http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/5300/SNBU2006_177.pdf 04ebe9d8b29de6a9801018f8c825cbf3 PDF Text Text Eixo temático: O impacto das tecnologias eletrônicas e sua mediação - A educação continuada dos profissionais da informação GESTÃO DOCUMENTAL, DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO: as práticas das empresas excelentes em gestão empresarial para bibliotecas universitárias* Emeide Nóbrega Duarte Profa. do DBD/UFPB. Dra. em Administração/UFPB. emeide@hotmail.com Alzira Karla Araújo da Silva Profa. do DBD/UFPB. Ms. em Ciência daInformação/UFPB alzirakarla@click21.com.br Suzana Queiroga da Costa Aluna Bolsista PIBIC/UFPB. suzanaqueiroga@yahoo.com.br Bernardina Maria Juvenal Freire Profa. do DBD/UFPB. Ms. em Ciência da Informação/UFPB. Resumo A gestão documental objetiva o tratamento de documentos, tornando-os importantes nos processos de negócios das empresas. A gestão da informação e do conhecimento facilita o uso da informação empresarial para tomada de decisões, gerando conhecimentos organizacionais. O Estado da Paraíba lançou o desafio “Excelência em Gestão Empresarial” oferecendo o Prêmio Paraibano de Qualidade (PPQ) e o Prêmio Revelação Empresarial (PRE) às empresas que se destacaram. Entre os critérios de excelência considerados para premiação ressalta-se informação e conhecimento. Essa iniciativa despertou o interesse em diagnosticar em empresas paraibanas – com sede em João Pessoa – PB consideradas “excelência em gestão empresarial” as práticas de gestão documental, da informação e do conhecimento para adequá-las às bibliotecas universitárias. Dentre o universo de oito empresas, selecionou-se àquela considerada de grande porte e com sede em João Pessoa – PB, formando a amostra a ser trabalhada. Após realização de entrevista constata-se que uma das empresas destaca-se em práticas de gestão da informação e do conhecimento. Os dados foram coletados por entrevista semi-estruturada. Os resultados demonstram que não se percebeu práticas de Gestão Documental, enquanto as diversas práticas de Gestão da Informação e do Conhecimento diagnosticadas poderão ser extensivas às bibliotecas universitárias promovendo aprendizagem. Palavras-chave: Gestão Documental. Gestão da Informação. Gestão do Conhecimento. Biblioteca Universitária Artigo originado da pesquisa “A biblioteca universitária como organização do conhecimento: do modelo conceitual às práticas”, financiada pelo PIBIC/CNPq. * �1 INTRODUÇÃO Diante da mudança de foco da sociedade - do agrícola para o industrial, deste para o informacional e agora para o conhecimento - e dos novos modelos administrativos - participativo, democrático e misto - as empresas passaram a perceber a importância dos documentos e da informação, preocupando-se com a sua gestão e buscando uma maior organização, guarda e destinação. Dessa forma, o tratamento da informação passou a constar do planejamento estratégico das organizações do conhecimento em busca do acompanhamento das mudanças da atual Sociedade do Conhecimento. A gestão documental (GD) como uma metodologia de tratamento de documentos e informações tem como objetivo maior mantê-los bem organizados e acessíveis, tornando-os peças importantes nos processos de negócios das empresas, uma vez que oferece as condições necessárias para uma correta avaliação da documentação da empresa de acordo com suas reais necessidades. Nesse sentido, a GD tem como principal tarefa a avaliação e classificação dos documentos, para identificá-los hierarquicamente e dar a eles um prazo de guarda e destinação (JORNAL do GED, 2004). Nesse sentido, uma gestão documental adequada, conseqüentemente irá facilitar o uso da informação empresarial para tomada de decisões. A importância da informação para as organizações é universalmente aceita, constituindo, um dos recursos mais importantes, cuja gestão e aproveitamento estão diretamente relacionados ao sucesso desejado. A informação também é considerada e utilizada como um instrumento de gestão (TARAPANOFF, 2001). A Gestão da Informação (GI) é considerada como um “conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas utilizados na prática administrativa e colocados em execução pela liderança de um serviço de informação [...] para atingir a missão e os objetivos fixados” (DIAS; BELUZZO, 2003, p.65). Para uma tomada de decisão mais