http://repositorio.febab.org.br/files/original/50/5286/SNBU2018_026.pdf 27991958094ccb61fb2e830db44f2bee PDF Text Text PRÁTICAS GERENCIAIS EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS: POSSIBILIDADES PARA INOVAÇÃO MANAGEMENT PRATICES IN UNIVERSITY LIBRARIES: POSSIBILITIES FOR INNOVATION Resumo: Apresenta as bibliotecas universitárias como organizações prestadoras de serviços Instituições de Ensino Superior. Enfatiza que as unidades de informação fazem parte de um todo e que devem agir de forma estratégica, utilizando métodos e ferramentas gerenciais, para que possam atuar de forma proativa em busca da excelência operacional. Descreve alguns métodos e ferramentas gerenciais que poderão ser utilizadas na gestão de Bibliotecas Universitárias. Analisa o uso desses instrumentos pelas Bibliotecas Universitárias da Universidade Estadual de Santa Catarina (UDESC). Caracteriza-se como pesquisa exploratória, descritiva, bibliográfica e documental como abordagem qualitativa. A coleta de dados foi obtida pela aplicação de questionários com perguntas abertas e fechadas enviadas por e-mail aos bibliotecários coordenadores das bibliotecas da UDESC. Como resultados, foi possível a identificação do perfil e conhecimento dos bibliotecários no que tange às ferramentas de gestão. Constatou a ausência do uso efetivo de ferramentas e métodos gerenciais por desconhecimento, por falta de habilidade, capacitação ou por não adaptação as novas tendências gerenciais por parte dos bibliotecários, embora alguns tivessem o conhecimento prévio. Aponta a necessidade de conhecimento, conscientização sobre o uso de metodologias e instrumentos para melhorar a gestão das bibliotecas afim de, que as mesmas possam prestar serviços de forma inovadora, com mais qualidade e otimização de recursos existentes. Palavras-Chave: Gestão de bibliotecas. Biblioteca Universitária. Administração de Unidades de Informação. Ferramentas de Gestão Abstract: It presents the university libraries as organizations providing services - Higher Education Institutions. It emphasizes that the information units are part of a whole and that they must act in a strategic way, using management methods and tools, so that they can proactively act in search of operational excellence. Describes some methods and management tools that can be used in the management of University Libraries. It analyzes the use of these instruments by the University Libraries of the State University of Santa Catarina (UDESC). It is characterized as an exploratory, descriptive, bibliographical and documentary research as a qualitative approach. Data collection was obtained through the application of questionnaires with open and closed questions sent by e-mail to librarians coordinating the UDESC libraries. 271 �As a result, it was possible to identify the profile and knowledge of the librarians regarding the management tools. The lack of knowledge, lack of ability, training or non-adaptation of the new managerial tendencies on the part of the librarians, although some had the prior knowledge, found the absence of the effective use of tools and management methods. It points out the need for knowledge, awareness of the use of methodologies and tools to improve the management of libraries so that they can provide services in an innovative way, with more quality and optimization of existing resources. Keywords: Library management. University Library. Administration of Information Units. Management tools 1 INTRODUÇÃO As organizações atualmente buscam manter a competitividade a partir da melhoria dos processos, adoção de instrumentos e metodologias inovadoras para promover práticas gerenciais de excelência. A partir dessa perspectiva, as unidades de informação, embora sejam consideradas instituições sem fins lucrativos, também precisam se atualizar e incorporar em suas rotinas administrativas algumas ferramentas para promover melhorias na prestação de serviços de informação bem como a qualidade no atendimento. prestadoras de serviço cuja permanência no ambiente produtivo é regulado pela demanda social, tendo em vista que produzem serviços e produtos voltados para o bem-estar da primordial no desenvolvimento científico e tecnológico de um país, principalmente pela grande produção e circulação de informação e geração de novos conhecimentos que possibilitem os avanços de uma nação. Para isso, as bibliotecas universitárias devem pautar sua missão no ensino, pesquisa e extensão nas atividades empreendidas dentro das universidades, visto sua contribuição no que tange ao desenvolvimento científico de uma nação. Tarapanoff (1982, p. 24) enfatiza que: [...] a Biblioteca