http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/5584/SNBU2006_271.pdf 882e134893d7f5657535767b217957e4 PDF Text Text POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES PARA OS CURSOS DE GRADUAÇÃO: A PROPOSTA DO INSTITUTO DE CIÊNCIAS MATEMÁTICAS E DE COMPUTAÇÃO DA USP Gláucia Maria Saia Cristianini Mestre, Diretora da Biblioteca do ICMC/USP – Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação - Av. do Trabalhador SãoCarlense, 400 – São Carlos 13566-590 - Brasil glaucia@icmc.usp.br Juliana de Souza Moraes Mestre, Supervisora de Seção da Biblioteca do ICMC/USP - Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação - Av. do Trabalhador São-Carlense, 400 – São Carlos 13566-590 - Brasil jumoraes@icmc.usp.br Resumo: Para participar de forma atuante na produção do conhecimento, a biblioteca universitária precisa disponibilizar para a sua comunidade acadêmica um acervo que atenda as necessidades informacionais de seus usuários. Considerando o valor orçamentário destinado a biblioteca para a compra de material bibliográfico, foi necessária a definição de uma política que atendesse de maneira mais justa e efetiva o uso desse recurso. Em um trabalho conjunto com a Comissão de Biblioteca e Comissão de Graduação, iniciou-se no ano 2000, o processo de adequação do acervo da biblioteca para os cursos de graduação da área de Ciências da Computação. A partir da sugestão de docentes, também avaliadores do MEC para os cursos de graduação em diversas Universidades Brasileiras, foi inicializado um programa de conscientização junto aos docentes do departamento para atualização dos programas das disciplinas e em seguida identificado o núcleo básico de cada disciplina. A biblioteca levantou, no acervo local, a coleção que atendia este núcleo e elaborou uma planilha para reunir todas as informações necessárias, como quantidade de exemplares, edições, entre outros. A partir dos dados gerados e atualizados nessa planilha é que são encaminhadas as indicações para a aquisição de material bibliográfico. Com a facilidade de recuperação do material de forma rápida, esse procedimento possibilitou a realização do primeiro pregão para aquisição de livros não somente da USP, mas também o primeiro pregão de livros realizado no Estado de São Paulo. Este trabalhou gerou interesse de um grupo de docentes que estão envidando esforços, junto com um aluno de iniciação científica, para a criação de um banco de dados que possibilite o fornecimento e atualização dos dados de forma mais interativa com a biblioteca e o banco de dados bibliográficos da USP. Palavras-Chave: Desenvolvimento de coleções. Coleção para graduação. Aquisição. �1 Contextualização Muitas são as técnicas para se identificar a demanda para aquisição de material bibliográfico em uma biblioteca universitária. Em trabalho recente Oliveira (2004) enumera propostas que vão desde a consulta direta aos docentes dos diversos departamentos da universidade, o uso de recursos de tecnologia da informação até procedimentos sofisticados de inferência. Klaes (1991) ressalta a importância da coleta e do uso de dados e estatísticas como parâmetro para a implantação de um sistema de informação gerencial direcionado para o desenvolvimento de coleções. Independentemente do critério ou técnica escolhida para o desenvolvimento da coleção é primordial considerar o papel da biblioteca na universidade, que deve atender a necessidade de informações para o ensino, pesquisa e extensão. A política de aquisição deve prover a comunidade acadêmica das informações demandadas pelo tripé acima citado. A política se refere, segundo Figueiredo (1985), ao conjunto de diretrizes e normas que visa estabelecer ações, delinear estratégias gerais, determinar instrumentos e delimitar critérios para facilitar a tomada de decisão na composição e desenvolvimento de coleções em consonância com os objetivos da instituição e os usuários do sistema. De acordo com Andrade e Vergueiro (1996) é necessário estipular as diretrizes de atuação e sistematizar as atividades de aquisição com registro detalhado de cada passo a ser seguido. As diretrizes devem prever: os responsáveis; os procedimentos de organização; os principais fornecedores; informações precisas para obtenção de cada item; identificar a organização da atividade de compra; criar instrumentos de acompanhamento e controle de material adquirido. Todas as ações previstas