http://repositorio.febab.org.br/files/original/60/6361/SNBU1998_055.pdf 3c6fd77bcac3d6afa3c975a7142961ea PDF Text Text UMA AL TERNATIVA DE SUCESSO PARA A INTEGRAL INFORMATIZAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECA DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE FEIRA DE SANTANA-BA Vera Vilene Ferreina Nunes Diretora do Sistema de Bibliotecas da UEFS/ Especialista em Bibliotecas de IES. Gisélia Fereira da Silva Gerente de Desenvolvimento do Acervo/ Especialista em Bibliotecas de IES. Rejane Maria Rosa Ribeiro Gerente de Documentação e Informação/ Especialista em Bibliotecas de IES. RESUMO Aborda a automação do Sistema de Bibliotecas da Universidade Estadual de Feira de Santana, com a implantação do Software OrtoDocs onde apresenta a negociação, metodologia e etapas utilizadas no desenvolvimento do trabalho. Relata a viabilidade de Projetos de Automação de Bibliotecas, serem concluídos em tempo hábil, e com resultados concretos e a curto prazo, destacando a experiência na contratação da empresa dona do software, para implantação do projeto, onde responsabilidade e compromisso com os resultados propostos, foram assumidos em parcena. PALAVRAS CRAVE: Automação de Bibliotecas; Tecnologias de Informação; Acesso Automático à Internet 441 �INTRODUÇÃO A Biblioteca Central Julieta Carteado teve seu início a partir do acervo da Faculdade de Educação. Incorporada à Universidade Estadual de Feira de Santana, seu acervo foi acrescido de doações de pessoas ligadas à cultura de Feira de Santana e algumas aquisições através de compra. Sua implantação deu-se a partir de outubro de 1975 por uma eqwpe de bibliotecárias de Salvador. Simultaneamente à autorização de funcionamento da Universidade, em 31 de maio de 1976, foi criada a Biblioteca Central. Órgão suplementar da então Fundação Universidade de Feira de Santana, localizada na segunda maior cidade da Bahia, a 108 Km. de Salvador. Funcionou durante 10 anos em uma área total de 576m2, num módulo de aula, adaptado para esse fim, enquanto aguardava a construção do prédio próprio, o que se consolidou em 1986, numa área de 2. 762m2. Sua primeira diretora foi a Bibliotecária Julieta Carteado Monteiro Lopes que respondeu pelo cargo durante 12 anos, sendo homenageada IN MEMORlAN, emprestando seu nome à Biblioteca Central da UEFS. O processo de modernização da Biblioteca Central da Universidade Estadual de Feira de Santana teve início em 1988 com a nova direção quando mudanças significativas foram implantadas, desencadeando em 1991na abertura do acesso livre, objetivando a democratização da informação, exigindo uma adequação dos procedimentos técnicos, administrativos e dos Recursos Humanos, para atender à crescente demanda de forma eficiente e eficaz. A participação na Rede Bibliodata Calco, com a adoção de formatos compatíveis e intercambiáveis, reduzindo o tempo gasto com o processamento técnico e dando maior segurança nas tarefas de indexação e recuperação de informação, nos parecia a melhor opção para desencadear o processo de automação da Biblioteca Central Julieta Carteado através de um sistema desenvolvido para 442 �agregar dados e oferecer informações integradas nas diversas funções da Biblioteca, tais como: catalogação, empréstimo, aquisição e pesquisa pública. No entanto a perspectiva de termos um Backlog Zero e o processo de automação deslanchado num razoável período foi frustrante, pois a rede não ofereceu alternativas em tempo hábil para suprir a necessidade da Instituição no gerenciamento da informação, utilizando-se de novas tecnologias. ESCOLHA DO SOFTWARE A Universidade Estadual de Feira de Santana, vivenciava um momento de franco desenvolvimento na pós-graduação, necessitando-se de um suporte informacional que possibilitasse o desenvolvimento de projetos de pesquisa os quais exigiam o acesso à informação através de novas tecnologias e ferramentas, viabilizando a dinâmica nos resultados e procedimentos propostos. Dentro desse contexto, refletimos sobre diversas questões: Como agilizar o processamento técnico? Como atingir e manter o Backlong Zero? Como implantar um modelo de atendimento nesse novo ambiente? Como interferir no processamento de forma a adaptá-lo à nossa realidade? Enfnn, que novo cenário se apresentaria para nós? Estaríamos preparados? Diante desses questionamentos, foi necessário análise e decisão sobre um produto que respondesse às questões referentes às funções da Biblioteca, integração, conversão e formato que permitisse o intercâmbio de dados. Mediante contatos e avaliação em diversos eventos, reuniões e demonstração de produtos, vimos que o software existe no mercado naquele momento como solução para nossas propostas. Era o OrtoDocs que, através da ingerência da reitora da UEFS junto a Secretaria de Educação do Estado, foi adquirido para atender as quatro (4) Instituições de Ensino Superior do estado da Bahia, visando a implantação de um sistema unificado para as bibliotecas universitárias. 