http://repositorio.febab.org.br/files/original/44/4696/SNBU1991_045.pdf 439bb58a1d1e4e4219e66e6bb222d445 PDF Text Text 542 INs'rRUMENTOS PARA AVALIAÇÃO EM BIBLIOTECAS: ESTATÍSTICAS ALBA COS'I'A MACIEL Professora da disciplina Administraç~o de Bibliotecas, do Departamento de Document~ ção da Universidade Federal Fluminense. Mestre em Ciência da Informa çao. RESUMO: Enfatizando a utilização das estatisticas como instrumentos de controle. análise e avaliação, o trabalho aborda a comp~ sição adequada de formulários,assim como a elaboração de ta belas e gráficos. Explora a importância do uso dos dados estatisticos pelo gerente de sistemas de informação, como base ao processo de planejamento de serviços e produtos. �1 543 A ESTATÍSTICA E A PRÁTICA BIBLIOTECÁRIA Segundo mestre Aur~lio, estatlstica e a parte da matemática em que se investigam os processos de obten ção, organização e análise de dados sobre uma população ou sobre uma coleção de seres quaisquer, e os m~todos de tirar conclusões e fazer ilações ou previsões, com base nesses da dos. A estatística, como se sabe, está na base da construção do conhecimento cientifico, em todas as areas. As ciências dela se valem para construir, produzir e legit~ mar as suas teorias. Na área da Biblioteconomia, a estatlstica explorada pela metade. é subsídios,qua~ Aproveitamos os seus do muito, para a "obtenção e organ'ização lt dos dados que nos interessam, deixando de lado a "análise, as conclusões e as previsões", da definição do Aurélio. A verdade, revelada pela prática bibliotecárIa, e que os profissionais se satisfazem com os gráficos e, param por aI. E isso, é bom que se lembre, é feito de modo muito melhor por um computador. Este fato e lastimável, pois a parte bre", verdadeiramente pessoal e criativa - a análise, "noas conclusões e previsões - é solenemente ignorada. Porque isso- ocorre? sinformação, E, neste caso, Acredi tamos que por de- temos que "enfiar a carapuça", pois a responsabilidade é nossa - os profissionais do ensino da Biblioteconomia. Mas, não é essa a única causa do �544 problema. Existe uma tradjç~o de incompet?ncia dos profis- sionais da ~rea, quando se trata de indagar os por quês dos fatos que ocorrem no nosso dia-a-dia de trabalho; por os os por quês de cada quês dos resultados inesperados; decj- É a tão falada tradição do tecnicismo, que são tomada. nos leva a ser os profissionais do como fazer, dentro das lhas cri stali zadas dos códigos, tri- tabelas e esquemas. E, o profissional que não se pergunta o por que de cada regra adQ tada, que nao pensa nos seus reflexos (positivos ou vos) para os usuarios da biblioteca, não V81 negati- pensar, em de- corrência, na análise e interpretação de dados acumulados em uma tabela estat{stica. Satisfaz-se com a regra, com as ta- belas e com os gráficos. A nossa observação nao e singular. tos os autores a corroborá-la, são mui- tanto brasileiros quanto es- trangeiros: "Em geral, as bibliotecas fazem registros estatisticos mas com a preocupação de apresentar quantitativas, que não são analisadas. mensuraçoes No entanto, valiosos estudos poderiam ser realizados a partir destes dados, para fornecer ~ administração de bibliotecas importantes informaçoes que auxiliariam no planejamento e processo (FERREIRA, G. decisório". et alo. 1980, p.21) "É melancólica a disparidade existente entre a nossa paixao por figuras e nossa habilidade em fazer uso delas. Mas, Existe o compromisso de contar, acumular dados. em que frequênci_a existem análises vál i das dos gráfi c-os sultantes ou propostas de pol{ticas baseadas em mudanças alteraç;es apresentadas pelos gráficos?!! LEN, 1985, p.211) (MORONEY reou apud AL- �545 E olhem que, aquj no Brasil, nem essa "paixio pelos grá1'icos" existe ... Todas essas colocações podem parecer pessimi~ tas, mas naa sao. Acreditamos que, só a partir de constata- ções, e da real introjeção dessas constatações. que se construir uma organização sólida, enraizada em sua pOde ambiên- eia, que responda efetivamente às expectativas daqueles que a demandam. Já é hora dos profissionais bibliotecários re formularem as suas.posturas, indo além do mero registrar relatar, partindo para a interpretação e projeção de compilados. ~ ção observada; e dados hora de perguntar, os por quês de cada variade comparar essa variação, com modificações havidas em outros serviços, ou, com as variações havidas períodos anteriores. ~ hora de pensar nos resultados dos em relação a outros fatores, como o aumento ou ção de verbas ou do quadro de funcionários, em obtidiminui substituição de uma cúpula administrativa, mudanças de pOlíticas, de 