http://repositorio.febab.org.br/files/original/46/4975/SNBU2004_127.pdf f4919af5e3987ee0185018944da786a5 PDF Text Text INTERBIB – ESTUDO DE CASO SOBRE COMUNIDADE DE USUÁRIOS DE SOFTWARE PADRÃO PARA INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES E EMPRÉSTIMO ENTRE BIBLIOTECAS AUTOMATIZADO Camila Dias Denículi Daniela Barreto Leila Rabelo RESUMO A automação de bibliotecas tem sido difundida em todos os estados brasileiros. O acervo total dessas bibliotecas constitui num volume imenso e diversificado de informações. No entanto, as bibliotecas, embora automatizadas, operam de forma isolada, o que não permite a integração de todo esse universo informacional. A especialização das bibliotecas restringe os assuntos contemplados pelo acervo. A comunicação entre bibliotecas especializadas, com acervos distintos, pode auxiliar a democratização da informação nas bibliotecas, diversificando o acervo de uma biblioteca sem ampliação do acervo físico, disponibilizando ao usuário final uma maior diversidade de informações a partir de sua biblioteca de origem. Bibliotecas em todo o mundo, já usufruem das vantagens que as redes de bibliotecas podem trazer para o trabalho cooperativo entre bibliotecários e prestação de serviço para os usuários finais. No Brasil ainda são poucas as iniciativas neste sentido. A proposta deste trabalho é apresentar um projeto, denominado Interbib, para intercâmbio de informações e serviços em uma rede de bibliotecas usuárias de um software comum. Isso é possibilitado através da padronização de procedimentos e uso da Internet como meio de comunicação entre os sistemas. O software utilizado é o SophiA. Este projeto integra, inicialmente, algumas bibliotecas da cidade de São Paulo e Vale do Paraiba “unificando” os acervos em uma interface de pesquisa, disponivel para o bibliotecário e usuário final, permitindo além do compartilhamento de registros bibliográficos, empréstimo automatizado inter-institucional. 1 INTRODUÇÃO O Sophia biblioteca é um software para gestão de bibliotecas, criado e desenvolvido pela Prima Informática desde mil novecentos e noventa e sete. No ano de dois mil e quatro o Sophia biblioteca tornou-se um dos sistemas comerciais mais vendidos no Brasil, totalizando mais de trezentas instituições usuárias.1 1 Fonte: CÔRTE, Adelaide Ramos et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2 ed. São Paulo : Polis, 2002. P. 149-153 �A idéia do Interbib é integrar as bibliotecas. O nome do projeto deriva da palavra integração associada a bibliotecas. Mais do que uma ferramenta o Interbib é um conceito que motiva as bibliotecas a intercambiarem informações e prestarem serviços umas a outras. 2 MOTIVAÇÃO O SophiA é um sistema amplamente utilizado por bibliotecas em praticamente todos os estados nacionais. O acervo total destas bibliotecas ultrapassa os três milhões de exemplares2, com dezenas de milhares de usuários. No entanto, os sistemas operam de forma isolada, apenas desfrutando dos serviços de importação de registros de fontes externas, tais como a Rede Bibliodata e catálogos internacionais por intermédio do protocolo Z39.503. Ainda, existe uma demanda de troca de informações e serviços entre bibliotecas que é reprimida pela falta de padrões de serviços no mercado e pela inexistência de sistemas que controlem este serviço de forma automatizada. Como exemplo desta demanda,citamos o empréstimo de materiais entre bibliotecas, o intercâmbio de registros bibliográficos, análise de disponibilidade de exemplares, dentre outros. A intenção do INTERBIB é trazer para os usuários do sistema SophiA alguns dos principais serviços que uma rede de relacionamentos entre bibliotecas pode oferecer, notadamente o empréstimo entre bibliotecas e intercâmbio de registros bibliográficos. Grande tempo do trabalho dos bibliotecários é dedicado à catalogação do acervo. Este trabalho é repetido em cada biblioteca para um mesmo item bibliográfico. Através do intercâmbio de registros bibliográficos pode-se atingir padronização na catalogação e otimização do trabalho. É simples: se 10 bibliotecários, de 10 instituições distintas, dedicam 20 minutos para catalogar certo item , temos uma hora e quarenta minutos despendidos neste trabalho e 10 2 Dados fornecidos pelos clientes SophiA, contabilizados a partir do número de clientes e tamanho dos acervos. 