para uma política mais adequada devem considerar critérios e atender necessidades. Todo procedimento deve ser �devidamente justificado, deve constar os responsáveis, passar por um processo legal de validação e, finalmente, estar devidamente documentado. A partir de 2002 mais um importante critério passou a fazer parte da política de aquisição nas bibliotecas universitárias brasileiras, os critérios exigidos pelo Ministério da Educação – MEC para avaliação das IES – Instituições de Ensino Superior. Os atuais procedimentos de avaliação estão pautados na LDB Lei de Diretrizes e Bases (BRASIL,1996) que arrola como atribuições da União “autorizar, reconhecer, credenciar, supervisionar e avaliar os cursos das instituições de educação superior e os estabelecimentos do Sistema Federal de Ensino Superior”. Barcelos e Gomes (2004) discorrem sobre a evolução da forma de avaliação das IES pelo MEC desde 1995, estabelecendo critérios e padrões para o funcionamento destas. Após 1996 o credenciamento das instituições passou a ser temporário e, desde então, todos os atos de credenciamento institucional passaram a fixar o prazo de validade da credencial. A partir do ano de 2002, foi institucionalizada a visita da Comissão de Avaliadores incumbidos de verificar no local as condições da Instituição, avaliando os cursos e autorizando ou não a criação ou continuidade destes. As mesmas autoras evidenciam o peso da participação da biblioteca (40% do total) na avaliação final do curso, o que exige que as mesmas disponham de acervo adequado, tanto qualitativo quanto quantitativamente. E, para isso, enfatizam também a necessidade de uma política de formação e desenvolvimento de acervo. Os indicadores que constituem a análise da biblioteca pelo MEC são: o espaço físico, o acervo e o serviço. Dentro da categoria “acervo”, o critério de avaliação para o item livros considera: Insuficiente – quando não atendem aos programas das disciplinas, não há quantidade suficiente (um volume para mais de 20 alunos matriculados no curso, para cada disciplina) e não são atualizados; Regular - quando atendem parcialmente aos programas das disciplinas, a �quantidade é razoável (um volume para 10 até 20 alunos matriculados no curso, para cada disciplina) e são parcialmente atualizados; Ótimo - quando atendem aos programas das disciplinas, há quantidade suficiente (um volume para menos de 10 alunos matriculados no curso, para cada disciplina) e são atualizados (DIRETORIA, 2002). Em uma decisão da Comissão da Biblioteca do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação - ICMC, composta pela direção da biblioteca, um representante de cada departamento da unidade e um representante discente, deliberou-se o direcionamento da verba recebida pela biblioteca, por meio do Departamento Técnico do SIBi – Sistema Integrado de Bibliotecas da USP, para os cursos de graduação e determinou-se como meta principal a adequação do acervo ao critério ótimo da avaliação sugerido pelo MEC. A necessidade de uma política de aquisição, expansão e atualização, que atenda a proposta pedagógica do curso, também é pontuada pelo MEC (DIRETORIA, 2002) e considera para tanto os seguintes critérios: Insuficiente – quando não existe uma política definida de aquisição, expansão e atualização do acervo; Regular – quando existe uma política de aquisição, expansão e atualização do acervo, considerando a proposta pedagógica do curso, mas não é aplicada nem operacionalizada regularmente; Ótima - quando existe documento com critérios definidos para políticas de aquisição de acervo (livros, periódicos, multimeios, etc.) e compra realizada nos últimos 3 anos, considerando a proposta pedagógica do curso e as prioridades para a bibliografia básica e complementar e dos indicadores para tomada de decisão. Para um melhor acompanhamento da aquisição e também controle do orçamento recebido foi necessário a elaboração de um sistema de informações para gerenciar todos os dados da aquisição. Um sistema de informação gerencial representa um conjunto de dados organizados de forma sistemática, que permite ao gerente da biblioteca universitária obter insumos para subsidiar suas informações com vistas ao processo decisório (KLAES, 1991, p.221). �Considerando os recursos disponíveis, a necessidade de estabelecer diretrizes para a política de aquisição, de acordo com a exigência do MEC, optouse por identificar o