http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/5473/SNBU2006_233.pdf ef17814631a8ccf87422093216af6276 PDF Text Text O CONTROLE INTEGRADO DA CIRCULAÇÃO DE LIVROS ATRAVÉS DO MÓDULO DE CIRCULAÇÃO DO SOFTWARE VIRTUA: INDICADORES PARA O DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP Luiz Atílio Vicentini Bibliotecário Coordenador do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP vicentini@unicamp.br Danielle Thiago Ferreira Bibliotecária Diretoria de Tecnologia da Informação do Sistema de Bibliotecas UNICAMP danif@unicamp.br Valéria Martins dos Santos Gouvêa Coordenadora Associada do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP valeria@unicamp.br Gilmar Vicente Bibliotecário Diretor/ de Tecnologia da Informação do Sistema de Bibliotecas UNICAMP gil@unicamp.br Maria de Lourdes Villas Boas Bibliotecária Diretora de Gestão de Recursos do Sistema de Bibliotecas UNICAMP lvboas@unicamp.br Resumo O trabalho mostra a importância do controle integrado da circulação de livros através de um software integrado de funções para o desenvolvimento de coleção do Sistema de Bibliotecas da Unicamp. O software possui em seu conjunto de funções, uma ferramenta chamada “Infostation” que centraliza a emissão dos relatórios estatísticos do sistema, possibilitando mapear, através das estatísticas emitidas, todo o andamento de uma das principais funções do módulo que reflete na Coleção do acervo: a Circulação. Através desta função de emissão de Relatórios básicos tem-se a visão do fluxo da Circulação de materiais das Bibliotecas do SBU, visto que agora estamos com 100% das bibliotecas �trabalhando com o software integrado. Também, confirma e demonstra as Bibliotecas que possuem maior fluxo de empréstimos da coleção de monografias, dividido por categoria de usuário e por tipo de material. Nas considerações finais, tem-se a comparação dos indicadores para o desenvolvimento de coleções do SBU versus as informações dos relatórios e gráficos estatísticos, onde constata-se a importância desta ferramenta para a análise da real situação das Bibliotecas e a rotatividade de seu acervo, para assim serem tomadas decisões administrativas, em conjunto com o Colegiado do SBU, à respeito de reposição do acervo, novas aquisições de material e repasse de verbas. Palavras-chave: Software Integrado de Funções; Desenvolvimento de Coleções; Desenvolvimento de Coleções - Indicadores; Acervo. 1 INTRODUÇÃO O Sistema de Bibliotecas da UNICAMP (SBU), conta hoje com aproximadamente 649.386 mil livros, 16.232 mil títulos de periódicos entre correntes e não correntes e 76.754 materiais não convencionais. Este é o tamanho do acervo do SBU, que espalhadas em 21 Bibliotecas Setoriais das áreas de Biológicas, Exatas, Humanas e Tecnológicas, precisa estar disponíveis para os nossos usuários, que totalizam hoje quase 50.000. Para que a informação chegue mais rápido ao nosso usuário, utilizamos o Software Integrado de Funções VIRTUA, produto da Visionary Technology in Library Solutions (VTLS), oferecendo ferramentas desde o tratamento da informação (Módulo de catalogação), até sua disponibilização para o usuário final através do OPAC e Módulo de Circulação. A catalogação, a consulta e o empréstimo mudaram, e muito, com a implantação deste software. Mas há uma mudança mais profunda, que o usuário só vai sentir com o tempo, pois com o avanço no gerenciamento das informações, a biblioteca ganha mais organização, qualidade e agilidade na atualização. �Processos anteriormente pensados separadamente, como um pedido de empréstimo e uma operação de catalogação, por exemplo, agora tornaram-se integrados. Esta integração de funções do software significa uma considerável economia de tempo e reposicionamento de atitudes e atividades para o pessoal da biblioteca, como por exemplo, a disponibilização de informações sobre o status (situação) dos materiais na web para o usuário (se emprestado, data da devolução, reservado, etc.). O Software possui uma ferramenta muito importante também, para o gerenciamento das coleções, e que