acertada, o gestor necessita não só de informações relevantes, como também de conhecimento organizacional. O �conhecimento também começou a ganhar uma redobrada atenção, recentemente. Não só teóricos socieconômicos como Peter Drucker e Alvim Toffler chamaram atenção para a importância do conhecimento como recurso e poder gerencial, assim como um número crescente de estudiosos nas áreas de organização industrial, gerenciamento da tecnologia, estratégia gerencial e teoria organizacional começou a teorizar sobre a administração do conhecimento. De forma que o conhecimento pode ser gerenciado no entendimento de constituir um “conjunto de atividades que busca desenvolver e controlar todo tipo de conhecimento em uma organização, visando à utilização na consecução de seus objetivos” (TARAPANOFF, 2001). Nem sempre a Gestão do Conhecimento (GC) requer instrumentos sofisticados. A partir de um arquivo bem organizado, de um sistema de gestão eletrônica de documentos, ou mesmo programas eficazes de educação, as empresas provavelmente já estarão fazendo algo que pode estar sendo direcionado para a GC. Os arquivistas, administradores, bibliotecários e jornalistas, para citar algumas categorias, começam a desempenhar importante papel na GC. (BARRETO, 2001). Recentemente no Estado da Paraíba foi lançado o desafio “Excelência em Gestão Empresarial” oferecendo o Prêmio Paraibano de Qualidade e o Prêmio Revelação Empresarial às empresas que se destacaram. Entre os critérios de excelência considerados incluem-se: liderança, estratégias, clientes, sociedade, informação e conhecimento, pessoas, processos e resultados. Daí o interesse para realização deste artigo resultante de um projeto de pesquisa que objetivou diagnosticar as empresas paraibanas sediadas em João Pessoa, PB consideradas “excelência em gestão empresarial”, quanto às práticas de GD,GI e GC. 2 GESTÃO DOCUMENTAL (GD) Diante das necessidades da excelência mercadológica, competitividade e da redução de custos, as empresas estão presenciando um retorno valorativo da GD, se forem consideradas do ponto de vista administrativo, como produtoras �permanentes de documentos indispensáveis à ação administrativa, como correspondência, relatórios, projetos, planos de custos, documentos contábeis, dossiês de servidores entre outros documentos indispensáveis ao acompanhamento da vida funcional dos que compõe ou já compuseram o quadro Institucional. As organizações devem se preocupar com a GD, buscando preservar como também aumentar de certo modo sua produção com qualidade, com o reaproveitamento de informações e aprimoramento do fluxo documental, tomando como estratégia básica à organização interna de seus arquivos, favorecendo além do cumprimento legal e administrativo, a redução de tempo X custos, facilidade de acesso ao estoque documental, melhor aproveitamento dos espaços disponíveis, valorização da imagem institucional e manutenção do nível de qualidade. Destaca-se no cenário nacional e internacional, de que há uma rápida obsolescência do material e dos softwares necessários à interpretação e disseminação de documentos, bem como a preservação de documentos por meio digital que inclui uma série de requerimentos distintivos, que consistem na habilidade de serem copiados e acessados sem custos. Outra questão latente é o da autenticidade documental que em relação ao Brasil tem-se gerado esforço na discussão da matéria, uma vez que, documentos preservados digitalmente ainda podem sofrer alteração de forma casual ou intencional, causando perdas irreparáveis, portanto a preservação digital pressupõe infra-estrutura e políticas institucionais. É imperativo afirmar que para se armazenar magneticamente o documento faz-se necessário uma organização física da massa documental, principalmente da documentação já acumulada, com forte presença de depredadores de documentos. Essa preocupação também parece estar refletida sob o ponto de vista legal e arquivístico ao utilizar-se do termo conservação, assim como do entendimento digital ou eletrônico que significa preservação de informação, associadas com a renovação, migração e segurança à integridade do documento. �A necessidade de organização documental nas empresas, também tem passado por uma preocupação das instituições fiscalizadoras, que têm recomendado a organização interna da documentação produzida, como