443 �NEGOCIAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DO SOFTWARE Novas tecnologias significam novas formas gerenciais, novas organizações e, mais importante, um novo perfil profissional que não esteja pautado apenas em políticas tecnológicas ou organizacionais, mas que tenha força e um alto governo de sua ações. Na realidade o trabalho, que ora vivenciávamos com a informação, eX1gIa profissionais com características e habilidades que atendessem às exigências impostas pela nova realidade. Conscientes que, ao admitir um parceiro externo para a árdua tarefa de implantar o Sftware OrtoDocs que, na época não tinha sido testado quanto à sua complexidade e exatidão de resultados, alocando investimentos altíssimos de recursos oriundos do estado, estaríamos expostos a críticas, erros, acertos, desacertos, cobranças e incompatibilidade, inclusive entre os próprios colegas. A determinação, a garra, o objetivo que vislumbrava à nossa frente, nos fortaleceu para darmos continuidade aos procedimentos para implantação do Software. Nesta fase, foi elaborado um Projeto visando determinar a especificidade e quantidade de acervos, determinando prazos para execução em todas as suas fases, visando levantar custos para a implantação do Software que deveria envolver o pessoal técnico existente no quadro da Biblioteca e alocar mão-de-obra externa, de acordo com as fases e necessidades. Assim, através dos levantamentos de custos e tabelas de prazos, podemos constatar que seria muito mais lucrativo para a Instituição a contratação da própria empresa que desenvolveu o Software, como prestadora de serviços nesta empreitada. A proposta a ser apresentada sairia mais em conta e o resultado estaria condicionado a um contrato, onde prazos e qualidade do produto estariam assegurados e vinculados a adequações, soluções de problemas e futuras inovações. A partir desse estudo, a empresa Potiron Informática foi consultada sobre o interesse em apresentar uma proposta que viabilizasse essa parceria na concretização 444 �do objetivo que sena lucrativo para ambas as partes, tanto no aspecto da modernização dos processos da nossa Biblioteca, como no aspecto financeiro na divulgação e consolidação do Software para a empresa. O contrato foi finnado entre a Potiron Informática e a UEFS para a completa informatização da Biblioteca Central e cinco Bibliotecas Setoriais com vista a processar um acervo total de 100.000 exemplares de monografias, 1.500 títulos de periódicos, 30.000 fascículos, 8.000 artigos indexados, mais mapas, folhetos, discos, vídeos, partituras e slides, no prazo máximo de 12 meses. METODOLOGIA A Potiron assumiu o desafio como parceira da UEFS na implantação do projeto, determinando fases de execução e treinamento necessários à equipe local e contratada com o objetivo de preparar técnicos e pessoal de apoio quanto ao formato no qual o Sistema Ortodocs foi desenvolvido, isto é, o modelo ou forma de inserir informações relativos à descrição do registro seguindo o FORMATO MARC. Além desse treinamento, foi necessário uma atualização quanto ao uso do código de catalogação, sendo adotado como padrão de entrada de dados o AACR2. Vencida esta etapa, as rotinas de trabalho começaram a ser determinadas e distribuídas de acordo com a complexidade da gestão do processo de automação, periodo de mudanças de patamar tecnológico, mudanças de imagem da biblioteca. Foi um periodo penoso e desgastante, negativo às vezes, tendo a automação como desculpa para todo e qualquer transtorno durante este periodo. Foi preciso não desperdiçar a força positiva e a esperança existentes no início do processo e sim desenvolvê-lo cuidadosamente com a divulgação disciplinada de cada etapa conquistada. Assim podemos comprovar que é possível realizar este trabalho com eficiência, dentro de prazos desejados, envolvendo profundamente a equipe em todas as fases, mesmo nas tarefas onde foi necessária a participação de todos desde tirar o pó de acervos escondidos até à atualização da equipe de profissionais, que 445 �esteve motivada e integrada, obedecendo