http://repositorio.febab.org.br/files/original/50/5830/SNBU2018_228.pdf 9985b08726c0045bb209f5217e9ce4cd PDF Text Text Eixo III - Ensino A SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DOS MATERIAIS INFORMACIONAIS E O SISTEMA DE GESTÃO ACADÊMICA E ADMINISTRATIVA: IMPLEMENTAÇÃO E AVANÇOS SELECTION AND ACQUISITION INFOMATIONAL MATERIALS AND THE ACADEMIC AND ADMINISTRATIVE MANAGEMENT SYSTEM: IMPLEMENTATION AND ADVANCES Resumo: O objeto deste trabalho é apresentar o serviço de seleção e aquisição desenvolvido com o uso do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica e Administrativa. O serviço de seleção e aquisição na modalidade compra é uma etapa do processo de formar e desenvolver coleções, o qual é essencial para garantir atendimento das necessidades acadêmicas e universitárias em instituições de ensino superior. Este artigo objetiva descrever o processo de seleção e aquisição de material informacional na Universidade Federal do Maranhão e as melhorias ocorridas a partir da implantação do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica e Administrativa. Como principais melhorias, apontam-se a racionalização e automação de atividades antes realizadas manualmente, assim como a transparência proporcionada pelo sistema que permite aos solicitantes acompanhar as etapas desenvolvidas para a aquisição do material. Palavras-chave: Seleção. Aquisição. Avaliação de serviço. Abstract: The objective of this work is to present the selection and acquisition service developed with the use of the Integrated System of Academic and Administrative Management. Selection and acquisition services on purchase modality are phases in the process of built and develop collections that are essential for guaranteeing the fulfillment of academic and university needs in Higher Education Institutions. This article aims to describe the process of selection and acquisition of information material at Universidade Federal do Maranhão and the improvements that have occurred since the implementation of the Integrated System of Academic and Administrative Management. The main improvements found are the rationalization and automatization of activities previously performed manually, as well as the transparency provided by the system that allows applicants to follow the steps developed for the acquisition of the material. Keywords: Selection. Acquisition. Service Evaluation. 1 INTRODUÇÃO Os processos/serviços de seleção e aquisição de materiais informacionais em bibliotecas universitárias têm como objetivo atender às demandas dos cursos ofertados pelas IFES �Instituições Federais de Ensino Superior em nível de graduação, pós-graduação e extensão, bem como das demais categorias inseridas nessa comunidade, tais como os servidores técnicosadministrativos, pesquisadores, docentes e comunidade externa. Assim, essas são etapas essenciais do processo de desenvolvimento de coleções. ra especializada, para designar os processos e as políticas que envolvem ações em relação às coleções. As etapas desse processo são: estudo da comunidade (perfil da comunidade), políticas de seleção, seleção, aquisição, desbastamento e avaliação (VERGUEIRO, 1989; WEITZ, 2012). Além disso, é importante compreender que selecionar e adquirir são etapas ou fases que compõem um processo mais global de planejamento, que requer as demais etapas para completar-se (WEITZ, 2012). Formar e desenvolver coleções constituem um processo contínuo de ações e agentes que vão além das etapas de selecionar e adquirir. Processo que, em instituições públicas, pressupõe a transparência processual e orçamentária necessária para o alcance de bons resultados. Na Universidade Federal do Maranhão, o serviço de controle e formação do acervo, mesmo com a implantação do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica e Administrativa (SIGAA), até 2013, ainda não conseguia suprir as necessidades da comunidade a que atende, por inúmeras razões, dentre as quais destacam-se: a dificuldade de comunicação com os departamentos, que ocasionava a demora de envio de sugestões; o acúmulo de serviços demandados pela análise das sugestões; a digitação da lista de desiderata no sistema da IES no próprio setor de compra (item a item) para realização da licitação; e o acompanhamento por nota independente e de forma manual dos pedidos pelo bibliotecário. Essas questões sempre foram apontadas como dificultadoras no desenvolvimento da atividade realizada e geravam inúmeras reclamações, que podiam ser Em 2014, após um diagnóstico dos processos e seu atendimento, assim como da estrutura e comunicação realizadas pelo setor responsável pelo desenvolvimento de coleções, foi iniciado um modelo de oferta de