http://repositorio.febab.org.br/files/original/46/4876/SNBU2004_089.pdf 00053c7356fb61ba69f2ae56913441d3 PDF Text Text DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO: UMA METODOLOGIA Simone Faury Dib* Neusa Cardim da Silva** Cátia Barcelos*** RESUMO Apresenta a metodologia utilizada para o desenvolvimento de equipes em Unidades de Informação (UI), elaborada a partir de um trabalho de parceria entre profissionais da área de Biblioteconomia e Psicologia, realizado na Biblioteca de Ciências Sociais C (Direito), da Rede Sirius - Rede de Bibliotecas UERJ. A metodologia é fundamentada nos conceitos de employeeship, gestão do conhecimento e no modelo Pesquisa-Ação. Este, mediante um processo cooperativo e compartilhado destaca o seu caráter participativo. A implementação dessa metodologia contempla o desenvolvimento das competências técnicas e das habilidades interpessoais no trabalho em equipe. Dentre os resultados obtidos, a partir da utilização da metodologia, destacam-se melhorias na integração dos membros da equipe e na execução dos processos de trabalho na biblioteca, como também um maior comprometimento dos profissionais com os objetivos e metas da biblioteca. PALAVRAS-CHAVE: Cultura organizacional. Desenvolvimento de equipes. Desenvolvimento de competências. 1 INTRODUÇÃO O cenário no qual estão inseridas as organizações contemporâneas caracteriza-se pela globalização, a competitividade, as mudanças aceleradas, a revolução tecnológica, os sistemas integrados de informação e a produção constante de novos conhecimentos. Para atuar nesse contexto, novos produtos e serviços com valor agregado são desenvolvidos, e o foco no cliente norteia a produção, cujos requisitos básicos de aceitabilidade são inovação, custo e velocidade de entrega. Estes aspectos promovem impactos, em maior ou menor intensidade, nas estruturas organizacionais (arquitetura organizacional) e nos seus modelos de gestão. �Dessa forma, estruturas tradicionalmente hierarquizadas tendem à diminuição de seus níveis hierárquicos, bem como os modelos de gestão centralizadores tendem à descentralização, delegação de poderes e envolvimento empregatício (compromisso profissional). Assim, pode-se observar uma valorização do indivíduo e o fazer coletivo trabalho em equipe - nas organizações. Apesar de todo o aparato tecnológico e das estratégias organizacionais, o indivíduo passa a ser o principal detentor das competências técnicas e interpessoais, que se traduzem em um diferencial competitivo e que agrega valor às organizações. O trabalho em equipe passa a representar um espaço de integração e complementaridade, elevando os padrões de desempenho e possibilitando melhoria contínua. Neste sentido, torna-se um grande desafio congregar as diferentes contribuições individuais em prol de objetivos comuns, superar barreiras interpessoais e potencializar os canais de comunicação, conferindo valor e sentido ao trabalho realizado, fazendo o todo ser de fato mais do que a soma das diferentes contribuições individuais. Este artigo objetiva apresentar uma metodologia para o desenvolvimento de equipes, que atuam em Unidades de Informação (UI), tendo por base um Programa de Desenvolvimento de Equipes realizado em dois momentos (2001 e 2003), na Biblioteca de Ciências Sociais C (Direito) da Rede Sirius - Rede de Bibliotecas da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. O foco da metodologia é o desenvolvimento de competências técnicas e interpessoais, essenciais ao trabalho em equipe. A sua elaboração e execução foi resultado de uma parceria entre profissionais da UERJ, das áreas de Biblioteconomia e Psicologia. 2 DESENVOLVER PARA CRESCER: A IMPORTÂNCIA DO TRABALHO EM EQUIPE Na atualidade, o trabalho em equipe tornou-se um diferencial competitivo, pois possibilita, através do fazer coletivo, o desenvolvimento de serviços e �produtos com valor agregado, na medida em que une pessoas com conhecimentos complementares, tendo metas e objetivos em comum. Por outro lado, trabalhar em equipe favorece também o crescimento pessoal de cada indivíduo, uma vez que viabiliza a troca de experiências. No entanto, para o alcance de resultados positivos, não basta apenas reunir as pessoas e formar um grupo, é fundamental que as competências técnicas e interpessoais de cada um estejam associadas à responsabilidade e ao comprometimento mútuo com a qualidade dos relacionamentos e dos resultados esperados. Torna-se, pois, imprescindível a aplicação de um programa de desenvolvimento de equipes que