http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6617/SNBU2014_103.pdf 13d923fd8eb15bfd3c1637d258e046d4 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 O PLANEJAMENTO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: REVISANDO CONCEITOS PARA MUDAR CONCEPÇÕES E PRÁTICAS Raimunda Ramos Marinho Djalda Maracira Castelo Branco Muniz RESUMO Estudo sobre a dificuldade do exercício da prática do planejar dentro do ambiente da Biblioteca Universitária. Busca fortalecer a compreensão de conceitos e uso adequado dos meios do planejamento. Explicita o significado básico de termos tais como: Planejamento, plano, projeto dentre outros. Relaciona a vivência de Bibliotecários e dos espaços para o leitor, estabelece relação entre os conceitos e os registros de experiências. Analisa a Gestão da Biblioteca Universitária e seus serviços com base na teoria da Gestão do Conhecimento e suas propostas inovadoras para melhoria do desempenho bibliotecário e melhoria da qualidade dos serviços. Baseado no modelo apresentado pelas teorias da administração em estudos do comportamento organizacional e da qualidade, identificou-se elementos e requisitos para compor um referencial que auxilie a implementar a qualidade e inovação, na gestão de Bibliotecas Universitárias e, principalmente, em motivar e adaptar os recursos humanos, capacitando-os a utilizar melhor os recursos da biblioteca. Desenvolvido para servir como base conceitual para auxiliar aos bibliotecários a empreender, com foco em otimizar os recursos disponíveis através das práticas sugeridas. Concluímos com a constatação da existência, na biblioteca universitária pesquisada, de elementos prescritivos e normativos da teoria da administração, de modo que os resultados apresentam rotinas da prática de serviços biblioteconômicos nos parâmetros aceitáveis. Palavras-chaves: Biblioteca universitária. Administração de bibliotecas. Planejamento. Gestão do conhecimento. ABSTRACT Study on the difficulty of the practice exercise of planning within the Federal University of Maranhão Central Library environment. It seeks to strengthen concepts understanding and proper planning media use. Explains the basic meaning of terms such as: planning, plan, design and others. Relates the Librarians experience establishing a relationship between concepts and experience records. Analyzes the University Library management and its services based on the Knowledge Management theory and its innovative proposals for improving the librarian and improving the services quality performance. Based on the model presented by management theories in organizational studies behavior and quality, identify elements and requirements to compose a benchmark that helps to fulfill the quality and innovation in the management of University Libraries and mainly motivate and adapt human resources, training them to make better library use resources. Developed to serve as a conceptual basis to assist librarians to undertake; focused on optimizing the resources available through the suggested practices. We conclude that it is necessary to enhance the 1440 �services provision and create a confidence climate, self-discipline and responsibility among employees and customers, suppliers. We conclude with the finding, studied in the university library, prescriptive and normative elements of management theory so that the results are of practical service routines librarianship within acceptable parameters. Keywords: University library. Planning. Knowledge management. Libraries administration. 1 INTRODUÇÃO O planejamento dentro do contexto das Bibliotecas Universitárias, na tessitura atual de mudança social, é influenciado principalmente, para o capital e para o lucro mediados pelo fervor tecnológico; permite a administração de biblioteca na perspectiva do planejamento estratégico, para se antecipar às situações de mudanças. Assim, é possível superar barreiras, explorar alternativas que aumentarão a habilidade futura da biblioteca em responder flexivelmente. Com tal visão e planejamento, os administradores de biblioteca podem criar uma biblioteca viável e significativa no futuro, o que leva ao seguinte questionamento como a Biblioteca Universitária lida com as dificuldades do ato de planejar? Neste artigo objetiva-se apresentar algumas ideias básicas e concepções a respeito de planejamento estratégico, de modo a estabelecer um entendimento sobre a filosofia dessa ferramenta, seus desdobramentos, planos e projetos. Dessa maneira, tenciona-se subsidiar bibliotecários em suas funções de gestor de bibliotecas para que, mediante a adoção dessa prática possa realizar uma gestão competente baseada em ações objetivadas. Este trabalho tem como elemento norteador a seguinte pergunta: o que é preciso necessário saber para fazer o planejamento de uma organização? Ou, de modo mais pontual, o que é preciso para realizar o planejamento em biblioteca? Inicialmente, buscou-se identificar, conhecer, ou mesmo definir a missão e a visão organizacional, agregando-se alguns questionamentos importantes sobre o planejamento, tais: Por quê? Como? Para quê? Quando? Sobre esses aspectos, Chiavenato (1997) coloca que: “[...] planejar é definir os objetivos e escolher, antecipadamente, o melhor curso de ação para alcançá-los”. Assim sendo, com vistas a obter-se os resultados pretendidos, buscamos conhecer a opinião dos discentes e demais usuários, da BC - UFMA, no que diz respeito estrutura e organização da instituição, para assim verificar suas visões a respeito do conhecimento sobre o uso do planejamento para a biblioteca selecionada visando aferir a eficácia do planejamento para a mesma. Analisamos também, qual a compreensão dos usuários da BC acerca do planejamento e em que medida este os afeta em forma de serviços. 