http://repositorio.febab.org.br/files/original/50/5331/SNBU2018_035.pdf 783fd6f5d530977a221c9fa59c2c5804 PDF Text Text Eixo I Inovação e Criação DESAFIOS E SOLUÇÕES NO PLANEJAMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E GESTÃO DE REPOSITÓRIOS DIGITAIS: ASPECTOS TÉCNICOS E LEGAIS CHALLENGES AND SOLUTIONS IN THE PLANNING, IMPLEMENTATION AND MANAGEMENT OF DIGITAL REPOSITORIES: TECHNICAL AND LEGAL ASPECTS Resumo: Discute os principais desafios e soluções inerentes aos aspectos técnicos e legais envolvidos nas etapas de planejamento, implementação, gestão de repositórios digitais no âmbito das instituições públicas com base na literatura especializada da área. A pesquisa justifica-se pela necessidade de produção de um instrumento que oriente profissionais atuantes em equipes de trabalho com a pretensão de criação e manutenção de repositórios digitais nas diferentes instituições públicas de ensino e pesquisa do país. Metodologicamente, trata de uma pesquisa de cunho descritivo e exploratório em que se buscou na literatura autores para atingir o objetivo central configurando assim um estudo bibliográfico e documental. Por fim, resulta na indicação de soluções para alguns desafios considerando como aspectos técnicos a identificação tipos de materiais, a definição de metadados, o fluxo de submissão, os métodos de povoamento e o processo de autoarquivamento. Em se tratando dos aspectos legais, investiga a necessidade de criação de um comitê gestor, a aprovação de uma política de funcionamento, os critérios para acesso, permissões e algumas questões relativas aos direitos autorais. Considera que seja indispensável perceber tais desafios para evidenciar a nível de gestão que repositórios digitais devam ser planejados como instrumentos indispensáveis não apenas para publicização dos resultados de pesquisas e preservação da memória científica das instituições, mas sobretudo na desmistificação de soluções adotáveis antes, durante e depois de sua criação. Espera-se que a pesquisa seja complementada com a identificação dos desafios e soluções acerca de aspectos humanos e tecnológicos. Acredita-se que a pesquisa possa auxiliar a atuação de bibliotecários e equipes multidisciplinares de profissionais responsáveis ou com pretensões futuras de implementar e gerir repositórios institucionais. Palavras-chave: Repositórios digitais. Aspectos técnicos e legais. Planejamento e gestão de repositórios. 397 �Asbtract: It discusses the main challenges and solutions inherent to the technical and legal aspects involved in the planning, implementation and management of digital repositories within the scope of public institutions based on the specialized literature of the area. The research is justified by the need to produce an instrument that guides professionals working in work teams with the intention of creating and maintaining digital repositories in the different public institutions of teaching and research in the country. Methodologically, it deals with a descriptive and exploratory search in which authors have been searched in the literature to reach the central objective, thus configuring a bibliographic and documentary study. Finally, it results in the indication of solutions to some challenges considering as technical aspects the identification of material types, the definition of metadata, the submission flow, the methods of settlement and the self-archiving process. Regarding the legal aspects, it investigates the need to create a management committee, the approval of an operating policy, the criteria for access, permissions and some issues related to copyright. It considers that it is indispensable to perceive such challenges to demonstrate at the level of management that digital repositories should be designed as indispensable tools not only for publicizing the results of research and preserving the scientific memory of institutions, but above all in the demystification of adoptable solutions before, during and after of its creation. It is hoped that the research will be complemented with the identification of the challenges and solutions regarding human and technological aspects. It is believed that the research can assist the work of librarians and multidisciplinary teams of professionals responsible or with future intentions to implement and manage institutional repositories. Keywords: Digital repositories. Technical and legal aspects. Planning and management of repositories. 