é objeto deste trabalho; a possibilidade de emissão de relatórios estatísticos gerenciais, o que permitem tomadas de decisões nas atividades desenvolvidas no SBU. Esta ferramenta chama-se Infostation, e gera relatórios da coleção, principalmente relatórios de dados oriundos do módulo de circulação. Com relação ao Módulo de Circulação, no ano de 2002, começaram os estudos e trabalhos para a um Projeto Piloto do módulo de circulação do software, para implementação em todas as Bibliotecas da Unicamp. Hoje contamos com 100% das Bibliotecas já utilizando o módulo de circulação integrado. Algumas das vantagens desta “conquista” é com relação às informações e acesso ao usuário, que pode verificar, a distância, sua situação junto ao SBU, fazer reserva, renovação e consulta de disponibilidade do material. Pode não parecer, mas um grande salto é dado, no que diz respeito ao gerenciamento pelo usuário de sua situação na biblioteca, facilitando tanto para o próprio usuário quanto para a equipe de bibliotecários, onde segundo Levacov (1997), o conceito de “lugar” tornou-se secundário, e o “acesso” passou a ser mais importante. Agora a missão é articular ainda mais o usuário diante deste ambiente tecnológico do SBU. (FERREIRA et al, 2004) �A questão da interatividade do software continua sendo ao mesmo tempo nosso dilema e objetivo, por isso surgiram os GT’s (Grupos de Trabalho formados para estudar cada módulo de função do software), buscam encontrar formas de agilizar a implantação total e final do software, sendo que as bibliotecas que se utilizam desta ferramenta também devem continuar ajudando a fechar a versão definitiva do programa. (FERREIRA et al, 2004) Assim, procuramos com este trabalho traçar um estudo das vantagens da das ferramentas do software Virtua, que aliadas a gestão da Informação nas Bibliotecas do SBU, no que diz respeito ao: aumento da comunicação entre as Bibliotecas do SBU e a visibilidade dos acervos, sempre tendo como foco o cliente final, a distância ou local. Assim, vimos que é de extrema importância estar trazendo esta contribuição, para a troca de experiências. 2 BREVE HISTÓRICO DA AUTOMAÇÃO NO SISTEMA DE BIBLIOTECA DA UNICAMP Diante da expansão das bibliotecas no Brasil e no mundo e da área da tecnologia da informação e automação de bibliotecas, cabe fazer um pequeno e breve histórico da automação no SBU até chegar nos dias atuais: ANO 1989 AÇÃO FINALIDADE Integração à Rede Bibliodata/CALCO Automatizar a função catalogação, integrando-se de a rede nacional de catalogação cooperativa. 1992 Instalação da base local de monografias, Função com apoio da IBM e FGV 1995 Projeto à FAPESP/ Automação. de recuperação (pesquisa). Plano de Compra integrado de de um software funções, de hardware, e de estrutura de rede lógica para o SBU. 1996 Projeto à FAPESP Criação do Laboratório de �informática para uso do Sistema de Bibliotecas nos treinamentos de sistemas automatizados que estavam sendo estudados e adquiridos. 1997 Estudos visando a seleção do software Processo integrado de funções a ser adquirido. de compra do software integrado de funções VIRTUA da VTLS - Visionary Technology in Library Solutions 1998 Aquisição do hardware para instalação Instalação de equipamentos da base de dados e do software da VTLS na Biblioteca Central VIRTUA com o software VIRTUA para início dos testes e treinamentos. 1999 Migração e carga da base ACERVUS Inauguração da base com (163.000 itens bibliográficos) VIRTUA, software com os módulos OPAC (Pesquisa) e Catalogação operantes. 2000 Estudos para implantação do Módulo Detectados problemas de Circulação do VIRTUA. no de performance tempo resposta do software quando da elaboração de pesquisas. Assim, realizou-se testes de hardware (IBM F40) e software. 2001 Licitação de um novo hardware para o Aquisição do hardware SUN software E450 para amenizar o problema de performance na �pesquisa na base ACERVUS. 2002 Trabalhos para implantação do módulo Realização de circulação Módulo do de “piloto” do Circulação em duas bibliotecas do Sistema: Instituto de Economia (IE) e Instituto de Física (IFGW). 