http://repositorio.febab.org.br/files/original/60/6342/SNBU1998_036.pdf 4e67316110cf949aec7098e75496fa33 PDF Text Text BASE PATRI - SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL: A experiência do Sistema de Bibliotecas da UFMG. Maria do P. Socorro de Almeida Siqueira Lopes Bibliotecária-chefe da Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo daUFMG. Izabel Cristina Vidigal Erichsen Bibliotecária da DFDA-UFMG. Bibliotecária da DFDA-UFMG. Maria Tereza Camargos Diníz França de Abreu Bibliotecária-chefe da Biblioteca da Escola de Biblioteconomia da UFMG. Simone Aparecida dos Santos Bibliotecária do Instituto de Geociências da UFMG. RESUMO O trabalho apresenta a base PATRI desenvolvida pelo Sistema de Bibliotecas da UFMG, para gerenciar o controle patrimonial do acervo. Para o desenvolvimento da base foi utilizado o software MicroIsis da UNESCO. 1 INTRODUÇÃO A legislação vigente no país determina que o livro seja tratado, pelas instituições federais, como material permanente. O tombamento do material bibliográfico, o controle e gerência desse processo motivaram à Biblioteca Universitária, através de sua Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo DFDA e de uma equipe de técnicos do Sistema de Bibliotecas UFMG, a desenvolver um sistema que possibilitasse o acompanhamento das funções relativas ao tombamento, transferência, doação e baixa de material bibliogr~fico da UFMG. O 94 �objetivo desse trabalho é a descrição da criação, estruturação e implantação da Base PATRl . O software Microlsis é utilizado para entrada de dados, recuperação e geração de relatórios e o software Excel para o gerenciamento estatístico. Este sistema tem por objetivo fornecer relatórios periódicos à Auditoria Geral da UFMG e possibilitar também, a geração dos inventários fisico-financeiros do acervo da universidade por biblioteca. 2 BREVE mSTÓRICO DO CONTROLE PATRIMONIAL DO ACERVO DA UFMG A partir de outubro de 1980, atendendo resolução do Diretor do Departamento de Administração da Universidade Federal de Minas Gerais em concordância com a direção da Biblioteca Universitária, teve inicio o controle do patrimônio do material bibliográfico adquirido com verba orçamentária, convênios institucionais e doações. O controle operacional desta atividade foi centralizado e ficou sob a responsabilidade da Divisão de Formação e Desenvolvimento do Acervo - DFDA da Biblioteca Universitária visando, em princípio, o atendimento aos seguintes objetivos: • Cumprimento à exigência legal sobre o patrimônio e controle contábil do material permanente; • Discriminação do material adquirido com verba orçamentária, convênio institucional e doações; • Estruturação do catálogo de patrimônio bibliográfico, visando a sua informatização. Respeitando este conjunto de objetivos, as Bibliotecas Setoriais do Sistema UFMG, tiveram todo o seu acervo re-registrado com o novo número, cuja estrutura adotada foi seqüencial seguida do ano em curso e dígito verificador. 95 �o controle patrimonial era executado manualmente, através de aposição de etiquetas contendo o número de patrimônio (registro) e pelo preenchimento de ficha padrão fornecidos pela DFDA/BU. Nas fichas constavam os dados completos da publicação, aquisição, número de patrimônio e código da biblioteca. Após o preenchimento, as fichas eram enviadas à DFDA, sendo arquivadas em ordem numérica crescente do número do patrimônio. Esta metodologia inviabilizava a elaboração de relatórios estatísticos e não deixava transparente informações referentes aos inventários físico/fmanceiros do acervo do Sistema de Bibliotecas exigidos pela Auditoria Geral da UFMG. Diante do exposto, tomou-se inadiável a criação de um sistema que atendesse as demandas existentes. 3 SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL o Sistema de Controle Patrimonial foi desenvolvido visando normatizar e gerenciar as informações patrimoniais do acervo de aproximadamente, 615.406 exemplares de monografias existentes no acervo das 27 bibliotecas setoriais que compõem o Sistema da UFMG. Para desenvolvimento do mesmo, foi criada uma eqUIpe formada por bibliotecários da DFDA/BU e de bibliotecas setoriais. Após reuniões da equipe com a Auditoria Geral da UFMG foram elaboradas as normas obedecendo os aspectos legais do controle patrimonial e, definidos os objetivos: Objetivo Geral Controlar o inventário físico e contábil do material bibliográfico patrimoniado pelo sistema de Bibliotecas da UFMG. 96 �Objetivos específicos Atender as especificações da Auditoria na geração de relatórios e controles internos; Permitir o intercâmbio de informações do Sistema; Permitir a realização de inventários físico-financeiros por bibliotecas. Em seguida, foi realizada a análise de alguns softwares com o objetivo de verificar o que melhor atendesse as demandas e fosse compatível com os já utilizados pelas bibliotecas do Sistema UFMG, de modo a facilitar a conversão dos dados. Foi escolhido o software Microlsis desenvolvido pela UNESCO, versão 3.07, devido a facilidade de utilização, conversão e ampla disseminação no Sistema de Bibliotecas da UFMG. Após deftnição da conftguração necessária dos equipamentos, partiu-se para o planejamento da estrutura da base que foi denominada "PATRI" - que será única, para o Sistema UFMG e com o controle centralizado na DFDAlBU. Estrutura