http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/4919/SNBU2006_060.pdf f46e3bf325bc268ab00e1ab9ea70e927 PDF Text Text AQUISIÇÃO DE LIVROS NA BIBLIOTECA DO IFSC-USP ATRAVÉS DE PREGÃO PÚBLICO Natalina O. R. Ziemath; Luciana A. B. Martinez; Célia M.D. Martins Serviço de Biblioteca e Informação - Instituto de Física de São Carlos- USP Av. Trabalhador SãoCarlense, 400 (16) 3373-9779 13560-970 São Carlos – SP - Brasil nziemath@if.sc.usp.br labm@if.sc.usp.br cmartins@if.sc.usp.br Resumo: A Biblioteca do Instituto de Física de São Carlos da Universidade de São Paulo possui um dos melhores acervos de livros e materiais especiais na área de física do Brasil. Para tanto, sempre contou com verbas anuais destinadas pela própria Universidade para este fim e também com recursos advindos de agências de fomento como resultado da aprovação de projetos elaborados pela própria Biblioteca. As atividades de aquisição de livros e materiais especiais importados e nacionais que eram feitos pela Biblioteca juntamente com o setor de compras da Unidade através da Modalidade Convite de Preços, tiveram sua rotina alterada a partir de 2003 com a obrigatoriedade de procedimento licitatório na Modalidade Pregão Público. As vantagens desta nova rotina são significativas principalmente com relação à economia obtida que chega a 30%. Para os usuários o ganho também foi relevante, pois passaram a ter acesso mais rápido a informação com um número maior de obras. Este trabalho apresenta os procedimentos que foram implantados e que servem de referência para Bibliotecas interessadas no processo de aquisição através de Pregão. Palavras-chave: Aquisição de Livros; Pregão público. �1 INTRODUÇÃO O objetivo maior da Universidade é desenvolver o ensino, acompanhando as transformações na área do conhecimento e mantendo-se em constante diálogo com a sociedade, numa vasta integração entre o ensino, a pesquisa e a extensão. Sendo assim, a Biblioteca é parte integrante do processo educativo, detentora de um papel essencial nos processos de pesquisa e inovação do país, pois viabiliza o acesso ao conhecimento científico e tecnológico a seus usuários. Além disso, tem o papel de servir como repositório e disseminador do conhecimento de uma universidade, de uma especialidade ou de um centro de pesquisa. É o elo de ligação entre o conhecimento e o usuário final, mesmo perante os atuais acervos digitalizados na Internet, que contemplam parte do conhecimento especializado. Representa também o respaldo teórico às pesquisas científicas e à extensão universitária, constituindo-se num apoio a Universidade como um todo. Assim, a formação e atualização do acervo são constantes e se faz mediante a identificação de novas publicações, sugestões dos usuários e consultas periódicas a professores do Instituto de Física de São Carlos. A Biblioteca gerencia todas as rotinas do processo de aquisição, desde a sugestão até a disponibilização do material. Para a aquisição de material bibliográfico , atualmente a Biblioteca conta com a nova modalidade de licitação: o Pregão, que vem sendo utilizada em todas as esferas - federal, estadual e municipal: e que tem como principais vantagens a rapidez e a economia nas compras. �2 LEVANTAMENTO/OBTENÇÃO DE SUGESTÕES O Instituto de Física de São Carlos – IFSC possui projetos de pesquisa nas diversas áreas de física, sendo atuante, dinâmico e progressivo tanto no ensino de graduação e pós-graduação, como na geração de pesquisas de ponta com alto índice de publicações em periódicos de impacto internacional. O acervo da Biblioteca tem que estar completo e atualizado, uma vez que precisa atender as demandas bibliográficas de alunos, docentes e pesquisadores. Diante dessa necessidade, a Biblioteca busca recursos para acompanhar o crescimento da oferta do mercado editorial de interesse das áreas de física e correlatas, contando com recursos do SIBi – Sistema Integrado de Bibliotecas da USP, o qual libera verbas anuais para aquisição de material bibliográfico, obedecendo critérios estabelecidos. Os índices de distribuição são calculados a partir dos seguintes indicadores: nº de docentes por regime de trabalho; nº de alunos (graduação e pós-graduação); total de cursos de graduação e pós-graduação; produção intelectual gerada pela Unidade; títulos de pós-graduação (mestrado e