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                  <text>Gestão do conhecimento: processos e ferramentas
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GESTÃO DO CONHECIMENTO EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO:
práticas de gerenciamento do conhecimento no Núcleo Integrado de
Bibliotecas da Universidade Federal do Maranhão
Carlos Wellington Soares Martins 1, Regycléia Botêlho Alves Figueiredo 2
1Mestrando em Desenvolvimento Socioespacial e Regional , Universidade Federal do Maranhão, São
Luís, Maranhão.
2Especialista e Leitura e Formação de Leitores, Universidade Federal do Maranhão, São Luís,
Maranhão.

Resumo

Conceitua Gestão do Conhecimento como prática gerencial a ser aplicada nas
Instituições de Ensino Superior com vistas a garantir otimização nos processos
administrativos para a garantia de produtos e serviços de qualidade. Contextualiza a
GC e sua aplicação em unidades de informação, mas especificamente em
bibliotecas universitárias. Analisa através de questionário e observação direta a
existência ou não de práticas relacionadas à GC no Núcleo Integrado de Bibliotecas
da Universidade Federal do Maranhão. Constata que a adoção de ações que
envolvam a GC no Núcleo ainda encontra-se de forma incipiente necessitando de
um planejamento mais apurado que contemple a GC preconizada pelos teóricos.

Palavras-chave: Gestão do conhecimento; Instituições de

Ensino

Superior;

Bibliotecas Universitárias; Núcleo Integrado de Bibliotecas.

Abstract

It conceptualizes knowledge management as a managerial practice to be applied at
Higher Education Institutions in order to improve administrative processes as a
guarantee

for

quality

services

and

products.

It

contextualizes

Knowledge

Management and its applications at information units, more specifically at university
libraries. It analyses through questionnaires and direct observation the existence or
not of Knowledge Management practices at Universidade Federal do Maranhão's
Integrated Library Center. It finds out that Knowledge Management actions adoption
at this Center is yet incipient needing a better planning which included the
Knowledge management recommended by scholars.

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Keywords: Knowledge Management; Higher Education Institutions; University
Libraries; Integrated Library Center.

1 Introdução

Os processos de gestão passam por mudanças cada vez mais constantes
e novas teorias surgem a todo o momento na forma de melhoria de processos e
oferta de uma prestação de serviços de qualidade. A mudança no foco dos
processos em larga escala para o cliente, e mais atualmente para o ambiente e o
colaborador, indicam tendências que são aferidas em pesquisas e atestam a
eficiência da aplicação dessas novas teorias nos resultados obtidos pelas
organizações e pela ampla consecução de objetivos e metas.
A Gestão do Conhecimento (GC) e sua aplicação envolvem os processos
organizacionais, a politica de pessoal e a tecnologia em técnicas que visam agregar
todos esses conhecimentos em prol da criação de um ambiente dinâmico, flexível e
capaz de gerar ótimos resultados para as organizações.
A gestão pública ainda encontra dificuldade na adoção da GC devido a
problemas de ordem burocrática que acabam engessando a máquina administrativa
pública, no entanto, algumas práticas são tidas como referências no serviço público
ao utilizar técnicas referentes à GC. Este artigo propõe-se a Identificar a existência
de práticas voltadas para a Gestão do Conhecimento nas rotinas de serviço do
Núcleo Integrado de Bibliotecas (NIB) da Universidade Federal do Maranhão
(UFMA), mensurando o impacto da existência dessas práticas, ou não, no
desempenho organizacional do setor. Além desse objetivo, a pesquisa ainda avaliou
o grau de entendimento dos gestores e da equipe do setor acerca da Gestão do
Conhecimento, e apresenta uma proposta que associa seus princípios para uma
prática de gestão pública em unidades de informação.

