http://repositorio.febab.org.br/files/original/61/6454/SNBU2000_072.pdf 240def116be7cd255aebbfeb895ed185 PDF Text Text PROJETO DE CIRCULAÇÃO AUTOMATIZADA EM ÂMBITO SISTÊMICO DO SIBi/USP Rosaly Favero Krzyzanowski Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo rfkrzyza@usp.br Inês Maria de Morais Imperatriz Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo inesm@usp.br Mariza Leal de Meirelles Do Coutto Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo marizadc@usp.br Marcia Rosetto Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo mrosetto@usp.br Roberto Barsotti Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo barsotti@usp.br Edna M. Gonçalves Knorich Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo eknorich@sibi.usp.br Dorotea Maris Stella Fill Sistema Integrado de Bibliotecas Departamento Técnico * Universidade de São Paulo fill@usp.br ______________________________ * UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS – Departamento Técnico Av. Prof. Luciano Gualberto, Trav. J, 374 - 1º andar - Cidade Universitária 05508-900 - São Paulo, SP - Brasil Fone: (0XX11) 818-4194 e 818-4197 - Fax: (0XX11) 815-2142 - dtsibi@org.usp.br 1 �http://www.usp.br/sibi RESUMO É apresentada a proposta de dimensionamento do Projeto de Circulação Automatizada, em âmbito sistêmico do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP – SIBi/USP, com as especificações e características principais dos modernos recursos que estarão disponíveis aos usuários. Desde a criação do SIBi/USP a automação das informações bibliográficas dos acervos das bibliotecas do Sistema foi o objeto principal de sua ação, consolidada com a criação do Banco de Dados Bibliográficos da USP – DEDALUS. Através de projeto elaborado para a modernização do Sistema, centrado na automação de acervos e serviços, criaram-se as condições necessárias à implantação da Rede de Serviços do SIBi/USP – SIBiNet, interligando as bibliotecas, nos diversos campi da Universidade, com economia de esforços, ampliação do universo bibliográfico e acesso aos serviços bibliotecários em suas várias vertentes. Dentre esses serviços destaca-se o controle de circulação que, até então efetivado localmente em cada biblioteca, será realizado de forma unificada, beneficiando diretamente a comunidade usuária. Eixo Temático: Gerência da Biblioteca Universitária 2 �Projeto de Circulação Automatizada em Âmbito Sistêmico do SIBi/USP 1 Introdução O avanço da tecnologia de informação suscita constantes desafios para o gerenciamento de redes e sistemas, requerendo de seus administradores vigilância permanente no direcionamento de ações de modo a manter a qualidade dos produtos e serviços, em sintonia com a demanda de usuários, com as oportunidades de parcerias, com as facilidades provenientes dos novos aplicativos e com o panorama internacional. O Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBi/USP) tem envidado esforços no sentido de criar condições para as atividades sistêmicas das bibliotecas da Universidade, de modo a oferecer suporte ao desenvolvimento da pesquisa e do ensino. Assim, vem direcionando ações relativas ao aprimoramento de seus recursos de tecnologia de informação, como por exemplo o desenvolvimento do Projeto de Modernização11). Iniciado em 1994 (Krzyzanowski et al., 1998) e dimensionado com vistas à aquisição e 1 (1) O projeto foi realizado com recursos financeiros obtidos da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo – FAPESP, bem como pelo auxílio adicional de The A. W. Mellon Foundation para o aprimoramento da informação bibliográfica, promovendo o aumento de qualidade, no registro da mesma. 3 �instalação de hardware e software com funções integradas22), conforme configuração no Anexo 1, para o Banco de Dados Bibliográficos da USP – DEDALUS e instalação da Rede de Serviços do SIBi/USP – SIBiNet (Anexo 2), ampliou significativamente as possibilidades de busca e recuperação de informações pelos docentes, pesquisadores e alunos da Universidade e pela comunidade científica local, regional e internacional. O presente trabalho trata das características e especificações do Subsistema de Controle de Circulação em implantação no SIBi/USP, a partir da base de dados do Banco DEDALUS. 