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                  <text>PARTICIPAÇÃO: ESTRATÉGIA PARA DESENVOLVIMENTO DO
CAPITAL HUMANO

Ana Angélica Carapiá Ferraz (ndcbfm@vm.uff.br)
Bibliotecários da UFF

Catharina Marinho Meirelles (catharin@urbi. com. br)
Mestranda do Curso de Administração da UFF

Cecília Maria Pereira do Nascimento (ndcbibc@vm.uff.br)
Bibliotecários da UFF

Neide Maria da Graça (ndcgeoq@vm.uff.br)
Bibliotecários da UFF

Siléa Carvalho de Castro (ndcbspm@vm.uff.br)
Bibliotecários da UFF

RESUMO.
Este trabalho demonstra que é possível melhorar o desempenho funcional através da
participação. Apresenta o Projeto de Participação e Qualidade, desenvolvido pelo
Núcleo de Documentação em parceria com o Serviço de Psicologia Aplicada, ambos
da Universidade Federal Fluminense.

Palavra-chave: participação; capacitação profissional; recursos humanos

310

�1 - INTRODUÇÃO

As transformações rápidas e profundas, a comunicação dinâmica e a explosão
da informação, são características da época atual e levam as organizações a
defrontar-se, freqüentemente, com questões decisórias que dizem respeito à
continuidade ou mudança, sobrevivência ou expansão, tradição ou inovação. Essas
questões geram a necessidade de estimular a livre troca de idéias e experiências
entre o pessoal, de maneira a possibilitar maior criatividade e menor tempo de
resposta aos novos desafios que se impõem.
A gestão participativa surge portanto como uma opção, porque cria um novo
sentido de grupo dentro das organizações, no qual se juntam funcionários e gerentes
num regime de colaboração gerando, assim, uma responsabilidade global e o
comprometimento da equipe com a qualidade.
Um programa de qualidade implica em uma nova forma de agir por parte de
todo o corpo funcional da instituição, tendo como requisitos a participação, a
cooperação

e a informação.

Assim, toma-se necessário

compartilhar as

responsabilidades, dividir tarefas e delegar poderes, para que o espírito cooperativo
e participativo possa ser fortalecido em busca de um objetivo comum.
Procurando adaptar-se ao dinamismo da realidade atual e considerando a crise
político-financeira das instituições federais de ensino superior, o Núcleo de
Documentação (NDC), da Universidade Federal Fluminense (UFF) buscou respaldo
nas teorias administrativas contemporâneas, e em parceria com o Serviço de
Psicologia Aplicada (SPA), também da Universidade, vem desenvolvendo o projeto
de Participação e Qualidade visando melhorar seus serviços.
Partiu-se então da hipótese básica que é possível melhorar a qualidade dos
serviços de uma instituição pública, através do comprometimento de seus
funcionários.

311

-

__

o

_ _

_

�! 1i

2 - PORQUE INVESTIR NO SER HUMANO
O investimento em capital humano, em aprendizado e em melhoria de

performance é tão necessário para as empresas e organizações quanto a qualidade de
seus produtos e serviços. O treinamento e o desenvolvimento de pessoas
representam o diferencial das organizações nesta nova era da tecnologia, da
globalização, da concorrência acirrada e dos avanços científicos e tecnológicos. Esta
é a era do conhecimento e o capital humano representa valor crucial nas
organizações.
Tradicionalmente, o mundo dos negócios apresentava fronteiras bem
definidas: limites geográficos ou regionais defmiam o mercado, a hierarquia na
organização era rígida e inflexível e as mudanças ocorriam de forma muito lenta.
Em conseqüência da turbulência da década de 80 -

maior concorrência,

reestruturações corporativas, globalização das empresas, ingresso de uma nova
geração na força de trabalho -

esses limites e expectativas tradicionais

desapareceram. Essas mudanças trouxeram uma grande difusão de poder na medida
em que as empresas foram obrigadas a transferir às pessoas que estão mais próximas
aos produtos e clientes, maior responsabilidade, autoridade e, consequentemente,
informação.
O

cenário

atual

eXIge

novas

estratégias.