2 Revisão de Literatura
O termo Gestão do Conhecimento surge, de acordo com Horta (2005), na
década de 1990 entre os pesquisadores da área de Ciência e Tecnologia (C&amp; T)

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gerando grandes discussões sobre o tema e sua aplicabilidade; e é definido por
Gattoni (2004, p. 47) como a

'l ..] identificação,

otimização e gerenciamento ativo do

patrimônio intelectual, seja na forma de conhecimento explícito [ ... ] como no
conhecimento tácito possuído por indivíduos ou comunidades". Algumas definições
sobre GC sempre destacam o seu foco nos processos organizacionais e no capital
humano.
[ ... ) a gestão do conhecimento é, em seu significado atual , um esforço para
fazer com que o conhecimento de uma organização esteja disponível para
aqueles que dele necessitem dentro dela, quando isso se faz necessário,
onde isso se faça necessário e na forma como se faça necessário, com o
objetivo de aumentar o desempenho humano e organizacional (TERRA,
2001 , p.245) .

o

grau de entendimento do tema gestão do conhecimento torna-se

importante para avaliar se existem iniciativas que tenham os seguintes objetivos:

a) acelerar a geração de novos conhecimentos que agreguem valor aos serviços
prestados à sociedade por meio de uma maior colaboração entre servidores e acesso
mais fácil a fontes de informação e aprendizado;
b) melhorar o processo decisório ;
c) reduzir custos e retrabalho (não "reinventar a roda" e eliminar atividades que
agreguem pouco valor aos serviços) ;
d) localizar os conhecimentos e o capital intelectual existentes na organização;
e) gerar novos conhecimentos com base na reutilização dos conhecimentos e do capital
intelectual da organização;
f) alavancar o conhecimento existente na organização para melhor executar programas
e, consequentemente, atender melhor às demandas da sociedade (BATISTA, 2006, p.
10).

Davenport (apud DAMIANI 1 , 2003) elabora a seguinte tipologia para a
GC:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

captar e reutilizar o conhecimento estruturado;
captar e compartilhar lições aprendidas com a prática ;
identificar fontes e redes de expertise;
estruturar e mapear conhecimentos necessários para aumentar o desenho;
mediar e controlar o valor econômico do conhecimento;
sintetizar e compartilhar conhecimento advindo de fontes externas

Segundo o pensamento de Miller (2002), compartilhar e utilizar o
conhecimento de forma contínua reflete na produção de mais conhecimento, e esse
resultado

pode

configurar

em

vantagem

competitiva

para

quem

o

está

1 Sugere que na identificação do nível de GC em uma instituição os dados devem ser agrupados por
tipologias ou grupos para melhor análise e discussão dos dados.

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compartilhando devido ao valor agregado ao conhecimento . Miller (2002) ainda
postula a teoria da inter-relação entre Gestão do Conhecimento (GC) e funções de
inteligência através da identificação de experts em assuntos, descoberta de fontes
de capital intelectual, contrabalançando a necessidade de novos processos com o
respeito pela cultura organizacional e pela aplicação da tecnologia como suporte
para o processo.
Choo (2006) apresenta uma concepção atual de administração e teoria
organizacional diferenciada por três arenas distintas, dando destaque para a criação
e uso da informação no planejamento estratégico da organização. Na primeira
arena, usa-se a informação para compreender as mudanças do ambiente externo
nas relações sociais e na dinâmica de mercado. A segunda arena é a ênfase no uso
estratégico da informação através da criação, organização e processamento da
informação com o intuito de gerar novos conhecimentos através de aprendizado
garantindo o desenvolvimento de novas capacidades e a otimização na prestação de
serviços e produtos. A terceira arena é a do uso estratégico da informação, no qual
as organizações buscam e realizam avaliações para a tomada de decisões.
Senge

