http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6643/SNBU2014_129.pdf 940999a00dad4fe9bdcf3ebf7f942790 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 A AQUISIÇÃO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: A EXPERIÊNCIA DA UFSC NA DEFINIÇÃO DE NOVOS TRÂMITES PARA A REQUISIÇÃO DE COMPRAS Manoela Hermes Rietjens Liliane Vieira Pinheiro RESUMO Desenvolver coleções em Bibliotecas Universitárias é um dos objetivos dos bibliotecários que devem pensar em um acervo que supra as necessidades informacionais do meio em que está inserido. Uma das modalidades do desenvolvimento de coleções é a compra de material bibliográfico e visando otimizar o processo de requisição de compras, o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Santa Catarina adotou um método envolvendo trâmites, que consiste em descentralizar o cadastro dos pedidos e permitir que estas requisições sejam filtradas por pareceristas. O novo processo deixou a solicitação de compra além de interativa, mais precisa e transparente. Palavras-Chave: Desenvolvimento de coleções. Aquisição de material bibliográfico. Solicitação de compra. ABSTRACT To develop collections in University Libraries is one of the goals of librarians who should consider a collection that meets the informational needs of the environment in which it is inserted. One of the methods of collection development is the purchase of library materials and to optimize the process of purchase requisition, the Library System of the Universidade Federal de Santa Catarina adopted a method involving procedures, which is to decentralize the registration of applications and allow these requests are filtered by referees. Besides allowing interaction, the new process becomes more accurate and transparent. Keywords: Collection development. Acquisition of library supplies. Purchase request. 1 INTRODUÇÃO Desenvolver coleções em Bibliotecas Universitárias tem sido foco de atuação dos bibliotecários. Tais profissionais precisam considerar as avaliações do Ministério da Educação (MEC) que através de seus Instrumentos exige que as Unidades de Informações atendam a uma série de critérios e um deles trata da disponibilidade das Bibliografias dos 1741 �cursos oferecidos pela unidade de ensino. Ademais, é fundamental formar acervos que supram as necessidades informacionais dos usuários que ultrapassam as bibliografias dos planos de ensinos. Soma-se a isso os esforços empreendidos para a captação de por recursos financeiros - essenciais para o a ampliação das coleções - e que são ainda mais burocráticos quando se trata de instituições públicas de ensino. Nesse meio, os bibliotecários ainda precisam lidar com inúmeras demandas informacionais, materializadas em extensas listas de requisições de compras que requerem gerenciamento. São professores, coordenadores de cursos, alunos e comunidade em geral, cada um com sua própria necessidade informacional e com diferentes justificativas almejando que seu pedido seja atendido. Visando otimizar este processo de requisição de compras, a Biblioteca Universitária da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) adota, desde o dia 7 de abril de 2014, um reformulado método de solicitações bibliográficas, cujo objetivo é tornar o processo mais preciso, interativo e transparente. 2 REVISÃO DE LITERATURA O papel das bibliotecas universitárias está diretamente relacionado com a sua comunidade acadêmica (docentes, discentes, pesquisadores e técnicos administrativos) e visa, sobretudo, atender as suas necessidades de informação, para isso deve direcionar a sua coleção aos conteúdos programáticos e aos projetos acadêmicos dos cursos oferecidos pela Universidade onde se encontra. (MIRANDA, 2007). Desenvolver coleções, ao entendimento de Weitzel (2002, p. 64) “é uma atividade técnica comprometida com a sistematização de determinada área sob o enfoque institucional em relação aos interesses de quem mantém a biblioteca.” A Biblioteca Universitária da UFSC conta com o apoio da Comissão de Desenvolvimento de Coleções (CDC), criada em 2008 com o objetivo de definir e implementar critérios para o desenvolvimento e atualização do acervo (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA, 2008). Esta Comissão é composta pelo diretor do Sistema de Bibliotecas, por representantes dos Centros de Ensino e de cada Campus, representantes discentes, bibliotecários responsáveis pelo Serviço de Seleção e Aquisição e ainda dois bibliotecários do Sistema. Os membros da Comissão são o elo entre a Biblioteca e a comunidade acadêmica e atuam no sentido de garantir o desenvolvimento do acervo de modo a atender as necessidades 1742 �informacionais do seu público alvo. (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA, 2012). Uma das maneiras de desenvolver coleções, de acordo com a Politica de Desenvolvimento de Coleções do Sistema de Bibliotecas da UFSC é através da compra de material bibliográfico, que ocorre de acordo com os recursos orçamentários disponíveis (UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA, 2012). Vale ressaltar que, nas instituições públicas de ensino, este processo de compra é regido pelo Lei n.0 8.666, de 21 de junho de 1993 que estabelece normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. (BRASIL, 1993). 