Universitária, como parte da sociedade na qual opera, reflete as características gerais do país, o seu grau de desenvolvimento, sua tradição cultura, seus problemas e prioridades sócio-econômicas. [...] a universidade e a Biblioteca Universitária brasileira são produtos da história social, econômica e cultural do país, bem como das características regionais brasileiras aos mais variados segmentos sociais. criação/produção de saberes, formação de competências e de difusão da experiência cultural e científica d 272 �grupo social ou da sociedade em geral, através da administração do seu patrimônio informacional e do exercício de uma função educativa, ao orientar os usuários na utilização da i No Brasil, as bibliotecas universitárias são mantidas por instituições de ensino superior (IES) avaliadas por critérios estabelecidos pelo Ministério da Educação. Para isso, os gestores devem adequar a infraestrutura desses ambientes informacionais para uma IES (ou um curso) ser aprovada, independentemente de ser de órgão público ou privado. Dessa forma, os gestores da IES investem recursos para manter o espaço físico adequado, para promover a acessibilidade, para garantir a quantidade mínima de bibliografias e/ou recursos para acesso à informação. Além disso, no caso das instituições particulares de nível superior, ainda existe a Por esses motivos acima elencados, além de buscar o atendimento das necessidades informacionais e satisfação das demandas de toda comunidade universitária, os gestores das bibliotecas de IES devem conheces e usar ferramentas, plataformas e instrumentos de gestão para promover a melhoria contínua dos seus serviços e justificar os recursos investidos para atender seus objetivos organizacionais. Dentro dessa perspectiva, a presente pesquisa tem como objetivo analisar a contribuição do uso de metodologias e ferramentas nas práticas gerenciais em bibliotecas universitárias pois acredita-se que dessa forma seja possível promover inovação nos serviços prestados. Para tanto, o escopo escolhido foi um conjunto de unidades de informação que fazem parte do Sistema de Bibliotecas da Universidade do Estado de Santa Catarina. O sistema é composto pela Biblioteca Central e onze bibliotecas setoriais 27 totalizando doze unidades de informação distribuídas por todo estado de Santa Catarina pelas cidades de Florianópolis, Lages, Joinville, Ibirama, Chapecó, Pinhalzinho, São Bento do Sul, Laguna e Balneário Camboriú. As bibliotecas da UDESC são abertas à comunidade interna e externa, possui amplo acervo impresso e digital variado em diferentes áreas do conhecimento e possui como missão: Oferecer com qualidade e confiabilidade serviços e produtos de informação, através de um sistema descentralizado de bibliotecas setoriais que se complementam, explorando as potencialidades da tecnologia informatizada com as capacidades humanas. (UDESC, 2017)28. 27 28 De acordo com lista disponível no site http://www.udesc.br/bibliotecauniversitaria/bibliotecas Disponível em http://www.udesc.br/bibliotecauniversitaria 273 �A biblioteca central 29 é um órgão suplementar vinculada ao Gabinete do Reitor. Foi implementada em 20 de junho de 1984, pela Resolução nº 001/84 do CONSEPE. Inicialmente a BU funcionou sob a forma de centralização parcial, responsável pela execução dos serviços indiretos como o processamento técnico e aquisição dos materiais para as Unidades Setoriais. Em 1996 foram descentralizadas as funções técnicas, passando para as Bibliotecas Setoriais todas as funções. Em 2001 adotou o sistema de trabalho cooperativo, por meio da formação de grupos de trabalho, onde as diretrizes e normas passaram a ser definidas em conjunto com todas as bibliotecas. Deu início a informatização das bibliotecas com a adoção do Sistema Pergamum e padronizadas todas as atividades das bibliotecas. Com a criação do prédio central, em 2007, todas as bibliotecas do Campus I (FAED, CEART, ESAG, CEAD) passaram a ser integradas à Biblioteca Central, gerida, como nas demais setoriais, por um Coordenador de Apoio. As Bibliotecas Setoriais são administrativamente geridas pela Direção Geral do Centro e tecnicamente pela Coordenação da BU. A Biblioteca Central instalada no Itacorubi, Campus I é gerida administrativamente e tecnicamente pela Coordenação da BU (UDESC, 2016)30. Para atingir sua missão e seus objetivos de fornecer suporte informacional aos programas de ensino, pesquisa e extensão para toda comunidade universitária, incentivar a implantação de serviços bibliotecários nas bibliotecas setoriais, promover a melhoria do funcionamento das bibliotecas, para que atuem como centros de ação cultural e educacional permanentes torna-se importante a adoção e prática de instrumentos gerenciais para o uso efetivo. O uso de ferramentas e metodologias na gestão de unidades de informação é muito importante para facilitar os processos, otimizar recursos no alcance dos objetivos institucionais e principalmente agregar qualidade aos serviços prestados pela unidade de informação. Acredita-se que esses instrumentos tornam as práticas gerenciais mais eficazes e eficientes31 na medida que são usados de forma sistemática e periódica para planejar, desenvolver, controlar e avaliar os serviços e processos no atendimento às necessidades de informação dos alunos, professores e comunidade universitária. 