http://repositorio.febab.org.br/files/original/61/6493/SNBU2000_111.pdf 107a2a30463bb950476b0455389f18ff PDF Text Text GERENCIAMENTO DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS SEGUNDO ENFOQUE SISTÊMICO: UMA NOVA MANEIRA DE PENSAR ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS DENTRO DAS BIBLIOTECAS Marta Alves de Souza Docente da Universidade Paulista – UNIP – Campus de Bauru Bibliotecária da Universidade Estadual Paulista – UNESP – Campus de Bauru E-mail: martasou@uol.com.br Resumo: A biblioteca universitária é um organismo vivo em constante interação com o meio ambiente interno e externo dentro das organizações, não importando se estas organizações são do setor privado ou público, pois é o cliente que interessa e a qualidade dos serviços prestados. Nenhuma biblioteca atua de forma fechada, mesmo que tenha características que pareçam assim o ser. Atualmente, ao pensar em biblioteca se faz necessário visualizá-la como um todo, dentro exatamente do que apregoa o enfoque sistêmico nas organizações, estas têm que trabalhar com flexibilidade, qualidade total e outros tantos termos que permeiam as organizações flexíveis na atual conjuntura. É possível trabalhar organização, sistemas e métodos dentro dessas bibliotecas, não da maneira tradicional como se trabalhava há alguns anos atrás mas dentro de algo novo, que abandona um pouco o convencional e busca alternativas modernas de gerenciamento. Eixo Temático: Gerência da Biblioteca Universitária Introdução Desde a pré-história o homem pratica a organização e a divisão do trabalho buscando exatamente multiplicar os recursos acessíveis num determinado momento e enfim com isso �aumentar as possibilidades de alcançar um certo objetivo. A humanidade sempre se pautou por organização, nenhuma civilização agiu de forma contrária a isso. Dentro da Administração tem-se várias escolas, McGregor dividiu em duas as teorias para de forma sintética explicar a escola clássica e a escola das relações humanas. Ele chamou essa divisão de Teoria X e Teoria Y. Estas são representadas através de características próprias da natureza humana. Para a Teoria X, que representa a escola clássica, McGregor afirma que: ❖ O homem médio é indolente por natureza. O que lhe interessa é trabalhar o menos possível independentemente de quaisquer condições ou motivações. ❖ A esse homem falta ambição. Sobretudo desagrada-lhe assumir responsabilidades, ou conduzir pessoas. Ele prefere ser conduzido, pois dessa forma não faz qualquer esforço. ❖ É essencialmente egocêntrico. Resume as necessidades da organização para a qual trabalha às suas próprias necessidades. ❖ Resiste por natureza a qualquer mudança. ❖ É ingênuo, pouco inteligente. Um tipo crédulo, misto de charlatão e demagogo. Para a Teoria Y, que representa a escola das relações humanas: ❖ As pessoas não são por natureza passivas ou resistentes às necessidades da organização. Tornam-se tais como resultado da experiência na organização. �❖ A motivação, o potencial para o desenvolvimento, a capacidade de assumir responsabilidades, a prontidão para dirigir o comportamento para os objetivos da organização estão todos presentes nas pessoas. A administração não os coloca ali. É uma responsabilidade da administração tornar possível às pessoas reconhecer e desenvolver estas características humanas por si mesmas. ❖ A tarefa essencial da administração é harmonizar condições da organização e métodos de operação, de maneira que as pessoas possam melhor alcançar seus próprios objetivos, dirigindo seus esforços para os objetivos da organização. Nas duas teorias, McGregor procurou mostrar que o trabalhador tornava-se bom ou ruim dependendo do tratamento que a organização lhe der. Organização & Métodos, já se ouviu muito falar disso, numa abordagem mais recente, ouvi-se falar de Organização, Sistemas & Métodos, mas o que será que mudou? Nova roupagem e cara velha? vamos tentar refletir sobre isso. O mundo está evoluindo e conseqüentemente O & M e a própria biblioteca, afinal se não acompanhar o curso da história vai ficar para trás. Em relação à O & M está tem deixado de existir na