3 Protocolo de comunicação via internet que possibilita busca de intercâmbio de informações entre sistemas de informação distintos. �catalogações distintas. Com o compartilhamento deste registro teríamos apenas 20 minutos despendidos com este trabalho e uma única catalogação, o que traz padronização que reflete diminuição do trabalho e recuperação da informação eficiente. Caso a utilização do padrão não seja de interesse de alguma instituição : O Interbib deixa livre a edição da catalogação antes de importá-la para a base, o que não engessa a instituição que pode complementar, aprimorar e corrigir a catalogação feita por um outro colega antes de optar por utilizar o registro em sua instituição. Mesmo com a edição do registro, o tempo de trabalho desta catalogação é reduzido, pois grande parte do trabalho já foi feita. A proposta do Interbib então não é a de definir regras de catalogação, tão pouco administrar e atestar qualidade dos registros disponíveis na rede. O objetivo é interligar as bibliotecas e aprimorar a comunicação e permitir o intercâmbio dos registros existentes. Não haverá registros bibliográficos únicos para cada item bibliográfico, o que permite que cada instituição faça a opção pela catalogação que mais se assimila com a utilizada pela biblioteca. Além da liberdade da escolha do registro bibliográfico, cada biblioteca pode editar o registro, complementando-o ou corrigindo-o de acordo com seus interesses antes de importá-lo para sua base. E assim continua a contribuição daquela biblioteca para o Interbib. No ato de alterar o registro o bibliotecário gera mais uma opção de catalogação para os demais colegas. A especialização das bibliotecas restringe os assuntos contemplados pelo acervo. Bibliotecas universitárias se limitam à aquisição de obras e periódicos que abordam assuntos de interesse dos cursos ministrados pela instituição. Todo este procedimento faz parte da análise do acervo e escolha de itens para aquisição. A comunicação entre bibliotecas especializadas, com acervos distintos, pode auxiliar a democratização da informação nas bibliotecas, diversificando o acervo de uma biblioteca sem a necessidade de ampliar o acervo físico. Pois o interesse do usuário não se limita ao curso que ele faz, mas o acervo da biblioteca deve se restringir à sua especialidade e público alvo. �Através de uma consulta integrada, o usuário pesquisa os temas de interesse, sejam eles contemplados ou não por sua biblioteca de origem. O assunto pode não ser encontrado na biblioteca de origem do usuário, mas pode ser encontrado em alguma das bibliotecas do Interbib. Através da parceria entre as bibliotecas, é possível para o usuário solicitar a obra para empréstimo ou mesmo uma cópia de parte do item. A Avaliação do acervo e disponibilização de itens para descarte é rotina nos centros de informação. A partir da avaliação do acervo, o bibliotecário visualiza quais itens não são mais interessantes para o acervo local, disponibilizando-o para descarte. Estas obras continuam sendo interessantes e pertinentes a algum outro tipo de acervo, talvez não mais o acervo local, mas o acervo de alguma outra biblioteca. Encontrar a biblioteca, que se interessa pelo acervo a ser descartado, torna o processo de descarte moroso. Muitas vezes, a fim de agilizar esse processo, as obras a serem doadas são enviadas para bibliotecas públicas sem nenhum critério, quando poderiam ser enviadas para instituições onde seriam mais úteis. Através do Interbib, pretende-se divulgar as obras disponíveis para doação em cada instituição. De forma automatizada, as bibliotecas participantes podem divulgar o acervo disponível para descarte e consultar o acervo de outras instituições. A solicitação dos itens e aquisição entre as bibliotecas pode ser feita de forma on-line e ágil. Esta prática simples revoluciona o processo de descarte e aquisição, sem prejuízos para nenhuma das instituições envolvidas e reaproveitamento de informações e obras. O Interbib propõe apresentar um modelo para intercâmbio de informações