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9e85eedaf9789246f3d1616bcc977f42
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Bibliotecária, Especialista em Biblioteconomia (FIJ/RJ) , UFRJ, Rio de Janeiro, RJ��
Bibliotecária, Especialista em Biblioteconomia (FIJ/RJ), UFRJ, Rio de Janeiro, RJ��
3
Bibliotecária, Mestranda em Ciência da Informação (PPGCI/IBICT), UFRJ, Rio de Janeiro, RJ��
4
Bibliotecária, Especialista em Gestão da Informação e Inteligência Competitiva (UNESA), UFRJ, RJ��
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2
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Com a introdução das tecnologias de informação nas bibliotecas universitárias, muitos de
seus serviços foram automatizados e seus produtos foram aperfeiçoados de acordo com as
necessidades de seus usuários. Com o uso dessas tecnologias implantou se novas formas
de sociabilidade e percebemos que, na era da informação, é quase impossível não ter
relações intermediadas pela informática. Dentro deste contexto, pretende se mostrar com
este trabalho a importância do uso da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos
(GED) para a otimização dos processos e serviços desenvolvidos pelas bibliotecas
universitárias, analisando suas contribuições para a disseminação e democratização do
acesso à informação, ao mesmo tempo em que proporcionam maior visibilidade da
produção científica.
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� �� �� Tecnologia da informação; Gestão do conhecimento; Gestão eletrônica de
documentos; Disseminação da informação; Bibliotecas universitárias.
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With the introduction of information technology in university libraries, many of its services are
automated and its products have been enhanced in accordance with the needs of its users.
With the use of these technologies implemented new forms of sociability and realize that in
the information age, it is almost impossible not to have brokered by computer. Within this
context, we shall show in this work the importance of using the technology of Electronic
Document Management (EDM) for the optimization of processes and services developed by
university libraries, analyzing their contributions to the dissemination and democratization of
access to information, while providing greater visibility of scientific production.
����� ��� Information technology; Knowledge management; Electronic document
management; Information dissemination; University libraries.
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��
������ �������
�
Pretende se mostrar com este trabalho a importância do uso da tecnologia de
Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para a otimização dos processos e
serviços
desenvolvidos
pelas
bibliotecas
universitárias,
analisando
suas
contribuições para a disseminação e democratização do acesso à informação, ao
mesmo tempo em que proporcionam maior visibilidade da produção científica.
Sendo utilizado como metodologia o levantamento bibliográfico em livros, revistas
especializadas e em alguns sites na Internet, os quais, julgou se conter informações
confiáveis.
Objetiva se, por meio de revisão de literatura, analisar a importância do uso
da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em bibliotecas
universitárias e demonstrar que o uso da tecnologia de GED atua diretamente na
otimização dos processos e serviços desenvolvidos nessas unidades de informação.
Além disso, serão analisadas suas contribuições para a disseminação e
democratização do acesso à informação.
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O procedimento metodológico consiste em uma revisão da literatura a fim de
operacionalizar os conceitos envolvidos e demarcar as principais discussões
associadas ao uso do GED em bibliotecas universitárias. As fontes de informação
utilizadas para a realização do levantamento bibliográfico serão livros, revistas
especializadas em Ciência da Informação, Administração e Tecnologia da
Informação, além de alguns sites na Internet, os quais, julgou se conter informações
confiáveis.
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No mundo contemporâneo, as bibliotecas passaram a utilizar técnicas e
processos automatizados e, amparadas pelo conhecimento científico, começaram a
dar um tratamento diferente em relação ao armazenamento, registro, disseminação
e recuperação da informação.
Conforme apontou Lancaster (1994 apud MORIGI; PAVAN, 2004), “o uso dos
computadores nas bibliotecas permitiu que várias operações internas fossem
automatizadas, tornando o acesso às fontes da informação em formato eletrônico,
mais acessível aos usuários”. Segundo o autor, isso leva a um novo conceito de
biblioteca. O sistema eletrônico trouxe consigo vantagens como acessibilidade,
seletividade e rapidez na disseminação da informação.
