http://repositorio.febab.org.br/files/original/47/4889/SNBU2006_046.pdf b431f0258351cfc5370c9f8b9fc48423 PDF Text Text UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE - UFF PRÓ-REITORIA DE ASSUNTOS ACADÊMICOS - PROAC NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO – NDC DIVISÃO DE ARQUIVOS – DARQ ARQUIVO CENTRAL - AC ADAPTABILIDADE DO SISTEMA ARGONAUTA BIBLIOTECA PARA O SISTEMA ARGONAUTA ARQUIVO Rosale de Mattos Souza Mestre em Ciência da Informação ( UFRJ/IBICT) Chefe do Arquivo Central/DARQ/NDC ac@ndc.uff.br Solange Barbosa Bittencourt Especialista em Planejamento, Organização, e Direção de Arquivos (UFF) Diretora da Divisão de Arquivos solange@ndc.uff.br RESUMO: Relata uma experiência do Sistema de Informação do Núcleo de Documentação - NDC da UFF com Bibliotecas e Arquivos, demonstrando como um Banco de Dados voltado para um ambiente biblioteconômico pode interagir com um ambiente arquivístico, disponibilizando ao máximo o potencial informacional existente na universidade, favorecendo um melhor intercâmbio entre os órgãos de informação universitários, contribuindo para a recuperação da informação e consequentemente para o desenvolvimento de políticas públicas de informação. Partiu-se dos parâmetros do MARC e da Norma Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G) na compatibilização de um mecanismo automatizado adotado para um Sistema de Bibliotecas denominado Biblioteca Argonauta para um outro Sistema de informação denominado Argonauta Arquivo. Assim, promoveu-se a interação dos campos pré-existentes, trazendo para o NDC novas áreas de informação. �1 Considerações preliminares: Hoje em dia nenhum profissional da informação razoavelmente atualizado não se surpreende mais com os avanços e as mais diversas possibilidades das tecnologias da informação, as interações que podem se dar entre aplicativos como uma Base de Dados, a Internet, as câmeras de vídeo, o rádio, a televisão, a imprensa que já se utiliza dos Blogs. Este mundo da comunicação, da informação precisa - do conhecimento virtual, mundo de uma nova era do conhecimento , da competitividade empresarial, do atendimento eficiente ao cidadão no seu direito ao acesso à informação gerada nos órgãos públicos. Pierre Levy no seu livro sobre as Tecnologias da Inteligência, analisou os diversos momentos em que a humanidade revolucionou a comunicação, aumentando potencialmente o conhecimento e a sua disseminação, portanto estabeleceu três momentos principais: a Era da Escrita, a Era da Imprensa, e a Era do vitual ou das Tecnologias da Informação, que hoje disseminam as informações em grande velocidade, encurtando espaços geográficos e culturais. E é neste mundo novo que se encontram os maiores desafios das agências de informação e/ou lugares (espaços) de memória, que são as instituições que guardam e preservam os grandes acervos, ou seja, as Bibliotecas, Arquivos, Centros de Documentação, Museus e etc. Estes grandes espaço físicos ou virtuais de referencias informacionais estão desafiados pela produção geométrica de dados e informações a serem identificadas, coletadas, selecionadas, classificadas e disseminadas em grande escala. Para dar conta da administração de grandes volumes de informação faz-se necessária a utilização de ferramentas ou sistemas administradores, gerenciadores de informação como os Bancos de Dados e/ ou as Bases de Dados, e a atualização constante dos profissionais da informação no entendimentos dessas tecnologias da informação, a fim de organizar e disponibilizar o conhecimento. Assinala-se como nas décadas de 1980 e 1990 o grande sistema de gerenciador de informações em pauta era o ISIS, programa da UNESCO, que provocava grandes discussões entre os profissionais da informação, em especial os Bibliotecários. Assim, houve até a criação de um grupo de estudos que se encontrava no Centro de Pesquisas Nucleares, em Botafogo, no Rio de Janeiro, a fim de discutir os recursos do CDS ISIS. �No final da década de 1990 e início da década de 2000, houve um treinamento dentro do Núcleo de Documentação da UFF com os Bibliotecários e Arquivistas na versão do CDS- ISIS, em ambiente Windows, denominado WINISIS, que por sua vez trata-se de um aplicativo capaz de possibilidades de interação e migração com outros sistemas. Assim, a partir da gestão do Núcleo de Documentação da UFF, no período de 1998 a 2000 contratou-se os serviços da Cooperativa de Bibliotecários, Documentalistas e Arquivistas - DATA COOP, a fim