e serviços na comunidade de usuários do software SophiA, através de uma padronização de procedimentos e do uso da Internet como meio de transporte e comunicação entre os sistemas SophiA. A Internet é hoje o padrão de fato de meio de transporte de informações entre sistemas automatizados e está presente em praticamente todos os clientes atuais do SophiA Biblioteca . O trabalho apresenta as extensões efetuadas no sistema SophiA com uso da Internet e os benefícios que os usuários terão com uso desta integração. �3 ANÁLISE DO QUADRO ATUAL 3.1 FATORES POSITIVOS - A maioria das bibliotecas usuárias do software SophiA possuem acesso aos meios eletrônicos como Internet e E-Mail; - Já existe integração entre algumas bibliotecas - Todas as bibliotecas possuem software gerenciador idêntico com módulos integrados para os Sistemas de Bibliotecas; - Há interesse por parte dos bibliotecários na construção de um trabalho cooperativo; - Intercâmbio de informações é padronizado - Não há imposição de regras - Configuração flexível de relacionamentos entre as bibliotecas - Visibilidade de informações básicas, em tela ou outro meio de consulta, sobre a disponibilidade de empréstimo e/ou restrições; - Existência de penalidades com configuração flexível - Muitas Bibliotecas em uma mesma cidade (ex. São Paulo) - Estabelecimento de acordos formais entre as instituições com respeito a danos e perdas de materiais bibliográficos 3.2 FATORES NEGATIVOS - Morosidade do Empréstimo entre bibliotecas (EEB) - Morosidade no fluxo do malote entre as instituições - Prazo de devolução do EEB excedendo muito o estipulado pelas bibliotecas o que prejudica o usuário local - Existência de bibliotecas usuárias SophiA que não realizam o EEB. 4 PROJETO O Interbib segue padrões estabelecidos na Internet para intercâmbio das informações entre os bibliotecários. São utilizados os protocolos HTTP e/ou TCP/IP para troca de informações nos formatos binários ou XML. �Cada Biblioteca terá seu código e sua sigla na rede. Dependendo da opção de empréstimo adotada pelas bibliotecas, esse código pode passar a ser impresso na carteirinha de seus usuários para que eles mesmos possam retirar livros em outras bibliotecas. Dentre as funcionalidades, o Interbib permitirá aos usuários: - Pesquisa no acervo (registros bibliográficos, coleções de periódicos e quantidade e disponibilidade de exemplares) pelo bibliotecário e por usuários externos de outras bibliotecas. - Possibilidade de compartilhar ou não parte do acervo na rede. (definição de acervo sigiloso) - Permuta temporária ou definitiva de coleções de obras - Permuta de assinatura de periódicos. - Importação de registros bibliográficos e coleções de periódicos. - Reservas e empréstimos entre bibliotecas com autorização do bibliotecário. - Comunicação de mensagens entre bibliotecários. - Configuração de permissão de serviços. - Indexação dos artigos de periódicos. - Compartilhamento de vocabulário controlado de autoridades. - Solicitação de fotocópias de parte dos itens (observando-se as leis de direitos autorais) - Consórcios para aquisições de equipamentos e assinaturas de serviços . - Promoção de eventos de integração entre os bibliotecários. - Acesso a teses e dissertações em texto completo das instituições das bibliotecas parceiras, através do recurso de mídias do SophiA. - Divulgação de materiais para permuta ou doação na rede. 5 VANTAGENS AO BIBLIOTECÁRIO USUÁRIO DO SERVIÇO INTERBIB Identificam-se como vantagens, para os bibliotecários que fazem a desão ao Interbib, os seguintes pontos: - Acesso on-line à informação - Integração e agilização dos serviços de empréstimo interbibliotecas �- Ampliação do acervo físico, sem a necessidade de novas aquisições - Intercâmbio de registros bibliográficos - Intercâmbio de registros com dados de informação da indexação de periódicos. - Escolha dos registros bibliográficos dentre diversas bibliotecas - Valorização da instituição como provedor do serviço ao usuário final, pois através do terminal de consulta da biblioteca ele terá acesso ao acervo de diversas outras instituições - Trabalho cooperativo entre os bibliotecários - Intercâmbio de experiências dos profissionais - Parcerias para compras a preços melhores – criação de consórcios - Fortalecimento do relacionamento entre os profissionais – criação de redes - Padronização da interface de pesquisa entre diversos acervos - Disponibilizar materiais para doação ou permuta - Adquirir materiais através de doação e permuta na rede. 6 FUNÇÕES DO INTERBIB NAS BIBLIOTECAS 6.1 PESQUISA (FIGURA ILUSTRATIVA - VER ANEXO I) O Bibliotecário poderá realizar uma busca em bibliotecas externas através de uma tela de pesquisa acionada de dentro do Software SophiA a partir de dois módulos: - Módulo Gerente: Pesquisa para o bibliotecário - Terminal de consulta rede: Pesquisa para o usuário Final. A pesquisa será disponibilizada no mesmo terminal em que o usuário pesquisa o acervo local. Na apresentação dos resultados o usuário poderá visualizar em qual biblioteca existe o título desejado, bem como os exemplares disponíveis. 6.2 IMPORTAÇÃO/ INTERCÂMBIO DE REGISTROS Os registros poderão ser importados por um protocolo interno (mesmo quando a biblioteca não trabalhar com MARC). A importação será on-line, diretamente do módulo de pesquisa. �6.3 RESERVA E EMPRÉSTIMO As bibliotecas poderão definir ou não entre si convênios de empréstimo. Um usuário local poderá realizar empréstimos de outras bibliotecas a partir da busca no terminal de consultas local de sua biblioteca de origem, conforme transação abaixo: 6.3.1 Transação para empréstimo: - Usuário: no terminal de consultas, elabora pesquisa, indica bibliotecas externas, seleciona título e solicita empréstimo com senha. - Sistema: verifica se há exemplares disponíveis, se bibliotecas têm convênio de empréstimo e se usuário não tem restrições locais. Caso tenha alguma restrição, informa usuário. Caso não tenha restrição, registra solicitação de empréstimo para o bibliotecário local. - Usuário: seleciona forma de recebimento do material. - Sistema: registra para o bibliotecário local e remoto a forma de retirada do material. Finaliza a transação apresentando ao usuário o número do protocolo. - Bibliotecário remoto: possui lista de solicitações pendentes e ativas. Os empréstimos são pré-liberados e obedecem a limites de quantidades de itens para empréstimo, conforme acordo entre as instituições. - Bibliotecário local: recebe notificação de empréstimo . O bibliotecário local possui lista de empréstimos ativos de outras bibliotecas. - Usuário e bibliotecários: recebem notificação por e-mail da efetivação do empréstimo, com prazo de devolução. �No sistema local, os bibliotecários podem visualizar: 6.3.2 Listas de Controle de circulação entre bibliotecas 6.3.2.1 Lista de Empréstimos concedidos: - Contém a lista de todos os exemplares emprestados para usuários de bibliotecas externas. Apresenta. - Biblioteca solicitante, nome do usuário externo, endereço do usuário externo, título solicitado, número do protocolo, situação do protocolo (pendente, liberado, negado, emprestado, devolvido), tombo emprestado, prazo de devolução e data de devolução. - Armazena histórico. 6.3.2.2 Empréstimos solicitados: - contém a lista de todos os exemplares emprestados de outras bibliotecas externas para usuários locais. Apresenta: - Biblioteca fornecedora, código e nome usuário local, título solicitado, número do protocolo, situação do protocolo (pendente, liberado, negado, emprestado, devolvido), prazo de devolução e data de devolução. - sistema cria cadastro temporário do aluno no sistema da biblioteca fornecedora. Há armazenamento de histórico de circulação entre bibliotecas. 6.3.3 Penalidades O atraso na devolução de itens implica em penalidade para toda instituição e não somente para os usuários que atrasaram a devolução. A Responsabilidade do empréstimo é das instituições. �6.4 DISPONIBILIZAR ITENS PARA DOAÇÃO (FIGURA ILUSTRATIVA – VER ANEXO II) O sistema exibirá uma lista de intens disponíveis para doação das instituições integrantes da rede. Instituições participantes da rede podem solicitar o material que esta disponível. Os bibliotecários podem aprovar ou não as solicitações. No caso de solicitação não aprovada, ele pode informar o motivo. No caso da solicitação aprovada, os bibliotecários devem entrar em acordo para entrega dos materiais. É possível que as instituições solicitem apenas parte dos exemplares divulgados. No caso de acordo fechado entre as instituições, sobre a doação o sistema já faz baixa automática do exemplar doado, no sistema Sophia da biblioteca que está cedendo o material e já o incorpora ao sistema Sophia da biblioteca que está recebendo. 