http://repositorio.febab.org.br/files/original/46/5259/SNBU2004_214.pdf 41e9ba3d26408870ba666ea8e008aeb4 PDF Text Text AUDITORIA INTERNA DO SISTEMA DE GESTÃO PELA QUALIDADE Adriana Bueno Moretti∗ Geraldo Pereira Junior∗∗ RESUMO O trabalho faz uma abordagem teórica ao enquadramento da Auditoria Interna, começando por definir Auditoria, enumerando os tipos, enquadrando-a na classificação. Abordamos, dada a sua importância para a Auditoria, o controle interno: fatores que o influenciam, tipos de controle, métodos, relação com a Auditoria, avaliação e relatório. A Auditoria Interna fornece análises, apreciações, recomendações, sugestões e informações, relativas às atividades examinadas, incluindo a promoção do controle eficaz a custo razoável. O auditor interno deve revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as conseqüências e encontrar uma solução de modo a convencer os responsáveis a agir. Em suma, sem pretender compilar um manual acerca de Auditoria Interna, este trabalho visa demonstrar que o auditor interno não é um "polícia", mas um profissional que pretende responder às expectativas da Administração sobre os maiores riscos da empresa: observando, aconselhando e esclarecendo os responsáveis envolvidos, persuadindo-os a implantar as ações corretivas necessárias. Além disso, que a Auditoria Interna é uma função de apoio à gestão, baseada num processo sistemático, utilizando as técnicas de Auditoria apropriadas. PALAVRAS-CHAVE: Auditoria interna. Gestão. Qualidade A auditoria interna é ferramenta chave de Gestão para atingir os objetivos estabelecidos dentro de uma política organizacional, pois determina se os requisitos estão adequados, e é também um instrumento usado pela supervisão para melhorar o desempenho da organização. Deve ser entendida como uma atividade de assessoramento à administração, quanto ao desempenho das atribuições definidas para cada área, mediante diretrizes, políticas e objetivos. Requer um exame sistemático e independente para determinar se as atividades da qualidade e seus resultados estão de acordo com as disposições �planejadas e se estas foram efetivamente implementadas em função dos objetivos propostos para o Sistema de Gestão pela Qualidade da empresa. A auditoria interna realizada na Divisão de Biblioteca e Documentação (DIBD) da Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” (ESALQ), da Universidade de São Paulo (USP), é do tipo Sistêmico, isto é, desempenha suas atividades de planejamento estratégico, tático e operacional, sendo as mesmas executadas pela própria biblioteca. É feita mediante o exame da adequação e eficácia dos controles, integridade e confiabilidade das informações e registros, e sistemas estabelecidos para assegurar a observância das políticas, metas, planos, procedimentos e sua efetiva aplicação pela DIBD. A DIBD pratica a auditoria classificada como de Conformidade, que trata sobre o sistema documentado, implantado e estabelecido na organização, e já se encontra no segundo ano de realizações de auditorias internas. Atualmente é aplicada em doze processos de trabalho nas doze UGBs (Unidade Gerencial Básica) e três bibliotecas setoriais a cada trimestre, desde que foi implantado o Sistema de Gestão pela Qualidade. Para se realizar uma auditoria interna, é elaborado no final de cada ano o Planejamento de Auditorias (ANEXO 1) que contém todos os processos que serão auditados, as técnicas, a periodicidade (a cada três meses, março, junho, setembro e dezembro), o nível da estrutura (estratégico, tático, operacional, e gerência), as diretorias/UGBs que são: Diretoria de Tratamento da Informação com as UGBs Conservação do Acervo, Produção Intelectual, Seriados, Monografias, Seleção e Aquisição; Diretoria de Acesso à Informação