http://repositorio.febab.org.br/files/original/61/6487/SNBU2000_105.pdf 6cdd910cd6fde06255ef8bd1a7c2d705 PDF Text Text 1 CRITÉRIOS ESSENCIAIS PARA O PROCESSO DE AUTOMAÇÃO DA BIBLIOTECA PADRE LAMBERT PRINS Michela Iris Silva Fundação Karnig Bazarian – Faculdades Integradas de Itapetininga Rodovia Raposo Tavares, Km 162 Caixa Postal 24 – Itapetininga/SP – Brasil CEP 18203-340 Fone/fax (15) 273-1616 michela@fkb.br 1. Introdução Assim que decidimos pela automação das rotinas da biblioteca universitária “Padre Lambert Prins” das Faculdades Integradas de Itapetininga, mantida pela Fundação Karnig Bazarian, verificamos os passo fundamentais para a análise e seleção de softwares para automação de unidades de informação, baseando-se para isto, nas necessidades informacionais da biblioteca “Padre Lambert Prins”. Mas, é importante ressaltarmos, que não é suficiente possuirmos o melhor sistema de armazenamento/recuperação das informações, se antes disto todos os pontos de acesso de um determinado material não for minuciosamente controlado. Para tanto se utiliza a linguagem controlada através de tesauros, pois assim é possível que a recuperação e o intercâmbio das informações aconteça de maneira satisfatória. Por este motivo, fizemos uma 1 �2 análise da unidade de informação em questão para assim, decidirmos pelo tesauro mais adequado para o devido tratamento da informação. Foi de grande valia a realização deste trabalho, pois através das pesquisas realizadas, foi possível elaborarmos uma nova estratégia de serviços, com um propósito melhor definido, para que assim a biblioteca “Padre Lambert Prins” esteja compatível com as necessidades impostas pela sociedade da informação, e que seja considerada definitivamente uma biblioteca com padrões universitários. 2. Sistemas para automação de bibliotecas A cada dia, torna-se quase que impossível para as bibliotecas, em especial bibliotecas universitárias, realizarem um atendimento aos seus usuários (principalmente pesquisadores e alunos de graduação) compatível com as necessidades informacionais que eles necessitam, se não houver além de bases de dados, Internet entre outras tecnologias da informação, um sistema de gerenciamento de bibliotecas, comumente chamado de softwares para automação de bibliotecas. Esta necessidade constante de aperfeiçoamento do atendimento nas bibliotecas, se dá, pela grande mudança nas instituições que trabalham com a informação e que fazem parte da chamada indústria da informação, pois a informação se tornou imprescindível para a realização de negócios em todo o mundo, inclusive nas pesquisas realizadas nas bibliotecas. Existem vários fatores à serem levados em consideração na escolha de um software, atividade esta de extrema importância no processo de automação de bibliotecas. Uma das principais vantagens da automação de bibliotecas é que os sistemas são integrados e, conforme MARASCO E MATTES, (1995, p. 43) 2 �3 (...) “as principais funções de uma biblioteca são integradas num mesmo sistema, interagindo com um único banco de dados bibliográficos. Exemplificando, um material é cadastrado no sistema no momento de sua aquisição, e esta informação vai sendo utilizada/alterada de acordo com sua trajetória na biblioteca”. Outro ponto fundamental é o retorno rápido na recuperação de informações, a agilidade nos serviços de rotina (emissão de relatórios, listagens, estatísticas) e, principalmente o serviço de circulação de materiais se torna muito mais ágil, o que possibilita um melhor atendimento de referência, função primordial nas bibliotecas universitárias. 2.1 Aquisição ou desenvolvimento de um software A partir do momento que se decide pela automação dos serviços da biblioteca, um ponto a ser definido é como será feita a aquisição do sistema para automação. O sistema tanto pode ser desenvolvido pela própria instituição, como pode ser adquirido pronto, de alguma empresa especializada na comercialização de softwares. (...) “O desenvolvimento próprio de sistemas automatizados (...) tem acarretado grandes problemas às nossas bibliotecas. O desenvolvimento próprio nem sempre é o caminho mais acertado e/ou mais barato para a automação de bibliotecas. A complexidade de tal empreitada exige uma equipe com grande 3 �4 capacidade técnica, formada por analistas e/ou engenheiros de sistemas com um profundo conhecimento na área de biblioteconomia bibliotecários, e também com sólido conhecimento na área de sistemas e processamento de dados (...) A preparação desta equipe é de custo elevado e não compensa financeiramente. Outro fator relevante é o enorme tempo gasto para o desenvolvimento”. (MARASCO e MATTES, 1995, p. 45) 2.2 Avaliação dos sistemas para automação de bibliotecas Decidido pela aquisição de um sistema comercializado no mercado nacional, (comprovadamente o mais viável em relação aos custos, tempo e benefícios) é preciso saber por onde começar a avaliação dos softwares que estão no mercado, para sua posterior seleção. “Conhecimentos