elemento facilitador dos trabalhos daqueles órgãos. O estabelecimento de uma política empresarial voltada para a gestão e gerenciamento de arquivos, contribui para a efetivação da qualidade empresarial, tendo em vista que o importante é manter a qualidade, uma vez que “tudo pode ser substituível... INFORMAÇÃO NÃO”. Diante desses argumentos constituem objetivos da GD: a) garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária a empresa e aos cidadãos; b) assegurar a eliminação que não tenham valor administrativo fiscal e legal; c) assegurar o uso adequado do gerenciamento eletrônico da informação; d) contribuir para o acesso e preservação dos documentos de caráter permanente. São consideradas fases básicas da GD: a produção, utilização e destinação dos documentos. Na última fase engloba-se o procedimento de atividade de protocolo, cujo objetivo consiste no controle dos documentos que ainda tramitam na empresa, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação (INDOLFO et al, 1995, p. 16). Tendo em vista a relevância da GD como geradora de informações e conhecimentos que propiciam uma tomada de decisão mais segura nos níveis estratégico, intermediário e operacional das organizações, é imprescindível um investimento nesse sentido. 3 GESTÃO DA INFORMAÇÃO (GI) Para atender com efetividade, eficiência e eficácia as solicitações informacionais oriundas desta sociedade é preciso adotar a filosofia da GI, definida como um conjunto de conceitos, princípios, métodos e técnicas usadas na prática administrativa que auxiliam no processo de tomada de decisão e alcance da missão e objetivos, quando colocados em prática pelos líderes das organizações (DIAS; BELLUZZO, 2003). Nesse sentido, a GI passa a ser um elemento indispensável às empresas que almejam um diferencial competitivo. �Na atualidade, a GI tem o objetivo de garantir que a informação seja gerenciada como um recurso indispensável e valioso e que esteja alinhada com a missão e os objetivos do serviço de informação. Seu principal objetivo é, portanto, “identificar e potencializar os recursos informacionais de uma organização e sua capacidade de informação ensiná-la a aprender e adaptar-se às mudanças ambientais” (TARAPANOFF, 2001, p.44). Para alcançar esse foco, Beluzzo (2003) cita que a GI deve contemplar o processo de fluxo, aquisição, processamento, armazenamento, disseminação e utilização da informação. Para tanto, é preciso seguir as etapas de sensibilização, estruturação adequada ao plano de GI, não compreendida como um fim em si mesmo, mas como um apoio indispensável para a gestão de uma organização, devendo ser desenvolvida numa perspectiva de “negócio” e sob a ótica do cliente. Deve contemplar as necessidades de informação dos clientes e da organização, permitir uma integração das atividades e dos recursos disponíveis, esclarecer e divulgar claramente os níveis de responsabilidade, políticas e procedimentos a serem adotados e ser desenvolvido de modo a facilitar o alcance da missão e dos objetivos da organização. Para entender os processos de GI é preciso compreender a definição de processo como um conjunto de tarefas, conectadas logicamente que de um modo geral cruzam limites funcionais e o conceito de processo de GI como aquele que focaliza seus aspectos dinâmicos (McGEE; PRUSAK, 1994). É oportuno lembrar que não existe um único modelo para a GI e que o modelo apresentado a seguir é uma tentativa de reunir todas as etapas buscando sua amplitude, tais como: a) Identificação das necessidades, requisitos e exigências de informação; b) aquisição/obtenção, organização/tratamento e armazenamento da informação; c) desenvolvimento de produtos e serviços de informação; d) distribuição e disseminação da informação e; e) uso da informação. Considerando a circularidade desse processo de GI, vale salientar que as organizações que pretendam se inserirem no modelo de organizações do conhecimento precisam segui-lo para que haja o acesso e o uso das informações �desejadas e existentes na organização, de forma que sejam alcançados os resultados desejados pela organização. 