http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6633/SNBU2014_119.pdf 7dea2ac0aa1c7cbb2007f6ee2bb79e5c PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 USO DA NOTAÇÃO BPMN PARA MODELAGEM DE PROCESSOS EM BIBLIOTECAS Samantha Andrade da Rosa Rogerio Atem de Carvalho RESUMO O presente trabalho apresenta os resultados de uma pesquisa que teve como objetivo o mapeamento da etapa de processamento técnico nas bibliotecas que compõem o sistema de bibliotecas de uma Instituição de Ensino Federal do Rio de Janeiro, a fim de identificar os pontos a serem melhorados e propor melhorias. Para tanto, foi utilizada a técnica de modelagem de processos, por meio da notação Business Process Management Notation (BPMN). Os resultados encontrados mostraram a importância dos outros setores, como o de informática, na execução do processo. Sugere-se a ampliação da pesquisa para os demais processos das bibliotecas. Palavras-Chave: Modelagem de processos; BPMN; Bibliotecas; Processamento técnico; Planejamento. ABSTRACT This paper presents the results of a survey that aimed to map the technical processing step in the libraries that make up the system of an Institution of Federal Education in Rio de Janeiro, libraries in order to identify areas for improvement and propose improvements. Therefore, the process modeling technique was used by notation Business Process Management Notation (BPMN). The results showed the importance of other sectors such as information technology in process execution. It is suggested expanding the search for other processes in the libraries. Keywords: Modeling process; BPMN; Libraries; Technical Processing; Planning. 1 INTRODUÇÃO As bibliotecas buscam sempre estarem atualizadas, tanto através de serviços e produtos cada vez mais interativos devido ao uso das novas tecnologias, quanto pela adoção de modernas técnicas e ferramentas de gestão. A visão da biblioteca como uma organização, preconizada por Maciel e Mendonça (2006), propunha que as atividades realizadas pelas bibliotecas fossem divididas em funções e 1636 �processos. Nos últimos anos, a gestão por processos vem sendo adotada pelas bibliotecas universitárias visando à melhoria de suas atividades. A gestão por processos, segundo Valle e Oliveira (2012, p.13) têm como objetivo fazer a ligação de tudo o que se faz na organização. Por meio dela, é possível unir as estratégias e competências da organização às atividades desenvolvidas diariamente. Sua adoção por bibliotecas permitiria a avaliação e melhoria contínua dos produtos e serviços oferecidos através da compreensão e análise dos processos realizados. A estrutura tradicional com sua divisão por setores ou departamentos, pode trazer dificuldades e gerar retrabalho, uma vez que cada setor é responsável apenas por determinada atividade, perdendo, muitas vezes, o foco no objetivo central de toda biblioteca, qual seja o atendimento ao usuário. O presente trabalho apresenta os resultados de uma pesquisa que teve como objetivo o mapeamento da etapa de processamento técnico nas bibliotecas que compõem o sistema de bibliotecas de uma Instituição de Ensino Federal do Rio de Janeiro, a fim de identificar os pontos a serem melhorados e propor melhorias. Para tanto, foi utilizada a técnica de modelagem de processos, por meio da notação Business Process Management Notation (BPMN). A escolha do processamento técnico deu-se pela importância deste para o sucesso de outros processos, como a referência e a circulação. 2 REVISÃO DE LITERATURA A gestão por processos nasce em decorrência das mudanças ocorridas a partir da Segunda Guerra Mundial. Representa uma ruptura com a visão de gestão tradicional baseada em funções e/ou departamentos geridos de forma verticalizada e com foco concentrado apenas nos recursos. A visão por processos introduz uma nova perspectiva baseada na visão sistêmica, a qual enfatiza a “existência de um todo, ou seja, a ideia de que tudo faz parte de um contexto maior” (CAPRA, 1997). Reis e Blattman (2004), afirmam que a visão por processos pode ser implementada em bibliotecas como forma de auxiliar na análise, diagnóstico e acompanhamento de novas tecnologias a serem inseridas, além de trazer maior interação entre a equipe, com o compartilhamento de objetivos e responsabilidades. Ante o exposto, conceituar processo torna-se essencial para a compreensão deste modelo de gestão. Processo é comumente definido como