1441 �Para subsidiar a elaboração da opinião de profissionais bibliotecários, bem como dos usuários da BC, desenvolveu-se uma pesquisa de opinião no contexto da Biblioteca Central do Campus do Bacanga da Universidade Federal do Maranhão (UFMA), que é administrada pelo Núcleo Integrado de Bibliotecas- NIB. Chama-se a atenção para o fato de a biblioteca constituir-se uma instituição, o que faz com que a mesma necessite-estabelecer metas a serem cumpridas, para que seu trabalho tenha não somente continuidade, mas efetividade, o que faz com que o planejamento seja reconhecido como imprescindível. Considera-se para tanto, que o planejamento estabelece a melhor forma de executar tarefas dentro da instituição, e para tanto, o mesmo deve englobar as necessidades de todos que estão a ela envolvidos. Assim sendo, as tarefas exercidas pela instituição devem atender e serem dirigidas por pessoas adequadas e qualificadas, aptas e executá-las. Para tanto, isso, o funcionário que irá executar a tarefa deve ter conhecimento da mesma e com ela identificar-se, para que o serviço seja feito da melhor forma. Observou-se no primeiro momento que a biblioteca escolhida como campo de estudo e pesquisa constitui-se ótima opção para atuação do discente de Biblioteconomia, pois se trata de uma biblioteca universitária com amplo espaço físico, e uma boa estrutura no que se refere às dependências assim como sua máquina administrativa e organizacional, o que fez com que a mesma fosse considerada relevante para a pesquisa proposta. 2 DO ACREDITAR AO ATO DE DESENVOLVER O PLANEJAMENTO A importância do planejamento para a administração é aplicável, para toda e qualquer organização, por ser o processo de busca de equilíbrio entre meios e fins, entre recursos e objetivos, visando ao melhor funcionamento de instituições, organizações e outras atividades humanas. Como explica Oliveira (2007)"[...] planejar é pensar sobre aquilo que existe, sobre o que se quer alcançar, com que meios se pretende agir”, concebendo-se nesse contexto, que o ato de planejar constitui-se processo de reflexão, uma tomada de decisão sobre a ação para previsão de necessidades, ou de futuras dificuldades e racionalização de emprego de meios (materiais) e recursos (humanos) disponíveis, objetivando a concretização de objetivos, em prazos determinados e etapas definidas, a partir dos resultados das avaliações. Entende-se assim que é necessário conhecer o conceito dos termos plano, projeto e planejamento e os princípios que norteiam a temática do planejamento de modo a eliminar 1442 �possibilidades descontextualizadas de ação, conjunturas equivocadas de demandas inesperadas, sob o pretexto, de que não há tempo ou condição de planejar. Práticas ainda muito presentes em bibliotecas utilizam-se do fazer baseado na teoria do acerto e erro, ou comumente segue o planejamento institucional, que não inclui ou desconhece o diagnóstico situacional desta unidade, resultando em desgaste do profissional bibliotecário e da própria unidade. Os gestores, em muitos casos, reconhecem a importância e os conceitos do planejamento, mas relutam em desenvolvê-los ou aplicá-los, tanto pela falta de conhecimento das metodologias e sistemáticas de operacionalização, quanto pela carência de pessoal devidamente qualificado na formulação dos planos que favorecem a permanência das práticas instintivas, onde prevalece o empirismo gerencial. Não basta, no entanto, reconhecer a importância do ato de planejar; é necessário produzir efeitos positivos que tragam visibilidade organizacional para a biblioteca. Sob essa orientação e com enfoque adequado praticado a partir de uma visão holística da realidade interna e externa, o entendimento da dinâmica social que naturalmente envolve o contexto informacional e as bibliotecas oferecerá uma lógica centrada no real e nos atores. No âmbito das bibliotecas universitárias, essa identificação situacional se relaciona diretamente com o funcionamento do ensino superior, C&T, bem como da formação profissional. A partir de então, se apresenta o processo de tomada de decisões, se corporificando de modo normativo e como peças documentais o plano, que se constitui a formalização dos diferentes momentos desse processo, configurando-se, portanto, num registro escrito, apresentado sob a forma de um documento orientado para resultados. Em nível mais detalhado e específico, o termo projeto, assim como o termo plano, também possui um caráter de sistematização da ação e, nesse sentido, a definição de projeto traz consigo a ideia de lançar-se adiante (Oliveira, 2007), de algo a construir, trazendo à luz aspectos importantes como objetivos, metas, estruturas, recursos, controle e acompanhamento, resultados previstos. O projeto pode estar vinculado à noção de detalhamento de uma determinada ação a ser desenvolvida a partir do plano elaborado. Nesse sentido, o projeto consistiria na sistematização de uma parte ou de uma atividade prevista no plano a ser implementado. Mais especificamente, o planejamento é o desenvolvimento de um programa para a realização de um objetivo e metas organizacionais, visando atingir uma situação desejada de modo mais eficiente e efetivo, com concentração de esforços e recursos pela organização. É uma atividade inerente ao processo administrativo, que ocorre de modo constante e flexível, gerada a partir de situações verificadas no momento. Nessa tessitura apresentada, o 1443 �planejamento proporciona a base de uma ação efetiva que vem a desaguar em uma melhor capacidade de administrar e atingir os objetivos da organização. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Assim como também afirmam Stornner e Freeman (1995) para os quais o planejamento possui funções básicas e vitais para a organização: é através do planejamento que a organização determina seus objetivos e define os meios para alcança-los. Para que o planejamento ocorra é importante ressaltar a necessidade de considerar a estrutura da instituição, a sua cultura, os seus valores, as crenças básicas, hábitos e padrões de comportamento que são aceitos e compartilhados pelos membros da organização, como também a tecnologia disponível e o ambiente. Pode-se assim dizer que o planejamento reflete os acontecimentos ocorridos no passado, sendo resultado da contribuição de inúmeros precursores, transformando-se num planejamento mais competitivo. 2.1 Planejamento Em Bibliotecas Universitárias A Biblioteca Universitária surgiu pela criação do ensino superior, ocorrido a partir do século XII na Europa, um prolongamento das ordens eclesiásticas, de que são exemplo as de Paris (Teologia), Salermo (Medicina) e Bolonha (Direito) e que tinham como objetivo apoiar o desenvolvimento dos estudos. (Martins, 1998). Nesse período, a Europa vivia um momento de desenvolvimento com as descobertas de novas técnicas, o comércio em expansão e as classes universitárias. As bibliotecas despontaram então, como um local de importância, pois reuniam o material bibliográfico necessário ao desenvolvimento acadêmico. Para Lück et al. (2003) as universidades e bibliotecas “são agências sociais organizadas com a missão de servir à sociedade enquanto instâncias criadoras, propulsoras[...], estimuladoras e facilitadoras[...] dos conhecimentos,” evidenciando-se assim, sua importância na construção de saberes. Parafraseando Araújo (1996), aponta-se a universidade enquanto estrutura administrativa, um sistema político, um centro científico, uma academia, um foco cultural e uma fonte de valores; ou seja uma estrutura de muitas complexidades. A biblioteca de uma universidade tem grande importância para toda a instituição, porque está ligada aos objetivos do chamado tripé universitário: ensino, pesquisa e extensão. As Bibliotecas Universitárias contribuem de maneira fundamental para a disseminação e propagação do conhecimento nas universidades. Destacam-se quando comparadas a outras bibliotecas nos quesitos de prestação de serviços, recursos humanos, recursos financeiros compatíveis com as necessidades 1444 �informacionais dos usuários. São agentes transformadoras da sociedade, atuando no cenário da unidade de informação e propiciando aos usuários as informações desejadas, de maneira qualificada. As bibliotecas universitárias devem operar com vistas a buscar constante aprimoramento de seu desempenho. A explosão documentária, a fragmentação acelerada do conhecimento, o alto custo dos materiais informacionais exigem cada vez mais, que adotem métodos e procedimentos administrativos capazes de contribuir para atuação eficaz em função dos objetivos organizacionais. (OLIVEIRA, 1994, p.18) As unidades de informação após a segunda guerra mundial, devido a explosão informacional tiveram que se aprimorar para suprir a demanda de materiais informacionais que foram sendo publicados, as bibliotecas universitárias desdobram esforços para elaborar procedimentos administrativos para potencializar o objetivo de preservar e disseminar informação científica. Na atualidade, as bibliotecas universitárias têm direcionado o foco de sua preocupação para o desempenho, suscitando analise em relação a questões de metodologia de planejamento e avaliação de bibliotecas universitárias, reconhecendo as dificuldades e a mensuração da eficácia e dos benefícios. Essas unidades de informação no nível superior de ensino desenvolvem o seu mercado organizacional quando colocam o produto - “informação” à disposição na universidade em troca do benefício que o uso e o consumo desse produto irão proporcionar: de forma direta, ao desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa e extensão e, indiretamente, permitindo que a universidade cumpra sua missão e honre seu compromisso com a sociedade. Sendo o maior centro de recursos informacionais à comunidade discente das universidades, a biblioteca universitária represente papel de agente de transferência da informação, tendo com o suporte as atividades de ensino, pesquisa e extensão na universidade, culminando no processo de desenvolvimento do país. O planejamento estratégico, nas Bibliotecas Universitárias, surge como uma ferramenta para solucionar os problemas que as mesmas enfrentam na atualidade, pois se adéqua melhor às constantes mudanças sociais e econômicas que afetam as organizações. Para Pacheco (1994) sendo a informação um recurso estratégico de que dispõem as organizações para o aumento de sua vantagem competitiva, é importante que todos os níveis de estrutura organizacional possam compartilhar recursos, para uma visão integrada e completa de sua gestão. Para Barbalho (1997) a Unidade de informação não existe como um órgão isolado; ele 1445 �está sempre subordinado a uma instituição maior, necessitando conhecer as estratégias institucionais adotadas e sob elas elaborar o planejamento. O planejamento orienta a biblioteca como uma organização, define sua missão, desenvolve seu pessoal e determina como as necessidades de informação de sua clientela serão satisfeitas. A maior parte do planejamento (e sua implementação) impele para o futuro. (SILVEIRA, 1987, p.18) Observa-se assim que a prática do planejamento direciona para a implementação da qualidade na prestação de serviços em bibliotecas universitárias, prescinde de um diagnóstico preciso da realidade dessa instituição. É um excelente recurso para tomada de decisões, programação, controle e avaliação de atividades, e necessita, portanto, estar inserido dentro da política institucional na missão e nas estratégias da organização da qual fazem parte, significando a integração da Unidade de informação aos processos do ambiente da organização maior, em conformidade com as necessidades de informações que impliquem em um