(1998) enfatiza que

nas organizações

modernas o fator

aprendizagem é de total relevância para o sucesso dessas organizações, maior
ainda que o controle, tornando-se o foco da gestão, pois garante a capacidade de
adaptar-se às mudanças sociais e de mercado, permitindo que essas organizações
se reinventem. Ainda sobre o pensamento de Sordi (2008), o mesmo compreende
que algumas competências são requeridas tanto para os indivíduos como para as
organizações que praticam a gestão do conhecimento desde o conhecimento ("o
saber"), as habilidades ("o saber fazer") e as atitudes ("o saber ser ou saber agir").
Dentre as competências do indivíduo, ele destaca a comunicação, o trabalho em
equipe, a pesquisa , a aprendizagem e a capacidade de análise . Entre as
competências da organização, destaca a visão estratégica, o gerenciamento, a
liderança, a gestão de conflito, a negociação, a adaptabilidade e o trabalho
colaborativo.
As bibliotecas universitárias, assim como a própria universidade, devem
atentar para as necessidades educacionais, culturais, científicas e tecnológicas do
país. Assim a biblioteca universitária deve participar ativamente do sistema
educacional desenvolvido pela instituição à qual está vinculada (FERREIRA, 1980).

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Com o passar dos tempos foi quebrado o paradigma da biblioteca estática, pois a
biblioteca universitária passou a apresentar várias atribuições adotadas de acordo
com o plano de gestão universitária. Algumas unidades ainda são responsáveis, em
muito dos casos, conforme Batista (2006), pela gestão do conhecimento nas
Instituições de Ensino Superior (IES).
O desafio da GC nas IES está na estruturação e disponibilização das
informações geradas na biblioteca, utilizando-as como estratégia , ocasionando a
transformação da informação em conhecimento e organizando-o para toda a
instituição (MACCARL; RODRIGUES , 2000). As universidades, de acordo com
Souza (2009), estão inseridas em um ambiente turbulento devendo implantar
estratégias com a intenção de prestar um serviço de qualidade aos anseios da
sociedade, devendo considerar três componentes básicos ao propor mudanças que
refletem o contexto em que se inserem: macrossocietário, organizacional , mudanças
de crença e valores do homem .
A garantia de uma vantagem competitiva sustentável por uma IES se dá,
segundo Angeloni e Goulart (2009), através da adoção das práticas de GC e através
de seus subprocessos de aquisição, criação, compartilhamento, utilização e
armazenamento do conhecimento. A concorrência , e, por conseguinte o diferencial
alcançado por algumas organizações está, segundo Dias e Belluzzo (2003, p. 42),
na ''[. .. ] capacidade de adquirir, tratar e interpretar a informação de forma eficaz. "
A importância do ato da indexação se reflete na qualidade e na dimensão
da disponibilidade da informação, necessitando de um cuidado minucioso durante o
processo que é realizado por profissionais bibliotecários que, como nos mostra
Davenport (2002 , p.28), podem ser considerados como:

Os fornecedores de informação não estruturada [ .. .] têm habilidades
específicas e exclusivas de sua profissão. Conhecem melhor os conteúdos
e estão mais perto [ .. .] do usuário do que qualquer outro fornecedor. Às
vezes eles adicionam valor às informações que coletam - sintetizando-as,
interpretando-as e fazendo com que sirvam aos objetivos de quem as
solicita .

Para Davenport e Prusack (1998) , os bibliotecários possuem importante
missão nas organizações, visto que esses profissionais estão entre os poucos que
se inter-relacionam com os demais setores e entendem sobre variados recursos e
necessidades apresentados pela organização, valorizando o atendimento ao usuário

