http://repositorio.febab.org.br/files/original/61/6399/SNBU2000_017.pdf 7979d03ff4c0ce785c45a0950bb56389 PDF Text Text MODELO ORGANIZACIONAL DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFPB: VANTAGENS E DESVANTAGENS1 MARIA JOSÉ ARAÚJO DE OLIVEIRA2 EMEIDE NÓBREGA DUARTE3 (Universidade Federal da Paraíba) Resumo: Pesquisa realizada nas Bibliotecas dos Campi da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), com o objetivo de identificar as vantagens e desvantagens do modelo organizacional do Sistema de Bibliotecas (SISTEMOTECA) da UFPB. Atualmente, o sistema é composto por vinte e duas Bibliotecas localizadas nos Campi do interior de Campina Grande, Areia, Bananeiras, Cajazeiras, Sousa, Patos e quinze em João Pessoa, assim como, a Biblioteca Central, responsável pela coordenação do SISTEMOTECA. Para viabilizar a coleta dos dados necessários, foram aplicados questionários aos responsáveis pelas bibliotecas, abordando aspectos referentes a sua vinculação com a coordenação do sistema e as vantagens e desvantagens decorrentes. Para levantamento do número de Bibliotecas Setoriais em funcionamento no Campus de João Pessoa, foi necessário visita “in loco”, visto que, na estrutura oficial, constam apenas as Bibliotecas Setoriais dos Campi do interior. O Sistema adota o modelo de centralização parcial por serviço de aquisição com estrutura departamentalizada de forma combinada, tais como: processos, serviços e área geográfica. Analisando-se vantagens e desvantagens decorrentes do modelo de estrutura atual do SISTEMOTECA, recomenda-se uma reestruturação do sistema em vigor. Palavras-chave: Biblioteca Universitária; Centralização X Descentralização de Biblioteca; Gerência de Biblioteca Universitária. INTRODUÇÃO A Universidade é o maior patrimônio do sistema educacional e tem como objetivo primordial transmitir, para as novas gerações, as informações contidas em qualquer suporte informacional, seja este impresso ou não, com vistas ao desenvolvimento econômico e social da humanidade. 1 Trabalho de conclusão do curso de Graduação em Biblioteconomia na UFPB. Aluna Concluinte. 3 Professora orientadora – DBD/CCSA/UFPB – Campus I – João Pessoa, PB – Brasil – emeide@zipmail.com.br 2 1 �Dentro desta, a Biblioteca surge como “fonte alimentadora” do sistema, porque nela se concentram as atividades mais importantes, havendo entre ambas a palavra falada e escrita a serviço da cultura. Sendo a Universidade a reunião de várias escolas de nível superior e especializações diferentes, surge a questão de ser a Biblioteca, centralizada ou descentralizada, fazendo com que defensores destas correntes apresentem uma série de argumentos que justifiquem sua posição. A questão da centralização e descentralização, diz respeito a distribuição de poder numa organização ou seja, a distribuição da autoridade e do processo decisório. Assim, a centralização em bibliotecas universitárias acontece quando grande parte das decisões organizacionais são tomadas pela “Biblioteca Central”, enquanto a descentralização consiste em diferentes bibliotecas autônomas completamente independentes da Biblioteca Central. As formas como se estruturam as bibliotecas universitárias são diversas, não havendo unanimidade quanto a que seja melhor, por isto o assunto já deu margem a muitas discussões. Pretende-se com o estudo, identificar o modelo da estrutura administrativa adotado pelo SISTEMOTECA; seu comportamento diante das mudanças externas, possibilitando subsídios para estudos posteriores. Os aspectos formais foram estudados a partir de documentos que representam a organização da instituição em estudo: organograma que representa de forma simplificada, a estrutura do órgão ou sejam, suas unidades componentes e respectivas relações de autoridade; o regulamento que é um conjunto de regras obedecidas pela instituição, aprovado pelo Conselho Universitário em reunião de 07.08.1980 e constitui parte integrante da Resolução do CONSEPE/UFPB 201/80. O mesmo apresenta a natureza e os objetivos da instituição; a organização administrativa seus recursos e atribuições. 2 �Quanto ao levantamento dos dados que permitiram um conhecimento do funcionamento informal do SISTEMOTECA, recorreu-se a procedimentos metodológicos que se encontram delineados no decorrer deste relato, aparecendo imediatamente após o referencial teórico. Para alcance do objetivo proposto e compreensão do tema escolhido, apresenta-se no decorrer do relatório, subsídios sobre o funcionamento do SISTEMOTECA, no concernente a sua estrutura organizacional formal, assim como aspectos informais. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL A organização é parte do processo administrativo e significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer relações entre eles e atribuições de cada um deles. A organização serve para agrupar e estruturar todos os recursos humanos ou não-humanos para atingir os objetivos prédeterminados. Faria (1980, p.168), define a estrutura como a base de um organismo, afirmando que “…em organização é representada por um conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e a via hierárquica”. Para Chiavenato (1982), o desenho organizacional constitui a escolha pela qual a empresa pretende atingir os seus objetivos e aponta como principais características da estrutura ou do desenho organizacional; a diferenciação, a formalização, a centralização e a integração. Todas essas características dependem de fatores externos e internos, como os objetivos empresariais, a tecnologia utilizada, o ambiente e a estratégia empresarial, e a maneira pela qual esses fatores são envolvidos. As bibliotecas universitárias, como um tipo específico de organização também se ressentem ao determinar o tipo de estrutura, pois sabe-se que entre outros fatores, a estrutura de uma organização contribui para a eficácia da mesma. Um aspecto dessa mesma estrutura é 3 �o grau de centralização adotado, tema que merece ser discutido e avaliado com o objetivo de otimizar suas atividades. Ferreira (1980, p.18), comenta que: “o fato é que cada caso precisa ser estudado de per si, pois em virtude dos choques de autoridade essas relações entre pessoas ou entre órgãos sempre têm se constituído um ponto crítico da administração”. CENTRALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA Na centralização administrativa há uma concentração do grau de autoridade nos níveis gerenciais superiores. A esse respeito, Faria (1996), afirma que a centralização acontece quando grande parte das decisões organizacionais são tomadas pela “alta cúpula” da administração, situadas nos escalões hierárquicos superiores da empresa. Como todas as características estruturais, a centralização é uma condição dada das organizações. Isso não significa que ela mude em termos de grau. As organizações mudam, por vezes lentamente e por vezes drasticamente. Sempre que mudam forma-se uma nova estrutura. Essa nova estrutura serve como base para as ações organizacionais e para as ações em resposta a organização. Assim sendo, as formas de centralização têm implicações importantes tanto para os indivíduos quanto para sociedade mais ampla. Muitas vezes a centralização em excesso provoca nas unidades de ação, uma falta de coragem ou falta de confiança, pois os dirigentes não delegam autoridade aos seus subordinados, acreditando que estes não são capazes de tomar, até mesmo, pequenas decisões. VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA As decisões são tomadas por administradores que têm uma visão global da empresa; necessária quando as decisões a serem tomadas envolvam custos muito altos; os tomadores de decisões situados no nível mais alto da hierarquia são geralmente, melhor treinados e preparados do que os que estão nos níveis mais baixos; a eliminação de esforços duplicados reduz os custos operacionais; certas funções- como compras- quando centralizadas, provocam 4 �maior especialização e aumento de habilidades; as decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais e definição de políticas ou diretrizes para a empresa e seu planejamento social. As decisões são tomadas por administradores que têm pouco contato com os níveis inferiores da empresa e não convivem com os fatos; os tomadores de decisões não conhecem as situações envolvidas no dia a dia dos funcionários dos níveis mais baixos; há uma demora na comunicação entre os níveis superiores e inferiores devido as linhas serem distanciadas; os administradores dos níveis inferiores são desmotivados por não participarem do processo decisorial. Pelo envolvimento de muitas pessoas nas comunicações, há mais possibilidades de erros e de distorções pessoais. DESCENTRALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA A descentralização acontece quando a maioria das decisões são tomadas pelos níveis hierárquicos da execução. A descentralização requer para o seu funcionamento, um sistema bem definido de delegação. “Descentralizar é transferir para outros órgãos atribuições específicas do órgão central, objetivando aliviá-los da carga de trabalho e criar instrumentos de penetração em outras áreas, facilitando o crescimento e diminuindo a carga de trabalho do órgão central”. (Faria, 1980. p.276) A descentralização e delegação de autoridade estão relacionadas, na medida em que a descentralização decorre da delegação de autoridade, e