http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/5090/SNBU2006_117.pdf 8b4e75accd372fe62bd920065fa2ab43 PDF Text Text COLEÇÕES ESPECIAIS EM SALVADOR: QUE REFLEXOS SOCIAIS E INSTITUCIONAIS DA DIGITALIZAÇÃO DE ACERVOS PÚBLICOS. Lívia Ferreira Tosta 1 Rubens Ribeiro Gonçalves da Silva 2 RESUMO Refere-se a plano de trabalho (com apoio de bolsa PIBIC/UFBA/FAPESB) que integra projeto mais amplo, desenvolvido no ICI/UFBA (que investiga reflexos sociais/institucionais da adoção de tecnologias de conversão digital de acervos especiais da esfera pública federal em Salvador, BA). Neste sentido, no plano de trabalho identificamos instituições federais depositárias de documentação sonora, fotográfica e audiovisual. Metodologicamente, adotamos técnicas de documentação indireta e de documentação direta. Destacamos alguns resultados alcançados: bibliografia sobre questões sócio-institucionais associadas à digitalização de coleções/documentos especiais; listagem com 82 instituições públicas federais em Salvador, das quais 44 possuem coleções/documentos especiais; dados de 50 consulentes destas coleções; um artigo, duas apresentações orais e de dois pôsters, todos já aprovados para publicação e/ou apresentação em anais/eventos científicos da área. Outros aspectos importantes: constatada a precariedade de instrumentos de busca eficientes para a identificação de instituições públicas federais soteropolitanas; desconhecimento dos responsáveis com relação à tipologia do acervo existente na própria instituição; apenas uma instituição depositária de coleções especiais desenvolveu projeto de digitalização na própria instituição; a necessidade de um tratamento especial, prévio à digitalização, para essas coleções, particularmente caracterizadas por grande valor sócio-histórico cultural; em apenas 13 instituições houve consultas de usuários no período da coleta dos dados. Palavras-chave: Digitalização. Coleções especiais. Instituições Públicas Soteropolitanas. INTRODUÇÃO Já é elemento de consenso que o acesso universal a conteúdos informacionais, através das tecnologias de informação e comunicação, é um valioso serviço de auxílio nas tomadas de decisões e nas atividades cotidianas dos cidadãos. Neste sentido, as versões resultantes da digitalização de textos, fotografias, materiais 1 Instituto de Ciência da Informação da Universidade Federal da Bahia (ICI/UFBA); graduanda de Arquivologia, bolsista do Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica da Universidade Federal da Bahia, em acordo com a Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado da Bahia (PIBIC/UFBA/FAPESB); liviaftosta@yahoo.com.br 2 ICI/UFBA; doutor em Ciência da Informação (2002, UFRJ-ECO/IBICT); rubensri@ufba.br �2 audiovisuais e sonoros, antes existentes somente no formato impresso, contribuem imensamente, por exemplo, para soluções de questões vinculadas à acessibilidade e à preservação no universo digital. A acessibilidade no espaço digital consiste em tornar disponível ao usuário, de forma autônoma, todo conteúdo informacional que lhe for franqueável, sem prejuízos de sua integralidade. Ao falarmos de preservação, particularmente com relação à preservação dos conteúdos digitais para o futuro, queremos nos referir a um problema relacionado à nossa própria organização ao longo do tempo como sociedade, e não apenas a aspectos de ajuste de variáveis técnicas. Inúmeros fatores estão envolvidos neste esforço de organização, mesmo se levarmos em consideração os modelos que vêm sendo propostos. 3 Procurando atuar neste universo de pesquisa, estamos finalizando o desenvolvimento do plano de trabalho intitulado “Coleções especiais de instituições públicas federais em Salvador: que reflexos sociais e institucionais a digitalização pode promover?”. No contexto de um objetivo geral, mais amplo, caracterizador da abrangência do projeto principal, de analisar reflexos sociais e institucionais da conversão digital de coleções especiais depositadas em instituições públicas soteropolitanas, nosso objetivo específico foi o de identificar bibliotecas, arquivos, museus e centros de documentação, da esfera pública federal, depositárias de documentos especiais do tipo sonoro, fotográfico e de imagens em movimento. A seguir veremos as características da proposta e alguns dos resultados já obtidos. 