É

preCISO

investir

no

desenvolvimento das pessoas, ampliar a inteligência emocional, as habilidades de
negociação, o trabalho cooperativo, a criatividade, a flexibilidade, a compreensão
sobre a missão, os princípios éticos e valores da organização.
De acordo com Deming,

1990 (apud Ayres,

1994) os gerentes e

administradores partem da premissa de que todas as pessoas são iguais e que,
portanto, responderão de maneira idêntica frente aos mesmos desafios. Porém as
pessoas são diferentes porque vivem experiências diversas e apreendem conceitos
diferentes, de acordo com seu próprio ritmo e conforme uma percepção individual
da realidade. São essas experiências e vivências individuais que levam a pessoa a
atuar de maneira criativa frente às situações de seu dia-a-dia.
312

�! rI

A padronização das técnicas administrativas associada aos fatores externos
geradores do medo e da insegurança, a autodefesa e a competição exarcebada
inibem e sufocam a motivação intrínseca do ser humano que é a sua inclinação
natural e inata para aprender e inovar. Como, então, produzir a mudança?
A transformação não se dará através da flexibilização das estruturas
organizacionais ou de modelos mágicos de gerência aplicados como panacéia. Essa
modificação virá como conseqüência da mudança interior dos indivíduos, cabendo a
cada um construir, paciente e tenazmente, as circunstâncias possibilitadoras dessa
modificação.
À gerência cabe ser fomentadora do entusiasmo e facilitadora do exercício da

força pessoal, compartilhando o poder e a responsabilidade pelas mudanças .
... "A participação é o caminho natural para o homem exprimir sua tendência
inata de realizar, fazer coisas, afinnar-se a si mesmo e dominar a natureza e o
mundo .. . envolve a satisfação de outras necessidades não menos básicas, tais como a
interação com os demais homens, a auto expressão, o desenvolvimento do
pensamento reflexivo, o prazer de criar e recriar coisas e, ainda, a valorização de si
mesmo pelos outros. " (BORDENAVE, 1983, p.16)
A qualidade da participação se eleva quando as pessoas aprendem a conhecer
sua realidade. Sendo a participação uma vivência coletiva, só se aprende a
participar, participando.

3 - PROJETO DE PARTICIPAÇÃO E QUALIDADE

O lançamento, pelo Governo Federal, do Programa Brasileiro de Qualidade e
Produtividade - PBQP, suscitou diversas reflexões sobre a questão da qualidade em
instituições públicas.
A partir dessas reflexões, o Núcleo de Documentação (NDC), da
Universidade Federal Fluminense (UFF), em 1994, optou pela implantação, em
parceria com o Serviço de Psicologia Aplicada (SPA), também da Universidade, do
projeto denominado "A questão da PARTICIPAÇÃO na implementação do projeto
313

�~ I

de qualidade no atendimento aos usuários do Núcleo de Documentação - NDC da
Universidade Federal Fluminense - UFF".
A UFF é uma entidade federal autárquica de regime especial constituída por 4
(quatro) centros universitários e 20 unidades de estudos básicos e profissionais.
Sediada em Niterói, expande sua atuação a vários municípios do Estado do Rio de
Janeiro, além de uma unidade avançada em Oriximiná, Estado do Pará.
O NDC é um órgão complementar, vinculado diretamente ao Gabinete do
Reitor, responsável por coordenar, técnica e administrativamente, o sistema de
bibliotecas e arquivos da Universidade.
Subordinado ao Centro de Estudos Gerais (CEG), o SPA tem como fmalidade
viabilizar, desenvolver e coordenar atividades de caráter inter e multidisciplinares no
campo da saúde mental pública e da psicologia aplicada, visando o desenvolvimento
do ser humano enquanto indivíduo e ser social. Participa no processo de formação
de recursos humanos através de estágios profissionalizantes e no ensino prático das
disciplinas relacionadas à formação e pós-graduação em psicologia aplicada e áreas
afins. Compete ao SP A, além de outras atividades, a prestação de serviços
especializados aos órgãos e unidades da UFF.
O Projeto de Participação e Qualidade tem como hipótese básica a
possibilidade de obter-se resultados expressivos na qualidade da prestação de
serviços num órgão do setor público, a partir da implementação de uma gestão que
privilegie a questão da PARTICIP AÇÃO como eixo central na sua forma de
organização interna.
Os benefícios esperados com a implantação do projeto são:
• melhoria da QUALIDADE no ATENDIMENTO aos clientes;
• maior PARTICIPAÇÃO do corpo funcional na gestão do NDC, gerando um
maior comprometimento e engajamento nas atividades do órgão;
• transformação do sistema NDC em um Centro de Referência de Informação
dentro das comunidades acadêmica e local.