serviços que diminuiu significativamente as reclamações e utilizou a transparência do sistema implantado na realização das etapas, permitindo o acompanhamento e a participação de toda a comunidade no processo de solicitação e aquisição dos materiais. Esse novo modelo tem alcançando bons resultados. Portanto, o objetivo deste trabalho é descrever o processo de seleção e aquisição de material informacional na IFES e as melhorias possibilitadas pela implantação do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica e Administrativa. �2 REFERENCIAL TEÓRICO De acordo com Maciel e Mendonça (2000, p.16), o processo de desenvolvimento de da comunidade a ser servida e suas características culturais e informacionais oferecerão a base necessária e coerente para o processo: análise da comunidade, seleção, aquisição, desbastamento e avaliação de coleções. A política de seleção e desenvolvimento de coleções nada mais é que a prática processual do fazer diário de um procedimento ou técnica, utilizado como rotina de trabalho institucionalizado e que leva à tomada de decisões no seu dia a dia, pois, para desenvolver sua atividade, existem critérios que falam por si só, incluídos no procedimento, e que fazem parte natural da atividade. Esses critérios são reconhecidos e estabelecidos pela biblioteca e devem ser conhecidos por toda a comunidade acadêmica. Compreende-se, assim, a seleção como essencial, pois norteará todo o fluxo e a estrutura do processo, pois visa atender as necessidades informacionais da comunidade e orçamentárias da instituição. Vergueiro (2010), de forma sintética, afirma que o processo de seleção se relaciona com as etapas da seleção, pois envolve uma comissão de seleção que toma as decisões sobre quais itens serão incorporados, seguindo os critérios estabelecidos, e que utiliza: os atores envolvidos e suas responsabilidades; os instrumentos auxiliares e outras políticas para a aquisição; e duplicatas de itens, entre outros fatores. A segunda etapa do processo é a aquisição dos materiais informacionais, que pode ser realizada através da compra, doação e/ ou permuta nas Instituição de Ensino Superior. Ela é um trabalho bastante minucioso, pois os materiais anteriormente escolhidos, agora descritos na lista de desiderata, são cuidadosamente localizados/identificados e orçados para compor a coleção (VERGUEIRO, 2010). Figueiredo (1998) e Maciel & Mendonça (2000) confirmam o exposto quando afirmam que a aquisição é um processo que implementa as decisões da seleção por meio da compra, doação e permuta de documentos, incluindo a alocação de recursos e o registro dos itens para fins de patrimônio. Nas IES públicas, a alocação dos recursos é feita de acordo com o planejamento anual apresentado, que garante um percentual mínimo para sua aquisição. No entanto, cabe esclarecer que o orçamento destinado à aquisição deve ser acompanhado pela biblioteca para garantir a sua execução de forma a atender à comunidade e às necessidades estudadas pelo bibliotecário e �apresentadas na seleção. Caso contrário, a biblioteca dispenderá esforços e correrá o risco de não alcançar os seus objetivos. Ressalta-se que a aquisição de bens pela administração pública segue preceitos bem definidos por legislação específica. Em relação à aquisição de livros e outros materiais informacionais para bibliotecas de instituições públicas, segue-se o que é apregoado pela Lei n° 4.320/64. Dessa forma, os materiais informacionais estão classificados de acordo com a legislação e têm suas características definidas como material permanente, incluindo-os em um processo de compra que, diante do valor estipulado pela Gestão Financeira, irá desenvolver a modalidade licitatória adequada. É oportuno mencionar a Lei 8.666, de 21/6/1993 que, em seu art. 6º, inciso III, determina e uma só vez ou efetua o procedimento de compras é denominado licitação. Na conceituação de Meireles (2006, p. ual a administração pública seleciona a m processo de aquisição de materiais permanentes (livros, partituras, CDs, DVDs), o qual, em uma instituição de ensino superior, é avaliada como de maior complexidade em comparação com os processos de aquisição de outros bens e serviços. Esses autores consideram ainda que, por serem tratados orçamentariamente como material permanente, a eles se aplica o mesmo fluxo operacional aplicável às aquisições de bens de capital, tais como a coleta das demandas, incluindo especificações que individualizem cada bem a ser adquirido (como a consolidação das quantidades) e os processos para licitar, receber, patrimonializar e entregá-los aos demandantes acompanhados dos respectivos termos de responsabilidade patrimonial (BEZERRA et al., 2011). O controle do processo