de criar e implementar um sistema de Informação que viesse a satisfazer as necessidades do Sistema de Bibliotecas e Arquivos. A princípio, ainda naquela gestão do NDC foi criado um Sistema Gerenciador de informações, o BIBLIOTECA ARGONAUTA, que já conta com várias versões e adaptações. Posteriormente, na Gestão atual do Núcleo de Documentação, vem sendo desenvolvido o ARGONAUTA ARQUIVO, conforme um acordo firmado entre aquela empresa e a Universidade Federal Fluminense, através do Núcleo de Documentação, Divisão de Arquivos, e Arquivo Central. Este acordo de cooperação técnica visou a contribuição dos Arquivistas da UFF na adaptação do BIBLIOTECA ARGONAUTA para o ARGONAUTA ARQUIVO, compatibilizando campos, adequando outros, e acrescentando Áreas de Informação que estão contidas na Norma Internacional de Descrição Arquivística – ISAD (G). Futuramente, a médio prazo pretende-se fazer adequações às novas versões do sistema com a Normas Nacionais de Descrição Arquivística. 2 Sobre a Cooperativa de Bibliotecários, Documentalistas, Analistas da Informação e Arquivistas - DATA COOP A Data Coop é uma Cooperativa de Bibliotecários, Documentalistas, Analistas da Informação e Arquivistas que teve como iniciativa a criação de prestação de serviços voltada para a organização da informação de um modo geral, com vários anos de experiência, que soma atividades de consultoria e projetos com atividades de execução e gerenciamento. Linhas Biblioteca, Museu, Arquivo e Webnauta. �2.1 Sobre os tipos de ARGONAUTAS a) Biblioteca - gestão de CDIs, integrando acervos textuais, audiovisuais, tridimensionais e de informações. Cadastra, recupera e dissemina informações, controla reserva, empréstimo e devolução de acervo, publica na Intranet e na Web, exibe objetos digitais. Atende aos padrões ISO, ABNT, AACR2, MARC21, ISBN, entre outros. Tesauros e Controle de Autoridades integrado. b) Arquivo - gestão de Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes. Controle de temporalidade de documentos (TTD), descrição arquivística em todos os níveis do ISAD(G), Plano de Assuntos do Cliente, circulação de documentos controlada. Associação do registro a conteúdo digital. Compatibilidade com o Marc21, considerado por (BARSOTTI, apud Arruda e Chagas, 2002) como catalogação legível por máquina, e ainda Tesauros e Controle de Autoridades integrado. c) Museu - gestão de Museus públicos e privados. Descrição e histórico de unidades ou conjuntos. Registro de intervenções para preservação. Circulação de acervos na mesma Instituição ou em outras. Tesauros e Controle de Autoridades integrado. Webnauta-X – interface Linux ou Windows para consulta a banco de dados Argonauta, desenvolvida em PHP. O cliente estará alinhando-se à tendência mundial que é oferecer informações, de maneira rápida e fácil pela Web. Utiliza tecnologia de ponta para tornar o trabalho de acesso ainda mais transparente. Possui as seguintes buscas: Simples (Busca palavras contidas nos campos Titulo, Autor e Assunto), Avançada (booleanas entre campos) e Técnica (para acervo teatral). Como saida a interface fornece as seguintes visões: Simplificada, Detalhada e Marc, entre outras. �2.2 Principais funções dos software da Família Argonauta – Biblioteca, Museu, Arquivo e Webnauta-X: • Cadastramento/Catalogação - Acervos bibliográficos, museológicos, arquivísticos e de informação, de acordo com as normas do AACR-2 e ISAD-G. • Consulta/Pesquisa - Recuperação por palavra ou pedaço de palavras, números, em campos indexados ou livres, com uso de operadores de comparação e booleanos. Exportação do resultado da busca ou impressão em arquivo digital ou texto. • Empréstimo/Circulação - Inventário e controle de circulação/movimentação com utilização de leitores de código de barras e coletores. Reserva por título e por exemplar. Permite políticas de circulação diferenciadas por unidade, de acordo com o tipo de acervo e perfil do usuário. • Manutenção/Gerenciamento - Controle de configurações (etiquetas, parâmetros dos usuários), ferramentas para auxiliar seleção de tabelas. • Relatórios/Disseminação da Informação - Disseminação Seletiva da Informação, Boletins Informativos, Sumários On Line, Gráficos e Estatísticas para estudo da coleção e do usuário, Relatórios de Gerenciamento, inclusive para órgãos governamentais (MEC). • Aquisição - Controla pedidos de compra, por solicitante e por editor, efetua tomada de preços, com controle em duas moedas e administra processo de decisão para aquisição. 