http://repositorio.febab.org.br/files/original/60/6356/SNBU1998_050.pdf 2ef6ad4616cb3e0777e98a588ee0829c PDF Text Text I POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE ACERVOS PARA O SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO: SUBSÍDIOS HOLDING DEVELOPMENT POLICIES FOR THE INTEGRA TED LIBRARY SYSTEM OF THE UNIVERSITY OF SÃO PAULO: BASIC ELEMENTS Diva Andrade Coordenadora da Comissão de Estudos "Gerenciamento de Acervos" Bibliotecárias da Universidade de São Paulo Érica B.P.M. Oliveira Lúcia M.S.V.e. Ramos Maria Teresa M. Santos Rosane Taruhn Sonia G. G. Euletério Sonia L.P. T. Carvalho Suely e. Prati Valéria S.G. Martins Integrantes da Comissão de Estudos "Gerenciamento de Acervos" e Bibliotecários da Universidade de São Paulo. RESUMO Esse trabalho apresenta subsídios para o desenvolvimento da política de desenvolvimento de coleções, para o Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo - SIBilUSP, que conta, atualmente, com 39 bibliotecas. Visa contribuir para o estabelecimento da Política de Desenvolvimento de Acervos, identificando procedimentos comuns e orientando as decisões de planejamento, orçamento, seleção e aquisição de material bibliográfico, possibilitando dar à coleção de cada biblioteca um perfil compatível com a natureza e abrangências exigidas pelas suas atividades de ensino e pesquisa, além de expressar a relação do desenvolvimento de coleções com os objetivos da Universidade de São Paulo. Unitermos: Desenvolvimento de coleções; Política de seleção. 351 -- - - - =-'-----=-"- - ._-- -- I I �INTRODUÇÃO As bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP-SIBilUSP têm por principal objetivo oferecer suporte às necessidades de informação de seus usuários, em suas atividades de ensino, pesquisa e extensão à comunidade. Os usuários atendidos pelas bibliotecas do Sistema se constituem, primordialmente, pelo corpo docente, discente, pesquisadores e funcionários da Universidade, havendo também atendimento à comunidade externa. Este documento, subsídios para o estabelecimento de Política de Desenvolvimento de Acervos, para as bibliotecas do SIBilUSP, orienta a tomada de decisão quanto ao que deve ser adquirido dentro das disponibilidades de recursos fmanceiros, equipamentos e espaço físico, bem como quanto a avaliação do acervo já existente. A grande quantidade de novas informações bibliográficas publicadas e o elevado custo das mesmas tomou impraticável o ideal de reunir nos acervos todo o conhecimento humano registrado. Como conseqüência, novas soluções foram encontradas para suprir a busca e o acesso à informação demandada pelo usuário. A aquisição abrangente cedeu lugar às aquisições seletivas; e as novas formas de armazenagem/disseminação da informação, como bancos de dados informatizados (muitos deles já conectados com bases de dados de textos completos e serviço de cópias em papel), trouxeram importantes contribuições. Nesta direção, as bibliotecas do SIBilUSP dispõem atualmente das informações bibliográficas de seus acervos cadastrados no banco de dados bibliográficos da USP- DEDALUS, que permite, também, consulta sem limitação de horário e local geográfico através da Rede de Serviços do SIBilUSP-SIBiNET, na forma de catálogo de acesso público, via Internet: www.usp.br/sibi Para tanto, a configuração do parque de equipamentos das bibliotecas do SIBilUSP foi reestruturada, assim como a instalação de fibra ótica em todas as 352 �bibliotecas do Sistema, permitindo o acesso à informação a outras bases de dados em diferentes meios eletrônicos (online, CD-Rom, disquetes, etc.). Esses fatos, aliados ao aumento considerável dos custos de aquisição, espaço para armazenamento físico e preservação do material, refletem no custo/beneficio, exigindo política atualizada para nortear o SIBilUSP no desenvolvimento de aquisição compartilhada, compatível com a utilização racional de recursos que permitam a todas as bibliotecas o conhecimento e acesso às fontes de informação existentes. N esse sentido, a Reitoria da USP regulamentou os procedimentos para formação e desenvolvimento de acervos através da Portaria 3090, de 6.11.97, que: "Estabelece as Diretrizes para o Desenvolvimento de Acervos das Bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo". OBJETIVOS O objetivo do presente documento é o de contribuir para o estabelecimento da Política de Desenvolvimento de Acervos do SIBilUSP, identificando procedimentos comuns a todas as bibliotecas do Sistema, orientando para a formação e desenvolvimento de coleções; subsidiando a elaboração de critérios para a avaliação no processo de desenvolvimento dos acervos e oferecendo suporte às bibliotecas para estabelecer sua própria política interna de desenvolvimento de acervos. DIRETRIZES Cada biblioteca do Sistema será responsável pela elaboração e manutenção de sua própria política interna de desenvolvimento de acervo, de acordo com as especificidades da área em que atua, recomendando-se que contenha, fundamentalmente: • os objetivos da Instituição; • estudos da comunidade a que serve; 353 - ~--_.