de aquisição foi previsto por NAMUR (apud WEITZ, 2012, p.185), que recomendava anotar, em forma de registro, os dados relativos ao processo de aquisição para adquiridos No tocante às compras e contratações, a atenção deve ser redobrada, uma vez que existem leis específicas que regulamentam sua execução. A Lei 8.666/93, Art. 23, exige planejamento das �despesas e justificativa da necessidade, além de estabelecer limites para as diferentes formas de compra e/ou contratação, tendo em vista o seu valor estimado. As especificações a serem atendidas em cada item exemplificam de forma contundente o que foi descrito acima, pois, em uma compra de materiais informacionais (livro impressos), cada item corresponde a uma especificação. Para a compra, é necessário descrever correta e adequadamente cada item para evitar aquisições errôneas, pois, no mercado editorial, existem muitos títulos correspondentes ou até mesmo iguais em uma única editora e também em editoras diferentes, algo que pode ser dirimido na contemporaneidade, quando se aponta o International Standard Book Number (ISBN), que identifica corretamente cada título disponível no mercado editorial (dado bastante utilizado por bibliotecários e bibliotecas). Além disso, é importante identificar separadamente as listas das obras nacionais ou estrangeiras no caso de licitação com fornecedores diferentes para cada tipo de material, bem como a diversificação da quantidade dos itens a serem adquiridos. Todas essas especificidades são, com certeza, fatores que diferem a compra de materiais informacionais dos demais itens de compra na administração pública e reforçam a necessidade do aprimoramento contínuo do profissional bibliotecário no desenvolvimento de sua atividade. 3 O NÚCLEO INTEGRADO DE BIBLIOTECAS E O PROCESSO DE SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DE MATERIAIS INFORMACIONAIS NO SIGAA O Núcleo Integrado de Bibliotecas (NIB), criado em 2 de fevereiro de 2004, pela Resolução nº 73/2004 - CONSUN, possui 13 Unidades Setoriais ativas, distribuídas no campus do Bacanga, em São Luís (Biblioteca Central, de Medicina, do COLUN, de Pós-graduação em Ciências Exatas/Tecnologia, de Pós-graduação em Ciências Sociais e de Pós-graduação em Saúde e Ambiente) e nos campi do interior em Imperatriz (Centro e Bom Jesus), Chapadinha, Pinheiro, São Bernardo, Bacabal, Codó, Grajaú e Balsas (UFMA, 2017). Os serviços de informação aos usuários realizados são: circulação de acervo (empréstimo/renovação/devolução); reserva de material bibliográfico; espaço com equipamentos para acessibilidade; consulta à base de dados local e a bases de dados eletrônicas; comutação bibliográfica; normalização de documentos técnico-científicos; levantamento bibliográfico; e visitas orientadas em todas as suas unidades. O NIB possui uma unidade central responsável por sua direção administrativa, de serviços (os serviços de controle e formação do acervo e processos técnicos) e orçamentária, atendendo à demanda de todas as unidades do núcleo (UFMA, 2011). �3.1 O cenário nas atividades de seleção e aquisição em sistema modular No âmbito da UFMA, os acervos são gerenciados pelo Núcleo Integrado de Bibliotecas, especificamente pelo Setor de Controle e Formação de Acervos, responsável por gerenciar o processo de seleção e aquisição de material. As atividades desse setor buscam a melhor composição dos acervos informacionais para que a instituição possa alcançar os objetivos traçados pelos seus cursos de graduação e programas de pós-graduação, bem como pelos demais setores da Universidade. Até 2011, o NIB trabalhava com o Sistema de Automação de Bibliotecas (SAB). Assim, as listas de sugestões eram solicitadas aos departamentos da IFES através de memorando e posteriormente recebidas em forma de listas no Setor de Controle e Formação de Acervos. Essa situação causava vários problemas operacionais, como a necessidade de solicitação de sugestões aos departamentos ainda por memorando impresso e o recebimento, análise e digitação dessas sugestões no SAB manualmente pelos bibliotecários do setor. Esse procedimento era determinado pelo formato modular do sistema usado para encaminhamento e digitação das sugestões analisadas pelos bibliotecários. Ademais, esse modelo de processo ocasionava uma delonga na seleção e aquisição dos materiais informacionais para disponibilização pelo NIB, gerando desconforto e insatisfação na comunidade e nos bibliotecários. 