forma como era praticada anteriormente, ou seja, como um órgão separada das estruturas da organização, esta também era uma especialidade que ditava as normas e as condutas referentes ao fluxo da informação dentro das empresas. Era essa área que dava o parecer final sobre formulários e que também determinava espaço e até a cor dos documentos. Tem sido objeto de preocupação entender por que é que as bibliotecas não conseguem acompanhar a evolução do mundo dos negócios na mesma velocidade com que as empresas o fazem, posto que estas procuram desesperadamente se adaptar, será porque não consideram ainda �a informação como um negócio? Na verdade informação é negócio e usuário é cliente e mais ainda, informação é poder. Diante de tais colocações é importante afirmar que as ferramentas de administração são muito bem vindas dentro das bibliotecas, uma vez que estas precisam e são administradas e é importante fazer uso do que há de moderno nessa área do conhecimento para que as funções sejam bem desempenhadas e melhor ainda, para que os clientes tenha a qualidade que buscam. Como Organização & Métodos mudou sua roupagem ao longo dos anos e também evoluiu, a biblioteca e seus administradores precisam fazer uso dos recentes enfoques dados a essa área do conhecimento, uma vez que, O & M é um componente fundamental na administração atual, como suporte ao processos produtivos, jamais um fim em si mesmo, da forma como era vista há alguns anos atrás. É importante tentar aqui analisar como fazer uso desses recursos e conhecer as inovações, utilizando dessas para dar suporte ao fluxo de informações que os usuários necessitam e restruturando os processos aos novos paradigmas na arte de colocar à disposição dos usuários tudo o que ele precisa. Enfoque Sistêmico e a Biblioteca Uma das características marcantes nos anos 90 foi a entrada das modernas tecnologias da informação nas bibliotecas, tornando-as mais ágeis em suas respostas. O processo de desenvolvimento e implantação dessas tecnologias no âmbito das bibliotecas foi mais uma reação, ou mecanização e automação de rotinas existentes, atendendo à uma necessidade de acompanhar de forma ativa o mundo tecnológico. Com essas mudanças houve necessidade de um realinhamento e adaptação interna constante da biblioteca, em face da contínua mutação do ambiente no qual ela se insere. É fácil �constatar que há diferentes tipos de bibliotecas para as quais existem diferentes estratégias de trabalho. O importante no universo biblioteconômico, bem como, em qualquer organização é a evolução, é tornar inteligíveis e compatíveis as tecnologias da informação ao processo de gerenciar uma serie de processos diferenciados que habitam um mesmo organismo, no caso, a biblioteca. O que se tem como proposta aqui é aplicar o enfoque sistêmico na biblioteca aliado à possibilidade de: - reduzir a necessidade de processar informações; ou - aumentar a capacidade de processar informações. Para a primeira opção, que num primeiro momento pode parecer incoerente, uma vez que uma biblioteca não tem essa intenção, parte-se do princípio de que é possível reduzir o processamento de informações através de reconfigurações por processos ou reestruturações, ou seja, baseando-se numa análise de dentro, do fluxo de trabalho, afinal não basta pensar só no usuário externo, é preciso pensar que existem os usuários internos desse sistema de informações, aqui vistos como: todos aqueles que estão envolvidos no processo de acessar, recuperar e disponibilizar as informações para o usuário externo. Pensando nesses processos e específicamente nesses usuários, deve-se analisar o fluxo de informações, ou seja, se no processo de recuperar, acessar e disponibilizar informações para o usuário externo não há retrabalho, reserviço, nesse aspecto deve ser analisado a necessidade de diminuir as informações, com o objetivo de otimizar seu processamento. Já para o segundo caso, aumentar a capacidade de processar informações, é importante analisar no quanto as solicitações dos usuários externos têm sido atendidas e o que é necessário ser feito para otimizar esse processo. �Na visão