http://repositorio.febab.org.br/files/original/46/4752/SNBU2004_031.pdf 12658b26f3de37d31ab2e7ff749a5345 PDF Text Text ESTUDO DA ESCOLHA E IMPLEMENTAÇÃO DO SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE DE TAUBATÉ UNITAU Liana Nunes Rosa Palacios∗ Daniela Augusta de Souza Barreto∗∗ RESUMO Este estudo faz uma análise da trajetória do processo de sistematização e informatização do acervo do Sistema Integrado de Bibliotecas - SIBi da Universidade de Taubaté – UNITAU. Apresenta procedimento de avaliação e seleção dos softwares de gerenciamento e automação de Bibliotecas, o mais adequado ao perfil e as necessidades da instituição, que foi adotado de acordo com critérios pré-definidos, e que deu suporte à tomada de decisão no processo de escolha do mesmo. Aduz a respeito do procedimento adotado em relação à plataforma, hardware utilizado, linguagem do software, idioma empregado na interface e as ferramentas disponíveis nos softwares. Indica os métodos utilizados após a escolha do software, o processo de implementação e automação nas bibliotecas. Expõe também a metodologia adotada no provimento dos processos e serviços, o cronograma de execução; bem como a determinação das diretrizes para inserção dos dados no sistema. Analisa o caminho percorrido até o presente, as atualizações e novas funções para atender as necessidades da nossa clientela, a alteração da filosofia de trabalho ocorrida ao se escolher uma ferramenta tecnológica que deu maior agilidade e qualidade aos serviços prestados e novos valores informacionais que foram adicionados como reflexo dessa mudança. PALAVRAS-CHAVE: informatização. Software de gerenciamento de bibliotecas. Avaliação e seleção de software. �1 INTRODUÇÃO O SIBi – Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de Taubaté é composto pela Coordenadoria Geral, 14 Bibliotecas Setoriais e pelo Centro de Pesquisa Bibliográfica - CPB. Engloba ainda o Setor de Obras Raras e o Setor de Reencadernação. É hierarquicamente subordinado à Pró-reitoria de Extensão e Relações Comunitárias. O SIBi presta serviços à toda a comunidade acadêmica; alunos de 1° e 2° graus, graduação, pós-graduação, pesquisadores, professores e funcionários da Universidade; bem como a comunidade externa de Taubaté e região. O Sistema Integrado de Bibliotecas, doravante denominado SIBi, da Universidade de Taubaté, denominada UNITAU, tinha de acervo, no final de 1995, aproximadamente 90.000 exemplares de livros, 85.000 exemplares de periódicos, 2.500 teses, dissertações, monografias e trabalhos de conclusão de curso, além dos acervos de jornais, mapas, fitas de vídeos, CD-ROM, catálogos, folhetos e outras mídias. Todo material até então só tinham tratamento manual, o acervo da UNITAU nunca tinha sido informatizado. Foi sempre uma constante a preocupação da UNITAU com a qualidade da prestação de serviços bem como sua adequação a realidade e as novas exigências tecnológicas, cada dia mais veloz e integrada. A informação organizada e precisa é um serviço essencial a ser prestado aos clientes. Foi com o objetivo de dar continuidade à prestação dos serviços existentes e atender melhor as novas necessidades de nossos clientes, bem como prover uma maior disponibilidade e abrangência de novos recursos, que o desenvolvimento e aprimoramento de acesso às tecnologias de informação se fez necessário; alcançando serviços de melhor qualidade e a conquista de novos clientes. Planejou-se a aquisição de um sistema de Gerenciamento de serviços em Bibliotecas que atendesse a todas as necessidades dos serviços prestados pelo SIBi. Desde 1999, todas as unidades do SIBi encontram-se em contínuo processo de informatização e atualização, a trajetória do processo de �sistematização e automação do acervo do Sistema Integrado de Bibliotecas é objeto deste estudo. 