http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/4979/SNBU2006_079.pdf 727a68b5f3fa13fdccfc459a88101600 PDF Text Text BANCO DE DADOS – TOMBO – PATRIMONIAÇÃO DE PERIÓDICOS : IMPLANTAÇÃO NA DBDCQ/USP Fátima Aparecida Colombo Paletta * fatima@bcq.usp.br Débora Ferrazoli Penilha * debora@bcq.usp.br _______________________________ *UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO - USP DIVISÃO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO DO CONJUNTO DAS QUÍMICAS - DBDCQ Av. Prof. Lineu Prestes, 950 - Cidade Universitária 05508-000 - São Paulo - SP - Brasil Fone: (0xx11) 3091-3859 - Fax: (0xx11) 3812-8194 http://www.bcq.usp.br �2 RESUMO O presente trabalho descreve a implantação de um Banco de Dados para o controle e registro de volumes tombados/registrados de periódicos da Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas (DBDCQ) da Universidade de São Paulo (USP). Foi desenvolvido um Banco de Dados em Access denominado Sistema TOMBO. Objetivando facilitar o controle de dados sobre os periódicos e sua procedência, possibilitando gerar etiquetas, código de barras, bem como agilidade para consultas, emissão de estatísticas, relatórios solicitados para conferências e inventário. Como resultado o serviço de patrimoniação de periódicos tornou-se mais confiável, otimizando recursos humanos e melhorando o desenvolvimento da rotina operacional. Palavras-chave: Patrimoniação de periódicos; Banco de Dados Access; Registro automatizado de dados. Tema Central: Acesso Livre à Informação Científica e Bibliotecas Universitárias. Eixo-temático: As Bibliotecas Universitárias e a Produção do Conhecimento. Sub-temas: A preservação do conhecimento e os arquivos digitais. �3 1 INTRODUÇÃO Existem procedimentos específicos e obrigatórios para movimentação dos bens e os processos de aquisição e baixa são os instrumentos formais para a incorporação e desincorporação de um bem em relação ao patrimônio da universidade. Porém, o material bibliográfico é considerado como um bem patrimonial que, pela sua configuração física, não é passível de receber plaqueta de patrimônio, sendo então apenas catalogados e numerados. Em 1965, ocorreu a integração das unidades Faculdade de Ciências Farmacêuticas (FCF) e Instituto de Química (IQ), reunindo os dois acervos , formando assim a Biblioteca do Conjunto das Químicas. Nesta ocasião, o setor de periódicos possuía vários livros de TOMBO contendo o controle de cadastro do material bibliográfico, onde os dados eram registrados manualmente. O procedimento do registro de dados no livro de tombo, era lento e apresentava diversos obstáculos como incorreções, rasuras , letras ilegíveis, dificuldade em obter dados estatísticos e relatórios. Esses fatores eram motivos de constante preocupação para o setor de periódicos. Em 1999, pretendendo aprimorar a patrimoniação ou registro de volumes de periódicos, foi criado um Banco de Dados desenvolvido em Access denominado TOMBO99IQ TOMBO99FCF (patrimoniação (patrimoniação para para acervo o do acervo Instituto de Faculdade Química) de e Ciências Farmacêuticas). Conseqüentemente, foi facilitada a emissão de estatísticas, relatórios, consultas e facilidade de inserção e exclusão de dados além da digitação oferecer menos possibilidade de erro que o registro manuscrito. O sistema implantado no Banco de dados (TOMBO99IQ e TOMBO99FCF) foi desenvolvido sem custos para a biblioteca. O objetivo de agilizar o procedimento de patrimoniação do material bibliográfico de periódicos foi alcançado. �4 2 JUSTIFICATIVA A Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas considerada uma biblioteca de grande porte, possui atualmente 605 títulos de periódicos correntes, sendo 476 títulos adquiridos por compra, 17 permuta e 112 recebidos por doação. O acervo de periódicos existente é constituído de 49.536 volumes encadernados e tombados, sendo 19.633 pertencentes à Faculdade de Ciências Farmacêuticas e 29.903 ao Instituto de Química. Existe, ainda, cerca de 131.200 fascículos desencadernados (dado obtido por amostragem). No período de 1965 a 1998, os dados de registros dos volumes de periódicos foi realizado manualmente nos respectivos livros de tombo IQ e FCF. O processo de tombamento em livros de tombo, como já fora citado, era feito manualmente, com informações sobre cada registro bibliográfico adquirido e com numeração seqüencial para os acervos das unidades IQ e FCF. A morosidade desse procedimento oferecia diversas possibilidades de incorreções durante a execução, porém, não era permitido rasuras nos livros e nem lentidão na obtenção dos dados estatísticos para relatórios. O maior desafio enfrentado pelo setor de periódicos, para a realização da patrimoniação automatizada foi a digitação um a um dos 48.445 registros, bem como o armazenamento dos dados em um Banco de Dados em Access. Para realizar a patrimoniação automatizada de registro, criou-se o Banco de Dados desenvolvido em Access, TOMBO99IQ e TOMBO99FCF, que atendeu plenamente as necessidades no procedimento operacional, agilizando a emissão de estatísticas e relatórios, identificação de títulos e números de tombo das �5 unidades IQ e FCF, tornando o serviço mais confiável, otimizando recursos humanos e melhorando o desenvolvimento de rotina. 