1 O PROJETO PRINCIPAL: CARACTERÍSTICAS BÁSICAS E VINCULAÇÃO AO PLANO DE TRABALHO O projeto de pesquisa principal, intitulado A conversão digital de documentos especiais de acervos públicos e a consciência informacional. Aspectos técnicos e 3 Sobre acessibilidade, cf. Torres, Mazzoni e Alves (2002); sobre preservação veja Conway (1997) e Arellano (2004). �3 teóricos no âmbito da Ciência da Informação 4 , constitui-se por dois módulos, com execução prevista para o período 2005-2007. Sua perspectiva teórica, de cunho materialista histórico, assume a compreensão acerca do processo informacional pela ótica de uma teoria marxiana da consciência, com o objetivo de investigar as correlações entre informação, tecnologias digitais de acesso remoto e consciência. Este enfoque fundamenta-se no entendimento da informação como processo orientado ao desenvolvimento da consciência acerca das possibilidades de conhecimento e de ação num determinado contexto social. 5 A vertente prática, sócio-técnica-aplicada, tem por objetivo o reconhecimento de coleções/documentos especiais (especificamente, discos, fitas k7, fitas em rolo, fitas vhs, betacam, fotografias, álbuns fotográficos) dos acervos públicos soteropolitanos, e de seus usuários, bem como a formulação de abordagens adequadas à conversão digital desta documentação, detendo-se especificamente nos procedimentos orientados à preservação digital e ao acesso via internet. O plano de trabalho também foi desenvolvido tendo como característica uma vertente de iniciação teórica, cujos objetivos estavam no levantamento bibliográfico e na realização de leituras e fichamentos correlatos ao tema dos reflexos sociais e institucionais da adoção de tecnologias de conversão digital de acervos públicos, e uma vertente prática, que teve como objetivos identificar instituições da esfera FEDERAL de governo, localizadas na cidade do Salvador, depositárias de coleções/documentos especiais, e coletar, organizar, analisar e representar os dados relativos às referidas coleções e a seus consulentes. Com a execução do plano de trabalho vimos verificando, de forma cada vez mais patente, o desconhecimento que se tem acerca destas coleções em Salvador, de seu estado, de suas potencialidades, das ações que visam à sua conversão digital. A justificativa que mais fortemente legitimou nossa proposta foi a de conhecer e divulgar o estado da arte das coleções/documentos especiais de Salvador e de sua necessária conversão digital. 4 De autoria do Prof. Dr. Rubens R.G. Silva (ICI/UFBA). �4 2 O PLANO DE TRABALHO: ASPECTOS METODOLÓGICOS O plano de trabalho teve início em agosto de 2005 objetivando reunir elementos para uma posterior investigação, no âmbito geral do projeto de pesquisa principal, dos reflexos sociais e institucionais da adoção das tecnologias de conversão digital de acervos especiais da esfera públicas federais em Salvador. Começamos ralizando leituras de iniciação sobre a constituição de uma pesquisa científica, definindo abordagens Concomitantemente metodológicas, identificamos procedimentos instituições federais e técnicas. 6 depositárias de coleções/documentos especiais localizadas na cidade do Salvador. Foram adotadas as seguintes técnicas: a) documentação indireta para o levantamento de fontes de estudos referente aos possíveis reflexos sociais e institucionais resultantes de ações de digitalização de acervos públicos; b) documentação indireta para a identificação das instituições públicas federais em Salvador depositárias de documentação sonora, fotográfica e audiovisual; c) documentação direta, configurada na observação intensiva nessas instituições; d) documentação direta, na observação extensiva por intermédio de instrumentos de coleta de dados dirigidos aos responsáveis pela documentação e aos consulentes de cada tipologia documental nas diferentes instituições. Após realizarmos os devidos testes prévios, os instrumentos de coleta de dados foram ajustados para o formato “questionário” (que não exigem a presença do pesquisador no ato da coleta dos dados). Esta decisão foi acertada, sem dúvida, mas não para todas as instituições. Algumas delas solicitaram a presença da pesquisadora (da bolsista) para seu preenchimento, basicamente por motivos de insegurança e/ou de desconhecimento técnico do responsável pelo acervo. Para a construção dos instrumentos destinados à documentação sonora e à documentação áudio-visual contamos com o auxílio, via email, de técnico da 5 Ver Silva, 2002. Sobre abordagem dialética ver Konder (2004), sobre estatística ver Barbetta (2005); para ampliar a compreensão do tema que pesquisamos ver Almeida (2004); Amaral (2004); Castro (2005); Cunha (1999); Morigi (2004); Neto et alii (2004); Silva et alii (2005); Silva, F. (2005); Silva, R (2005); 6 �5 Coordenação de Documentos Áudio-Visuais e Cartográficos do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro. 7 Em Salvador, para o teste prévio dos questionários, contamos com instituições das três esferas públicas. Na esfera federal, tivemos o apoio da Divisão de Coleções Especiais da Biblioteca Central Reitor Macedo Costa, da UFBA; na esfera estadual, contamos com a importante colaboração da SubGerência de Recursos Áudio-Visuais da Biblioteca Pública do Estado da Bahia; na esfera municipal o apoio da Gerência de Arquivos e Bibliotecas do Arquivo Histórico Municipal de Salvador (AHMS) foi fundamental. A etapa dos testes prévios foi imprescindível para a validação, revisão e aperfeiçoamento dos instrumentos de coleta de dados, permitindo-nos incorporar inúmeras sugestões e decidir por relevantes aspectos relativos à sua aplicação prática. 3 RESULTADOS O plano de trabalho desenvolvido contribuiu positivamente com o desenvolvimento do projeto ao qual está vinculado, executando parte relevante da vertente prática prevista em seu primeiro módulo, através da atividade de identificação e reconhecimento das instituições públicas federais em Salvador, depositárias de documentação especial, bem como de seus consulentes. Organizamos as instituições em três categorias: as autarquias, as vinculadas à UFBA e as demais. Depois de identificadas 88 instituições federais, os questionários foram distribuídos a 44 instituições com as características específicas para o levantamento dos dados para a pesquisa, ou seja, com documentos especiais em seu acervo. 8 7 Registramos nosso agradecimento especial ao técnico Fernando Jose Fonseca Rocha. Efetivamente trabalhamos com 37 instituições, já que uma delas permaneceu por longo período em greve e outras seis não preencheram o questionário. Ao final da execução do projeto principal todo o material resultante do desenvolvimento dos planos de trabalho será amplamente divulgado. Até lá, artigos contendo maior detalhamento da pesquisa e dos planos de trabalho, serão publicados em periódicos. 8 �6 Durante a Mesa Redonda Nacional de Arquivos, realizada em julho de 1999, identificou-se a necessidade de uma decisão sistematizada sobre o uso e os usuários dos arquivos, “...seja qual for o conceito de informação adotado, reconhece-se que os processos de transferência e uso da informação em seus diversos matizes constituem um dos cernes da contemporaneidade. Considera-se ainda que tais processos envolvem diversos sujeitos informativos, em especial o profissional e o usuário da informação, sendo a satisfação das necessidades deste último uma variável fundamental na avaliação de qualquer serviço de informação.” (JARDIM, 1999, p.1, apud JARDIM e FONSECA, 2004) Nossa pesquisa não poderia deixar de contemplar o contexto dos usuários, identificando suas demandas e suas reais necessidades, considerando variados aspectos, como suas atividades profissionais, disponibilidade de infra-estrutura tecnológica, níveis de escolaridade, procurando saber como utilizam o acervo, dentre outros fatores. E aqui precisamos registrar: além da falta de tratamento de conservação e preservação da documentação é constrangedor o desconhecimento de alguns responsáveis com relação à tipologia do acervo existente na própria instituição. As restrições e mesmo impossibilidades de acesso