básicos de informática são indispensáveis para a avaliação de programas (...) A fronteira entre as atribuições na escolha de um software pelo bibliotecário e pelo profissional da área de informática, nunca foram muito claras. Porém, a escolha deve estar vinculada a uma análise das aplicações que serão utilizadas e o nível de integração dos processos usados na biblioteca”. (NEUBBABER, 1993, p. 04) 2.3 Funções básicas dos sistemas para automação de bibliotecas 4 �5 Todo sistema que se preocupa com o gerenciamento adequado de uma biblioteca universitária deve ter alguns requisitos básicos (funções) para que a biblioteca seja bem administrada. Apresentamos abaixo as funções básicas para o desempenho satisfatório de um software para unidades de informação, conforme ROWLEY (1994, p. 237): ● Realização de encomendas e aquisições: Este serviço faz parte do processo de aquisição de materiais, é um processo administrativo, relativamente simples, que tem como objetivo suprir as necessidades e demandas da unidade de informação. As principais atividades são: Encomendas; Recebimentos; Reclamações (por parte da unidade de informação, quanto ao não recebimento das encomendas realizadas) ; Contabilidade de custos; Consulta (sobre a situação das encomendas); Relatórios e estatísticas (sobre as encomendas) ● Catalogação: É nesta etapa que a informação é tratada, para que seja posteriormente, recuperada no sistema através de seus pontos de acesso: Entrada de dados; Controle de autoridade; Importação (de registro de outras bases de dados ● Catálogos em linha de acesso público e outras formas de catálogo: Utilização de catálogos tanto pelos usuários do sistema, quanto pelos próprios funcionários da biblioteca. 5 �6 Acesso em linha; Interface de acesso público; Outras formas de catálogos ● Controle de circulação: Onde acontece todo o processo de registro dos dados referentes ao material circulante. Definição de parâmetros (que reflitam as políticas de empréstimo, horários de funcionamento, etc.); Empréstimo; Devolução; Renovação; Multas; Reservas; Empréstimos por períodos curtos; Manutenção de arquivos de leitores; Consultas (relativas aos leitores ou à situação dos documentos); Notificações; Relatórios e estatísticas (sobre a utilização do acervo) ● Controle de publicações seriadas: Se refere as publicações periódicas. Encomendas (efetivação e renovação de assinaturas); Recebimento (de cada fascículo); Reclamações (por parte da unidade de informação, quanto ao não recebimento dos fascículos); Encadernação (controle de volumes que estejam sendo encadernados); Contabilidade de custos; Catalogação (de itens novos); Controle de circulação (se os itens forem emprestados ou circularem); Consultas (relativas às publicações seriadas); Relatórios e estatísticas ● Informações gerenciais: Trata de todas as informações relativas à parte administrativa do sistema de informação. Diversos relatórios e estatísticas; Instrumentos de análise das informações estatísticas. 6 �7 ● Empréstimos entre bibliotecas Igual ao controle de circulação, mas comumente com menos opções, isto é: Entrada de dados; Empréstimo ao leitor; Devolução; Multas; Manutenção do arquivo de leitores (pode ser o arquivo principal do controle de circulação); Consultas; Relatórios e estatísticas ● Informação comunitária: Busca de registros de informações, porém se dá através de intercâmbios, utilizando-se de formatos específicos para tais intercâmbios. Entrada de dados; Acesso on-line; Interface de acesso público 2.4 Requisitos mínimos para a avaliação de sistemas para automação de bibliotecas Para se avaliar sistemas de automação de bibliotecas deve-se considerar critérios gerais e critérios específicos. Nos critérios gerais de softwares destacamos: ● Sua facilidade de uso; Interface e integração de menus; Fornecedor; Assistência técnica, manutenção e suporte; Linguagem de programação; Sistema operacional; Tamanho e tipo de computador em que o sistema é executado; Segurança do sistema; Instalação; Atualização de versões; Manuais e documentação do sistema; Treinamento; Tempo e história de vida; Custos e condição de comercialização; Compatibilidade com outros softwares. 7 �8 E nos critérios específicos: ● Normas internacionais de padronização de dados catalográficos e bibliográficos; Recursos de importação e exportação de dados; Intercâmbio entre bibliotecas; Interface ao catálogo OPAC; Interfaces entre sistemas de gerenciamento de bibliotecas e sistemas de CD-ROM; Ligações entre os módulos de aquisição dos sistemas locais e as bases de dados mantidas pelo comércio editorial; Arquitetura e construção do sistema integrado; Sistemas abertos, com liberdade de alterações; Tipos de bases de dados; Estrutura da base de dados. Nos dias de hoje, um critério fundamental para se analisar num sistema de bibliotecas é, se o sistema é estruturado com formato de intercâmbio, pois não é mais aceitável que se perca tempo cadastrando todo o acervo da