http://repositorio.febab.org.br/files/original/46/4777/SNBU2004_043.pdf 52ea3db2111bbc811f706867a7784ee5 PDF Text Text INFORMATIZAÇÃO DAS BIBLIOTECAS DA UFPR: PROCEDIMENTOS PARA A CONSTRUÇÃO DA BASE DE DADOS, ESPECIALMENTE QUANTO À CONVERSÃO RETROSPECTIVA DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS Wanda Maria Maia da Rocha Paranhos∗ Ligia Eliana Setenareski∗∗ Izabella Elias Fernandes∗∗∗ RESUMO Embora a UFPR só tenha adquirido software gerenciador de bibliotecas em fins de 2000, implantando em 2001, a base de dados bibliográficos já estava sendo constituída desde 1989, quando a UFPR tomou a decisão estratégica de participar da Rede Bibliodata: com isso, todos os livros incorporados ao acervo a partir desta época tiveram as suas representações (descritiva e temática) já produzidas em meio magnético, apesar de, na prática cotidiana, para as 13 (depois 15) bibliotecas componentes do SIBI/UFPR e os usuários, fossem utilizados os catálogos em fichas como instrumentos convencionais de controle e de recuperação a partir de 1999foi também mantido, para acesso pela Internet, um aplicativo com dados básicos retirados dos registros completos, apenas para mais ampla divulgação dos títulos disponíveis e respectiva biblioteca depositária, sem os serviços que o software gerenciador integrado permitiria. A alimentação de dados bibliográficos no software integrado adquirido exigiu encaminhamentos quanto a dois conjuntos de dados: os já prontos em meio magnético, produzidos desde 1989, e os que constavam apenas dos catálogos convencionais das bibliotecas, que precisavam ser convertidos. É relatado em resumo este processo de informatização das bibliotecas da UFPR, com mais detalhes a partir da aquisição do software integrado para o gerenciamento do SIBI/UFPR. São descritos os procedimentos para obtenção de amostra do acervo de livros, visando subsidiar as decisões sobre as alternativas para a convenção retrospectiva a partir dos registros bibliográficos convencionais existentes, São descritos os procedimentos adotados neste processo. Com o detalhamento de especificações técnicas para a conversão de dados referentes a livros, teses e dissertações, o fluxo de trabalho e os controles desenvolvidos, objetivando acelerar a alimentação dos dados bibliográficos no software, mantendo tanto o padrão de qualidade nos registros quanto o benefício para as outras bibliotecas mediante a incorporação destes registros convertidos ao catálogo coletivo da Rede Bibliodata. Ao ser implantado o software integrado no SIBI/UFPR, contava-se com 55.000 registros bibliográficos referentes a parte do acervo de livros, teses e dissertações. Em 2004, após a inauguração do software em 6 das 15 bibliotecas do SIBI/UFPR, uma vez ativado o serviço de empréstimo para a totalidade de seus acervos específicos de livros, teses e dissertações, a base conta com 113.110 títulos correspondentes a 201.500 exemplares. São comentados custos do processo de informatização, em especial os relativos a conversão retrospectiva. �1 A UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ E SEU SISTEMA DE BIBLIOTECAS A Universidade Federal do Paraná - UFPR tem origem na fundação da Universidade do Paraná, criada em 19 de dezembro de 1912 (por isso considerada a mais antiga Universidade do Brasil, dentre as que estão em funcionamento). Desde a sua fundação a UFPR conta com biblioteca e acervo bibliográfico que inclui obras valiosas e raras, totalizando 220.411 títulos e 413.789 exemplares de livros, 13.701 títulos de periódicos e 63.773 outros materiais (fitas de vídeo, folhetos, multimídia) disponibilizado ao público, em julho/2004 em 15 unidades do seu Sistema de Bibliotecas (SIBI). O SIBI/UFPR conta com 103 funcionários efetivos (34 bibliotecários), e conta com 105 outros colaboradores (estagiários e bolsistas). 