http://repositorio.febab.org.br/files/original/62/6586/SNBU2014_072.pdf 19f613bb065bf68160081ae55768eaa5 PDF Text Text XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias SNBU 2014 DIRETRIZES DE SEGURANÇA PARA O SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS (UNICAMP): EXPERIÊNCIA NA CONSTRUÇÃO DE POLÍTICAS INSTITUCIONAIS Tereza Cristina Oliveira Nonatto de Carvalho Regiane Alcântara Eliel Gildenir Carolino Santos Danielle Thiago Ferreira Valdinéa Sonia Petinari Maria Helena Segnorelli Rosana Evangelista-Poderoso Ana Granzotto Llagostera Dulce Inês Augusto Marcia Pillon D'Aloia, Cleusa Telles RESUMO O Órgão Colegiado do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Campinas (SBU) instituiu por meio de Resolução Interna 002/2013, em 2 de abril de 2013, um Grupo de Trabalho (GT) ao qual foi atribuído a responsabilidade de desenvolver diretrizes de segurança para as 27 bibliotecas que compõem o Sistema. O trabalho inicial do GT consistiu na elaboração de um questionário, composto por 88 questões, através do qual foi possível diagnosticar e dimensionar os aspectos relacionados à segurança no que se referem às pessoas, acervos e prédios. A partir desse levantamento e posterior análise dos dados o grupo elaborou diretrizes visando garantir proteção ao patrimônio institucional e à integridade física da comunidade acadêmica. O patrimônio do SBU é caracterizado, na sua maioria, por um amplo acervo bibliográfico de grande importância histórica, artística e cultural. É atribuído aos profissionais que atuam nessas bibliotecas o papel fundamental de preservação desses bens, para benefício da geração atual e também das futuras. Dessa forma, cabe a esses profissionais garantir condições satisfatórias de segurança a fim de assegurar a preservação desse patrimônio e, para tanto, a elaboração de um plano de segurança é de importância fundamental. Assim, são apresentados os caminhos trilhados quanto ao desenvolvimento das Diretrizes de Segurança do Sistema de Bibliotecas da Unicamp, além de considerações gerais quanto à gestão de segurança, visando à prevenção de ações adversas no que se referem a pessoas, acervos e a estrutura predial de bibliotecas. Palavras-chave: Bibliotecas universitárias - Segurança; Acervos - Segurança; Recursos humanos - Segurança; Bibliotecas - Prédios - Segurança. ABSTRACT Through the Internal Resolution 002/2013 approved on 02 April 2013, the Board of Trustees of the Library System of the University of Campinas (SBU) institutionalized a Working Group responsible for developing security & safety guidelines for the 27 libraries that 983 �compose SBU. Initially, the Working Group elaborated an 88-question questionnaire with the purpose of diagnosing and measuring some aspects related to safety & security with regard to library users and employees, including library buildings and collections. Using and analyzing the data from this survey, the group produced guidelines to ensure protection of the institutional patrimony as well as of the physical integrity of the academic community. The patrimony of SBU is characterized most by a large bibliographic collection of great historical, artistic and cultural importance. Library employees should be seen as those professionals who play vital roles regarding library’s patrimony preservation for the benefit of present-day and future generation. Hence, library employees should be supposed to guarantee satisfactory security & safety conditions so as to ensure the preservation of libraries’ patrimony. In this regard, developing a security plan remains crucial. We also show here the paths toward the development of SBU’s Security Guidelines. Finally, we discuss safety & security management policies aimed at the prevention of risks concerning library users and employees, book collections and library building structure. Keywords: University libraries - Security; Collections - Security; Human resources - Safety; Libraries - Buildings - Safety. 