seus conceitos acham-se tão ligados que são inaplicáveis separadamente. Arantes (1994), afirma que a descentralização é muitas vezes confundida com a subdivisão ou agrupamento de funções. Acrescenta ainda, que muitas organizações são caracterizadas como descentralizadas, o que acontece na realidade é que a execução das funções é descentralizada, mas a autoridade para tomar decisões é centralizada. Assim, só podemos afirmar que uma organização é descentralizada quando o grau de autonomia - dos 5 �diferentes níveis organizacionais - para tomar decisões estiverem bem definidos, pois a autonomia é a essência da descentralização ou delegação de autoridade. VANTAGENS E DESVANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA Libera os administradores principais de um grande número de detalhes; as decisões são tomadas mais rapidamente, resolvendo problemas específicos no local e no momento da ação; estimula a iniciativa e o senso de responsabilidades nos administradores de nível médio, criando maior motivação. A estrutura descentralizada proporciona bom treinamento para os administradores médios. Pode ocorrer falta de informação e coordenação entre departamentos; maior custo por administrador devido ao melhor treinamento, melhor salário dos administradores nos níveis mais baixos. Os administradores médios podem se preocupar apenas com os seus departamentos esquecendo do sucesso da empresa como um todo e as políticas e procedimentos podem variar enormemente dentro da organização. CENTRALIZAÇÃO DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS A centralização de bibliotecas universitárias é um assunto que já deu margens a muitas discussões. Prado (1992, p.16), afirma que o ideal é que a biblioteca universitária seja centralizada, não precisando porém, que seu acervo fique num só edifício, podendo haver uma biblioteca central e diversas setoriais junto a cada escola. Acrescenta ainda: “o indispensável é que obedeça a uma única direção, a qual efetua a aquisição e o registro do material bibliográfico, administra os serviços técnicos e orienta os trabalhos de modo geral”. Ferreira (1980, p.20), admite que embora tanto a corrente centralizadora quanto a descentralizadora continuem a apresentar uma série de argumentos que justifiquem sua posição, vai-se sentindo, aos poucos uma tomada de consciência geral da necessidade de um 6 �órgão centralizador, ou pelo menos, coordenador e as atribuições deste órgão variam de acordo com o grau de centralização adotado. FORMAS DE CENTRALIZAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS Ferreira (1980), apresenta em seu trabalho as seguintes formas de centralização: - Centralização Administrativa – subordinação das bibliotecas do sistema, do ponto de vista financeiro, de pessoal, de material a uma biblioteca central ou órgão coordenador; - Centralização Física – localização de acervo bibliográfico em um ou em reduzido número de salas ou prédios; - Centralização Operacional ou Técnica – realização pela biblioteca central do processamento técnico (catalogação, classificação e registro) de todo o material documentário, adquirido pelas bibliotecas da universidade. - Centralização Monolítica ou Centralização Total – existência de uma só biblioteca na universidade, onde o acervo é localizado em um só local, sendo a mesma responsável pela aquisição de material bibliográfico, pelo processamento técnico desse material e pela recuperação da informação para o usuário; - Centralização da Aquisição – responsabilidade da biblioteca central pela aquisição de material documentário, para todas as bibliotecas da universidade a quem o distribui logo após recebê-lo. - Centralização Parcial – apenas o acervo é descentralizado. Para Martins (1986, p.60), a Centralização Parcial pode se desdobrar em: - Centralização de Processos – as diversas bibliotecas permanecem em suas unidades, com o material e serviços costumeiros e criando-se órgão centralizador de processos de aquisição e permuta, catalogação e classificação, encadernação e preparação para circulação e formação de catálogo coletivo; 7 �- Centralização parcial de material, de serviços ao público e de processos, no caso em que os órgãos de ensino e pesquisa de um organismo estejam em uma cidade, município ou estado. Martins (1986, p.61), afirma que a Biblioteca Central da Universidade Federal da Paraíba, adota esse tipo de centralização. “A Biblioteca Central absorve todo o processamento da aquisição e permuta, da catalogação e classificação, da manutenção do catálogo coletivo, encadernação e preparação para circulação e, por vezes, os de reprodução e reprografia, mas os serviços de consulta e empréstimo, orientação