privilegie a aprendizagem e a interação de seus participantes, não devendo ser entendido como um evento isolado, mas, sim, como um processo contínuo de experimentação e troca. Cabe ressaltar, ainda, que alguns aspectos são fundamentais para o sucesso da equipe, dentre os quais o papel da liderança, a comunicação, a consciência de toda a equipe sobre o seu propósito, sobre as potencialidades e o papel profissional de cada um dos seus integrantes. Como qualquer organização, as bibliotecas também devem investir em seu capital humano, uma vez que as pessoas que atuam nessa área – bibliotecários, auxiliares e estagiários de Biblioteconomia – possuem características muito peculiares, devido às rotinas de trabalho, tanto no que se refere ao atendimento ao público, quanto aos processos técnicos e gerenciais. A maioria dos serviços operacionais desenvolvidos nas bibliotecas, se constitui em tarefas mecânicas e rotineiras executadas geralmente pela mesma pessoa. Isto, associado ao fato de que nem sempre há procedimentos estabelecidos para esses serviços e que os integrantes da equipe desconhecem alguns dos processos da biblioteca, concorre para o comprometimento do desempenho das atividades e, conseqüentemente, da qualidade do atendimento e da imagem da própria biblioteca. �Assim, como é fundamental que exista sinergia entre as pessoas, para que haja cooperação e comprometimento na realização dos objetivos propostos, o conhecimento dos processos operacionais e técnicos deve ser comum a todos, ainda que a atribuição de tarefas seja diferenciada, de acordo com as funções de cada integrante da equipe. Segundo Silva e Dib, “a capacitação da equipe se constitui em uma necessidade constante e se revela sempre um ótimo investimento. No entanto, não só o treinamento adequado da equipe é garantia de sucesso. É necessário o estímulo ao desenvolvimento do lado emocional dos indivíduos, para que se tornem integrados e garantam a sobrevivência e o crescimento das Unidades de Informação”1. Em equipe, o objetivo do trabalho deve superar a soma das metas individuais, devendo seus integrantes trabalhar em conjunto, congregando talentos e habilidades complementares, sendo o resultado do trabalho um fazer realmente coletivo. A missão, a visão e os objetivos organizacionais devem ser claros e aceitos por todos; os papéis devem ser definidos e as responsabilidades devem ser compartilhadas, propiciando um ambiente equilibrado, tranqüilo, criativo e, conseqüentemenre, com elevado padrão de desempenho. 3 ANTECEDENTES A Biblioteca de Ciências Sociais C (Direito) passou por mudanças que afetaram radicalmente seu funcionamento, em virtude da união do acervo da graduação e da pós-graduação, o que aumentou consideravelmente a demanda. Associado a este fato, a rotatividade de pessoal – que afeta, em diferentes graus, todas as bibliotecas da UERJ, influenciando o trabalho como um todo e implicando descontinuidade e desgaste para os funcionários – acarretou problemas, com reflexos na qualidade dos serviços oferecidos e no relacionamento da equipe. 1 SILVA, Neusa Cardim; DIB, Simone Faury. Desenvolvendo talentos: a experiência da Biblioteca de Direito da UERJ. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONOMIA E DOCUMENTAÇÃO, 20, Fortaleza: UFC, 2002. Anais...Fortaleza: UFC, 2002. 1 CDRom �Dessa forma, a gerência da biblioteca, procurando minimizar os efeitos advindos dos fatos citados,buscou parceria junto à Superintendência de Recursos Humanos (SRH) da UERJ para iniciar um processo de valorização do capital humano, com o objetivo de conciliar a excelência na prestação de serviços com a humanização do trabalho. Para isso, várias ações foram implementadas, visando tanto ao aperfeiçoamento técnico dos funcionários quanto à integração da equipe. Foi designada uma psicóloga para desenvolver projeto em parceria com os bibliotecários, posto em prática em 2001, o qual apresentou resultados positivos, induzindo a equipe a solicitar sua continuidade em 2003. Dentre esses resultados - segundo avaliação dos próprios participantes - a integração do grupo, o autoconhecimento, a busca pelo consenso, a valorização do servidor e suas potencialidades, o esclarecimento de dúvidas quanto a processos da biblioteca foram os mais relevantes. Os resultados obtidos avalizaram a metodologia utilizada nos trabalhos, o que motivou os seus mentores a divulgá-la, para que se constitua em mais um instrumento ao alcance de outras unidades de informação que queiram investir no desenvolvimento de suas equipes. 