4 GESTÃO DO CONHECIMENTO (GC) Sempre que se aborda o processo de GC, é recomendável fazer a distinção entre dado, informação, conhecimento, para que não haja confusões conceituais. Neste processo, dados entendidos como valor sem significado são componentes de informação, como figuras e letras. A informação é o dado com significado, que está organizado, processado ou estruturado. Conhecimento é a informação com valor agregado, elemento habilitador da decisão, é tudo que deve ser conhecido, antecipadamente, para iniciar o curso de uma ação. Para Davenport e Prusak (1998) podem-se transformar dados em informação, agregando valor pelos seguintes métodos: contextualização (finalidade dos dados); categorização (componentes essenciais dos dados); cálculo (dados podem ser analisados estatisticamente); correção (erros são eliminados dos dados); condensação (dados podem ser resumidos). Seguindo o pensamento deste autor, é possível transformar informação em conhecimento agregando valor, por meio da comparação (de que forma as informações relativas a esta situação se comparam as outras situações conhecidas?); das conseqüências (que implicações estas informações trazem para as decisões e tomadas de decisão?); das conexões (quais as relações deste novo conhecimento com o conhecimento acumulado?) e conversação (o que as outras pessoas pensam desta informação?). Não se pode, em princípio, tomar boas decisões, baseando-se somente em informações, não importando quão acurada ou abrangente ela seja. Conhecimento, como coleção de informações filtradas, destiladas e analisadas, agrega valor para a tomada de decisão. Conhecimento, não informação, conseqüentemente é o que o responsável pela tomada de decisão necessita para a eficiência do seu trabalho. Nessa discussão, acrescenta-se ainda a diferença de que dados e informações são constantemente transferidos por meio eletrônico, �mas o conhecimento parece transitar com mais eficiência em redes humanas (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p 193). Há inumeráveis conceitos de GC, por este motivo, alguns deles encontram-se explicitados para facilitar a compreensão e delimitação deste entendimento. GC organizacional pode ser entendida como um “conjunto de processos que governa a criação, a disseminação e a utilização de conhecimento no âmbito das organizações” (ANGELONI, 2002, p.16). Em pesquisa de tese, onde foi demonstrada a prática da GC nas organizações, em nível nacional, Duarte (2003, p.283) conclui que a “GC consiste na integração de processos simultâneos desde a criação ao uso pleno do conhecimento, viabilizado pela cultura de aprendizado e de compartilhamento no ambiente das organizações”. Os processos de GC, identificados por Tarapanoff (2001) constam da seguinte descrição: a) Identificação das questões estratégicas, como a de identificar que competências são críticas para o sucesso da organização; b) captura - representa a aquisição de conhecimentos, habilidades e experiências necessárias para criar e manter as competências essenciais; c) organização e armazenagem para garantir a recuperação do conhecimento, por meio da utilização de sistemas de armazenagem efetivos; d) compartilhamento para garantir acesso e distribuição de informações e conhecimentos; e) aplicação para destacar a importância do registro das lições aprendidas com a utilização do conhecimento e; f) criação de conhecimento, envolvendo aprendizagem, externalização do conhecimento, lições aprendidas, pensamento criativo, pesquisa, experimentação, descoberta e inovação. 5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS A escolha do ambiente onde se realizou a pesquisa, a caracteriza quanto ao delineamento, como estudo de campo. Quanto à natureza caracteriza-se como pesquisa qualitativa. O estudo é de nível exploratório e descritivo, uma vez que, foi desenvolvido com o objetivo de proporcionar visão geral, de tipo aproximativo de determinado fato; que corresponde à existência de práticas de GD, GI e GC nas empresas e descrever as variáveis que identificam essas práticas. �Para a definição do universo e da amostra da pesquisa foi considerado o Programa Paraibano de Qualidade (PPQ) que busca estabelecer um sistema referencial nacional em gestão da qualidade. Os critérios de excelência considerados para as premiações são: liderança, estratégias e planos, clientes, sociedade, informação e conhecimento, pessoas, processos e resultados (PPQ, 2004). Foram Consideradas como universo de pesquisa, as empresas premiadas pelo PPQ. Entre as cinco (05) empresas e escolhidas para visitas, duas (02) não se disponibilizaram