3 Sobre o Sistema Argonauta Biblioteca: O Argonauta é um Banco de Dados, um sistema que foi idealizado primeiramente para administrar Bibliotecas, Centros de Documentação e de Informação. Este módulo Biblioteca é capaz de tratar acervos em quaisquer suportes documentais, tais como livros, vídeos, discos, filmes fotografias, e etc Este sistema respeita os padrões do Código de Catalogação Anglo-Americano – AACR2, e os formatos de exibição estão conforme o que determina a Normas Internacionais - ISO e as Normas Técnicas Brasileiras - ABNT. Foi criado a princípio com as seguintes características principais: �– Entrada de dados compacta e dentro dos padrões de catalogação universalmente adotados; – Catalogação direta; – Interação numa única base de dados de informações dentro dos mais diversos suportes físicos, tais como, imagens em movimento, sonoros, e multimeios; – Controle de Autoridades e construção de Thesaurus – Utilização de Tabelas, que evitam a digitação de termos ou assuntos reincidentes, diminuindo a incidência de erros e promovendo a melhor entrada de dados; – Flexibilização para níveis profundos e simplificados; – Sistema interativo, podendo facilitar inclusive para a melhor comunicação com outros sistemas utilizados pelos usuários. O módulo Status é ativado neste aplicativo, com a denominação de Biblioteca Argonauta e abre então uma janela de comunicação com o usuário para que ele coloque a senha de acesso ao sistema, uma vez aceita liberará o gerenciador de rotinas, aparecendo a Barra de Gerenciamento de Rotinas do Sistema com a Barra de Menu. Esta última irá fornecer os comandos e opções pertinentes às tarefas desejadas, tais como: Arquivo, Consulta, Manutenção, Relatório, Aquisição, que por sua vez ativarão outras opções a partir dos respectivos botões de Acervo, Consulta, Empréstimo, Aquisição. Existe um sistema de navegador, ferramenta capaz de navegar entre os registros de todas as tabelas do sistema. O Menu Arquivo tem as funções de inclusão, alteração, e exclusão de informações da base de dados. Oferece as opções de Acervo (catalogação), Controle de Autoridades (cadastramento e controle de nomes próprios e entidades),Thesaurus ( entrada de descritores) e usuários ( cadastramento de usuários). Nas janelas do sistema as tabelas poderão ser acionadas, evitando a redigitação de dados, pois trata-se de um recurso com opções a serem selecionadas em cada campo. Quanto ao controle de autoridade os nomes são pesquisáveis, e ainda aqueles que não constarem nas tabelas poderão ser incluídos através do navegador de inclusão, e após confirmada a operação. Existe a utilização do tipo remissiva usado para, indicando os termos não autorizados do sistema, como por exemplo o emprego de pseudônimos ou �abreviaturas. No sistema de informação ainda existem as Janelas para Título, Imprenta, Cadastro de Editores, Notas, Assuntos, Exemplares, In ( utilizada para descrever o todo no qual uma parte está contida, ou seja, autor e título de por exemplo de um capítulo de livro, artigo de periódico, etc.), consulta. Caso seja necessário, se poderá pesquisar através da combinação de termos no sistema booleano do sistema de informação Argonauta. 3 Sobre a Adaptabilidade do Sistema Argonauta Biblioteca para o Sistema Argonauta Arquivo: O Sistema de Informação ARGONAUTA ARQUIVO utilizou-se do Sistema ARGONAUTA BIBLIOTECA naquilo que poderia ser oportunizado, como a Àrea de Identificação, no qual percebe-se o Código de Referência, Idioma, Título, Datalimite(comparável à Imprenta), Dimensão e suporte. No módulo Arquivo o ARGONAUTA a linguagem do sistema é controlada utilizando-se dos instrumentos: controle de autoridades e controle de terminologia de indexação. O primeiro permite a normalização de entrada de fundos, séries, sub-séries, grupos, sub-grupos, e dossiês. O segundo permite o controle de terminologia da indexação através dos descritores, efetuando as relações semânticas encontradas, diminuindo a incidência da polissemia e da sinonímia. Foram realizadas algumas reuniões entre a Direção da DATA COOP , a Direção do NDC, a Direção da Divisão de Arquivos, e o Arquivo Central para determinar os principais campos a serem adequados à realidade Arquivística, tais como, os Campos relacionados aos Quadros de Arranjo (sistema classificatório Arquivístico) e seguintes Àreas de Informação provenientes da Norma ISAD(G): – Área de Contextualização: Nome(s) do(s) produtor(es) pessoais; Nome(s) do(s) produtor(es) entidades; História