desenvolvimento eficaz. Lima (1996, p. 9) comenta a respeito do planejamento estratégico, discorrendo que O planejamento estratégico, por isso torna-se fundamental na medida em que o mesmo favorece a discussão da missão, dos objetivos, das políticas, das estratégias e dos mecanismos de controle e avaliação [...] A utilização do plano estratégico é importante para as estratégias é importante para as bibliotecas, mesmo com as restrições que se pode observar, pelo fato do mesmo estabelecermos elos entre os meios e os fins. Verifica-se assim, a importância do planejamento estratégico no contexto do trabalho realizado nas bibliotecas. Por esta razão, as bibliotecas universitárias devem estar sempre atentas às mudanças, já que toda mudança traz ameaças e oportunidades, sendo essas últimas, são desafios a serem superados. Nesse contexto, deve ser analisado cuidadosamente o ambiente interno e externo, aproveitadas as oportunidades e afastadas as ameaças, para que se identifique em que medida a mudança contempla a estratégia atual, implicando em modificações que trarão melhorias. 3 METÓDO DE PESQUISA O diagnóstico institucional corresponde à busca e verificação do alinhamento da organização com os recursos existentes, visando identificar pontos fracos e fortes. Ele contribui para se aprimorar a visão global da organização, oferecendo subsídios para melhor aproveitar as oportunidades e descobrir em meio aos recursos existente, como ultrapassar 1446 �dificuldades, para manter a competitividade e o sucesso da organização. Partilha-se neste artigo, do pensamento de Petrochi, apud Lima (2010), quando diz que “[...]o diagnóstico reúne informações básicas de análise de mercado, das oportunidades e ameaças, dos atrativos turísticos e dos pontos fortes e fracos do destino”. Nesse sentido, elaborou-se o que chamamos de radiografia do diagnóstico da biblioteca e de seu sistema de gestão, o que possibilitou o desenvolvimento dentro de uma abordagem geral de todo o contexto da gestão, visando ainda ter focos específicos, relativos aos processos que predominam em Bibliotecas Universitárias. Escolheu-se o diagnóstico por nos permitir uma visão global, bem como pelo fato do mesmo evidenciar a articulação orgânica da instituição, ou mesmo de u problema específico que esta se encontra, resultando em mais agilidade para superar os obstáculos e também, um melhor direcionamento dos seus esforços. Apoia-se o posicionamento de Lima (2009), quando o mesmo afirma que o “diagnóstico organizacional é um conjunto de fatores externos, organizacionais e individuais que precisam ser investigados para que se conheçam a real situação de uma empresa”. Evidencia-se assim, o uso das informações e a possibilidade de tirar conclusões através do diagnóstico para se compreender a realidade da deficiência ou eficiência, para que se descubra se uma empresa está mal ou bem, se está eficiente em relação a seus fins, sendo este diagnóstico específico para a avaliação ampla da instituição investigada. Chiavenato (2006), outro teórico da área, em que fundamenta-se esta análise, afirma que a “[...] análise dos dados colhidos, passa-se a sua interpretação e diagnóstico: procura-se identificar preocupações e problemas, suas consequências, estabelecer prioridades e estabelecer os alvos e objetivos". A finalidade, portanto, do diagnóstico organizacional é o estabelecimento de uma compreensão amplamente partilhada e de um sistema baseado nessa compreensão, para determinar se uma mudança é desejável. Nesse sentido, elaboramos e aplicamos questionário junto a usuários que frequentaram a biblioteca no horário de 09h às 13h do dia 21 de novembro de 2013, sendo entrevistados (em sua totalidade discentes) escolhidos aleatoriamente. Objetivou-se, por meio desse instrumento, conhecer a opinião dos alunos acerca da estrutura e organização da instituição, para assim verificar suas visões a respeito do conhecimento sobre o uso do planejamento por esta biblioteca e eficácia dele na mesma, tendo como aporte a pesquisa bibliográfica, assim como da coleta de dados, via entrevista livre, aos bibliotecários e questionário aos clientes. 1447 �Nossa analise se substanciou com foco no diagnóstico organizacional, da entrevista aos funcionários e no questionário aos usuários, onde se pode identificar pontos fracos e fortes que se apresenta no decorrer deste trabalho. 3.1 O Planejamento no setor administrativo da BC- UFMA (Núcleo Integrado de Bibliotecas - UFMA) Como já mencionado anteriormente, o diagnóstico visa à verificação do alinhamento estratégico da organização com os recursos existentes para se descobrir os pontos fracos e fortes, para conseguirmos obter melhor forma de aproveitar as oportunidades, dentro das vulnerabilidades, descobrindo dentro dos recursos existentes ultrapassar as dificuldades e aumentar tanto competitividade como o sucesso da organização que no nosso caso em tela é a Biblioteca Central da UFMA. Partilhamos do pensamento de Petrocchi quando diz que: "O diagnóstico reúne informações básicas da análise de mercado, das oportunidades e ameaças, dos atrativos turísticos e dos pontos fortes e fracos do destino". (PETROCCHI apud LIMA, 2010). A Biblioteca Central do Campus da Universidade Federal do Maranhão é uma importante opção para atuação do discente de biblioteconomia em formação, pois se trata de uma biblioteca universitária com amplo espaço físico e uma boa estrutura no que se refere a suas dependências assim como sua máquina administrativa e organizacional. A Biblioteca apresenta todos os setores necessários para a prática e aprendizado do aluno, como: Setor de Formação de Coleções e Setor de Formação de Coleções Periódicas; Setor de Processamento Técnico (catalogação, classificação, indexação, preparação de documentos para circulação); Setor de Circulação (empréstimo, devolução e renovação de livros); Acervo; Serviços Técnicos; Biblioteca Digital; Comutação Bibliográfica; Encadernação e restauração e Materiais Especiais. 