com as UGBs Circulação e Empréstimo, Cópias, Referência, Comutação Bibliográfica e Publicação e Divulgação; Diretoria Técnica com as UGBs Tecnologia da Informação e Apoio Administrativo e as 3 Bibliotecas Setoriais e os 7 auditores. O Planejamento de Auditorias é como um cronograma onde se assinala quando, quem e auditores que realizarão as auditorias a cada trimestre. �Atualmente na DIBD são auditados doze Processos (ANEXO 2) que são Gestão Sistêmica que gera a análise crítica e as técnicas resultados e melhorias planejadas; Política Básica que dá a noção de amplitude, isto é, como ela se espalha pela empresa e profundidade, isto é, o conhecimento delas pelas pessoas; Informação e Documentação que produz indicadores (resultados) e sistema de informação, que é a distribuição de registros e controle de documentos externos; Desenvolvimento de Política e Planejamento que traz o planejamento (planejamento estratégico), profundidade (conhecimento que a UGB tem sobre as políticas do ano) e amplitude (como a política do ano é divulgada na empresa); Gerenciamento Geral Específico que consiste na execução (PDCA nas áreas, eficácia e workshop); Cobertura e Alteração no Mercado que mostra a satisfação (pesquisa com o cliente) e análise do contrato (análise crítica de contrato); Definição de Produto Adequado que gira em torno dos produtos (definição dos produtos e matriz P.O. x colaborador); Produção Enxuta que traz os requisitos da qualidade (uso das ferramentas de controle da qualidade); Envolvimento das Pessoas que gera rastreabilidade dos produtos, inspeção (ensaios realizados no processo), identificação do produto (sistemática de identificação do produto bom), identificação do produto não conforme (sistemática de identificação do produto com problema) e instrumento de inspeção e ensaio (calibração dos instrumentos de inspeção); Ambiente Propício ao Desenvolvimento de Talentos que checa a competência (matriz de competência para contratação), o planejamento (matriz de certificação), a realização (matriz de certificação) e a avaliação (provas e gráficos); Liderança que mostra a administração visível (quadro analisado e perambulação); e por último e não menos importante o Shake Down e Auditoria, que gera planejamento (montagem do planejamento de auditoria), execução (roteiros de auditoria preenchidos) e análise crítica (relatório final de auditoria). O Roteiro de Auditoria Interna (ANEXO 3) foi elaborado com a finalidade de guiar o auditor no momento em que está realizando uma auditoria. É nele que são anotadas as observações e onde os vistos (assinaturas) e datas vão constar. Há também, o nome do auditor, o nome do(s) auditado(s), o nível/UGB, o número e nome do processo que traz o item observado, questões, evidência, constatação, pontos positivos a serem considerados, e não conformidades emitidas. �As não conformidades que forem encontradas durante a auditoria gera um relatório chamado Relatório de Não Conformidades (ANEXO 4) que é preenchido pelo próprio auditor e onde apresentam a constatação, a ação corretiva e o acompanhamento de ações. Depois de feita a auditoria, os Roteiros e os Relatórios de Não Conformidades, são entregues ao auditor líder para que este possa elaborar o Relatório de Auditoria (ANEXO 5), onde o auditor sintetiza as informações fornecidas pelos Roteiros. Consta neste Relatório, os comentários e observações, os níveis auditados, as UGBs auditadas, os processos auditados, o número de Não Conformidade, a carga horária, os pontos críticos dos processos, pontos positivos dos processos, a data e a assinatura. Posteriormente o auditor líder deve envia-lo imediatamente à Diretora Ténica que agendará uma data para a reunião com as outras Diretoras, para analisar e elaborar a Análise