Em pesquisa realizada por Bertholino e Oliveira (2000) identificou se que a
Internet está presente nas bibliotecas das universidades públicas e particulares
brasileiras com uso dos recursos em diversas rotinas, sendo que o levantamento
bibliográfico é a principal atividade no uso da rede; e o E mail, com uso diário, está
incorporado às rotinas dos bibliotecários. Para o setor de referência a Internet é um
recurso que amplia o universo de fontes bibliográficas, afinal o acesso cada vez
mais rápido à informação é o que diferencia atualmente as pessoas e por sua vez as
bibliotecas.
Devlin e Burke (1997 apud BERTHOLINO; OLIVEIRA, 2000) analisam a
Internet “como ferramenta de referência baseado na habilidade de promover rápido
acesso às fontes de informação, pois esta incorporou se ao serviço de referência
(SR)” oferecendo documentos nos meios eletrônico ou impresso tais como: centros
de informação, pesquisadores, listas de discussão, correio eletrônico entre outros. A
Internet marca nitidamente a transformação entre SRs tradicionais (para o usuário
presencial) e os SRs para usuários remotos. No SR tradicional o bibliotecário
mantém controle e opera de forma independente. Com o usuário remoto a relação é
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diferente, pois ele controla o processo de acordo com sua conveniência,
preservando anonimato, selecionando fontes, descartando e buscando outros SRs.
À medida que a informação digital se expande, as bibliotecas universitárias
enfrentam os desafios de prover fácil acesso desses documentos a seus usuários.
Agora, necessita se utilizar arquivos de textos completos de periódicos, imagens
digitais, dados numéricos e multimídia.
Tais procedimentos, baseados em processos interativos virtuais, constituem o
sustentáculo da trama que forma o tecido da cibercultura. As conjecturas sobre o
futuro alertam que, cada vez mais, serão utilizadas as tecnologias de informação e
comunicação em todas as áreas da vida social. Nas bibliotecas e centros de
informação, não será diferente.
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São notórias as vantagens do uso das tecnologias de informação e
comunicação (TICs), tais como: acesso rápido a determinadas informações que
antes demandavam um tempo longo; facilidade e agilidade para localizar e obter
fontes de informação impressa, sem depender de terceiros; conforto e economia de
tempo para pessoas e organizações; uso de informações sem se deslocar do local e
independentemente de horários pré fixados; e disponibilidade de informações de
várias áreas sem custo. Em contrapartida há algumas desvantagens na Internet,
como: retirada ou alteração de informações da Internet a qualquer momento;
impossibilidade de identificar a versão ou edição do que está acessando;
confiabilidade das informações; qualidade da fonte diversificada de ����� para ����;
excesso e variedade de informações na Internet sem uma padronização de estrutura
definida; e dispêndio de tempo por causa do excesso das informações e
congestionamento das linhas para transmissão de dados.
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Para Lancaster (1994, p.8) é “[...] a tecnologia disponível que determina como
os serviços de biblioteca serão no futuro.” Desta forma, fica explícito que o
surgimento das inovações tecnológicas e a implantação das TICs na biblioteca, faz
com que hajam alterações na realidade das mesmas, pois os serviços oferecidos por
elas evoluem e maximizam tanto a qualidade, quanto a quantidade, nas práticas da
biblioteca. Portanto, partimos do pressuposto de que ao satisfazer a necessidade do
usuário, ele terá novas dúvidas, o que gerará um ciclo de uso da informação.
Ao
longo
do
tempo,
objetivando
maior
eficiência,
as
bibliotecas
experimentaram diferentes modos no armazenamento, registro, disseminação e
recuperação da informação. Passaram por alguns estágios, nos quais muitos
serviços foram automatizados e, a partir dessas experiências, seus produtos
passaram a ser elaborados de acordo com as necessidades de cada setor, com
essas transformações começaram a surgir cada vez mais produtos especializados
para bibliotecas.