314

�3.1 - Metodologia

O projeto foi estruturado tendo como premissa básica que a participação, para
concretizar-se e não ficar no plano simbólico, precisa de certas ferramentas
operativas, através das quais o grupo realiza sua ação transformadora sobre seu
ambiente e sobre seus próprios membros. Uma dessas ferramentas é o conhecimento
da realidade. A metodologia utilizada nessa estruturação é a denominada Método do
Arco, de Charles Maguerez, 1970 (apud BORDENAVE, 1986) (figura 1).
A metodologia compõe-se das seguintes etapas:
FJgura 1 ; M é todo d o A rc.o

T E O R tA

Obs cfvaÇa o

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R€AU OAOE

Primeira etapa: Observação da Realidade
O processo se inicia com a exposição pelos participantes dos problemas
existentes, que fazem parte da realidade de seu ambiente de trabalho e consiste em
uma visão global, ou SÍNCRESE.

Segunda etapa: Pontos Críticos
Compreende a identificação das variáveis ou pontos-chave do problema,
aqueles que, se modificados, podem resultar na solução do mesmo porque são os
mais centrais ou medulares.

Terceira etapa: Teorização
O processo se realiza através da busca de uma explanação teórica do
problema, mediante leituras, pesquisas e estudos. Compreende a ANÁLISE.
315

--

-----

�Quarta etapa: Soluções Alternativas
Nesta etapa são propostas hipóteses de soluções, as quais são confrontadas com os
parâmetros do problema.

Quinta etapa: Aplicação ou Síntese
Os novos conhecimentos são aplicados à realidade, visando à solução do
problema.
Essa metodologia é aplicada durante todo o desenrolar do projeto que, no
NDC, compreende as seguintes etapas:
Primeira etapa: Leitura dos dados da realidade do NDC
•

pesquisa de satisfação junto aos usuários (alunos, professores e funcionários)
como forma de se obter a identificação dos principais pontos de entrave no
atendimento prestado aos mesmos;

•

pesquisa qualitativa junto aos funcionários do NDC, objetivando "captar" a
cultura organizacional do mesmo a partir da perspectiva das pessoas nele
envolvidas.

Segunda etapa: Identificação dos principais aspectos críticos
•

análise e apresentação das pesquisas para o corpo funcional do NDC e usuários;

•

levantamento das principais dificuldades.

Terceira etapa: Compreensão dos aspectos críticos a partir de um referencial
teórico
•

- pesquisa bibliográfica;

•

- implementação de programas de qualificação profissional;

•

- realização de palestras.

Quarta etapa: Procura de alternativas
•

- procura de alternativas que viabilizem, através de sua aplicação, a mudança da
realidade, se assim for o interesse dos envolvidos no processo;
316

-.

~

-

�• - realização de um encontro geral reunindo todo o corpo funcional, com a
elaboração de planos de ação feitos pelos próprios funcionários.
Quinta etapa: Aplicação

• - aplicação do plano de ação e controle das atividades programadas
Após a realização da quinta etapa reinicia-se o ciclo de atividades.
É importante ressaltar que toda a dinâmica de condução é viabilizada a partir

do comprometimento e participação de todos durante a implementação do projeto,
realizada através dos seguintes eventos: Curso de Formação Básica de Gerência,
Curso de Atendimento ao Cliente, Curso de Coordenação de Reuniões, Curso de
Planejamento Estratégico, Programa de Desenvolvimento de Equipes e Encontro
Geral do NDC.
O desdobramento e a continuidade do programa no dia-a-dia do trabalho vem
se mostrando tão importante quanto a atuação dos participantes nos treinamentos.
Isto compreende a incorporação de uma atitude reflexiva do grupo sobre sua
realidade de trabalho e a busca constante de estratégias para a ação transformadora
da mesma, com base na participação e co-responsabilidade nas decisões.
Considerando que a biblioteca universitária é um canal permanente de
comunicação entre funcionários e clientes, a proposta do projeto NDC/SPA toma-se
imprescindível para melhoria da qualidade dos serviços e, consequentemente, maior
satisfação dos usuários como também tem se mostrado um eficiente caminho no
desenvolvimento e aprimoramento dos seus recursos humanos.