3.2 O SIGAA O SIGAA (Sistema Integrado de Gestão Acadêmica e Administrativa) foi criado pela Superintendência de Informática da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) com base em uma plataforma web, com a finalidade de interligar todos os sistemas institucionais até então isolados e distintos da Universidade (SILVA; FRANCA; SOUZA, 2016, p. 3). São três os sistemas principais criados e utilizados pela UFRN: Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC); Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGARH); e o Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA). O processo de seleção e aquisição dos materiais informacionais é realizado atualmente através do SIGAA e pelo SIPAC, efetivamente, desde o ano de 2011, quando houve a implantação do novo sistema na Universidade Federal do Maranhão (UFMA). Para tanto, o Módulo Biblioteca está interligado ao Módulo Acadêmico e ao Módulo Patrimônio, migrando, do primeiro, os dados cadastrais dos alunos; e, do segundo, o cadastro de obras, notas fiscais e relatórios. �O Módulo Biblioteca no SIGAA é constituído pelas seguintes abas de sistema: Cadastros; Processos Técnicos; Aquisições; Circulação, Informação e referência; Intercâmbio; Relatórios; Módulos do Servidor; Teses e Dissertações. As abas de serviços e/ou links podem ser liberadas de forma simultânea a todos os bibliotecários e/ou somente aquelas relacionadas à atividade de trabalho de cada setor. O mesmo acontece com os módulos cuja permissão de acesso é cadastrada pelo gestor da unidade. Assim, é necessária permissão de acesso para cada atividade desenvolvida. 4 ANÁLISE E DESCRIÇÃO DOS DADOS Na UFMA, em 2011, houve a implantação do novo sistema e a oportunidade de melhoria do processo de aquisição dos materiais informacionais. Nesse mesmo ano, o NIB adotou a modalidade Pregão para o registro de preços, na forma eletrônica, com contrato de fornecimento ininterrupto por um período de 12 meses, que é utilizado sob demanda, para a aquisição dos materiais informacionais. Estes podem ser publicados por editora nacional ou estrangeira e devem atender ao requisito de apresentar o menor preço por item, em editora(s) e/ou distribuidor(es). A apresentação do calendário financeiro institucional é realizada anualmente de acordo com as metas previstas e estipuladas pela instituição que recebe a destinação dos recursos governamentais e informa aos setores, que funcionam como unidades orçamentárias, suas receitas para o exercício e atendimento das necessidades. O NIB recebe oficialmente o valor a ser destinado à aquisição de materiais informacionais específicos da graduação nesse período. Assim, após o conhecimento e a aprovação da dotação orçamentária, o procedimento de seleção de materiais informacionais é iniciado no módulo biblioteca no SIGAA, através da abertura do calendário de sugestões pelo Diretor do Núcleo Integrado de Bibliotecas em atendimento ao planejamento do Setor de Controle e Formação do Acervo e com divulgação para toda a comunidade acadêmica. As listas de sugestão são recebidas periodicamente, em ciclos, com especificação de sua finalidade para análise dos bibliotecários. As sugestões aprovadas são posteriormente encaminhadas para a compra no sistema patrimonial SIPAC. Os critérios básicos para análise de compra são: área do conhecimento; existência do material na instituição; quantitativo do material; idioma de publicação; atualização e/ou complementação; Projeto Político-Pedagógico dos cursos; Instrumento de Avaliação do ensino superior e outros. Após a etapa de seleção, é iniciado o processo de compras dos materiais com a lista de desiderata, que é encaminhada para o módulo de compras do SIPAC (módulo integrado), onde �poderá ser visualizada pelo fornecedor que então poderá apresentar cotação, de acordo com os critérios e prazos firmado em contrato. Atualmente, um bibliotecário da IFES é que faz o acompanhamento dessa etapa contratual, bem como realiza o recebimento da cotação e autoriza o fornecimento ou não dos itens (livros). Após autorização, o recebimento provisório é realizado no almoxarifado (contrato) e encaminhado para conferência definitiva do Núcleo Integrado de Biblioteca. Por fim, é realizada a execução físico-financeira dos recursos orçamentários destinados à aquisição dos materiais informacionais no módulo de contratos do SIPAC e os pagamentos são efetivados pelo setor de almoxarifado com base no atesto das notas fiscais que indicam o recebimento definitivo do material na Biblioteca Central da UFMA, realizado pelo responsável do Setor de Controle e Formação do Acervo juntamente com a direção da biblioteca. Através do uso do sistema de gerenciamento, é possível identificar as seguintes melhorias no processo seleção e aquisição informacional, principalmente no que diz respeito à sua transparência: 1. informativo da abertura dos ciclos de captação de sugestão para aquisição dos materiais informacionais em calendário de compras