As tecnologias de informação e comunicação, ao permitir a manipulação de
diferentes mídias (texto, imagem e som), possibilitam o estabelecimento de “[...] uma
relação mais interativa entre o sujeito cognoscente e o conhecimento” (FERREIRA,
2003, p. 38). O emprego de tais tecnologias, sem dúvida, trouxe maior rapidez no
acesso e transferência da informação em escala mundial. Hoje, o ciberespaço
constitui a nova fonte de construção das recentes formas de sociabilidade,
possibilitando a comunicação e a disseminação da informação de maneira
instantânea.
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Antes da era digital as coleções desenvolviam se de forma isolada. Na nova
era, esse desenvolvimento é coordenado, tornando se um dos requisitos de
gerenciamento e sobrevivência de qualquer biblioteca.
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Na implantação de coleções digitais, muitas bibliotecas procuram no ambiente
externo aquelas fontes de informação que poderão ser úteis para seus usuários.
Outras selecionam documentos isentos de direitos autorais, digitalizam seus
conteúdos e os colocam à disposição de sua comunidade. Isto tem sido feito
principalmente com obras raras e manuscritos, e, após a existência do documento
digital, a preservação do original poderá ser feita a custos menores e com
possibilidade de ampliar sua disponibilidade.
Nesse contexto de constantes mudanças, as bibliotecas, em particular, as
universitárias, assumem papel decisivo na sociedade, funcionando como um
organismo aberto para captar, organizar, disponibilizar e proporcionar o acesso e o
uso das informações.
Enquanto agente mediador entre a informação e o usuário, a biblioteca
desempenha o papel de oferecer a seus usuários oportunidades de explorar um
universo informacional rico e diversificado, que atenda não apenas às suas
necessidades reais, mas também às expectativas futuras, garantindo lhes a
informação precisa, de forma facilitada e no momento real, sem levar em
consideração a distância geográfica onde os usuários e as informações se
encontram.
A biblioteca tem estabelecido significativas mudanças, não apenas na sua
estrutura física e organizacional, como também na ampliação e gestão de seus
serviços, para atender a essas necessidades impostas pelas tecnologias.
Tendo em vista os avanços das TICs e sua aplicação nas bibliotecas,
Carvalho e Lucas (2005) adaptaram as categorias propostas por Figueiredo (1996
apud CARVALHO; LUCAS, 2005) ao contexto atual. Segundo as autoras, as
bibliotecas podem oferecer esses serviços das seguintes formas:
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(��� �- � ��������������������Esse serviço pode ser oferecido de forma
física, como já acontece tradicionalmente e/ou por meio eletrônico%��
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� ��� � ���� �� ���� � ��� ��Com os recursos provenientes das redes
de computadores e das constantes inovações tecnológicas, a consulta online
permite que o usuário remoto, conectado à internet, tenha acesso ao acervo da
biblioteca.
��� ��� �� � ��� � ������ �
� ��� Pode ser feita de três maneiras
através de
formulário on line, próprio para a solicitação de comutação bibliográfica;
a
biblioteca pode disponibilizar um tutorial que auxilia o usuário a fazer sua solicitação
diretamente no site do IBICT, e/ou, ainda, fornecer um hiper link de acesso direto a
������que disponibilizam o serviço de comutação bibliográfica.
��� � ����� � � ��� ���� ��
� ��� Criação de links de anais, teses, dissertações e
periódicos eletrônicos, que disponibilizam versões eletrônicas dos seus originais
impressos, sempre respeitando os direitos autorais e a liberdade de disseminação
do original.�
����������� � � ���� ��� � ��� ��� A biblioteca pode disponibilizar formulário online
para a solicitação de empréstimo entre bibliotecas e um tutorial para guiar melhor o
usuário nessa solicitação, podendo, também, realizar esses empréstimos através de
consórcios ou por meio de redes de cooperação entre bibliotecas.