2002 Reformulação da metodologia catalogação. de Utilização dos recursos de catalogação on-line do software VIRTUA, e aplicação de recursos de captura de registros bibliográficos nas bibliotecas do mundo. 2002 Disponibilização da versão web do Possível de ser disponibilizado Unibibli. Consórcio CRUESP Bibliotecas através do protocolo de comunicação Z39.50 existente no software VIRTUA. 2002 Inicio do projeto da Biblioteca Digital de Disponibilizar texto completo teses. das teses e dissertações da Unicamp. 2005 100% das Bibliotecas utilizando o Visibilidade da coleção. Módulo de Circulação. Fonte: Baseado em Vincentini, 2003. 3 - GERAÇÃO DE RELATÓRIOS DO SOFTWARE E O DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNICAMP Caracterizando esta ferramenta, consideramos-na como uma peça-chave do gerenciamento da coleção do Sistema de Bibliotecas da Unicamp. �Esta emite relatórios, diários ou mensais, de várias funções e opções do sistema. E um dos mais importantes relatórios, foco deste trabalho, é o que espelha a circulação da coleção de todas as bibliotecas do SBU. Consideramos, a ferramenta e os resultados de seus relatórios, uma forma de visualizarmos toda a circulação de materiais, e podemos confiar em seus dados, graças à coleção estar 100% intergrada neste módulo. O Infostation possui opção de relatórios de todos os módulos do software e dentro de cada módulo, tem-se a opção dos tipos de relatórios a serem emitidos, como por exemplo, total de circulação geral, itens atrasados, usuários cadastrados, situação do item (status), etc. Temos a seguir, algumas telas, que demonstram a ferramenta: Tela inicial do “infostation” �Tela que exemplifica as opções de geração de relatórios. Com relação ao Desenvolvimento de Coleção do SBU, precisávamos de algo que mostrasse a situação do acervo e movimentação deste. Portanto, vemos que tal ferramenta apóia a tomada de decisão das Diretorias do SBU, como a Coordenação, Diretorias das Unidades, Diretoria de Gestão de Recursos, e a própria área de Tecnologia da Informação. Decisões como, aquisição de itens bibliográficos e repasse de verbas, por exemplo, podem ser tomadas diante dos relatórios gerados. Para melhor visualização dos dados dos relatórios, temos a transformação desses dados em gráficos, que ilustram de forma mais clara a situação da Circulação, segue exemplo: �Grafico1: Circulação do Sistema de Bibliotecas da Unicamp - 2005 durante o ano de 2005, por Biblioteca setorial CLE IB IG FEA CTC CESET/CTL FEF IA FOP FCM IQ IFGW IMECC IEL BAE FE IE IFCH 100000 90000 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 BC Total Circulação SBU - Ano de 2005 Bibliotecas Unidades Neste gráfico, temos os dados da Circulação do Sistema de Bibliotecas da Unicamp durante o ano de 2005, por Biblioteca setorial. Temos aí um total geral de circulação de quase 600.000 itens. Podemos visualizar, por exemplo, as três Bibliotecas que tiveram maior movimentação do acervo: Biblioteca Central Cesar Lattes, Instituto de Filosofia e Ciências Humanas e Instituto de Estudas da Linguagem. Como exemplo de tomada de decisão para o Desenvolvimento de Coleção diante deste gráfico, está a prioridade das Unidades à serem beneficiadas com relação ao repasse de verbas para a aquisição, tanto de material bibliográfico, quanto de infra-estrutura. �Grafico2: Total de empréstimos por Usuário – 2005 Total de Empréstimos por categoria de usuários 2005 Outros 10% Docente 2% Doutorado 9% Mestrado 12% Graduação 67% Neste gráfico, temos a porcentagem do total de empréstimos por categoria de usuários, ou seja, os usuários que mais retiram material no Sistema de Bibliotecas da Unicamp. Diante deste gráfico, tem-se a clara imagem de que o aluno de graduação da Universidade é o usuário que possui maior rotatividade nas Bibliotecas. Portanto, um exemplo de tomada de decisão para o Desenvolvimento de Coleções neste caso, é priorizar a aquisição de livros, ou maior número de exemplares de determinado título, direcionados a bibliografia básica deste usuário. �Gráfico3: Média/ Dia útil de Circulação 2005 Média da Circulação por dia útil - 2005 350 217 180 176 141 123 114 52 IG IM EC C IF C H IF G W IE L IE IB IA 27 P FE F FE A FE M 98 63 55 25 FC C TC C LE 61 C ES BC ET /C TL 7 B A E 71 65 FO 66 IQ 164 Este é outro gráfico que exemplifica a rotatividade da coleção. Agora totalizando a média diária (dias úteis) de circulação. Este gráfico complementa o gráfico 1, que demonstra o acervo que mais circula e que pode ser base para a tomada de decisão do desenvolvimento de Coleção com relação a repasses e aquisições. 