doutorado); circulação do acervo; preço médio do livro. Além do apoio do SIBi, a Biblioteca elabora pedidos de auxílios junto às agências de fomento tais como FINEP, FAPESP, CNPq e outras. Para isso, conta com o apoio e colaboração dos docentes que fazem parte da Comissão de Biblioteca. As sugestões para novas aquisições chegam continuamente e são feitas por: - professores/pesquisadores, funcionários, alunos de graduação e de pósgraduação, através de caixa de sugestões, correio eletrônico e formulário online de solicitações; - conversas informais no balcão de empréstimo; - sugestões formais diretamente na Seção de Aquisição; - estatística de títulos com demanda em listas de espera; �- sugestões de funcionários do setor de referência; - levantamentos de novos lançamentos das áreas de interesse do IFSC, realizadas pela equipe da Seção de Aquisição em sites de Editoras e Sociedades Científicas. Todas as sugestões são cadastradas em uma base de dados e gerenciada continuamente, objetivando mantê-la sempre atualizada para que a Biblioteca possa sempre agir com rapidez e eficácia no uso dos recursos obtidos e/ou na obtenção de novas verbas. 3 AQUISIÇÃO DE LIVROS E MATERIAIS ESPECIAIS NA BIBLIOTECA DO IFSC A aquisição de material bibliográfico nacional e importado na Biblioteca do Instituto de Física de São Carlos sempre foi um processo dinâmico, devido ao alto nível do ensino e da pesquisa desenvolvidos no IFSC, que exigem rapidez na disponibilização das obras aos seus usuários. Anualmente são adquiridos aproximadamente 500 títulos/exemplares para dar suporte à pesquisa e aos cursos de graduação da Unidade: Física; Licenciatura em Ciências Exatas; Física Computacional e Ciências Físicas e Biomoleculares, bem como aos cursos de Pós-Graduação: Física Básica e Aplicada e Interunidades. Os recursos USP são direcionados à aquisição de obras para a graduação e os recursos FAPESP, CNPq e outros são específicos para a compra de material para a pesquisa e pós-graduação. Havendo a disponibilização de verbas, são emitidos relatórios e enviados aos chefes de grupo de pesquisa, Comissão de Graduação e de Pós Graduação para selecionarem e priorizarem o material a ser adquirido. Estabelecida a prioridade, a Comissão de Biblioteca faz o indicativo final do que deverá ser comprado. �A aquisição com recursos USP é efetuada pelo setor de compras do IFSC e compras com recursos FAPESP, CNPq e outros são efetuadas através de importação direta pelo setor de Importação da Unidade. Cabe à Biblioteca fornecer os arquivos com os materiais a serem adquiridos. 3.1 AQUISIÇÃO ATRAVÉS DA MODALIDADE CONVITE DE PREÇOS Até o ano de 2002, a rotina de aquisição de materiais bibliográficos com recursos USP era gerenciada através da modalidade convite de preços. A Biblioteca enviava àquele setor o arquivo com a relação dos materiais a serem adquiridos de acordo com a seleção já definida, necessidades dos usuários e verba disponível. Em posse dessa relação a seção de Compras montava um processo de licitação na modalidade “carta convite”, o qual várias empresas eram convidadas a comparecerem na sessão pública na data e horário definidos para entrega de propostas de preços em envelopes lacrados, além dos documentos para habilitação das empresas participantes. As obras eram adquiridas das firmas que oferecessem os menores preços de acordo com os valores de mercado, os quais a Biblioteca já havia previamente levantado em sites de editoras. As propostas eram classificadas em ordem crescente de preços dos fornecedores habilitados. O setor de Compras da Unidade executava e dava o devido suporte legal na elaboração de contratos de compra e prazos a serem cumpridos dentro da lei. A Biblioteca acompanhava o cumprimento do processo até sua finalização. �3.2 AQUISIÇÃO ATRAVÉS DA MODALIDADE PREGÃO As atividades de aquisição de livros e materiais especiais importados e nacionais que eram feitos pela Biblioteca juntamente com o setor de compras da Unidade através da modalidade Convite de Preços, tiveram sua rotina alterada a partir de 2003 com a obrigatoriedade de procedimento licitatório na modalidade Pregão. “Pregão é a modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns em que a disputa pelo fornecimento é feita em sessão pública, por meio de propostas e lances, para classificação e habilitação