empresarial, segundo Tachizawa, Scaico: "Uma empresa se sustenta e se desenvolve, principalmente, a partir dos lucros obtidos, e estes são provenientes de clientes satisfeitos. Satisfazer o cliente é, basicamente, oferecer-lhe um atendimento de excelência e produtos (bens ou serviços) de alta qualidade..." (1997, p.25) A biblioteca universitária, embora não seja uma empresa e conseqüentemente não vise lucro, tem que pensar na informação como produto e em seus usuários como clientes, e aqui é mister ter clientes satisfeitos, esse parece ser o propósito de toda biblioteca e na verdade de todo negócio. Quando se pensa em enfoque sistêmico dentro da biblioteca, deve-se pensar que é uma visão do todo, ou seja, não de processos isolados, aqui bem entendido que de acordo com Adair & Murray, processo pode ser definido para nossos fins como: "uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), usados para fins específicos por seu receptor." (1996, p.27) Nas bibliotecas trabalha-se exatamente dessa forma, recebendo insumos e gerando produtos, no caso, a informação, então por quê isolar os processos? Por quê trabalhar de forma a não ter uma visão do todo? Não dá para pensar e só visualizar o serviço de referência isolado do processamento técnico, tudo converge para um único fim, o produto final é o mesmo, informação e os clientes também o são, na verdade o sistema é único. Dessa forma não pode ser perdido de vista a visão do todo, de conjunto, embora os processos sejam diferentes o objetivo desemboca para o mesmo ponto e o produto final o mesmo e com o mesmo fim. �Hoje as antigas práticas de O & M têm sido deixadas de lado em detrimento de conceitos mais modernos, passando assim, para: Organização, Sistemas e Métodos, não basta só elaborar manuais, adequar lay-outs, implementar fluxogramas bem estruturados, tudo isso é importante, mais a visão do sistema como um todo é muito necessária, mesmo porque estar-se trabalhando com pessoas e para esse último caso, é preciso também avaliar o grau de satisfação e motivação para o trabalho. Organização, Sistemas e Métodos nas Bibliotecas Organização, Sistemas e Métodos é uma especialidade da área de administração, voltada inicialmente para o estudo da estrutura organizacional, dos sistemas administrativos e dos métodos de trabalho, na verdade essa especialidade acaba se tornando um agente de mudanças e assumindo um papel fundamental em qualquer organização e a biblioteca se encaixa enquanto organização. Quando pensamos em O,S,M devemos pensar enquanto instrumento para auxiliar na otimização dos processos administrativos e devemos ainda pensar que o homem sempre viveu em organizações, desde o momento que nasce e nessas organizações ocorrem ao longo de sua vida uma série de atividades que acabam sendo repetidas ciclicamente que formam um sistema. Diante disso, podemos inferir que o homem está envolvido numa série de ambientes que o cerca e seu envolvimento nesses ambientes é sistêmico. Sistema e organização caminham juntos. A biblioteca é um sistema onde todos os processos caminham juntos e estão dispostos de maneira a integrar as partes que a compõem numa estrutura ordenada, fazendo com que todas as �atividades possam ser executadas quantas vezes forem necessárias e o resultado sempre seja o mesmo, ou seja, a satisfação do usuário. De acordo com tudo o que foi exposto pode-se extrair conforme coloca Cruz (p.34, 1997) que defini O & M como: “Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.” Enquanto para o mesmo autor uma definição de Sistema seria: “Conjunto de eventos cíclicos.” Tem-se agora de forma clara exatamente o significado de Organização, Sistemas e Métodos e dessa maneira uma visão do que isso representa em termos de gerenciar bibliotecas, ou seja, não perder a visão do todo e visualizar a biblioteca como uma organização num sistema aberto que influencia e é influenciada pelo meio ambiente. Quando pensa-se em O,S,M nas bibliotecas é interessante se voltar para dois aspectos que têm como característica a qualidade: eficiência e eficácia, uma vez que a análise da eficiência irá revelar se o consumo de