http://repositorio.febab.org.br/files/original/46/4718/SNBU2004_016.pdf 4fc1162e51d0b6cedb12308562c41486 PDF Text Text ADMINISTRAÇÃO POR PROJETOS: RELATO DE UMA EXPERIÊNCIA NO SERVIÇO DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO DA ECA/USP. Analucia dos Santos Viviani Recine∗ Bárbara Júlia Menezello Leitão∗∗ RESUMO Relata a experiência do projeto “A Censura em cena: Arquivo Miroel Silveira”, que é desenvolvido pelo Serviço de Biblioteca e Documentação da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (SBD/ECA/USP) em conjunto com a sua Comissão de Biblioteca.Cita sucintamente outros projetos vivenciados pela Biblioteca e sua equipe, caracteriza os tipos de acervos que possibilitam essa solução, arrola quais os potenciais agentes do processo, os papéis a serem desempenhados e as competências necessárias. Demonstra, também, as vantagens e desvantagens deste recurso para os dirigentes de Bibliotecas Universitárias. PALAVRAS-CHAVE: Projetos – Administração – Bibliotecas Universitárias. 1 APRESENTAÇÃO Ao analisar peças de teatro com cortes de censura de nosso arquivo, observamos que a intervenção dos censores pode ocasionar duas situações díspares: ou o texto fica inteligível, ou a ação de corte é incólume. Conseqüentemente, o receptor receberá uma mensagem truncada e confusa ou, ao contrário, compreenderá a mensagem. O censor não estabelece comunicação com o receptor em nenhum dos casos. Consegue, quanto muito, provocar ruídos na comunicação. O ato de censura satisfaz somente ao censor que exerce seu poder de veto para interferir na comunicação e impõe ao emissor e ao receptor seus critérios estéticos e sua visão de mundo. �Por outro lado, o emissor tem sua liberdade de expressão tolhida e é triste constatar quando um homem não pode falar a outro homem. As idéias apresentadas neste texto não estão necessariamente citadas na literatura da área, como é o esperado em um trabalho apresentado em um congresso especializado. Entretanto, não nos abstivemos de narrar os fatos relevantes que possam auxiliar outros bibliotecários no desenvolvimento de projetos. Nossas fontes foram reuniões, diálogos, cursos, experiências anteriores e também leitura. O tom coloquial do texto é um indício de que não houve nenhum tipo de censura ou auto-censura em sua concepção. Desejamos que a forma como nossa mensagem foi construída proporcione aos nossos receptores o entendimento íntegro claro dos vários aspectos do desenvolvimento do projeto Miroel Silveira no Serviço de Biblioteca e Documentação da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (SBD/ECA). 2 INTRODUÇÃO Este trabalho mostra como uma biblioteca universitária pode utilizar a metodologia de administração por projetos para lidar com a demanda de material a ser processado. O SBD/ECA possui acervos fechados, que com características especificas que serão descritas nesse trabalho. Esses acervos encontram-se em demanda reprimida e não foram processados para o acesso ao público porque a equipe não consegue inseri-los nas rotinas da instituição. As bibliotecas da USP enfrentaram nos últimos anos redução de seu quadro pessoal e, como nas demais instituições públicas, a política de contratação está em recesso. Esse problema pode ser suprimido com novas divisões de tarefas, mas essa solução acarreta uma sobrecarga nas atividades realizadas pelas equipes. �Integram o acervo do SBD/ECA e estão disponíveis para consulta em bases de dados os materiais: livros, teses, periódicos, slides, DVD, CD, filmes, fitas cassete, discos em vinil, fotografias, histórias em quadrinhos, peças de teatro, catálogos de exposição de arte e partituras. O total de acervo é de 193.000 unidades, e são inseridos por ano cerca de 8500 novos itens. A equipe de tratamento da informação é constituída de 6 bibliotecários, 4 técnicos e 2 estagiários. Esta equipe não tem estrutura para processar e disponibilizar outros materiais diferenciados existentes em seu acervo. Essas coleções são: Recortes de jornais com charges políticas, livros raros de artes e acervos