111 ay -out U etc. Há que ter seriedade, competência e criatividade para fazer prognósticos - projeções (positivas ou negativas) desses dados no futuro. Os dados, obtidos e organizados segundo os mé todos estatísticos, forneceriam base sólida para o adminis _ trador da biblioteca avaliar e planejar tanto um serviço, co mo as atividades da biblioteca, como um todo. Vale frisa~ que, a época de crise que samos, está constantemente a cobrar dos profissionais atrave~ respo~ �546 SáVE'lS por qualsquer tipos de serviços mantidos pelo goverpa~ no, a comprovação de que esses mesmos serviços conseguem sar por uma análise custo-benefício. Nada me lhor que a pos_~ tividade da estatistica para justificar custos, como também, respaldar reivindicações, perante à administração superior do órgão a que está subordinada a biblioteca. RAO, ao prefaciar o seu próprio livro sobre métodos quantitativos em Biblioteconomia, diz o seguinte: "Durante as duas úl timas décadas, as bi bl.iote cas experimentaram profundas transformações, no que diz respeito ~ formaç~o de suas coleções e ~ organizaçio das atividades de circulação, envolvendo recursos cada vez maiores. Este rápido desenvolvimento deu lugar ao surgimento de diver sos estudos e avaliações sobre a utilidade social das biblio tecas. Até há poucos anos, as avaliações eram subjetivas,b.ê:. seadas apenas em opiniões formuladas por individuos ou poso gru- Entretanto, os desenvolvimentos nos campos da matemáti ca, estatistica, da pesquisa operacional, da admiDistraç~o , da economia e análise de sistemas levaram a minimizar gressivamente os aspectos subjetjvos. lise de sistemas levou à pro- Particularmente a ana identificação e aplicação das técni cas apropriadas de medida quantitativa para avaliar a efetividade e a eficiência dos serviços de informaç~o oferecidos pelas bibliotecas", o uso da estatlstica e extremamente amplo, na pesquisa em Biblioteconomia. Todos os estudos que envolvem coleta, análise e interpretação de dados ter~o, necessaria mente que se valer dela, desde os estudos de usuários aos bi bliométricos. �547 Mas, a ênfase deste trabalho e dada a estatis tica enquanto técnica e instrumental, a ser explorado administrador de biblioteca, no cumprimento de suas de planejar, supervisionar, coordenar ~ pelo funções avaliar serviços. Para poder explorar, adequadamente, os recursos oferecidos pela estatistica, temos que contar com um ins trumento de coleta bem organizado e eficiente: os. os formulári Além de formulários claros, objetivos e consistentes, o administrador deverá escolher os métodos mais adequados seu propósito (escalas, medidas, etc.) assim como, a ao melhor forma de apresentação gráfica dos dados (tabelas, gráfico de setores, barra, histograma, etc,). 2 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS: Os Formulários Formulários estatisticos sao aqueles que por objetivo, registrar a frequência de serviços tem realizados e oferecidos por uma biblioteca, no final de cada dia, de da mês, de cada ano. c~ são, por essência, instrumentos de co- leta de dados. Servem tanto a atividades imediatas do nistrador, como o controle e a tomada de decisões em serviço, quanto a atividades mediatas, como o admialgum planejamento de futuras atividades. Por isso mesmo, o desenho dos formulários deve merecer uma atenção especial do administrador da bibliot~ ca. Jamais adotar formulários utilizados por outras biblio- tecas! Cada biblioteca tem objetivos, caracterÍsticas e ne- cessidades que as diferenciam umas das outras. A observação �548 e o respeito por essas mesmas car8.ctf'risUcas, o profissional sensível e competente. e que revelam o que e bom para uma biblioteca, poderá ser ruim para outra. Ao elaborarmos um formulári.o , devemos determi nar, em primeiro lugar, o que pretendemos dele, xar os objetivos de cada um de seus campos. é ou seja, fi- Só depai s disso que virá o desenho, que deverá aliar a simplicidade da for ma, com a riqueza de conte~do. muito importante, formulários A simplicidade da forma pois, na realidade, e o preenchimento é, muitas vezes, feito por profissionais dos não-qu~ lificados (num balcão de empréstimo. por exemplo) constante- mente envolvidos por outras atividades. do, A riqueza de conteú está diretamente ligada aos objetivos que se colocaram para o formulário, aos dados considerados essenciais, indispensáveis ao controle do serviço, assim como Desenhado o formulário, -teste do mesmo, no proprio servIço que à sua avaliação. recomenda-se um pre- irá utilizá-lo, em dia de movimento significativo observando-se, na ocasiao, o tempo gasto pelo funcionário para