2 INSTRUMENTOS E FERRAMENTAS GERENCIAIS 29 Disponível em http://www.udesc.br/arquivos/udesc/documentos/0_58604600_1476383367.pdf Disponível em http://www.udesc.br/arquivos/udesc/documentos/0_58604600_1476383367.pdf 31 e eficácia aqui entendidas como medidas de avaliação Eficiência do desempenho da organização, ou seja, fazer o que foi planejado de acordo com objetivos propostos dentro dos recursos e prazos pré-definidos. 30 274 �As unidades de informação enfrentam o desafio de organizar seu funcionamento e adaptar-se as demandas vigentes contribuindo com serviços de informação que agreguem valor à comunidade que servem e incorporar novos princípios e valores segundo GarcíaReyes (2007). Ao focar em práticas gerenciais realizadas dentro organização, é importante esclarecer que os processos são interligados e interdependentes, principalmente ao pensar a gestão dentro do paradigma planejar-desenvolver-controlar-agir (PDCA) também conhecido pelo Ciclo de Deming de acordo com Vergueiro (2002). Nesse quesito, Chiavenato (2003), Maximiano (2007) e outros autores das teorias administrativas estabelecem que o controle é a quarta função administrativa e que depende do planejamento, da organização e da direção para compor o processo administrativo. Assim sendo, os processos gerenciais envolvem planejamento organização execução controle. Sob esse aspecto, Chiavenato (2000 p. 131) explica que direção e o co administrativas, mas quando feitos em conjunto formam o processo administrativo para alcance dos objetivos propostos de acordo com o autor. Assim, processo significa: Qualquer fenômeno que apresente mudança contínua no tempo ou qualquer operação que tenha certa continuidade ou sequência, o conceito de processo implica que os acontecimentos e as relações entre eles sejam dinâmicos, em evolução, sempre em mudança. O processo não é coisa imóvel, parada, estática, mas móvel, contínua. Os elementos do processo agem uns sobre os outros, são mais do que uma sequência, compõem um sistema (CHIAVENATO, 2000, p. 132). García- gestão supera o caráter processos de forma inter-relacionada, centrada nos objetivos para que as unidades de informação gerem resultados de valor potencializado. Dessa forma, ao planejar é necessário elaborar um plano que se configura como um instrumento de planejamento e traduz as estratégias estabelecidas, o desenvolvimento envolve a organização, estrutura e toda logística necessária para desenvolver o plano e executar suas etapas, a direção e o controle se relaciona a avaliação, monitoramento e acompanhamento dos recursos dentro dos prazos estabelecidos para atingir os objetivos do planejamento. ça num movimento racional dos recursos ou variáveis gerenciais é preciso que a organização seja 275 �organizar, executar e controlar para poder avaliar se os objetivos traçados no planejados estão sendo cumpridos dentro dos prazos e recursos definidos. Sem isso, não é possível traçar estratégias para mobilizar os recursos e acompanhar o alcance dos resultados. Esse ciclo deve ocorrer em qualquer ambiente organizacional para garantir a eficiência e eficácia dos serviços prestados. Em uma biblioteca, mesmo que sem fins lucrativos, a aplicação dessas etapas nas práticas gerenciais se torna necessária para garantir a sustentabilidade da mesma bem como possibilitar a inovação nos serviços prestados. As unidades documentárias e de informação são sistemas integrados, constituídos com o fim de cumprir a missão de prover a sociedade com informação útil científica, técnica, cultural, factual, corporativa etc. sempre priorizando a informação que promove conhecimento, ou seja, aquela informação que mobiliza a estrutura mental do sujeito e modifica seu estado cognitivo passando (o sujeito) de alguém que não sabia sobre um determinado evento e, agora, passa a sabê-lo. Para cumprir esta missão, estas organizações, envoltas em um determinado ambiente, agregam pessoas com perfis diferenciados, realizam tarefas pertinentes à área de conhecimento, criam