2 O PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO DE BIBLIOTECAS DA UFPR – PEQUENO HISTÓRICO 1989-2004 O processo de informatização da gestão de coleções e serviços das bibliotecas da UFPR foi discretamente iniciado em 1989, quando o SIBI/UFPR tomou a decisão estratégica de participar da Rede Bibliodata, passando a construir, desde então, a sua base de dados bibliográficos de livros, teses e dissertações por esta metodologia. Com esta decisão, todos os livros incorporados ao acervo a partir de fins de 1989 passaram a ter as suas representações (descritiva e temática) produzidas em meio magnético, com os instrumentos de trabalho (software para produção de registros bibliográficos em formato padrão, autoridade para autorias e assuntos, etc.) disponibilizados no Catálogo Coletivo da Rede Bibliodata (CCRB), beneficiando todos os seus participantes e o público em geral. Embora o processo técnico passasse a trabalhar nesta nova metodologia de produção de registros, na prática cotidiana, para os funcionários e os usuários das então 13 bibliotecas (hoje 15), continuavam em uso os catálogos em fichas como os instrumentos convencionais de controle e de recuperação; assim, as informações digitadas nos �arquivos remetidos para o CCRB, na opção contratual escolhida, após o processamento eram impressas em fichas para remessa à UFPR, desdobradas e dirigidas às respectivas bibliotecas, para inclusão nos catálogos convencionais. A partir de 1999, contando com pessoal técnico da área de informática estável no SIBI, foi possível desenvolver outras soluções, como um aplicativo que disponibilizava para o público um catálogo sobre a parte do acervo bibliográfico já tratada no CCRB, para a qual existiam os dados em meio magnético (devolvidos à UFPR em base ISIS), mediante indicação de autoria, título e biblioteca depositária. O instrumento era modesto, sem associação a serviços prestados pelas bibliotecas, mas ajudava na divulgação do acervo e na indicação de localização dos itens, o que já representava um benefício para os usuários. Houve em seguida o desenvolvimento local de aplicativo próprio para o serviço de empréstimo, implantado em algumas bibliotecas, com referência a seus registros específicos (e não do acervo total da instituição); útil, mas sem se constituir em uma solução global para o conjunto do SIBI/UFPR, foi utilizado até a implantação do software integrado para a gestão das bibliotecas da UFPR. 3 A ESCOLHA DO SOFTWARE INTEGRADO PARA GESTÃO DE BIBLIOTECAS E DO SERVIDOR A UFPR conseguiu adquirir o software gerenciador de bibliotecas em fins de 2000, mediante uso de recursos orçamentário-financeiros completados com recursos de convênio com o MEC. Ao mesmo tempo em que se investia na elaboração de documentos apresentados para captação de recursos, foram estabelecidos contatos com fornecedores e agendadas demonstrações de vários produtos, para embasar o processo de escolha do que melhor conviria à instituição, conciliando aspectos técnicos com os limites financeiros. O processo de escolha e as decisões tomadas envolveram várias instâncias da Universidade, em especial a sua Comissão Central de Informática, que promoveu apreciação das alternativas sob os aspectos de �Especificações técnicas básicas, Completeza do software, Empresa fornecedora do software, patamar de preço do software, Forma de aquisição pela UFPR, Disponibilidade financeira. As diretrizes de ordem técnica e gerencial a orientar esta escolha, dentre outros quesitos, foram: o produto precisava permitir a criação e a edição de registros bibliográficos em formato MARC (Machine Readable Cataloguing) para itens e para autoridade (entradas e assuntos), a importação e a exportação de registros bibliográficos segundo a norma ISO2709, atender ao protocolo de comunicação z39.50, função OPAC (Open Access Public Catalog) via Internet, capacidade de implantação de políticas de empréstimo de material bibliográfico diferenciadas entre as 15 bibliotecas do sistema (quanto a tipos de documentos no acervo, quantidade, prazos incluindo períodos inferiores a um dia, ou em horas/minutos e tipos de usuários); mecanismos de busca aperfeiçoados tanto na consulta local quanto via OPAC, elaboração de relatórios com flexibilidade na escolha dos conteúdos e dos formatos de apresentação, geração de estatísticas e exportação de resultados para uso de outros aplicativos comuns para apresentação em tabelas e gráficos. Ao final deste processo, que levou mais de 2 anos (1999-2001) a UFPR escolheu o software Virtua para a gestão das bibliotecas, adquirindo inicialmente uma versão em Unix, com licença para 32 usuários simultâneos, módulo básico de Catalogação, OPAC (Open Public Access Catalog) e Empréstimo. Em 2003, com os recursos financeiros complementares obtidos no projeto institucional da UFPR em chamada do CT-Infra-01 (FINEP), a licença foi expandida para 128 usuários simultâneos e para módulos adicionais de Periódicos, DSI (Disseminação Seletiva da Informação), Sala de Reserva, Inventário e Tesaurus. Combinada com o orçamento