3 MATERIAIS E MÉTODOS O presente trabalho é um relato de experiência a partir das novas implementações para a solicitação de aquisição de material bibliográfico pela comunidade acadêmica da UFSC. O Sistema de Bibliotecas da UFSC é composto por nove bibliotecas, sendo uma Biblioteca Central e oito bibliotecas setoriais. O acervo é composto por aproximadamente 232.158 título e 476.685 exemplares e as atividades de aquisição e processamento técnico são centralizadas na Divisão de Desenvolvimento de Coleções e Tratamento da Informação. O software gestor utilizado na biblioteca é o Pergamum Web e, portanto, utilizou-se deste instrumento e dos recursos oferecidos pelo módulo de Aquisição para a implantação de um novo processo de aquisição de materiais bibliográficos que até então não possuía critérios bem definidos e estava centralizado em alguns professores representantes da Comissão de Desenvolvimento de Coleções (CDC), esta atua como um elo entre biblioteca e a comunidade acadêmica. Assim cada professor encaminhava seus pedidos ao representante que cadastrava no sistema e enviava para a Biblioteca, entretanto tal processo não era totalmente transparente. Assim as demandas detectadas e as situações vivenciadas pelos bibliotecários serviram de subsídio para o delineamento de um novo processo para solicitação de aquisições de material bibliográfico que será descrito a seguir: 4 RESULTADOS PARCIAIS/FINAIS O processo de Aquisição de material bibliográfico reformulado atinge toda a comunidade acadêmica da UFSC que possuem cadastro na Biblioteca Universitária visto que está dividido em duas categorias: a. Sugestão para aquisição: todos os usuários cadastrados na Biblioteca podem 1743 �indicar/cadastrar Sugestões de aquisição. O acesso a essa categoria se dá via web, através de um link “Sugestões gerais” na página de Consulta ao Acervo disponível no site desta unidade de informação. Essas sugestões são avaliadas pela equipe de Seleção e Aquisição e se forem pertinentes ao acervo são inseridas no Sistema como Requisição de Compra. Vale lembrar que se efetivamente adquiridas, automaticamente pelo Software, o usuário solicitante é informado através de e-mail da disponibilização do material. b. Solicitação/Requisição de compra: as solicitações/requisições são exclusivas para os usuários habilitados (que possuem permissão) e o acesso se dá diretamente na plataforma do Pergamum Web através do login cadastrado na Biblioteca. Estão aptos a realizar requisição de compra todos os Professores e também todos os Bibliotecários do referido Sistema de Bibliotecas. Estas requisições, obrigatoriamente, passam por determinados trâmites, onde pareceristas irão dar a sua opinião a respeito dos itens solicitados, sendo possível realizar cortes ou ampliar a quantidade de exemplares, cancelar itens ou mesmo emitir parecer favorável. São dois os tipos de trâmites: Trâmite de requisição de compra por cursos e trâmite de requisição de compra para Biblioteca, explicitados a seguir. Cada curso oferecido por esta Instituição de Ensino possui no Sistema, um trâmite associado. A figura 2 esclarece como se dá este trâmite de requisição de compra por cursos que visa adquirir materiais bibliográficos relacionados nos planos de ensino como bibliografia básica ou complementar. Figura 3: Trâmite de requisição de compra por cursos São os próprios professores titulares das disciplinas quem alimentam o Sistema elencando os itens bibliográficos a ser adquiridos e ao finalizar a Requisição de Compra vinculam esta ao grupo de trâmite que se refere ao curso a que estão subordinados. Também é facultado aos bibliotecários das Bibliotecas Setoriais esta possibilidade. O processo é então iniciado e a Requisição de Compra gerada pelo professor é automaticamente enviada ao Coordenador daquele Curso para aprovação. Uma vez emitido o 1744 �parecer pelo Coordenador do Curso, esta Requisição é enviada para o Representante da Comissão de Desenvolvimento de Coleções para validação. No caso dos Cursos atendidos pelas Bibliotecas Setoriais, estas ainda devem emitir parecer sobre a requisição. Somente após todas as fases do processo e todas as aprovações, a Requisição é encaminhada à equipe de Seleção e Aquisição