4 O PLANEJAMENTO NO SETOR ADMINISTRATIVO DA BC-UFMA (Núcleo Integrado de Bibliotecas - UFMA) Ficou evidente através dos dados obtidos nas entrevistas que grande parte do planejamento feito nos últimos anos se desdobra no prédio da Biblioteca Central que está em construção, que a princípio foi pensado para suprir as necessidades dos bibliotecários e principalmente dos usuários. Assim, o usuário é o principal beneficiário do planejamento que vem sendo feito ao longo dos anos, o planejamento administrativo cumprido pelos produtos e serviços oferecidos. E que todo o planejamento foi realizado com antecedência, acompanhado 1448 �de controle sistemático, além de plano orçamentário dos gastos que serão realizados com a compra de materiais como livros e outros. A gestora entrevistada aponta a modernização como diferencial em relação a outras bibliotecas, pois há zona Wi-Fi livre para os usuários. A administração tem como complicador atual, o quadro de funcionários reduzido, pois alguns funcionários estão afastados para a pósgraduação. No entanto, entende-se que esse afastamento é necessário, pois a capacitação do corpo técnico trará, no futuro, mais benefícios a Biblioteca. 4.1 O Planejamento no processamento técnico da Biblioteca Central da Universidade Federal do Maranhão (UFMA) Em relação à gestão do processamento técnico, há preocupação de, além do tratamento do acervo, codificá-lo para uma melhor localização das obras pelos usuários no momento de recuperação do documento. Nesse setor, as fragilidades são relacionadas às demandas de processamento e número de funcionários. O planejamento inexiste, apenas sendo administradas rotinas cotidianas, como organização de escalas e metas de produção a serem cumpridas pela equipe. O processamento técnico trabalha, delimita e organiza suas ideias com base no planejamento feito pela administração da biblioteca e nisso dividem as suas atividades; visando sempre melhorias e contribuindo para o funcionamento da Biblioteca, de forma a agrupar a maior quantidade de informações para o usuário e recuperação da informação. O processamento técnico é o setor que trata os títulos, a fim de codificá-los para uma melhor localização no acervo e ajudar os usuários no momento de recuperação do documento, com base nisso foi feito uma entrevista com a Bibliotecária Gilvane Carvalho Ferreira, foi possível fazer as seguintes analises: Neste setor tivemos a estatística de que foram processados cerca de 1. 700 livros no mês de outubro, número esse que pode variar; esta é uma realidade correspondente a 6 servidores, mas esses números são oscilantes, mas mantém-se uma média em torno desse número. O planejamento deste setor é feito pelos servidores bibliotecários que organizam uma escala e metas a serem cumpridas pela equipe, um bibliotecário é responsável para fazer o planejamento somente de materiais estrangeiros. O Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA) é o software utilizado para processar, fazer o controle do material processado e também o espaço para o usuário fazer a sugestão de títulos, o SIGAA agiliza bastante o processo, pois é um sistema que compacta varias funções tornando-se assim mais prático e de fácil manuseio, mas por 1449 �outro lado por este mecanismo possuir tantas funções juntas no momento em que acontece algum problema técnico como a queda de energia e de internet, todo o serviço é atrasado por não haver outros mecanismos com tais funções e por este setor ser dependente de outros, e de outras atividades. O processamento técnico trabalha, delimita e organiza suas ideias com base no planejamento feito pela Instituição, e nisso dividem as suas atividades; visando sempre melhorias e contribuindo para o funcionamento da Biblioteca, de forma a agrupar a maior quantidade de informações para o usuário e recuperação da informação. Observamos que o processamento técnico da Biblioteca Central da UFMA é um setor que corresponde às necessidades de processamento, mas que precisa de alguns ajustes quando se diz respeito a metas a serem alcançadas, pois ele é o responsável pelo processamento dos títulos de todas as bibliotecas, o que centraliza muito o trabalho e aumenta a demanda, sendo uma atividade difícil de cumprir metas e exigências. 4.2 O Planejamento no setor de desenvolvimento de acervo da Biblioteca Central da Universidade Federal do Maranhão (UFMA) Para que seja estabelecida uma forma de planejamento para um acervo é necessário que seja estabelecida etapas características gerais nos processos de arquivos, bibliotecas e instituições gerais que contem acervo e a aplicação de todos os conceitos da instituição. Acerca da experiência no planejamento de Acervo da Biblioteca Central da Universidade Federal do Maranhão, a entrevista feita ao Bibliotecário Carlos Wellington Soares Martins, responsável pelo setor da referida Biblioteca. Para se chegar a um conceito, necessita-se entender primeiramente o que é planejamento, e para Almeida apud Strehl (2005) planejamento “é um processo continuo, permanente e dinâmico, que fixa os objetivos, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários para sua consecução”. Segundo o entrevistado a primeira coisa a ser estabelecida em um planejamento é a definição dos objetivos, onde na biblioteca estudada, os objetivos se fixam em atender as necessidades do corpo docente e discente da instituição, entender as necessidades dos usuários e coletar o maior número de informações possíveis desses usuários para se estabelecer critérios e metas a serem adotadas. Depois de todas as coletas de dados e analise dos resultados, parte-se para a elaboração do plano para tomadas de decisões e previsão de