do SIBI/UFPR, os recursos viabilizaram também a aquisição de equipamentos (servidores, estações de trabalho, impressoras, leitoras e coletor de dados em código de barras), e serviços associados à conversão retrospectiva, comentados adiante. Um aspecto importante a ressaltar quanto a produtos como este – de software integrado para gestão de bibliotecas – dentro das chamadas Tecnologias de �Informação e de Comunicação (TICs – software, hardware, e redes de comunicação) é a necessidade de se acompanhar a atualização tecnológica e variedade de alternativas típicas desta área. Um exemplo disso, com grande impacto econômico no projeto, se deveu à relação entre software e hardware, na forma da escolha do sistema operacional sob o qual o aplicativo Virtua operaria e o servidor onde seria instalado. O servidor originalmente definido para atender ao projeto de Informatização de bibliotecas da UFPR, com base nas especificações do fornecedor do software Virtua, era restrito a plataformas baseadas em sistemas operacionais Unix (HP UX, IBM AIX, Solaris,...). O servidor precisava ser adquirido no exterior, para o qual existiam pelo menos três principais fornecedores e, para o porte das necessidades da UFPR, com custo médio estimado em R$110.000,00 em 2001. O lançamento, por parte do fornecedor do software Virtua (VTLS Inc.), de uma sua versão para uso em servidores rodando em ambiente Linux propiciou uma mudança estratégica na configuração deste equipamento na implementação do projeto. De fato, o uso de sistema operacional Linux permite a compra de plataformas baseadas em processadores da linha Pentium ou compatível. É notório que tais servidores, além de serem disponibilizados por preços bem mais acessíveis, possuem também maior número de distribuidores no Brasil, o que propicia, sem prejuízo para o projeto e para os objetivos almejados, a compra do equipamento em mercado interno. A confirmação da disponibilidade desta nova versão se deu em fins de outubro de 2001, para liberação a partir de janeiro de 2002, obrigando-se a UFPR a um ajuste em seu calendário. Também foi considerado que o servidor em questão iria desempenhar um serviço crítico, que se pretende ininterrupto em 24 horas do dia, todos os dias da semana. Nesta circunstância, seria comum e recomendável o uso de um servidor de "backup" para assegurar o funcionamento dos serviços em caso de falha. Com base nisso , a UFPR encaminhou os procedimentos burocráticos para a troca de um único servidor inicialmente cotado para 2 servidores (principal e back-up), o que foi aprovado. Ambos os servidores foram adquiridos no mercado nacional, sem evasão de divisas, o principal por R$37.500,00 e o back-up por �R$11.900,00 (preços de 2002), representando significativa economia no processo com aumento na segurança. Os servidores foram instalados em lugares diferentes, em formato que honra o compromisso institucional com os objetivos do projeto, mediante a integração do trabalho entre vários órgãos da instituição: o servidor principal foi instalado no Centro de Computação Eletrônica (CCE) da UFPR, cujo quadro de funcionários cuida de sua manutenção, assim como do gerenciamento do SGBD Oracle; o servidor backup foi instalado em outro prédio, sob os cuidados do Centro de Computação Científica e Software Livre (C3SL), vinculado ao Departamento de Informática da UFPR, que mantém o equipamento e supervisiona as rotinas estabelecidas para o back-up das bases; o SIBI/UFPR cuida de todas as rotinas referentes aos dados (acervo, usuários, etc.), que é de sua natureza. Desde a implantação do software em janeiro de 2001 até junho/2004, nunca houve interrupção de serviço devido a problemas com equipamentos. O último (e importante) aspecto das TICs tem também grande impacto no projeto de informatização das bibliotecas em geral: refere-se à rede de comunicação disponível na instituição, componente essencial para este tipo de projeto, em especial nas instituições com a dispersão geográfica (em prédios e em municípios) apresentada pela UFPR. A Rede da UFPR tem backbone em multi-gigabits, com mais de 20 km de fibras óticas ligando seus diversos prédios em Curitiba; em julho/2004 a rede tem mais de 9.000 pontos, dos quais cerca de 200 servindo ao Sistema de Bibliotecas da UFPR nas unidades em Curitiba, com ligações por satélite no atendimento às três bibliotecas localizadas nos municípios de Paranaguá, Pontal do Paraná e Palotina. 