2 Serviços Bibliotecários na Universidade de São Paulo O dimensionamento do SIBi/USP, instituído em 1981, foi realizado no sentido de manter a administração descentralizada em cada biblioteca e favorecer, através do órgão coordenador do Sistema (Departamento Técnico), a integração técnica das bibliotecas para projetos e programas globais, por meio de esforços cooperativos locais e da participação em programas mais amplos, conforme a seguir especificado: ● aquisição planificada de materiais bibliográficos; ● manutenção e conservação do acervo bibliográfico, que atualmente se encontra com mais de 3.700.000 itens (Anexo 3); 2 (2) Isto significa integrar as funções de consulta (OPAC – Online Public Access Catalog), seleção, aquisição, catalogação, circulação, empréstimo – entre – bibliotecas, comutação bibliográfica, correio eletrônico. 4 �● manutenção, de acordo com padrões internacionais, do Banco de Dados Bibliográficos – DEDALUS, possibilitando o acesso, via Rede SIBiNet e Internet, a mais de 1.500.000 registros referentes aos acervos das 39 bibliotecas do Sistema; ● prestação de serviços aos usuários, propiciando redução do tempo de atendimento às demandas; ● participação em serviços cooperativos com outras instituições da área, em âmbito nacional e internacional. Dentre os serviços prestados aos usuários(3), os dados de circulação34), até o momento com controles locais por biblioteca, vêm registrando considerável crescimento, como pode ser verificado na Figura 1 e no Anexo 4. Figura 1 – USP: Acervo e Circulação das Bibliotecas 1989/1998 3 (3) A comunidade usuária do SIBi/USP encontra-se dimensionada, de acordo com os dados numéricos no Anuário Estatísticos da USP 1999, em 85.689 usuários inscritos nas bibliotecas para utilizar os serviços oferecidos. (4) Circulação inclui: empréstimos, consultas, empréstimos – entre – bibliotecas. 5 �Fonte: Anuário Estatístico da USP 1999 Esse volume de circulação requer gerenciamento apropriado, para dispor rapidamente aos usuários os documentos existentes nos acervos. Com esse propósito, o subsistema automatizado de circulação, implementado para o SIBi/USP, objetiva o controle de circulação pela interligação do banco de dados, contendo os registros do acervo (DEDALUS), com a base de dados de identificação de usuários, propiciando uma otimização no processo e por consequência natural para o usuário, assim como para os responsáveis pela supervisão dos serviços. 6 �2.1 Dimensionamento do Projeto de Circulação Automatizada Segundo a literatura da área, a implementação de sistemas de circulação informatizados deve levar em consideração alguns princípios fundamentais, como por exemplo: a) qual o material que se encontra no acervo e se está disponível para empréstimo; b) qual o material que está emprestado e quando estará novamente disponível; c) possibilidades operacionais: efetuar reserva e renovação, ser utilizado em múltiplos pontos de atendimento, receber parâmetros locais de cada biblioteca, controlar os dados do usuário e de seus empréstimos, emitir relatórios e recibos de devolução, entre outros (Rowley, 1994). Todas essas funções consideradas imprescindíveis para o gerenciamento de circulação deverão estar contempladas pelo software adotado. O Departamento Técnico do SIBi/USP, para desenvolver o projeto e instalação do Subsistema de Controle de Circulação no Banco DEDALUS, teve que organizar várias etapas de procedimentos: ● Levantamento junto às bibliotecas do Sistema sobre o controle de empréstimo vigente no local, incluindo o empréstimo – entre – bibliotecas, existente em cada uma delas (informações sobre o Tipo de Material X Categoria de Usuários X Prazos); ● Processamento e análise dos dados para subsidiar a elaboração de parâmetros necessários no sistema automatizado como por exemplo: − “status de empréstimo” de cada exemplar, que indica sua disponibilidade para empréstimo ou não; − definição de código de barras para o exemplar, incluindo procedimentos para sua configuração, impressão e fornecimento às bibliotecas; 7 �● Análise e definição da Base de Usuários: − definição das categorias dos usuários e de suas possibilidades de empréstimo; − definição, junto aos órgãos centrais da USP, de procedimentos para identificação, de forma automatizada, dos usuários nas bibliotecas para utilização do Subsistema de Controle de Circulação, com especificações ou códigos de barras, entre outros; − elaboração de procedimentos para importação de dados cadastrais da comunidade USP, existentes nas bases centrais da USP, para compor a base de dados de usuários para o controle de circulação, unificando dessa forma os dados para o gerenciamento pelas bibliotecas; ● Configuração do Subsistema de Controle de Circulação no Banco DEDALUS, incluindo o detalhamento dos parâmetros das tabelas de variáveis existentes no software; ● Instalação de Base Piloto em algumas bibliotecas do Sistema, para realização de testes e ajustes; ● Treinamento das bibliotecas e liberação do Subsistema para uso. 2.2 Configuração do Subsistema de Controle de Circulação – Banco DEDALUS A estrutura básica instalada para o Subsistema de Controle de Circulação no SIBi/USP contempla a interligação da Base de Usuários USP (Docentes, Alunos, Funcionários) com a base de dados dos exemplares de acervos, cadastrados no DEDALUS, como pode ser verificado na Figura 2. 