do licitante com a proposta de menor preço”. (FERNANDES, 2006) Nessa nova rotina de aquisição, a Biblioteca envia à seção de Compras da Unidade planilhas (Anexo I) com as informações das obras que deverão ser adquiridas com todos os dados necessários: autor, título, ISBN, editora, edição, ano de publicação, número de exemplares desejados e preço de capa acrescido em 10% para as obras nacionais e 30% para as internacionais. Estes acréscimos foram recomendados pela Consultoria Jurídica da Universidade e tem por objetivo cobrir os custos de embalagem, transporte e envio das obras e também, devido às dificuldades de se conseguir junto aos fornecedores as cotações de preços em tempo hábil. Neste tipo de modalidade os bens e serviços de interesse devem ser definidos de forma objetiva em edital e por meio de especificações de uso corrente no mercado. São aqueles que podem ser oferecidos por vários fornecedores e de fácil comparação entre os mesmos, permitindo a pronta decisão de compra com base no menor preço. Incluem-se nesta categoria aquisição de bens e serviços comuns �qualquer que seja o valor estimado assim como: mobiliário, combustíveis, material de escritório, manutenção de equipamentos, serviços como vigilância, limpeza e conservação e em nosso caso específico os livros. 3.3 LEGISLAÇÃO DO PREGÃO • A partir de 17/02/2002, a lei federal 10.520 estabelece o pregão como nova modalidade de licitação; • em 06/11/2002, o decreto estadual 47.297 prevê que deve ser adotado preferencialmente; • em 16/07/2003, o decreto estadual 47.945: estabelece que as licitações para o SRP – Sistema de Registro de Preços devem ser realizadas nas modalidades concorrência e pregão, adotando-se o tipo menor preço; • resolução CEGP-10 de 19/11/2002: aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada Pregão, destinada à aquisição de bens e à prestação de serviços comuns, pela administração direta e autárquica do Estado. • em 21/08/2003: comunicado do Governador determinando aos órgãos da administração direta e indireta que, em relação a bens e serviços comuns, a aquisição deve obrigatoriamente ser precedida de pregão, bem como o SRP deverá ser realizado por meio desta nova modalidade. • lei 8666/93: aplicação subsidiária na parte não regulada pela nova lei e desde que com ela compatível. �3.4 VANTAGENS DESTA NOVA MODALIDADE DE COMPRA • a economia obtida chega a 30% ou mais; • dá oportunidade à competição aberta, permitindo o ajuste das propostas com base no conhecimento mútuo das mesmas entre os participantes; • maior agilidade para a aquisição de bens e serviços, pois minimiza a burocracia dos procedimentos para a habilitação e a condução do processo de licitação; • o pregão é um evento público no qual a escolha da proposta vencedora obedece ao critério de menor preço e se dá após a apresentação de lances verbais pelos participantes, sendo assim um procedimento com bastante transparência. • as oportunidades de participação são ampliadas, uma vez que o edital é divulgado na imprensa e a participação é aberta a qualquer interessado; • os usuários passam a ter acesso mais rápido à informação com um número maior de obras. 3.5 REALIZAÇÃO DO PREGÃO A seção de Compras da Unidade é quem gerencia o Pregão, utilizando edital elaborado pela Consultoria Jurídica da USP. A equipe é constituída por um pregoeiro capacitado em curso específico e por membros de apoio, dentre eles, dois bibliotecários. As fases do Pregão são: �1 - Fase preparatória ou interna, que compreende os atos requeridos para a abertura do processo licitatório: - Autoridade competente - Instauração da licitação • justificativa, termo de referência e reserva orçamentária • edital • parecer jurídico • pregoeiro e equipe de apoio 2 - Fase externa - Convocação - Competição • credenciamento • recebimento dos envelopes • abertura das propostas • classificação dos licitantes de menor oferta • lances verbais • julgamento e classificação final. - Habilitação • abertura de documentos • inabilitação �- Indicação do vencedor • recurso - adjudicação e homologação - registro em ata e documentação - sanções. Em abril e maio deste ano foram realizados dois pregões presenciais. No pregão para aquisição de material nacional, com o credenciamento de quatro firmas, foram adquiridos 180 itens a custo médio de R$76,00. Houve