possíveis acontecimentos. O bibliotecário acrescentou ainda sobre a importância do planejamento “[...] o setor de acervos depende de uma constituição maior para a tomada de 1450 �decisões e elaboração de seu planejamento, planejamento maior da instituição, e é inteiramente ligado a ela sendo, assim, dependente da mesma”. O planejamento deve adotar etapa a serem trabalhadas, que são elas: O estabelecimento das providências para a execução do plano, acompanhamento e controle da execução do plano em relação aos objetivos traçados e avaliação do sucesso do plano. Na Biblioteca estudada, segundo o entrevistado, é um processo que passa por varias etapas, primeiro vem à inserção do ciclo de compra, depois a pesquisa desses materiais, para saber se ainda estão a venda, caso não estejam deve-se providenciar materiais semelhantes para a sua substituição e assim suprir com as necessidades dos usuários. Após essa etapa, entra-se em contato com a coordenação do curso para saber se as compras desses materiais são mesmo necessárias, como a resposta da coordenação dá-se inicio ao processo de compra dos materiais selecionados. Quando o material chega à biblioteca, é encaminhado para o processamento técnico e depois é distribuído para a biblioteca especifica dos campi relativo e central. O acervo é composto por materiais pertinentes aos Projetos Políticos Pedagógicos dos cursos de graduação, pós-graduação, ensino a distância, etc., da Universidade Federal do Maranhão, tendo que atender a toda à demanda da instituição. Atende-se por meio da biografia básica e complementar estabelecida pelo Ministério da Educação (MEC), onde tem que ter uma quantidade X de livros referentes a uma quantidade Y de alunos ingressantes de cada curso. O acervo também é formado por sugestões feitas pelos professores de cada área. No que se refere às prioridades da Biblioteca, a formação e implantação de acervo dos campi do interior do estado estão em destaque no momento, porque estão em fase de crescimento e são relativamente novos. Alguns deles são Licenciatura em Ciências Humanas e Licenciatura em Ciências Naturais. Mas mesmo com essas prioridades, continua-se trabalhando nos materiais novos dos cursos já implantados. A formação do acervo também é feita pela sugestão de alunos e tem tempo determinado para essas sugestões no (SIGAA), mas é necessário que haja a comprovação da pertinência desses materiais. Na conservação e preservação do acervo, no momento o que se tem na instituição é um setor de pequenos reparos, até porque os materiais da biblioteca são relativamente novos, não tendo necessidade de um laboratório super equipado para conservação e preservação. A biblioteca faz o processo de higienização, onde é contratada uma equipe que começa a trabalhar com os campi do interior, passa para as setoriais e termina na biblioteca central, fora a higienização feita pelos servidores constantemente e a climatização do ambiente que ajuda na conservação dos materiais. 1451 �4.3 O Planejamento no Setor de Referencias da Biblioteca Central da Universidade Federal do Maranhão (UFMA) O serviço de referencia parafraseando Almeida Júnior (1999) é o local dentro da Biblioteca onde se dá a relação entre a informação e o interesse do usuário; é o momento e que se procura satisfazer as necessidades informacionais do usuário, enfim, é quando todo o trabalho da biblioteca se completa, ou seja, é o cartão postal dessa Unidade de Informação, por tanto, visa atender as necessidades cognitivas dos usuários e saciar a ânsia informacional deste. O serviço de referencia deve, para sua melhor eficácia, ser planejado e dotado de um treinamento específico, de acordo com o caráter de cada unidade. O serviço de referência comporta quatro linhas de atuação, segundo Macedo (1990): 1) a Referencia propriamente dita; 2) Orientação formal ao usuário; 3) Disseminação da informação; 4) Divulgação da Informação. Fazer o planejamento baseado nessas linhas de atuação deve ser realista e de acordo com os recursos financeiros, materiais e pessoais disponíveis na organização, visando a auxiliar nas ações e tomada de decisões que serão realizadas pelos responsáveis pelo serviço, ressaltando que deve sempre ser compatível com o objetivo estabelecido pela instituição e com a comunidade que irá atender. O planejamento do setor de referencia da Biblioteca Central da UFMA que conta com um quadro funcional composto por: 7 bibliotecários documentalistas, 4 assistentes administrativos, 3 bolsistas supervisionados e 12 bolsistas de outras áreas. A equipe trabalha nos turnos matutino, vespertino e noturno, de segunda a sexta feira. Perguntamos se o número disponível de funcionários e bolsistas trabalhando no setor era adequado ao fluxo de usuários, a resposta foi que a quantidade de funcionários era suficiente para a demanda de atividades realizadas pelo setor. O serviço de referencia é a assistência pessoal, especializada, dada pelo bibliotecário ao usuário que deseja obter informação específica para seus estudos. As linhas de atuação do deste serviço segundo Macedo (1990) Em relação ao planejamento para o setor de recursos humanos, há um grande interesse e uma significativa assiduidade por parte dos funcionários que exercem suas atividades no setor de referencia e sempre que possível estão buscando capacitação por meio de cursos, congressos e seminários de profissionais, visando crescimento profissional e adotando novas praticas para melhoria dos serviços prestados 1452 �Observamos que a maior parte dos bibliotecários do setor entrevistados que trabalham no setor, possui domínio em idiomas estrangeiros, entre os quais se destaca a língua inglesa, além disso, alguns possuem fluência em língua espanhola e em francês. Em relação a forma como é realizada a divulgação das bases de dados, os funcionários informaram