- �• necessidades de crescimento e equilíbrio de acervo; • diretrizes de distribuição de verbas; • prioridades de aquisição conforme os níveis do acervo; • análise dos pontos fortes e fracos da coleção, adequando-a às necessidades de seus usuários; • normas de acordos cooperativos. FORMAÇÃO DO ACERVO O acervo deverá conter todo tipo de material informativo, independente de seu suporte fisico, que sirva de apoio às atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas na Unidade, com visão da Universidade como um todo. Categorias Os assuntos que compõem o acervo da biblioteca deverão ser adquiridos, selecionados e desenvolvidos conforme a demanda das disciplinas oferecidas à graduação, pós-graduação, cursos de especialização, pesquisa e extensão, de acordo com as seguintes categorias: • referência: composta por dicionários, enciclopédias, guias, bibliografias, índices, abstracts e outros, que devem ser • atualizados constantemente; • básica: obras fundamentais que constituem o núcleo das áreas de interesse, incluindo os títulos básicos de cada disciplina e linhas de pesquisa oferecidas pela Instituição; • didática: obras indicadas pelos professores como leitura obrigatória ou complementar em suas disciplinas; • lastro: obras consideradas clássicas ou consagradas dentro das áreas cobertas pela biblioteca; • literatura corrente: coleção de livros, periódicos e outros materiais que atualizam a coleção. 354 - - --- --- -- - - - - - - �II I I As publicações são apresentadas em suportes variados e estão descritas as I possibilidades com vistas à aquisição. I: A biblioteca deve ter critérios para o estabelecimento de núcleos básicos da coleção e identificação de novos títulos para aquisição. Identificados esses novos títulos, a biblioteca deve também verificar diferentes formas de obtenção da informação que possam ser economicamente vantajosas para a Instituição, incrementando a comutação, permuta e doação. Produção Intelectual da Instituição A coleta e armazenagem da produção intelectual das Instituições USP pelas bibliotecas do SIBilUSP está regulamentada pela Resolução 4221 , de 17-11-95 a qual estabelece diretrizes e procedimentos para assegurar o controle bibliográfico II desse material, complementado pela Portaria GR 2922, de 16-11-94, que ! I regulamenta o Banco DEDALUS, no qual ficam registradas as informações do I1 I: acervo propriamente dito. Com vistas à formação desses acervos destacamos: ,,' Resolução 4221 de 17/11/95. Artigo 20 - Para a formação e desenvolvimento da memória da produção científica, técnica e artística das Unidades, os professores, pesquisadores e técnicos especializados de nível superior fornecerão à biblioteca de suas Unidades funcionais exemplares dos produtos de sua autoria, estabelecidos de acordo com o artigo 50, à medida que forem publicados ou editados. Artigo 30 - As Assessorias Acadêmicas ou as Secretarias de Pós-Graduação das Unidades destinarão à respectiva biblioteca um exemplar das dissertações e teses apresentadas para obtenção de títulos acadêmicos. Artigo 40 - As Coordenadorias de Programas Conjuntos de Pós-Graduação encaminharão as dissertações e teses às respectivas bibliotecas das Unidades da USP onde ocorrerem as defesas. 355 - - - ! I I �Parágrafo único - As Coordenadorias dos Programas Conjuntos cuja defesa de dissertações e teses ocorre na própria Coordenadoria estabelecerão, ouvidos a Pró-Reitoria de Pós-Graduação e o Conselho Supervisor do SIBi, a biblioteca da Unidade USP depositária do documento físico. Artigo 50 - As bibliotecas do SIBi constituem órgão depositário da produção científica, técnica e artística, gerada nas Unidades da USP a que estão vinculadas, incluindo-se as dissertações e teses a fim de assegurar o controle bibliográfico e facilitar o acesso ao suporte físico da informação. I Portaria GR 2922 de 16/11/94. Artigo 3° - Compete às bibliotecas do Sistema a coleta e a armazenagem das informações relativas à produção intelectual gerada na USP, bem como a armazenagem dos dados dos materiais constantes nos seus acervos, no Banco DEDALUS. , I I I Parágrafo Único - As bibliotecas devem assegurar, nos seus acervos, a disponibilidade dos documentos relativos à produção bibliográfica gerada na Universidade. Avaliação de Coleções A coleção deverá ser avaliada