de consulentes a essa documentação provocam o conseqüente impedimento para se efetuar pesquisas de utilização dessa documentação: isso limita o reconhecimento dos perfis dos cidadãos que as utilizam. Desta forma, o levantamento de dados relativos a consulentes vê-se limitado em sua abrangência, com dados relativos a apenas 50 consulentes, em 13 instituições de um universo de 44 instituições e/ou órgãos/unidades específicas das instituições depositáiras da documentação objeto da pesquisa. Isso não nos impede de deixarmos os instrumentos de coleta destes dados nas instituições, pelo tempo que considerarmos necessário, monitorando-os por um tempo maior, até que de fato possamos ter dados significativos para nossas análises, que poderão ser efetuadas até que o projeto principal de pesquisa seja integralmente concluído, em meados de 2007. A organização dos dados coletados foi elaborada em planilhas eletrônicas, que facilmente nos permitiram criar representações visuais para divulgar com clareza �7 nossas análises e conclusões. 9 As planilhas, num total de seis unidades, não têm “prazo de validade”, podendo ser utilizadas e/ou continuamente aperfeiçoadas, se quisermos ampliar a pesquisa para outros municípios da Bahia ou mesmo para todo o território nacional. Vale destacar a importância do projeto principal de pesquisa para o conhecimento e/ou re-conhecimento de coleções/documentos especiais depositados em instituições públicas de Salvador, visto que o mesmo possui uma ampla abrangência de investigação, cobrindo não somente a esfera federal (que foi desenvolvida com este plano de trabalho), mas também as esferas estadual e municipal, as quais vêm sendo pesquisadas por outros graduandos do Grupo CRIDI, voluntários nesta pesquisa. A constatação da ineficácia, da indisponibilidade, ou mesmo inexistência, de instrumentos de busca específicos para a identificação de instituições públicas federais em Salvador exigiu maior investimento de tempo e aprofundamento nas ações práticas inicialmente previstas para o levantamento destes dados de identificação, nos conduzindo à recorrência das mais variadas fontes de consulta para o preenchimento das lacunas, reveladas apenas durante a pesquisa. Percebe-se também o pouco conhecimento que os responsáveis de algumas instituições têm acerca dos acervos sobre sua guarda institucional, seja no aspecto técnico da tipologia dos documentos, de sua identificação, de sua conservação, de sua preservação, seja no aspecto de suas potencialidades como recursos de ampliação do conhecimento individual e da memória soteropolitana e nacional. As tecnologias de informação e comunicação vêm promovendo mudanças significativas no cotidiano, nos hábitos e costumes da sociedade contemporânea. Neste cenário, onde há uma produção acelerada de informações e de canais para sua disseminação, o que se observa em Salvador é a carência de ações 9 Para a elaboração das planilhas eletrônicas contamos com a inestimável colaboração de Aurora Leonor Freixo, mestranda do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (POSICI/ICI/UFBA), membro �8 orientadas à preservação de documentos especiais originais e à conversão digital desta documentação para acesso remoto. A realização da pesquisa e a execução deste plano de trabalho, e dos que se seguirem, permitirão a reunião de dados inéditos e esclarecedores sobre as coleções especiais (sonora, áudio-visual e de imagem em movimento) depositadas nas instituições públicas da cidade do Salvador, bem como das demandas e necessidades de seus usuários. O conhecimento acerca dos reflexos institucionais e sociais advém da efetiva conclusão da análise dos dados coletados durante a execução da pesquisa principal, com conclusão prevista para meados de 2007. Deste plano de trabalho, além do que já indicamos anteriormente, é preciso destacar que apenas uma instituição investigada desenvolveu projeto de digitalização na própria instituição e que é grande o desconhecimento dos responsáveis com relação à tipologia do acervo existente na própria instituição, ficando clara a necessidade de treinamentos, cursos, além de um tratamento especial, prévio à digitalização, para essas coleções, particularmente caracterizadas por grande valor sócio-histórico cultural. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS Conforme reconhece Wilson (1995) quando transcreve um trecho do relatório, de 1986, do Comitê sobre Objetivos e Prioridades da Sociedade de Arquivistas Americanos: “Arquivistas tendem a pensar no seu trabalho na ordem em que ele é feito. Inevitavelmente, o uso por último. Desde que o uso dos documentos é objetivo de todas as outras atividades arquivísticas, os arquivistas precisam reexaminar suas prioridades.” (WILSON, 1995, p.71, apud JARDIM e FONSECA, 2004) Para Silva (2002), novas possibilidades conduzirão os usuários à descoberta de novas relações existentes entre os diferentes documentos, permitindo a participação do usuário comum em atividades que anteriormente eram domínio exclusivo de curadores e outros profissionais especializados. Para o autor há dois do Grupo de Estudos sobre Cultura, Representação e Informação Digitais (CRIDI). �9 caminhos possíveis nesse contexto de mudanças tecnológicas: a aquisição de uma tecnologia visando à solução de um problema específico ou sua adoção como uma opção de preservação (neste caso, faz-se necessário um prolongado compromisso institucional). O esforço exigido para a organização dos grandes estoques de conteúdos informacionais do futuro é enorme. Somente assim tornar-se-ão viáveis usos mais adequados. Aspectos ideológicos do processo informacional podem exacerbar-se, determinando rumos e âmbitos institucionais. Silva (op.cit.) argumenta que a dicotomia existente em princípios tão arraigados na ideologia profissional vigente dos chamados ‘especialistas da informação’, tais como geral/ particular, centralizado/ descentralizado, coordenado/ autônomo, normalizado/ não normalizado, livre acesso/ acesso controlado, será questionada em função de uma mudança de paradigma que exige diferentes abordagens teóricometodológicas e novas práticas e tecnologias de ciclo de vida e reformatação de documentos. “Há, ainda, a necessidade de uma permanente atenção às questões relacionadas a recursos e fundos para a realização de ajustes institucionais, já que as bibliotecas e arquivos terão de suportar, nesse período de transição, e ainda por um longo tempo, dois sistemas diferentes, o tradicional e o digital, cujos requisitos conflitantes, despesas e modificações necessárias poderão de fato ser difíceis de conduzir. A participação da equipe envolvida nos projetos será fundamental para o sucesso do empreendimento. Para isso serão necessários investimentos que possibilitem a aquisição de um elevado nível de competência técnica e de experiência que permitam o desenvolvimento de projetos e a execução das novas iniciativas a serem incorporadas. O treinamento e o crescimento profissional, por si só, já atuam favoravelmente junto aos técnicos como um verdadeiro incentivo à participação e, seguramente, constituem parte dos custos da institucionalização da preservação digital, que deverá prever o estabelecimento de novas responsabilidades para os membros da equipe. Serão necessários novos modelos institucionais de espaços informacionais, atentando para o fato de que no contexto do universo digital um espaço informacional digital público é também um dispositivo institucional, no sentido de que refletem relações de sociabilidade, comunicação e saber. A especificidade documental de coleções especiais exige um modelo de espaço informacional digital que não apenas atenda ao experiente consulente deste segmento documental, mas que seja rico em estímulos cognitivos direcionados àqueles que procuram conhecer através de itens especiais do acervo público – aos jovens, sobretudo – e, ainda, que reúna elementos de apoio para o desencadeamento de eventuais processos de cooperação interinstitucional.” (SILVA, 2002, p.194-195) Vale ressaltar que a experiência vivenciada ao longo da pesquisa contribuiu para o desenvolvimento de novas competências e habilidades da bolsista, relacionadas tanto ao saber científico, especificamente no campo da Arquivologia, quanto ao �10 seu desenvolvimento pessoal, ao rever