http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6680/SNBU2014_166.pdf c78dc8f735cc076d4d90cfe623bb454c PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 AUTOMAÇÃO DA COLEÇÃO DE PERIÓDICOS DA BS-CCS/UFPB ORGANIZANDO, REPRESENTANDO E DISPONIBILIZANDO INFORMAÇÃO: RELATO DE EXPERIÊNCIA Tahis Virgínia Gomes da Silva Fernando Augusto Alves Vieira RESUMO Apresenta um relato de experiência sobre o processo de automação da coleção de periódicos que compõe o acervo da Biblioteca Setorial do Centro de Ciências da Saúde da Universidade Federal da Paraíba (BS-CCS/UFPB). Traz um breve histórico da Biblioteca, ressaltando os serviços informacionais oferecidos, o sistema de automação utilizado e os encaminhamentos metodológicos desenvolvidos para as ações sistemáticas da automação de sua coleção de periódicos. Com um processo iniciado em 2010 pode-se perceber êxitos atingidos, tais como: inclusão de toda coleção de periódicos da BS-CCS/UFPB no SIGAA; início da indexação dos artigos de periódicos de acesso antes exclusivamente impresso (ficha analítica) processo ainda em andamento. Consciente da necessidade na melhoria da qualidade de seus serviços e na adequação desses as necessidades informacionais de seus usuários após o período de quatro anos (2010 a 2014) a BS-CCS/UFPB disponibiliza a consulta on-line sua coleção de periódicos possibilitando a recuperação da mesma através das ferramentas de busca do SIGAA, contribuindo para a democratização do acesso a informação. Palavras-Chave: Automação de bibliotecas; Biblioteca Setorial do CCS/UFPB; Automação - Coleção de periódicos. ABSTRACT Presents an experience report on the process of automating the collection of journals that make up the collection of the Sectoral Library of the Center for Health Sciences of the Federal University of Paraíba (BS-CCS/UFPB). Presents a brief history of the library, emphasizing the informational services, automation system used and methodology developed for the systematic referrals actions automating its serials collection. In a process begun in 2010 can be seen successes achieved, such as: automation of the entire collection of journals BSCCS/UFPB through SIGAA; started indexing of journal articles exclusively printed before access (analytical record) process still underway. Aware of the need in improving the quality of their services and adequacy of the information needs of its members after the period of four years (2010-2014) to the query BS-CCS/UFPB offers on-line its serials collection enabling the recovery the same through the search SIGAA tools, contributing to the democratization of access to information. Keywords: Library automation; Sectoral Library of CCS / UFPB; Automation - Collection of journals. 2196 �1 INTRODUÇÃO O Centro de Ciências da Saúde da Universidade Federal da Paraíba (CCS/UFPB) compreende atualmente os cursos de Educação Física (Licenciatura e Bacharelado), Enfermagem (Licenciatura e Bacharelado), Farmácia, Fisioterapia, Fonoaudiologia, Nutrição, Odontologia e Terapia Ocupacional. Atendendo a tal demanda, a Biblioteca Setorial do CCS/UFPB (BS-CCS/UFPB) disponibiliza serviços informacionais na área de saúde, abrangendo a comunidade acadêmica dos oito cursos, no campus I da UFPB, localizado em João Pessoa - PB, bem como a comunidade externa de pesquisadores e profissionais da saúde. Consciente da urgência na melhoria da qualidade de seus serviços informacionais e da democratização do acesso à informação, a BS-CCS/UFPB iniciou, a partir de 2010, o processo de automação de sua coleção de periódicos, com vistas à disponibilização de consulta ao acervo de forma on-line. Nas páginas que se seguem fazemos uma breve contextualização histórica da Biblioteca e dos pressupostos teóricos que fundamentam essa iniciativa, bem como as etapas de execução do processo de automação de sua coleção de periódicos. 