periodicamente, detectando lacunas, possibilidades de substituição, duplicações, obsolescência, etc., com a fmalidade de manter a mesma atualizada e equilibrada de acordo com as necessidades da comunidade acadêmica que atende. Recomenda-se a avaliação anual de parcelas do acervo e, de forma global, a cada 5 anos. Para a avaliação de títulos de periódicos a publicação "Critérios de avaliação de títulos de periódicos"(l) poderá ser consultada. I 356 - �SELEÇÃO A seleção, desenvolvimento e manutenção da coleção é de responsabilidade consensual dos especialistas da área e da equipe de bibliotecários. Os bibliotecários encarregados da seleção deverão promover o equilíbrio e consistência da mesma, por possuírem conhecimento global do acervo, da comunidade a que servem e dos instrumentos apropriados a essa fmalidade. São atribuições dos responsáveis pela seleção: • elaborar a política de seleção da biblioteca; • defInir o programa anual de aquisição da biblioteca; • coordenar os estudos de desenvolvimento de acervo e sua reavaliação periódica. Critérios Básicos de Seleção Critérios básicos de seleção devem ser definidos para que possam nortear com objetividade a aquisição e incorporação de material bibliográfIco, priorizados os assuntos das áreas relacionadas ao currículo acadêmico e linhas de pesquisa desenvolvidas na Instituição. Deverão ser utilizados os seguintes critérios comuns: • qualidade do conteúdo, adequação ao currículo acadêmico e linhas de pesquisa; • autoridade do autor ou corpo editorial; • demanda; • acessibilidade da língua; • custo justifIcável; • atualidade da obra; • conveniência do formato e compatibilização com equipamentos existentes; • disponibilidade em outras bibliotecas; • valor efêmero ou permanente; • quantidade de exemplares necessários; • áreas de abrangências do título; 357 -- --- -- - ~ --- �• qualidade visual e auditiva de materiais especiais. Sugere-se aplicar estes mesmos critérios de seleção para renovação ou cancelamento de títulos de periódicos. Seleção Compartilhada As bibliotecas são partes integrantes do SIBilUSP e como tal devem ter a visão do acervo da Universidade como um todo. Devem também observar a disponibilidade de acesso aos títulos, incrementar acordos de cooperação, em nível local e regional, e estudar formas de compartilhar o uso das publicações de seu acervo com outras bibliotecas. O acesso às publicações eletrônicas deverá ser incentivado, pois poderá ser efetivado em rede. Quanto às assinaturas em suportes diferenciados, como em papel e em CDRom, apenas uma Unidade, a ser decidida em negociação entre as Unidades que possuem o título, deverá manter a assinatura em papel, para a USP. A biblioteca que permanecer responsável pela manutenção do título em papel, poderá mantê-lo também em CD-Rom. DUPLICAÇÃO/SUBSTITUIÇÃO Periódicos De acordo com a política adotada desde 1984(2), quando a CODAGE Coordenadoria de Administração Geral - desenvolveu, com o Departamento Técnico do SIBilUSP, estudos sobre duplicações, para racionalizar a aquisição de periódicos inter-Unidades, com vistas à redução de custos e facilidades de pagamentos, cabe às bibliotecas não duplicar títulos de periódicos dentro do mesmo campus, exceção feita aos títulos de referência, divulgação científica e aqueles devidamente justificados pela Unidade interessada em manter a duplicação. As justificativas deverão ser pautadas em estudo de uso, impossibilidade de 358 �", cooperação/compartilhamento e a necessidade de manutenção do título dentro de seu núcleo básico. Havendo eliminação de duplicação de títulos de periódicos, a Unidade que mantiver o título tem o compromisso de preservar e manter atualizada a coleção. A aquisição de títulos novos de periódicos, com os recursos da Reitoria da USP, só é possível em substituição a outras assinaturas do mesmo valor, com acréscimo de no máximo 5%. Títulos cancelados geram créditos que podem ser utilizados pela Unidade. Títulos interrompidos devem ser considerados como crédito da Unidade; utilizado o crédito, se o título voltar a ser publicado, será considerado como título novo. Em casos de desmembramento de títulos de periódicos, o título desmembrado I deve ser considerado como título novo, sujeito às análises e regras de praxe para I aquisição de título novo. I I Livros j Deve-se evitar duplicações de livros existentes em outras bibliotecas que possam ser obtidos com facilidade e rapidez por meio de empréstimo-entre" bibliotecas. Deve-se portanto, consultar o DEdalus e outras fontes de informação, I' antes de decidir por sua aquisição, considerando também o custo da publicação. Obras de Referência A atualização de obras de referência deve ser especialmente observada. Devese evitar a duplicação de obras de referência dentro da própria biblioteca, com H I! exceção daquelas consideradas fundamentais para a área e/ou de grande utilização. COLEÇÕES ESPECIAIS As coleções especiais, como obras raras, antigas e acervos notórios, seguem critérios próprios de seleção e preservação e aconselha-se a consulta a especialistas no momento da seleção. 