2 PROCEDIMENTOS ANTERIORES À AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DO SOFTWARE No ano de 1995 foi apresentado à Pró-reitoria de Extensão e Relações Comunitárias o Projeto de informatização das Bibliotecas da UNITAU que previa, em linhas gerais, a necessidade de equipamentos e recursos humanos por unidade, o tempo aproximado para a inserção dos dados e o plano de ação para definir que software deveria ser adquirido. Dentro do plano de ação, primeiramente foi feito um levantamento dos softwares utilizados pelas bibliotecas universitárias brasileiras. Logo em seguida foram criadas comissões de três a cinco profissionais da informação, para que participassem de congressos, simpósios, jornadas, seminários, cursos, em que o tema central fosse a informatização de bibliotecas e o uso das novas tecnologias da informação; além de visitas a instituições que se destacaram no processo de informatização. As informações coletadas eram levadas a reuniões com outros profissionais da Instituição. Baseados nestas informações fizemos um documento sobre os fatores que norteariam a escolha do software. 3 ESCOLHA DO SOFTWARE O Plano de Ação, num segundo momento, previa que os softwares fossem testados e confrontados, embasados nas informações já documentadas e as necessidades da UNITAU. Chegamos a cinco softwares: MICROISIS, NOVALIB, ALEPH, SÁBIO e SOPHIA. Os softwares escolhidos foram escolhidos pelas seguintes características: • Sistema operacional Windows 95 ou superior; • Linguagem C++ ou Delphi; • Estar protegido contra Bug do milênio, inserção dos quatro dígitos; �• Operar em ambiente de rede: internet e intranet, permitindo que diversos usuários utilizem simultaneamente o sistema; • Todos os relatórios do sistema devem poder ser visualizados antes de serem impressos; • Todos os relatórios devem ser exportados para diversos formatos de aplicativos; • Operar com leitora de código de barras e cartão magnético para empréstimos e devolução; • Interface em português; • Opção para formato MARC; • Gerenciar aquisições de periódicos e outros materiais; • Ser capaz de importar e exportar dados; • Opção para relatórios em gráficos; • Interface amigável em todos os módulos; • Apresentar recursos que facilitem e agilizem a inserção de dados; Visando a escolha do melhor e o mais adequado software às nossas necessidades, foram testados e avaliados, por uma comissão de bibliotecárias, os cinco softwares escolhidos, durante 12 meses, média de dois meses e meio para cada software. Foram levados em conta os parâmetros: • Módulos de gerenciamento existentes; • Importação e Exportação de Dados; • Relatórios gerados; • Controle de Aquisição; • Consulta; • Empréstimo; • Cadastro rápido; • Custo X benefício; • Praticidade no uso; • Interface; • Configurações permitidas; Os resultados dessas testes e avaliações foram os seguintes: �ALEPH: Software pesado; considerado o mais eficiente deles por muitos; atendia parcialmente aos parâmetros já delimitados, interface em inglês; plataforma parcialmente em Windows; parte do programa em DOS; custo elevado. MICROISIS: Plataforma em DOS; em processo de adequação à plataforma Windows; maleável; trabalhoso; linguagem obsoleta e interface pouco amigável; Gratuito. NOVALIB: Software espanhol; atual; plataforma Windows; atendia aos parâmetros já delimitados; interface amigável, em espanhol; deixaram de ter representação no Brasil; custo elevado. SÁBIO: Software fácil de manejar; atendia aos parâmetros já delimitados; linguagem de programação flexível; interface amigável, em português; indicado pela comissão como apto a ser adquirido. Custo acessível. SOPHIA: Software configurável, atendia aos parâmetros já delimitados; linguagem de programação flexível; interface amigável, em português; custo acessível; indicado pela comissão como apto a ser adquirido. Venceu a licitação por ter alguns diferenciais a mais que o Sábio, módulo de cadastramento rápido, menor preço, proximidade da manutenção e pelo contrato de venda, que garantia as alterações necessárias, respeitando as características das Bibliotecas da Universidade e todas as suas novas versões. A Pró-reitoria de Extensão e Relações Comunitárias, a Coordenadoria do SIBi e a Coordenadoria de Informática da UNITAU, aprovaram a indicação de compra do software, mediante reuniões posteriores à avaliação, em que foram discutidas as plataformas operacionais exigidas pelos sistemas escolhidos e os servidores existente na UNITAU, a necessidade de compra de computadores e softwares com as configurações compatíveis com os softwares indicados. No final do ano de 1997 foi feita a licitação para compra do software e o suporte necessário, hardware e software. �4 O PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO E AUTOMAÇÃO NAS BIBLIOTECAS: CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO, DETERMINAÇÃO