1 INTRODUÇÃO O Órgão Colegiado do Sistema de Bibliotecas da Unicamp (SBU) instituiu por meio da Resolução Interna 002/2013, de 02 de abril de 2013, um Grupo de Trabalho (GT), que teve como objetivo elaborar diretrizes de segurança para as 27 Bibliotecas do SBU. O GT de Segurança, nome atribuído ao grupo de trabalho, foi formado por dez bibliotecários, um técnico em administração e dois docentes, membros do Órgão Colegiado. O trabalho inicial do GT consistiu na elaboração de um questionário, composto por 88 questões, através do qual foi possível diagnosticar e dimensionar os aspectos relacionados à segurança no âmbito das bibliotecas que compõem o SBU. A partir da análise do questionário iniciou-se o desenvolvimento das diretrizes. As bibliotecas são responsáveis pela gestão de bens culturais que constituem herança material e cultural da sociedade. Por bens culturais entendemos aqueles objetos aos quais a sociedade atribui valor artístico, histórico, documental, estético, científico, espiritual e religioso. É atribuído aos profissionais que atuam nessas bibliotecas o papel fundamental de preservação desses bens, para benefício da geração atual e também das futuras. Documentos que estabelecem diretrizes de segurança podem apoiar essa atribuição e assegurar condições ideais de convívio das pessoas e de proteção do acervo. De acordo com o The American Institute of Architects - AIA (2004), três elementos indispensáveis devem ser considerados durante o processo de elaboração do Plano de Segurança: pessoas, incluindo funcionários da unidade e visitantes; o patrimônio, que contempla também o edifício, os acervos e os equipamentos/mobiliários; e por último, mas 984 �não menos importante, as bases de dados de registros. Ainda segundo aquele órgão o planejamento se resume em quatro fases: Prevenir (a perda de vidas e minimizar as perdas físicas); Controlar (acessos, pessoas, materiais); Detectar (vigilância) e Intervir (responder às agressões). As ponderações do AIA (2004) demonstram que o desenvolvimento de um Plano de Segurança consistente é o melhor meio de prevenção, e esta, por sua vez, constitui a forma mais segura para salvaguardar e proteger as vidas e o patrimônio. Dessa forma, a responsabilidade atribuída ao GT de Segurança foi a de elaborar diretrizes que contemplassem as necessidades das bibliotecas e, assim, possibilitar a implementação de estratégias e programas a serem desenvolvidos pelos órgãos competentes da Universidade, visando à segurança das bibliotecas do SBU 2 OBJETIVO Definir diretrizes gerais de segurança para o SBU, a fim de subsidiar ações locais das 27 unidades que compõem o sistema, garantindo que a segurança tenha seu merecido papel de destaque na nossa Instituição, identificando as necessidades e, através de dados e informações, subsidiar as ações, a implementação de estratégias e programas a serem desenvolvidos pelos órgãos da Universidade, visando à segurança das pessoas, acervos e a estrutura predial das bibliotecas do SBU. 3 MATERIAIS E MÉTODOS O Grupo de Trabalho de Segurança partiu do princípio que seria inviável desenvolver as diretrizes para as bibliotecas sem antes conhecer a realidade e condições presentes em cada uma dessas unidades de informação, quanto às questões de segurança. Para realização desse diagnóstico o grupo foi buscar na literatura trabalhos e experiências desenvolvidas sobre este assunto, e após leituras minuciosas, adotou-se como subsídio a Política de Segurança para Arquivos, Bibliotecas e Museus elaborado pelo Museu de Astronomia e Ciências Afins MAST (2006), que também utilizou um questionário para conhecer as necessidades de suas áreas. A partir dessas análises o grupo entendeu que para trabalhar com o universo das bibliotecas do SBU, o questionário realmente seria o instrumento mais adequado já que, considerando o número de bibliotecas envolvidas, outros mecanismos de coleta de dados demandariam um tempo maior. 985 �A partir da definição do mecanismo de coleta de dados, o GT foi dividido em quatro subgrupos, que ficaram responsáveis pelo desenvolvimento de questões específicas, considerando temáticas previamente estabelecidas. Estruturou-se um questionário com 88 questões, com perguntas fechadas e semifechadas, agrupadas em três classes: segurança de pessoas, acervos e prédios. Após a elaboração do questionário realizou-se um pré-teste para averiguar se as questões efetivamente atendiam os objetivos propostos. Para sua aplicação foram selecionadas três bibliotecas de áreas distintas e com características diferentes, (tamanho do acervo, se possuía prédio próprio ou compartilhado, localização etc.) foram selecionadas as bibliotecas dos Institutos de Biologia, Geociências e Artes. De acordo com Malhotra (2001), o pré-teste consiste em uma avaliação realizada por uma pequena amostra de entrevistados e tem como objetivo identificar e eliminar problemas de interpretação de questões e/ou linguagem utilizada. O pré-teste possibilitou a identificação de alguns problemas, tais como a necessidade de agrupamento das questões por bloco de assunto, adequação de questões que poderiam ocasionar