Crítica a fim de assessorar a administração e constituir um controle gerencial que atue através do exame e avaliação de adequação e eficácia de outros controles. A natureza da auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da organização. Objetivo e Escopo O objetivo da Auditoria Interna é assessorar a organização no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhe análises, apreciações, recomendações, pareceres e informações relativas às atividades examinadas, promovendo, assim, um controle efetivo a um custo razoável. O escopo da Auditoria Interna está voltado ao exame e à avaliação da adequação e eficácia do sistema de controle interno dentro da organização, bem como à qualidade do desempenho no cumprimento das atribuições e responsabilidades. Nos seus trabalhos a Auditoria Interna examina e avalia os seguintes aspectos: - a integridade e confiabilidade das informações gerenciais e os meios utilizados para identificar, avaliar, classificar e comunicar tais informações; �- os sistemas estabelecidos para assegurar observância das políticas, planos, procedimento, leis e regulamentações que possam ter um impacto significativo sobre as operações e informações, bem como verificar se a organização os segue; - os procedimentos para salvaguardar dos ativos e comprovar a existência de tais ativos, se for o caso; - a eficiência, a eficácia e a economia na utilização dos recursos; - as operações ou programas para verificar se os resultados são compatíveis com os objetivos e meios estabelecidos e se estão sendo executados de acordo com que foi planejado. Responsabilidade e Autoridade O objetivo, autoridade, responsabilidade e atribuições da Auditoria Interna devem estar definidos em um documento formal (Manual de Organização), aprovado pela Diretoria Técnica. O referido documento deve deixar claro os objetivos da Auditoria Interna, especificar o escopo de seu trabalho, esclarecer que a competência a ela atribuída não exclui a responsabilidade dos setores envolvidos. Essa responsabilidade compreende a coordenação das atividades da Auditoria Interna com as das demais unidades, visando atingir com maior facilidade seus objetivos, assim como os da organização. Independência Os auditores devem ser independentes das atividades que auditam. Os auditores internos são independentes quando podem exercer suas funções livre e objetivamente. A independência permite aos auditores fazer julgamentos neutros e imparciais, o que é essencial para a realização de uma boa auditoria. Esta é obtida através do "status" organizacional e objetividade. O "status" da função de Auditoria Interna na organização deve ser suficientemente elevado para assegurar um amplo alcance na cobertura de auditoria, visando garantir a aceitação e ação efetiva sobre os achados e recomendações. �A objetividade requer que os auditores internos tenham uma atitude mental independente e plena convicção no resultado de seu trabalho. O auditor não deve elaborar procedimentos, assim como desenvolver, implantar, ou operar sistemas (ou as partes dos mesmos) pertencentes aos auditados, zelando, porém, para que existam os controles-chave. Caso isto não seja observado, a objetividade da Auditoria Interna poderá ser comprometida. Em suma, sem pretender compilar um manual acerca de Auditoria Interna, este trabalho visa demonstrar que o auditor interno não é um "polícia", mas um profissional que pretende responder às expectativas da Administração sobre os maiores riscos da empresa: observando, aconselhando e esclarecendo os responsáveis envolvidos, persuadindo-os a implantar as acões corretivas necessárias. Além disso, que a Auditoria Interna é uma função de apoio à gestão, baseada num processo sistemático, utilizando as técnicas de Auditoria apropriadas. REFERÊNCIAS ANDRIANI, C.S. Quality Quadrinhos: programa de educação em desenvolvimento pessoal. São Paulo: COMMIT, 2000. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental - NBR ISO 19011. São Paulo: ABNT, 2002. ATTIE, W. Auditoria interna. São Paulo: Atlas, 2003. CALEGARE, A.J. de A. Como avaliar a implantação da Qualidade Total em organizações. Barueri: Inter-Qual International Quality Systems, 1999. GIL, A. de L. Auditoria da qualidade. 3.ed. São Paulo: Atlas, 1999. GIL, A. de L. Auditoria operacional e de gestão. São Paulo: Atlas, 2003. �JUND, S. Auditoria: conceitos, normas, técnicas e procedimentos. São Paulo: 2001. SILVA, J.L.R.da at al. Auditoria interna. http://www.resumosconcursos.hpg.com.brT (21 maio 2004). �ANEXO 1 PLANEJAMENTO DE AUD RESULTADOS 1. GESTÃO SISTÊMICA ANÁLISE CRÍTICA MELHORIAS PLANEJADAS AMPLITUDE COMO A POLÍTICA BÁSICA SE ESPALHA PELA EMPRESA PROFUNDIDADE O CONHECIMENTO DAS POLÍTICAS BÁSICAS PELAS PESSOAS 2. POLÍTICA BÁSICA 3. INFORMAÇAO E DOCUMENTAÇÃO 4. DESENV. DE POLÍTICA E PLANEJAMENTO INDICADORES RESULTADOS SISTEMA DE DOCUMENTAÇÃO DISTRIBUIÇÃO, REGISTROS, CONTROLE DE DOCUMENTOS EXTERNOS PLANEJAMENTO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E DESENVOLVIMENTO PROFUNDIDADE Conhecimento que a UGB tem sobre as políticas do ano e seu relacionamento com elas (políticas). AMPLITUDE Como a política do ano é divulgada na empresa. PDCA NAS ÁREAS 5. GERENCIAMENTO GERAL ESPECÍFICO EXECUÇÃO EFICÁCIA WORKSHOP 6. COBERTURA E ATUAÇÃO NO MERCADO 7. DEFINIÇÃO DE PRODUTO ADEQUADO SATISFAÇÃO PESQUISA COM O CLIENTE (SATISFAÇÃO) ANÁLISE CRÍTICA CONTRATO ANALISE CRITICA DE CONTRATO DEFINIÇÃO DOS PRODUTOS PRODUTOS MATRIZ P.O. X COLABORADOR REQUISITOS DA QUALIDADE 8 PRODUÇÃO ENXUTA USO DAS FERRAMENTAS DE CONTROLE DA QUALIDADE OPERACIONAL TÁTICO NÍVEL DA ESTRUTURA ESTRATÉGICO DEZEMBRO SETEMBRO JUNHO MARÇO TÉCNICAS PROCESSO PERIODICIDADE (3 MESES) �ANEXO 2 PROCESSOS 1. Gestão Sistêmica 2. Política 3. Informação e Documentação 4. Desenvolvimento de Política e Planejamento 5. Gerenciamento Geral Específico 6. Cobertura e Alteração e Alteração no Mercado 7. Definição de Produto Adequado 8. Produção Enxuta 9. Envolvimento das Pessoas 10. Ambiente Propício ao Desenvolvimento de Talentos 11. Liderança 12. Shake Down e Auditoria �ANEXO 3 Roteiro de Auditoria Interna Data: Auditado Local Evidência: Analise Critica Resultados: As metas almejadas pela organização foram alcançadas no período. Observação Gestão Sistêmica 01 Questões Processo: Item Observado Auditor: Melhorias planejadas:As mudanças de rumo detectadas na análise crítica foram efetivamente implementadas e acompanhadas para determinar sua eficácia? O que deve ser verificado nesse item é a capacidade da organização de cumprir os planejamentos prgramados demonstrando sua capacidade de atingir metas Neste processo são checados os requisitos 4.2.1.c e 5.4.2.b da Norma NBR ISO 9001:2000 Observações e Pontos Positivos a serem considerados: Não Confromidades Emitidas: Vistos e Datas: Constatação �ANEXO 4 . N.º DIVISÃO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADES ( ) Auditor Interno__________:_____________________ ORIGEM: ( ) Membro do Comitê da Qualidade:_________________ Interna ( ) Outros Funcionários :_________:_________________ Colaborador ( ) Auditoria ( ) Obs. de ( ) ( ) Processo Reclamação de Cliente de Operação Departamento: __________________ Auditados:______________________ Endereço:_______________________ Nome:_________________________ Data: ___/____/____ Tel. Contato: ____________________ Constatação: ( ) Não conformidade grave ( ) Não conformidade não grave ( ) Observação ___________________________ ( Assinatura do Auditor) Ação Corretiva: _________________ Resp.: Prazo: (Assinatura