administrativa/Biografia; História Arquivística; Procedência; acrescentou-se as �– Área de Conteúdo e Estrutura: Âmbito e conteúdo; Sistema de Arranjo; Descritores; Identificadores entidades coletivas; Identificadores geográficos; Identificadores pessoais; – Área de Condições de Acesso e Uso: Condições de acesso; Condições de Reprodução; Idioma; Características Físicas e requisitos técnicos; Instrumentos de Pesquisa; – Área de Fontes Relacionadas: Existência e localização de originais; Acesso e localização eletrônica; Existência e localização de cópias; Unidades de descrição relacionadas; Notas sobre publicação; – Área de Gestão (acrescentada, como adaptação à Norma): Tipologia documental; Avaliação/Eliminação/Temporalidade �– Área de Controle da Descrição: Nota do Arquivista; Regras ou convenções; Data(s) da(s) descrições. 4 Considerações Finais: – O ARGONAUTA ARQUIVO é um sistema de informação inovador, pois procura oportunizar-se de alguns campos consagrados da Biblioteconomia como o desenvolvimento conceitual das palavras e termos, promovendo o controle de vocabulário, construção de Thesaurus, controle de autoridades – pessoas físicas ou jurídicas etc; – A contribuição da Arquivística com campos relativos aos Quadros de Arranjo (modelo classificatório da Arquivística para Arquivos Permanentes ou Históricos), inclusão de campos para a Gestão de Documentos, e das Áreas de Informação da Norma Internacional de Descrição – ISAD (G); – Futura adequação da Norma sobre controle de autoridades, denominada ISAAR(CPF) – Os arquivistas hoje devem dialogar com os bibliotecários, documentaristas, informatas, cientistas da informação e todos aqueles que possam manter uma dialética na construção dos sistemas de informação; �5 Referências Bibliográficas: ARRUDA, Susana Margaret de e CHAGAS, Joseane. Glossário de Biblioteconomia e Ciências afins. Florianópolis: Cidade Futura, 2002. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. ISAAR (CPF) Norma internacional de registro arquivístico para entidades coletivas, pessoas e famílias. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 1998. 30p. (download) CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição. ISAD(G) Norma geral internacional de descrição arquivística: segunda edição. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2000. 119p. (download de 4 arquivos) ias Bibliográficas: COOPERATIVA DE BIBLIOTECÁRIOS, DOCUMENTALISTAS, E ARQUIVISTAS - DATA COOP. Apostila do Sistema Argonauta: Módulos de cadastramento e consulta. Niterói: UFF/NDC, 2002. COOPERATIVA DE BIBLIOTECÁRIOS, DOCUMENTALISTAS, E ARQUIVISTAS - DATA COOP. In: WWW.datacoop.br Rio de Janeiro: 29.07.006 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. www.ndc.uff.br, em 29.07.006 NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO. In: � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 14 - Ano: 2006 (UFBA - Salvador/BA) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Acesso livre à informação científica e bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Adaptabilidade do sistema Argonauta Biblioteca para o Sistema Argonauta Arquivo. Creator An entity primarily responsible for making the resource Souza, Rosale de Mattos; Bittencourt, Solange Barbosa Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Salvador (Bahia) Publisher An entity responsible for making the resource available UFBA Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2006 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Relata uma experiência do Sistema de Informação do Núcleo de Documentação - NDC da UFF com Bibliotecas e Arquivos, demonstrando como um Banco de Dados voltado para um ambiente biblioteconômico pode interagir com um ambiente arquivístico, disponibilizando ao máximo o potencial informacional existente na universidade, favorecendo um melhor intercâmbio entre os órgãos de informação universitários, contribuindo para a recuperação da informação e consequentemente para o desenvolvimento de políticas públicas de informação. Partiu-se dos parâmetros do MARC e da Norma Internacional de Descrição Arquivística ISAD(G) na compatibilização de um mecanismo automatizado adotado para um Sistema de Bibliotecas denominado Biblioteca Argonauta para um outro Sistema de informação denominado Argonauta Arquivo. Assim, promoveu-se a interação dos campos pré-existentes, trazendo para o NDC novas áreas de informação. Language A language of the resource pt