respostas com duplo sentido, entre outros. Após os devidos ajustes, o questionário foi aplicado às bibliotecas, por meio da ferramenta “Google docs”1no período de 5 a 19 de agosto de 2013. Todo o trabalho demandou muita dedicação dos profissionais envolvidos e de toda a equipe técnica, desde o momento da constituição do grupo, confecção do questionário, tabulação dos dados e elaboração do relatório final. As reuniões periódicas e lista de discussão virtual foram nossas ferramentas nesse processo. Obtivemos o retorno de 100% dos participantes, o que demonstrou que a pesquisa foi recebida positivamente pelas bibliotecas do SBU. 4 RESULTADOS FINAIS 4.1 Parte I: Relatório da análise do questionário sobre segurança nas bibliotecas do SBU O questionário foi apresentado em formulário eletrônico, utilizando-se a ferramenta “Google docs’’ , com perguntas fechadas e semifechadas de modo a facilitar e agilizar a análise comparativa e/ou quantitativa, com opções de resposta "sim" ou "não". Em algumas questões havia espaços para informações complementares que foram separadas em três linhas de 87 GOOGLE DOCS: formulários. Disponível em: <http://www.google.com/intl/pt-BR/drive/apps.html#forms> Acesso em: 15 out. 2013. 986 �atuação: Segurança de Pessoas, Segurança de Acervos e Segurança do Prédio. As questões foram encaminhadas e respondidas pelos responsáveis pelas bibliotecas do SBU. Posteriormente, os dados foram tabulados e interpretados à luz da literatura pesquisada, resultando em um documento relevante, que deu subsídio ao desenvolvimento das diretrizes de segurança. 4.2 Parte II: Diretrizes de Segurança de pessoas, acervos e prédios O GT de Segurança foi dividido em subgrupos que propuseram as Diretrizes de Segurança para as Bibliotecas do SBU, envolvendo pessoas, acervos e prédios. A troca de informações entre os profissionais que participaram do grupo de trabalho mostrou que havia urgência na criação de um documento que norteasse a metodologia na área de segurança relacionada ao patrimônio físico, pessoal e estrutural das bibliotecas da Unicamp. A partir das diretrizes desenvolvidas os seguintes resultados ficaram evidentes: 4.2.1 Segurança de Pessoas A primeira prioridade em qualquer emergência é a segurança humana e são de fundamental importância o estabelecimento de responsabilidades e prioridades institucionais, a formação de uma equipe específica de segurança que deverá ser responsável por uma cuidadosa vigilância quanto às situações de risco para o acervo, o público e funcionários. A segurança de pessoas envolve um grupo de ações preestabelecidas como medidas prioritárias e preventivas. É dever primordial da Instituição, proteger o seu patrimônio, bem como a vida das pessoas que nela estão. Muitos consultores recomendam que a instituição faça um Plano de Segurança, e que cada segmento, assim como a biblioteca, tenha um mapa real das possibilidades de crimes no seu interior ou ao seu redor (furtos, assaltos, vandalismo etc.). Há necessidade de avaliar periodicamente medidas e programas adotados, bem como reforçar a necessidade da prevenção e o treinamento das equipes da biblioteca. O desenvolvimento do Plano de Segurança deve levar em consideração às características prediais e funcionais de cada unidade/órgão, considerando o fluxo diário de pessoas e as condições prediais e de infraestrutura existentes. É de fundamental importância a efetiva avaliação de situações e condições que possam representar risco às pessoas. Nesse sentindo, o trabalho realizado foi de grande importância ao apontar a necessidade de desenvolvimento de planos de desocupação das bibliotecas em casos de emergência. Além disso, constatou-se a importância de se ter representantes das bibliotecas na Comissão Interna 987 �de Prevenção de Acidentes (CIPA), bem como a necessidade de intensificar vigilância após as 18 horas, principalmente nos períodos de recesso escolar. 