4 - CONSIDERAÇÕES FINAIS Este trabalho teve o intuito de demonstrar o impacto que a circulação integrada do Sistema de Biblioteca da Unicamp trouxe para as tomadas de decisão da área de Desenvolvimento de Coleções. As tecnologias de informação aliadas à rotina das Bibliotecas trouxeram mudanças significativas ao desenvolvimento de Coleções das Bibliotecas, pois oferecem de forma mais rápida, respostas que são fundamentais ao crescimento do acervo das Bibliotecas. �No caso do Sistema de Bibliotecas da Unicamp, o software gerenciador da coleção nos propiciou esta visibilidade. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FERREIRA, D. T. PIETROSANTO, A G. SANTOS, G. C . Operacionalidade e implementação do módulo de circulação do software de funções integradas Virtua/Vtls: a experiência do Sistema de Bibliotecas da Unicamp. . In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12., Natal, 2004. [Anais eletrônicos...]. Natal: UFRN, 2004. LEVACOV, M. Bibliotecas Virtuais: (r)evolução? Ciência da Informação, v.26, n.2 1997. Disponível em: <http://www.ibict.br/cionline/260297/index.htm>. Acesso em: 26/11/2003. PIETROSANTO, Ademir Giacomo ; SANTOS, Gildenir Carolino ; PILLON, Márcia Aparecida D´Alóia ; RODRIGUES, Célia Aparecida. Implementação de um módulo de circulação através do Software de Funções Integradas VIRTUA/VTLS: a experiência do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 10., Florianópolis, 2000. [Anais eletrônicos...]. Florianópolis : UFSC, 2000. VICENTIN, Luiz Atílio. A informatização do Sistema de Bibliotecas da UNICAMP. Campinas, SP: SBU/UNICAMP, 2003. (Relatório). � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource O controle integrado da circulação de livros através do módulo de circulação do software Virtua: indicadores para o desenvolvimento de coleções do Sistema de Bibliotecas da UICAMP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Vicentini, Luiz Atílio; Ferreira, Danielle Thiago; Gouvêa, Valéria Martins dos Santos; Villas Boas, Maria de Lourdes Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O trabalho mostra a importância do controle integrado da circulação de livros através de um software integrado de funções para o desenvolvimento de coleções do Sistema de bibliotecas da UNICAMP. O software possue em seu conjunto de funções uma ferrametna chamada "infostation" que centraliza a emissão dos relatórios estatísticos do sistema, possibilitando mapear, através das estatísticas emitidas, todo o andamento de uma das pricipais funções do módulo que reflete na coleção do acervo: a Circulação. Através dessa função de emissão de relatórios básicos tem-se a visão do fluxo da circulação de materiais das bibliotecas do SBU, visto que agora estamos com 100% das bibliotecas trabalhando com o software integrado. Também, confirma e demonstra as Bibliotecas que possuem maior fluxo de empréstimos da coleção de monografias, dividido por categoria de usuário e por tipo de material. Nas considerações finais, tem-se a comparação dos indicadores para o desenvolvimento de coleções do SBU versus as informações dos relatórios e gráficos estatísticos, onde constata-se a importância desta ferramenta para a análise da real situação das Bibliotecas e a rotatividade de seu acervo, para assim serem tomadas decisões administrativas, em conjunto com o Colegiado do SBU, à respeito de reposição do acervo, novas aquisições de material e repasse de verbas. Language A language of the resource pt