preenchê-lo. Não adianta idealizarmos formulários riquiss~ mos de informações, mas inexequiveis na prática, no -a-dia. Podem tomar um tempo excessivo de um dia- func i onári o desfalcando, muitas vezes, serviços mais importantes. componente do bom-senso participando do desenho, que É o levará em conta, necessariamente, as prioridades da biblioteca. Após o teste do preenchimento dos formulá- rios, o administrador deverá analisá-lo, buscando as informa ções realmente substanciais qUe ele oferece, em termos de análise e aval i.ação do referido serviço. �549 Só depois desses cuidados, o formulário podera ser adotado. Vale ainda, uma lembrança: nao tem foros de eternidade. formulários os Como a biblioteca I'~ um orga- nísmo em expans~oll subentende-se que a estrutura administra- tiva que a sustenta também deve estar disposta a expansoeS e Mui tas vezes., a necessidade de modificações. implementação de um estudo, como por exemplo, um estudo de uso de coleções quanto ao conteúdo (assunto), pode levar a biblioteca a adotar temporariamente um tipo diferente de formulário, que es- pecifique mais detalhadamente os assuntos (FormUlário 6).Te~ minado o estudo, volta-se a adotar os formulários usuais uti lizados anteriormente. Uma reVlsao periódica dos formulários e uma Flexibjlidade e reajuste, são condições im- medida salutar. prescindlveis ao bom administrador. Incluímos a seguir, alguns modelos de formulá rios estatfsticos. Tal prática, no contexto d~ste trabalho, guardadas as recomendações já feitas, visa facilitar ao profissional iniciante, a montagem de um modelo, que mais adequado à realidade em que atua. lhes, optou-se pelo geral. seja o Omitiram-se os deta- Propositadamente. Poi s as espe- cificações ficarão por conta do bibliotecário. Foram selecionados 12 formulários para os seguintes serviços: co; seleção e AqujsiÇão; Circulação de Coleções e Referência. Processamento T~cnj Estes formulários permitem o controle da frequência diária (no acumulado men- sal) como tamb~m as frequências gerais mensais (no acumulado anual) . �550 Concluindo, os formulários sao instrumentos im portantes para o administrador da biblioteca. ra a coleta e organização adequada de dados. Essenciais paPode-se mesmo, que cumprem a primeira etapa - a coleta lho estatistico. Mas, reforçamos novamente a sua de instrumentos de uma obra maior: projeções dos dados coletados. dizer de um trabaqualidade a análise, conclusões e Este, o objetivo final da es- tatística. A seguir, os formulários: �551 BlIBLlOTECA CONTROLE ESTATfSTtco DE AQUISiÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO DATA DOAÇÃO E PERMUTA QUANT. O P PROCEOÊNCIA - --~_._-,- --- - -- -- -- --- f- f-- t------ - --------- -- --- f--- - - - - - _.. __ .. ._. __ .- ----- -- TOTAL: TOTAL: I LIVROS) [PUUÓOICOS It FAse.) TOTAL: (OUTROS DOCUIIIEHTOS) : FORMULARIO Observaç~es quanto as possIbilidades deste formul~rjo: - Permite uma análise geral da aquisição de diferentes coleções atrav~s de doaç~o e permuta; - Permite avaliar o volumE' de documentos recebidos no periodo (controle quantitativo); - PermIte identificar a origem d,-IS coleções doadas e/ou permutadas. �552 PEftIÓOO: IIlaLIOTECA: COHTltOU: EITATíSTICO " AOUISIÇÁO DE C O • TIPO DE DATA OOCUWEI'tTO NACIONAL UNID. C., ... ~An:ftl"'L IIIIILlOGIt,ÁFU:O TO TAl. ESTRANGEIRO UNIO. C., TOTAL LIVROS '( VDL.I TOTAL PERiÓDICOS TOTAL TOTAL CUSTOS: UNIOAOE'S ( FAse.! CUSTOS: (LIVItOI) (PERIÓDICOS) TOTAL 6EAAl CUSTOS: FORMULÁRIO 2: COI4TROLE DA AQUISiÇÃO DO MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (COMPRA) (Único para livros e pertódicos) Observações quanto ao uso deste Formulário: Fornece dados para o planejamento orçamentário da aquisição bibliográfica; Pode ser adaptado para outros tipos de documentos; Válido tanto para o controle mensal quanto para o controle anual. �553 alaLIOTECA: _ . , -_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _- ;_ __ CONTROLE ESTAriSTlCO NENS.II.L OATA REG. CAT. CLAS. no PROCESSANENTO TÉCNICO INOEJ(. PREP DAT. REV. ALF. ARO. f----I--+ ---+----+------1--+----+--+----1 TOTAL FORMULÁRIO 3', CONTROLE MENSAL 00 PROCESSAMENTO TÉCNICO Observações quanto ao uso deste fonnulário: - Deverá ser entregue aos funcionarios no início de cada mês e recolhido no lil timo dia útil do mesmo mes; - f: válido tanto para o bibl iotec<Írio (catalogação, indc xação etc.). quanto para o funcionaria não - qualificado (datilografia, preparo etc,); - Fornece os dados relativos aos totais parciais sais) das atividades realizadas; (mcn- - Pennite o controle d,l produção mensal dos funcionários do setor; - Pennite o estabelecimento de