do Responsável ) Necessita de Ação Preventiva? ( ) Sim (Preencher no verso) ( ) Não Acompanhamento de Ações: Data Ocorrência Auditor Laudo:___________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ A Não Conformidade está encerrada ____/____/_____ Resp. �ANEXO 5 Relatório de Auditoria DATA DA AUDITORIA: 29/03/04 AUDITOR LIDER: Geraldo Pereira Jr. EQUIPE DE AUDITORES: Eduardo, Roseli, Adriana. TIPO AUDITORIA: Sistema de Gestão Comentários e Observações: A 1ª Auditoria de Sistema de Gestão de 2004 ,os auditores internos realizaram sem a presença do consultor Pedro da DIAGRAMA, gerando o seguinte relatório: Níveis auditados: Operacional, Gerencial, Estratégico e Tático. UGBs auditadas: Diretoria, GAI, GTI, Seleção e Aquisição, Circulação e Empréstimo, BSE, BST, Tecnologia da Informação, Conservação, Monografias, Comutação e Cópias Processos auditados: Política Básica, Desenvolvimento de Políticas & Planejamento e Produção Enxuta. N.º de Não Conformidade: 2 Carga Horária: 08 h Pontos Críticos: Política Básica: não houve Desenvolvimento de Políticas e Planejamento: Falta de registro da evidência da realização do desdobramento das políticas do ano; Desconhecimento da participação nas políticas do ano da Biblioteca Setorial da Tecnologia. Produção Enxuta: Não cumprimento de meta da Biblioteca Setorial da Economia �Pontos Positivos: Política Básica: Todas as UGBs auditadas mostraram conhecer a Política Básica respondendo todas questões corretamente; Desenvolvimento de Políticas e Planejamento: Conhecimento dos auditados sobre o processo; Desdobramento das Políticas do Ano de 2004; PDCAs para atender as políticas. Produção Enxuta: Uso das ferramentas da qualidade para checar o cumprimento das metas; Os produtos das UGB´s auditadas foram identificados, constatando-se que há sistemática para identificá-los. Data : 29/03/04 Assinatura: ____________________ Auditor Líder ∗ USP/Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” Divisão de Biblioteca e Documentação Av. Pádua Dias, 11, 13418-900 Piracicaba, SP – Brasil abmorett@esalq.usp.br ∗∗ USP/Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz” Divisão De Biblioteca e Documentação Av. Pádua Dias, 11, 13418-900 Piracicaba, SP - Brasilgpereira@esalq.usp.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Auditoria interna do Sistema de Gestão pela Qualidade. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Moretti, Adriana Bueno; Pereira Junior, Geraldo Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O trabalho faz uma abordagem teórica ao enquadramento da Auditoria Interna, começando por definir Auditoria, enumerando os tipos, enquadrando-a na classificação. Abordamos, dada a sua importância para a Auditoria, o controle interno: fatores que o influenciam, tipos de controle, métodos, relação com a Auditoria, avaliação e relatório. A Auditoria Interna fornece análises, apreciações, recomendações, sugestões e informações, relativas às atividades examinadas, incluindo a promoção do controle eficaz a custo razoável. O auditor interno deve revelar as fraquezas, determinar as causas, avaliar as conseqüências e encontrar uma solução de modo a convencer os responsáveis a agir. Em suma, sem pretender compilar um manual acerca de Auditoria Interna, este trabalho visa demonstrar que o auditor interno não é um "polícia", mas um profissional que pretende responder às expectativas da Administração sobre os maiores riscos da empresa: observando, aconselhando e esclarecendo os responsáveis envolvidos, persuadindo-os a implantar as ações corretivas necessárias. Além disso, que a Auditoria Interna é uma função de apoio à gestão, baseada num processo sistemático, utilizando as técnicas de Auditoria apropriadas. Language A language of the resource pt