núcleo básico da coleção e garantir o mínimo necessário para que o curso de graduação em Ciências da Computação do ICMC atingisse o nível máximo na pontuação do MEC. 2 Método e procedimentos A Biblioteca do ICMC foi inaugurada em 12 de setembro de 1974, com o nome de "Prof. Achille Bassi"; atualmente reúne um acervo de mais 34.000 volumes de livros, mais de 800 títulos de periódicos, possui um total superior a 100.000 publicações em Matemática, Estatística, Computação e áreas correlatas. Atende uma comunidade com mais de 8.000 alunos das quatro unidades do campus USP de São Carlos, sendo, aproximadamente, 4.000 da graduação, 4.000 de pós-graduação e mais de 400 docentes e pesquisadores. Os cursos de graduação oferecidos pelo ICMC são: Bacharelado em Matemática, Licenciatura em Matemática, Bacharelado em Matemática Aplicada e Computação Científica, Bacharelado em Ciências da Computação e Bacharelado em Informática, além de um curso interunidades de Engenharia da Computação. Considerando a evolução da área de Computação, a rapidez com que as informações se tornam obsoletas, considerando também, como abordado por Cristianini e Mores (1998), o arsenal de publicações sobre todas as áreas que são englobadas pela Ciência da Computação e que trazem consigo cada vez mais novos assuntos abordados, novas tecnologias desenvolvidas, novas terminologias; conseqüências da abrangência vultuosa desta ciência em contrapartida à especificidade de suas subáreas e técnicas, é imprescindível um acompanhamento mais freqüente de programas e disciplinas relacionadas a essa área do conhecimento. �A consideração acima é que serviu como principal argumento para a decisão da seleção dos cursos para dar início à política local de aquisição de livros e adequação do acervo na área. Assim, em um trabalho conjunto com a Comissão de Graduação da unidade, no ano 2000, foram levantadas todas as disciplinas, dos cursos de graduação, vinculadas ao departamento de Ciências da Computação, reunida a bibliografia básica de cada disciplina e organizadas em uma planilha, a fim de identificar quantidades existentes, referências completas, duplicidades e necessidades de compra. Na época, a orientação sugerida para quantidade de livros era de um volume para cada grupo de 15 alunos. Nesta planilha foram incluídos os números de exemplares de cada título, com suas respectivas edições e anos disponíveis na biblioteca. Como exemplificado abaixo. Livros-textos FARRER, H. Algoritmos estruturados. Código Nº Nº disciplina exemplares disponíveis - para necessários Edição/ano compra 10 2 – 1.ed./1986 10 SCE-811 3.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999. exemplares Indicação 5 – 2.ed./1989 ISBN - 8521611803. Elaborada esta planilha foi gerada a demanda real de títulos para a graduação a partir da indicação para a compra dos mesmos. O controle seguia na planilha até que fosse zerada a indicação de compra. Com as novas orientações previstas pelo MEC a partir de 2002 a Comissão de Biblioteca, em conjunto com a chefia do departamento de Ciências da Computação, solicitou a atualização dos programas de todas as disciplinas para os cursos de Ciências da Computação, Informática e Engenharia da Computação, ministrados pelos docentes da unidade, e suas respectivas bibliografias. Essa política de atualização do programa passou a vigorar de forma regular no departamento, de modo a ser revista com mais freqüência pelos docentes. �Foram registrados e identificados novos títulos, novas edições e anos, e, então, configurada a demanda de acordo com a nova orientação do MEC para a quantidade de exemplares: um volume para até 10 alunos inscritos no curso, por disciplina. A partir daí, gerou-se nova planilha com os dados e iniciou-se um processo para atender a nova previsão de compras. Importante registrar que na unidade não existe uma política orientada para a atualização do acervo bibliográfico, ou seja, não há uma previsão orçamentária destinada à compra de material bibliográfico. O valor obtido para compra de livros é repassado pelo Departamento Técnico do SIBi que aloca parte de seu orçamento para atualização do acervo das bibliotecas. Ficou instituído, por deliberação da Comissão de Biblioteca do ICMC, que o valor recebido pelo SIBi ficaria destinado a compra de material bibliográfico para a graduação e orientou a comunidade que procedesse a aquisição de material necessário para pesquisa com recursos obtidos das reservas técnicas dos projetos financiados para a instituição. Assim que a verba do SIBi chega à unidade, o Setor Financeiro, juntamente com a direção da biblioteca, procede a divisão do valor entre os departamentos. A fração destinada a cada departamento foi definida pela Comissão de Biblioteca da unidade e teve como embasamento o número de alunos atendidos pelas disciplinas dos diversos departamentos. 