que esta é realizado por meio do site da instituição (UFMA), folhetos, cartazes deixados nos murais, email.Dentre as formas de ajuda mais solicitadas para os funcionários que trabalham no setor de referencia, se destacam a orientação de busca aos materiais informacionais, consulta ao sistema, normalização de trabalhos, orientação sobre referências. Quanto a forma de encaminhamento de questões para pesquisa, os usuários se dirigem com maior frequência ao balcão de informações solicitar auxilio para os funcionários do setor de referencia, sendo que o uso de formulários para fazer essa mesma solicitação quase não é utilizado. O planejamento inclui prestar ajuda aos usuários na utilização de ferramentas de busca, os funcionários do setor de referencia informaram que sempre ajudam, mostrando aos usuários por meio de treinamentos, como utilizar as ferramentas de busca e seus recursos para otimizar e potencializar as pesquisas. Para o feedback com os usuários quanto aos serviços prestados por meio de sugestões, que são utilizadas para o planejamento de novas atividades e também para avaliação do trabalho dos profissionais. 4.4 Os usuários e a visão destes em relação com relação ao planejamento da BC-UFMA Buscar a qualidade de um produto através do planejamento não é a mesma coisa que buscar a qualidade em um serviço, embora sejam próximos no que diz respeito ao resultado desejado. Para obtermos respostas sobre a qualidade dos serviços e produtos prestados pela Biblioteca Central da UFMA, frutos do planejamento da administração, foram distribuídos questionários de forma aleatória para alguns usuários, notou-se que os usuários se sentem satisfeitos em alguns itens e outros insatisfeitos de acordo como mostra a pesquisa. As três variáveis abordadas no questionário foram: a estrutura, serviços e produtos e finalmente atendimento que foram separados em subitens em que compõem a biblioteca. Em estrutura, foram analisadas as vertentes espaço, salas de estudo, acesso de usuários com necessidades especiais a começar por estes todos foram dados com insatisfação na qual as respostas foram à pequena quantidade de salas para uma grande quantidade de alunos. A segunda variável: serviços e produtos que foram os postos de devolução, recepção, balcão de empréstimo, serviços via internet e serviços de referência estes itens foram dados 1453 �como satisfeitos, pois os respondentes gostaram dos serviços e produtos oferecidos pela Biblioteca Central da UFMA. Agora quanto a variável atendimento que são: clareza e rapidez no atendimento e horário de atendimento, o resultado foi satisfatório, porém, pediram melhorias e uma quantidade maior de funcionários para atender o pessoal que, visto que o número de usuário é bem maior em relação ao quantitativo de funcionários e o funcionamento da mesma aos sábados. No entanto, diante dos resultados obtidos através dos questionários pode-se dizer que a biblioteca deve se adequar a quantidade de usuários que utilizam os seus serviços e produtos e que é necessário investir na estrutura. Observou-se que tem um bom atendimento, porém alguns usuários desejam atendimento aos sábados. Com base nas observações feitas nos setores estudados, chegou-se a resposta da seguinte questão, então como deve ser feito um planejamento, no ambiente da Biblioteca Universitária, diante de muitas possibilidades e recursos informacionais de que a administração da Biblioteca dispõe? Torna-se e é fundamental a questão da assertividade em relação aos objetivos da Biblioteca Universitária. O usuário acadêmico, ou não, busca na qualidade dos serviços bibliotecários o fator diferencial, a chave para respostas disponíveis. É necessário “enxugar” as questões operacionais, visualizar as possíveis alternativas de que dispomos através da gestão do conhecimento, o bibliotecário gestor tem que utilizar a tecnologia da informação e a inovação a favor da qualidade dos serviços bibliotecários oferecidos. Se muitas das vezes as necessidades não são tão claras e elucidativas ou a visão organizacional é fragmentada pela multiplicidade das atribuições ou planejamento é insuficiente. Por isso é preciso ter bem claros os conceitos de plano, planejamento e projeto a medida que dispomos de técnicas, conceitos formais destes, podemos criar o diferencial que precisamos. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS: Finaliza-se o trabalho elogiando o planejamento bem claro e evidente, bem como a existência de elementos prescritivos e normativos, de modo que os resultados apresentam rotinas da prática de serviços biblioteconômicos. Foi sentida a ausência de participação no pensar e elaborar o planejamento organizacional de outros colaboradores e funcionários. Conseguiu-se notar que é preciso potencializar a prestação dos serviços e criar um clima de confiança, autodisciplina e responsabilidade entre os funcionários, clientes, fornecedores que resultem no esperado ambiente de qualidade máxima no local de trabalho. 