estrutura própria, aplicam tecnologias concernentes e adotam metodologias coerentes com a natureza dos serviços, tudo isto em busca de resultados competitivos (BARBOSA, FRANKLIN, 2011, p.95). Entre as diferentes metodologias e instrumentos que podem ser usados em uma organização, cita-se alguns como o uso da matriz SWOT para conhecer o ambiente e fazer um diagnóstico alinhando pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades, realização de estudos de usuários (pesquisa de mercado em empresas) e de comunidades, o Balanced Scorecard (BSC) que permite realizar uma gestão estratégica a partir de indicadores de desempenho sob a perspectiva dos clientes, do aprendizado e crescimento, dos processos internos e da gestão financeira, tem também medidas e indicadores para controle de qualidade como as normas ISO, programa 5S, Ciclo de Deming (PDCA), método 5W2H, brainstorming para conhecer as boas práticas de outras instituições, a adoção de metodologias ágeis ou das diretrizes do PMBOK para a gestão de projetos, elaboração de plano de marketing, entre outros que podem ser utilizados pelos gestores e suas equipes a fim de facilitar os processos de planejamento, organização, direção, controle e avaliação em uma unidade de informação. Com intuito de atender a missão institucional, as Bibliotecas Universitárias devem fazer o uso de ferramentas apropriadas de acordo com as necessidades previamente identificadas. Para esta pesquisa, elencou-se alguns métodos específicos de gestão: Panorama 5S, benchmarking, Ciclo PDCA, normas ISO, BSC, 5W2H, brainstorming, SWOT, entre outras que serão apresentadas na sequência. 276 �O panorama 5S é um método de origem Japonesa no momento pós-guerra made in Japan da filosofia de mudança no ambiente de trabalho, com intuito de evitar desperdícios, além de promover arrumação e limpeza do ambiente. Os 5S significam: Seiri (organização, utilização e descarte), Seiton (arrumação, ordenação), Seisou (limpeza, higiene), Seihetsu (padronização), Shitsuke (disciplina). Tem por método a educação e o treinamento dos colaboradores, propiciando a mudança cultural institucional. (MARSHAL JÚNIOR, 2006, p.115-116). Benchmarking é um processo contínuo e sistemático que consiste em avaliar, produtos, serviços e processos de trabalho de organizações reconhecidas como representantes de melhores práticas. Tem por objetivo a melhoria organizacional através da análise de realidades comparativas entre empresas do mesmo segmento, como forma de captar e aprender identificando oportunidades e ameaças. De acordo com Marshal Júnior (2006, p. aperfeiçoar sua gestão através da busca por melhores processos e prática inovadoras, aceleração dos ciclos de aprendizado e melhoria como um todo, redução de prazos e custos, estabelecimento de referências quantitativas para a melhorias dos suas quatro fases, a base da filosofia do melhoramento contínu Segundo Lins (1993, p. 161) o ciclo PDCA é abordado em quatro etapas: planejamento (Plan), ação (Do), verificação (Check), correção (Act), e tem por objetivo o gerenciamento da rotina e da melhoria dos processos organizacionais. Normas ISO, foram criadas por organização não-governamental internacional, que reúne mais de uma centena de organismos nacionais de normalização. Tem como escopo todos os campos do conhecimento, exceto as normas de engenharia eletrônica e elétrica. É um trabalho desenvolvido por especialistas do mundo todo. A matriz SWOT é uma ferramenta utilizada no planejamento estratégico, que visa analisar a concorrência com base nos pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças. (DECOURT; NEVES; BALDNER, 2012, p.95) O sistema KANBAN é conhecido como uma filosofia empresarial de origem oriental tem o objetivo a redução de custos através da regulação de estoques. Tal método foi originado através de um subsistema do sistema Toyota para otimizar o seu processo de fabricação de 277 �veículos. Tal sistema tem como premissa o controle dos processos, antecipação de prazos de entregas e controle do estoque. (LAGE JUNIOR; GODINHO FILHO, 2008) O PMBOK foi desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), cujo objetivo é fornecer boas práticas para a Gestão de Projetos por meio da descrição (documentação) de todo o ciclo de vida de gestão de projetos e todos os processos relacionados. Possui 05 grupos de processos: Início, planejamento, Execução, monitorização e controle, fecho. Trata-se de uma ferramenta transdisciplinar por lidar com diversas áreas do conhecimento. (CARVALHO; ROMÃO; FAROLEIRO, 2016, p. 90) Metodologia Ágil é uma abordagem no gerenciamento de projetos, utilizado em desenvolvimento de software. Uns dos mais