e assistência ao usuário na utilização da documentação reunida são realizadas no órgão departamentalizado por área geográfica” VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS Muitos cursos oferecidos pela universidade, têm objetivado a formação de uma imagem positiva para a Biblioteca Central; melhor qualidade dos serviços, com menor custo, evitando-se duplicação de todo tipo de material e equipamentos, bem como utilização racional do pessoal técnico e diminuição do pessoal de outras categorias que prestam serviços na biblioteca; uma só biblioteca poderá ter melhores instalações, pois, geralmente, multiplicidade de bibliotecas dá origem a instalações inadequadas. O prédio da biblioteca precisa ser muito grande para atender aos usuários das escolas e para organizar as salas particulares de leitura; separa a biblioteca da escola - quando cada escola está ligada a uma biblioteca, desperta maior interesse dos usuários, pela proximidade e pelo agrupamento de assuntos correlatos num só local; há uma sobrecarga de trabalho exercido na BC, ocasionando demora nas decisões e no processamento das operações; grandes despesas de capital com investimentos em equipamentos, instalações, material permanente, etc. 8 �DESCENTRALIZAÇÃO DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS A descentralização consiste em diferentes bibliotecas autônomas completamente independentes da biblioteca central. Em geral há grande colaboração entre as bibliotecas descentralizadas, mas cada uma tem sua direção própria. Prado (1992), descreve que este sistema geralmente existe por força das circunstâncias, são bibliotecas de escolas que funcionavam independentes e com a fundação da universidade, as escolas passam a pertencer a um sistema universitário. Entretanto, essas bibliotecas não aceitam a direção da biblioteca principal. Economicamente, a separação das bibliotecas é um grande problema. Manter uma biblioteca junto a cada escola exige maior número de funcionários, de livros, de catálogos etc., dividindo muito a verba que, no caso de prédio único e direção única é melhor aproveitada. SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFPB – SISTEMOTECA De acordo com o documento editado pelo IBICT em 1984, intitulado “Sistemas de Bibliotecas Universitárias”, a Universidade Federal da Paraíba (UFPB), foi criada pela Lei Estadual n.º 1366 de 02 de dezembro de 1955, tendo sido federalizada através da Lei 3.835 de dezembro de 1960. Com o passar dos anos, a universidade foi crescendo, se desenvolvendo e com ela foi surgindo a necessidade da criação de pequenas bibliotecas de faculdades e escolas isoladas para dar apoio as atividades acadêmicas que as mesmas se propunham a oferecer. O mesmo documento cita que o Sistema de Bibliotecas teve sua origem a partir da criação dessas bibliotecas. Com a implantação da Reforma Universitária, verificou-se a transformação das antigas Faculdades, Escolas e Institutos em Departamentos, coordenados e integrados a nível de administração intermediária por Centros. Em conseqüência, verificou-se 9 �a junção dessas bibliotecas por área de conhecimento que correspondem aos Centros de Ensino da UFPB. A partir de 11 de agosto de 1967, surgiram os primeiros passos para a criação de uma Biblioteca Central da UFPB. Naquele período o professor Edson Nery da Fonseca elaborou um projeto intitulado “Teoria da Biblioteca Central”, trabalho este de grande importância e que se constituiu na primeira proposta de Estruturação da Biblioteca Central. No final de 1976 iniciou-se todo um processo de estruturação e implantação da Biblioteca Central, a partir da junção de todas as Bibliotecas Departamentais, em número de 13. A partir de 1979, com a interiorização da UFPB, foram separadas também, novas bibliotecas. Todas funcionavam isoladamente, sem uma política de ação definida e nenhuma coordenação central. Partiu-se para a contratação de bibliotecários, atualização do acervo de livros e periódicos, elaboração e aprovação do regulamento do Sistema de Bibliotecas, criação de novos serviços, automação dos processos técnicos, entre outros, e culminando com a construção do prédio definitivo da Biblioteca Central e aprovação pelo CONSEPE, do Regulamento do Sistema de Bibliotecas em 1980. “O Sistema de Bibliotecas consiste num conjunto de bibliotecas integradas sob o aspecto funcional e operacional, tendo por objetivo a unidade e harmonia das atividades de coleta, tratamento, armazenamento, recuperação e disseminação de informações, para dar apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão" (UFPB, 1997, p.37) O acervo geral do SISTEMOTECA compreende as áreas de saúde, tecnologia, ciências exatas, agrárias e humanas. Atualmente, a Biblioteca Central é responsável pela coordenação do sistema. A mesma está situada no Campus de João Pessoa e possui um acervo composto de livros e periódicos nacionais e estrangeiros, além de materiais especiais. 