uma sequencia de tarefas e atividades utilizadas na entrada (input) que agrega determinado valor e gera uma saída (output) para um cliente específico (interno ou externo), utilizando recursos da organização 1637 �para gerar resultados concretos (REIS; BLATTMAN, 2004; GONÇALVES, 2000). Valle e Barbalho (2012) incluem como elemento do processo o feedback ou retroalimentação. Tal elemento permite a avaliação do produto/serviço gerado através do nível de satisfação do cliente. As principais técnicas utilizadas para a identificação dos processos são o mapeamento e a modelagem de processos. O mapeamento de processos consiste, segundo Oliveira e Amaral (2012), no levantamento dos dados necessários à compreensão destes, por meio de técnicas como entrevistas, aplicação de questionários, workshops e observação. Já a modelagem de processos é a utilização de técnicas e ferramentas com o objetivo de identificar, classificar e mapear os processos-chave e críticos nas organizações. Oliveira e Amaral (2012), a definem como a descrição gráfica de cada processo, classificando-a como parte da atividade de mapeamento. Dentre os benefícios do uso da modelagem de processos apontados por Santos (2002) estão: construção de uma cultura e o compartilhamento de uma visão comum a toda a organização por meio de uma linguagem única, o uso/explicitação do conhecimento e da experiência da organização para a construção da memória da organização e suporte à tomada de decisão. Uma das mais difundidas técnicas de mapeamento e modelagem de processos é o BPMN (Business Process Modeling Notation). Seu objetivo principal é fornecer uma notação facilmente compreensível por todos os envolvidos no processo, desde os analistas e desenvolvedores até a equipe responsável pela implantação e monitoramento dos processos de negócios (CHINOSI; TROMBETTA, 2011). A notação apresenta um único tipo de diagrama, denominado Diagrama de Processos de Negócios (DPN) no qual é possível mapear um processo de ponta a ponta através dos diversos elementos que compõem a notação. O BPMN apresenta 5 (cinco) tipos básicos de elementos gráficos para a construção dos DPN, a saber: atividade, evento, gateway, conector e swimlanes. Estes elementos se subdividem possibilitando a criação dos mais diferentes tipos de processos de negócios. A seção seguinte apresentará a caracterização do objeto de estudo e a metodologia adotada. 1638 �3 MATERIAIS E MÉTODOS O presente trabalho apresenta uma pesquisa essencialmente exploratória, uma vez que não foram encontrados na literatura trabalhos sobre modelagem de processos em bibliotecas utilizando a metodologia BPMN. O processo estudado foi o processamento técnico das bibliotecas de uma Instituição Federal de Ensino, localizada no Rio de Janeiro. Foram escolhidas como amostra a biblioteca central, localizada na unidade sede da instituição, no bairro do Maracanã e a biblioteca da unidade de Petrópolis, município da região serrana do Rio de Janeiro. Foram realizadas entrevistas com os bibliotecários que atuam no processamento técnico das bibliotecas para o levantamento das informações, as quais serviram como base para a elaboração dos modelos do processo, criados através do software Dia. Este software, desenvolvido para o ambiente GNOME180, permite a criação de diversos tipos de diagramas, além da exportação para vários formatos e a personalização dos desenhos por meio da combinação de notações. 4 RESULTADOS PARCIAIS/FINAIS As informações obtidas durante as entrevistas subsidiaram a criação de modelos para cada uma das bibliotecas, a fim de identificar as diferenças existentes entre elas. A seguir os processos foram analisados com vistas a identificar os pontos passíveis de melhoria. Os pontos identificados foram: a instabilidade da rede de informática, que afeta as tarefas de pesquisa (na base Sophia e em outras bases); a falta de manuais e da realização de inventários regulares, os quais contribuem para a manutenção das inconsistências na base. Quanto aos recursos humanos, a contratação e o treinamento dos auxiliares em determinadas tarefas do processo trariam mais agilidade. As dificuldades de comunicação entre as bibliotecas das unidades e a biblioteca Central também foi considerada um ponto negativo. Como sugestão, foi estabelecido um tempo máximo de 3 (três) dias úteis para respostas referentes à catalogação. Após a análise e identificação dos pontos passíveis de melhoria, o processo foi redesenhado incluindo as sugestões, conforme figura 2. As atividades em amarelo são aquelas que poderiam ser exercidas com o auxílio dos auxiliares. 