DAS DIRETRIZES E METODOLOGIA PARA A INSERÇÃO DOS DADOS NO SISTEMA A partir da aquisição do SophiA Biblioteca, do treinamento do pessoal técnico do Sibi, a informatização do acervo das unidades do SIBi teve início na UNITAU. De acordo com o projeto apresentado, foi escolhido uma unidade do SIBi, Biblioteca de Odontologia, de pequeno porte e com um computador, para que fosse a Biblioteca Modelo. Nesta biblioteca foi inserido todos os dados por meio do módulo de cadastro rápido, verificada a eficácia dos procedimentos e normas a serem adotadas, o tempo e o número mínimo necessário de pessoal técnico à ser utilizado na inserção dos dados. Este processo durou seis meses. Foi elaborado um cronograma e um manual de procedimentos para esta etapa do processo, e distribuído às unidades do SIBi para que iniciassem a informatização, baseado nos resultados da Informatização da Biblioteca Modelo: • As bibliotecas foram classificadas em pequeno, médio e grande porte; • Definidos os recursos humanos disponíveis e capacitados, por unidade, de acordo com sua classificação; • Número de equipamentos por unidade, de acordo com sua classificação; • Previsto o cronograma da entrada de dados: seis meses para pequeno porte, doze meses para as de médio porte e vinte e quatro meses para as de grande porte; • Previsto o número mínimo de pessoal técnico para inserção dos dados no cadastro rápido: um para pequeno porte, dois para as de médio porte e 3 para as de grande porte; • Adotado o Formato MARC-21 (Machine Readable Cataloging Format - 21th century) para importação e exportação de dados; • Adotado o Código de Catalogação Anglo-Americano - AACR2 para registro e descrição dos diversos tipos de documentos e materiais; • Adotada a Tabela Cuttler; • Adotada a Classificação Decimal de Dewey; • Adotada para Referência NBR 6023NBR6023 da ABNT; �• Tipo de documentos e mídias que deveriam ser inseridos na base de dados do SophiA Biblioteca; A metodologia de trabalho adotada para informatizar as Bibliotecas da UNITAU foi estudada por uma comissão e após reuniões com os outros profissionais da informação, responsáveis por cada unidade, adotou-se os procedimentos abaixo relacionados: • Planilhar todos os documentos ou materiais com os dados à serem inseridos, com exceção das publicações seriadas; • Tratar os dados atuais em primeiro lugar; • Tratar os dados com mais de cinco anos depois de uma avaliação criteriosa por parte de especialistas na área. • Digitar os dados no software; • Disponibilizar o acervo em terminais de consulta; • Inserir os periódicos científicos com os artigos; • Registrar os usuários e fornecer um cartão com código de barras; • Emprestar e receber automaticamente; • Adotar um cabeçalho de assuntos unificado nas quatorze unidades do SIBi. • Criticar; • Avaliar; 5 CONSIDERAÇÕES SOBRE OS REFLEXOS DO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO SOBRE SIBI/UNITAU A UNITAU possui uma característica física peculiar, apesar de ser uma instituição sediada no município de Taubaté/SP, suas unidades localizam-se em departamentos distintos, distantes quilômetros entre si, dificultando a comunicação das pessoas; com o advento da informatização esta distância foi encurtada e hoje, a comunicação, a troca de idéias e sugestões tornou-se uma constante unindo o grupo em torno de um propósito único. O treinamento e capacitação dos funcionários do SIBi foi fundamental para o bom andamento de todo o processo. O pessoal técnico e administrativo foi informado e integrado ao processo de transição que passariam todas as �unidades, participaram da reestruturação de suas atividades, apreenderam a nova maneira de apresentar e difundir os serviços prestados e o modo de operar as rotinas do sistema, muito diferentes das até então praticadas. Funcionários treinados e motivados transformaram-se em excelentes gerentes em seu espaço, detectando as falhas no software, no hardware, nos processos; nas rotinas, sugerindo diversas alterações no software e soluções nos procedimentos. As decisões tomadas de forma consensual, com a participação de todos, amplamente documentada, garantiram o sucesso da informatização e do funcionamento do software. A flexibilidade do software adotado, a centralização de decisões e o fato do sistema permitir configurações gerais e locais permitiram maior controle sobre os processos e a qualidade dos serviços. Diante a nova situação, foram apresentados projetos pela Coordenadoria e pelas unidades do SIBi, alguns já implantados e outros em andamento, citamos em linhas gerais o objeto destes: • Reformar e ampliar o espaço físico das unidades do SIBi; • Ampliar serviços prestados; • Prestar serviços especializados para usuários com necessidades especiais; • Treinar usuários; • Aperfeiçoar o cabeçalho de assunto; • Integrar as unidades do SIBi em rede intranet; • Tornar disponível os serviços na Internet. 