10 �A Biblioteca Central encontra-se informatizada e seu acervo está disponibilizado através da INTERNET, oferecendo, ainda aos seus usuários, levantamento bibliográfico e aquisição de trabalhos técnico-científicos através do COMUT. De acordo com o organograma do Sistema , a BC está subordinada ao Reitor da Universidade e compõe a seguinte organização: Diretoria – composta da Secretaria, Assessoria e Contabilidade; Divisão de Desenvolvimento das Coleções : Seções de Seleção, Compra e Intercâmbio. Divisão de Processos Técnicos : Seções de Catalogação, Classificação e Manutenção do Patrimônio Documental; Divisão de Serviços aos Usuários : Seções de Referência, Circulação, Periódicos, Coleções Especiais, Multimeios e Informação Documental. O Sistema também é composto pelas bibliotecas setoriais situadas nos Campi do interior. Conforme UFPB (1997), as bibliotecas setoriais estão assim representadas: Biblioteca Setorial do Campus II – Campina Grande-PB - Localiza-se a 123 Km do Campus I . O acervo dessa biblioteca dispõe de livros de várias áreas do conhecimento e títulos de periódicos principalmente da área de tecnologia. O acervo de livros está sendo informatizado, utilizando o sistema ORTODOCS. Biblioteca Setorial do Campus III - Areia-PB - Localiza-se a 125 km do Campus I, possui aproximadamente 500 m2 com o acervo mais voltado para as áreas de Agronomia e Zootecnia, composto de livros, periódicos nacionais e estrangeiros, teses e videoteca. Biblioteca Setorial do Campus IV - Bananeiras-PB- A Biblioteca Setorial “Dr. José Augusto Trindade” está localizada no brejo paraibano há 132km do Campus I. Possui uma área de aproximadamente 372 m2, dispõe de um acervo de livros e periódicos. 11 �Biblioteca Setorial do Campus V - Cajazeiras-PB- A Biblioteca Setorial “Maria das Merces Ferreira Mendes”, situa-se há 466 km do Campus I, conta com uma área de aproximadamente 650 m2, dispõe de um acervo de livros das áreas de humanidades, tecnologia e saúde, bem como títulos de periódicos. Biblioteca Setorial do Campus VI - Sousa-PB- A Biblioteca Setorial do Campus VI está localizada a 427 km do Campus I, com uma área de 242,67 m2, dispõe de um acervo composto por livros e periódicos das áreas de Ciências Humanas e Direito. Biblioteca Setorial do Campus VII - Patos-PB- A Biblioteca Setorial do Campus VII, está situada a 296 km do Campus I, possui uma área de aproximadamente 520 m2. Dispõe de um acervo de livros e periódicos das áreas de medicina veterinária e engenharia florestal. “A Biblioteca Central em relação as bibliotecas setoriais, centraliza apenas os serviços de aquisição de material bibliográfico, executados quer através de recursos próprios ou de convênios”. (IBICT, 1994, p.10) Além das bibliotecas setoriais dos Campi do interior, incluídas nos documentos administrativos do sistema, foi constatado que existem 15(quinze) bibliotecas no Campus I, que integram Departamentos, Centros e Órgãos Suplementares, da UFPB. Estas Bibliotecas denominadas “Setoriais” surgiram das necessidades informacionais: professores e alunos, em manter o acervo mais próximo dos seus locais de trabalho. Após 23 anos já existem 15(quinze) bibliotecas que surgiram espontaneamente, sugerindo uma necessidade de descentralização do acervo. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Para possibilitar o levantamento das vantagens e desvantagens do modelo de estrutura administrativa adotado pelo Sistema de Bibliotecas da UFPB`, foi necessário consultar os dirigentes das Bibliotecas Setoriais do interior como também, os responsáveis pelas bibliotecas existentes no Campus I. 12 �Em relação ao instrumento de coleta de dados, foram utilizados questionários compostos por perguntas abertas e fechadas. As perguntas abertas, referiram-se as vantagens e desvantagens do tipo de vinculação existente entre as bibliotecas investigadas e a Biblioteca Central. Essas indagações permitiram aos informantes responder livremente a questão, emitindo opinião acerca do assunto abordado. Os questionários foram enviados para as bibliotecas setoriais dos Campi do interior pelo Correio, com carta esclarecedora do objetivo da pesquisa. As bibliotecas pesquisadas no Campus I - João Pessoa - foram visitadas pelo pesquisador, sendo os questionários aplicados em sua maioria, no momento da visita, havendo um contato direto face-a-face com o informante, dando possibilidade de elucidar o significado das perguntas