1 INTRODUÇÃO Os avanços proporcionados pela tecnologia da informação ligados ao crescimento documental, ampliaram a necessidade de reunir e preservar a produção científica das instituições favorecendo o aprendizado e a mudança comportamental em relação ao trabalho executado por profissionais de diferentes áreas. Nessa missão, os bibliotecários passaram a compreender, dominar e utilizar algumas ferramentas e plataformas de gestão de conteúdos digitais. Esses conteúdos digitais, além de necessitarem de tratamento técnico por uma equipe de profissionais, relacionam-se à preservação, memória e visibilidade dos autores e das próprias instituições, principalmente aquelas de ensino e pesquisa. Isto se deve pela tentativa de reunião, guarda e preservação a longo prazo do conhecimento produzido no âmbito desses espaços. Entre as estratégias e possibilidades de gestão e preservação da produção científica no âmbito do ensino e da pesquisa, o Repositórios Digital (RD) se apresenta como uma alternativa tecnológica de promoção do acesso aberto. O acesso aberto é uma tentativa de 398 �eliminar barreiras de custo e acesso à produção científica das instituições, principalmente aquelas que fomentam pesquisas e subsidiam pesquisadores com recursos públicos. Segundo Leite et al. (2012), repositórios digitais são bases de dados desenvolvidas a executar várias funções permitindo a recuperação de dados e possibilitando o gerenciamento de informação científica funcionando como via alternativa de comunicação científica. Nas instituições de ensino e pesquisa, o tipo de repositório criado para abrigar a produção científica de diferentes áreas do conhecimento é caracterizado pela literatura como repositório institucional. Repositórios também podem ser temáticos, quando destinados a reunir e disponibilizar conteúdos de uma área específica do conhecimento. Nesse cenário, existe a necessidade de identificação de inúmeros desafios e soluções que envolvem fatores humanos, técnicos, tecnológicos e legais. Foram identificados neste trabalho, variáveis relativas aos aspectos técnicos e legais. Diante do exposto, a pesquisa teve como objetivo geral mapear desafios e soluções dos aspectos técnicos e legais envolvidos nas etapas de planejamento, implementação e gestão de repositórios digitais. Como objetivos específicos, a pesquisa levantou aspectos conceituais e teóricos relacionados aos repositórios institucionais, identificou os principais desafios considerando aspectos técnicos e legais de seu planejamento, implementação e gestão e por fim, apresentou algumas das possíveis soluções para tais desafios. Como questão norteadora, indagam-se quais as possíveis soluções envolvendo alguns desafios de caráter técnico e legal durante as etapas de planejamento, implementação e gestão dos repositórios digitais? Como justificativa social, a pesquisa considera a necessidade das instituições criarem e instituírem repositórios digitais para promoção do acesso aberto, preservação e memória e contribuição para visibilidade das instituições de ensino e pesquisa e dos próprios autores. A justificativa pessoal surge pelo interesse de produzir um instrumento norteador para o trabalho de equipes de profissionais já envolvidos ou com pretensões de instituir um repositório digital mediante a superação de dificuldades de âmbito técnico e legal. Tais questões envolvem desde a criação de documentos de gestão que regulamentem o funcionamento do repositório, perpassam pela necessidade de definir tipos de materiais e seus metadados, tendo implicações no fluxo de submissão e depósito, exigindo a atribuição de permissões a usuários e não obstante, implicam no domínio de algumas questões relativa aos direitos autorais. 399 �A justificativa profissional, considera a necessidade de sensibilização e conscientização dos gestores, sobre a importância de instituir e reconhecer legalmente a iniciativa de criação do repositório digital. Esse reconhecimento é notável quando há o entendimento de que repositórios contribuem direta e indiretamente para o desenvolvimento estratégico das instituições. Nesse cenário, gestores, autores e instituições, precisam compreender que os repositórios são aliados no processo de reunião e difusão de um conhecimento produzido e ético os resultados dessas pesquisas deveriam ser de livre acesso. Não é isso, entretanto, o que A seguir são apresentadas definições e conceitos existentes na literatura sobre os repositórios digitais, particularizando o tipo institucional e sua relação com processos e atividades da equipe de profissionais atuantes em instituições públicas de ensino e pesquisa. Em seguida, são retratados os desafios técnicos e legais existentes para finalmente analisar e discutir possíveis soluções acerca desses desafios. 