da Base Nesta etapa, foi feita a deftnição dos campos necessários, planilha de entrada de dados, formato de apresentação, formatação dos relatórios necessários para atender as exigências da Auditoria Geral da UFMG e para a consistência e controle de qualidade dos dados. Segurança da Base Para garantir a segurança dos dados incluídos na Base "PATRI" , foram adotadas como medidas de proteção o back-up diário em máquina e em fita DAT. 97 �4 METODOLOGIA A entrada do acervo retrospectivo foi realizado através de conversão da Base CALCO existente nas bibliotecas do Sistema, tendo em vista que a mesma contém grande parte dos campos deftnidos para a base "PATRI" . Como o conceito de patrimônio prevê um número para cada exemplar, foi gerada uma metodologia para o desmembramento dos registros bibliográficos, na proporção aproximada de 1/3, o que aumentou signiftcativamente o volume da base PATRI. Foram gerados relatórios seqüenciais de número de patrimônio por biblioteca e por ano. Utilizando esses relatórios e os catálogos de ftchas existentes na DFDA, foi feita a checagem dos dados. A seguir, foram realizados os acertos necessários e a inclusão de dados diretamente na base "PATRI" . Inicialmente, foi feito um teste com o acervo de duas bibliotecas, visando a avaliação das rotinas de acerto e de entrada de dados. A partir daí, montou-se um cronograma de conversão das demais bibliotecas e o treinamento das pessoas envolvidas nessas atividades. Nessa etapa, também foram elaborados os manuais de Rotinas de Acerto e de Entrada de Dados da Base Patri. Para o ano de 1998, já estão sendo adotadas as rotinas estabelecidas para a alimentação do sistema de duas maneiras simultâneas: a) material adquirido através de recursos orçamentários e/ou convênios institucionais - será patrimoniado sob a responsabilidade da DFDA; b) material adquirido através das bibliotecas setoriais e/ou doações - será registrado pelas mesmas, cabendo a DFDA a consistência dos dados, manutenção da base única e geração dos relatórios. 98 �5 DOCUMENTOS GERADOS • Tabela de conversão CALCO x PATRI - por biblioteca • Relatórios de conferência por biblioteca - ACESS e Microlsis • Rotinas de Acerto e Entrada de Dados na base PATRI • Rotinas para geração de base de dados por ano • Relatório de prestação de contas para a Auditoria - por anolbiblioteca • Relatório de Inventário por ano - controle da DFDA • Relatório de inventário por anolbiblioteca - controle da biblioteca • Relatório de baixas - controle da biblioteca • Relatório de doações - controle da biblioteca • Relatório de transferência - controle da DFDA. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Apesar da exigência legal do controle patrimonial e contábil de material pennanente nos órgãos públicos federais, não foi possível encontrar no mercado ou em outras instituições do país, um sistema que permitisse o controle patrimonial do material bibliográfico do acervo das bibliotecas. A consecução final desse sistema permitirá que a Biblioteca Universitária da UFMG tenha conhecimento real sobre a situação do acervo patrimoniado das bibliotecas setoriais bem como, os relatórios contábeis gerados automaticamente, pelo sistema fornecerão infonnações de qualidade à Auditoria Geral da UFMG de fonna mais ágil. Ao fmal de 1998, será conhecido o verdadeiro custo do material bibliográfico incorporado ao acervo das bibliotecas do Sistema e será possível prestar contas do investimento colocado a disposição dos usuários da UFMG. 99 �7 REFERÊNCIAS BmLIOGRÁFICAS GUIMARÃEs, RacheI Cristina Mello, BECALLI, Ângela Maria, CARVALHO, Isabel Cristina Louzada. Seleção e aquisição: uma proposta de automação e a experiência do SIBIUFES. IN: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 9, 1997, Curitiba. Anais ... Curitiba: UFPR, PUCPR, 1997 (Arquivo 5.9) (Disquete). PIAZZAROLLO, Solange Motta, VILLAR, Heliane Fernandes, DODEBEI, Vera Lúcia, MACEDO, Luiz Fernando P. de. SAL - Sistema de aquisição de livros: usos do MICROISIS no controle de aquisição do sistema de bibliotecas da UNIRIO. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 7., 1991, Rio de Janeiro. Anais. Rio de Janeiro: SIBIlUFRJ, 1992. V.2 p.499514. UNESCO. Manual de referência mini7micro cds/isis: (Versão 2.3). Brasília: eNI, 1991. Iv. (várias paginações). 100 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 10 - Ano: 1998 (UFC - Fortaleza/CE) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Capital Humano e o seu Desenvolvimento Contínuo Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Base PATRI- Sistemas de Controle Patrimonial: a experiência do Sistema de Bibliotecas da UFMG. Creator An entity primarily responsible for making the resource Lopes, Maria P. Socorro de A. S., Erichsen, Izabel Cristina Vidigal, Abreu, Maria Tereza C. D. França de, Santos, Simone Aparecida dos Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Fortaleza (Ceará) Publisher An entity responsible for making the resource available UFC Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1998 Language A language of the resource pt Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O trabalho apresenta a base PATRI desenvolvida pelo Sistema de Bibliotecas da UFMG, para gerenciar o controle patrimonial do acervo. Para o desenvolvimento da base foi utilizado o software MicroIsis da UNESCO.