biblioteca. A cooperação de dados catalográficos, através dos formatos de intercâmbios de dados bibliográficos e catalográficos e das redes de catalogação cooperativas é hoje uma realidade, que além de ter um custo baixo, poupa um tempo enorme de atualização e/ou liberação de uso do sistema. Foram analisados diversos sistemas para automação de unidades de informação, e o que mais se integrou as necessidades de serviços e a condição financeira da biblioteca “Padre Lambert Prins”, da Fundação Karnig Bazarian foi um sistema que possui os seguintes requisitos básicos: Controle de aquisições: ⇨ Controle de status da aquisição; Controle de sugestão de aquisições (local e pela Internet/Intranet); Correspondências em papel e em E-mail; Utilização de duas moedas para relatórios e estatísticas (R$ e U$); Integração com as rotinas de cadastro e recuperação de publicações. Cadastro e recuperação de publicações: 8 �9 ⇨ Cadastramento de todos os tipos de materiais previstos no AACR2; Formato para intercâmbio catalográfico e bibliográfico MARC; Busca por lógica booleana em qualquer campo do sistema; Emissão de etiquetas de código de barras e etiquetas de lombada; Coleta de dados para emissão de relatórios e estatísticas; Relatórios gerais, boletim bibliográfico, DSI e relatórios específicos para atender exigências do MEC; Controle de baixa; Importação de arquivos texto para os campos de conteúdo e de resumo. Controle de periódicos: ​ Controle de títulos, assinaturas e coleções; Controle do serviço de circulação dirigida (aos docentes e pesquisadores); Exportação e importação CCN (Catálogo Coletivo Nacional); Impressão de relatórios; Correspondência em papel e E-mail; Impressão de etiquetas de código de barras; Relatórios; Estatísticas. Controle de empréstimo: ​ Controle de empréstimos, devoluções, atrasos e listas de reservas; Parametrização por categoria e tipo de publicação (liberação de tipos de materiais para determinados usuários); Suspensão e normalização da situação de usuários; Controle de empréstimo domiciliar e para consultas; Correspondência em papel e E-mail; Emissão de recibos de empréstimo e devolução; Emissão de relatórios; Estatísticas. Controle de vocabulário: 9 �10 ​ Criação de listas hierarquizadas de assuntos, para a criação posterior de um tesauro; Utilização das remissivas de assuntos em todas as demais rotinas do sistema; Cadastramento de assuntos; Emissão de relatórios; Estatísticas. Controle de publicações jurídicas: ​ Controle da legislação, jurisprudência, pronunciamentos, súmulas e votos; Controle de alterações e revogações; Cadastramento e/ou importação de arquivos texto para o campo de íntegra; Emissão de relatórios; Estatísticas específicas de dados jurídicos. Além destas rotinas, o sistema possui um módulo on-line, que torna possível a recuperação de dados, a localização de materiais e pedidos de materiais via rede (Internet/Intranet). Preocupados com uma recuperação dos dados na unidade de informação, de excelente qualidade, decidimos, então dar uma ênfase ao processo de indexação dos dados, pois somente através de um sistema com um indexação adequada é que iremos recuperar adequadamente as informações que são solicitadas pelos nossos usuários. Partindo deste ponto, foi realizado um diagnóstico do serviço de indexação da biblioteca na qual realizamos serviços bibliotecários. 3. Indexação dos dados informacionais - caso da biblioteca universitária "Padre Lambert Prins" 3.1 Diagnóstico do sistema 10 �11 A Biblioteca "Padre Lambert Prins" das Faculdades Integradas de Itapetininga, mantida pela Fundação Karnig Bazarian, tem o acervo constituído basicamente de materiais das áreas de Administração, Comunicação Social, Direito e Educação Física e de obras de referências. É utilizada a Classificação Decimal de Dewey (CDD) para que os assuntos dos materiais bibliográficos sejam tratados de acordo com uma relação lógica de assuntos e para que, possam ser armazenados conforme seus assuntos principais. Os principais usuários da biblioteca são alunos, professores e funcionários das Faculdades Integradas de Itapetininga. Alguns pontos foram analisados: ● Linguagem utilizada Atualmente não se utiliza nenhuma linguagem controlada, trabalhamos apenas com um cabeçalho de assunto criado pelas bibliotecárias da instituição. ● Metodologia Até o ano de 1997 não existia nenhuma forma de se buscar os materiais pelos assuntos, só era possível realizar a busca através da indicação do autor. Atualmente estamos reformulando toda a forma de busca dos materiais, e a busca por assuntos se dá basicamente por assuntos principais não recorrendo ainda a assuntos mais específicos (esta é uma proposta para ser realizada durante este ano (2000)) No início do mês de julho de 1999, demos início ao cadastramento dos dados informacionais e até o momento, aproximadamente 80% do acervo total da biblioteca foi cadastrado, o que tornou possível a busca por todos os pontos de acesso dos materiais bibliográficos (já cadastrados) 11 �12 ● Pessoal qualificado para o serviço A biblioteca possui duas bibliotecárias, quatro auxiliares e uma digitadora estando dividido em: ⇒ Uma bibliotecária que trabalha com as áreas de Administração, Comunicação Social e Educação Física e duas auxiliares para o processamento técnico ⇒ Uma bibliotecária que trabalha com a área jurídica e duas auxiliares para o processamento técnico ⇒ Uma digitadora que trabalha somente com o cadastramento dos dados no sistema ● Recursos materiais A biblioteca possui uma central multimídia com quatro microcomputadores para pesquisa em bases de dados, três terminais para a busca de materiais do acervo, dois terminais para a circulação (um para empréstimo e outro para devolução) e mais dois terminais para o serviço interno. 3.2 Solução/alternativas ● Proposta de um sistema de indexação: projeto piloto para a área jurídica Inicialmente pensou-se em trabalhar com a linguagem controlada pelo índice da RT (Revista dos Tribunais) que trata somente de informações jurídicas, porém encontramos uma certa dificuldade em trabalhar com esta linguagem, uma vez que muitos termos não condizem com a realidade do sistema de informação em questão. 12 �13 Posteriormente tivemos contato com o THES (Tesauro do Senado Federal) e ele se mostrou muito mais adequado as nossas necessidades. Infelizmente, ainda não será possível tratar os assuntos das outras áreas da Biblioteca, mas se as obras jurídicas estiverem com os assuntos indexados, já será aproximadamente 60% do acervo. Esta atividade está com início previsto para abril deste ano (2000). Após o término do tratamento de toda a informação jurídica, iremos começar a indexação dos assuntos das outras áreas da biblioteca. ● Linguagem de indexação Após comparações entre alguns tesauros, resolvemos por indexar os assuntos jurídicos com o THES (Tesauro do Senado Federal) por possuir uma linguagem adequada e de fácil acesso aos nossos usuários. 4. Conclusões É imprescindível que à partir do momento que se decide pela automação de uma biblioteca universitária, tome-se certos cuidados para a análise, avaliação e seleção do software, pois existe uma quantidade enorme de sistemas no mercado, mas nem todos atendem os requisitos mínimos necessários para a automação. Outro fator importante, é que não é mais possível se ter uma biblioteca universitária que não esteja automatizada, pois as facilidades que a automação garante para qualquer sistema de informações são de grande valor para os bibliotecários que podem, desta forma, especializar-se mais nos serviços de referência. Através das análises realizadas nos sistemas para automação de unidades de 13 �14 informação e baseados nas exigências atuais da sociedade da informação, pudemos definir qual o sistema que mais se adequaria as necessidades da biblioteca “Padre Lambert Prins”, levando em conta as rotinas de serviços da biblioteca e o custo que a Fundação Karnig Bazarian se disponibilizaria a pagar pelo referido sistema. Finalizando as conclusões obtidas com este trabalho, verificou-se a importância de um estudo dos aspectos atuais das unidades de informação concomitantemente com a modernização dos serviços prestados pela biblioteca “Padre Lambert Prins”, pois só assim, nos foi possível verificar como realmente deveríamos nos posicionar frente a toda a especulação existente diante dos serviços de uma biblioteca universitária. E também para termos uma clareza maior quanto aos novos termos que são incorporados diariamente em nosso vocabulário. Referências bibliográficas BARSOTTI, Roberto A Informática na biblioteconomia e na documentação São Paulo: APB/Polis, 1990 (Coleção Palavra – Chave, 2) COSTA, E. M. Tecnologias da informação e pesquisa: a experiência brasileira [on-line]. 1998, nov. 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Itapetininga: FKB, 1998 16 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 11 - Ano: 2000 (UFSC - Florianópolis/SC) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A Biblioteca Universitária do Século XXI Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Critérios essenciais para o processo de automaçao da Biblioteca Padre Lambert Prins. Creator An entity primarily responsible for making the resource Silva, Michela Iris Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2000 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta a verificação dos passo fundamentais para a análise e seleção de softwares para automação de unidades de informação, baseando-se para isto, nas necessidades informacionais da biblioteca “Padre Lambert Prins”.Foi de grande valia a realização deste trabalho, pois através das pesquisas realizadas, foi possível elaborarmos uma nova estratégia de serviços, com um propósito melhor definido, para que assim a biblioteca “Padre Lambert Prins” esteja compatível com as necessidades impostas pela sociedade da informação, e que seja considerada definitivamente uma biblioteca com padrões universitários.