um padrão de produçao ra as atividades do setor. pa �554 BIBLIOTECA: COt,lTROLE ESTATI'STICO At,lUAL DO PROCESSAMENTO TÉCNICO ANO: MÊS REG. C AT. CLAS. INDEX. FREP. OAT. REV. '" . ARO. TOTAL 0' 0' 0' O, 0' O, 0' O, 0' '0 " " TOTAL FORMULÁRIO 4: CONTROLE ANUAL 00 PROCESSAMENTO TÉCNICO Observações quanto ao uso deste fonnulârio: - E preenchido relo chefe da biblioteca a partir dos fonnulá rios mensais, no final de cada ~eríodo; - rorncce os dados relativos aos totais gerais, de atividades realizada.s pelos funcionários (qualifjcados ou não); - Pcruli te o controle ua produção anual uos ftmcionários; - Penni te o estabelecimento de um padrão de produção as ativiclades do setor. rara �BIBLlOTEC4. CO'nROLE ESTArlSTICO MENSAL OA CIRCULAÇÃO 00 ACERVO IoIÊS ~! DOCUMENTOS ) OBRAS. DE REFERENCIA .. O"E: I I I r I ! , I, I TOTAL I I I ! I I I I I LIVROS -- I I I 'i I PERIDDICDS i , ! ! T~ .. N .. 15 I ! i , i OUTROS DOCUIoIENT05 i TOT"L FORMULAR 10 5: CONTROLE MENSAL DA CIRCULAÇÃO DO ACERVO Observações quanto ao uso deste fonnulãrio: Privilegia os tipos de documentos mencionados. não especificando as classes lassuntos) dos documentos utiliza dos. Pode não ser interessante para bibliotecas universitárias e especializadas~bastante úttl para biblio tecas públicas; . Não pennite: estudo de uso de coleções quanto ao conteúdo (assilllto) ; - E dos mais simples e fáceis de preencher; - Toma um tempo mínimo do funcionário; - Deve ser entregue ao fllilcionário no início de cada mes, sendo recolhido no último dia Ctil; Pode-se incluir 4ffi campo pio nome do funcionário responsável pelo preenchimento, se is!o for necessário. �BIIIL.1OTECA: COHTItOL.E ESTAT IST1 CO ANUAC. OA ClI'I:CULA<;IO 00 -'C[ItVO '"O ~ O. O' o. O' O' O' O, OI •• O' DOCUIIIIENTOS " " TOTAl.. OBRAS DE REFERÊNCIA LIVROS P€IUÓOI COS ANA 15 I OUTROS OOCU"'ENTOS TO TA L FORMULÁR la 6 CONTROLE ANUAL DA CIRCULAÇÃO DO ACERVO Observações quanto ao uso deste formulário: As mesmas observações feitas ao formulário anterior, com a ressalva de que este ê preenchido pelo chefe, no final de cada período; Os dados constantes deste formulário correspondem aos totais gerais, ou seja ao somatório dos dados registrados no anterior (form. 4). �557 BIBLIOTECA CONTROLE DE ARTES ESTATíSTICO E COMUNICAÇÁO ANUAL DA SOCIAL CIRCULAÇÃO POR ASSUNTOS ANO I.:s: SSUNTO MESES AROUI- VOLOGIA ARTES BIBlIOTE CINEMA CONQMIA JORNA- PUBLlCI- OUTROS LlSMO DADE ASSUNms TOTAL PRQPAG. OI 02 --- - - f--- 03 --- -------: I - ----- 04 -------:----:------- - ---- r---- -- 05 r-----\--~--t--_+---f-~r___-}_--\---06 r--------f----~--_+----~-07 ----+- ---+---- 1 - - - - r------1----+__ ----+----f-----I - - - - - f---- 08 09 la - - ----1------+I I 1---- ----1------- ---+--- -- --~ - - - - - - - - j----+------ 12 TOTAL FORMULAR la 7 CONTROLE DA DEMANDA POR ASSiJNTOS Observaç~es quanto ao uso deste formul~rio: _ Presta-se ao estudo de uso de coleções; Pode ser utilizado temporariamente, por ocasi~o do estudo mencionado ou definitivamente, caso o seu preenchime~ to n~o ocupe tempo excessivo de funcion~rjo; _ Para o controle mensal, colocar dias no campo r0servado aos meses. _ Fornece interessantes subsldjos para a seleç~o e avaljação documental em bibliotecas. �558 BIBLIOTECA Y CONTROLE ESTATísco DA CIRCULAÇÃO MÊS ~ DATA O I 2 3 4 5 • 7 8 9 TOTAL I 2 3 4 5 • 7 8 9 10 "12 13 14 15 I. 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TOTAL FORMULARIO 8: CONTROLE MENSAL DA CIRCULAÇÃO POR CLASSE Observaçoes: - Utilizâvel quando a biblioteca possui um acervo geral que en glaba todos os assuntos (como uma biblioteca central universi= târia, ou uma biblioteca pGblica) e quando hâ nec~ssidade de se especi fj car oS as~untos na estatística; - Tania um tempo considerâvel do funcion~rio; - Só arrola um ti~ de documento; - Pode-se illcluir uni campo para o nome do funcionârio responsª vcl pelo preencllimento, se isto for necessârio. �559 BIBLIOTECA CONTROLE DE ESTATI'STICO DO USO DO ACERVO POR DIFERENTES CATEGORIAS USUÁR lOS ANO I PÚBLICO EM E S T U DA NTES CR lANÇAS BRAILLE GERAL TOTA L f JAN I-FEY --_. --t---------+--- . ----f--- r- ------ MAR f-- - -- .. ----- ----- f--- r--- ABR ------ ------- ._----- ---------+--MAl -+--- -- t----JUN f----t-- ---------l-------, -----+------+--------1------- ---+-------1 JUL I - - - - t - - - - - - f--------'I------I--AGO 1----._--- -------+----- --+----- -f---------+-----1 SET OUT t----+------- ------t--- ----t---....