V O D A S B IB L IO T E C A S P O LO D A U N IS U L O rie n ta ç õ e s de p re e n ch im e n to : • F a ç a u m a so lic ita ç ã o por a rq u iv o p ara c ad a livro; • T o d o s o s c a m p o s s ã o d e p re e n ch im e n to o brigatorio; • A p ó s realizar o p re e n ch im e n to d o s ca m p o s, an exe a im a g e m das se g u in te s p a rte s do liv ro : c a p a fo lh a d e ro sto v e rs o da fo lh a d e ro sto , su m ário , in tro d u çã o ou p re fá cio , ultim a p á g in a nu m e rada d o livro, co ntra ca p a . • S u g e r e s e q u e as im a g e n s d a s p a rte s d o livro s e ja m salvas com lO O p pi o u dpi d e reso lu ção. e x te n s ã o jp g e q u a lid a d e d o jp g d e 80 a 1 00 (taxa d e c o m p re ssã o ). N om e da Institui* áo/Polo: Gestor responsável: N om e da Biblioteca (se houver): N om e do solicitante / A uxiliar de biblioteca / Bibliotecário: Cidade/UF do Polo E-m ail Telefones para contato ( N úm ero de exempt are» do livro/t ítulo q ue será disponibilizado no acervo: ) O livro possui ilustrações (im agens. diagramas, tabel as. esquem as, etc)? ( ) Sim ( ) Não Se si m. são: ( Q ual o tam anho em centím etros da capa da obra (com prim ento/altura)? )C o lo rid as ( )P re to e branco Possui bibliogr afias/referências? 0 Z E cm Q u a l o t a m a n h o em c e n tím e tro s d a ca p a da o b ra (c o m p rim e n to / a ltu ra )? Po ssui b lb ilo g r a fla s / re fe r ê n c la s ? ( ) S im ( )N ã o ____________________c m Se s im , e s tã o n o: ( ) F in a l d o s c a p ítu lo s livro ( ) Fin al d o S e , e stã o n o fin a l do liv ro , qual o in te rv a lo das p á g in a s em que elas a p a re c e ? Da p á g in a _______ a p á g in a _________ . O livro p o ssu i ín d ic e / in d e x ? ( )S im ( )N ã o H á p a g in a s com n ú m e ro s ro m a n o s a n te s das p á g in a s n u m e ra d a s em a rá b ico ? Qual o id io m a d a o b ra ? ( ) P o rtu g u ê s ( ( ) E spanh o l ( O livro p o ssu i m a te ria l ad icio n a l? ( ( ) Sim ( ) In g lê s ) )S im ( )N S o > M áo Se sim , q u a l e sua q u a n tid a d e ? Se sim , qual o últim o núm ero que aparece? ( > C D _______ ( )P e n D r i v e _______ ( ( ) DVD ) As etiquetas impressas para inserir nos livros serão enviadas pela Biblioteca Universitária da Unisul. Tão logo estas sejam recebidas no seu pólo, inicie imediatamente o Preparo Físico dos livros. Assista aos vídeos de Preparo Físico de Obras e o vídeo sobre Oivanizatao do Acervo nas Estantes para realizar estas atividades. A te n çã o : Partes do livro para escaneamento: • CAPA DO LIVRO (INSERIR A IMAGEM ABAIXO DO ITEM) • FOLHA DE ROSTO (INSERIR A IMAGEM ABAIXO DO ITEM) • VERSO DA FOLHA DE ROSTO (INSERIR A IMAGEM ABAIXO DO ITEM) • SUMÁRIO (INSERIR A IMAGEM ABAIXO DO ITEM) • INTRODUÇÃO OU PREFÁCIO (INSERIR A IMAGEM ABAIXO DO ITEM) Fonte: UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA (2011a, p. 66). 2628 �A partir do preenchimento do formulário mais a inserção das imagens das partes das obras necessárias, esses são remetidos à BU-UV por meio de e-mail (em lotes, de acordo com a quantidade), em DVDs, pen drive ou depositados em nuvens de compartilhamento de documentos. Nos seis meses iniciais deste processo dentro da Unisul, todos os bibliotecários foram envolvidos na atividade, pois a demanda foi demasiadamente grande, a partir do sétimo mês até o fim do prazo de um ano, o processo foi direcionado especificamente ao grupo de PT da BU. Três meses antes do término do primeiro ano de ações junto aos PAs, a Direção de Campus da UV solicitou ao MEC a prorrogação do prazo inicial por mais um ano, devido ao pouco tempo dado inicialmente, para que pudéssemos atender plenamente o requerido pelo MEC. Foi no mês de setembro de 2011 que o MEC nos concedeu mais seis meses para o alinhamento indicado pelo órgão, o que nos permitiu continuar as ações até o mês de março de 2012. Já no início de 2012, tínhamos cerca de 600 profissionais capacitados. Ainda em 2012, atendendo a um pedido da Coordenação da BU-UV, abriu-se processo seletivo para a contratação de mais dois profissionais Bibliotecários, para auxiliarem no atendimento aos PAs, bem como para centrar somente na Equipe da BU-UV todo o processo junto aos nossos parceiros de polo. Essa concentração na atual equipe, permitiu que os demais Campi pudessem dar continuidade as suas atividades locais e atender à Comunidade local com mais brevidade, já que durante os prazos estipulados pelo MEC, todas as atividades emanadas pelo Campus UV foram determinadas como “prioridade” pela Reitoria da Unisul. Como já supracitado, a catalogação é centralizada na sede, e é a partir da BU-UV que emitimos as etiquetas compostas com Lombada (Modelo: Pimaco - 6182), sem corte, contendo o código de barras e o número de chamada (classificação, notação de autor e informações adicionais) emitida pelo Sistema Pergamum. Após a impressão dessas, remete-se ao PA uma carta explicativa de como proceder a etiquetagem, alocação do material nas estantes e uma Etiqueta Anti Desgaste - Modelo Código De Barras (RF IDBrasil). Mas você deve estar se perguntando por que adotaram a etiqueta Antidesgaste ao invés da famosa “Fita Mágica” da 3M?! Tal decisão foi tomada, devido ao custo-benefício da primeira opção, pois como tínhamos prazo, em muitos casos, apenas um funcionário no PA para fazer o preparo físico das obras e, ainda teria que se preocupar com o corte da Fita Mágica. Entre as demais atividades inerentes à função de Auxiliar de Biblioteca, optou-se pela praticidade da etiqueta da empresa RF IDBrasil. 2629 �Para o preparo físico foi criado um documento, isto é, um Procedimento Institucional (PI) específico para aplicação nos PAs, denominado “INFORMAÇÕES TÉCNICAS E OPERACIONAIS NO TRATAMENTO DO ACERVO - PREPARO FÍSICO” - o qual objetiva estabelecer uma sistemática na execução de preparo físico do acervo bibliográfico. Embora tenhamos ofertado as capacitações, manuais, webaulas, webtutoriais, realizado webconferências, ainda sim tivemos alguns “ruídos” no entendimento quanto ao preenchimento e scaneamento das páginas da obra, imprescindíveis para a realização de uma catalogação adequada e satisfatória. Abaixo, acompanhe algumas imagens que nos foram enviadas, entre elas um exemplo de inadequada (Figura 3) e um exemplo de adequada (Figura 4). Figura 3 - Fotografia do livro para processamento técnico enviado por um dos PAs. Fonte: UNIERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA (2011b, p. 37). 2630 �Figura 4 - Digitalização do livro para processamento técnico enviado por um dos PAs. Fonte: UNIVERIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA (2011b, p. 40). Por fim, em muitos casos realizou-se, e ainda se realiza, contato com os PAs para solicitar novas imagens ou até mesmo conferência de informações preenchidas nos formulários que nos chegam. A frequência com que chegam títulos para catalogação diminuiu, mas serão permanentes, já que periodicamente e constantemente o acervo deverá ser renovado para atender a uma demanda cada vez maior do Ensino a Distância (EaD). 5 DESAFIOS NA ESTRUTURAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE BIBLIOTECAS DE PAS Todos foram imprescindíveis para o sucesso dessa ação e quão extraordinária foi a confiança depositada pela Reitora à equipe da BU, a fim de fazermos parte de um momento tão importante para Unisul. Entretanto, estruturar e implantar 77 bibliotecas de PAs, cada qual com suas especificidades e, ainda, coordenar as equipes de trabalho nesses locais, foi e continuará sendo uma tarefa árdua e em alguns casos frustrante. 2631 �Isso porque, em alguns momentos, estávamos com as mãos atadas, dependíamos da estrutura física do PA, fornecedores locais para o que se “exigia” para a biblioteca do PA, além do que, determinado material para compra (inserção no acervo) não estava mais disponível no mercado livreiro ou a quantidade disponível era insuficiente para atender a demanda de 77 bibliotecas de PA, fornecedores não cumpriam prazos - no caso, o descumprimento do que havia sido acordado previamente, ocasionou morosidade nos processos que realmente dependiam da BU para concluir determinado ciclo. Várias foram as pedras no caminho, mas que foram contornadas e absorvidas como aprendizado e crescimento profissional para todos os envolvidos. Como o processo era novo para a universidade, e também para o segmento educacional da UV, estávamos realmente seguindo por caminhos nunca trilhados por nenhuma outra IES. No entanto, ao adotarmos a catalogação centralizada, viu-se nessa ação a garantia de dar continuidade ao excelente trabalho dos catalogadores da BU da Unisul e assegurar que todos os bibliotecários envolvidos estariam atuando como o de costume, porém, com o desafio de processar tecnicamente os materiais a distância, os quais não se tinha o contato físico. Ante todas as ações, os resultados alcançados foram: a implantação e estruturação das bibliotecas dos PAs, a contratação de auxiliares de bibliotecas para todas as unidades, economicidade para a realização das atividades de catalogação a distância, capacitação de todos os funcionários atuantes nos PAs no que se refere à biblioteca e atendimento aos usuários. Assim, embora a demanda desse novo processo tenha advindo de um momento específico/pontual pelo qual foi submetida a universidade, muito foi adotado em nossas rotinas de catalogação, pois com essa nova experiência e desafios proporcionados, o olhar profissional e técnico “obrigou-se” a dar um giro de 360° e reavaliar processos até então estagnados há pelo menos um ano. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Para a equipe da BU que atuou nesta força tarefa, há uma gratificação pela experiência e pela cooperação entre os grupos de trabalho. Foi um trabalho em que 77 unidades de informação passaram a disponibilizar acesso à informação a inúmeras pessoas, em muitos municípios brasileiros. Os frutos desse excelente trabalho não se devem somente aos bibliotecários, mas 2632 �também aos auxiliares de biblioteca e assistentes de biblioteca, porque juntos tornamos esse momento de transição e crescimento da universidade em um importante meio de afinamento na comunicação interna e também das atividades executadas - nas quais a dedicação e empenho fizeram toda a diferença em suas atuações diárias. Por fim, corrobora-se que realmente foi construído um novo rumo para a catalogação, já que até poucos anos nem pensávamos em compartilhamento em nuvens para a realização do PT de materiais para unidades de informação, tampouco processar um material físico a distância. 6 REFERÊNCIAS BARBOSA, Alice Príncipe. Novos rumos da catalogação. Rio de Janeiro: Brasilart, 1977. CUNHA, Murilo Bastos da; CAVALCANTI, Cordélia Robalinho de Oliveira. Dicionário de biblioteconomia e arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008. MEY, Eliane Serrão Alves. Introdução à catalogação. 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ROCHA, Maria Madalena Pereira de Almeida; SOUZA, Vilma Carvalho de; OLIVEIRA, Jacqueline Pawlowski. Catalogação centralizada: o caso do sistema de bibliotecas da UFMG no tratamento de registros de autoridade. In: ENACAT, 1., 2012, eletrônicos... Rio de Janeiro, 2012. Rio de Janeiro. Anais Disponível em: <http://pt.scribd.com/doc/1092575/Catalogacao-centralizada-o-caso-do-Sistema-deBibliotecas-da-UFMG-no-tratamento-de-registros-de-autoridade>. Acesso em: 28 jul. 2013. 2633 �SANTOS, Plácida L. V. Amorim da Costa. Catalogação revisitada: história e contemporaneidade. São Paulo: Unesp, 2011. Disponível em: <http://foruns.bc.unicamp.br/Arquivos%20Bibioteca%20Virtual/Palestras/0809/fpunicamprda-110914094057-phpapp02.pdf>. Acesso em: 30 jul. 2013. UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINA. Biblioteca Universitária da Unisul. Procedimento institucional: Informações técnicas e operacionais no tratamento do acervo Preparo Físico. Palhoça: UnisulVirtual, 2010. ______. 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Disponível <http://www.unisul.br/wps/portal/home/biblioteca/conheca-a-biblioteca/historico>. em: Acesso em: 30 ago. 2013. 2634 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Estratégias de uma catalogação a distância: desafios enfrentados pela Biblioteca Universitária UNISUL Virtual Creator An entity primarily responsible for making the resource Silva, Lidiana Sagaz, Silva, Paula Sanhudo da, Schimidt, Angela Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Esse artigo tem por finalidade relatar a experiência da equipe de bibliotecários da Universidade do Sul de Santa Catarina (Unisul) no processo de catalogação centralizada e a distância para a formação do acervo dos polos de apoio (PA) presencial frente às exigências do Ministério da Educação (MEC). Para isso, realizou-se um estudo do referencial teórico sobre os temas de catalogação centralizada, catalogação a distância e sobre a importância de uma catalogação eficiente para permitir a recuperação da informação à comunidade acadêmica da Unisul. Com bibliotecas distribuídas por todo o Brasil e o processo de catalogação centralizada, identificou-se a necessidade de criar metodologias de trabalho específicas para a formação do acervo dessas bibliotecas. Para atender à demanda de catalogação à distância, a equipe de bibliotecários precisou adequar algumas normas e somente a partir da cooperação, do estudo e da dedicação entre os profissionais, tornou-se possível estruturar e alinhar as bibliotecas desses PAs. Desse modo, por meio desse relato, pretende-se disseminar o conhecimento adquirido com os estudos, bem como na execução desse novo modelo de catalogação, tornando a informação recuperável, independentemente do suporte, espaço físico e distância em que se encontra o material a ser recuperado. Concluise que o compartilhamento de informações em nuvem veio para somar ao processo de catalogação de materiais que se encontram geograficamente distantes do bibliotecário. Assim, por meio desse artigo, pretende-se compartilhar um novo modelo de catalogação a distância que tornou possível a formação do acervo no PA presencial.