ao atendimento, justificando falta de tempo. Destas, uma enviou um relatório sobre as práticas realizadas em GD, GI e GC. Outras duas (02) empresas não atendem as especificidades da pesquisa, portanto, a amostra deuse de forma intencional ao direcionar como campo de pesquisa mais adequado a SAELPA - como ambiente onde se vivencia as práticas do objeto de estudo, ou seja, GD, GI e GC. Os gerentes de nível intermediário da empresa foram os sujeitos da pesquisa, como segmento mais significativo e de maior envolvimento com as questões ligadas à gestão documental, da informação e do conhecimento; objetos de estudo em pauta. Além desses sujeitos, foram abordadas as pessoas–chave da organização, apontadas pelos diretores gerais. 6 RESULTADOS Para possibilitar a análise qualitativa foram feitas transcrições das falas dos sujeitos, com destaques tipográficos nos indicadores que caracterizam as práticas de GI e GC, apresentados em forma de quadros. 6.1 Gestão Documental (GD) As questões formuladas para identificar as práticas de GD não foram respondidas pelos entrevistados por não se considerarem indicados. Por conta disto, os entrevistadores se dirigiram ao arquivo geral da organização para conhecer as instalações e não identificaram os responsáveis; sendo constatado que a GD ainda é projeto da empresa� Tendo em vista a relevância da GD como geradora �de informações e conhecimentos que propiciam uma tomada de decisão mais segura nos níveis estratégico, intermediário e operacional das organizações, conforme recomendado pela literatura, a empresa está se furtando deste recurso. 6.2 Gestão da Informação (GI) PERGUNTAS RESPOSTAS 01- O SI foi desenvolvido pelo Os sistemas são desenvolvidos pelo CPD corporativo centro de processamento de (Sistema Gataguazes - MG) plano diretor de informática que dados da SAELPA? consta das principais necessidades das empresas. 02-Os sistemas de informação Sim. São cerca de quarenta sistemas corporativos divididos nas são satisfatórios? mais diversas áreas como obras, administrativos, contábeis, financeiros, manutenção, materiais etc. Quando há necessidade de alteração ou novos aplicativos a solicitação é repassada ao DEIN e se pertinente é alterado. 03- Quais outros canais de Materiais impressos (procedimentos, manuais, relatórios); comunicação estão disponíveis Revista Energia Positiva (o setor de comunicação entrega junto aos setores além do SI? com o contra-cheque mensal, notícias da empresa); eventos como reuniões (atas), intranet. 04- Com que freqüência são atualizadas as informações que circulam na intranet? Estão sempre atualizadas? 05- Qual a periodicidade das reuniões? 06- Quais os critérios para agendar reuniões? 07- As reuniões são setoriais e os objetivos das reuniões? 08- De que forma são comunicadas as decisões tomadas nas reuniões para os demais colaboradores da empresa? 09- Quanto ao programa gestão à vista foi elaborado com a participação de todos? 10-Qual o nível de aceitação do programa gestão à vista? Diariamente. Sim até pelo fato de ser uma forma de comunicação que visa informar o hoje. Depende do departamento. Mensal, quinzenal ou semanal e por equipes, diária. As reuniões podem ser de reflexão (avaliar resultados e pontos problemáticos); informativa; planejamento. A empresa possui diversas formas de reuniões, em sua maioria são setoriais, com horário marcado de inicio e término seguindo um pauta prévia. Todas as reuniões possuem atas de acordo com os critérios do PNQ as quais são disponibilizadas para os demais colaboradores se necessário. Se tiver alcance para todos os colaboradores, é divulgado na intranet. A Gestão à Vista faz parte do programa de gestão estratégica como forma de divulgação dos resultados corporativos. (Ação: quadro como meio de divulgação). 