2 REPOSITÓRIOS DIGITAIS E AS INSTITUIÇÕES DE ENSINO E PESQUISA A preocupação com a preservação da memória institucional é um dos benefícios trazidos pela implementação dos repositórios digitais. Um repositório digital é um serviço ARELLANO, 2008, p. 124). É preciso, portanto, estabelecer a relação entre conhecimento produzido e a necessidade de torná-los disponíveis, vinculando missão e papel das instituições. Os repositórios trazem benefícios para a popularização do conhecimento científico em relação às suas funções de reunir, preservar, dar acesso e disseminar o conhecimento de uma instituição científica, ou de uma área do conhecimento, aumentando sua visibilidade e se constituindo numa ferramenta de gestão do conhecimento científico (MASSON, 2008, p. 112). Além de compreender sua finalidade, vinculado ao âmbito da produção científica, acesso aberto e memória institucional, o tipo de organização, suas características bem como uma ou diversas áreas do conhecimento, indicam o tipo de repositório digital a ser criado. 400 �Os repositórios institucionais são voltados à produção intelectual de uma instituição, ou disciplinares são voltados a comunidades científicas específicas. Tratam, portanto, da produção intelectual de áreas do conhecimento em particular (LEITE, 2009, p. 20). Existe a possibilidade de repositórios institucionais apoiarem estrategicamente as organizações por meio da geração de indicadores apoiando a tomada de decisões e aume como indicadores tangíveis da qualidade de uma instituição, aumentando assim a sua A geração de indicadores resulta na necessidade de diversas análises estatísticas que refletem aspectos relativos à produção científica: número de publicações, tipos de materiais depositados, área do conhecimento, número de visualizações e downloads, referências, assuntos, ano, entre outros. apoiam a tomada de decisão, pois, até certo ponto, apresentam a produção científica da sino e pesquisa com o papel dos repositórios institucionais é necessário explorar as possibilidades oferecidas pelas tecnologias de informação e comunicação para criar serviços de informação inovadores, através dos quais as novas mídias digitais possam potencializar o ensino, a pesquisa e a comunicação científica (SAYÃO; MARCONDES, 2009, p. 23). Os repositórios institucionais quando potencializados e utilizados para garantir o acesso à produção científica, sensibilizando gestores sobre sua importância, dão visibilidade a autores e instituições, gerando indicadores que apoiam à tomada de decisões, favorecem inclusive a democratização do conhecimento em acesso aberto. Sobre essa democratização, deve permitir acesso, para que qualquer indivíduo ou nação aceda sem quaisquer impedimentos, sejam de custo ou de permissão que limitam o acesso dos usuários às informações provenientes de recursos públicos e também aos serviços de informação das redes de informação científicas, garantindo essa ampliação da acessibilidade por meio de medidas e emprego das tecnologias vigentes (VELAME, 2011, p. 47) . O emprego de tecnologias e a implementação de repositórios inter-relacionam aspectos técnicos e legais que vão desde o domínio de metadados e estratégias para povoamento automatizado para dar celeridade aos depósitos nos repositórios até a 401 �identificação de questões legais que evitem problemas jurídicos como o depósito e manutenção dos mesmos. Serão apresentados no capítulo seguinte, alguns desses desafios. 3 DESAFIOS TÉCNICOS E LEGAIS NO PLANEJAMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E GESTÃO DE REPOSITÓRIOS Entende-se para efeito da pesquisa, que no processo de planejamento, implementação e gestão dos repositórios institucionais existam aspectos técnicos e legais. Consideram-se na vinculação das questões apresentadas a seguir: as competências, a atuação e o fazer profissional dos bibliotecários. Na seleção dos aspectos técnicos, exploram-se a necessidade de definição dos tipos de materiais e seus respectivos metadados, as nuances do fluxo de submissão, os métodos de povoamento e a implementação ou não do autoarquivamento. Sobre os aspectos legais, verifica-se a necessidade de elaboração e aprovação de instrumentos de gestão, as devidas precauções sobre questões do âmbito jurídico que garantam a concessão de autorizações pelos autores ou detentores dos direitos autorais das publicações científicas depositáveis nos repositórios. 