��� ���� � ��� � ���� �� Pode ser feita via e mail, FTP e/ou utilizando se programas
específicos. Em muitos casos, a solicitação é feita de forma on line �mas, por vezes,
é atendida de forma tradicional, através da Agência Brasileira de Correios e
Telégrafos ou de empresas que prestam serviços na área logística.
������ � �� ������ ���!����Criação de links com tradutores on line"�
�,���
(��� �- � �������� �./ ������ ��! #$�����Pode ser atendida por��
��#����!�����������$ �� ����� ����������!�����������$ �� �� �� �% ���Os serviços
de mensagens pela Internet e o de telefonia estão sendo mundialmente difundidos,
principalmente nas ações que envolvem rapidez quanto à troca de informações
emergenciais. Esses recursos podem ser muito bem aproveitados e utilizados para
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esclarecimento de questões de referência simples. Lembrando, ainda, os canais:
pergunte
à
biblioteca,
e mail
ou
formulário
previamente
elaborados
e
disponibilizados no ����� da Biblioteca, que permitem aos usuários elaborar e sanar
dúvidas em questões de referência mais complexas.
��& � �' �� � ��� � ���� �� O bibliotecário de referência geralmente localiza
informações de todas as fontes e suportes. No caso da publicação eletrônica, o
bibliotecário pode localizar e indicar ou referenciar ao usuário, através de email, o
material solicitado.
��� '��� ��
� �� � � ��� � ������ � ���
formulários
��� � �� ������ �' � ��� A oferta de
� �� para solicitação de levantamento bibliográfico de assuntos
especializados dinamiza o mais antigo dos serviços bibliotecários.
�,���
(������� �������� � � �� �� )�����
��( � �� ����Divulgação de novos serviços e produtos oferecidos pela biblioteca, de
cursos oferecidos e promoções, através de boletins informativos
� ��ou alerta
eletrônico no �����da biblioteca;
��� �� ����Lista de novas aquisições on line, lista de duplicatas, formulário
para solicitação de novas aquisições, formulário
� ��
� ��para solicitação de
duplicatas.
�,�0 ���� ���� �����# ����Corresponde a esse segmento as seguintes atividades:
��)��� � �� ���
informação
�� �' �� ���� �� �� ����� �� �*����O serviço de referência e
� ��pode disponibilizar tutorias e manuais explicativos sobre
interpretação de normas e exemplos de como elaborar trabalhos científicos, através
do �����da biblioteca.
��� � � �� ����� � �� ��� ��
��
� ��Disponível na forma virtual, através de
documento de texto ou a partir do próprio software.
�
���� � � �� �+ �������� ��� � ���Com finalidade de padronizar a terminologia
�
técnica utilizada na unidade de informação, visando agilizar a recuperação da
informação por parte do usuário.
É notório que todo o processo de evolução das bibliotecas, ao longo dos
anos, tem como base o uso das tecnologias da informação e seus aplicativos. A
utilização desses recursos, além de otimizar significativamente os serviços
presenciais, cria uma concepção de serviço de informação on line nunca visto antes,
que permite o acesso a acervos documentais em vários formatos, com a
disponibilização de textos completos para download, possibilitando o uso simultâneo
da mesma informação por múltiplos usuários, ao mesmo tempo, e de ferramentas
avançadas de recuperação da informação, que auxiliam o usuário a encontrar a
informação de que necessita no menor espaço de tempo.
Entretanto, os serviços de referência que dinamizam o uso das informações,
servindo de elo entre os usuários e os documentos numa biblioteca, são concebidos
como uma projeção da união e da harmonia de todos os setores, serviços e recursos
humanos existentes na biblioteca, para atender às necessidades informacionais dos
usuários.