180 O GNOME é um projeto Internacional de software livre que provê basicamente duas coisas: o ambiente desktop GNOME, intuitivo e atraente para usuários finais; e a plataforma de desenvolvimento GNOME, um framework extenso para construção de aplicações que se integrem com todo o desktop. 1639 �Figura 2: Processamento técnico - Redesenho do processo Fonte: Elaboração própria 5 CONSIDERAÇÕES PARCIAIS/FINAIS A gestão de processos permite que os processos realizados nas bibliotecas sejam vistos de forma mais integrada. Tal visão contribui sobremaneira para o planejamento estratégico destas bibliotecas além da implementação outras técnicas de gestão como a melhoria contínua. A adoção da notação BPMN, se mostrou viável para a modelagem de processos em bibliotecas. Os resultados encontrados mostram que é necessária a integração não só entre as diversas bibliotecas da instituição, mas também destas com outros setores, como o de informática e as coordenações dos cursos. Sugere-se a modelagem de outros processos a fim de se ter uma visão completa e integrada dos processos existentes e facilitar a elaboração do planejamento estratégico. 6 REFERÊNCIAS CAPRA, Fritjof. A teia da vida: uma nova compreensão científica dos sistemas vivos. São Paulo: Cultrix, 1997. CHINOSI, Michele; TROMBETTA, Alberto. BPMN: an Computer standard & interfaces, n.34, p. introduction to the standard. 124-134, 2012. Disponível em: < http://dx.doi.org.ez108.capes.cefet-rj.br/10.10167j.csi.20n .06.002>. Acesso em: 03 set. 2012. DZIEKANIAK, Cibele Vasconcelos. Sistema de gestão para biblioteca universitária (SGBU): teoria e aplicação. Biblios: Revista de Bibliotecología y Ciencias de la Información, n.31, p. 1640 �1-28, abr./jun.2008. Disponível em: < http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=16103104>. Acesso em: 20 mar. 2013. GNOME [homepage de internet]. Disponível em: <http://br.gnome.org/GNOMEBR/Gnome>. Acesso em: 15 abr. 2014. GONÇALVES, José Ernesto Lima. As empresas são grandes coleções de processos. Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.40, n.1, p.6-19, jan./mar. 2000. MACIEL, Alba Costa; MENDONÇA, Marília Alvarenga Rocha. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2000. OLIVEIRA, Greissi Gomes; AMARAL, Roniberto Morato do. Mapeamento de processos em bibliotecas: estudo de caso em uma biblioteca do Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de São UNIVERSTÁRIAS, Paulo. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS 17, 2012, Gramado, RS. Anais eletrônicos... Disponível em: <http://www.snbu2012.com.br/anais/>. Acesso em: 28 set. 2012. REIS, Margarida Maria de Oliveira; BLATTMAN, Úrsula. Gestão de processos em bibliotecas. Revista digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v.1, p.1-17, jan./jun. 2004. Disponível em: <http://www.sbu.unicamp.br/seer/ojs/index.php/rbci/article/view/292>. Acesso em: 05 jul. 2012 SANTOS, Luciano Costa. Projeto e análise de processos de serviços: avaliação de técnicas e aplicação em uma biblioteca. 2000. 110f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção)-Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção, UFSC, 2000. VALLE, Rogerio; OLIVEIRA, Saulo Barbará de (Org). Análise e modelagem de processo de negócio: foco na notação BPMN (Business Process Modeling Notation). São Paulo: Atlas, 2012. 1641 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Uso da notação BPMN para modelagem de processos em bibliotecas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Rosa, Samantha Andrade da, Carvalho, Rogerio Atem de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O presente trabalho apresenta os resultados de uma pesquisa que teve como objetivo o mapeamento da etapa de processamento técnico nas bibliotecas que compõem o sistema de bibliotecas de uma Instituição de Ensino Federal do Rio de Janeiro, a fim de identificar os pontos a serem melhorados e propor melhorias. Para tanto, foi utilizada a técnica de modelagem de processos, por meio da notação Business Process Management Notation (BPMN). Os resultados encontrados mostraram a importância dos outros setores, como o de informática, na execução do processo. Sugere-se a ampliação da pesquisa para os demais processos das bibliotecas.