3.2 -Atividades programadas pelo SPA

Os programas oferecidos buscam identificar e definir formas de atuação
compatíveis com a realidade de trabalho dos participantes. Buscam, ainda, contribuir
para a melhoria do desempenho da organização, através da participação ativa de
seus membros em seus locais de trabalho, liberando as necessidades de iniciativa,
responsabilidade e realização de cada um.
317

�3.2.1 - Cursos e Treinamentos

Curso de Formacão Básica de Gerência
Este curso teve origem em 1993, como parte do Projeto de Aperfeiçoamento
e Desenvolvimento de Chefias do NDC e está estruturado em três dimensões:
capacitação técnica, gerencial e organizacional. Tem como objetivo fornecer
orientações para o desenvolvimento das habilidades gerenciais e da competência
interpessoal necessárias ao desempenho da função de chefia.

Curso de Atendimento ao Cliente
O curso tem como finalidade auxiliar os funcionários do NDC a desenvolver
uma comunicação personalizada e ágil com o usuário, possibilitando a melhoria na
qualidade do atendimento. Este curso não se propõe a oferecer um modelo fechado
de atuação, ou seja, uma cartilha que deva ser seguida rigidamente, mas que, a partir
das discussões sejam definidas formas de atuação que aprimorem a comunicação e
facilitem o atendimento ao usuário.

Curso de Coordenacão de Reuniões
Este curso tem por objetivo auxiliar as Chefias a identificar os tipos de
reuniões e suas possibilidades no ambiente de trabalho, enfatizando a reunião
deliberativa como ferramenta gerencial.

Curso de Planejamento Estratégico
Este curso tem por fmalidade proporcionar o conhecimento das bases teóricas
e principais conceitos do Planejamento Estratégico visando desenvolver habilidades
técnicas para sua elaboração. Pretende, ainda, estimular o comportamento
estratégico nas análises e formulações gerenciais.

318

--

�Desenvolvimento de Equipes
O programa tem como objetivo analisar e contextualizar o trabalho de
equipes e suas conseqüências no processo de desenvolvimento organizacional e
gerencial. Visa, ainda, aprimorar a comunicação e apontar os processos interpessoais
que ocorrem nos grupos. Propõe diagnosticar as dificuldades existentes no local de
trabalho e elaborar um plano de ação priorizando o trabalho em equipe.
3.2.2 - Encontros Gerais do Sistema NDC

I Encontro Geral (dezembro, 1995)
Este encontro teve como objetivo, além da divulgação do resultado das
pesquisas desenvolvidas junto aos usuários, pelo SP A, promover a integração do
corpo funcional do NDC, avaliar o Programa de Desenvolvimento de Equipes e
elaborar propostas para continuidade do processo de implementação do Projeto de
Participação e Qualidade.
Um dos resultados da realização desse encontro foi a formação dos Grupos de
Trabalho de Recursos Humanos, de Planejamento, de Comunicação e de Projetos,
propiciando uma maior participação dos funcionários na gestão do NDC e gerando
maior comprometimento e engajamento dos mesmos nas atividades do órgão.