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Com o surgimento da sociedade da informação, onde a produção de
informação é enorme e o crescimento das tecnologias de informação e comunicação
é acelerado, o grande âmago da questão é como transmitir as informações
necessárias aos pesquisadores e como essas tecnologias podem auxiliá los. As
novas tecnologias da informação e da comunicação trouxerem mudanças
significativas, por interferir na construção, na apreensão e na articulação do
conhecimento na sociedade contemporânea, surgiram novas alternativas de
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comunicação científica provocando alterações nos seus protótipos e deram origem
ao Acesso Livre ou Open Archives, cujo objetivo se concentra em democratizar o
acesso à informação científica. Além disso, reforçaram a idéia de que a informação,
bem utilizada, é um valioso instrumento de poder. Os profissionais devem ser
cautelosos diante das alterações na estrutura da sociedade, preparando se para
desenvolver suas competências de modo a acompanhar as tendências de
mudanças. Para resistir a esse contexto, é fundamental que esses indivíduos
saibam absorver as transformações e estejam aptos em ocasionar inovações no
ambiente que atuam.
Os repositórios institucionais contribuem de forma significativa para a gestão
do conhecimento científico produzido nas universidades, uma vez, que é possível
armazenar documentos, projetos, artigos e trabalhos produzidos na instituição,
proporcionando também a preservação e divulgação dos mesmos.
Com uma eficaz Gestão Eletrônica de Documentos, a biblioteca universitária
torna acessível, de forma gratuita, a produção científica da Universiade e
posteriormente algumas coleções do seu acervo, como: obras raras, mapas,
coleções especiais, dentre outros. Isto significa otimizar e agilizar a divulgação da
pesquisa por ela desenvolvida com acesso em tempo real, extrapolando as barreiras
inerentes ao formato em papel, com o acesso multiusuário, simultâneo, não limitado
pelo espaço físico, esteja o pesquisador onde estiver, desde que conectado à
Internet. Este acesso facilita e agiliza o uso da produção científica da Universidade,
contribuindo para o desenvolvimento das pesquisas em andamento o que traz, sem
dúvida alguma, uma maior projeção da Universidade na comunidade científica
nacional e internacional.
O profissional bibliotecário deve estar preparado para lidar com todos os
suportes informacionais e dominar as tecnologias de informação, que trouxeram
transformações nos processos interacionais entre os próprios bibliotecários em seus
ambientes de trabalho, envolvendo novas práticas profissionais em relação às
formas de gerenciamento da informação e dos serviços prestados e na interação
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com os usuários. Com a utilização mais intensiva das tecnologias de informação e
comunicação, o conseqüente aumento dos suportes eletrônicos da informação, a
criação das bibliotecas digitais e as novas formas de sociabilidade, a imagem
desses profissionais, aos poucos, apresenta os primeiros sinais de rompimento de
identificação com o bibliotecário “tradicional”.
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Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 16 - Ano: 2010 (UFRJ - Rio de Janeiro/RJ)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Onde estamos, para onde vamos?
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRJ
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2010
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
O uso de gestão eletrônica de documentos (GED) na disseminaçao da informação em Bibliotecas Univesitárias. (Pôster)
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Lima, Cíntia V. Afonso de S.; Ferreira, Daniele Masterson T. P.; Ferreira, Camila Belo T.; Oliveira, Ilse Stenzel de
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRJ
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2010
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
Com a introdução das tecnologias de informação nas bibliotecas universitárias, muitos de seus serviços foram automatizados e seus produtos foram aperfeiçoados de acordo com as necessidades de seus usuários. Com o uso dessas tecnologias implantou-se novas formas de sociabilidade e percebemos que, na era da informação, é quase impossível não ter relações intermediadas pela informática. Dentro deste contexto, pretende-se mostrar com este trabalho a importância do uso da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para a otimização dos processos e serviços desenvolvidos pelas bibliotecas universitárias, analisando suas contribuições para a disseminação e democratização do acesso à informação, ao mesmo tempo em que proporcionam maior visibilidade da produção científica.
Language
A language of the resource
pt