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com técnicas eficazes para uma rápida solução ao problema apresentado. Almeida
(2005) afirma que o profissional bibliotecário, na função de gestor, deve ter entre
suas competências a capacidade de interpretar de forma correta a missão da
instituição e fixar objetivos e metas para que todos os processos e produtos ocorram
de forma a contemplar os objetivos e as metas estipuladas.
Conforme Mcgee e Prusak (1994), a informação configura-se como
principal insumo para o mundo atual , tornando vital a necessidade de gerenciamento
da informação por meio de processos tecnológicos, e os gestores devem explicitar
de forma clara e coerente qual o papel que a informação irá desempenhar em sua
estratégia competitiva para o aperfeiçoamento de sua capacidade gerencial. O
gestor deve participar do planejamento e das atividades decisórias (TARAPANOFF;
ARAÚJO JUNIOR; CORMIER, 2000) procurando compreender qual o impacto que
os fluxos informacionais proporcionam para o desenvolvimento das atividades e
tentar utilizá-los em benefício da instituição.
A aplicabilidade de práticas de GC em bibliotecas universitárias só
ocorrerá a contento se todos os atores sociais envolvidos se imbuírem da missão, e
isso necessitará , por parte do gestor (BRANíCIO; CASTRO FILHO , 2007), de uma
ação colaborativa , constante aprendizagem e atuação em grupo, liderança
participativa e planejamento elaborado por toda a equipe.
O Núcleo Integrado de Bibliotecas (NIB) tem a missão de apoiar a
Universidade Federal do Maranhão (UFMA) nas funções de ensino, pesquisa e
extensão, bem como preservar a informação, possibilitando a sua recuperação e
difusão, através de serviços e produtos ofertados à comunidade acadêmica,
absorvendo para si a responsabilidade de proporcionar a disseminação de
conhecimentos capazes de provocar mudanças individuais, sociais, políticas e
econômicas.
Dentre os usuários que utilizam os produtos e serviços prestados e
oferecidos pelo núcleo destacam-se os: alunos de graduação, pós-graduação,
técnicos administrativos, professores, pesquisadores e comunidade em geral. O NIB
é composto por uma unidade central que compreende os serviços de Controle e
Formação do Acervo ; Processos Técnicos; Periódicos; Serviço de Informação
Bibliográfica (SIB) ; os setores de Materiais Especiais e Programas Especiais,

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Encadernação e a Assessoria de Processamento de Dados e 11 (onze) bibliotecas
setoriais.
A Biblioteca Central compreende ainda as ações de diretoria do núcleo,
do SIBI, da indicação de material informacional a ser adquirido, do processamento
técnico, da logística do setor e da coordenação das demais unidades (11)
compreendidas em biblioteca do Colégio Universitário (COLUN), Labohidro,
Medicina, Enfermagem , as de Pós-graduação em Ciências Sociais, Saúde e Meio
Ambiente, Ciências Exatas e Tecnológicas e as dos campi do interior: Codó,
Imperatriz, Chapadinha e São Bernardo; no que concerne às atividades de
comunicação e divulgação científica, ainda ficam sob a responsabilidade do setor a
Biblioteca Digital, o Repositório institucional, o Serviço de Editoração Eletrônica de
Revistas (SEER), a Comutação Bibliográfica (COMUT) e outros serviços e produtos.
Todas essas unidades possuem processos administrativos comuns a qualquer outro
tipo de organização como expedição de documentação corrente, tais como ofícios,
memorandos, listas de ponto, etc., além de possuírem uma equipe nos mais
diferentes níveis de formação e de utilizarem processos tecnológicos para execução
de atividades. As unidades estão sobre coordenação de um profissional bibliotecário ,
alguns técnicos, mas o grande contingente do Núcleo é formado por bolsistas que
atuam na função de auxiliar de biblioteca .

3 Materiais e Métodos
Realizou-se uma pesquisa exploratória descritiva de natureza qualitativa
com observação direta objetivando identificar o nível de conhecimento dos
bibliotecários do Núcleo Integrado de Bibliotecas sobre Gestão do Conhecimento
(GC). Foi utilizado como ferramenta de pesquisa o questionário estruturado com
perguntas mistas aos 34 bibliotecários do NIB. A ferramenta utilizada para aplicação
e coleta de dados dos questionários foi a Google Docs, que funciona totalmente on
line o que facilitou a aplicação do instrumento e a análise dos dados coletados.