100% pelo fato de que no treinamento da gestão estratégica todos foram treinados para interpretarem a didática dos gráficos. Quadro 1: Questões e respostas sobre Gestão da Informação Fonte: Pesquisa direta, 2006 Ao analisar o Quadro 1, percebe-se que os sistemas de informação são desenvolvidos pela própria empresa de acordo com as necessidades, de forma que os mesmos podem ser adequados de modo a atender diversas áreas como obras, administrativos, contábeis, financeiros, manutenção, materiais entre outros. �A empresa adota como canais de comunicação, os impressos, eventos e a intranet com informações atualizadas diariamente. As reuniões são realizadas em conformidade com as necessidades, tais como: reflexão de pontos problemáticos, de natureza informativa e para planejamento, sendo setoriais na maioria das vezes; cujos resultados são divulgados na intranet. Os programas de gestão são elaborados pelo nível estratégico com ampla divulgação nos quadros dos ambientes da empresa, inclusive nos corredores de circulação coletiva. Os programas de gestão têm aceitação de todos por serem treinados para interpretarem a didática dos gráficos que os demonstram, tornando-os acessíveis. Estes resultados se identificam com as recomendações de Tarapanoff (2001, p.44) ao sugerir a GI como potencializadora dos recursos informacionais de uma organização, assim com Beluzzo (2003) destaca que a GI deve contemplar as necessidades de informação dos clientes e da organização, permitindo uma integração das atividades e dos recursos disponíveis. 6.3 Gestão do Conhecimento (GC) PERGUNTAS RESPOSTAS 01- Quais os programas de Além dos eventos da CIPA, o programa segurança máxima (divulgado por meio de campanhas e eventos), a fiscalização prevenção de acidentes? (que supervisiona e controla as vestimentas de segurança do pessoal que trabalha na externa), os treinamentos (do uso do material de segurança), diálogo com as equipes. 02- Quais os passos que são Diálogo diário de segurança trata-se de uma conversa com observados na preparação as equipes de campo antes de saírem em campo psicológica dos funcionários sujeitos a acidentes? 03- Quais as formas de Depende do cargo. Todos são extremamente treinados de treinamento por ocasião de novo acordo com funções e periculosidades. contrato pessoal? 04- Como funciona o incentivo a O funcionário inscreve sua idéia, esta é encaminhada ao criatividade por meio do registro comitê de avaliação o qual premia as melhores e reconhece a no Banco de Idéias? Quais as importância das demais (prêmio com eletro-eletrônico, carta formas de aproveitamento e o de reconhecimento para quem não ganha). retorno ao criador? 05-Como funciona o Programa Bolsa de estudo, Programa de desenvolvimento de líderes de retenção de talentos? – FGV, Programa de desenvolvimento gerencial – MBA/FGU, gerente (in company), externo (Hotel Litoral). 06- Quais os procedimentos Reestruturação de cargos – está incluso o mapa – sai esse para elaborar o mapa de ano. competências? 07- Qual o estilo de liderança Aberto, participativo: conversa c/ os diretores, e-mail/ adotado pelos lideres para intranet. Gestão Estratégica, modelo de sistema de gestão, �promover integração entre os propor metas, assessora unidade, consulta, planejar e colaboradores? coordenar etc. Plano de ação, Causa e efeito, gráfico, etc. 08- Quais as outras formas de Treinamentos, bolsas de estudos, viagens (passeio/ motivação além da participação trabalho). nos lucros? 09- Além do acesso ao Tem conhecimento, recebe no treinamento. regulamento que informa a gestão estratégica da empresa, existe outra forma de acesso? 10- Além do Resultado Mensal SIAGE (Sistema de Apoio à gestão estratégia) através dos de Operação (RMO) existe outra anexos (gráficos e reflexão - relatório) indicadores da rotina forma de controlar? diária Quadro 2: Questões e respostas sobre Gestão do Conhecimento Fonte: Pesquisa direta, 2006 Ao analisar o Quadro 2, visualiza-se que o estilo de liderança adotado pela Empresa para promover integração entre os colaboradores predomina o democrático, com abertura de diálogo e participação. Nas iniciativas de prevenção de acidentes para segurança das pessoas consta um programa segurança máxima: a fiscalização e os treinamentos do uso do material, além da preparação psicológica com diálogo diário de segurança, que corresponde a uma conversa com as equipes antes de saírem ao campo. Quanto às formas de treinamento por ocasião de novo contrato de pessoal, estes são contínuos de acordo com as funções e periculosidades. A empresa oferece bolsas de estudo para o desenvolvimento de líderes na sua programação de retenção de talentos. As pessoas recebem treinamentos constantes para acessarem as informações sobre os programas de gestão estratégica da empresa. Entre os procedimentos adotados para elaborar o mapa de competências destaca-se a reestruturação de cargos, que se encontra em andamento. Incluem-se