4 A CONSTRUÇÃO DA BASE DE DADOS BIBLIOGRÁFICA DO ACERVO DE LIVROS, TESES E DISSERTAÇÕES DO SIBI/UFPR �A alimentação de dados bibliográficos no software integrado adquirido, para viabilizar o início das operações ao público, exigiu uma série de encaminhamentos quanto a dois diferentes conjuntos de dados: a) os registros já prontos em meio magnético, produzidos desde 1989 e incluídos no CCRB – item 4.1; b) os registros produzidos em fichas de papel, que constavam apenas dos catálogos convencionais das bibliotecas, sujeitos à conversão em meio magnético para serem integrados à base – item 4.2. 4.1 CONFERÊNCIA DA BASE BIBLIOGRÁFICA DA UFPR Quando da implantação do Virtua na UFPR (2001), a UFPR contava com cerca de 55.000 registros no CCRB referente ao seu acervo de livros, teses e dissertações. Quando estes registros foram implantados no Virtua após duas cargas, em julho e em outubro/2002, eles somavam 73.079 títulos, correspondentes a 133.348 exemplares. Ocorre que desde 1989, quando este conjunto de dados começou a ser construído, havia necessidade de se proceder a algumas alterações neles, pelos seguintes motivos: a) infelizmente, em decorrência de danos ou furtos, exemplares de livros ficam indisponíveis para uso, não devendo figurar no catálogo para o público (podem figurar na base, ocultos para o público, se o software o permitir, para efeito gerencial, por exemplo para apoio a processos de alienação, ou reintegração à base pública quando retornados ao acervo); b) exemplares adicionais que foram incorporados ao acervo depois do registro bibliográfico em meio magnético ter sido produzido, dele não constavam; c) houve subdivisão de bibliotecas na UFPR, acompanhando o crescimento da instituição com a criação de novos cursos instalados em áreas geográficas distintas, que gerou o desmembramento dos acervos bibliográficos; alguns dos registros referentes a certos itens do acervo, na produção original, apontavam para uma biblioteca depositária, exigindo �atualização da localização do item para a outra unidade, para onde havia sido transferido. Assim, se impunha uma revisão nos registros constantes da base, confrontando-os com a coleção real, previamente à disponibilização da base para o público, para evitar oferta de (a) item bibliográfico inexistente, (b) ausência de indicação dos novos exemplares incorporados ao acervo (c) indicação equivocada de localizações. Houve planejamento específico para cotejar os dados carregados no Virtua com a situação real dos exemplares nas bibliotecas, acrescentando-se o status do exemplar na base, conforme tabela construída para este propósito, adiante indicada. A primeira etapa de conferência referiu-se a cotejar os dados carregados no software com as fichas do topográfico, tarefa executada pela equipe local das bibliotecas, conforme suas características e calendários, com base em orientação contida nos documentos produzidos pela equipe coordenadora do projeto. O resumo da orientação para esta etapa, produzindo alimentação no Virtua da indicação do status de cada exemplar, referia-se às seguintes situações: • o título e o exemplar não apareciam na base Virtua; • o título aparecia na base Virtua, mas faltava indicação de exemplares; • o exemplar estava indicado em registro de título errado; • o título constava da listagem de conferência, mas a ficha de topográfico não foi localizada; • Anotações específicas para casos de títulos na categoria Referência e exemplares (todos ou alguns) na categoria Consulta Local. Antes de proceder às cargas dos dados bibliográficos a partir de arquivos disponibilizados pela Rede Bibliodata, a UFPR solicitou à fornecedora do software a inclusão, nos registros de exemplar, de número identificador para uso na etiqueta em código de barras, atribuído em seqüência numérica por biblioteca, conforme a ordenação da estante pelo número de chamada. A impressão de etiquetas foi �providenciada junto a fornecedor local, em rolos cortados a cada 1.000 números, encaminhados às respectivas bibliotecas conforme a planilha de numeração atribuída pelo responsável pelas cargas, conhecida após sua efetivação. Inicialmente as equipes das bibliotecas cotejaram o relatório, impresso a partir do software contendo dados básicos para cada exemplar (número de chamada, autor, título, registro patrimonial, número para código de barras), com as fichas de topográfico, procedendo a anotações tanto na listagem quanto na base de dados sobre a definição do status de cada exemplar conforme o QUADRO 1. QUADRO 1 - STATUS DO EXEMPLAR PARA INCLUSÃO NA BASE BIBLIOGRÁFICA SITUAÇÃO DO EXEMPLAR Livro em preparo técnico/preparo físico até STATUS PARA A BASE NO VIRTUA Preparo Técnico estar na estante. Encadernação Encadernação Restauro (CT). Restauração Danificado, faltando páginas (não há como Danificado Alienado. Alienado Extraviado, furtado, baixado, faltou em Não Disponível repor). inventários anteriores a 1998, irrecuperável (em caráter permanente). Sumiu há pouco tempo, não se sabe há Não Localizado quanto tempo está sumido, sumiu depois do último inventário, é passível de ser recuperado. Faltou pela 1.