retroativos de catálogos de exposição de artes, discos vinil além de 6137 processos de censura do antigo DDP – Departamento de Diversões Públicas, objeto do Projeto Miroel Silveira. A proposta de trabalhar por projeto surgiu de um curso de especialização realizado pelas autoras em 2001 e 2002. O PROTAP (Programa de Administração da Inovação Científica e Tecnológica) nos Serviços de Informação foi oferecido pelo SIBi/USP, Sistema de Bibliotecas da USP, para capacitação das equipes bibliotecárias da Universidade de São Paulo. De acordo com Martins (1980) projeto representa a microfase do planejamento, refere-se a aspectos parciais, constitui-se em unidade de operação por seus objetivos e características e exige uma unidade de direção específica para fins de avaliação e controle. Segundo Holanda apud Martins “o planejamento e a execução de qualquer investimento público ou privado pode ser executado por projetos”. O SBD/ECA desenvolveu o Projeto Miroel Silveira tendo como base o conceito do PMBOK (2000): “Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único”. �Gerenciamento de projetos é o planejamento, programação e controle das atividades para atingir objetivos do projeto. Os principais objetivos a serem alcançados incluem metas de desempenho, custo e tempo, enquanto, ao mesmo tempo, você controla ou mantém o escopo do projeto no nível correto. (LEWIS, 2000). As bibliotecas realizam diversos tipos de projetos inseridos em suas rotinas: atualização de regulamento, exposições, coletas de doações temáticas, etc. Entretanto, nem sempre os bibliotecários que executam um projeto têm consciência da natureza dessa atividade. O mais ambicioso projeto desenvolvido pelo SBD/ECA foi a reforma de seu espaço, financiada pela FAPESP. O projeto foi concluído dentro de seu orçamento e no prazo estipulado. Considera-se que o projeto foi concluído com sucesso. A Biblioteca participou indiretamente de outros dois projetos com fontes externas de recursos. Esses projetos foram desenvolvidos pelos professores do Departamento de Música da Escola e tiveram como base o estudo de partituras manuscritas do Barroco Mineiro, cerca de 120 obras musicais oriundas das cidades de Ayuruóca, Brazópolis e Campanha. Ao final destes projetos, o SBD/ECA obteve catálogos para que novos pesquisadores pudessem acessar mais facilmente as obras dessas coleções. O projeto Arquivo Miroel Silveira foi instituído pela associação da equipe do SBD/ECA e pela presidente de sua comissão. Havia o interesse comum de desenvolver um projeto cujos objetivos eram tratar e recuperar as informações, contemplar a pesquisa acadêmica e divulgar os resultados obtidos. No item 3 deste trabalho será apresentado um histórico da coleção no qual observa-se que as informações sobre censura e teatro são muito importantes para a comunidades da ECA/USP e para a sociedade em geral. �3 HISTÓRICO DO PROJETO1 Em 1985, com o fim da censura, documentos referentes ao teatro dos antigos DEIP e DIP seriam incinerados na polícia federal. Miroel Silveira, professor da ECA, conseguiu a doação destes processos, e os trouxe para o Departamento de Artes Cênicas da ECA, onde eram pesquisados por alunos e outros professores, embora não estivessem devidamente processados (catalogados e indexados). Em 1988, após o falecimento do Professor, SBD/ECA recebeu a doação dos processos que passaram a constituir o “Acervo Miroel Silveira”. A coleção possui um total de 6137 processos de censura teatral, encadernados em grupos de 15. Cada processo contém: 1 peça de teatro completa, 1 requisição da Associação Brasileira de Autores Teatrais ou órgão similar; 1 certificado de censura; 1 carta de apresentação, solicitando a avaliação da obra. Os processos abrangem as décadas de 30 a 70 e estão numerados pela ordem de armazenamento, iniciados nos anos 40. Todos os processos são acompanhados de um fichário com informações: Nome (da obra), gênero, autoria, tradução, adaptação, número de atos, número de quadros, requerente, responsável, data da censura, número, censor, observações (sobre a obra), número de registro, livro, observações. As fichas não foram integralmente preenchidas e, em muitas delas, consta somente o nome da obra. A coleção está completa, e possui desde o certificado de Censura n.1, emitido pelo Departamento Estadual de Imprensa e Propaganda, Divisão de Turismo e Diversões Públicas, para a peça Que família, de Noel Coward, até o último processo, de n. 6137, solicitando a censura para a peça Polícia ou Beco sem saída, de Slavomir Mrozek, com tradução de Ziembinsky (Dado que a ordem 1 Trabalho apresentado no ENDOCOM, 13. Belo Horizonte, 2003. Anais. �da sucessão dos processos não é rigidamente cronológica, estabelecemos com datas limites deste Projeto o período de 1920 até 1970). Em 2000, iniciaram-se os trabalhos para o desenvolvimento do “Projeto Miroel Silveira”. A equipe de desenvolvimento do projeto foi formada pela Professora Doutora Maria Cristina C. Costa e três bibliotecárias do SBD/ECA: Analúcia dos Santos Viviani Recine, Bárbara Júlia Menezello Leitão e Paola M. L Santos. 4 ORGANIZAÇÃO DO PROJETO - EQUIPE DE PESQUISA Embora pareça uma frase “lugar-comum”, pode-se afirmar que não há projeto sem equipe. Existem muitos estudos na área de recursos humanos que estabelecem padrões para equipes considerando a formação necessária, aspectos comunicacionais, distribuição de tarefas, etc. De acordo com Lewis (2000), qualquer gerente de recursos humanos pode afirmar que a montagem de uma equipe deve enfatizar, em primeiro lugar, os requisitos do trabalho, para só então recrutar os indivíduos que melhor atendem a esses requisitos. As características da equipe do Projeto Miroel Silveira foram estudadas e abaixo descritas tendo como base os conceitos ministrados no PROTAP, leituras na área de administração de RH e, sobretudo, a observação da atuação dos indivíduos interagindo no grupo. �4.1 MODELO COMPORTAMENTAL Para que o projeto pudesse se estabelecer, foi importante que cada um dos participantes tivessem qualidades pessoais que, em grupo, se configuram hoje numa equipe com algumas características comportamentais. Citaremos algumas destas condutas: Adequado entendimento da situação: 1 Para o projeto, a principal situação a ser entendida é da própria essência do material, a censura. Não é agradável para um grupo de pessoas atuantes nas áreas de comunicações e artes conviver com cortes e proibições, porém o aspecto nefasto do material não deve interferir nas relações de cada um com a pesquisa e com o grupo. 2 Bolsistas do projeto precisam dividir espaço, materiais e equipamentos com funcionários da biblioteca, uma vez que a ECA não possui espaços disponíveis para abrigar novos empreendimentos. Os trabalhos de rotina da biblioteca devem ser mantidos e priorizados. Determinação: 1 Para os bolsistas, as tarefas diárias são muito exaustivas e repetitivas. De acordo com o andamento e conclusões das pesquisas, alguns trabalhos precisam ser refeitos e o grupo não pode esmorecer. 2 A captação de recursos torna-se um processo dentro do projeto. A equipe despende horas de trabalho localizando, estudando e preenchendo formulários de entidades, instituições de fomento, associações e, na maioria das vezes, obtém resultado nulo. Valorização do indivíduo na equipe: A valorização do potencial de cada indivíduo e a correta distribuição de tarefas de acordo com esses potenciais, resultam em uma equipe mais produtiva. �Boa tolerância à frustração: Os motivos de frustração são muitos no decorrer de um projeto, citamos alguns como exemplo: não obtenção de novos recursos, os acervos nem sempre trazem a informação esperada, os bolsistas são inexperientes e precisam ser treinados em todas as tarefas. Empenho em aprender coisas novas: O aprendizado inclui todos os membros da equipe e abrange conhecimentos muito diversificados que estão descritos no item 5.3 deste trabalho. Equilíbrio emocional: Os prazos e dificuldades não podem ser encarados pela equipe como fonte de estresse. Exemplos de algumas das dificuldades: convivência entre os bolsistas e dos bolsistas com os funcionários da biblioteca; carência de materiais; rotatividade da equipe; delimitação de limites e responsabilidades de cada um; espaços reduzidos; futuro indeterminado. 