3.1 ASPECTOS TÉCNICOS São desafios inerentes aos aspectos técnicos selecionados a partir do que se estabeleceu na pesquisa: a) Identificação dos tipos de materiais Existe a necessidade de identificar no âmbito institucional, quais os diferentes tipos de materiais produzidos, considerando a estrutura hierárquica, a possibilidade de autorização, os critérios definidos na política informacional da instituição e sobretudo os objetivos para o qual o RI fora criado. b) Definição dos metadados Segundo Torino (2017, p. 104) os metadados devem ser relacionados aos tipos de conjunto de dados e outros recursos digitais, estabelecendo relações entre eles, bem como definem permissões e requisito recuperação e permite a distinção entre os diferentes tipos de materiais depositados no repositório digital. 402 �xistem vários esquemas de metadados com graus diferenciados de especificidade, porém o mais importante deles é o software DSpace permite a inclusão de novos metadados a partir dos diferentes tipos de documentos. Estes deverão ser preenchidos obrigatoriamente ou não durante o fluxo de submissão, poderão ser filtrados em buscas avançadas realizadas pelos usuários e ainda, poderão ser determinantes na geração futura de indicadores bibliométricos. c) Fluxo de submissão Os desafios envolvendo o fluxo de submissão envolvem acesso, permissões e o preenchimento correto dos metadados definidos para cada tipo de material. É preciso evitar o retrabalho na correção de eventuais erros. Deve-se atentar que a obrigatoriedade de campos pode tornar o fluxo moroso, principalmente se os recursos humanos forem limitados e a opção seja povoar pelo depósito individual e manual. O processo de submissão [...] envolve uma série de tarefas, como as questões de descrição dos metadados, tendo a possibilidade do uso do Dublin Core, descompactação, checagem, identificação, identificação automática de formato, validação do formato, normalização, quarentena (SHINTAKU, 2017, p. 80). Ainda em relação ao processo de submissão, o software DSpace possibilita que um item transite em diferentes estágios de um posterior disponibilização, conforme parametrizado pelo administrador da coleção. Esta funcionalidade permite que uma submissão possa passar por até três etapas até sua disponibilização on-line. O processo permite assegurar a adequação do conteúdo às políticas do repositório e da coleção, a qualidade do arquivo, do conteúdo, dos metadados, a adequação da licença de direito autoral e formas de acesso permitidas (TORINO, 2017, p. 108). Acerca do DSpace, é um software utilizado na instalação e customização de repositórios digitais, permitindo o armazenamento, a gestão da produção intelectual das instituições e suportando inúmeros tipos e formatos de arquivos. Foi desenvolvido para estimular o acesso aberto em projeto colaborativo do MIT Libraries e da Hewlett-Packard Company com o intuito de dar visibilidade a publicações e seus autores além de zelar pela preservação da memória científica a longo prazo. d) Métodos de povoamento A maioria dos repositórios brasileiros das instituições de ensino e pesquisa ainda não possuem uma quantidade significativa de materiais depositados seja pelo desconhecimento de 403 �métodos automatizados de povoamento, seja pela escassez de recursos humanos na equipe envolvida no planejamento, implementação e gestão dos repositórios. e) Autoarquivamento O autoarquivamento é um direito concernente aos autores auto depositarem trabalhos de sua autoria nos repositórios. Porém, existem entraves e preocupações relacionados a garantia da qualidade do conteúdo das publicações depositadas, da justificativa de que o ato de auto depositar não é responsabilidade dos autores. 3.2 ASPECTOS LEGAIS Os aspectos legais, no âmbito dessa pesquisa, dizem respeito à formalização de documentos de gestão que oficializam o funcionamento do repositório, regulamentando sua criação, a designação de uma equipe de trabalho responsável pela execução de tarefas específicas e a definição de suas competências. Além disso, deve-se assegurar juridicamente a existência e manutenção do repositório digital no âmbito institucional. Nesse sentido discutem-se questões sobre direitos autorais e as formas de autorizações para depósito. a) Criação de comitê gestor Durante a fase de planejamento e preferencialmente antes do repositório ser instituído, alguns são os desafios em virtude da inexistência de uma equipe formal, capacitada e instituída para atuar exclusivamente com o repositório. A criação de uma equipe vinculada à implementação e gestão do repositório podem representar problemas e ocasionar impasses nas relações institucionais. A criação de uma equipe de trabalho, instituída formalmente por portaria ou resolução em que profissionais de