2 REVISÃO DE LITERATURA As instituições que lidam com o tratamento e a disponibilização de informação, tais como as bibliotecas, os arquivos e os museus, entre outras, recebem grande influência das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC’s) nas rotinas de suas atividades diárias, tornando-se necessária à adequação dos seus serviços informacionais para que possam atender suas demandas (SILVA; DIAS, 2010). Para tanto, são utilizadas as Tecnologias da Informação (TI), as quais conforme Laurindo (2002) abrangem as características técnicas eletrônicas e os encaminhamentos envolvidos nos fluxos das rotinas e relações pessoais numa atividade profissional. Uma vez que as TIC’s romperam as barreiras físicas e espaciais, possibilitando o acesso e transferência de informação, pode-se afirmar que os sistemas de automação da informação vêm ganhando espaço, desde as últimas décadas do século XX (ROBREDO, 2003), tornando-se cada vez mais urgente à atualização permanente dos profissionais de informação, em destaque os bibliotecários, para aplicação dos benefícios tecnológicos nas rotinas de sua atividade profissional. Portanto, é eminente estabelecer ações que - através do uso das TIC’s - viabilizem o processo de automação dos acervos e serviços informacionais pelas bibliotecas. Segundo Novellino, (1996, p. 38): “a automação tem como principal objetivo colocar ao alcance do 2197 �usuário uma base de dados com informações [...] de documentos e materiais bibliográficos [...] de forma a facilitar seu acesso”. Em vista disso, ou seja, com a ação de garantir o acesso, entendemos que o objetivo primordial da automação de acervos e serviços de uma biblioteca é o de democratizar a informação. Dutra e Ohira, conforme dados do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT - (199?), percebem a automação de bibliotecas como a utilização de instrumentos e mecanismos para o processamento de dados por meio eletrônico, sendo empregados nas atividades administrativas e de ofertas de serviços. Tais atividades compreendem a seleção, a aquisição, a representação temática e descritiva, a recuperação da informação, a disseminação e disponibilização de material informacional. Diante disto, podese definir que automação de biblioteca é a “utilização de tecnologias da informação (informática) nas rotinas e serviços de uma biblioteca” (DUTRA; OHIRA, 2004, não paginado). No intuito de atingir um dos objetivos propostos quando da reestruturação da BSCCS/UFPB, a saber: “promover a otimização dos serviços de disseminação e recuperação da informação do acervo da biblioteca, a partir do processo de automatização do sistema de indexação e recuperação de informação [...]” (LIMA; SILVA; ALVES, 2010), tornou-se urgente estabelecer ações inerentes à automação do acervo e serviços da BS-CCS/UFPB, no caso específico o da coleção de periódicos, processo relatado adiante. 2.1 A BS-CCS/UFPB: breve histórico Criada a partir da Biblioteca de Pós-Graduação em Odontologia, atuando como Centro de Apoio à Pesquisa da Sub-rede Nacional de Informação na área de Ciências da Saúde Oral, numa cooperação técnica junto ao Serviço de Documentação Odontológica da Faculdade de Odontologia da USP (SDO/FOUSP), trabalhando em conjunto com a Biblioteca Regional de Medicina (BIREME) para o estabelecimento do Centro de Apoio à Pesquisa da “Rede Brasileira de Informação em Ciências da Saúde para a área de Odontologia” (LIMA; SILVA; ALVES, 2010). Após período de três anos dedicados à construção de suas instalações físicas, foi possível reunir diversos acervos até então dispersos em diferentes setores do CCS/UFPB. Enfim, em outubro de 2008 é, pois, fundada a BS-CCS/UFPB, passando a atender seus usuários a partir de fevereiro de 2009, disponibilizando inicialmente apenas seu espaço para estudo e pesquisa - enquanto a automação de seu acervo era processada - ano em que ingressou no Sistema de Bibliotecas da UFPB. 2198 �Seu acervo é composto por