4 Análise e Discussão dos Dados

Dentre os questionamentos possíveis levantados para esta pesquisa , o
direcionamento dado busca identificar a existência de uma estratégia para a GC no

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Núcleo,

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com vistas a analisar o ambiente,

a integração entre processos

administrativos e a gestão de pessoas e tecnologia de forma a entender o grau de
conhecimento dos gestores acerca das práticas de GC, bem como identificar
práticas isoladas que ocorram no Núcleo.

o Núcleo possui uma estratégia voltada para a Gestão do Conhecimento?
Quanto à existência de uma estratégia voltada a Gestão do conhecimento
a maioria dos entrevistados (50%) afirma que existem ações isoladas de GC no NIB,
assim como 25% acreditam que existe uma estratégia voltada para GC e 25% crêem
que não existe nenhuma iniciativa para esse tipo de ação.
Quando questionados sobre se o ambiente é favorável à adoção de novas
práticas e mudança na cultura , a maioria (50%) respondeu que sim em relação a um
ambiente que propicie mudanças, mas que, no entanto nada é planejado em relação
a GC. 38% afirmam que sim , existe um ambiente favorável e 13% enfatizam que não
existe essa harmonia.
Gráfico 1 - Análise do ambiente e adoção de novas práticas no comportamento organizacional.
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%

SIM

NÃO

Acul tu ra
Oambiente é
orga nizacion al esta
favorável no
engessada e não
entanto nada é
perm ite
planejado para
execução de novas
modi ficação
práticas
algu ma

Fonte: Elaborado pelos autores.

Quanto aos processos organizacionais administrativos, a política de
pessoal e tecnologia que integrem e articulem todas essas ações no núcleo, 63%
dos entrevistados consideram que os processos organizacionais administrativos, a
política de pessoal e tecnologia ocorrem uma inter-relação, enquanto 25% afirmam

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que não existe uma política de integração entre esses processos e 13%
compreendem que os processos ocorrem de forma aleatória sem coerência entre
planejamento e execução nas atividades.

Algun s proc edim entos ocorr m essa
interrelação, outros não
Os processos acontecem de forma
al ea tória se m um a coe rência do
p lanejam ento com as ações exec uta d as

NÃO

SIM

0%

10% 20% 30% 4 0 % 50% 60% 70%

Fonte: Elaborado pelos autores.

Qual o seu grau de conhecimento acerca da GC, todos os respondentes
(100%) afirmam ter um conhecimento parcial sobre GC .
Gráfico 3 - Nível de conhecimento sobre GC .
1 20% ,-----------------------------------------------100% +---------------------------

+---------------------------

80%

6 0 % +--------------------------40%

+---------------------------

20%

+---------------------------

0%

+-----------,-----------,--NENHUM

TOTA L

PARCIA L

NUNCASEQUER
OUV IR FA LAR

Fonte: Elaborado pelos autores .

Das práticas mais citadas pelos entrevistados como utilizadas na
instituição e
corporativa,

no setor foram
Comunidades

de

destacadas: Coaching
práticas,

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Melhores

/

Mentoring , Educação

práticas,

Ferramentas

de

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colaboração, Gestão por competências, Gestão Eletrônica de Documentos (GED),
Gestão do Capital Intelectual.

Gráfico 4 - Identificação das práticas utilizadas/conhecidas de GC.

Coaching / Mentoring

13%

Benchmarking

0%

Ed ucação corporativa

50%

Comunidades de prática / conhecimento

25%

Melhores práticas

50%

Mapeamento ou auditoria do conhecimento 0%

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..I!

Xi

CI

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.CJ)

~

Ferramentas de colaboração

50%

Gestão por competências

50%

Narrativas

0%

Workflow

0%

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

13%

Data Warehouse

0%

Data Mining

0%

I::

~
111

1i1

o::&gt;

111

o::&gt;

Fonte: Elaborado pelos autores.