3 Resultados A partir da planilha gerada com os dados necessários para a compra, são retirados os títulos que possuem demanda para a aquisição, gerada uma nova planilha com as referências e essa planilha segue para cotação junto às livrarias. Após o recebimento das cotações é elaborada nova planilha com todos os valores obtidos e respectivas livrarias ou distribuidores. São identificados e assinalados os menores preços e a partir dessa previsão é levantada a quantidade possível para a aquisição de cada título, definida a partir da verba disponível e prioridade para aquisição. Essa prioridade de aquisição é verificada �em função de edições mais recentes, ainda não atendidas pelo acervo e títulos novos, incluídos nos programas. Essa planilha é encaminhada para a Seção de Compras que providencia os trâmites legais para a licitação e aquisição do material solicitado. No momento que foi gerada a planilha com dados completos e valores identificados, os procedimentos para a aquisição foram simplificados e, quando da nova exigência para a Administração Pública de licitação por pregão (BRASIL, 2002) o processo ficou mais ágil e propiciou a realização do primeiro pregão, na modalidade, dentro do Estado de São Paulo, em 13 de agosto de 20041. Esse processo de controle de aquisição despertou o interesse de um docente em otimizar os passos de entrada e saída de dados, controle e cadastramento do material bibliográfico e solicitou apoio de outro pesquisador que, em conjunto com um aluno de iniciação científica, iniciou os estudos para automatizar o processo. A proposta tem o acompanhamento dos bibliotecários responsáveis pela aquisição e prevê a geração automática da demanda, sempre que necessário, a emissão de relatórios diversos e ainda a exportação da referência dos livros e dos seus dados de aquisição para o banco de dados bibliográficos da biblioteca no momento da catalogação. 4 Considerações finais A realização deste trabalho possibilitou o estabelecimento de uma política para o desenvolvimento de coleções que atende os cursos de graduação da área Ciências da Computação do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação. As diretrizes que permearam essa política garantiram os princípios básicos do desenvolvimento de coleções apresentados na literatura, foram estabelecidas ações, delineadas estratégias e delimitados os critérios que facilitam a tomada de decisão para aquisição de material bibliográfico. O procedimento adotado não só 1 http://www.cadastro.pregao.sp.gov.br/ua024000.nsf/0/DDC51173EDBC42C403256E99006A1390?OpenDoc ument&view=Pregoes-SecOrg&gh=1 �esteve de acordo com os interesses da instituição e dos usuários como também contou com a participação dos mesmos para a concretização do processo. As atividades de aquisição são devidamente documentadas, desde a seleção até a concretização do pregão e recebimento das obras pela biblioteca. Existem instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido. Vale ressaltar que essa política teve uma preocupação bem definida e muito importante para a instituição que foi o investimento na formação do profissional, o comprometimento de um recurso orçamentário para alunos de graduação em uma instituição onde a pesquisa constitui um fator considerável na comunidade científica, o que demonstra um diferencial na concepção dos valores para com a comunidade. A cooperação entre bibliotecários, professores, dirigentes da biblioteca e da instituição continua evidenciando uma forma de trabalho mais adequado para uma obtenção de melhores resultados para toda a instituição. O trabalho conjunto com o Setor de Compras da unidade favoreceu os procedimentos de aquisição, principalmente no momento que se deu início a exigência do governo estadual para a nova forma de aquisição prevista pela Administração Pública, a compra por meio de pregão. O primeiro pregão realizado na instituição propiciou uma otimização dos recursos e uma redução de aproximadamente 