matéria prima e a utilização dos insumos estão consistentes em termos de qualidade, quantidade, custo, com os produtos gerados, resumindo: as entradas estão consistentes com as saídas, nesse aspecto busca-se otimizar os processos no ponto de vista interno. Já a eficácia revelará se os produtos gerados estão atendendo aos objetivos para os quais estão destinados, ou seja, se as saídas estão conforme o esperado. A eficácia visa otimizar os resultados gerados pelo processo do ponto de vista externo. �Como em qualquer empresa, quando trabalhamos com O,S,M em bibliotecas sempre partimos do ponto de vista do cliente e para tanto é necessário conhecer suas expectativas e estabelecer como meta, a eficácia e a eficiência desejadas. Cabe refletir sobre o real produto gerado pelas bibliotecas e aqui é notório que é informação não importando seu suporte físico e é sobre a satisfação com a informação gerada para seus clientes que a biblioteca tem que se preocupar em termos de eficiência e eficácia de seus processos para que as informações transmitidas alcancem e satisfaçam os clientes Considerações Finais Procurou-se mostrar aqui que as ferramentas de administração são muito importantes dentro das bibliotecas e que uma delas é exatamente Organização, Sistemas e Métodos é uma ferramenta que tem muito a auxiliar no dia-a-dia do gerenciamento, principalmente com seu enfoque atual voltado para o sistema e seus processos. Sempre o enfoque recai sobre o cliente, no entanto fica claro que também os clientes internos são considerados como parte do processo, uma vez que uma característica marcante do enfoque sistêmico é exatamente a visão do todo, dessa forma todos são considerados no processo e devem ter suas expectativas com relação a eficiência e a eficácia dos processos satisfeitas. Numa sociedade globalizada, extremamente competitiva e cada vez mais bem informada, os clientes têm uma infinidade de escolhas e já não é mais suficiente oferecer um bom serviço, é de suma importância oferecer também uma imagem de biblioteca bem gerenciada e essa biblioteca é exatamente aquele que consegue trabalha fazendo uso dos modelos administrativos e que mude conforme suas necessidades, necessidades estas ditadas por seus clientes, internos e externos. �Referências Bibliográficas ADAIR, Charlene B., MURRAY, Bruce A. Revolução total dos processos: estratégias para maximizar o valor do cliente. Tradução de Carmen Youssef. São Paulo: Nobel, 1996. CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997. TACHIZAWA, Takeshy, SCAICO, Oswaldo. Organização flexível: qualidade na gestão por processos. São Paulo: Atlas, 1997. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 11 - Ano: 2000 (UFSC - Florianópolis/SC) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A Biblioteca Universitária do Século XXI Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Gerenciamento de bibliotecas universitárias segundo enfoque sistêmico: uma nova maneira de pensar organização, sistemas e métodos dentro das bibliotecas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Souza, Marta Alves de Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2000 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A biblioteca universitária é um organismo vivo em constante interação com o meio ambiente interno e externo dentro das organizações, não importando se estas organizações são do setor privado ou público, pois é o cliente que interessa e a qualidade dos serviços prestados . Nenhuma biblioteca atua de forma fechada, mesmo que tenha características que pareçam assim o ser. Atualmente, ao pensar em biblioteca se faz necessário visualizá-la como um todo, dentro exatamente do que apregoa o enfoque sistêmico nas organizações, estas têm que trabalhar com flexibilidade, qualidade total e outros tantos termos que permeiam as organizações flexíveis na atual conjuntura. É possível trabalhar organização, sistemas e métodos dentro dessas bibliotecas, não da maneira tradicional como se trabalhava há alguns anos atrás mas dentro de algo novo, que abandona um pouco o convencional e busca alternativas modernas de gerenciamento.