conhecidos é o SCRUM, por ter como objetivo (SILVA; SILVA, 2009) O estudo de usuários é um conjunto de conhecimentos, que busca compreender, por meio de investigações, identificar a necessidade informacional dos usuários, por meio de interação entre usuário e informação, ampliando e/ou interferindo na sua produção. (COSTA, 2016, p.68) O Balanced Scoredcard (BSC) traduz a missão e a estratégia da empresa em um conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica (SILVA, 2003 apud KAPLAN; NORTON, 1997). O BSC tem como proposta tornar entendível para todos os níveis da organização, a visão, a missão e a estratégia, com intuito de que todos na empresa saibam o que fazer e de esforços, evitando a dispersão das ações e recursos empreendidos em prol da implementação , p.66).32 O brainstorming, também conhecido por tempestade de ideias é um processo onde os indivíduos organizacionais emitem ideias de forma livre, sem críticas, no menor espaço de tempo possível. O esquema 5W2H é uma ferramenta utilizada para mapeamento e padronização de processos, na elaboração de planos de ação e no estabelecimento de procedimentos associados a indicadores. De acordo com Marshal Júnior (2006), o 5W2H tem objetivo basicamente 32 SILVA, Leandro Costa da. O Balanced Scorecard e o processo estratégico. São Paulo, v.10, n.4, p. 61-73, out/dez. 2003 278 �gerencial por buscar entendimento através da definição de responsabilidades, métodos, prazos, objetivos e recursos associados. Tais instrumentos e ferramentas gerenciais visam estabelecer procedimentos e padrões, redução de custos, além da otimização de tempo com identificação e mapeamento de processos, podendo ser utilizados em qualquer tipo de instituição e unidades de informação, mediante adequação. 3 MATERIAIS E MÉTODOS Trata-se de uma pesquisa de caráter exploratório e descritiva de acordo com os objetivos propostos. Caracteriza-se como pesquisa bibliográfica e documental conforme os meios usados, assim como tem caráter qualitativo de acordo com a abordagem e tratamento. Para tanto, foi feita uma coleta de dados por meio da aplicação de um questionário para busca de informações. O instrumento foi enviado por e-mail aos coordenadores das bibliotecas no mês de novembro de 2017. Foi composto por dez questões abertas e fechadas em que inicialmente perguntou-se sobre faixa etária, formação, cargo, função, tempo de atuação entre outras questões para definir o perfil do respondente. Além disso, perguntou-se sobre as ferramentas e instrumentos gerenciais que conhecia e quais efetivamente usava nos últimos dois anos de atuação na biblioteca da UDESC, também buscou identificar de que forma o uso dessas ferramentas contribuía para a gestão da unidade de informação e quais os desafios e dificuldades que encontravam para utilizar as ferramentas em seu dia-a-dia. Obteve-se resposta de seis bibliotecários que coordenam as doze unidades de informação conforme será exposto a seguir. 4 APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Em relação ao sexo, 100% das respondentes são do sexo feminino, por essa questão todas as respostas serão relacionadas à atuação das bibliotecárias (no gênero feminino). Quanto a faixa etária, apenas uma bibliotecária tem idade entre 20 a 29 anos, as demais têm entre 30 a 39 anos. No que tange à formação, todas tem o bacharelado em Biblioteconomia, porém o ano de formação é bem variado. A bibliotecária que está formada há mais tempo, foi em 1996 e a mais recente em 2012. As demais se formaram em 2006 e 2009. Muitas já têm pós-graduação 279 �em diferentes áreas como especialização em gestão de pessoas, gestão de arquivos, gestão de projetos e responsabilidade civil, desenvolvimento regional e apenas uma está fazendo mestrado (em andamento) em gestão de unidades de informação no programa de pósgraduação em gestão da informação na própria instituição. Em relação ao cargo, todas são bibliotecárias e coordenam sua unidade. No que tange ao tempo de serviço na UDESC, duas profissionais entraram via concurso público em 2010, uma em 2012, outra em 2014, uma em 2016 e outra em 2017. Ao questionar sobre as ferramentas, plataformas e metodologias que elas conhecem para fazer a gestão das unidades de informação, foram citadas: Balanced Scoredcard Programa 5S Lena Office Estudo de Usuários Gestão de Projetos Matriz SWOT Gestão de Processos Normas ISO MS Project Brainstorming Espinha de peixe Canvas 5W2H Pergamum SGPE SC SGA Kanban PDCA Estatísticas Relatórios As mais citadas foram: Balanced scorecard (duas pessoas), estudo de usuário (quatro pessoas), canvas (três pessoas), 5W2H (três pessoas). O restante foi citado apenas uma vez ao perguntar