6 CONCLUSÃO O novo ambiente das Bibliotecas, o desenvolvimento tecnológico, o uso da internet, as redes locais, a multiplicidade das fontes de informações, a quantidade, velocidade e qualidade com que a informação chega aos nossos usuários, foi de longe o grande ganho da nossa comunidade. �O SIBi, mais ainda do que antes, é parte do processo de aprendizagem dos alunos bem como tem um papel essencial nas tarefas dos docentes. As constantes atualizações do software SophiA, fruto de uma parceria que só nos enriquece, faz com que os serviços oferecidos pelo SIBi evolua sempre, oferecendo cada vez mais e melhores serviços. REFERÊNCIAS ALBERTIN, Alberto Luiz. Administração de Informática: funções e fatores críticos de sucesso. São Paulo: Atlas, 1996. BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de Informação: um enfoque. São Paulo: Atlas, 1996. COSTA, Marília M. Damiani. HEEMANN, Vivian. Automação em bibliotecas: o uso de novas tecnologias. São Paulo: UNICAMP, 1994. KRZYZANOWSKI, Rosaly Fávero. IMPERATRIZ, Inês Maria de Morais. ROSETTO, Márcia. Subsídios para a análise, seleção e aquisição de software para gerenciamento de bibliotecas: experiência do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBi/USP). São Paulo: SIBi /USP, 1996. MELLO, Ivo Soares. Administração de sistemas de informação. São Paulo: Pioneira, 1999. ∗ Bacharel em Biblioteconomia e Documentação pela FATEA – Lorena/SP; Bibliotecária Encarregada / Coordenadoria do SIBi da Universidade de Taubaté; Responsável Técnica pelo Suporte e Informatização das Bibliotecas, Assinatura e Renovação de Periódicos, Patrimônio. Email: palacios@unitau.br UNITAU – Universidade de Taubaté. Rua Daniel Danelli, s/n. Jardim Morumbi -Cep: 12060-440. Taubaté/SP-Brasil. sibi@unitau.br ∗∗ Profissional da Informação, Bacharel em Biblioteconomia pela Unesp;Bibliotecária responsável pela unidade do SIBi Departamento de Engenharias da UNITAU. E-mail: daniela@unitau.br UNITAU – Universidade de Taubaté. Rua Daniel Danelli, s/n. Jardim Morumbi -Cep: 12060-440. Taubaté/SP-Brasil. sibi@unitau.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Estudo da escolha e implementação do software de gerenciamento de Bibliotecas da Universidade de Taubaté- UNITAU. Creator An entity primarily responsible for making the resource Palacios, Liana Nunes Rosa; Barreto, Daniela Augusta de Souza Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Este estudo faz uma análise da trajetória do processo de sistematização e informatização do acervo do Sistema Integrado de Bibliotecas - SIBi da Universidade de Taubaté – UNITAU. Apresenta procedimento de avaliação e seleção dos softwares de gerenciamento e automação de Bibliotecas, o mais adequado ao perfil e as necessidades da instituição, que foi adotado de acordo com critérios pré-definidos, e que deu suporte à tomada de decisão no processo de escolha do mesmo. Aduz a respeito do procedimento adotado em relação à plataforma, hardware utilizado, linguagem do software, idioma empregado na interface e as ferramentas disponíveis nos softwares. Indica os métodos utilizados após a escolha do software, o processo de implementação e automação nas bibliotecas. Expõe também a metodologia adotada no provimento dos processos e serviços, o cronograma de execução; bem como a determinação das diretrizes para inserção dos dados no sistema. Analisa o caminho percorrido até o presente, as atualizações e novas funções para atender as necessidades da nossa clientela, a alteração da filosofia de trabalho ocorrida ao se escolher uma ferramenta tecnológica que deu maior agilidade e qualidade aos serviços prestados e novos valores informacionais que foram adicionados como reflexo dessa mudança. Language A language of the resource pt