http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6605/SNBU2014_091.pdf 035821a1e2bd11e57603b0705db5bac1 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 MODELAGEM NO PROCESSAMENTO TÉCNICO: O CASO DA BIBLIOTECA DO CFCH/UFRJ Adriana Almeida Campos Erica dos Santos Resende Maria Cristina Rangel Jardim Camila da Silva Teixeira RESUMO No processo de planejamento e estruturação de uma biblioteca, a organização dos serviços é fundamental para qualidade das atividades. A visualização das rotinas através do fluxograma oferece ao gestor, o conhecimento necessário para verificar como funcionam todos os setores, facilitando a análise de sua eficácia, a localização das deficiências e a racionalização de rotinas. O presente trabalho tem o objetivo apresentar a modelagem das atividades do Setor de Processamento Técnico da Biblioteca do Centro de Filosofia e Ciências Humanas (CFCH) da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). A modelagem das atividades, por meio do fluxograma, mostra o detalhamento da sequência do trabalho, a padronização e a racionalização dos serviços. Palavras-chave:Bibliotecas Processamento técnico. Universitárias;Administração; Fluxograma; Setor de ABSTRACT In the process of planning and structuring a library, the steps organization is fundamental to the quality of activities. The preview of the routines through the flowchart provides the manager the necessary knowledge to verify all sectors work, facilitating analysis of its effectiveness, the location of the deficiencies and the rationalization of routines. This paper aims to present the modeling of activities of the Department of Technical Processing Library of the Federal University of Rio de Janeiro (UFRJ) Centre for Philosophy and Humanities (CFCH). The modelling of activities through the flowchart shows the details of a work sequence, standardization and rationalization of services. Keywords:Academic libraries; Administration; Flowchart, Technical Processing. 1 INTRODUÇÃO A modelagem dentro de uma organização significa detalhare exibir sua estrutura em gráficos. Esse detalhamento auxilia a identificaratividades repetidas e/ou fragmentadas em 1292 �diversos setores que podem ser unificadas, reagrupadas ou eliminadas e, as que devem ser simplificadas.(MACIEL; MENDONÇA, 2006). Para a biblioteca,que tem o fluxo de cada atividade desenvolvida em seus setores,a modelagem dos processos enriquecea compreensão do trabalho no todo. Cada setor se interliga em suas tarefas. Da aquisição do documento à disseminação da informação, passando pelo tratamento técnico, todos esses setores se unem com foco na excelência dos serviços. Sabendo da importância e da função da modelagem dos processos, esse breve relato tem como objetivo a apresentação do que vem sendo realizado no Setor de Processamento Técnico da Biblioteca do Centro de Filosofia e Ciências Humanas da Universidade Federal do Rio de Janeiro (CFCH/UFRJ). O trabalho ainda não está finalizado, visto que cada tarefa pode ter seu foco mais ampliado. Os setores da biblioteca estão sendo desenhadose,através do fluxograma, os bibliotecários poderão se beneficiar de um modelo para visualizar suas atividades no contexto geral do desenvolvimento dos serviços e, através deste recurso, estruturar e organizar seu trabalho, avaliando a qualidade das ferramentas técnicas utilizadas e a satisfação dos usuários na busca da informação. 2 DAS REPRESENTAÇÕES Compõeo setor de processamento técnico as atividades de representação descritiva e temática do documento. A visualização dessas representações está esboçada no fluxograma. 2.1 Representação descritiva A descrição bibliográfica, também chamada de representação descritiva, é a parte da catalogação responsável pela caracterização do recurso bibliográfico. À descrição cabe extrair diretamente do recurso bibliográfico todas as informações, de interesse para o usuário, que individualizem o recurso bibliográfico, tornando-o único entre os demais. (MEY; SILVEIRA, 2009, p. 94) Ao longo da história, vários instrumentos foram criados com o objetivo de registrar os documentos e almejavam o controle bibliográfico universal. Mey (1995) afirma que a catalogação era vista como a técnica de elaborar catálogos. No entanto, sua riqueza repousa nos relacionamentos entre os itens, ou seja, ao observar uma descrição é possível escolher versão, suporte, traduçãoe outras particularidades que individualizam um documento. 