3 METODOLOGIA O desenvolvimento da rotina operacional de patrimoniação ou registro dos volumes de periódicos no período de 1965 a 1998 teve como objetivo registrar todos os dados. O registro era armazenado em livro Tombo , cuja numeração era em ordem crescente, conforme (FIGURA 1) contendo as seguintes informações: • Data (Data do registro) • Tombo (Número Seqüencial de Registro) • Título (Nome completo do periódico) • Ano (Período do periódico- volume) • Procedência (Publicador ou Agente) • Empenho (Invoice do pagamento) • Data (Período do Pagamento) • Preço ( Valor do periódico convertido para nossa moeda) • Observações (No caso de ocorrer qualquer modificação, retificação no tombamento, substituição ou subdivisão do volume). Durante os anos de 1999 e 2000, foram inseridos no Banco de Dados em Access TOMBO99IQ e TOMBO99FCF o total de 48.445 registros sendo 28.937 Instituto de Química e 19.508 Faculdade de Ciências Farmacêuticas. Os dados de cada registro foi incluído manualmente por 6 funcionários, totalizando 10 livros, sendo 6 do Instituto de Química e 4 da Faculdade de Ciências Farmacêuticas. Com a implementação do software Access, visando atender a funcionalidade do sistema com o objetivo de agilizar o procedimento operacional, houve acréscimos de cinco campos, conforme (FIGURA 2). • Unidade (IQ - Instituto de Química e FCF – Faculdade de Ciências Farmacêuticas) • Verba USP (Aquisição por verba RUSP) �6 • Verba Especial (Aquisição por verba especial como PADCT, FAPESP, FINEP, BNDE, BNDS, etc) • Doação (Adquiridos por Doação) • Permuta (Adquiridos por Permuta) O sistema automatizado do software Access atendeu a necessidade de gerar etiquetas de procedências, etiquetas código de barras, etiquetas de tombo, relatórios, além da facilidade de manutenção e confiabilidade das informações, gerando diversos dados para a emissão de estatísticas e relatórios ( FIGURA 3 e FIGURA 4). 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS O aperfeiçoamento desse serviço permite rapidez; menos obtenção de erro; emissão automatizada de relatórios detalhados sobre a patrimoniação dos volumes de periódicos, dando subsídios para estatísticas, busca de procedência, busca de título, número de tombo, ano, volume, assim como especificar a unidade a que pertence IQ ou FCF. Outro fator importante é o suporte de informações para o setor de periódicos e aquisição , fornecendo dados precisos para o relatório anual da DBDCQ. A utilização e obtenção de dados digitalizados garantem maior segurança na obtenção de dados, maior qualidade do serviço, além de essa ferramenta permitir maior facilidade de manuseio e confiabilidade. Uma importante etapa para a automação do livro TOMBO foi concluída com êxito, trazendo consigo os inúmeros benefícios do sistema automatizado: minimização do tempo para disponibilização do material bibliográfico aos usuários da biblioteca; atualização de dados de qualquer campo; agilização na emissão de �7 relatórios, estatísticas, prestação de contas de acordo com as exigências referentes ao patrimônio da Universidade. 5 ABSTRACTS The present study describes an implementation of a data base for the register, in other words, control of volumes of journals register at Library Division and Documentation of Chemistry Assembly (DBDCQ) of the University of São Paulo (USP). The data base was developed in Access. With focus on facilitating the data control of the journal and its origin, making it possible to generate labels, bar code, as well as agility for consultations, requested emission of statisticians, reports for conferences and inventory. As a result of this initiative the service of journal register became more trustworthy, optimizing human resources and improving the development of the operation routine. KEYWORDS: Journal Register; Data Base Access; Automatized Data Register. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FILL, D. M. E. Padronização da coleta de dados nas bibliotecas do SIBi/USP. In: SEMINÁRIO NACIONAL de BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 13, 2004, Natal. Anais...Natal : UFC , 2004. 1 CD ROM. FLEGR, B. et al. Sistema Digitombo – solução para controle patrimonial integrada ao sistema de automação de bibliotecas da Rede Sirius- Rede de Bibliotecas da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. In: SEMINÁRIO NACIONAL de BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12, 2002, Recife. Anais... Recife: UFC, 2002. 1 CD ROM. UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Conjunto das químicas. Divisão de Biblioteca e Documentação. Relatório de Atividades. São Paulo : DBDCQ/USP, 2005. �8 FIGURA 1 – Livro TOMBO com os respectivos campos, preenchido manualmente. �9 FIGURA 2- Planilha do Banco de Dados - TOMBO FCF em ACCESS com os campos. FIGURA 3 - Modelo de Relatórios que podem ser gerados. �10 FIGURA 4 - Relatório de Etiquetas de Procedência, etiquetas tombo e código de barras. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Banco de dados tombo patrimoniação de periódicos : implantação na DBDCQ/USP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Paletta, Fátima Aparecida Colombo; Penilha, Débora Ferrazoli Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource O presente trabalho descreve a implantação de um Banco de Dados para o controle e registro de volumes tombados/registrados de periódicos da Divisão de Biblioteca e Documentação do Conjunto das Químicas (DBDCQ) da Universidade de São Paulo (USP). Foi desenvolvido um Banco de Dados em Access denominado Sistema TOMBO. Objetivando facilitar o controle de dados sobre os periódicos e sua procedência, possibilitando gerar etiquetas, código de barras, bem como agilidade para consultas, emissão de estatísticas, relatórios solicitados para conferências e inventário. Como resultado o serviço de patrimoniação de periódicos tornou-se mais confiável, otimizando recursos humanos e melhorando o desenvolvimento da rotina operacional. Language A language of the resource pt