http://repositorio.febab.org.br/files/original/45/4769/SNBU1996_065.pdf 072550a6e16cdef68fca890f45a33000 PDF Text Text 8.6 BASE DEMIQ - CONTROLE AUTOMATIZADO DA DEMANDA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Valéria de Assumpção Pereira da Silva* Marilda Correa Leite dos Santos** Valéria Aparecida Moreira Novelli** Dirce Gonçalves** Priscila Carreira Bittencourt Vicentini** Josiberti Flávio A. Monteiro da Silva*** RESUMO Apresenta a Base DEMIQ desenvolvida pelo Serviço de Biblioteca e Documentação/UNESP, para automatizar o controle de solicitações de compra de material bibliográfico, impresso ou eletrônico. Possibilita a qualificação do gerenciamento do processo de aquisição. 1 INTRODUÇÃO O Instituto de Química (IQ) da UNESP, Campus de Araraquara, responde pela formação de recursos humanos na área de Química, através dos cursos de graduação: __________________ * Diretora Técnica do Serviço de Biblioteca e Documentação do Instituto de Química/UNESP ** Bibliotecárias da UNESP. *** Programador do Pólo Computacional. Bacharelado em Química, Bacharelado em Química Tecnológica e Licenciatura em Química. �8.6 Os cursos de pós-graduação oferecidos atualmente pelo Instituto concentram-se nas áreas de Físico-Química, Química Analítica, Química Inorgânica, Química Orgânica e Biotecnologia, todos em nível de mestrado e doutorado. Os projetos de pesquisa desenvolvidos no Instituto de Química têm contribuido para a formação de recursos humanos altamente qualificados e geram uma integração permanente com o setor industrial da cidade de Araraquara e região. Formada através dos anos, com recursos orçamentários recebidos, em grande parte, de agências de fomento à pesquisa (PADCT, FAPESP, CNPQ e CAPES), a coleção bibliográfica impressa e eletrônica do Instituto de Química foi aos poucos se solidificando, se qualificando, estando hoje avaliada como uma das melhores coleções do Brasil na área de Química e ciências correlatas. Para a concretização deste conceito ocorreram, entretanto, diversos problemas. Um dos maiores entraves encontrados foi a dificuldade em conciliar, de um lado, a demanda de material bibliográfico (pesquisa e didático) sempre crescente, e de outro, recursos financeiros nem sempre suficientes para suprir as necessidades e interesses de informação da comunidade acadêmica. Tornou-se imprescindível, então, a criação de um serviço que viesse possibilitar um melhor gerenciamento para a problemática existente. Neste sentido, a Seção de Aquisição e Tratamento da Informação (SATI) do Serviço de Biblioteca e Documentação (SBD) do Instituto de Química decidiu pela formação da BASE DEMIQ - Base de Dados da Demanda de Material Bibliográfico do Instituto de Química, tema do presente trabalho. �8.6 2 BASE DEMIQ 2.1 BREVE HISTÓRICO Sempre existiu uma preocupação no sentido de agilizar o controle das solicitações de material bibliográfico a ser adquirido por processo de compra, pois exigia-se um cuidado muito grande para evitar duplicações e era necessário que a recuperação de informações sobre a situação das solicitações fosse rápida e precisa. Durante muito tempo este serviço foi realizado manualmente, porém, com a ampliação das linhas de pesquisas desenvolvidas no IQ e o aumento e diversificação das verbas recebidas de convênios, a idéia de automatizar o controle das solicitações foi se concretizando. A Base DEMIQ foi planejada e implantada por uma equipe formada pelo programador do Pólo Computacional e pelas bibliotecárias da SATI/SBD do Instituto de Química. Iniciada em 1992, com o cadastramento apenas de livros, a Base DEMIQ exigiu para sua implantação recursos humanos, treinamento e equipamentos apropriados, sendo programada em linguagem Clipper 5.01, para Sistema Operacional D.O.S. 6.01, com padrão Xbase, para operar em microcomputadores com a configuração mínima necessária, padrão IBM-PC 386, com no mínimo 4 Mbytes de memória RAM e espaço disponível de 5 Mbytes do Hard Disk 2.2 OBJETIVOS �8.6 A Base DEMIQ tem como objetivo principal automatizar o controle de solicitações de material bibliográfico impresso ou eletrônico, a ser adquirido por processo de compra. Seus objetivos específicos são: a) aperfeiçoar e agilizar o controle das solicitações de material bibliográfico a ser adquirido; b) estabelecer critérios para o atendimento das solicitações, de acordo com as linhas de pesquisa desenvolvidas; c) evitar duplicatas desnecessárias; d) obter informações rápidas e precisas sobre a demanda existente. 2.3 FUNÇÕES As funções disponíveis na Base DEMIQ são apresentadas a seguir: a) Inclusões - permite o cadastramento de pedidos de livros , dispondo de campos obrigatórios (autor, título, ISBN e departamento do solicitante) e de campos opcionais (volume, editora, preço, solicitante, data da solicitação, observação e grupo) (Fig. 1). FIGURA 1 - TELA DE INCLUSÃO �8.6 O campo grupo é bastante utilizado, pois nele são registradas as informações sobre a situação da solicitação (em pendência, obra já adquirida, categoria de convênio e tipo de material). Através deste campo podem também ser emitidos relatórios de diversas categorias, exigidos pelos Departamentos e pela Seção de Compras. b) alterações - permite alterar todos os campos, quando necessário; c) exclusões - permite efetuar exclusões de dados cadastrados; d) relatórios - permite emitir diferentes tipos de relatórios; e) utilitários - permite reorganizar, realizar backup, restaurar e definir senha para sua utilização; f) portabilidade - além das funções acima especificadas, a DEMIQ apresenta esta função que permite a importação e exportação dos arquivos de dados gerados para outro software. 