- - - + - - NOY I--------f-------f------t-----+----+----~ OEZ TOTAL FORMULARID 9. uso DO ACERVO POR DIFERENTES CATEGORIAS DE USUARIOS Observações: - Adequado para a análise da demanda pelas coleções por diferentes categorias de usuários; - Presta~se para avaliaç~o do desempenho da biblioteca consoante metas fixadas para as diferentes seçoes; - Para o controle mensal, colocar dias no campo meses. �BIBLIOTECA: CONTROLE ESTAT íSTICO ~ENSll,L DO SERViÇO NOME: MÊS: " REFERÊNCllI, ~ TOTlI,L SERViÇO ORIENTAÇÃO '0 USUÃRIO EM GERAL • LEVANTAMENTO DOCUMENTAL NORMlI,LIZlI,Çll,O 0' TRABALI10S TÉCNICO. CllENTíFICOS ATENDIMENTO TELEFONE ICORREI O '"O'" i TOTAL FORMULÁRIO 10: CONTROLE MENSAL DO SERViÇO DE REFERENC IA *Considere incluidas neste campo: Orientação de Leitura, Orientação Quanto ao Uso de Catãlo gos, etc. Observações: - Especifica o tipo de serviço que é realizado; - Deve ser entregue ao funcionârio no início de cada mes, recolhido no último dia útil; - ~ão especifica assuntos. �81 BL.IOTECA: CONTROL.E ESTATíSTICO ANUAL. 00 SERViÇO DE REFERÊNCIA ANO: ~ SERviÇO ORIENTAÇÃO " 0' O, 0' O, O, 0' O, 0' " " " TOTAL. .0 USUÁRIO EM GERAL. .. L.EVANTAMENTO DOCUMENTAL. NORNALIZAClo 0' TRABALHOS TECN I COSo CIENTi FI COS ATENDIMENTO TEL EFONE ICORREIO TOTAL FORMULÁR!O !I: CONTROLE ANUAL DO SERViÇO DE REFERÊNCIA Observações: - E preenchido pelo chefe, no final do ano, pois é o resultado acumulado dos dados trados no formulário anterior (8); - Especifica o serviço executado; - Não especifica assunto. regi~ �562 , BIBLIOTECA CONTROLE ESTATíSTICO DIÁRIO MÊS "''' ASSUNTO PROCURADO " REFERÊNCIA '" , , {ASSUNTOS) O 08SERVAÇÕE -- ASSUNTOS FORMULÁRIO 12 NÃO COBERTOS PELA BIBLIOTECA: CONTROLE DE BUSCA DE ASSUNTOS Observações: - De preenchimento fácil e rápido; - Fornece os assuntos mais procurados e os menos cobertos; - Importante subsídio para a política de seleção da biblioteca; - Especifica o tipo de usuário que demandou o serviço; - Auxilia estudos de avaliação de coleções. �563 3 APRESENTAÇÃO DE DADOS ESTATÍSTICOS Com base nos instrumentos de coleta de dados (os formulários examinados na seção anterior), podemos compor tabelas e gráficos. Tratamos agora, especificamente, da org~ nizaçao dos dados registrados nos formulários e da sua apr~ sentação. Os dados podem ser apresentados em forma texto, tabela ou gráfico. texto A apresentação em forma de deve ser evitada por ser enfadonha e pela dispersão que leitura acarreta por parte do leitor. Já to mais viáveis e, muitas vezes, só elas de sua as tabelas são mui- já cumprem o objeti- vo de organização dos dados. 3.1 Tabelas "Uma tabela e a organi zaçao sistemáti_ca de da- dos estatísticos na forma de colunas e linhas. horizontais e as colunas verticais. A tabela geralmente sim- plifica a apresentação e facilita a comparaçao mais conjuntos de dados". As linhas sao de dois ou (RAO, 1986, p,15) As partes que devem constituir uma tabela sao: - o titulo; - o sub-titulo (se necessário); - a coluna indicadora; - os cabeçalhos; - o corpo da tabela ou dados. �564 Exemplo calcado no Formulário 7. TABELA 1: DEMANDA POR ASSUNTOS NA BIBLIOTECA DO IACS 1990 ASSUNTOS TOTAL PARCIAL BIBLIOTECONOMIA % GRAUS SIMPLES 12919 56,0 204 ARQUIVOLOGIA 4181 18,0 66 CINEMA 2572 12,0 40 PUBLICIDADE/PROPAGANDA 1115 5,0 18 ARTES 873 4,0 14 JORNALISMO 628 3,0 10 OUTROS 486 2,0 8 22774 100,0 360 TOTAL Fonte: Formulários estatisticos de circulação da Biblioteca do IACS - UFF Esta tabela especifica os percentuais(em rela çao a 100) e os graus (em relação à 360), A organizaçao dos dados no corpo da tabela d~ ve ser feita de modo a realçar as análises que o administrador acrescentará ao trabalho. �565 A Tabela 2, a seguir, foi organizada a partir de dados colhidos através do Formulário 9. TABELA 2: USO DO ACERVO POR DIFERENTES CATEGORIAS DE USUÁRIOS-1989 SEÇOES TOTAL PARCIAL ESTUDANTIL 10987 60,0 5281 30,0 BRAILLE 974 5,5 INFANTIL 815 4,5 18057 100,0 PÚBLICO EM GERAL TOTAL Fonte: % Biblioteca Pública X o mesmo Formulário 9, referente a dois anos consecutivos, pode propiciar a seguinte tabela: TABELA 3: USO DO ACERVO POR DIFERENTES CATEGORIAS DE USUÁRIOS PERÍODO 1989/90 TOTAL PARCIAL DA CIRCULAÇÃO DO ACERVO 1989 1990 SEÇÕES 10987 10858 5281 4233 BRAILLE 974 659 INFANTIL 815 581 18057 16331 ESTUDANTIL PÚBLICO EM GERAL TOTAL Fonte: Bibl.ioteca Pública X �566 Esta ~ltima tabela foi organizada de modo a permitir a análise comparativa de dois períodos consecutivos. 