1293 �É comum na rotina da catalogação o uso do Catálogo da Fundação Biblioteca Nacional (FBN), da Library ofCongress (LC) ou de outras, de acordo com o tema do documento a ser catalogado. Utilizar uma catalogação já existente de um documento, para alguns profissionais, é uma prática não recomendável. No entanto, nada mais acertado para que a descrição se torne uniforme e os catálogos padronizados. Campelo (2006) afirma que a contribuição da Biblioteconomia para o acesso amplo à informação é representada por mecanismos que permitem o intercâmbio entre sistemas de informação do mundo inteiro, facilitando o acesso de qualquer pessoa à produção bibliográfica universal. Vários avanços aconteceram ao longo dos anos. Neste sentido, cita-se o uso do International Standard Book Number (ISBN),International Standard Serial Number (ISSN) e Digital ObjectIdentifier (DOI) como formas de controle bibliográfico. Hoje, como fontes de informação para catalogação,podem ser mencionadas as Bibliotecas Nacionais e as formas de controle bibliográfico, citados acima. Por eles é possível ter acesso às informações sobre os documentos que serão catalogados. 2.2 Representação temática A representação temática tem como objetivo analisar o conteúdo ou os conceitos representativos do documento, ou seja, o assunto. Dias e Naves (2013, p.7) colocam que “essa leitura é feita por um profissional de informação, que tem sido denominado classificador, catalogador, indexador, além de outras eventuais denominações”. A leitura do documento para a extração dos assuntos é considerada a etapa mais importante na organização da informação. O seu sucesso será fundamental na hora da recuperação. Lancaster (1997, p. 5) afirma que “os termos atribuídos pelo indexador servem como pontos de acesso mediante os quais um item bibliográfico é localizado e recuperado, durante uma busca por assunto”. Atualmente, com as facilidades de acesso proporcionadas pela internet, a técnica de indexar conta com diversas fontes de consulta online. A biblioteca precisa definir quais serão as fontes de consulta e se a sua base de dados conta com indexadores, classificadores e catalogadores para alimentá-la.Por isso, segundoDias e Naves (2013, p.21): Destaca-se, no processo de indexação, a necessidade de se estabelecer uma política de indexação, imprescindível na orientação da atividade do indexador. Ao adotar uma política bem definida tendo em vista, o perfil de seus usuários, o SRI apresenta maiores chances de eficácia no alcance de seus objetivos. 1294 �A FBN é uma fonte para o trabalho de indexação que possui, em sua página principal, uma opção de serviços profissionais, onde é possível consultar o Catálogo de Terminologia de Assuntos que orienta na atribuição dostermos. No entanto, no caso das bibliotecas especializadas e universitárias em determinadas áreas do conhecimento é necessário adotar ferramentas mais precisas, “e, mesmo quando as evidências não são tão marcantes, cada biblioteca deve ser personalizada face sua clientela” (MACIEL; MENDONÇA, 2006, p.28). Outra fonte nacional para atribuição de assuntos é o Descritores em Ciências da Saúde (DECS)que é um vocabulário estruturado trilíngue criado pela BIREME155 para servir como linguagem única na indexação de diversos documentos da área da saúde. O Vocabulário Controlado SIbi/USP, os catálogos de assunto de outras universidades (PUCRS, UFRGS, UnB entre outras), os dicionários e os vocabulários de termos técnicos servem com fontes de auxilio para uma política de indexação. A Bibliotecado CFCH/UFRJ utiliza a Classificação Decimal de Dewey (CDD) para classificar os livros e folhetos. A atribuição de assunto a um documento é realizada juntamente com a classificação.Sugere-se, inclusive, que o primeiro assunto atribuído na indexação seja o mesmo da classificação adotada. Na última etapa do processo de representação temática, utiliza-se a Tabela de Cutter-Saborn que forma a notação de autor que, juntamente com a classificação (notação de assunto), vão compor o número de chamada. 2.3 Modelagem das representações A modelagem do setor de Processamento Técnico da Biblioteca do CFCH/UFRJ pode ser visualizada no fluxograma156.Segundo Maciel e Mendonça (2006) o fluxograma coloca a estrutura do organograma da Biblioteca em movimento e permite o detalhamento no nível da operação. Este detalhamento torna o processo dinâmico e padronizado. 155 Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde anteriormente chamado de Biblioteca Regional de Medicina (BIREME) que é um centro especializado da Organização Pan-Americana de Saúde/Organização Mundial da Saúde (OPAS/OMS), orientado à cooperação técnica em informação científica em saúde. Disponível em: <www.bireme.br>. Acesso em: 10 maio 2014. 156 Foi utilizado o software gratuito BizagiProcessModeler para a elaboração do fluxograma. 