à rigorosa disciplina para que pudéssemos comemorar juntos a conclusão com sucesso, de cada etapa conquistada. CONVERSÃO RETROSPECTIVA (RECON) Essa primeira fase consistia no processo de transformação dos catálogos automatizados, através do sistema Ortodocs, que permitia a conversão de registros bibliográficos existentes, para a base local, apoiando-se na base bibliográfica da Biblioteca Nacional, por ser a ferramenta disponível no mercado naquele momento. Este trabalho consistia na pesquisa à base bibliográfica, e sendo detectado o registro, o mesmo era copiado. Caso não correspondesse às exigências descritivas determinadas como padrão para a Biblioteca da UEFS, seriam feitas as alterações necessárias. CATALOGAÇÃO ORIGINAL Outra equipe de bibliotecários em paralelo desenvolvia a segunda fase do projeto que consistia em descrever originalmente os registros, depois de pesquisados e não encontrados na base Servidor. Os periódicos foram originalmente catalogados, sendo utilizados o CDROM da Base do CCN para pesquisa e complementação de dados. Os Multimeios foram também inseridos originalmente na base, utilizando-se das regras de catalogação do AACR2 específicas para materiais especiais. PESQUISA PÚBLICA Para o desenvolvimento da etapa de formação da base, era necessário que simultaneamente às fases anteriores, fosse realizada a inclusão dos exemplares. Esta ficou a cargo de um grupo de auxiliares, devidamente treinados, com o propósito de no fmal de quatro meses pudéssemos comemorar a primeira conquista do projeto, com a disponibilização da pesquisa pública, que foi inaugurada com oito terminais 446 �de acesso à base local de monografias, pesquisadas por autor, título, assunto, editores, série, ano de publicação e número de chamada. Paralelamente, houve a preocupação em oferecer treinamento e assistência para que os usuários pudessem fazer uso correto e eficaz das novas tecnologias colocadas ao seu dispor. Neste contexto, enfatizamos a importância e a necessidade do Bibliotecário de Referência, que não deve e nem pode ficar à margem do processo de transferência da informação seja como organizador de produtos e serviços da informação, alimentando bases de dados, seja como usuário de rede ou como elo entre os usuários e as novas tecnologias. INVENTÁRIO Com o intuito de cumprir os prazos estabelecidos para a conclusão do projeto, foi planejado que outra equipe, em paralelo, realizasse o inventário a fim de localizar os materiais, conferir e, ao mesmo tempo, substituir as etiquetas de lombada por outras e colar etiquetas com código de barra, sempre acompanhada por supervisão no controle da qualidade dos trabalhos. EMPRÉSTIMO AUTOMATIZADO Nesta etapa do projeto, a biblioteca já tinha passado por períodos marcantes de transição, provocando mudanças consideráveis no atendimento, tendo, porém, como ponto culminante a circulação eletrônica do acervo, considerado como a motivação principal para desencadear o processo de automação. O grande entrave na biblioteca era o serviço de empréstimo, pOIS os procedimentos manuais não mais atendiam ao crescimento da demanda nem ofereciam a garantia no controle nem tão pouco correspondiam com a visão que tínhamos sobre o uso da informação e a forma de disponibilizá-la com segurança e eficácia, oferecendo assim, serviços de qualidade aos nossos usuários. 447 �Dessa fOlma, inauguramos o empréstimo automatizado onde o usuário aluno, professor ou funcionário, munido de sua senha, escolhida previamente por ele tem acesso á informação desejada através do sistema, o qual possibilita o controle completo das transações como: empréstimo, devolução, renovação, suspensão automática por atraso para os diferentes acervos e materiais, oferecendo o controle necessário para mn moderno e seguro serviço de empréstimo. DISPONIBILIZAÇÃO DA BASE NA INTERNET Os planos não pararam por aí. A continuação dos trabalhos previa que a pesquisa e o levantamento bibliográfico poderiam ser realizados a partir de março de 1998 de qualquer micro do Campus, ligado a rede central, levando a Biblioteca aos departamentos, colegiados, etc. No mesmo período, foi disponibilizado na Internet os catálogos da Biblioteca, através do Servidor Web da UEFS, hospedados no banco de dados Sybase. CONCLUSÃO Analisando os resultados obtidos no desenvolvimento deste projeto, podemos constatar que as mudanças impostas pela tecnologia requer habilidades de pensamento criati vo do pessoal, para lidar com esse ambiente inovador em mudanças de constante conflito, impregnado de limitações e oportunidades causadas pela interação homem-máquina. A implantação de mn projeto tão audacioso para a nossa realidade, que reverteu um quadro numa mudança radical, quando partimos de catálogos em fichas datilografadas para a disponibilização da base na Internet nmn período de doze meses de trabalho. É a comprovação de que, para realizar tal investida, torna-se necessário mn espírito empreendedor, decisão política, uma equipe coesa e parceiros competentes, aliados ao compromisso fmanceiro da administração superior. 