4.2 EQUIPE ATUANTE NO PROJETO MIROEL SILVEIRA 1 Professora orientadora 1 gerente de projeto 1 administrador 1 secretário 8 bolsistas 4.3 COMPETÊNCIAS DESENVOLVIDAS PELA EQUIPE DO PROJETO2 4.3.1 Em relação a projetos: 2 Estão arroladas as competências administrativas e operacionais para o desenvolvimento do Projeto Arquivo Miroel Silveira, excluindo-se competências em pesquisa científica, papel a ser desempenhado pela Profa. Orientaora do projeto. �Redação de projetos: No caso de projetos como o nosso, a redação da parte acadêmica fica a cargo do professor responsável, enquanto a parte técnica fica com a equipe da biblioteca. Orçamento Previsão e controle orçamentário; Revisão orçamentária em função de corte de verbas; Coleta, organização e controle a documentação fiscal; Prestação de contas. Investigação de novas fontes alternativas de recursos; Administração de recursos humanos: Planejamento das atividades dos bolsistas em função dos objetivos da pesquisa; Delimitação de papéis, distribuição de tarefas; Controle de presença; Promoção da comunicação interpessoal. Administração de projeto: Correta delimitação do escopo do projeto; Traçado claro das metas e objetivos do projeto; diferenciação da pesquisa e produtos. Correta análise de riscos; Correta relação de stakeholders. 4.3.2 Em relação a fontes de recursos financeiros: Conhecimento das instituições de financiamento; Conhecimento dos cronogramas e rotinas de envio de pedidos, prestação de contas, e envio de resultados parciais e definitivos. �4.3.3 Conhecimentos de informática: Desenvolvimento e manutenção de base de dados; Elaboração de manuais de serviço; Acompanhamento das tarefas dos analistas de sistemas. 4.3.4 Conhecimentos teóricos: Censura; Teatro; Áreas de interesse; Redação de resumos de obras de ficção; Administração por projetos. 4.3.5 Conhecimentos de biblioteconomia e arquivística: Potencial informativo; Normas técnicas; Conceitos básicos; Recuperação da informação; Preservação e conservação. 5 CARACTERÍSTICAS DE ACERVOS PARA O TRABALHO COM PROJETOS Consideramos que muitas tarefas de uma biblioteca podem ser executadas por uma equipe de projetos. Porém, para a realização de um projeto financiado por uma agência de pesquisa com a orientação de um professor, é necessário que o acervo tenha algumas características tais como: �Acervos com interesse científico para a Unidade de ensino. Acervos especializados, com público alvo restrito. Consideramos que acervos gerais de amplo interesse devam estar, obrigatoriamente catalogados e disponíveis ao público. Acervos com uma mínima organização: normalmente as agências financiadoras desejam ter uma noção do tipo de pesquisa e quais são os documentos que irão se analisados. A não ser que a Instituição financiadora tenha ciência que a pesquisa pode ou não resultar em busca positiva, essa organização mínima deve existir. Acervos que se mantenham de tamanho fixo ou pouco variado e que não possam ser repentinamente ampliados, porque demandariam um novo projeto para que a pesquisa se conclua. Acervos ainda não tratados pela biblioteca por algum dos motivos abaixo citados: o Necessidade de treinamento especializado para o bibliotecário; o Não prioritário no conjunto dos serviços prestados pela biblioteca; o Doação ou compra recente; 6 VANTAGENS E DESVANTAGENS DE TRABALHO COM PROJETOS 6.1 VANTAGENS O material fica imediatamente disponível para o pesquisador; A catalogação do material é acelerada; Estreitam-se os laços entre a biblioteca e a comunidade; Nova oportunidade para a unidade de ensino obter recursos para realizar pesquisas; O custo da pesquisa cai, porque a estrutura da biblioteca, já existente, pode ser aproveitada; �A pesquisa pode ser subdividida em sub-temas ou retomada quando surgirem novidades na área; Abrem-se novas possibilidades para os alunos da graduação fazerem iniciação científica; A biblioteca tem mais condições de preservar fisicamente o material; O orientador do projeto pode dedicar mais tempo aos aspectos científicos da pesquisa; Novos aprendizados para todos os envolvidos. Os bibliotecários desenvolvem novas competências que podem ser empregadas em outras atividades desenvolvidas pela biblioteca. Os conhecimentos científicos obtidos no desenvolvimento da pesquisa podem ser divulgados em diversas publicações acadêmicas, seminários além daquelas de biblioteconomia. 