3.2 Gráficos o alcance visual de um gráfico e muito maior do que o de uma tabela e, nem se compara, com o de uma apresentação em forma de texto. rúcio já dizia que, Não e a toa, que o próprio Con- "urna imagem vale mais que mil palavras 11 , o objetivo da apresentação gráfica de dados e resumir, de maneira clara, os fatos e inferências extrai dos dos dados. liA importância de apresentar dados numa forma gráfica. decorre do fato de que uma apresentação nessa forma, (RAO, 1986, pode ser facilmente compreendida e interpretada", p.14) Cumpre aos gráficos. portanto, apresentar e ~ videnciar dados, de modo a permitir a comprovaçao das análises e conclusões, do administrador da biblioteca. Utilizam-se os gráficos para identificar mu- danças e alterações apresentadas pelos serviços, para avaliar serviços e funções através de comparaçoes. Prestam - se, com a exatidão dos numeros, para justificar custos, respal- dar reivindicações etc. Eles permi tem grande economj_a de palavras, pois ev.idenc.iam argumentos. Os gráficos mais utilizados em bibliotecas �567 8ao: gráficos de setores, de barras (barras duplas e/ou fra cionadas), o histograma e o pOlígono de frequência. Os gráficos que se seguem foram compostos por dados expressos nas tabelas que nos serviram de exemplo. 3.2.1 Gráficos de Barra ou Colunas Um gráfico de barras ou colunas consiste em um certo número de barras, que variam conforme quantidade de variaveis que se pretende retratar. De largura igual, traçadas, na maioria das vezes, verticalmente. sao A aI tura de cada barra vai variar, conforme varia o valor de cada variável apresentada. Quando for interessante comparar o "comporta- mental! das variáveis, dentro de períodos consecutivos ou,me~ mo nao sendo consecutivos, que tenham condicionantes expres- sivas para an~lise (mudança de gest~o, mudança de pOlitica, ingest~o de verbas etc), pode-se utilizar o gr~fico de ras duplas. bar- Este gr~fico evidencia, com pronta clareza, as comparaçoes que se pretende analisar. Os gráficos a seguir representam um de .barras e um gr~fico de barras duplas. Os dados gr~fico utiliza- dos para sua composiç~o foram extrai dos das tabelas 1 e 4. �568 " ~ o z o ü W I- o -' Ol Ol I 3000 r- f 200 O I 1000 I w DOCA 9000 ~ o w z o o 8000 7000 <l W o o w -o •"z '"o-' 60CO « o z « o > "" 5000 li.'" ao <l r- 4000 o no "- <l "w m "« I- o w Z 3000 "- Z o "U ü - -' 2.000 " ~ <D m " I- -' w nn Q. 1000 GRAFICO NA DE BARRAS OU COLUNAS BIBLIOTECA TOTAL no <l X, NO ANO DE CONSULTAS: 22774 DE "mm « m « o "'" I- Z no "o rl n DEMANDA 1990 POR ASSUNTOS �569 TABELA 4- uso ACERVO SE 00 ç ÕE POR DIFERENTES CATEGORIAS TOTAL S I PARCIAL DA CIRCULAÇÃO EM GERAL 1990 o 9 6 1 5 2 6 I • 1 4 6 I 5 BRAILLE INFANTil . .---- TOTAL fONTE I FORMULAR lOS ESTATISTICOS 89 90 GRÁFICO DE USUARIQS 1989 ESTUOANT IL PUBLICO DE 6. 90 BIBLIOTECA 89 90 BARRAS DUPLAS: DIFERENTES CATEGORIAS DA 6 O 5 1 I O 6 5 6 , 2 3 3 6 5 • 5 6 I 3 3 I -I 6 Z 8990 USO DO ACERVO DA BIBLIOTECA Z DE USUÁRIOS POR �570 3.2.2 Gráfico de Setores o circunferência. gráfico de setores e representado sobre uma Cada variável que se deseja representar ocu pa uma fatia, um setor da circunferência. por cada uma das variáveis é O espaço ocupado calculado em relação a 360º, a medida total da circunferência. A composiçao do gráfico de setores que -ilus- tra a proxima página, tomou como base os dados expressos na Tabela 1. Para calcular, por exemplo, o uso de coleções pela area de Biblioteconomia (Tabela 1) e projetar o dado no gráfico de setores, procede-se da seguinte maneira, utilizan do-se uma regra de três simples: 22.774 equivale a 360º (o total de consultas) (a medida total da circunferência) 12.919 x (o total parcial referente à Biblioteconomia) x 12.919 x 360 22.774 Portanto X 204º Cada setor deve aparecer, na circunferência,em ordem decrescente (ou crescente) de tamanho, podendo o dese nho ser iniciado no ponto O (ápice superior da circunferênci a) • �571 •• •• • no ,," ZO<4° O BIBLIOTECONOMIA O ARQUIVOLOGlA O CINEMA O PUBLICIDADE !PAOPAGANOA O ARTES O JORNALISMO O OUTROS GRÁFICO DE SETORES REPRESENTANDO A DEMANDA POR ASSUNTO BLIOTECA X NO ANO 1990 NA BI- �572 3.2.3 POligono de Frequência o pOlígono de frequência e desenhado a partir de pontos decorrentes da intersecç~o de duas retas, a partir dos eixos X e Y. traçadas O eixo dos X representa as variá- veis que se pretende demonstrar e o eixo Y, a frequência (v~ lar de cada variável). Unindo-se estes pontos, forma-se o pOligono de frequência. Para avaliação comparatjva de dados, pode-se desenhar dois ou mais pOligonos de frequência, dentro de um mesmo gráfico. A seguir tabela e pOligono de frequência. dados foram colhidos através do Formulário 5. TABELA 5: CIRCULAÇÃO DE PERIÓDICOS NA BIBLIOTECA y, 1989/1990 M E S E S JANEIRO FEVEREIRO MARÇO ABRIL MAIO JUNHO JULHO AGOSTO SETEM8RO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO TOTAL Fonte: Nº DE CONSULTAS 1989 1990 116 214 981 943 1. 