II Encontro Geral (dezembro, 1997)
Este encontro teve como propostas fundamentais avaliar o desenvolvimento
do projeto de Participação e Qualidade, realizado no período 1996/1997, planejar os
projetos prioritários a serem implantados em 1998 e promover a integração do corpo
funcional, visando um maior comprometimento entre seus membros.
No quadro a seguir pode ser constatada a evolução das atividades
programadas:

319

�QUADRO I
Participação do Quadro Funcional do NDC nas Atividades Programadas pelo
SPA

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3,3 - Resultados obtidos

o

Projeto de Participação e Qualidade trouxe como um dos beneficios

práticos a elaboração, em 1996, do Projeto de Informatização do Sistema NDC, pelo
Grupo de Projetos criado a partir do I Encontro Geral, com a fmalidade de suprir
uma das deficiências apontadas pelos usuários durante a pesquisa realizada pelo
SP A. O Projeto de Informatização tem como objetivos otimizar o processo de
recuperação da informação, facilitando o acesso ao documento primário, agilizar o
serviço de circulação de documentos nas diversas bibliotecas do Sistema e promover
a divulgação dos acervos bibliográficos da UFF, interna e externamente.
320

�II

o Projeto propunha a informatizacão do sistema em três fases :
fase inicial (projeto piloto) que prevê a instalação de redes locais na Biblioteca
Central do Gragoatá (que reune os acervos da área humana) e nas bibliotecas
setoriais de Engenharia e Medicina, a formação de bases de dados em Micro-Isis e a
automação do serviço de empréstimo.

fase intermediária - formação de redes locais nas bibliotecas que não foram
contempladas no projeto piloto.

fase final - instalação da rede NDC e sua conexão com a Rede UFF.

o Projeto de Informatização encontra-se na fase

de implantação, tendo sido

instalada a estrutura da base de dados em Micro-Isis e iniciado o processo de
planilhamento do acervo em 15 das 21 bibliotecas do Sistema. Na Biblioteca
Setorial de Geoquímica já está funcionando o serviço de empréstimo automatizado.
Durante o I Encontro Geral do NDC e no desenrolar do Programa de
Desenvolvimento de Equipes foi apontada, como uma das grandes falhas do
Sistema, a absoluta escassez de recursos para atualização profissional dos seus
técnicos. Observou-se que, apesar de não ter ocorrido mudanças sensíveis nesse
quadro, no que se refere a destinação de recursos governamentais específicos para
essa finalidade, o corpo funcional passou a buscar novos conhecimentos, tendo sido
estimulada sua participação em congressos e conferências (Quadro 2).

32 1

�I1

Quadro 2
Participação do Corpo Funcional do NDC em Eventos
Eventos

N° P articip ante s

1994 1995 1996 1997 1998*
22

Seminário Nacional de Bibliotecas
Un1versitárias
Congresso de Leitura do Brasil

03

05

Congresso Regional de Informação em
Ciências da Saúde

11

Bienal do Livro

08

Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e
Documentação

06
10

04

06

Seminário sobre Automação de Bibliotecas
e Centros de Documentação
Congresso Brasileiro de Arquivologia

06

; Seminário sobre Automação de Bibliotecas
e Centros de Documentação
Congresso Brasileiro de Arquivologia

•

01

06

Seminário Internacional de Arquivos
Pessoais

03

Seminário Regional sobre Classificação e
Avaliação de Documentos da
Administração Pública Federal

03

Encontro Catarinense de Arquivo s
Congresso de Arquivologia do Mercosul

01

OS

Enc o ntro de Arquivologia

* Até O mês de julho

322

�Além de cursos e seminários os funcionários do NDC têm participado
também de treinamentos e atualizações profissionais nas diversas instituições com as
quais a UFF mantém convênios, como BIREME (Acesso "on line" às bases LILACS
e MEDLINE e Indexação de periódicos para a base LILACS), FUNDAÇÃO
GETÚLIO VARGAS (BIBLIODATA), IBICT (Rede Antares e CCN), FEEMA
(Alimentação da base REPIDI do IBAMA) e FUNDAÇÃO CARLOS CHAGAS
(Alimentação da base REDUC).
Outra falha apontada durante o I Encontro Geral, foi a localização da sede do
NDC em área de dificil acesso e seu distanciamento fisico das bibliotecas. Esta
situação deverá ser solucionada, em breve, com a mudança da sede para o prédio da
biblioteca central da área humana, localizado no Campus do Gragoatá, favorecendo
a comunicação dentro do Sistema e com os demais setores da Universidade.
Um dos aspectos também discutidos durante o Projeto de Participação e
Qualidade foi a necessidade do fortalecimento das parcerias já existentes e do
estabelecimento de novas, visando a obtenção de recursos, no âmbito da
Universidade e fora dela. Isto gerou um processo de mobilização do pessoal em
busca de parcerias que favoreceram a melhoria das instalações fisicas, a aquisição de
equipamentos, a atualização de acervos e a ampliação do quadro funcional.
Durante o 11 Encontro Geral, realizado em 1997, foi identificada como uma
das prioridades a elaboração do Planejamento Estratégico do NDC para o ano de
1998, como forma de estabelecer a direção a ser seguida pelo Sistema. Em razão
disso foi realizado o Curso de Planejamento Estratégico e, a partir deste, formada a
equipe responsável pela sua elaboração. Acredita-se que a adoção desse modelo de
planejamento possa auxiliar o NDC a desenvolver seus pontos fortes, minimizar
seus pontos fracos e otimizar sua relação com o ambiente interno e externo.