e o objetivo da pesquisa. Os questionários foram aplicados em todas bibliotecas setoriais dos Campi do interior, citadas anteriormente, perfazendo um total de 6 (seis). Em João Pessoa - Campus I - foram aplicados questionários nas bibliotecas: Biblioteca Setorial Profa. Valneide Maria de Almeida Fernandes; Biblioteca Setorial do Departamento de Matemática; Biblioteca Setorial do Hospital Universitário Lauro Wanderley; Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Jurídicas; Biblioteca Setorial de Informática; Biblioteca Setorial do Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção; Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Tecnológicas; Biblioteca Setorial do Departamento de Sistemática e Ecologia; Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Sociais e Aplicadas; Biblioteca Setorial Prof. Vanildo Brito; Biblioteca Setorial Prof. Silvio Frank Alem; Biblioteca Setorial de Física e Biblioteca Setorial de Geografia. Tencionava-se atingir o universo de Bibliotecas Setoriais existentes: foi conseguido 100% da devolução dos questionários referentes ao Campus do interior e 86,6% das existentes no Campus I, devido algumas bibliotecas se encontrarem fechadas 13 �ANÁLISE DOS RESULTADOS REFERENTES AS BIBLIOTECAS SETORIAIS DOS CAMPI DO INTERIOR De posse das respostas, passou-se a verificação de cada questão: A questão de n.º 3 referia-se ao tipo de vinculação existente entre as setoriais e a biblioteca central. Todas as bibliotecas questionadas declararam haver uma vinculação técnica entre elas e a biblioteca central. Segundo o Regulamento do SISTEMOTECA, essa vinculação técnica é real. Porém, o resultado surpreende quando constata-se que 05 dessas bibliotecas declararam existir mais de uma vinculação, o que significa que estas não estão bem cientes da sua posição frente ao órgão superior TABELA 1 - Vinculação Existente entre as Bibliotecas dos Campi do Interior e a Biblioteca Central VINCULAÇÃO Técnica Administrativa Orçamentária Nenhuma Outra TOTAL F 06 02 03 01 12 % 50 16,7 25 8,3 100 Na questão de n.º 4, solicitava-se que os diretores das bibliotecas comentassem as vantagens e as desvantagens da situação vigente no que concerne ao tipo de subordinação. Neste item, 100% das bibliotecas apresentaram como vantagem a padronização dos serviços técnicos. As desvantagens apresentadas pelos informantes foram maiores e se fundamentaram principalmente em itens provocados pela distância geográfica entre os Campi: difícil acesso ao transporte de material adquirido; demora na aquisição do material de maior necessidade para o acervo da mesma; a distância impede aos funcionários que atuam no interior de participarem de cursos e também trabalharem em conjunto com os demais colegas da BC; a 14 �distância desfavorece a comunicação e a rapidez na aquisição de materiais; não há motivação para permanência de bibliotecário no local (no interior); Em seguida, outro fator apontado que interfere no funcionamento do Sistema é ocasionado pela falta de autonomia o que levou profissionais apresentarem outras desvantagens: não ter autonomia para aquisição de material; dificuldade na obtenção de material de manutenção e mobiliário e, falta de autonomia financeira. Apesar de justificarem a falta de autonomia financeira como barreira para obtenção de material de manutenção, equipamentos; mobiliários etc., surge mais uma vez o fator distância como ocasionador da problemática. A aproximação certamente traria maior sensibilização às necessidades. Sendo as bibliotecas vinculadas tecnicamente à BC e administrativamente à Direção local, ocasiona uma duplicidade de comando e consequentemente uma confusão de competências, podendo ocorrer uma negligência de uma das partes por falta de uma delimitação de responsabilidades. Há situações em que o diretor da biblioteca para tomar decisões necessita de um apoio técnico e administrativo. Ex.: uma tomada de decisão para liberação de um profissional para participar de um evento vultuoso na área de biblioteconomia. Para decisão final da viabilidade desta participação envolve o parecer do técnico que é o especialista da área como também do chefe administrativo, que é de onde advém a liberação dos recursos financeiros. Para que esse processo torne-se perfeito é necessário que haja uma harmonia entre chefes que se envolvem no processo decisório. 