4 APORTE TEÓRICO O ponto comum nos conceitos de employeeship, gestão do conhecimento e no modelo de pesquisa-ação é o foco no indivíduo enquanto agente coresponsável pelo processo de mudanças, o que permitiu sua utilização para embasar esta metodologia. O employeeship contempla os valores dos indivíduos, na medida em que prioriza a responsabilidade, lealdade e iniciativa. Nesse contexto, uma pessoa que se sente responsável pelos resultados da organização demonstra lealdade às outras, contribuindo para a criação e manutenção de um espírito de equipe, e toma a iniciativa de melhorar e desenvolver continuamente suas atividades, �favorecendo a evolução da organização como um todo. Segundo Moller, employeeship “expressa aquilo que é preciso para ser um bom funcionário” 2. Uma organização com employeeship aprende a todo momento e percebe que investir em seu capital humano, na sua capacitação técnica e no desenvolvimento do seu lado emocional, torna as pessoas aptas para implementar mudanças3. A gestão do conhecimento viabiliza a utilização do conhecimento no nível organizacional mediante a identificação e disseminação dos diversos saberes que o permeiam, contribuindo para o desempenho eficaz dos indivíduos e para a geração de novos conhecimentos. De acordo com Barbalho “... o staff constitui o núcleo básico da gestão do conhecimento e da otimização do capital humano e intelectual através da gestão das competências individuais, grupais e organizacionais. A base fundamental deixa de ser o desenho dos cargos e passa a ser o conceito dinâmico de habilidades e competências necessárias ao sucesso da organização e dos seus parceiros – clientes, fornecedores, funcionários” 4. A pesquisa-ação é um tipo de pesquisa social, com base empírica, concebida e realizada em estreita associação com a resolução de um problema coletivo. Para tanto, a participação das pessoas nele implicadas é absolutamente necessária5. O princípio fundamental desse modelo consiste em uma intervenção na organização mediante a efetiva cooperação de seus integrantes, para definir o problema e buscar soluções, sendo assim uma ferramenta para o processo de mudança. 2 MOLLER, Klaus. Employeeship: como maximizar o desempenho pessoal e organizacional. São Paulo: Pioneira, 1996. 3 SILVA, op. cit. p. 4 4 BARBALHO, Célia Regina Simonetti. Gestão baseada nas competências. In: SEMINARIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12. Recife: UFPe, 2002. Anais... Recife: UFPe, 2002. 1CD-ROM. 5 THIOLLENT, Michel. Metodologia da pesquisa-ação. São Paulo: Cortez, 2003. �5 METODOLOGIA PARA O DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS A metodologia proposta compõe-se de cinco etapas, que se constituem em diagnóstico, planejamento, execução, avaliação e acompanhamento. Para a realização do diagnóstico e planejamento, os profissionais responsáveis – bibliotecários e psicólogos – , facilitadores do processo, devem implementar ações integradas, através da elaboração e atuação conjunta. O papel ativo do facilitador, tanto na condução dos problemas apresentados quanto no acompanhamento e avaliação das ações é essencial, incluindo uma atitude de escuta e elucidação dos várias aspectos do problema, sem impor suas concepções6 . Nas etapas de execução, avaliação e acompanhamento, os facilitadores devem atuar em momentos diferenciados, tendo em vista as especificidades de cada área. No entanto, é fundamental que exista um canal de comunicação direto entre eles, para que possam trocar informações que auxiliem o planejamento das ações que, embora com enfoques distintos, são em prol de um mesmo objetivo: o desenvolvimento da equipe em termos técnicos e interpessoais. Precedendo a realização da primeira etapa, é de suma importância que o gestor da biblioteca reúna sua equipe, para apresentar a proposta de trabalho, explicitando os objetivos e garantindo o apoio das instâncias superiores no desenvolvimento da tarefa. Cabe ressaltar que é imprescindível o envolvimento e a concordância da equipe, para que o trabalho seja iniciado. No caso da implementação desta metodologia em unidades de informação sugere-se que as ações direcionadas ao desenvolvimento das competências técnicas da equipe sejam realizadas, prioritariamente, por biliotecários, uma vez que estes profissionais detêm os conhecimentos técnicos necessários para este fim. Assim como, a condução das ações voltadas para o desenvolvimento das habilidades interpessoais, essenciais ao trabalho em equipe, sejam de responsabilidade do psicólogo, que detém competências inerentes a sua formação. 