1295 �Figura 1 - Fluxograma do Processamento Técnico da Biblioteca do CFCH/UFRJ Fonte: Elaborado pelas autoras. As bibliotecas da UFRJ utilizam o Anglo American CatalogingRule, 2ndedition(AACR2), onde se estabeleceu o segundo nível de descrição, e o formato MachineReadableCataloging (MARC 21). O software utilizado é o Aleph e os dados de registro bibliográficos ficam armazenados na Base Minerva. As bibliotecas da UFRJ realizam a catalogação de forma descentralizada, ou seja, cada biblioteca cataloga e insere seus documentos na base. Existe uma preocupação com a padronização das entradas.O bibliotecário pode adicionar assuntos e fazer as correções ortográficas, mas, nocaso de alteração de entrada autor ou título, uma comunicação prévia às bibliotecas que tenham o documento deve ser realizada. No fluxograma acima estão desenhadas as etapas do Setor de Processamento Técnico. No início, a pesquisa do documento a ser descrito no sistema surge com as perguntas: se o documento existe na base/sistemae se o documento existe na Biblioteca do CFCH. Quando o documento já existe na Biblioteca do CFCH basta incluir o item (exemplar).Se o documento existe na base, em outra biblioteca da UFRJ, trata-se como “documento novo local”- inicia-se a etapa da análise descritiva e temática, onde se elaboram as fichas de tombo, topográfica e principal (referência bibliográfica) do documento.Mesmaconduta para entrada de “documento novo na UFRJ”. Para o “documento novo local” verificam-se as entradas e os assuntos atribuídos.Se a Biblioteca do CFCH concordar com a descrição do documento, faz-se a inclusão do item.Em caso de desacordo,entra-se em contato com as bibliotecas que possuem o mesmo documento e 1296 �sugere-se a correção do elemento descritivo. Feito(s) o(s) acerto(s) faz-se a inclusão do item(exemplar). O “documento novo na UFRJ” requer a abertura de planilha no Sistema Aleph e ocorre quando algum elemento da descrição do documento sofre alteração, como no caso de nova edição do livro, ou quando se tratar realmente de título novo na UFRJ. Com os dados do documento implantados no Sistema Aleph faz-se a inclusão do item (exemplar). 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS O desempenho do setor de processamento técnico é fundamental na organização, na estruturação e na promoção do acesso à informação. Estruturar bem os processos de trabalho, definir as fontes e as ferramentas técnicas, descrever todas as atividades desenvolvidas e avaliar a eficácia do trabalho permitirãoao profissional bibliotecário adequar, substituir e implementar suas ações. A modelagem apresentada permiteespecificar e padronizaras atividades, relacionandoas ao número de pessoas envolvidas e, assim, distribuí-las de forma racionaltornando-as mais dinâmicas, uma vez que oferecea visualização da rotina no todo e a compreensão do trabalho de cada profissional no sistema onde se insere. Como processo, as atividades de representação descritiva e temática do documento e seus desdobramentos se encontram em aperfeiçoamento contínuo para a implantação do modelo em outros setores da Biblioteca. REFERÊNCIAS CAMPELLO, B. Introdução ao controle bibliográfico. 2. ed. Brasília, DF: Briquet Lemos/Livros, 2006. DIAS, E. W.; NAVES,M. M. L. Análise de assunto: teoria e prática. 2.ed.rev. Brasília, DF : Briquet de Lemos/Livros, 2013. LANCASTER, F.W. Indexação e resumos: teoria e prática. Brasília, DF: Briquet Lemos/Livros, 1997. MACIEL, A. C.; MENDONÇA, M. A. R. Bibliotecas como organizações. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2006. MEY, Eliane Serrão Alves. Introdução à catalogação. Brasília, DF: Briquet Lemos/Livros, 1995. MEY, E.S. A.; SILVEIRA, N. C.Catalogação no plural. Brasília, DF: Briquet Lemos/Livros, 2009. 1297 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Modelagem no processamento técnico: o caso da Biblioteca do CFCH/UFRJ. Creator An entity primarily responsible for making the resource Campos, Adriana Almeida, Resende, Erica dos Santos, Jardim, Maria Cristina Rangel, Teixeira, Camila da Silva Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource No processo de planejamento e estruturação de uma biblioteca, a organização dos serviços é fundamental para qualidade das atividades. A visualização das rotinas através do fluxograma oferece ao gestor, o conhecimento necessário para verificar como funcionam todos os setores, facilitando a análise de sua eficácia, a localização das deficiências e a racionalização de rotinas. O presente trabalho tem o objetivo apresentar a modelagem das atividades do Setor de Processamento Técnico da Biblioteca do Centro de Filosofia e Ciências Humanas (CFCH) da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). A modelagem das atividades, por meio do fluxograma, mostra o detalhamento da sequência do trabalho, a padronização e a racionalização dos serviços.