ª vez no inventário de 1998. i1998 Faltou pela 1.ª vez no inventário de 1999. i1999 Faltou pela 1.ª vez no inventário de 2000. i2000 �Faltou pela 1.ª vez no inventário de 2001. i2001 Faltou pela 1.ª vez no inventário de 2002. i2002 Procedida a atualização da base no que tange ao status de cada exemplar, os relatórios orientaram a afixação das etiquetas de código de barras. Inicialmente foi procedida a uma revisão das estantes, para eventual correção na ordenação dos exemplares. Depois, as equipes locais de 2 pessoas (1 bibliotecário e 1 auxiliar), em trabalho simultâneo, cotejavam os dados da listagem com os exemplares nas estantes, afixando a etiqueta de código de barras nos itens corretamente identificados e adotando outros cuidados e controles nas demais situações, conforme orientação no documento previamente preparado pela equipe de coordenação do projeto, com os procedimentos específicos a serem adotados em cada caso: Se a etiqueta correspondia a exemplar que estava emprestado na ocasião; Se a etiqueta correspondia a exemplar que tinha status (na base Virtua) de ALIENADO ou NÃO DISPONÍVEL, conforme anotação já feita na listagem (primeira fase da conferência); Se a etiqueta correspondia a exemplar que tinha status NÃO LOCALIZADO (na Base Virtua), após o confronto da listagem com o topográfico; Se a etiqueta correspondia a exemplar (pela anotação feita na listagem, após a conferência com a Base de Dados no Virtua) transferido, com localização em outra biblioteca; Se a etiqueta tinha alguma falha de impressão no código de barras ou no número em caracteres normais impresso logo abaixo dele; Se ao afixar a etiqueta houve algum dano, impedindo seu uso; Casos omissos, problemas ou dúvidas. 4.2 CONVERSÃO RETROSPECTIVA DO ACERVO DE LIVROS E DE TESES & DISSERTAÇÕES DA UFPR �Foi obtida uma amostra do acervo de livros em oito bibliotecas cujos acervos parciais precisavam ser convertidos (as bibliotecas formadas a partir de 1989 já tinham todo o acervo de livros em meio magnético). Com base nos relatórios sobre o tamanho dos acervos em cada uma destas 8 bibliotecas, cujo total chegou a 191.770 títulos, foi montada uma tabela para indicar, para a amostra definida com 2.500 itens (95% de confiança, erro de 2%), a quantidade de registros a serem colhidos em cada biblioteca: foi medido o espaço ocupado pelas fichas em cada gaveta do catálogo topográfico de cada biblioteca (o menor com 1 gaveta, o maior com mais de 70 gavetas); obtido este total, aplicou-se amostragem proporcional: a menor biblioteca compareceu com 91 itens na amostra, e a maior com 665 (nesta, a biblioteca mais antiga da Universidade, na área Jurídica, a amostra referiu-se apenas à parte de seu acervo representada na coleção circulante, para a qual estava disponível o catálogo topográfico; para a outra parte do acervo, mais antiga e com obras de alto interesse para pesquisa, que está representada apenas nos livros-tombo típicos da época e em catálogo sistemático, sem topográfico, outra solução para a conversão está em estudo. Definido o tamanho da amostra em cada biblioteca, a seleção das fichas foi feita obtendo-se primeiro o intervalo a ser aplicado às fichas no catálogo topográfico; representado pelo quociente do tamanho medido do catálogo topográfico, como se as gavetas fossem contínuas, pelo número de registros da amostra. As fichas obtidas no catálogo topográfico nem sempre estavam completas (muitas sem pista, com descrição parcial), pois o uso é mais voltado para os dados patrimoniais; se incompletas, foram buscadas, quando disponíveis, as correspondentes fichas principais nos catálogos públicos. As fichas (principais ou topográficas) foram copiadas em papel (com 3 a 4 fichas/página), numeradas e remetidas aos três potenciais fornecedores do serviço (no Brasil e no exterior) para obtenção de orçamentos estimativos. O resultado indicou maior custo-benefício no trabalho com fornecedor no país, porque os registros já conteriam as notas e pista em português (nos registros obtidos junto a fornecedores estrangeiros haveria a necessidade de re-trabalho nestes aspectos) e porque poderiam ser imediatamente incluídos no CCRB, para benefício dos demais participantes da Rede. �QUADRO 2 – PROCESSOS DE CONVERSÃO DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS NA UFPR Número/Ano Títulos Convertidos 1 / 2002 2/ 2002 Finalidade 1.952 . Livros de 2 bibliotecas (BL, SA) 22.276 . Livros de 7 bibliotecas (AG, BL, CF, CT, JU, SA, SB1/SB2); . Teses&Dissertações de todas bibliotecas 3 / 2003 4 / 2004 18.583 . Livros de 2 bibliotecas (HE, JU) (Em andamento) . Livros de 3 bibliotecas (CT, HE, JU); 54.000 (livros) + . periódicos de todas as bibliotecas (com 13.000 (periódicos) coleções) Assim, para a conversão de registros bibliográficos que faltavam, a UFPR optou pela produção dos registros seguindo a mesma metodologia praticada na Rede Bibliodata, mas extraindo os dados a partir das fichas disponíveis nas bibliotecas, recorrendo-se aos livros apenas em caráter excepcional. De 2002 até 2004 houve quatro processos de conversão retrospectiva, conforme os recursos financeiros e humanos disponíveis a cada época e discriminados no QUADRO 2. Com os recursos imediatamente disponibilizados pelo CT-Infra-01, foi priorizada a conversão, nos dois primeiros processos, dos registros referentes às bibliotecas de menor porte, objetivando viabilizar a oferta do serviço de empréstimo mais rapidamente para segmentos mais amplos da comunidade universitária, ficando os maiores acervos dependentes de recursos complementares. Foram adotados os seguintes procedimentos para a seleção das fichas para a conversão: • Separação, no topográfico, das fichas referentes aos livros já tratados na rede Bibliodata, e as demais correspondentes ao acervo a ser convertido; • Preparo, para cada biblioteca, de etiquetas numeradas em ordem crescente (sigla da biblioteca-número de ordem-tipo de ficha) a ser afixada em cada ficha selecionada. Para representar tipo de ficha, ficou �convencionado usar ficha A para a ficha topográfica (seguida de B, C ... conforme houvesse continuação dela), e P para a principal (seguida de Q, R ... conforme houvesse continuação dela); • Após numeradas as fichas topográficas, eram separadas em dois conjuntos: fichas completas, com pista (para as quais não havia necessidade de busca da ficha principal) e legível, e as fichas incompletas e/ou sem pista, para as quais se buscou a ficha principal, identificada com a etiqueta correspondente; havendo ilegibilidade de alguma ficha, era separada para se buscar outra alternativa, ou se produzia uma nova ficha em substituição; • Foi providenciada a colocação de avisos para o público, orientando sobre eventual indisponibilidade de acesso a partes do catálogo público, enquanto a tarefa era desenvolvida; • Nos primeiros 2 processos de conversão, a equipe da UFPR procedeu a prévia identificação dos registros a converter que já seriam encontrados no CCRB (produzindo estimativas de custo por cooperação, e não por implantação), e mediante uso de programa computacional de busca de registros MARC gratuitos na Internet. Nos últimos, por falta de tempo e de pessoal (já envolvido com outras tarefas e com o início da prestação de serviços ao público), isso ficou a cargo do fornecedor; • As fichas foram escaneadas (fornecedor externo local) e devolvidas, juntamente com software de recuperação pelo código da biblioteca e número de identificação, à UFPR para a conferência de legibilidade e integridade de reprodução; • As cópias escaneadas foram remetidas em CD, com o software de recuperação, para uso pelo fornecedor do serviço de conversão retrospectiva, ficando a UFPR com cópia para controle; • Após escaneadas, as fichas foram devolvidas ao catálogo, previamente ordenando-se as fichas topográficas pela etiqueta (que acompanhava a seqüência do número de chamada e era mais facilmente manuseada pelos �auxiliares não técnicos envolvidos nas tarefas), e as fichas principais pela entrada; • Após convertidos os registros, as equipes locais conferiram os arquivos recebidos com as fichas enviadas, a partir dos controles desenvolvidos para cada item, constantes do próprio registro MARC e das planilhas descritivas convencionadas. As orientações para o fornecedor do serviço foram detalhadas em documento próprio de Especificação Técnica, anexado ao edital de licitação. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E CUSTOS DA INFORMATIZAÇÃO DO SIBI/UFPR A implantação do software, a aquisição de equipamentos, a carga de dados e a conferência da base ocorreu de janeiro/2001 a julho/2003, quando houve a inauguração do software na primeira biblioteca. O tempo em cada biblioteca variou conforme o seu tamanho e a equipe disponível. O acesso ao catálogo público só foi disponibilizado após terminado o processo de conferência das cargas. O serviço de empréstimo informatizado foi disponibilizado gradualmente nas bibliotecas, desde que 100% do seu acervo de livros, teses e dissertações estivesse em máquina, de forma a ser usada uma única metodologia (e não parte manual, parte informatizado), o que já aconteceu em 6 das 15 bibliotecas do SIBI/UFPR até julho/2004. Esta definição contribuiu para aumento da motivação das equipes locais, nas diversas fases de execução e treinamento necessários. Em julho/2004, a base bibliográfica conta com 118.386 títulos, correspondentes a 210.932 exemplares; a base de usuários tem 41.796 registros e a base de autoridades tem 391.475 entradas. Houve grande esforço para diminuir as diferenças nas políticas de empréstimo adotadas pelas bibliotecas, já que uma padronização completa era inviável para implantação imediata. A simplificação obtida gerou a adoção de 24 classes de item, 30 categorias de usuários, representados em 25 matrizes com todas as variações praticadas, com prazos de empréstimo de 14, 21 �ou 30 dias (conforme os tipos de itens e de usuários), e limites de 2, 3 ou 5 livros, ou teses ou outros materiais, nas quantidades por usuário. QUADRO 3 – CUSTOS NO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO DAS BIBLIOTECAS DA UFPR Item Aquisição e manutenção (2 anos) do software R$ (referência) R$443.000,00 aplicativo e SGBD Equipamentos (2 servidores e demais itens, R$243.000,00 inclusive notebook para treinamento) Construção da base bibliográfica (serviços R$727.000,00 externos: escaneamento, impressão de etiquetas, conversão de registros, equipe extra para conferência e validação) Total R$1.413.000,00 Como a referência a custos de projetos de informatização são raros na literatura, para destacar a importância da construção da base bibliográfica como elemento de custo no projeto, conforme as opções metodológicas adotadas, registrou-se no QUADRO 3, síntese quanto ao processo de informatização das bibliotecas da UFPR até julho/2004 (excluídos os custos da equipe local pelo tempo parcial nele envolvida). O custo por registro bibliográfico produzido na forma relatada, mediante a utilização do CCRB, com índice de cooperação médio de 70% (o índice varia conforme a área de conhecimento do acervo da biblioteca, sendo maior nas ciências humanas, sociais aplicadas e ciências exatas e biológicas básicas), incluídos os custos com o preparo prévio dos catálogos e das fichas, o escaneamento, a impressão de etiquetas de código de barras, a produção dos registros MARC a partir das fichas e a conferência posterior por equipe extra contratada, foi em média de R$7,50/registro. Caso a conversão tivesse sido feita com os mesmos recursos técnicos e tecnológicos, apenas sem cooperação e reaproveitamento de registros, o que implica em padronização de entradas e digitação dos dados de todas as fichas, �o custo por registro teria sido de pelo menos R$10,20. Considerando os 97.000 registros de livros, teses e dissertações em referência (produzidos e em andamento), a metodologia adotada representou uma economia estimada em R$271.000,00 (R$4,00 a mais nos 67.900 registros – 70% do total - que custaram menos nas modalidades de cooperação e reaproveitamento viabilizadas pelo uso do CCRB e pela coleta de registros MARC gratuitos na Internet. Somada à economia referente aos servidores anteriormente relatada, a economia total (por enquanto) chega a quase R$332.000,00. Isso demonstra que a construção da base bibliográfica (e não equipamentos e software) pode ser o maior elemento de custo no projeto de informatização de bibliotecas – aspecto comumente negligenciado quando da elaboração e execução dos projetos, que merece ser bem dimensionado. Relevante economia global no projeto, somada a apreço pela qualidade dos dados, é conseguida com o uso de estratégias para cooperação e aproveitamento de registros bibliográficos, juntamente com o uso de padrões. REFERÊNCIAS CÔRTE, Adelaide Ramos e et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos: uma visão do cenário nacional. 