20% do total previsto a partir das menores cotações obtidas inicialmente. Todo o processo possibilitou maior rapidez na identificação da demanda, assim como melhor adequação de valores às necessidades de compra, otimizando recursos financeiros e bibliográficos. A principal contribuição deste trabalho foi a elaboração de um método que possibilitou todas as vantagens citadas; não há um produto, mas sim diretrizes claras para uma política efetiva de desenvolvimento de coleção. Existe o projeto de um sistema para automatizar esse processo, mas de nada valeria se não fosse �a estrutura propiciada por um trabalho elaborado de forma coerente e centrado nos objetivos da instituição e da biblioteca. 5 Referências ANDRADE, D.C.; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: Briquet de Lemos,1996. BARCELOS, M.E.A.S.; GOMES, M.L.B.M. Preparando sua biblioteca para a avaliação do MEC. In: SIMPÓSIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 13., 2004, Natal - RN. Anais... Natal: UFRN, 2004. BRASIL, Lei n. 9.394, de 20 de dezembro de 1996. Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 23 dez. 1996, p. 27833. BRASIL, Lei n. 10.520, de 17 de dezembro de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e da outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 18 de julho de 2002. Seção 1, p.1. CRISTIANINI, G. M. S.; MORAES, J. S. Bibliotecários e Pesquisadores: a cooperação vital na sociedade da informação. In: SIMPÓSIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 10., 1998, Fortaleza. Anais... Fortaleza: Tectreina, 1998. DIRETORIA DE ESTATÍSTICAS E AVALIAÇÃO DA EDUCAÇÃO SUPERIOR – DAES. Manual geral de avaliação das condições de ensino. Brasília: MEC, 2002. FIGUEIREDO, N.M. Metodologias para avaliações de coleções: incluindo procedimentos para revisão, descarte e armazenamento. Brasília: IBICT,1985. KLAES, R.R. Sistema de informação gerencial para desenvolvimento de coleções. Ciência da Informação, Brasília, v.20, n.2, p.220-228, 1991. OLIVEIRA, E. Identificando necessidades de acervo de usuários de um departamento acadêmico: uma abordagem bibliométrica. Ciência da Informação, Brasília, v.33, n.1, p.126-131, 2004. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Política de desenvolvimento de coleções para os cursos de graduação: a proposta do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da USP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Cristianini, Gláucia Maria Saia; Moraes, Juliana de Souza Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Para participar de forma atuante na produção do conhecimento, a biblioteca universitária precisa disponibilizar para a sua comunidade acadêmica um acervo que atenda as necessidades informacionais de seus usuários. Considerando o valor orçamentário destinado a biblioteca para a compra de material bibliográfico, foi necessária a definição de uma política que atendesse de maneira mais justa e efetiva o uso desse recurso. Em um trabalho conjunto com a Comissão de Biblioteca e Comissão de Graduação, iniciou-se no ano 2000, o processo de adequação do acervo da biblioteca para os cursos de graduação da área de Ciências da Computação. A partir da sugestão de docentes, também avaliadores do MEC para os cursos de graduação em diversas Universidades Brasileiras, foi inicializado um programa de conscientização junto aos docentes do departamento para atualização dos programas das disciplinas e em seguida identificado o núcleo básico de cada disciplina. A biblioteca levantou, no acervo local, a coleção que atendia este núcleo e elaborou uma planilha para reunir todas as informações necessárias, como quantidade de exemplares, edições, entre outros. A partir dos dados gerados e atualizados nessa planilha é que são encaminhadas as indicações para a aquisição de material bibliográfico. Com a facilidade de recuperação do material de forma rápida, esse procedimento possibilitou a realização do primeiro pregão para aquisição de livros não somente da USP, mas também o primeiro pregão de livros realizado no Estado de São Paulo. Este trabalhou gerou interesse de um grupo de docentes que estão envidando esforços, junto com um aluno de iniciação científica, para a criação de um banco de dados que possibilite o fornecimento e atualização dos dados de forma mais interativa com a biblioteca e o banco de dados bibliográficos da USP. Language A language of the resource pt