15 �ANÁLISE DOS RESULTADOS REFERENTES AS BIBLIOTECAS SETORIAIS DO CAMPUS I As bibliotecas setoriais pesquisadas no Campus I, compreendem as bibliotecas de Departamentos; Centros; Núcleos e Programas de Pós-Graduação. Durante a visita foi observado que existem mais de uma biblioteca servindo a alguns Centros. De acordo com o Regulamento do SISTEMOTECA, apenas as bibliotecas do interior estão integradas no Sistema. Esta questão foi abordada distintamente pelos seus responsáveis quando afirmam existir as seguintes vinculações apresentadas na Tabela 2 TABELA 2 – Vinculação entre as Bibliotecas Setoriais do Campus I com a Biblioteca Central na visão dos seus responsáveis TIPOS DE VINCULAÇÃO Técnica Orçamentária Administrativa Nenhuma Outra TOTAL FREQUÊNCIA 7 3 6 1 17 % 41,3 17,6 35,3 5,8 100,0 Entre as 13 Bibliotecas informantes aconteceu que quatro delas declararam existir mais de um tipo de vinculação. O vínculo técnico declarado (41,3% ) foi explicado que não é oficial e sim por livre escolha. Quanto as três unidades que entendem existir a ligação orçamentária, foi devido aos recursos oriundos dos projetos que são repassados à Biblioteca Central dando suporte para aquisição do acervo destinado aos cursos de pós-graduação. Um dos informantes entendem que o “empréstimo especial” pode ser considerado uma vinculação e marcou o item “outra”. Mas o empréstimo é um serviço comum a todas as bibliotecas da UFPB. Solicitou-se aos informantes que elencassem as vantagens e desvantagens que esta situação atual do Sistema de Bibliotecas da UFPB oferece para o funcionamento das bibliotecas setoriais. 16 �Quanto as vantagens que a situação apresenta apontaram as seguintes: a proximidade do professor com o aluno na Biblioteca Setorial, orientando na questão da consulta ao acervo; apesar dos poucos recursos o acervo da Biblioteca Setorial é mais atualizado; os funcionários são graduados não só na área de biblioteconomia como na área específica da biblioteca; as decisões são mais facilmente tomadas a nível local, entre o departamento e a bibliotecária; caracteriza-se por ter um bom atendimento e um ambiente propício para o estudo e a pesquisa por ser menor; com livros específicos, revistas especializadas e artigos encontram-se na biblioteca setorial, isto facilita o atendimento aos alunos do curso de mestrado; possibilidade de manutenção da Biblioteca Setorial via projetos á órgãos tais como: CNPq e CAPES; uniformização da classificação e catalogação; a Biblioteca possui sempre livros atualizados, não sendo necessário o deslocamento do usuário para pesquisa em outras bibliotecas; as decisões são tomadas a nível de Centro. Os resultados demonstram a partir das falas dos informantes, responsáveis pelas Bibliotecas ditas “Setoriais” do Campus I, que os maiores beneficiários são os usuários com a situação semelhante a uma descentralização. Foi constatado que as Bibliotecas se mantêm com doações e verbas própria dos Cursos e que não existe vinculação administrativa nem técnica, oficializada com a Biblioteca Central. A tendência, se esta situação perdurar por muito tempo, é que estas Bibliotecas, praticamente independentes da BC, não se interessem em compor o Sistema atual por despertarem para adoção de tecnologias diversificadas dentro da própria UFPB, com autonomia própria. As desvantagens apresentadas concentram-se em problemas de ordem orçamentária, demora nos serviços de registro por acúmulo de tarefas na BC, falta de bibliotecários para atendimento das necessidades da Biblioteca e a falta de intercâmbio com a BC e as Setoriais, através da rede de informática. 17 �Uma das bibliotecas informantes, apresentou desvantagens para ambas as partes na atual situação frente ao Sistema. As desvantagem para a Biblioteca Setorial diz respeito a falta de apoio técnico e administrativo para o tombamento e classificação do acervo bem como, para a sua informatização, e para a Biblioteca Central, a não incorporação ao registro informatizado do acervo adquirido através de convênios, permutas e doações pela Biblioteca Setorial, e, a indisponibilidade do acervo setorial para circulação. CONSIDERAÇÕES FINAIS A partir da análise da estrutura organizacional do SISTEMOTECA e os dados coletados, percebe-se que a mesma está desatualizada, haja vista que existem bibliotecas que não estão incorporadas a mesma, inclusive novas unidades foram criadas na própria Biblioteca Central. A estrutura organizacional em pauta apresenta-se estática, consequentemente obsoleta em relação as mudanças ambientais ocorridas no decorrer do tempo. Para que o sistema atue com eficiência deve acompanhar as mudanças que vêm ocorrendo em seu ambiente, num contexto fortemente marcado por avanços tecnológicos que sugere evolução nas formas de estruturação organizacional onde questões como agilidade, rapidez, flexibilidade, competitividade e, especialmente qualidade nos serviços e produtos, estão sendo exigidos em qualquer sistema organizacional. Quanto ao vínculo com as “bibliotecas