diferentes áreas tenham competências e atribuições alinhadas aos objetivos institucionais e a própria criação do repositório é um passo importante para o sucesso, efetivo envolvimento e colaboração de uma equipe multidisciplinar. Normalmente as equipes do comitê gestor são compostas por: bibliotecários, analistas de sistemas e profissionais de tecnologia da informação, coordenadores de cursos ou focos de pesquisa, membros das equipes de comunicação e das editoras, caso existam. b) Aprovação da política de funcionamento A política é um documento de gestão que descreve e norteia diretrizes e normas concisas, objetivas envolvendo pessoas, tarefas. Indica detalhadamente quais as comunidades 404 �e coleções serão criadas, as permissões para submissões, a definição dos metadados para cada tipo de material, bem como as orientações para o fluxo, acesso e uso. Entre os desafios encontrados na publicação institucional dessa política estão a cultura organizacional e o próprio desconhecimento da importância desse instrumento. Sobre esse instrumento, Leite et al. (2012, p. 10) esclarecem que planejamento do repositório. É recomendável que esta política esteja em concordância com aquelas já vigentes na biblioteca e na instituição. A política deve abordar os objetivos do repositório, deve contribuir para a definição do serviço, determinar a formação da equipe responsável pela implantação e manutenção do repositório e sobre o prazo definido para o depósito no repositório. Ela também pode conter o tipo de material que será depositado, como também aqueles que não farão parte desse sistema de informação. Nota-se que é um documento formal de gestão originário de ações na fase de planejamento dos repositórios, reunindo todas as decisões advindas da equipe que atuará ou participará diretamente dos processos envolvidos no seu funcionamento. c) Acesso, permissões e direitos autorais Alguns autores temem que suas publicações sejam plagiadas com maior facilidade ao realizarem o autoarquivamento ou autorizarem o depósito de suas publicações nos repositórios. Existe um mito a ser desmistificado de que o conteúdo das obras ao serem depositados e disponibilizadas sem embargos nos repositórios digitais trazem riscos da prática de pirataria e da apropriação indevida. Além disso, mesmo havendo o consentimento e autorização formal dos autores para o processo de submissão e depósito dos materiais, podem surgir dúvidas acerca de pelo menos três situações possíveis no que tange a forma como os materiais podem ser disponibilizados. Considerando as questões legais, pode-se definir a forma de disponibilização: acesso aberto e imediato ao conteúdo completo, acesso ao conteúdo após um prazo préestabelecido (embargo), acesso restrito a uma comunidade específica de usuários ou acesso restrito. Outra questão relevante é a definição institucional da adoção de licenças abertas para as publicações por elas chanceladas, publicadas por editoras, periódicos e eventos institucionais e, até mesmo dissertações e teses (TORINO, 2017, p. 106). Sobre questão da forma de disponibilização descrita pela autora, é preciso ter a garantia legal seja por intermédio de documento impresso e assinado, seja estabelecendo diretrizes internas que garantam o depósito, seja vinculando o uso de recursos oriundos de agências de fomento, para que efetivamente o acesso aberto e imediato seja garantido. Do 405 �contrário, apenas será possível referenciar ou estrategicamente criar links para o conteúdo efetivamente já publicado anteriormente. 4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Caracteriza-se como uma pesquisa descritiva e exploratória quanto aos objetivos porque investiga o tema repositórios digitais e a tentativa de esclarecer questões técnicas e legais que auxiliam o posicionamento e a ação de profissionais que atuam ou precisam atuar no planejamento, implementação e gestão de repositórios. Em relação aos meios de investigação é uma pesquisa bibliográfica e documental que buscou na literatura e em documentos de gestão as informações que esclarecem o problema levantado. Para a pesquisa bibliográfica e documental, foi feita uma busca nas seguintes fontes de dados: os repositórios Lume da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), RIDI do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), RIUT da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) e alguns artigos em meio eletrônico publicados em revistas científicas das áreas da Ciência da Informação e Documentação. Foram utilizadas combinações de expressões booleanas e as seguintes expressões de busca: repositório digital, repositórios institucionais, povoamento de repositórios, autoarquivamento, direitos autorais, publicação científica, gestão de repositórios e acesso aberto na recuperação de informações publicadas entre os anos de 2008 e 2017. Ressalta-se que o foco da pesquisa foram desafios relacionados aos aspectos técnicos e legais conforme quadro 1 apresentado a seguir: Quadro 1: Desafios analisados considerando aspectos técnicos e legais Aspecto Técnico Legal Desafio Identificação e escolha dos tipos de materiais Definição dos metadados Fluxo de submissão Métodos de povoamento Autoarquivamento Criação do comitê gestor Aprovação da política de funcionamento Acesso, permissões e direitos autorais Fonte: os próprios autores (2018) 406 �Os desafios elencados acima são resultados da pesquisa bibliográfica e documental cujos dados são analisados na próxima seção. 5 RESULTADOS E DISCUSSÃO A partir da implementação do RD e do processo de gestão do conteúdo digital, surgem questões técnicas e legais associadas tanto ao fazer profissional dos bibliotecários e de profissionais de outras áreas, quanto ao próprio sistema de comunicação científica. Apresentase a seguir a discussão acerca das possíveis soluções dos desafios já mencionados com a pretensão de esclarecer, produzir literatura e verificar o alcance dos objetivos propostos. Em se tratando dos aspectos técnicos: Cabe dizer que na identificação e escolha dos tipos de materiais que serão depositados é imprescindível que a equipe de trabalho envolvida considere a missão e os objetivos da instituição na qual o repositório foi criado. Além disso, a verificação da real necessidade de inclusão do material considerados o interesse e a necessidade da comunidade científica. Cumpre dizer que a identificação e escolha dos tipos de materiais tem relação direta com a definição dos metadados, já que segundo Leite et al. (2012, p. 18), é recomendável que para cada tipo de documento (artigo de periódico, livros, teses, Essa definição dos metadados por tipo de material, perpassa pelo planejamento e utilização de um padrão de metadados, questões tecnológicas da interoperabilidade e até mesmo a preocupação com as métricas que se pretendem gerar. Leite et al. (2012, p. 18) a escolha dos tipos de materiais e a definição de esquemas de metadados. Sobre os desafios inerentes ao fluxo de submissão, sugere-se a realização de capacitações sobre a ferramenta utilizada para criar repositórios - comumente o DSpace e a criação de tutoriais em vídeo nas mídias sociais da biblioteca. Determinação dos campos de preenchimento obrigatório ou não, adoção de vocabulário controlado na escolha de termos adicionais da indexação são algumas questões preliminares que deverão ser ajustadas com a equipe responsável pela tarefa. 407 �Diante dos desafios relativos aos métodos de povoamento, existe a necessidade de se optarem por estratégias possíveis: a primeira é manual por meio do autoarquivamento pelo próprio autor ou por terceiros e a segunda a partir da importação que garanta a coleta e carga de metadados automatizada a partir do sistema fonte que siga o mesmo padrão de metadados definido comumente no DSpace. Nesse caso, para cada tipo de material definido é necessária a estruturação que garanta tratamento, validação e verificação posterior dos dados importados. Podem ser desenvolvidos scripts próprios por profissionais das instituições ou exemplificando, também existem ferramentas como o script Lattes que auxilia no processo de coleta e importação de dados de fontes externas como a plataforma lattes do CNPq. A importação ou coleta automatizada podem depender de questões tecnológicas que envolvem interoperabilidade entre diferentes sistemas que não são o enfoque dessa pesquisa. No que tange as soluções sobre desafios do autoarquivamento, é preciso conscientizar institucionalmente os autores da necessidade de dar visibilidade aos resultados de pesquisas fomentadas com recursos públicos; habilitar o processo de revisão e correção do preenchimento dos metadados informados pelos autores; ressaltar a limitação de recursos humanos existentes nas bibliotecas e a autonomia dada aos autores que podem disponibilizar rapidamente os resultados de pesquisas de sua autoria. Ao considerar a participação de bibliotecários e das próprias bibliotecas nesse cenário, ma alternativa é que os responsáveis pelo repositório ou os bibliotecários depositem os itens em nome dos autores, pelo menos no início do desenvolvimento no trabalho que envolve a tarefa do autor de depósito do próprio trabalho, devem ser criados serviços de 