institucional; 2. informação online dos ciclos de sugestão via SIGAA para a comunidade acadêmica; 3. tempo hábil para planejamento das requisições a serem enviadas para a aquisição, visto que o processo é realizado em ciclos; 4. cadastramento e envio para análise das requisições pelos setores solicitantes e não mais pelos bibliotecários do NIB; 5. análise das requisições de sugestões via SIGAA; 6. acompanhamento da requisição enviada em virtude da notificação feita pelo SIGAA ao usuário a cada passo da análise, pois o sistema identifica o cadastrante da requisição e informa a movimentação da requisição enviada; 7. encaminhamento para o SIPAC via sistema integrado; 8. acompanhamento do atendimento das requisições via SIGAA/SIPAC; 9. recebimento, conferência e identificação de rubrica para pagamento pelo almoxarifado via sistema; 10. controle da execução orçamentária de cada rubrica online; 11. recebimento do setor de patrimônio do código de barras por exemplares; 12. participação de todos os usuários (docentes, discentes e técnicos-administrativos) no acompanhamento do processo, pois o sistema é transparente; e �13. incorporação das seleções por doação via SIPAC, para patrimoniamento. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O processo de aquisição desses materiais permanentes realizados através do SIGAA integrado ao SIPAC trouxe melhorias inegáveis no que tange à rapidez do processo licitatório e administrativo para o atendimento das requisições analisadas. Houve ainda melhorias para o controle orçamentário feito pelo sistema, na biblioteca e através do almoxarifado, permitindo o acompanhamento contínuo durante todo o processo de compra. Portanto, essa experiência que envolve o sistema integrado e a nova modalidade de licitação no processo de compras dos materiais informacionais no NIB tem suplantando as dificuldades apresentadas antes da implantação do SIGAA, pois torna a gestão do NIB transparente tanto internamente quanto para os usuários participantes do processo, garantindo ainda um controle maior no que tange à execução orçamentária, em observância ao cumprimento do contrato com os fornecedores. Isso possibilita ao NIB um melhor planejamento, pois tem o processo integrado, o qual permite uma visão de todo o sistema de compras na administração pública, da qual a biblioteca faz parte, através da compra de materiais informacionais, considerados como material permanente. Essa mudança torna mais fácil a percepção das quebras e necessidades de melhorias nesse processo. Como aprimoramentos, podemos apontar a necessidade de atualização constante da base de dados do catálogo de editoras, pois existem mudanças de nome, inserção de novas publicações e extinção de outras, tanto nacionais quanto estrangeiras. No que tange ao SIGAA, a inserção das bibliografias (básicas e complementares) sugeridas pelos professores nos projetos pedagógicos dos cursos deve ser atualizada/informada automaticamente à biblioteca via SIGAA, identificando a disciplina que será atendida. Assim conclui-se que o processo de planejamento é sempre cíclico e contínuo no desenvolvimento do Serviço de Controle e Formação do Acervo, trabalhando em parceria, no aspecto pedagógico, para atendimento da bibliografia com a coordenação dos cursos, e no aspecto de aquisição de materiais permanentes, em conformidade com a modalidade licitatória que atenda aos requisitos administrativos e regulatórios adequados à universidade. �REFERÊNCIAS BRASIL. Lei 8.666. 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666compilado.htm > Acesso em: 28 dez. 2017. BRASIL. Lei 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Disponível em:< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4320.htm>. Acesso em: 28 dez. 2017. 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Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2018 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource A seleção e aquisição dos materiais informacionais e o sistema de gestão acadêmica e administrativa: implementação e avanços. Creator An entity primarily responsible for making the resource Alves, Regycleia Botelho Cutrim Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2018 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O objeto deste trabalho é apresentar o serviço de seleção e aquisição desenvolvido com o uso do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica e Administrativa. O serviço de seleção e aquisição na modalidade compra é uma etapa do processo de formar e desenvolver coleções, o qual é essencial para garantir atendimento das necessidades acadêmicas e universitárias em instituições de ensino superior. 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