entre as formas de motivação, além da participação nos lucros, oferta de treinamentos, viagens e passeios em serviços. O incentivo à criatividade é feito por meio do registro no Banco de Idéias, onde o funcionário inscreve sua idéia, esta é encaminhada ao comitê de avaliação o qual premia as melhores e reconhece a importância das demais, oferecendo sorteio de prêmios como eletro-eletrônico, além de carta de reconhecimento para os que não forem sorteados. Para o exercício da função de controle adotam um Sistema de Apoio à Gestão Estratégica - SIAGE – operacionalizado por meio de �gráficos, reflexões e relatórios como indicadores para a rotina diária, subsidiando o Resultado Mensal de Operação (RMO) . As práticas adotadas na Empresa estão em consonância com as recomendadas pela a literatura que aborda a GC, visto que para criação de conhecimento é necessário desenvolver a aprendizagem, compartilhar conhecimentos, desenvolver o pensamento criativo, identificar competências, enfim investir com mais eficiência nas pessoas. (NONAKA; TAKEUSCHI, 1998; DAVENPORT; PRUSAK,1998; TARAPANOFF, 2001; ANGELONI, 2002; e DUARTE, 2003). 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Retornando aos aspectos introdutórios, ao referencial teórico que embasa a pesquisa e ao desenho percorrido para o alcance dos objetivos, podemos inferir que os resultados permitiram identificar práticas de gestão da informação e do conhecimento na empresa estudada para adequá-las às bibliotecas universitárias, tais como: Referente às praticas de gestão da informação sugerimos: a) planejar sistemas de informação gerencial que possibilite agilidade, divulgação, controle dos serviços meios e fins; b) manter as pessoas informadas intensificando a comunicação interna por meio de documentos impressos, recursos eletrônicos e de forma presencial visando divulgar as decisões de nível estratégico; c) intensificar as reuniões para identificar os problemas e buscar soluções em equipe, promovendo a gestão participativa e incentivando a criatividade de idéias; Referente às práticas de gestão do conhecimento sugerimos: a) planejar um programa de segurança de prevenção de acidentes causados por microorganismo para as pessoas que trabalham diretamente com o acervo; b) elaborar um programa de treinamento para os ingressantes em execução de novas funções; c) criar um banco de idéias com premiação para incentivar a criatividade; d) promover e incentivar treinamentos com os lideres e os demais colaboradores visando a aprendizagem continua para formação de líderes democráticos; e) elaborar um mapa de competências para aproveitamento dos conhecimentos das �pessoas; f) oferecer incentivos para motivar as pessoas oportunizando treinamentos fora do local de serviço; g) criar um sistema de controle da rotina diária das operações para despertar o comprometimento das pessoas. Conclui-se que as práticas da informação e do conhecimento adotadas na empresa paraibana premiada como “excelência em gestão empresarial” podem ser adotadas em Bibliotecas universitárias. ABSTRACT DOCUMENTARY MANAGEMENT, OF THE INFORMATION AND THE KNOWLEDGE: the excellent companies practices in enterprise management as learning for university libraries The documentary management directs the document treatment, becoming important in the business-oriented processes of the companies. The knowledge and information management facilitates the use of the enterprise information for decisions making, generating organizational knowledge. The State of Paraíba launched the challenge “Excellency in Enterprise Management” offering the ‘Paraiban Quality Prize’ (PPQ) and Enterprise Revelation Prize (PRE) to the detached companies. The considered criteria of excellency for awarding stands out for information and knowledge. This initiative woke the interest in diagnosising paraibans companies - with headquarters in João Pessoa - PB - considered “excellency in enterprise management” the documentary management of information and knowledge practices to adjust them in the university libraries. Amongst the universe of eight companies, it was selected that one considered of great transport and with headquarters in João Pessoa - PB, having formed the sample to be worked. After interview accomplishment evidences that one of the companies is distinguished in practical of information and knowledge management. The data had been collected by half-structuralized interview. The results demonstrate that it was not perceived Documentary Management practical, while diagnosised that diverse Management of the Information and the Knowledge practical ones could be extensive to the university libraries promoting learning. Key-Words: Documentary management. Information Management. Knowledge Management. University library 8 REFERÊNCIAS ANGELONI, M. Terezinha. (coord). Organizações do conhecimento: infraestrutura, pessoas e tecnologia. São Paulo: Saraiva, 2002. 