2017, p. 225). Em se tratando dos aspectos legais: A aprovação de comitê gestor por meio de portaria ou resolução é fundamental para estabelecer diretrizes e normas que nortearão as ações da equipe de trabalho envolvida. Neste instrumento, devem ser descritas e definidas as competências e responsabilidades de acordo com a equipe de trabalho disponível. Deve ser constituída observando ainda a política e os objetivos institucionais. é importante que seja constituída uma equipe capacitada e comprometida com a realização do projeto. Idealmente, uma equipe 408 �multidisciplinar constituída por bibliotecários, analista de sistemas, profissional de comunicação/marketing Dependendo do tipo de instituição deve-se pensar também na inclusão de membros envolvidos nas coordenações de ensino e ligados à pesquisa científica que sejam considerados importantes. Essa iniciativa garante que a criação do repositório digital não seja equivocadamente entendida como uma ação isolada dos bibliotecários. Ainda se tratando da aprovação de documentos de gestão, a política de funcionamento deve ser elaborada, proposta pelo comitê gestor e aprovada para regular o funcionamento do repositório legalizando sua existência no âmbito institucional. Nessa tarefa, é preciso conscientizar a alta administração, pesquisadores e a própria comunidade acadêmica sobre a necessidade de reconhecimento e da importância de se instituir oficialmente o repositório criado. Em algumas instituições, a elaboração de uma minuta de portaria pelo comitê gestor, pode dar celeridade ao processo de aprovação dessa política, delineando previamente as principais questões relativas ao funcionamento do repositório. Ao considerar o acesso, a concessão de permissões e os trâmites envolvendo direitos autorais é preciso considerar o receio do plágio por parte dos autores, a segurança jurídica por parte da instituição depositante e até mesmo as questões sobre autorizações para o autoarquivamento, caso os próprios autores sejam responsáveis pelo autoarquivamento. Sobre o receio de determinados autores, ao terem suas obras quando disponibilizadas em meio digital no repositório, terão chances maiores de serem objeto de plágio, trata-se de um mito a ser desmistificado já que a disponibilidade de conteúdos e seu acesso em ambiente digital na verdade, favorece significativamente a identificação do uso indevido, garantindo punições legais e cabíveis aos seus responsáveis. Por sua vez, se o conteúdo for disponibilizado apenas da forma impressa, as chances da identificação do plágio são potencialmente reduzidas. Outra questão que merece atenção envolvendo o aspecto legal é apontada por Velame -se ao fato de que as políticas dos periódicos científicos priorizam que produções e pesquisas científicas e mesmo após o período de embargo, ainda que ao menos o acesso aos metadados seja possível. 409 �Torino (2017, p. 102) reforça essa ideia ao mencio caso haja algum impedimento para a disponibilização imediata do material, é possível inseri-lo com restrição Implementando ou não o autoarquivamento, as instituições devem garantir a legalidade com a obtenção prévia dos direitos do autor ou daquele a quem foi cedido esse direito, por meio de algum mecanismo que garanta a licença e autorização do depósito do documento. Há ainda a possibilidade de implementação de scripts ao fluxo de submissão, definindo se o arquivo ficará ou não acessível para consulta após uma requisição ser enviada em meio digital e o tipo de licença for especificada pelo próprio autor. Nesse caso, o documento só será liberado se a escolha for a não restrição. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Inúmeros são os desafios envolvendo aspectos técnicos e legais quando as instituições e os profissionais nelas atuantes planejam e pretendem implementar um repositório institucional. A Universidade do Minho em Portugal e algumas instituições brasileiras como a UFRGS, a UFSCar, a UFBA, a UnB, a UFSC, a UTFPR, a USP e o próprio IBICT são exemplos de pioneirismo na consolidação de questões técnicas e legais na implementação desses repositórios e consequentes avanços acerca de novos métodos e técnicas de povoamento e migração, planejamento de ações de marketing e a contínua captação e destinação de recursos para a capacitação de pessoas e melhorias da infraestrutura tecnológica exigidas quando a justificativa é a preservação da produção técnica e científica a longo prazo. Entretanto, muitas ainda buscam minimizar impasses e desmistificar conceitos e concepções equivocadas na tentativa de convencer dirigentes acerca da importância