359 - "- -- - i �Com relação aos acervos notórios, as bibliotecas devem se reportar à Comissão criada pela Reitoria da USP através da Portaria GR 3088 de 31/10/97, que "Dispõe sobre a criação de Comissão de Acervos, para definição de diretrizes para ampliação dos acervos por aquisições, compras, permuta e doação-comodatos, empréstimos e depósito de conjuntos notórios oferecidos para as Unidades e órgãos de Integração da USP". DOAÇÕES Doações solicitadas pela biblioteca A solicitação de doações de interesse para a biblioteca deve ser incentivada sempre que possível, principalmente para publicações não comercializadas e as governamentais. Doações oferecidas à biblioteca Materiais recebidos como doações, sem solicitação antecipada, serão submetidos aos mesmos critérios de seleção. O doador deverá ser notificado que o material poderá ser ou não incorporado, mediante as normas internas estabelecidas para o recebimento de doações. Caberá à biblioteca a decisão de incorporar este material ao acervo, repassá-lo a outras instituições, ou descartá-lo, em conformidade com sua política interna de Desenvolvimento de Acervos. As doações espontâneas com um número representativo de itens deverão ser precedidas de listagem ou prévia seleção, definidas pela biblioteca. Deve-se evitar o recebimento de doações que possuam exigências adicionais para sua incorporação. Além dos critérios geraIs de seleção, deve-se verificar também se são atendidas as seguintes condições: • falhas de coleção ou exemplares extraviados; • duplicatas de material existente, mas necessárias; • traduções importantes; • obras raras ou especiais; 360 �I" li! • primeiras edições ou edições diferentes das existentes na biblioteca; • prefácios ou introduções dignos de atenção; • anotações ou dedicatórias de notáveis; • valor histórico para a Instituição; • estado de conservação. PERMUTA A seleção de materiais adquiridos por permuta deverá segurr os mesmos critérios básicos de seleção. A permuta com publicações da Unidade deve ser incentivada, objetivando a aquisição de: • material não disponível comercialmente; • material de interesse para a biblioteca, cUJa permuta se apresente I ; economicamente vantajosa. A permuta de obras duplicadas, recebidas em doação, retiradas do acervo I e/ou sem interesse para a biblioteca, deverá ser realizada através de acordos pré- ! estabelecidos entre as entidades, com o fornecimento de listas de duplicatas ou i t entendimento prévio entre as Instituições. I , DESCARTE o descarte de material bibliográfico é uma atividade prevista no processo de Desenvolvimento de Acervos. O material selecionado para descarte pode ser I' repassado para outras Unidades da USP, ser doado, permutado, vendido ou eliminado. Por se tratar de patrimônio da Unidade, a decisão de descarte é administrativa e interna, devendo, no entanto, estar de acordo com a orientação da Reitoria em relação às formalidades, conforme Rotinas da DPM 5* . O descarte visa principalmente: 361 , - �• adequar a coleção aos interesses dos usuários; • evitar o crescimento desordenado da coleção; • evitar desperdícios de recursos humanos, fmanceiros e de infra-estrutura. Os critérios básicos de seleção são válidos também para descarte, acrescidos dos seguintes critérios específicos para os materiais dos acervos: • em desuso; • excedentes; • danificados; • obsoletos; • inadequados; • coleções de periódicos não correntes, que não apresentam demanda, com falhas de coleção; • periódicos de divulgação e interesse temporário. CONSERVAÇÃO I A conservação de documentos adquiridos por compra, doação e permuta, i deverá seguir o estabelecido na Portaria GR 3075, de 23-07-97, que: "Regulamenta as Diretrizes para preservação e Conservação Preventiva dos Acervos Bibliográficos I, e Bibliotecas do SIBilUSP". Sob o ponto de vista da política de formação e desenvolvimento de acervos, a conservação eficiente irá permitir que um menor número de itens deva ser substituído por deterioração. I~ I~ RECURSOS FINANCEIROS Os recursos financeiros para compra de material bibliográfico são provenientes da Reitoria da USP (recursos orçamentários) e outras fontes (recursos extra-orçamentários ). 