livros, monografias, CD-ROM, e periódicos. A aquisição e a seleção do material informacional se dão por doação ou permuta (com outras unidades de informação) e por compra a partir da Biblioteca Central da UFPB e por solicitação dos departamentos do CCS/UFPB. Desde então, a BS-CCS/UFPB foi uma das primeiras Bibliotecas Setoriais do campus I a implementar três dos principais serviços informacionais do Sistema: circulação; serviços de referências e acesso aos Portais de pesquisa; automação do acervo (livros e periódicos), compreendendo a organização, a representação temática e descritiva, o registro e disponibilização, possibilitando desta forma a recuperação da informação desses materiais on­ line. 3 ORGANIZAÇÃO E AUTOMAÇÃO DA COLEÇÃO DE PERIÓDICOS DA BS- CCS/UFPB: PROCEDIMENTOS DESENVOLVIDOS O processamento técnico do acervo da BS-CCS/UFPB foi iniciado em outubro de 2008, através do programa de automatização de bibliotecas utilizado pelo Sistema de Bibliotecas da UFPB, o OrtoDocs , software de automação de bibliotecas . Conforme Lima e Alvares (2012, p.35) “o principal objetivo da organização da informação é recuperar objetos informacionais [...]”. Sendo assim, no ano de 2009 iniciaram-se as ações para organização da coleção de periódicos da BS-CCS/UFPB, através do arquivamento e classificação do acervo por subárea do conhecimento; em ordenação alfabética de título, cronológica crescente (do mais antigo ao mais atual) e numérica, em ordem crescente de volume e número. Após essa etapa, foram registrados os títulos em fichas Kardex. Em 2010, compreendendo a urgência de adequar os serviços informacionais da unidade à demanda de seus usuários, e o direito desses ao acesso à informação, foi implementada a automação da coleção de periódicos, através do Módulo - Periódicos do OrtoDocs. Para tal ação foram realizadas duas visitas para treinamento no MóduloPeriódicos do OrtoDocs junto à coordenação da Seção de Periódicos da Biblioteca Central da UFPB. Já em 2012, com a implantação do SIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas) - módulo biblioteca, substituindo definitivamente o OrtoDocs, sistema de gerenciamento de propriedade da Empresa Potiron Informática, a BS-CCS/UFPB foi escolhida como unidade piloto para implantação do “Módulo Biblioteca” do SIGAA, tendo como referência a composição e processamento técnico do seu acervo, que permitia 2199 �melhor eficiência na migração de dados do sistema, promovendo maior rapidez e confiabilidade na disponibilização de serviços informacionais. (VIEIRA; MACHADO, 2013). 4 RESULTADOS: ÊXITOS E OBSTÁCULOS Conforme Rodrigues e Prudêncio (2009, não paginado) “O processo de automação começa a partir de quando há o entendimento de que existem problemas e que a informática pode ser a solução”. Percebendo que a aplicação das TIC’s na recuperação da informação de sua coleção de periódicos possibilitariam um melhor uso dessa coleção e com isso a satisfação do usuário, a equipe da BS-CCS/UFPB empenhou-se no processo de automatização dessa coleção. Após esses quatro anos, iniciados em 2010, foi possível perceber êxitos atingidos e ainda a atingir com a automatização. Entre os êxitos podem-se destacar: em primeiro lugar a disponibilização de consulta ao acervo de forma on-line de toda coleção de periódicos da BSCCS/UFPB, com acesso pelo SIGAA. Em seguida, o início da indexação dos artigos (ficha analítica) de periódicos impressos que não constam on-line, processo ainda em andamento. No entanto, há ainda obstáculos a ultrapassar, como por exemplo, quando da migração dos dados armazenados no OrtoDocs para o SIGAA, informações foram perdidas ou alteradas, havendo a necessidade de rever ou editar campos do Marc21, os quais ou eram mal representados no antigo sistema adotado ou mal preenchidos pelos catalogadores. Outra barreira a ser dirimida é o número reduzido de recursos humanos para executar a indexação, edição e registro de materiais na base, o que ocasiona atraso no processamento técnico e na disponibilização da consulta desses materiais on-line. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Diante do atual contexto de usos da tecnologia da informação que facilitam e oportunizando melhorias nas rotinas profissionais, as bibliotecas não poderiam ficar de fora desse cenário de “sociedade informacional”, fazendo-se urgente a adequação a essa realidade para melhor atender a demanda de seus usuários. Consciente da necessidade na melhoria da qualidade de seus serviços e na adequação desses as necessidades informacionais de seus usuários após o período de quatro anos (2010 a 2014) a BS-CCS/UFPB disponibiliza a consulta on-line sua coleção de periódicos, possibilitando a recuperação da informação da mesma através das ferramentas de busca do SIGAA, contribuindo para a democratização do acesso a informação. 2200 �REFERÊNCIAS DUTRA, A. K. F.; OHIRA, M. L. B. Informatização e automação de bibliotecas: análise das comunicações apresentadas nos seminários nacionais de bibliotecas universitárias (2000, 2002 e 2004). I n f . I n f. , L o d r i n a, v . 9 , n . 1 /2, jan. / dez. 2004. Não paginado. Disponível em: <http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/1725/1476>. Acesso em: 25 mar. 2014. LAURINDO, F. J. B. Tecnologia da Informação: eficácia nas organizações. Editora Futura, São Paulo, 2002. LIMA, I. F. de ; SILVA, T. V. G. da ; ALVES, F. A. Relato do Processo de Reestruturação da Biblioteca Setorial do Centro de Ciências da Saúde da UFPB. In: XVI Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias - SNBU, 2010, Rio de Janeiro/RJ. Anais do XVI SNBU. Rio de Janeiro/RJ: UFRJ, 2010. p. 01-16. Disponível em: <http://www.gapcongressos.com.br/eventos/z0070/trabalhos/final 216.pdf>. Acesso em: 25 mar. 2014. LIMA, J. L. O.; ALVARES, L. Organização da informação e do conhecimento. In.: ALVARES, L. (org). Organização da informação e do conhecimento: conceitos, subsídios interdisciplinaridades e aplicações. São Paulo: B4, 2012. Cap. I, p.21-48. NOVELLINO, M. S. F. Instrumentos e metodologias de representação da informação. Informação e Informação. Londrina, v. 1, n.2, p. 37- 45, jul./dez. 1996. Disponível em: <http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/article/view/1603/1358>. Acesso em: 27 mar. 2014. ROBREDO, J. Da Ciência da Informação revisitada aos sistemas humanos de informação. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Automação da Coleção de Periódicos da BS-CCS/UFPB- organizando, representando e disponibilizando informação: relato de experiência. Creator An entity primarily responsible for making the resource Silva, Tahis Virgínia Gomes da, Vieira, Fernando Augusto Alves Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta um relato de experiência sobre o processo de automação da coleção de periódicos que compõe o acervo da Biblioteca Setorial do Centro de Ciências da Saúde da Universidade Federal da Paraíba (BS-CCS/UFPB). Traz um breve histórico da Biblioteca, ressaltando os serviços informacionais oferecidos, o sistema de automação utilizado e os encaminhamentos metodológicos desenvolvidos para as ações sistemáticas da automação de sua coleção de periódicos. Com um processo iniciado em 2010 pode-se perceber êxitos atingidos, tais como: inclusão de toda coleção de periódicos da BS-CCS/UFPB no SIGAA, início da indexação dos artigos de periódicos de acesso antes exclusivamente impresso (ficha analítica) processo ainda em andamento. Consciente da necessidade na melhoria da qualidade de seus serviços e na adequação desses as necessidades informacionais de seus usuários após o período de quatro anos (2010 a 2014) a BS CCS/UFPB disponibiliza a consulta on-line sua coleção de periódicos possibilitando a recuperação da mesma através das ferramentas de busca do SIGAA, contribuindo para a democratização do acesso a informação.