215p. BARRETO, Auta Rojas. Os trabalhadores do conhecimento - um novo profissional. In: ISKM, 2, 2001. Anais… Curitiba, PUCPR/CITS, 2001. 586p. �DIAS, Maria Matilde Kronka; BELLUZZO, Regina Célia Baptista. Gestão da informação em ciência e tecnologia sob a ótica do cliente. Bauru, SP: EDUSC, 2003. 186p. DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. Futura, 1995. ______; PRUSAK, Laurence. Conhecimento empresarial... 5.ed. Rio de Janeiro: Campus, 1998. 237p. DUARTE, Emeide Nóbrega. Análise da produção científica em gestão do conhecimento: estratégias metodológicas e estratégias organizacionais. João Pessoa: 2003. 300f. Tese (Doutorado em Administração), Universidade Federal da Paraíba, 2004. INDOLFO, Ana Celeste et al. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995. (Publicações Técnicas, 47) JORNAL do GED. Gestão Documental: o que é, para que server, ano 10, n.62, mar./abr. 2004. McGEE, James; PRUSAK, Laurence. Gerenciamento informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994. 244p. estratégico da NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Heirotaka. Criação de conhecimento na empresa... 7.ed. Rio de janeiro: Campus, 1997. 357p. PPQ. Programa Paraibano de Qualidade. Disponível em: http://www.ppq.com.br. Acesso em: 29 abr. 2004. RAMOS, Maria Etelvina Madalozzo. Por uma política de qualidade nos serviços de informação em bibliotecas universitárias paranaenses. In: _____. Tecnologia e novas formas de gestão em bibliotecas universitárias. Ponta Grossa: UEPG, 1999. p.9-44. SANTOS, Antônio Raimundo dos et al. Gestão do conhecimento como modelo empresarial. In: _____ . Gestão do conhecimento: uma experiência para o sucesso empresarial. Rio de Janeiro: PUC/SERPRO/ESAF, Cap.2. Disponível em: www.serpro.gov.br/ publicações/gco - Acesso em: abr.2002. TARAPANOFF, Kira (org.). Inteligência organizacional e competitiva. Brasília: Editora Universidade de Brasília, 2001. 344p. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Gestão documental da informação e do conhecimento: as práticas das empresas excelentes em gestão empresarial para bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource Duarte, Emeide Nóbrega; Silva, Alzira Karla Araújo da; Costa, Suzana Queiroga da; Freire, Bernardina Maria Juvenal Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A gestão documental objetiva o tratamento de documentos, tornando-os importantes nos processos de negócios das empresas. A gestão da informação e do conhecimento facilita o uso da informação empresarial para tomada de decisões, gerando conhecimentos organizacionais. O Estado da Paraíba lançou o desafio “Excelência em Gestão Empresarial” oferecendo o Prêmio Paraibano de Qualidade (PPQ) e o Prêmio Revelação Empresarial (PRE) às empresas que se destacaram. Entre os critérios de excelência considerados para premiação ressalta-se informação e conhecimento. Essa iniciativa despertou o interesse em diagnosticar em empresas paraibanas – com sede em João Pessoa – PB - consideradas “excelência em gestão empresarial” as práticas de gestão documental, da informação e do conhecimento para adequá-las às bibliotecas universitárias. Dentre o universo de oito empresas, selecionou-se àquela considerada de grande porte e com sede em João Pessoa – PB, formando a amostra a ser trabalhada. Após realização de entrevista constata-se que uma das empresas destaca-se em práticas de gestão da informação e do conhecimento.Os dados foram coletados por entrevista semi-estruturada. Os resultados demonstram quenão se percebeu práticas de Gestão Documental, enquanto as diversas práticas de Gestão da Informação e do Conhecimento diagnosticadas poderão ser extensivas às bibliotecas universitárias promovendo aprendizagem. Language A language of the resource pt