algumas posturas que a permitiram compreender melhor todas as etapas caracterizadoras de uma pesquisa e a importância da experiência da iniciação científica. Considerando que o curso de Arquivologia tem como objetivo formar profissionais aptos a atuar no planejamento, organização e direção da área de documentação, assim como na orientação da avaliação e seleção de documentos para fins da preservação, os resultados deste plano de trabalho poderão trazer contribuições em dois sentidos: a) no sentido de permitir um melhor conhecimento do acervo público de documentação de som, foto e imagem em movimento, e b) no sentido do estímulo a discussões em torno da importância dos conteúdos informacionais disponíveis nas coleções especiais mantidas pelas instituições públicas e de sua necessária conversão digital, a partir de procedimentos orientados à preservação dos originais e de suas versões digitais. Sem dúvida trata-se de um debate técnicocientífico que amplia significativamente as possibilidades de uso da coleção, de grande relevância para a memória baiana e nacional e para a identidade soteropolitana. Neste sentido, com o intuito de dar continuidade à pesquisa, concorremos com novo plano de trabalho ao PIBIC/UFBA, aprovado com uma bolsa CNPq para o período 2006-2007, com proposta de elaboração de um sítio eletrônico que venha a disponibilizar os dados de identificação e sobre os acervos e consulentes objetos da pesquisa na esfera federal, mas também os que ainda estão sendo coletados nas esferas estadual e municipal de governo em Salvador. Registramos que uma segunda bolsa foi aprovada para outro plano de trabalho no âmbito do projeto principal (PIBIC/UFBA/FAPESB). REFERÊNCIAS ALMEIDA, Ricardo Santos de; NOGUEIRA, Durval Lordelo. Era da informação e a exclusão digital. IV CINFORM- Encontro Nacional de Ciência da Informação, Salvador, p.185-192, 2004. AMARAL, Cléia M. G. Diretrizes para a digitalização no arquivo público da cidade de Belo Horizonte. V CINFORM- Encontro Nacional de Ciência da Informação .Salvador, p. 97-105, 2004. �11 ARELLANO, Angel Miguel. 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International Council on Archives. Paris, 1, 1995. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Coleções especiais em Salvador: que reflexos sociais e institucionais da digitalição de acervos públicos. Creator An entity primarily responsible for making the resource Tosta, Lívia Ferreira; Silva, Rubens Ribeiro Gonçalves da Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Refere-se a plano de trabalho (com apoio de bolsa PIBIC/UFBA/FAPESB) que integra projeto mais amplo, desenvolvido no ICI/UFBA (que investiga reflexos sociais/institucionais da adoção de tecnologias de conversão digital de acervos especiais da esfera pública federal em Salvador, BA). Neste sentido, no plano de trabalho identificamos instituições federais depositárias de documentação sonora, fotográfica e audiovisual. Metodologicamente, adotamos técnicas de documentação indireta e de documentação direta. Destacamos alguns resultados alcançados: bibliografia sobre questões sócio-institucionais associadas à digitalização de coleções/documentos especiais; listagem com 82 instituições públicas federais em Salvador, das quais 44 possuem coleções/documentos especiais; dados de 50 consulentes destas coleções; um artigo, duas apresentações orais e de dois pôsters, todos já aprovados para publicação e/ou apresentação em anais/eventos científicos da área. Outros aspectos importantes: constatada a precariedade de instrumentos de busca eficientes para a identificação de instituições públicas federais soteropolitanas; desconhecimento dos responsáveis com relação à tipologia do acervo existente na própria instituição; apenas uma instituição depositária de coleções especiais desenvolveu projeto de digitalização na própria instituição; a necessidade de um tratamento especial, prévio à digitalização, para essas coleções, particularmente caracterizadas por grande valor sócio-histórico cultural; em apenas 13 instituições houve consultas de usuários no período da coleta dos dados. Language A language of the resource pt