uma economia de 32%, tendo como referência o preço máximo estipulado. Foi determinado o prazo de 40 dias para entrega, todos as obras já foram recebidas, processadas e disponibilizadas para os usuários, pois trata-se de material para uso nos cursos de graduação. O segundo pregão foi para aquisição de livros importados e teve o credenciamento de cinco firmas. Foram adquiridos 85 itens a um custo médio de R$175,00, apontando uma economia de 39%. O prazo para entrega foi de 90 dias e 90% das obras já foram entregues. O total de obras a serem adquiridas era de duzentos e setenta, apenas cinco fracassaram, ou seja, não foi possível adquirir, pois o valor mínimo oferecido pelas firmas credenciadas ultrapassou o limite máximo estabelecido. Os próximos pregões para a Biblioteca do IFSC serão coordenados pelo Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP - DT/SIBi, que montou desde o início do ano uma estrutura dedicada à realização dos mesmos e todas as Bibliotecas do Sistema interessadas já estão participando. �4 CONCLUSÃO A aquisição de materiais bibliográficos através da modalidade de pregão é uma rotina consolidada na Biblioteca, trazendo mais qualidade e eficiência a um serviço essencial para o desenvolvimento do ensino e a pesquisa realizados no IFSC/USP. E é claro que essa consolidação representa uma abertura para a melhoria dos procedimentos normalmente adotados. Percebemos, cada vez mais, que a revolução dos costumes promove a alavancagem dos conhecimentos estratégicos para atingir a excelência. Acreditamos que com o pregão, a Biblioteca mantem o comprometimento em contribuir na busca e implementação de ações que contribuem para a rapidez e eficiência no controle e disseminação das informações bibliográficas de seu acervo. 5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS AQUISIÇÃO DE LIVROS: política. Disponível em: http://www.usp.br/sibi/sobre/liv_politica.htm. Acesso em 28 jul. 2006. CHEGOU O PREGÃO. Disponível em: http://www.cti.usp.br/geinfo/PREGAO.ppt. Acesso em 24 jul. 2006. FERNANDES, C. C. C. Pregão: uma nova modalidade de licitação. Disponível em: <http://www.comprasnet.gov.br/publicacoes/licitacao.pdf>. Acesso em: 04 jul. 2006. �NOTÍCIAS COMPRASNET: vantagens do pregão. Disponível em: <http://www.comprasnet.gov.br/noticias/noticias1.asp?id_noticia=177>. Acesso em: 03 jul. 2006. PORTAL DO GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO: legislação. Disponível em: <http://www.pregao.sp.gov.br/legislacao/legislacao.htm>. Acesso em: 03 jul. 2006. ZIEMATH, N R. et al. Base AQUILI : gerenciamento dos processos de aquisição de livros permitindo a exportação para a base do acervo. IN: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 13, 2004, Natal. Anais... Natal, UFRN, 2004. �ANEXO I – Modelo de planilha Pregão IFSC – Livros e outros materiais � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Aquisição de livros na biblioteca do IFSC-USP através de pregão público. Creator An entity primarily responsible for making the resource Ziemath, Natalina O. R.; Martinez, Luciana A. B.; Martins, Martinez; Célia M.D. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource A Biblioteca do Instituto de Física de São Carlos da Universidade de São Paulo possui um dos melhores acervos de livros e materiais especiais na área de física do Brasil. Para tanto, sempre contou com verbas anuais destinadas pela própria Universidade para este fim e também com recursos advindos de agências de fomento como resultado da aprovação de projetos elaborados pela própria Biblioteca. As atividades de aquisição de livros e materiais especiais importados e nacionais que eram feitos pela Biblioteca juntamente com o setor de compras da Unidade através da Modalidade Convite de Preços, tiveram sua rotina alterada a partir de 2003 com a obrigatoriedade de procedimento licitatório na Modalidade Pregão Público. As vantagens desta nova rotina são significativas principalmente com relação à economia obtida que chega a 30%. Para os usuários o ganho também foi relevante, pois passaram a ter acesso mais rápido a informação com um número maior de obras. Este trabalho apresenta os procedimentos que foram implantados e que servem de referência para Bibliotecas interessadas no processo de aquisição através de Pregão. Language A language of the resource pt