quais ferramentas conheciam. Apesar de existirem inúmeros cursos e publicações 280 �na área sobre essas ferramentas e metodologias, poucas são conhecidas pelas profissionais que participaram da pesquisa. Ao questionar às bibliotecárias sobre quais plataformas e instrumentos usaram efetivamente nos últimos dois anos na unidade de informação que atuam para fazer a gestão, as respostas foram: Programa 5S (duas pessoas), KANBAN (uma pessoa), Plano de marketing (uma pessoa), Estudo de usuário (três pessoas), elaboração de projetos (uma pessoa), 5W2H a opção para fins estatísticos (usuários, empréstimos), Office 365 para compartilhamento de documentos para trabalho compartilhado e o Google Drive para responder que contemplavam diferentes metodologias e plataformas como PMBOK, métodos ágeis, scrum, trello, seis sigma, MS Project, entre outras. Nas respostas percebe-se que apesar de existirem dezenas de ferramentas e metodologias, poucas (ou quase nenhuma) são usadas na gestão das bibliotecas universitárias da instituição investigada. São diferentes instrumentos e plataformas que ajudariam muito as bibliotecas pois sabe-se de sua efetividade em empresas e instituições sem fins lucrativos no planejamento, na organização das rotinas, no controle e avaliação, assim como no desenvolvimento das atividades gerenciais em uma unidade de informação. Almeida (2005) enfatiza que existem muitas pressões nas organizações para manter ou cortar custos, ampliar e melhorar a qualidade de serviços e programas, porém em muitas bibliotecas ou serviços de informação são usadas poucas ferramentas, e em alguns casos não garantirem a sobrevivência de suas atividades e de seus projetos, bem como competirem por recursos, as unidades de informação também têm buscado a eficiência no uso de seus Para isso, é importante que o bibliotecário faça um estudo de usuário, análise do ambiente usando, por exemplo, a matriz SWOT que permite identificar ameaças e oportunidades do ambiente externo, bem como pontos fortes e fracos no ambiente interno, para partir disso, elaborar um plano de marketing, um planejamento usando o PDCA ou criação de projetos partir de ferramentas como 5W2H a partir das boas práticas do PMBOK. Para isso, tem várias plataformas que permitem a gestão como o trello, kanban, métodos ágeis, MS Project, entre outros que possibilitam ao gestor o planejamento, organização, 281 �direção e acompanhamento das ações para verificar se os objetivos pré-estabelecidos estão sendo atingidos. Outra questão diz respeito à forma como essas ferramentas ajudavam nas práticas gerenciais da unidade de informação. Abaixo segue as principais percepções: estão conscientes de suas atividades e etapas do processo. É um processo simples e fácil de ser acompanhado por todos os interagentes. Todas as ferramentas e metodologias visam maior controle e agilidade no desempenho das tarefas. Isso traz uma padronização e controle para toda auxiliar no planejamento das atividades e serviços da biblioteca de modo Percebe-se que as profissionais que participaram da pesquisa conhecem a importância do uso e aplicação de diferentes ferramentas, plataformas e metodologias para gestão nas unidades de informação, bem como vantagens, porém muitas vezes desconhecem como usar ou precisam de capacitação e incentivo da própria instituição ou sistema de bibliotecas. Gianesi e Correa (1994) alertam sobre a necessidade de profissionalismo na gestão e adaptação das técnicas de administração para melhorar a qualidade dos serviços prestados bem como organização dos processos. Ao perguntar sobre os desafios e dificuldades que as bibliotecárias encontravam para utilizar as ferramentas/ plataformas/ metodologias no dia-a-dia, eis algumas respostas: utilização dessas ferramentas é a falta de pessoal e consequentemente de tempo para aplicação das metodologias. Desta forma, como pode ser observado nas questões anteriores, apesar de conhecer praticamente todas as metodologias disponíveis na área da gestão, -se na falta de interesse em conhecer e entender o uso das ferramentas, tanto pelo gestor quanto pelos colaboradores. Cada um tem uma aplicabilidade que melhor se aplica. Muitas atividades de gestão se iniciam de forma improvisada, e fazer o caminho para 282 �padronização torna todo o processo moroso, e que muitas vezes são abandonados inconcluí de recursos para os planos de marketing por exemplo, e no estudo de usuários temos pouca participação de algumas pesquisas de Ao analisar as respostas sobre os desafios e dificuldades encontradas para usar efetivamente as ferramentas e plataformas, é comum observar que a falta de tempo, de pessoas, de recursos, de interesse, de