448 �o resultado do balanço feito no fmal desse projeto é a comprovação de que é perfeitamente possível informatizar integralmente uma biblioteca em prazos viáveis, através da contratação de uma consultoria, elevando a qualidade dos produtos liberados, sem contar com crises costumeiras de projetos demorados, com resultados a longo prazo, tomando-se às vezes inviáveis, causando dúvidas e incertezas quanto aos seus resultados, além de alocar recursos desnecessários, chegando mesmo a ultrapassar os custos, equivalente a contratação de uma consultoria. A partir dessa nova realidade, impomo-nos a constante reflexão sobre os novos desafios que estarão postos a partir de agora, a qual estará sujeita a atualização e implementação constante das novas tecnologias adotadas. Também à adequação de um perfil profissional que deverá estar ajustado à nova imagem da biblioteca e aos novos conceitos e formas de trabalho a fim de atender a expectativa dos nossos usuários. Vale ressaltar que para garantir este avanço tecnológico implantado na biblioteca e adequação do sistema, optamos em não romper a parceria com a Empresa Potiron a fim de que possa nos oferecer conhecimentos e serviços de ponta, assegurando assim, presteza e qualidade condizente com o modelo de prestação de serviços que implantamos na UEFS. 449 �REFERÊNCIA BffiLIOGRÁFICAS 1 COSTA, Marília M. Dimiani ; HEEMANN, Vivian. Automação em bibliotecas: o uso de novas tecnologias. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 8., 1994, Campinas. Anais ... Campinas: UNICAMP, 1995. p.325-337 . 2 CUNHA, Murilo Bastos da. As tecnologias de informação e a integração das bibliotecas universitárias. In: SEMINÁRIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 8., 1994, Campinas. Anais ... Campinas: UNICAMP, 1994. p.I05-I22. 3 FIGUEIREDO, Nice. As novas tecnologias : previsões e realidade. Ciência da Informação, Brasília, v.24, n.I, p.ll0-118, jan.labr. 1995. 4 HEEMANN, Vivian. Mudança de hábito : impacto das novas tecnologias na qualificação do profissional bibliotecário e no usuário. In: SEMINÁRIO SOBRE AUTOMAÇÃO EM BffiLIOTECAS E CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO, 5., 1994, São José dos Campos. Anais ... São José dos Campos: UNIVAP, 1994. p.I72-I76. 5 RODRIGUES, Adriano Duarte. Comunicação e Cultura : a experiência cultural na era da informação. Lisboa: Editora Presença, 1994. 6 ROSETTO, Marcia. Da função da informação à disponibilidade de catálogos online de bibliotecas. In: CONGRESSO LATINO-AMERICANO DE BffiLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, 2. CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, 17., Belo Horizonte. Anais do Biblos 2000. Belo Horizonte: ABMG, 1994. P.275-293. 450 :8.UOTECA ''PROF.a ETELVINA LIMA" Escola de Ciência da Informação da UFMG � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 10 - Ano: 1998 (UFC - Fortaleza/CE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Capital Humano e o seu Desenvolvimento Contínuo Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Uma alternativa de sucesso para a integral informatização do Sistema de Biblioteca da Universidade Estadual de Feira de Santana- Ba. Creator An entity primarily responsible for making the resource Nunes, Vera Vilene Ferreira, Silva, Gisélia Fereira da, Ribeiro, Rejane Maria Rosa Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1998 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Aborda a automação do Sistema de Biblioteca da Universidade Estadual de Feira de Santana, com a implantação do Software OrtoDocs onde apresenta a negociação, metodologia e etapas utilizadas no desenvolvimento do trabalho. Relata a viabilidade de projetos de Automação de Bibliotecas, serem concluídos em tempo hábil, e com resultados concretos e a curto prazo, destacando a experiência na contratação da empresa dona do software, para implantação do projeto, onde a responsabilidade e compromisso com os resultados propostos, foram assumidos em parceria.