Quando questionados sobre a contribuição na aplicação de práticas de
GC no setor 63% acreditam que pode contribuir para melhoria nos processos e 38%
afirmam que talvez ocorra resultados positivos na aplicação de técnicas de Gestão
do Conhecimento.
Gráfico 5 -Análise da opinião na contribuição das práticas de GC para melhoria dos resultados .

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70%
60%
50%
40%
30%
20%
10 %
0 % ~-----------.------------~------------~
SIM
NÃO
TA LV EZ

Fonte: Elaborado pelos autores .

5 Resultados Parciais
Através da pesquisa e da análise dos dados, percebe-se de imediato a
falta da compreensão do que seja a GC e seus componentes, constatando, ainda,
que as ações relacionadas à GC ainda são incipientes não encontrando ressonância
na equipe que atua no Núcleo. Uma vez que o NIB é subordinado à reitoria algumas
práticas ficam inviabilizadas pela burocracia, no entanto, é percebida, por parte da
equipe, que uma correlação de práticas de GC com o planejamento estratégico
contribuiria para garantir um desempenho organizacional eficiente.
A falta

de

uma

compreensão

acerca

da

GC

contribui

para

o

distanciamento de metas e o não cumprimento da missão da organização devido a
uma não uniformidade do planejamento com a execução e a subutilização de capital
intelectual no operacional e não nas etapas de planejamento. Apesar de os
entrevistados apontarem várias práticas como comuns na rotina do Núcleo, isso
apenas reforça o desconhecimento por parte da equipe das particularidades de cada
técnica e de suas possíveis implicações para a melhoria nos processos gerencia is.

6 Considerações Parciais

Para a realização da adoção de práticas de GC no NIB, seria necessário
um diagnóstico para analisar o ambiente interno e externo, englobando a
administração superior desta universidade com vistas a identificar as ameaças e
ampliar as oportunidades para garantir um ambiente favorável à aplicação da GC,

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Enfatiza-se a analise do ambiente, a integração entre processos administrativos e a
gestão de pessoas e tecnologia para que a gestão do conhecimento possa ocorrer
em nível de entendimento e prática satisfatória nos diversos setores do NIB,
contribuindo de forma clara e eficiente ao processo.
Na análise observa-se que o ambiente é propício a mudanças, portanto
torna-se perfeitamente salutar a aplicação de práticas de GC. Além disso, a
importância de inseri-Ia no planejamento para obtenção de resultados favoráveis
para o setor serve também como forma de motivação para a equipe com as novas
modalidades de gestão.
Constata-se que as unidades de informação são órgãos onde a GC pode
ser aplicada de forma contundente para tornar-se um órgão de excelência em seus
serviços e produtos ofertados a comunidade.

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2280

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2281

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Trabalho completo

graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento da Universidade Federal de
Santa Catarina, 2009.
TARAPANOFF, Kira; ARAÚJO JUNIOR, Rogério Henrique de; CORMIER, Patricia
Marie Jeanne. Sociedade da informação e inteligência em unidades de informação.
Ciência da Informação, Brasília, DF, v.29, n.3, p. 91-100, set./dez. 2000.
TERRA, José Cláudio Cyrineu . Gestão do conhecimento: o grande desafio
empresarial: uma abordagem baseada no aprendizado e na criatividade. São Paulo:
Negócio Editora, 2001 .

2282

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    <description>A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.</description>
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              <text>Conceitua Gestão do Conhecimento como prática gerencial a ser aplicada nas Instituições de Ensino Superior com vistas a garantir otimização nos processos administrativos para a garantia de produtos e serviços de qualidade. Contextualiza a GC e sua aplicação em unidades de informação, mas especificamente em bibliotecas universitárias. Analisa através de questionário e observação direta a existência ou não de práticas relacionadas à GC no Núcleo Integrado de Bibliotecas da Universidade Federal do Maranhão. Constata que a adoção de ações que envolvam a GC no Núcleo ainda encontra-se de forma incipiente necessitando de um planejamento mais apurado que contemple a GC preconizada pelos teóricos.</text>
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