2.4 MANUTENÇÃO �8.6 Para a alimentação da Base DEMIQ são utilizados procedimentos préestabelecidos e os instrumentos descritos a seguir: a) listagem da demanda do material bibliográfico impresso ou eletrônico, para os cursos de pós-graduação em nível de mestrado e doutorado; b) listagem da demanda do material bibliográfico impresso ou eletrônico, para os cursos de graduação (Bacharelado e Licenciatura); c) bibliografia básica indicada em cada disciplina dos cursos de graduação e pósgraduação; d) listagem da demanda de livros-textos mais consultados e/ou emprestados durante o ano; e) catálogos de editoras nacionais e internacionais, previamente consultados pelos docentes, com as publicações de interesse assinaladas; f) sugestões individuais apresentadas pelos docentes. �8.6 2.5 PRODUTOS GERADOS Toda e qualquer informação registrada na Base DEMIQ poderá ser recuperada através de diferentes tipos de relatórios (Fig. 2). FIGURA 2 - TELA DE RELATÓRIOS Os relatórios gerados através da Base DEMIQ registram informações de importância fundamental para o desenvolvimento das diversas etapas do processo de aquisição. 2.6. SEGURANÇA DA BASE Para garantir a segurança dos dados incluídos na Base DEMIQ foram adotadas como medidas proteção através de senha e backup diário. 3 CONSIDERAÇÕES FINAIS �8.6 Utilizando as ferramentas que as tecnologias emergentes de acesso a informação oferecem, os profissionais da informação do SBD/IQ têm procurado, através do aperfeiçoamento constante, proporcionar aos usuários serviços e produtos que efetivamente satisfaçam os seus interesses e necessidades de informação na área de Química. Nesse contexto, a Base DEMIQ possibilitou a racionalização das rotinas de controle de solicitações, o aprimoramento do serviço de aquisição de material bibliográfico, permitindo que um maior número de solicitações fossem adquiridas. Conseqüentemente, a DEMIQ veio contribuir para o fortalecimento e a qualificação do acervo, gerando uma melhor infra-estrutura informacional para o apoio ao ensino e às linhas de pesquisa desenvolvidas neste Instituto. ABSTRACT This paper describes the DEMIQ database developed by the Library and Documentation Service of the Chemistry Institute at UNESP (State University of São Paulo), in order to automate the control of requests for the purchase of printed or electronic bibliographical material, thereby increasing the efficiency of the acquisition process. �8.6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1 ESTUDO de demanda de informação no Setor de Geociências e Tecnologia Mineral. Ciência da Informação, Brasília, v. 15, n. 1, p. 81-98, jan./jun. 1986. 2 LIMA, Regina Célia Montenegro de, FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Seleção e aquisição: da visão clássica à moderna aplicação de técnicas bibliométricas. Ciência da Informação, Brasília, v. 13, n. 2, p. 137-150, jul./dez. 1984. 3 MAYRINKI, P.T., FUJITA, M.S.P. Recomendações para um modelo de seleção e aquisição de materiais bibliográficos em bibliotecas universitárias. Cadernos da F.F.C., Marília, v. 2, n. 2, p. 74-84, 1993. 4 OBERHOFER, Cecília A. Disponibilidade de documentos: um modelo de avaliação da satisfação da demanda em bibliotecas universitárias. Ciência da Informação, Brasília, v. 10, n. 1, p. 47-58, 1981. 5 PEREIRA, Maria de Nazaré Freitas. Geração, comunicação e absorção de conhecimento científico-tecnológico em sociedade dependente; um estudo de caso: o programa de Engenharia Química - COPPE/UFRJ-1963-1979. Ciência da Informação, Brasília, v. 10, n. 2, p. 9-25, 1981. 6 TARAPANOFF, Kira. O profissional da informação em áreas de Ciência e Tecnologia no Brasil: características e tendências. Ciência da Informação, Brasília, v. 18, n. 2, p. 103-119, jul./dez. 1989. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPR & PUC-PR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Base DEMIQ - controle automatizado da demanda de material bibliográfico. (Pôster) Creator An entity primarily responsible for making the resource Silva, Valéria de Assumpção Pereira da et al. Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Publisher An entity responsible for making the resource available PUCPR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Apresenta a Base DEMIQ desenvolvida pelo Serviço de Biblioteca e Documentação/UNESP, para automatizar o controle de solicitações de compra de material bibliográfico, impresso ou eletrônico. Possibilita a qualificação do gerenciamento do processo de aquisição. Language A language of the resource pt