4.2.2 Segurança dos Acervos As bibliotecas, enquanto instrumentos de disseminação e preservação de informações técnicas, científicas, culturais e históricas, têm o desafio de harmonizar ações que garantam o acesso/uso de seus conteúdos informacionais com a integridade dos documentos físicos e digitais, assegurando, assim, que documentos históricos, culturais e intelectuais sejam mantidos vivos e possam ser transmitidos às gerações futuras. Para tanto, entende-se que cada unidade de informação deve adotar uma política própria que garanta a segurança de seus acervos. São necessárias ações efetivas quanto à gestão de segurança dos acervos. Considerase crucial a atuação dos profissionais bibliotecários no que se refere à adoção de práticas de planejamento e execução das ações destinadas à segurança preventiva e emergencial de seus acervos. Os riscos dentro de uma biblioteca podem ser aqueles causados pelos efeitos cumulativos que de certa forma podem ser evitados, controlando-se as condições do meio ambiente, como a luz, umidade relativa, temperatura, limpeza do ambiente, realização de inventário detalhado, orientação aos usuários quanto às regras de utilização do acervo, inspeções periódicas aos acervos e estrutura predial, implementando boas práticas de gestão das coleções e normas de segurança, como os riscos que são de difícil previsão e que, na maioria das vezes, tem efeito devastador, como é o caso de inundações e incêndios. Nesse sentido, vale mencionar que, quanto aos acervos, foram apontadas algumas necessidades, como a de elaboração de um plano de contingência para salvar os acervos, além da necessidade de realização de avaliações periódicas quanto a possíveis riscos ao acervo, bem como a importância de programas de prevenção de riscos ambientais e de controle dos serviços de manutenção. Ficou evidente, ainda, a relevância de políticas internas que contemplem questões como preservação do acervo. 4.2.3 Segurança dos Prédios A infraestrutura física dos prédios desempenha papel central na conservação e segurança dos acervos, das pessoas e do patrimônio. Desta forma, os prédios de biblioteca devem ser cuidadosamente planejados e suas manutenções devem ser sistematicamente realizadas para que, além de promover a conservação do acervo, possam também garantir conforto e segurança aos seus usuários e colaboradores. 988 �De modo geral, percebe-se que há a necessidade de adequação de alguns aspectos relacionados à infraestrutura e à segurança dos prédios das bibliotecas do SBU. Da mesma forma como se mostra importante a realização de avaliações e revisões prediais periódicas, com intuito de evitar a ocorrência de sinistros e incidentes. Além disso, a manutenção preventiva, a implantação de sistemas de alarmes, mais voltados à detecção de incêndios e não apenas à prevenção de furtos e atos de vandalismo, a implantação de circuitos de monitoramento por imagem e a instalação de uma Brigada de Incêndio, com representantes da biblioteca, despontam-se como ações essenciais para a segurança dos prédios. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS As diretrizes elaboradas pelos membros do GT de Segurança do SBU caracterizam-se como um instrumento de suporte e subsídios a um conjunto de ações, a serem desenvolvidas no âmbito das bibliotecas da Universidade, visando garantir a segurança das pessoas, dos acervos e do patrimônio. O trabalho em questão foi desenvolvido a partir da análise do questionário aplicado às unidades de informação do SBU, que, associada à literatura pesquisada, evidenciou a premente necessidade de desenvolvimento das diretrizes de segurança, a fim de que as mesmas pudessem ser implantadas em todas as unidades do SBU. Diante disso, torna-se fundamental o estabelecimento de responsabilidades e prioridades institucionais, bem como a formação de uma equipe específica de segurança que deverá ser responsável por uma cuidadosa vigilância quanto às situações de risco para as unidades de informação da Unicamp. Os resultados evidenciaram ainda, que avaliações e revisões periódicas devem fazer parte da rotina de manutenção, a fim de antever problemas e, assim, evitar a ocorrência de incidentes e sinistros. Além disso, considera-se que a manutenção preventiva é essencial para a segurança das bibliotecas e demais edificações e equipamentos e, portanto, deve ser considerada como um serviço prioritário no âmbito dos planejamentos e planos de trabalhos das unidades e órgãos. Dessa forma, parece ser urgente não apenas a implantação de uma política de segurança no âmbito do SBU, mas também a adoção de uma política geral da Universidade quanto à segurança dos prédios, o que engloba tanto o planejamento de construções futuras, quanto à manutenção, atualização e adaptação das já existentes às normas atuais que regem a construção civil. 