981 2.534 194 982 1.324 2.013 2.791 543 179 380 892 873 1.310 1.987 215 837 1.478 1. 519 1. 728 398 14.616 11.796 Formulários estatlsticos sobre circulação do acervo Os �573 3.000 1989 _ _ __ 1990 -------- 2 800 2 600 2 400 2 _200 2.000 • ," •z 8 , I1 II I \ / I I I I I I I / I I I I I I I I \ I 800 I 600 ~ I ,400 ~ • -,2z I .200 I .000 ~ 1\ \ \ I I I \ 800 I I I 600 \ I I I I I I I I I I I I \ 400 I I JI -- \ \ I I I I I / 200 / / F M A A M FIGURA S O N O 4 POLlGONOS DE FREQUÊNCIA REPRESENTANDO A CIRCULAÇÃO 00 ACERVO DE PERiÓDICOS DE UMA BIBLIOTECA NO PERIODO DE ANOS. 2 �574 4 A ESTATÍS'rICA E O ADMINISTRADOR DE BIBLIOTECAS Estudo recente realizado no âmbito das bib}io tecas universitárias (MERCADANTE, 1990 p.31), revela a ine- xistência, precariedade e pobreza dos documentos administrativos nessas instituições. Segue, mencionando a domesticida de da administraç~o na maioria das bibliotecas brasileiras , fato que denota o despreparo do profissional bibliotecário na elaboração de instrumentos para o gerenciamento. o quadro certamente naa e outro nos demais ti pos de bibliotecas (públicas, escolares etc). As bibliotecas, embora adotem atualmente t~c­ nicas e posturas mais dinâmicas em relação à divulgação e promoção do uso de seus acervos, nem sempre se estruturam co mo organizações. das, Urna organização deve ter funções def:ini- rot:inas programadas, determ:inação de competênci.as, de modo a configurar-se corno um sistema, bem consti tuldo e inte grado, sintontzado no alcance de seus objetivos e metas. ma organização deve necessariamente incluir m~todos e das de avaliação de seu desempenho para não cair na U- medicitada "domesticidade" ou mesmo cumpli_ci-dade das atuais cheftas. Para avaliar o alcance de um objetivo, o profissional tem que ter em mãos dados da realidade em que atua, tem que saber analisá-los e projetá-los. As estatisticas fun cionam como verdadeiros bancos de dados sobre a biblioteca, documentos administrativos que possibilitam ao bibliotecárto oportunas tomadas de decisão. A exploração dos dados estatisticos tem dtferpntes finali.dades. Os gerentes de bibliotecas podem utili- �575 z~-los para aval iar o desempenho de serviços e funcion~rios, identificar' mudanças, estabelecer pol{ticas, padr;es de sempenho, extinguir ou planejar atividades etc. Licas embasam, COIIIO a clareza dos números. As estatis- as suas rc'ivindi- caç;es perante a cúpula administrativa de um ~rg~o, cando dpcisões P cte- justifi- ('\181,08. A irlterpretaç~o das estatísticas exige do bibliotec~rio urna atitude cient{fica e uma postura ~tica. entifica. dos; Ci- traduzida na busca de causas para os fatos observ~ 6tica. na disposiçio de interpretar sem sectarismos ou distorções que possam, porventura, benefici~-10. A an~lise dos dados, mesmo que estes se refiram a um unico ser'viço, deve ser feita atrav~s da perspectiva do conjunto. A biblioteca ~ um sistema onde o desempenho positivo ou negativo de um serviço ou funcion~rio se reflete em toda a organização. A an~lise compartimentada, do contexto maior e mIope e inv~lida. isolada Tal observação t.a, obviamente, a necessidade do profissional estar denoconecta do e t~m sint·onia com a ambiência do sistema qw:' gerf'ncia, ta!:!. to interna quanto externa. Quando temos em maos um conjunto de dados sobre uso de coleç~es, como o mostrado atrav~s do gr~fico de barras (seção 3.2.1), devemos observar as vari~veis que tal conjunto nos apresenta procurando evidências que nos apontem no sentido de mudanças ou de manutenção de decjs~ps. blioteca X, por exemplo, a coleção de Biblioteconomia muito mais utilizada que as demais. Por que? Seria o Na Bifoi fato explicado pelo 6bvio dominio do uso do acervo que os bibliotec~rios e futuros bibliotec~rjos t.~m? Ou teria outras cau- sas, como uma divulgação maIS cuidada e eficiente dos docu- �576 mentos pertencentes a esta area, ou um crit~rjo especial de armazenamento dessas coleç~es, ou ainda um trabalho de indexação que proporcionou ma1.s pontos de acesso às coleções BibLia? já As variações detectadas no presente per{odo nham se manifestando em periodos anteriores? Ou é de vi- t{pica do períodO em análise? t importante, durante o processo de análise que se relacione o fato observado com as suas provaveis causas, proximas ou distantes, evidentes ou não tão evidentes. Só depois deste exercicio intelectual, que na verdade são i das e vindas em torno de um problema, nunca um caminhar ar, que poderemos nos aproximar do que sejam as suas lin~ verda- deiras causas. Determinadas as supostas causas reais para os fatos observados, incorporar os rnodelos que implicaram em re sultados positivos (modelos de