6 THIOLLENT, Michel. Metodologia da pesquisa-ação. São Paulo: Cortez, 2003. �5.1 DIAGNÓSTICO O objetivo do diagnóstico é realizar um “retrato da equipe”, mapeando suas reais necessidades. Fundamenta-se, na análise da situação, na dinâmica e no ambiente da equipe, considerando ainda aspectos externos que possam promover impactos sobre ela. A etapa do diagnóstico é de suma importância, na medida em que irá nortear todo o trabalho posterior, além de possibilitar o envolvimento e compromisso de todos os integrantes da equipe. As ações pertinentes a essa etapa são: a) elaborar instrumento para a coleta de dados, considerando os aspetos técnicos e interpessoais; b) realizar reunião com a equipe, para apresentar tanto a proposta de trabalho quanto os objetivos dessa etapa, esclarecendo dúvidas e registrando sugestões; c) aplicar o instrumento para a coleta de dados; d) consolidar e analisar os dados, elaborando um relatório para apresentá-lo à equipe. 5.2 PLANEJAMENTO O planejamento deve fundamentar-se no diagnóstico, considerando os objetivos gerais e específicos definidos na proposta de trabalho e as reais necessidades e especificidades da equipe. Primeiramente deverá ser elaborado um plano de ações estratégicas que contemple, entre outras informações, as metas a serem atingidas, os recursos necessários para sua execução, as atividades a serem desenvolvidas, seus responsáveis, um cronograma e instrumentos para avaliação. Em seguida, este documento deverá ser apresentado à equipe, para análise e discussão. Assim, ajustes e reformulações poderão ser realizados, se necessário. Depois de consolidado, o plano de ação deve ser apresentado à equipe para que, a partir do consenso, defina-se o início de sua implementação. �5.3 EXECUÇÃO É o momento efetivo de implementação do plano de ação elaborado no planejamento. Nessa etapa, os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos devem estar claros, havendo um comprometimento de toda a equipe com o trabalho a ser realizado. Para o desenvolvimento das competências técnicas da equipe devem ser realizadas reuniões para expor e discutir os processos operacionais e técnicos da biblioteca, visando ao aperfeiçoamento profissional e à adoção das melhores práticas. Para tanto, são utilizados recursos como treinamentos específicos e demonstrações práticas de atividades inerentes à rotina da equipe, destacando o papel e a importância de cada integrante para o seu próprio sucesso e o da UI. Para o desenvolvimento de habilidades interpessoais, essenciais ao trabalho em equipe, devem ser realizados encontros, baseados em uma abordagem vivencial, através de técnicas de dinâmica de grupos, exercícios, jogos, leituras de texto e apresentação de vídeo. Com base na utilização desses recursos, objetiva-se estimular as pessoas com vistas à reflexão, formação de conceitos e mudanças. Ao longo dessa etapa, não se deve prescindir da elaboração periódica de relatórios que fornecerão feedback sobre o trabalho realizado, compartilhando-se os resultados com toda a equipe, reforçando assim a transparência no processo. 5.4 AVALIAÇÃO A avaliação do trabalho possibilita verificar até que ponto os objetivos e as metas estão sendo atingidos, devendo ser entendida como um processo contínuo. Esta ação possibilita um acompanhamento efetivo, podendo, ao final, reconduzir a um novo ciclo no processo de mudanças. As avaliações devem ser elaboradas considerando a reação dos participantes, o aprendizado, a aplicabilidade dos ensinamentos e o resultado do �processo. Devem ser feitas após cada encontro, e os registros compilados, analisados e apresentados à equipe. 5.5 ACOMPANHAMENTO O acompanhamento dos resultados, mais do que uma ação, é uma postura dos profissionais responsáveis pelo trabalho, pois fornece, a todo momento, subsídios que fundamentarão alterações, se necessário. Essa etapa possibilita a identificação dos gaps, o que favorece o estabelecimento de ações corretivas que irão assegurar o andamento das atividades de acordo com o planejamento, para o alcance dos objetivos. Cabe ressaltar que, em alguns momentos, os resultados do acompanhamento podem demandar a reformulação de estratégias, o que implicará rever e alterar o plano de ação. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Equipes de trabalho quando entrosadas e comprometidas com a missão institucional, constituem-se no diferencial que agregará valor a qualquer empreendimento. No entanto, uma equipe precisa de ações que privilegiem o seu desenvolvimento, cujo processo é permeado por elementos- chave, dentre os quais cabe destacar: a cooperação e participação de seus os integrantes na construção do próprio processo de mudança, implementando ações convergentes às suas especificidades; a compreensão do indivíduo como agente de mudança, considerando sua atuação e responsabilidade no processo; a comunicação através de um canal aberto e claro, conferindo transparência e credibilidade. A comunicação eficaz viabiliza, dentre outros aspectos, o manejo das resistências, característica inerente ao processo de mudanças. A metodologia apresentada foi elaborada e aplicada em equipes de UI, no caso a Biblioteca de Direito da UERJ, em dois momentos. Os resultados positivos �ensejaram a sua divulgação, com a qual se pretende apontar caminhos na busca do desenvolvimento de equipes em UI, mediante ações que promovam um espaço de troca, vivência e reflexão, instrumentalizando seus integrantes para a resolução de problemas, bem como para uma adequada percepção e análise das atividades que realizam. Com isso, o processo de mudança, elemento constante em todas as organizações, incorpora-se ao cotidiano, como estímulo ao crescimento pessoal e coletivo. ABSTRACT The paper presents a methodology used for the development of teams in Information Units, elaborated from a work of partnership between librarians and psychologists. This methodology had been applied at Biblioteca de Ciências Sociais C (Direito), of Rede Sirius- Rede de Bibliotecas UERJ. It´s based on the concepts of employeeship, knowledge management and Action Research model, that involves the whole team in a cooperative and shared process. Its implementation contemplates techniques and interpersonal abilities of the team. The results were evidenced by the integration of the team and the improvement of tasks developed in the library, as well as a involvement of the professionals for the reach of the goals proposals. KEYWORD: Organizational culture. Development of teams. Development of abilities. REFERÊNCIAS BARBALHO, Célia Regina Simonetti. Gestão baseada nas competências. In: SEMINARIO NACINAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12. Recife: UFPe, 2002. Anais... Recife: UFPe, 2002. 1CD-ROM. BARBALHO, Célia Regina S.; BERAQUET, V. S. M. Planejamento estratégico para unidades de informação. São Paulo: Polis: Associação Paulista de Bibliotecários, 1995. CIANCONI, R. Gestão da informação na sociedade do conhecimento. Brasília, DF:SENAI/DN, 1999. 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São Paulo: Saraiva, 2003. THIOLLENT, Michel. Metodologia da pesquisa-ação. São Paulo: Cortez, 2003. * Bibliotecária – REDE SIRIUS/UERJ. Especialista em Inteligência Empresarial e Gestão do Conhecimento – CRIE-COPPE/UFRJ sdib@uerj.br ** Bibliotecária – REDE SIRIUS/UERJ. Especialista em Organização do Conhecimento para Recuperação da Informação – UNIRIO cardim@uerj.br *** Psicóloga – DESEN/SRH – UERJ. Especialista em Gestão de Recursos Humanos – FGV catia@uerj.br UNIVERSIDADE DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO.REDE SIRIUS – REDE DE BIBLIOTECAS UERJ. Endereço: Rua São Francisco Xavier, 524, bl. B, sala 1028. Maracanã País: Brasil � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Desenvolvimento de equipes em unidades de informação: uma metodologia. Creator An entity primarily responsible for making the resource Dib, Simone Faury; Silva, Neusa Cardim da; Barcelos, Cátia Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta a metodologia utilizada para o desenvolvimento de equipes em Unidades de Informação (UI), elaborada a partir de um trabalho de parceria entre profissionais da área de Biblioteconomia e Psicologia, realizado na Biblioteca de Ciências Sociais C (Direito), da Rede Sirius - Rede de Bibliotecas UERJ. A metodologia é fundamentada nos conceitos de employeeship, gestão do conhecimento e no modelo Pesquisa-Ação. Este, mediante um processo cooperativo e compartilhado destaca o seu caráter participativo. A implementação dessa metodologia contempla o desenvolvimento das competências técnicas e das habilidades interpessoais no trabalho em equipe. Dentre os resultados obtidos, a partir da utilização da metodologia, destacam-se melhorias na integração dos membros da equipe e na execução dos processos de trabalho na biblioteca, como também um maior comprometimento dos profissionais com os objetivos e metas da biblioteca. Language A language of the resource pt