989 �As grandes questões que nos afligem, gestores de bibliotecas, é o de termos conhecimento dos problemas, e nem sempre recursos financeiros para resolvê-los, pois sabemos que é muito mais eficaz a prevenção, a avaliação dos riscos, para que possamos minimizar os sinistros, determinando o tamanho dos estragos e a recuperação do patrimônio. A equipe do GT de Segurança espera que as diretrizes desenvolvidas contribuam para a reflexão, planejamento e ações no sentido de aprimorar a segurança de toda a comunidade interna e externa, as equipes que nelas trabalham e também a preservação dos acervos de nossas bibliotecas e recomenda que as diretrizes sejam revistas a cada dois anos, visando à atualização e aperfeiçoamento em conformidade com as alterações da legislação pertinente. Vale destacar, ainda, que embora o levantamento realizado por meio do questionário tenha ressaltado condições de segurança favoráveis em relação às bibliotecas do SBU, como o fato da maioria delas possuírem quadro atualizado com os contatos dos funcionários e telefones de utilidade pública; controle do acervo (para os itens registrados e não registrados) por meio de inventário, planilhas, catálogo automatizado etc; controle dos bens patrimoniais (a grande maioria faz uso do inventário); meios de controle das condições ambientais, visando à conservação do acervo (utilização de ar condicionado, janelas com isolamento de luminosidade); regras de uso do acervo; métodos de segurança do acervo, como portais de segurança e fitas detectoras; proteção extra nas janelas e portas entre outros; o levantamento também apontou itens que deverão ser implantados e/ou aperfeiçoados, a fim de envolver outras instâncias da Universidade no processo de implantação das diretrizes nas unidades. No mais, considera-se que as diretrizes apresentadas só encontrarão um ambiente favorável a sua implantação efetiva se fizerem parte de uma política da Universidade, capaz de destinar os recursos necessários à adequação das bibliotecas às normas atuais de segurança, acessibilidade e construção civil. 6 REFERÊNCIAS AMERICAN INSTITUTE OF ARCHITECTS (AIA). Security Planning and Design: a guide for architects and building design professionals. New Jersey, USA, John Wiley & Sons, 2004. MALHOTRA, Naresh K. Pesquisa de marketing: uma orientação aplicada. 3.ed. Porto Alegre: Bookman, 2001. MUSEU DE ASTRONOMIA E CIÊNCIAS AFINS (MAST). Política de segurança para arquivos, bibliotecas e museus. Rio de Janeiro: Museu de Astronomia e Ciências Afins, 2006. 990 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 18 - Ano: 2014 (UFMG - Belo Horizonte/MG) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas Universitárias e o Acesso Público à Informação: articulando leis, tecnologias, práticas e gestão Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Diretrizes de segurança para o Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP): experiência na construção de políticas institucionais. Creator An entity primarily responsible for making the resource Carvalho, Tereza Cristina Oliveira Nonatto de et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Belo Horizonte (Minas Gerais) Publisher An entity responsible for making the resource available UFMG Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2014 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O Órgão Colegiado do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Campinas (SBU) instituiu por meio de Resolução Interna 002/2013, em 2 de abril de 2013, um Grupo de Trabalho (GT) ao qual foi atribuído a responsabilidade de desenvolver diretrizes de segurança para as 27 bibliotecas que compõem o Sistema. O trabalho inicial do GT consistiu na elaboração de um questionário, composto por 88 questões, através do qual foi possível diagnosticar e dimensionar os aspectos relacionados à segurança no que se referem às pessoas, acervos e prédios. A partir desse levantamento e posterior análise dos dados o grupo elaborou diretrizes visando garantir proteção ao patrimônio institucional e à integridade física da comunidade acadêmica. O patrimônio do SBU é caracterizado, na sua maioria, por um amplo acervo bibliográfico de grande importância histórica, artística e cultural. É atribuído aos profissionais que atuam nessas bibliotecas o papel fundamental de preservação desses bens, para benefício da geração atual e também das futuras. Dessa forma, cabe a esses profissionais garantir condições satisfatórias de segurança a fim de assegurar a preservação desse patrimônio e, para tanto, a elaboração de um plano de segurança é de importância fundamental. Assim, são apresentados os caminhos trilhados quanto ao desenvolvimento das Diretrizes de Segurança do Sistema de Bibliotecas da Unicamp, além de considerações gerais quanto à gestão de segurança, visando à prevenção de ações adversas no que se referem a pessoas, acervos e a estrutura predial de bibliotecas.