setoriais” do Campus I, não existe nenhum, com exceção do comprometimento informal dos responsáveis pelas bibliotecas citadas em acatar as recomendações técnicas, visando padronização dos procedimentos adotados pelo SISTEMOTECA. As Bibliotecas localizadas no Campus I da UFPB, oficialmente não compõem o Sistema, isso ocasiona uma certa incoerência em relação ao que foi observado na pesquisa onde várias bibliotecas responderam haver uma subordinação técnica entre elas e a Biblioteca 18 �Central. Atribui-se ao vínculo por livre escolha e a aquisição com a utilização de recursos de convênios. A Biblioteca Central, em relação as bibliotecas setoriais dos Campi do interior, centraliza apenas os serviços de aquisição de material documental, executados quer através de recursos próprios ou de convênios. Este modelo de centralização parcial por serviço de aquisição é fato reconhecido e registrado em documento elaborado pelo IBICT intitulado “Sistemas de Bibliotecas Universitárias”, em 1984, embora a Profa Myriam Gusmão de Martins em 1986, tenha se reportado como já citado anteriormente como um modelo centralizado parcialmente do material, e dos processos. A estrutura organizacional adota uma departamentalização combinada, ou seja, por processos, serviços e por área geográfica. Analisando as vantagens e desvantagens apresentadas pelos responsáveis, ocasionadas pelo modelo de estrutura atual adotado pelo SISTEMOTECA, sugere-se que em relação às bibliotecas setoriais dos Campi do interior, haja uma maior autonomia financeira e, em relação as “bibliotecas setoriais” do Campus I que haja uma reestruturação do sistema em vigor. Considerando o referencial teórico e as análises feitas no decorrer deste trabalho, em relação ao grau de centralização/descentralização, bem como suas vantagens e desvantagens e, considerando ainda, a situação financeira em que se encontram as universidades públicas não correríamos o risco de sugerir uma descentralização total das bibliotecas em estudo, apesar dos benefícios que trariam aos usuários. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ARANTES, Nélio. Sistema de gestão empresarial: conceitos permanentes na administração de empresas válidas. São Paulo: Atlas, 1994. 440p. BRASIL. MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO E CULTURA. Análise de Modelos Organizacionais de bibliotecas universitárias nacionais. Brasília: O Programa, 1990. 82p. 19 �CHIAVENATO, Idalberto. Administração de empresas: uma abordagem contingencial. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil, 1982. 415p. ____________________. Administração, teoria, processo e prática. São Paulo: McGrawHill, 1987. 381p. FARIA, A. Nogueira de. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 11 - Ano: 2000 (UFSC - Florianópolis/SC) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A Biblioteca Universitária do Século XXI Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Modelo organizacional do Sistema de Bibliotecas da UFPB: vantagens e desvantagens. Creator An entity primarily responsible for making the resource Oliveira, Maria José Araújo de, Duarte, Emeide Nóbrega Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Florianópolis (Santa Catarina) Publisher An entity responsible for making the resource available UFSC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2000 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Pesquisa realizada nas Bibliotecas dos Campi da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), com o objetivo de identificar as vantagens e desvantagens do modelo organizacional do Sistema de Bibliotecas (SISTEMOTECA) da UFPB. Atualmente, o sistema é composto por vinte e duas Bibliotecas localizadas nos Campi do interior de Campina Grande, Areia, Bananeiras, Cajazeiras, Sousa, Patos e quinze em João Pessoa, assim como, a Biblioteca Central, responsável pela coordenação do SISTEMOTECA. Para viabilizar a coleta dos dados necessários, foram aplicados questionários aos responsáveis pelas bibliotecas, abordando aspectos referentes a sua vinculação com a coordenação do sistema e as vantagens e desvantagens decorrentes. Para levantamento do número de Bibliotecas Setoriais em funcionamento no Campus de João Pessoa, foi necessário visita “in loco”, visto que, na estrutura oficial, constam apenas as Bibliotecas Setoriais dos Campi do interior. O Sistema adota o modelo de centralização parcial por serviço de aquisição com estrutura departamentalizada de forma combinada, tais como: processos, serviços e área geográfica. Analisando-se vantagens e desvantagens decorrentes do modelo de estrutura atual do SISTEMOTECA, recomenda-se uma reestruturação do sistema em vigor.