1454 �Percebeu-se que se houver aumento na motivação e coesão grupal, conscientização dos integrantes da equipe, despertar da alegria, maior interesse e boa vontade no desempenho das diversas tarefas que são executadas na Biblioteca Central renderão acontecimentos frutíferos no futuro. Foi-nos mostrado e concluiu-se que, principalmente, há muita diferença em gerenciar com as pessoas e não as pessoas. O despertar o espírito crítico dos funcionários, fazendo com que ele seja aproveitado de forma benéfica e muito bem canalizado, pode contribuir para o crescimento da organização estudada. Essas transformações incidiriam sobre o clima organizacional, gerariam maior coragem, determinação e ousadia para a tomada de decisões na biblioteca. Apesar de ter-se percebido que há características de uma gestão participativa no âmbito interno, dando a oportunidade de contribuição de funcionários, dos docentes, discentes e da cúpula maior da hierarquia acadêmica, notou-se a ausência de envolvimento, de forma ainda mais efetiva e direta, dos usuários, beneficiando-os com o que foi mais solicitado entre os pesquisados: a abertura da biblioteca central aos sábados. Cabe ressaltar, porém, que resta muito a ser feito, pois grande parte do que foi planejado estrategicamente será executado no novo prédio que está em fase de construção, e possui uma estrutura mais adequada aos anseios da comunidade acadêmica. Observou-se que o ritmo de trabalho que foi constatado, ainda se apresenta como o mais adequado para as condições e o momento atual da Biblioteca. Considerando os planos percebidos da atual gestão, acredita-se que os objetivos propostos poderão ser atingidos, implementando a parte inicial como concretude necessária para a futura consagração a ser alçada no novo prédio a ser inaugurado. Considerando questão estratégica para a melhoria da qualidade dos serviços de informações, produtos e do ambiente de trabalho, o conjunto dos projetos do Núcleo de Bibliotecas Integradas, uma vez implantado, deverá contribuir para elevar o posicionamento da UFMA no cenário acadêmico nacional, agregando à própria Universidade a efetividade necessária para atender às crescentes demandas das atividades de ensino, pesquisa e extensão que tanto anseia por desenvolver com qualidade. As atividades desempenhadas colaboraram para o amadurecimento profissional do aluno, pois este teve a oportunidade de implementar toda gama de conhecimento teórico adquirido ao longo de sua jornada acadêmica, além de vivenciar na prática o ambiente profissional de sua área, adquirindo experiência e visão para mercado de trabalho. 1455 �REFERÊNCIAS ALMEIDA JÚNIOR, Oswaldo Francisco de. Avaliação dos serviços desenvolvidos no serviço de referência e informação em bibliotecas públicas. Tese (Doutorado em Ciência da Informação e Documentação) - USP/ECA, São Paulo, 1999. ARAÚJO, Maria Arlete Duarte de. Planejamento estratégico: um instrumento à disposição das universidades? Revista de administração Pública. v. 30, n.4, p 74-86, jul./ago., 1996. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 5 Ed. São Paulo: Makron Books, 1994. ____________. Recursos humanos: o capital humano das organizações. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2006. LIMA, Arnaldo José de. A aplicabilidade de planejamento estratégico em bibliotecas: uma apreciação crítica. Universidade & desenvolvimento, Florianópolis, v.3,n.1, p.8-24, abr. 1996. LIMA, Rinaldo José Barbosa. Diagnóstico organizacional: processos gerenciais. São Paulo: Prentice Hall, 2009. LÜCK, Esther et al. Biblioteca universitária e as diretrizes curriculares do ensino de graduação. Disponível em:<http:://www.snbu.bvs.br/snbu 2002/docs/pt/doc/t024.doc> acesso em:05/12/2013 MACEDO, N. D. Princípios e reflexões sobre o serviço de referência e informação. In: Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação. São Paulo, n.1, v.23, p. 9-37, jan./dez, 1990. MARTINS, Wilson. A palavra escrita. São Paulo, Ática, 1998. OLIVEIRA, Dalila Andrade. Educação e planejamento: a escola como núcleo da gestão. In: _______. (Org.). Gestão democrática da educação: desafios contemporâneos. Petrópolis, RJ: Vozes, 2007. OLIVEIRA, Silas Marques de. Marketing em Bibliotecas: por que relutar? Revista de Biblioteconomia & Comunicação. Porto Alegre, n.6, p.9-16, jan./dez. 1994. PACHECO, Márcia R. Lazzari, LABASTIA, Elizabeth F. S. Programas integrados: uma alternativa para o treinamento de profissionais da informação. In: CONGRESSO LATINO AMERICANO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, II. Anais... Belo Horizonte: escola de Biblioteconomia da Universidade Federal de Minas gerais, ABMG, 1994. 820 p. p. 549-553. SILVEIRA, Amélia. Marketing em bibliotecas e serviços de informação: textos selecionados. Brasília: IBICT. 1987. STONNER, J.A.F.; FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1995. 1456 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource O planejamento em bibliotecas universitárias: revisando conceitos para mudar concepções e práticas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Marinho, Raimunda Ramos, Muniz, Djalda Maracira Castelo Branco Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Estudo sobre a dificuldade do exercício da prática do planejar dentro do ambiente da Biblioteca Universitária. Busca fortalecer a compreensão de conceitos e uso adequado dos meios do planejamento. Explicita o significado básico de termos tais como: Planejamento, plano, projeto dentre outros. Relaciona a vivência de Bibliotecários e dos espaços para o leitor, estabelece relação entre os conceitos e os registros de experiências. Analisa a Gestão da Biblioteca Universitária e seus serviços com base na teoria da Gestão do Conhecimento e suas propostas inovadoras para melhoria do desempenho bibliotecário e melhoria da qualidade dos serviços. Baseado no modelo apresentado pelas teorias da administração em estudos do comportamento organizacional e da qualidade, identificou-se elementos e requisitos para compor um referencial que auxilie a implementar a qualidade e inovação, na gestão de Bibliotecas Universitárias e, principalmente, em motivar e adaptar os recursos humanos, capacitando-os a utilizar melhor os recursos da biblioteca. Desenvolvido para servir como base conceitual para auxiliar aos bibliotecários a empreender, com foco em otimizar os recursos disponíveis através das práticas sugeridas. Concluímos com a constatação da existência, na biblioteca universitária pesquisada, de elementos prescritivos e normativos da teoria da administração, de modo que os resultados apresentam rotinas da prática de serviços biblioteconômicos nos parâmetros aceitáveis.