362 - -- �Recursos orçamentários Os recursos provenientes da Reitoria da USP são constituídos pelos programas orçamentários: • Programa de Aquisição de Livros e Outros Materiais não Periódicos. • Programa de Assinaturas de Periódicos. Livros e outros materiais não periódicos Os recursos orçamentários provenientes da Reitoria da USP conforme Portaria GR 1934, para aquisição de livros e outros materiais não-periódicos, são distribuídos para as Unidades, anualmente, de acordo com os critérios de distribuição de verba aprovados pelo Conselho Supervisor do SIBi. Após a alocação de recursos, o Departamento Técnico do Sffii comunica às Unidades o montante correspondente destinado à compra de material bibliográfico no exterior e no mercado nacional. Cabe às Unidades a seleção e priorização das sugestões, sendo a aquisição de livros no exterior realizada de forma centralizada, pelo DT/SIBi e Reitoria da USP, de acordo com a Lei 8666/93 e alterações posteriores. A verba para aquisição de livros no mercado nacional é repassada para a Unidade, que também deve proceder de acordo com a Lei 8666/93 e alterações posteriores. Programa de aquisição de periódicos A renovação anual das assinaturas de periódicos é assegurada, junto ao SffiilUSP, pela Reitoria da Universidade. Os títulos previstos para cada biblioteca são os constantes de listagem estabelecida em 1984 - "Mapeamento", conforme Manual de Procedimentos SIBi, n° 15. 363 �Recursos extra-orçamentários Recomenda-se que as bibliotecas busquem também recursos extraorçamentários para implementação dos acervos bibliográficos. Recursos fmanceiros recebidos pela Unidade destinados à aquisição de material bibliográfico, provenientes de agências tinanciadoras, sejam elas estaduais, federais ou empresas de capital privado, devem ser comunicados a biblioteca, a qual irá orientar e adequar tais recursos à política de desenvolvimento de acervos, conjuntamente com sua Comissão de biblioteca e seu corpo docente. INCORPORAÇÃO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO OS materiais bibliográficos selecionados para compor os acervos das bibliotecas, adquiridos através de compra, doação ou permuta, devem ser ; incorporados ao patrimônio da Unidade. Para operacionalização, seguir o descrito no I Manual de Procedimentos SIBi, n° 15. j ABSTRACT This work presents key elements for the creation and/or promotion of collection I I development policies for use by the Integrated Library System (SIBi) of the j University of the São Paulo, current1y comprised of 39 libraries. It should contribute to the development of collection development guidelines, which not only identify common work procedures but also help direct planning and budget decisions while providing a framework for the selection and acquisition of bibliographic materials , in keeping with the teaching and research objectives of each library and the collection development goals of the University as a whole. Uniterms: Collection development ; Selection policy. 364 I �BmLIOGRAFIA 1. ALONSO, M.D. Descarte. Revista de Biblioteconomia, v.2, n.16, p.191-206, jul. 1988. 2. ANDRADE, D. Critérios para aquisição de livros: o caso das ciências sociais e humanidades. Revista da Escola de Biblioteconomia, UFMG, v.21 , n.2, pAO-55 . 1992. 3. ANDRADE, D., VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: Briquet de Lemos, 1996. 4. CARVALHO, M.C.R., KLAES, R. Desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias: proposta de metodologias e estatísticas. 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For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 10 - Ano: 1998 (UFC - Fortaleza/CE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Capital Humano e o seu Desenvolvimento Contínuo Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Política de Desenvolvimento de Acervos para o Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo: subsídios . Creator An entity primarily responsible for making the resource Andrade, Diva et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1998 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Esse trabalho apresenta subsídios para o desenvolvimento da política de desenvolvimetno de coleções, para o Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo - SIBi/USP, que consta, atualmente, com 39 bibliotecas. Visa contribuir para o estabelecimento da Política de Desenvolvimento de Acervos, identificando procedimentos comuns e orientando as decisões de planejamento, orçamento, seleção e aquisição de material bibliográfico, possibilitando dar à coleção de cada biblioteca um perfil compatível com a natureza e abrangências exigidas pelas suas atividades de ensino e pesquisa, além de expressar a relação do desenvolvimento de coleções com os objetivos da Universidade de São Paulo.