6.2 DESVANTAGENS Interferência nas rotinas da biblioteca; Rotatividade dos bolsistas que demanda um maior tempo para treinamento e também um acompanhamento mais acurado da manutenção da base de dados; A necessidade de adaptar a catalogação da biblioteca em função da pesquisa. Normalmente ocorrem mudanças na coleta e descrição de dados no decorrer dos trabalhos; Por mais que se treine, elaborem manuais e sejam feitas revisões, o material está sendo catalogado por outro tipo de profissional que não bibliotecários, pode existir uma certa inconstância no resultado do trabalho; �7 CONCLUSÃO O trabalho com projetos, como já visto, apresenta vantagens e desvantagens. Contudo é uma das maneiras de disponibilizar coleções que se encontram sem a devida recuperação da informação. Note-se que muito de normalização, padronização de informações, consistência de base de dados é uma preocupação dos bibliotecários, muitas vezes o pesquisador prioriza a rapidez na disponibilidade da informação. Essa metodologia faz com que as bibliotecas possam suprir a dificuldade que usuários encontram de acesso a documentos e também possibilita aos pesquisadores compreender melhor como funciona a estrutura de uma biblioteca. Já para os bolsistas de iniciação científica ocorre o estreitamento e amadurecimento de sua relação com a unidade de informação. Consideramos que o lado mais gratificante é para nós bibliotecários, a oportunidade rara que o projeto proporciona, trabalhar lado a lado com nossos usuários. REFERÊNCIAS LEWIS, J.P. Como gerenciar projetos com eficácia. 4.ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. MARTINS, M.G. de. Planejamento bibliotecário: para alunos... São Paulo: Pioneira; Brasília: INL, 1980. PMBOK 2000. < Disponível em http://www.pmimg.org.br> acessado em out. 2002. �RECINE, A. dos S.V.; LEITAO, B.J.M.; YAMAMOTO, K.R. Uma biblioteca realizando pesquisa:... In: ENDOCOM, 13., 2003, Belo Horizonte. Anais... Belo Horizonte: PUC Minas, 2003. ∗ Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo. Avenida Prof. Lúcio Marins Rodrigues, 443- Cidade Universitária. São Paulo – Brasil. Email: bjulia@usp.br; anaviv@usp.br ∗∗ Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo. Avenida Prof. Lúcio Marins Rodrigues, 443- Cidade Universitária. São Paulo – Brasil. Email: bjulia@usp.br; anaviv@usp.br � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Administração por projetos: relato de uma experiência no Serviço de Biblioteca e Documentação da ECA/USP. Creator An entity primarily responsible for making the resource Recine, Analucia dos Santos Viviani; Leitão, Bárbara Júlia Menezello Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Natal (Rio Grande do Norte) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRN Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 2004 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Relata a experiência do projeto “A Censura em cena: Arquivo Miroel Silveira”, que é desenvolvido pelo Serviço de Biblioteca e Documentação da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (SBD/ECA/USP) em conjunto com a sua Comissão de Biblioteca.Cita sucintamente outros projetos vivenciados pela Biblioteca e sua equipe, caracteriza os tipos de acervos que possibilitam essa solução, arrola quais os potenciais agentes do processo, os papéis a serem desempenhados e as competências necessárias. Demonstra, também, as vantagens e desvantagens deste recurso para os dirigentes de Bibliotecas Universitárias. Language A language of the resource pt