dos repositórios enquanto instrumentos indispensáveis estrategicamente, principalmente no âmbito das instituições de ensino e pesquisa. Acredita-se que a utilização de ferramentas tecnológicas e o planejamento e adoção de ações visando o êxito na implementação de repositórios - particularmente nas instituições públicas de ensino e pesquisa - envolvem necessariamente a elaboração e aprovação de instrumentos de gestão que definam e descrevam etapas, processos, tarefas e competências de 410 �uma equipe de trabalho ciente do conceito de acesso aberto e da visibilidade aos resultados de pesquisas fomentadas com recursos públicos. Autores ou detentores dos direitos autorais por sua vez são agentes fundamentais para concessão da devida autorização, permitindo que o resultado de suas pesquisas sejam publicizados, garantindo visibilidade, geração de indicadores e a própria preservação da memória da produção científica das instituições. Embora o recorte sobre alguns desafios e possíveis soluções seja reduzido a questões técnicas e legais, ressalta-se que é preciso perceber que o fator humano indica a internalização de uma cultura organizacional e uma visão de mundo diferenciada entre pessoas e as diferentes situações e soluções envolvidas nesse contexto. Sugere-se por fim, que além da observância dos fatores humanos, analisem-se questões tecnológicas como condicionante dos desafios que certamente dependerão de soluções. Espera-se que a pesquisa seja complementada reforçando justificativas sociais e profissionais de ampliação do livre acesso das publicações científicas e sobretudo da orientação nas soluções de problemas recorrentes, minimizando o retrabalho das equipes que ainda planejam e pretendem implementar repositórios institucionais. REFERÊNCIAS ASSIS, Tainá Batista de. Análise das políticas de autoarquivamento nos repositórios institucionais brasileiros e portugueses. 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Title A name given to the resource SNBU - Edição: 20 - Ano: 2018 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Futuro da Biblioteca Universitária na Perspectiva do Ensino, Inovação, Criação, Pesquisa e Extensão. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2018 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Desafios e soluções no planejamento, implementação e gestão de repositórios digitais: aspectos técnicos e legais. Creator An entity primarily responsible for making the resource Cativo, Jorge Luiz; Luiz, Francisca Lima; Cativo, Silva, Edinara Sobrinho da; Spudeit, Daniela; Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2018 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Discute os principais desafios e soluções inerentes aos aspectos técnicos e legais envolvidos nas etapas de planejamento, implementação, gestão de repositórios digitais no âmbito das instituições públicas com base na literatura especializada da área. A pesquisa justifica-se pela necessidade de produção de um instrumento que oriente profissionais atuantes em equipes de trabalho com a pretensão de criação e manutenção de repositórios digitais nas diferentes instituições públicas de ensino e pesquisa do país. Metodologicamente, trata de uma pesquisa de cunho descritivo e exploratório em que se buscou na literatura autores para atingir o objetivo central configurando assim um estudo bibliográfico e documental. Por fim, resulta na indicação de soluções para alguns desafios considerando como aspectos técnicos – a identificação tipos de materiais, a definição de metadados, o fluxo de submissão, os métodos de povoamento e o processo de autoarquivamento. Em se tratando dos aspectos legais, investiga a necessidade de criação de um comitê gestor, a aprovação de uma política de funcionamento, os critérios para acesso, permissões e algumas questões relativas aos direitos autorais. Considera que seja indispensável perceber tais desafios para evidenciar a nível de gestão que repositórios digitais devam ser planejados como instrumentos indispensáveis não apenas para publicização dos resultados de pesquisas e preservação da memória científica das instituições, mas sobretudo na desmistificação de soluções adotáveis antes, durante e depois de sua criação. Espera-se que a pesquisa seja complementada com a identificação dos desafios e soluções acerca de aspectos humanos e tecnológicos. Acredita-se que a pesquisa possa auxiliar a atuação de bibliotecários e equipes multidisciplinares de profissionais responsáveis ou com pretensões futuras de implementar e gerir repositórios institucionais. Language A language of the resource pt