capacitação, de conhecimento impedem a aplicação de diferentes metodologias na gestão das unidades de informação investigadas. No entanto, é comum perceber que falta iniciativa ou mesmo interesse em buscar conhecer e conscientizar as pessoas (seja equipe ou chefia superior) sobre essa necessidade. A qualidade a ser percebida pelos clientes, no caso das universidades, composta por professores, alunos e comunidade acadêmica, deve ser a prioridade na gestão de unidades de informação. Desde o século XX, Vergueiro (2002) salienta que essa busca da qualidade é uma das marcas das organizações e agora no século XXI isso torna-se ainda mais necessário. têmica e A ausência de recursos financeiros é um impeditivo comum na área de Biblioteconomia, porém atualmente existem tantas formas de captar recursos, seja por meio de editais públicos, leis de incentivo como a Lei Rouanet ou mesmo patrocínios de fornecedores e instituições parceiras que podem otimizar os recursos e possibilitar as melhorias necessárias na execução de um projeto. Usar uma ferramenta como PDCA, matriz SWOT, programa 5S, 5W2H, kanban, canvas ou qualquer outro instrumento não custa nada financeiramente e ainda traz inúmeros benefícios para a gestão de uma unidade de informação. Não necessidade de pagar licença ou qualquer imposto para a utilização de vários softwares gratuitos que possibilitam a melhoria nos processos gerenciais em uma instituição. 283 �5 BREVES CONSIDERAÇÕES A capacidade de administrar uma unidade de informação está intrinsecamente voltada para o conhecimento e a implementação de práticas de gestão e ferramentas gerenciais. As práticas de gestão de unidades de informação se fazem necessárias para que a missão da biblioteca seja alcançada, para que ela possa atuar de forma proativa e estratégica, e atender a instância superior. A pesquisa buscou analisar a contribuição do uso de metodologias e ferramentas nas práticas gerenciais em bibliotecas universitárias pois acredita-se que dessa forma seja possível promover inovação nos serviços prestados. Para tanto, o escopo escolhido foi o conjunto de doze unidades de informação que compõem as bibliotecas da Universidade do Estado de Santa Catarina. Os objetivos propostos foram atingidos, embora identificou-se que há ausência no que tange a aplicação de métodos e ferramentas gerenciais por razões diversas citadas pelas bibliotecárias, dentre elas: o desconhecimento de ferramentas gratuitas, a submissão a ferramentas pagas, dificuldades de utilizar ferramentas gerenciais (pagas ou gratuitas), insuficiência de mão de obra auxiliar na unidade de informação, ocasionando sobrecarga de trabalho técnico ao bibliotecário. Percebe-se que, embora alguns bibliotecários tenham conhecimento teórico sobre gestão de unidades de informação e sobre ferramentas e métodos gerenciais, estas não conseguem de fato aplicar o que sabem em sua rotina de trabalho no ambiente universitário. As bibliotecas da UDESC são organizações públicas e podem ser geridas de forma estratégica e inovadora, por meio da busca por soluções em práticas e ferramentas de gestão utilizadas há décadas por empresas e organizações que tem fins lucrativos, como forma de ter seus processos identificados, avaliados e constantemente adequados às novas demandas gerando qualidade nos serviços prestados pelas unidades de informação. Ao alinhar com as Cinco Leis de Ranganathan, a biblioteca só se tornará um organismo em crescimento se buscar inovação em produtos, serviços e no seu modo de atuação. Para isso, a busca por qualidade, eficiência e eficácia deve ser algo presente e pautado no planejamento estratégico da biblioteca com o uso de diferentes ferramentas e instrumentos que facilitam a gestão das unidades de informação. 284 �REFERÊNCIAS ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed.rev. ampl. Brasília: Briquet de Lemos, 2005. BARBOSA, Marilene L. A.; FRANKLIN, Sérgio. Controle, avaliação e qualidade de serviços em unidades de informação. IN: LUBISCO, Nídia M. L. (Org.). Bibliotecas universitárias: elementos para o planejamento, avaliação e gestão. Salvador: EDUFBA, 2011. p.89-137. CARVALHO, Márcio Filipe Alves; ROMÃO, Maria José Batista. Governança e Gestão de Projetos de TI: Integração do COBIT 5 e PMBOK. In: CONFERÊNCIA DA ASSOCIAÇÃO PORTUGUESA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, 16, Portugal, 2016, Anais...Disponível em: https://scholar.google.com.br/scholar?hl=ptBR&as_sdt=0,5&q=16+confer%C3%AAncia+da+Associa%C3%A7%C3%A3o+Portuguesa+ de+Sistemas+de+Informa%C3%A7%C3%A3o+(CAPSI%E2%80%992016)+84 Acesso em: 02 jan. 2018 CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. 3.ed. SP: Makron Books, 2000. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria rev. atual. Rio de Janeiro: Elsevier; Campus, 2003 geral da administração. 7ed. COSTA, Maria de Fátima Oliveira. Estudo de usuários da Informação: Ensino e Aprendizagem no Brasil. Fortaleza: Edições UFC, 2016. DECOURT, Felipe; NEVES, Hamilton da Rocha; BALDNER, Paulo Roberto. Planejamento e gestão estratégica. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2012. GARCÍA-REYES, Carmen. Gestion de unidades de información. IN: VERGUEIRO, Waldomiro; MIRANDA, Angélica. (Orgs). Administração de unidades de informação. Rio Grande: Ed. Da FURG, 2007, p. 11-33. GIANESI, Irineu G. N.; CORREA, Henrique L. Administração estratégica de serviços: operações para a satisfação do cliente. São Paulo: Atlas, 1994. LAGE JUNIOR, Muris ; GODINHO FILHO, Moacir. Adaptações ao sistema kanban: revisão, classificação, análise e avaliação. Gest. Prod. [online]. 2008, vol.15, n.1, pp.173-188. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_abstract&pid=S0104530X2008000100015&lng=en&nrm=iso&tlng=pt Acesso em: 20 jan. 2018 LINS, B. F. E. Ferramentas básicas de qualidade. Ciência da Informação, v. 22, n. 2, p. 153-161, 1993. Disponível em: <http://www.brapci.inf.br/v/a/2416>. Acesso em: 20 Jan. 2018. LUCK, Esther Hermes et al. A Biblioteca Universitária e as diretrizes curriculares do ensino de graduação. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11., Florianópolis, 2000. Anais... Disponível em: <http://snbu.bvs.br/snbu2000/docs/pt/doc/t024.doc> Acesso em: 20 dez. 2017 MARSHAL JÚNIOR, Isnard. Gestão da qualidade. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. 285 �MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Introdução à administração. 6.ed. rev. e ampl, São Paulo: Atlas, 2007. SILVA, Leandro Costa da. O Balanced Scorecard e o processo estratégico. Caderno de Pesquisa em Administração, São Paulo, v.10, n.4, p. 61-73, out/dez. 2003. Disponível em: < http://www.regeusp.com.br/arquivos/v10n4art6.pdf> Acesso em: 02 jan. 2018 SILVA, F.G; SILVA, S. C. P. Hoentsch, L.Uma análise das Metodologias Ágeis FDD e Scrum sob a Perspectiva do Modelo de Qualidade MPS.BR. Scientia Plena, v.5, n.12, 2009. Disponível em: https://www.scientiaplena.org.br/sp/article/view/678 Acesso em: 20 dez. 2017 TARAPANOFF, Kira. A Biblioteca Universitária vista como uma organização social. Brasília, DF: ABDF, 1982. VERGUEIRO, Waldomiro. Qualidade em serviços de informação. SP: Arte & Ciência, 2002. 286 � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 20 - Ano: 2018 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: O Futuro da Biblioteca Universitária na Perspectiva do Ensino, Inovação, Criação, Pesquisa e Extensão. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2018 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Práticas gerenciais em bibliotecas universitárias: possibilidades para inovação. Creator An entity primarily responsible for making the resource Souza, Claudia Barbosa Dos Santos de; Spudeit, Daniela Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2018 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta as bibliotecas universitárias como organizações prestadoras de serviços –Instituições de Ensino Superior. Enfatiza que as unidades de informação fazem parte de um todo e que devem agir de forma estratégica, utilizando métodos e ferramentas gerenciais, para que possam atuar de forma proativa em busca da excelência operacional. Descreve alguns métodos e ferramentas gerenciais que poderão ser utilizadas na gestão de Bibliotecas Universitárias. Analisa o uso desses instrumentos pelas Bibliotecas Universitárias da Universidade Estadual de Santa Catarina (UDESC). Caracteriza-se como pesquisa exploratória, descritiva, bibliográfica e documental como abordagem qualitativa. A coleta de dados foi obtida pela aplicação de questionários com perguntas abertas e fechadas enviadas por e-mail aos bibliotecários coordenadores das bibliotecas da UDESC. Como resultados, foi possível a identificação do perfil e conhecimento dos bibliotecários no que tange às ferramentas de gestão. Constatou a ausência do uso efetivo de ferramentas e métodos gerenciais por desconhecimento, por falta de habilidade, capacitação ou por não adaptação as novas tendências gerenciais por parte dos bibliotecários, embora alguns tivessem o conhecimento prévio. Aponta a necessidade de conhecimento, conscientização sobre o uso de metodologias e instrumentos para melhorar a gestão das bibliotecas afim de, que as mesmas possam prestar serviços de forma inovadora, com mais qualidade e otimização de recursos existentes. Language A language of the resource pt