8 �Figura 2 – Configuração do controle de circulação automatizado SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS - BANCO DEDALUS (em Aleph) Subsistema de Circulação Cada elemento integrante desse Subsistema tem suas características próprias de controle, como exemplificado na Figura 3 (variáveis de controle de exemplar de acervo para circulação) e na Figura 4 (dados do usuário requeridos para o empréstimo). 9 �Figura 3 – Dados de exemplar de acervos, cadastrados no DEDALUS 10 �11 �Figura 4 – Dados do usuário requeridos para o empréstimo O Controle de Circulação é realizado através da relação estabelecida entre os dados de controle do exemplar e os dados do usuário, produzindo o registro de controle de circulação, conforme pode ser visto na Figura 5. 12 �Figura 5 – Parâmetros de controle de circulação pela biblioteca O módulo Controle de Circulação gerencia os parâmetros estabelecidos para o Status do Usuário X Status do Material 13 �2.3 Disponibilidade de Acesso ao Controle de Circulação pelo Usuário O sistema propicia informações sobre a disponibilidade do documento ao usuário, via Interface WWW (Figura 6), e a possibilidade de realizar reservas para empréstimo (Figura 7), a partir da função de consulta ao Catálogo. Possibilita também o acesso aos dados cadastrais do usuário (Figura 8) e consulta à relação de documentos emprestados e reservas realizadas. Figura 6 – Informação sobre a disponibilidade do documento na biblioteca, para fins de empréstimo Ao escolher um título da busca realizada o sistema listará os exemplares disponíveis através da tela abaixo: 14 �15 �Figura 7 –– Solicitação de reserva para empréstimo, via WWW, pelo usuário O Subsistema de Circulação permite ao usuário efetuar a reserva de empréstimo através da tela abaixo: 16 �Figura 8 – Informações dos dados cadastrais dos usuários, via interface WWW (OPAC) do Banco DEDALUS 17 �2.4 Funções para o Gerenciamento do Controle de Circulação O sistema de empréstimo coloca à disposição da equipe técnica da biblioteca várias funções, para que esta possa efetuar todos os controles necessários, como relacionado na Figura 9 a seguir: Figura 9 – Funções da circulação disponíveis para o gerenciamento pela biblioteca 18 �3 Comentários Finais A partir das ações propostas no Projeto de Modernização do SIBi/USP, que prevê a circulação de material bibliográfico de forma unificada, na qual a comunidade USP se torna usuária de todas as bibliotecas do Sistema, objetiva-se: 1. aprimorar a prestação de serviços aos usuários, com vistas a tornar mais ágil o acesso às informações e a disponibilidade dos materiais de seus acervos, via catálogos informatizados e com aplicativos de maior interação; 2. conferir maior valor agregado ao Banco DEDALUS com a implementação das demais funções previstas (circulação e aquisição), além da consulta e catalogação online, já em funcionamento, reforçando o seu papel como fonte de dados bibliográficos na Universidade de São Paulo. 19 �Referências Bibliográficas ANUÁRIO Estatístico da USP. São Paulo : USP, 1999. 323 p. EX-LIBRIS. Aleph – Manual version 3.2 – 5.9. Tel-Aviv, 1996. 2 v. KRZYZANOWSKI, Rosaly Favero, IMPERATRIZ, Inês Maria de Morais, ROSETTO, Marcia. Gestões para a modernização do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo : incremento da automação através de projetos em desenvolvimento. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 9., 1996. Anais... Curitiba : Universidade Federal do Paraná/Pontifíca Universidade Católica do Paraná, 1996. (Publicado em disquete) KRZYZANOWSKI, Rosaly Favero, IMPERATRIZ, Inês Maria de Morais, COUTTO, Mariza Leal de Meirelles Do, ROSETTO, Marcia. Implantação da informatização em bibliotecas universitárias para aperfeiçoamento e modernização dos serviços : relato de experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP – SIBi/USP. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 10., 1998. Anais... Fortaleza : Universidade Federal do Ceará, 1998. (Publicado em disquete) ROWLEY, J. Informática para bibliotecas. Brasília : Briquet de Lemos/Livros, 1994. p. UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Sistema Integrado de Bibliotecas. Departamento Técnico. SIBiNet – Rede de Serviços do SIBi/USP : características, uso e funções. Edição preliminar revista. São Paulo, 1997. 20 307 �Anexo 1 – Banco DEDALUS – Configuração do sistema instalado (software Aleph) Banco de Dados Bibliográficos da USP – DEDALUS Configuração do Sistema Instalado (software Aleph) O fluxo operacional do Banco DEDALUS é realizado do sevidor central para os servidores locais das bibliotecas e vice-versa. 18 �Anexo 2 – Integração virtual das 39 bibliotecas do SIBi/USP 19 �Anexo 3 – Acervo das bibliotecas do SIBi/USP Posição: 30.11.98 * Normas técnicas, patentes, plantas, projetos, relatórios técnicos e científicos, separatas, laudos técnicos, memoriais técnicos e científicos, etc. Fonte: Anuário Estatístico USP Especificação Livros Periódicos (Volumes) Multimeios Outros Materiais Teses Total Ano 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 2.612.541 1.149.267 1.208.732 1.260.853 1.207.985 1.229.194 1.297.448 1.313.977 1.349.858 1.399.336 1.484.207 1.545.413 959.326 1.097.731 183.368 261.153 59.427 247.437 312.873 72.622 271.630 322.593 79.887 240.745 259.794 99.878 231.818 269.095 103.224 289.970 305.487 117.862 298.928 370.621 107.745 299.229 396.169 118.938 262.149 393.819 124.471 305.540 337.904 129.900 313.406 277.257 136.037 2.939.395 1.188.392 3.123.355 1.134.548 2.942.950 1.135.818 2.969.149 1.223.435 3.234.202 1.325.377 3.416.648 1.232.376 3.396.570 1.294.250 3.474.025 1.393.869 3.651.420 1.446.942 3.719.055 20 �1998 1.559.240 1.510.128 3.796.404 305.908 277.135 143.993 Fonte: Relatório de Atividades do SIBi/USP, 1994-1997; atualizado pelo Boletim Anual do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP de 1998. 21 �Anexo 4 – Circulação do acervo das bibliotecas do SIBi/USP (controle local) Posição: 30.11.98 Fonte : RIBi Modalidades Consulta Total Empréstim o Empréstim o entre Bibliotecas 1.717.617 715.432 18.827 2.451.876 1.821.043 176.495 20.693 2.018.231 2.388.581 884.069 23.695 3.296.345 2.523.378 1.054.976 24.117 3.602.471 2.799.156 1.130.180 23.358 3.952.694 3.218.663 1.266.707 32.081 4.517.451 3.165.221 1.259.438 34.715 4.459.374 3.400.431 1.259.685 33.006 4.693.122 3.350.985 1.241.479 32.105 4.624.569 3.851.580 1.322.922 31.156 5.205.658 3.762.234 1.347.623 29.178 5.139.035 4.017.599 1.470.014 33.208 5.520.821 3.001.374 1.094.085 28.012 4.123.471 Ano 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 Média 22 �Fonte: Relatório de Atividades do SIBi/USP, 1994-1997; atualizado pelo Boletim Anual do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP de 1998. 23 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 11 - Ano: 2000 (UFSC - Florianópolis/SC) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A Biblioteca Universitária do Século XXI Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Projeto de circulação automatizada em âmbito sistêmico do SIBi/USP. 72 Creator An entity primarily responsible for making the resource Krzyzanowski, Rosaly Favero et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2000 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource É apresentada a proposta de dimensionamento do Projeto de Circulação Automatizada, em âmbito sistêmico do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP – SIBi/USP, com as especificações e características principais dos modernos recursos que estarão disponíveis aos usuários. Desde a criação do SIBi/USP a automação das informações bibliográficas dos acervos das bibliotecas do Sistema foi o objeto principal de sua ação, consolidada com a criação do Banco de Dados Bibliográficos da USP – DEDALUS. Através de projeto elaborado para a modernização do Sistema, centrado na automação de acervos e serviços, criaram-se as condições necessárias à implantação da Rede de Serviços do SIBi/USP SIBiNet, interligando as bibliotecas, nos diversos campi da Universidade, com economia de esforços, ampliação do universo bibliográfico e acesso aos serviços bibliotecários em suas várias vertentes. Dentre esses serviços destaca-se o controle de circulação que, até então efetivado localmente em cada biblioteca, será realizado de forma unificada, beneficiando iretamente a comunidade usuária.