politicas de seleç~o do acervo; modelos de instrumentos ou t~cnicas de divulgaç~o; mod~ los de treinamento de usu~rios; modelos de armazenamento e Sinalização das coleções etc), estendendo-os para as areas de baixo rendimento (artes, jornalismo, constantes do exem- S~o decisões apoiadas na realidade que geram pIo adotado). um ciclo produtivo de resultados - o verdadeiro IIfeed -back ll para o sistema, sua ciclica avaljaç~o. Um segundo exemplo de an~lise poderia ser cal cado no gráfico de barras duplas (seç~o 3.2.1): Uso do acer vo da Biblioteca Z por diferentes categorias de usuários. Es te tipo de gráfico permite a análise comparativa imediata das varjávei.s em observação. Evidencia-se, de pronto, a predominância do �577 segmento estudantes, na biblioteca. Nada de sur'preenden te se considerarmos a quase inexist~ncia das bibliotecas escoLa res no Brasil, mas, de qualquer modo urna eVIdência que merece toda a atenção do bibliotecário. Tanto no sentjdo de cri ar serviços especiais de atendimento aos estudantes, como uma Seção Estudantil. especializada em ,tpesquisa escolar", co mo no sentido de privilegiar aqueles que deveriam ser, num contexto mais equilibrado que o brasileiro, os verdadeiros u suários das bibliotecas públicas. Vollando ao mesmo gráfico observa-se uma queda geral do uso do acervo em todos os segmentos estudados. Por que? Seleção i nadequacla Desatualização de coleções e funcionários? acervo? do Falta de divulg.§. çao de atividades ou mesrno ausênc i a de atividades de dinamizaçao de leitura entre as categorias Deficiente e Infantil? Estes últimos segmentos estão praticamente desassistidos de~ Houve suspensão de verbas, cortes tro da Biblioteca. mentários? Mudanças de cúpula administrativa importando mudanças de politícas? biblioteca orça- é O planejamento do espaço [{sico em da adequado aos usuários especiais que sao as cri- anças e deficientes? s6 depois das respostas a estas e muitas ou- tras questões, que surgem da observação do grnfico, estaríamos com respaldo suficiente para tomarmos decisões acert.adas e avaliações corretas e justas. No processo de implantação de um sistema de a valiação em uma biblioteca, o administrador deve envolver,ne cessariamente toda a sua equipe de funcionários. 1 aboração dos i ns t r'umen tos adequados de ava 1 i ação, determinação de padrões, parãmetros de julgamento. rfanto na e como na Partici- pando ativamente do processo, os funcionários receberão corno uma decorrência natural, o quinhão de r~sponsAbil idades que �578 lhes cabe em atingir a um padrão que ele mesmo se atribuiu. o proveito que um gerente de bibliotecas pode retirar das estatísticas tante fonte de dados a e bom senso. é evidente. Aproveitar esta impor- é, no mínimo, uma questão de competêncl �579 5 REFERENCIAS BIRLTOGRAFICAS ALLEN, Geoffrey G. The management use af library statistics. IFLA Journal, 11(3), 1985. CARPENTER, Ray L. & VASU, Ellen Storey. Statistical methods for libraries. Chicago: ALA, 1979. 1119p. FERREIRA, Glória Isabel Sttamlni et ali]. Problemas de coleta e utilização de dados estatísticos em bibliote caso Boletim ABDF, Brasília, 3(4): 21-25, 1980. - MEHCADANTE, Lei1a M.Z. An~lise de modelos organizacionais de bibliotecas unjversit~rias nacionais.- Brasília: O Programa, 1990. 82p. RAO, I.K. Ravichandra. M~todos quantitativos em Biblioteconomia e Ciência da Informação. 'l'rad. de Daniel F. Sullivan e outros. - Brasília: ABDF; Washington: OEA, 1986. 272p. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 07 - Ano: 1991 (UFRJ - Rio de Janeiro/RJ) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: Padrões nacionais para planejamento e avaliação em bibliotecas universitárias. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFRJ Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1991 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Instrumentos para avaliação em bibliotecas: estatísticas. Creator An entity primarily responsible for making the resource Maciel, Alba Costa Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) Publisher An entity responsible for making the resource available UFRJ Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1991 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Enfatizando a utilização das estatísticas como instrumetnos de controle, análise e avaliação, o trabalho aborda a composição adequada de formulários, assim como a elaboração de tabelas e gráficos. Explora a importância do uso dos dados estatísitcos pelo gerente de sistemas de informação, como base ao processo de planejamento de serviços e produtos. Language A language of the resource pt