2. ed. rev. e ampl. São Paulo: Polis, 2002. FERREIRA, Margarida F. MARC21: formato condensado para dados bibliográficos. Marília : EX Libris/UNESP, 2000. 2 v. KRZYZANOWSKI, Rosaly Favero; IMPERATRIZ, Inês Maria de Morais; ROSETTO, Márcia. Subsídios para análise, seleção e aquisição de softwares para gerenciamento de bibliotecas: experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBI/USP). São Paulo: SIBI/USP, 1996. UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ. Infra-estrutura para pesquisa científica e tecnológica em biodiversidade, computação científica, materiais, meio ambiente e sociedade & trabalho. Curitiba, 2001. 1 v. �Proposta de financiamento apresentada à FINEP/CT-INFRA 01/2001. VIANA, Michelângelo Mazzardo Marques. Características desejáveis em um sistema de automação de bibliotecas. Disponível em: <http://planeta.terra.com.br/educacao/mique/sistema_bibliotecas.html > Acesso em: 30 jul. 2004. ∗ paranhos@ufpr.br ligia@ufpr.br ∗∗∗ bibbio@ufpr.br UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ . SISTEMA DE BIBLIOTECAS, RUA GENERAL CARNEIRO, 370/380, CENTRO CEP: 80060-150 - CURITIBA – PARANÁ – BRASIL ∗∗ � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Informatização das bibliotecas da UFPR: procedimentos para a construção da base de dados, especialmente quanto à conversão retrospectiva de registros bibliográficos. Creator An entity primarily responsible for making the resource Paranhos, Wanda Maria Maia da Rocha; Setenareski, Ligia Eliana; Fernandes, Izabella Elias Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Embora a UFPR só tenha adquirido software gerenciador de bibliotecas em fins de 2000, implantando em 2001, a base de dados bibliográficos já estava sendo constituída desde 1989, quando a UFPR tomou a decisão estratégica de participar da Rede Bibliodata: com isso, todos os livros incorporados ao acervo a partir desta época tiveram as suas representações (descritiva e temática) já produzidas em meio magnético, apesar de, na prática cotidiana, para as 13 (depois 15) bibliotecas componentes do SIBI/UFPR e os usuários, fossem utilizados os catálogos em fichas como instrumentos convencionais de controle e de recuperação a partir de 1999 foi também mantido, para acesso pela Internet, um aplicativo com dados básicos retirados dos registros completos, apenas para mais ampla divulgação dos títulos disponíveis e respectiva biblioteca depositária, sem os serviços que o software gerenciador integrado permitiria. A alimentação de dados bibliográficos no software integrado adquirido exigiu encaminhamentos quanto a dois conjuntos de dados: os já prontos em meio magnético, produzidos desde 1989, e os que constavam apenas dos catálogos convencionais das bibliotecas, que precisavam ser convertidos. É relatado em resumo este processo de informatização das bibliotecas da UFPR, com mais detalhes a partir da aquisição do software integrado para o gerenciamento do SIBI/UFPR. São descritos os procedimentos para obtenção de amostra do acervo de livros, visando subsidiar as decisões sobre as alternativas para a convenção retrospectiva a partir dos registros bibliográficos convencionais existentes, São descritos os procedimentos adotados neste processo. Com o detalhamento de especificações técnicas para a conversão de dados referentes a livros, teses e dissertações, o fluxo de trabalho e os controles desenvolvidos, objetivando acelerar a alimentação dos dados bibliográficos no software, mantendo tanto o padrão de qualidade nos registros quanto o benefício para as outras bibliotecas mediante a incorporação destes registros convertidos ao catálogo coletivo da Rede Bibliodata. Ao ser implantado o software integrado no SIBI/UFPR, contava-se com 55.000 registros bibliográficos referentes a parte do acervo de livros, teses e dissertações. Em 2004, após a inauguração do software em 6 das 15 bibliotecas do SIBI/UFPR, uma vez ativado o serviço de empréstimo para a totalidade de seus acervos específicos de livros, teses e dissertações, a base conta com 113.110 títulos correspondentes a 201.500 exemplares. São comentados custos do processo de informatização, em especial os relativos a conversão retrospectiva. Language A language of the resource pt