da Biblioteca Universitária que fará a análise final do pedido e também efetuará os procedimentos relativos à compra dos materiais solicitados. Figura 4: Trâmite de requisição de compra para B iblioteca Fonte: DETI, 2014. Visando atender as demandas bibliográficas gerais das Bibliotecas, tem-se também o grupo de trâmite “Bibliotecários” a que, como o próprio nome diz, estão vinculados todos os Bibliotecários do Sistema, lhes sendo proporcionada a oportunidade de realizar requisições de compra com o intuito de desenvolver o acervo da unidade de informação que representam. Cada parecerista conta com um prazo de 168 horas, ou seja, 7 dias corridos para emitir o seu parecer a respeito da Requisição gerada em seu grupo de trâmite. Após este prazo, o Sistema indica “Situação em atraso”. Vale ressaltar ainda que, em tempo integral, é possível ao requisitante e aos envolvidos no trâmite controlar o andamento da sua solicitação, inclusive visualizar os pareceres que já foram emitidos, porém, uma vez emitido parecer, não é mais permitida alteração. Infere-se, ainda, que todos os grupos de trâmites foram criados manualmente, um a um, no Sistema bem como as respetivas vinculações de requisitantes e pareceristas como Professores, Coordenadores de Cursos, Representantes da Comissão de Desenvolvimento de Coleções e Bibliotecários. As respectivas informações foram retiradas de relatórios gerenciais solicitados e emitidos pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação (SeTIC) da referida Instituição de Ensino. Atualmente o Sistema conta com aproximadamente 100 grupos de trâmite em pleno funcionamento, sendo que até o momento apenas foram criados trâmites para atender aos cursos de graduação ofertados anualmente pela Universidade. Ainda faltam incluir os grupos de trâmite para os cursos de pós-graduação lato sensu e strictu sensu visando atender as suas demandas bibliográficas. 1745 �5 CONSIDERAÇÕES PARCIAIS/FINAIS Observa-se que a inclusão de trâmites no processo de requisição de compra, descentralizou o cadastro dos pedidos, pois deixou de ser responsabilidade de apenas alguns representantes da Comissão de Desenvolvimento de Coleções e do Setor de Seleção e Aquisição da BU/UFSC e passou a ser participativo, envolvendo todo o corpo docente e bibliotecários em geral. Além disso, este processo proporciona maior transparência no processo de compras, pois permite aos solicitantes acompanhar a tramitação dos seus pedidos bem como visualizar os pareceres positivos e negativos e sua respectiva justificativa. Verifica-se também a necessidade de ampla divulgação nas alterações sofridas pelo processo de solicitação de material e também a importância da capacitação de todos os envolvidos nos trâmites. 6 REFERÊNCIAS BRASIL. Lei 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brsília, DF, 22 jun. 1993. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm>. Acesso em 17 maio 2014. MIRANDA, A. C. C. de. Desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v.4, n.2, p. 01-19, jan./jun. 2007. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA. Sistema de Bibliotecas. Politica de desenvolvimento de coleções do Sistema de Bibliotecas da UFSC. Florianópolis, 2012. Disponível em: <http://www.bu.ufsc.br/design/PolDesColecoes_SIBIUFSC.pdf>. Acesso em: 15 maio 2014. UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA. Sistema de Bibliotecas. Portaria n. 0 1546/GR/2008. Florianópolis, 2008. Disponível em: < http://notes.ufsc.br/aplic/portaria.nsf>. Acesso em: 15 maio 2014. WEITZEL, S. R. O desenvolvimento de coleções e a organização do conhecimento: suas origens e desafios. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v.7, n.1, p. 61­ 67, jan./jun. 2002. 1746 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource A aquisição de material bibliográfico em bibliotecas universitárias: a experiência da UFSC na definição de novos trâmites para a requisição de compras. Creator An entity primarily responsible for making the resource Rietjens, Manoela Hermes, Pinheiro Liliane Vieira Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Desenvolver coleções em Bibliotecas Universitárias é um dos objetivos dos bibliotecários que devem pensar em um acervo que supra as necessidades informacionais do meio em que está inserido. Uma das modalidades do desenvolvimento de coleções é a compra de material bibliográfico e visando otimizar o processo de requisição de compras, o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Santa Catarina adotou um método envolvendo trâmites, que consiste em descentralizar o cadastro dos pedidos e permitir que estas requisições sejam filtradas por pareceristas. O novo processo deixou a solicitação de compra além de interativa, mais precisa e transparente.