7 CONCLUSÃO A idéia do Interbib não se limita a um projeto de sistema. Trata-se principalmente em um projeto de parceria e comunicação entre instituições que tem por obejtivo comum disponibilizar e democratizar informação. O sistema adotado para integrar as bibliotecas e permitir que elas realizem entre si uma série de trabalhos em cooperação, agiliza e permite que todos os processos de comunicação sejam automatizados e registrados, visando agilizar a troca de informações entre as bibliotecas. Porém mais do que um sistema, o Interbib é um ideal de aprimoramento de comunicação entre as bibliotecas, parceria e reaproveitamento de recursos materiais, para uma melhor utilização. Através do bom uso desta integração as bibliotecas devem atingir as seguintes metas: �- Agilizar o EEB. - Agilizar processo de descarte. - Aprimorar a rede de relacionamentos entre bibliotecas. - Agilizar o processo de catalogação. - Reaproveitar recursos materiais. - Ampliar serviços aos usuários. - Ampliar acervo físico, valendo-se do acervo das bibliotecas parceiras. O sucesso deste projeto depende substancialmente do empenho dos bibliotecários em interagir e utilizar os serviços disponíveis. A previsão de início de implantação nas bibliotecas clientes Sophia é Agosto do ano de dois mil e quatro. Inicialmente serão dez instituições participantes que darão o primeiro passo para que esta integração aconteça. REFERÊNCIA CÔRTE, Adelaide Ramos et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2 ed. São Paulo : Polis, 2002. P. 149-153 ROSETTO, Márcia. Uso do Protocolo Z39.50 para recupera de informa em redes eletrônicas. Ci. Inf., Maio/Ago. 1997, vol.26, no.2 �Lista de Anexos I. Figura ilustrativa da pesquisa entre bibliotecas atrvés do Interbib �II. Figura ilustrativa do serviço de doação e permuta entre as bibliotecas � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource INTERBIB – Estudo de caso sobre comunidade de usuários de software padrão para intercâmbio de informações e empréstimo entre bibliotecas automatizado. Creator An entity primarily responsible for making the resource Denículi,Camila Dias; Barreto, Daniela; Rabelo, Leila Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A automação de bibliotecas tem sido difundida em todos os estados brasileiros. O acervo total dessas bibliotecas constitui num volume imenso e diversificado de informações. No entanto, as bibliotecas, embora automatizadas, operam de forma isolada, o que não permite a integração de todo esse universo informacional. A especialização das bibliotecas restringe os assuntos contemplados pelo acervo. A comunicação entre bibliotecas especializadas, com acervos distintos, pode auxiliar a democratização da informação nas bibliotecas, diversificando o acervo de uma biblioteca sem ampliação do acervo físico, disponibilizando ao usuário final uma maior diversidade de informações a partir de sua biblioteca de origem. Bibliotecas em todo o mundo, já usufruem das vantagens que as redes de bibliotecas podem trazer para o trabalho cooperativo entre bibliotecários e prestação de serviço para os usuários finais. No Brasil ainda são poucas as iniciativas neste sentido. A proposta deste trabalho é apresentar um projeto, denominado Interbib, para intercâmbio de informações e serviços em uma rede de bibliotecas usuárias de um software comum. Isso é possibilitado através da padronização de procedimentos e uso da Internet como meio de comunicação entre os sistemas. O software utilizado é o SophiA. Este projeto integra, inicialmente, algumas bibliotecas da cidade de São Paulo e Vale do Paraiba “unificando” os acervos em uma interface de pesquisa, disponivel para o bibliotecário e usuário final, permitindo além do compartilhamento de registros bibliográficos, empréstimo automatizado inter-institucional. Language A language of the resource pt