323

�!

4 - CONCLUSÃO

O Projeto de Participação e Qualidade velO ressaltar a importância da
"mudança" da cultura organizacional em uma instituição pública, onde prevalece o
individualismo, a desmotivação e o desconhecimento, em cada setor, em relação aos
demais.
Porém, é preciso destacar que o período de desenvolvimento do Projeto,
1993-1998, foi marcado por três greves, pela evasão sistemática de pessoal via
aposentadoria e pelo aviltamento dos salários no serviço público, que são poderosos
agentes de desmotivação. As aposentadorias em massa fizeram com que
funcionários que haviam participado dos treinamentos fossem substituídos por
outros não treinados, dificultando o encaminhamento normal das atividades do
Projeto.
Apesar de todos entraves ocorridos, pode-se constatar que a metodologia
utilizada nos cursos oferecidos pelo SPA, que tinha como base o conhecimento da
realidade e a possibilidade de modificá-la, mostrou ser mais eficiente do que as
utilizadas em treinamentos tradicionais com abordagens exclusivamente teóricas.
Esses cursos permitiram a conscientização das deficiências do sistema, facilitando a
troca de experiências e motivando a equipe a buscar novas soluções e recursos para
implementá-las. Isto veio comprovar a hipótese de que a participação "acontece"
quando o conhecimento da realidade se efetiva.
O comprometimento com a proposta deste Projeto não atingiu, ainda, os
índices desejados, mas observa-se que já houve avanços quanto a importância da
participação dos funcionários no processo organizacional do Sistema NDC. Pode-se
afirmar que hoje grande parte dos funcionários conhecem o termo "participação" e
reconhecem ser este um poderoso instrumento para o desenvolvimento pessoal.
"O tempo é de gestão participativa, de busca de comprometimento e de
parceria ... Mas é preciso compreender que participação não é uma palavra mágica: a
participação existe mas à medida que é praticada". (MOURA, 1994)

324

�! I

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

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CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO, 6.,

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Núcleo

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equipamentos de informática para formação de redes locais do Sistema NDC.
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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Serviço de Psicologia Aplicada.
Projeto: a questão da participação na implementação do projeto de qualidade no
atendimento aos usuários do Núcleo de Documentação-NDC da Universidade
Federal Fluminense-UFF. Niterói, 1994. 13f.

326

�,,
ABSTRACT.

The aim of the present work is to demonstrate that it is possible to improve the
functional performance by means of participation. The Participation and Quality
Project, developped by Núcleo de Documentação in association with Serviço de
Psicologia Aplicada from Universidade Federal Fluminense is described.

KEYWORDS: participation; professional capacitation; human resources

327

�</text>
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              <text>Ferraz, Ana Angélica Carapiá, Meirelles, Catharina Marinho, Nascimento, Cecília Maria Pereira do, Graça, Neide maria da/ Castro, Siléa Carvalho de Castro </text>
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              <text>Este trabalho demonstra que é possível melhorar o desempenho funcional através da participação. Apresenta o Projeto de Participação e Qualidade, desenvolvido pelo Núcleo de Documentação em parceria com o Serviço de Psicologia Aplicada, ambos da Universidade Federal Fluminense.</text>
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