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REDIMENSIONAMENTO DO SERVIÇO DE AUTOMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS DA
UFPB.
Elisabete Sirino da Silva∗
Maria do Socorro Azevedo F. F. Vasquez
Maria Madalena Cabral
Marilia Mesquita Guedes Pereira
RESUMO
O Sistema de Informatização do conjunto de Bibliotecas da Universidade Federal da
Paraíba teve sua estrutura redimensionada, mudando do formato CALCO para o
formato MARC. No final do ano 2000 adotou – se a nova versão de Base de Dados
ORTODOCS, que permite tratar o material bibliográfico compreendendo livros,
dissertações e teses, material de referência, etc; de maneira cooperativa, permitindo
a padronização dos principais catálogos (autor, título e assunto) e, dessa forma,
garantindo um número elevado de títulos disponibilizado via Internet. Essa
interligação entre as Bibliotecas Universitárias proporciona soluções satisfatórias ao
usuário - pesquisador oferecendo um conhecimento direto do acervo bibliográfico
pertencente ao Sistema de Bibliotecas da UFPB, através dos site www.ufpb.bc.br e
www.sistemoteca.ufpb.br .
PALAVRAS-CHAVE: Automação de bibliotecas. Redimensionamento de serviços.
Bibliotecas UFPB. Sistemoteca
1 INTRODUÇÃO
A Universidade Federal da Paraíba até março de 2002 possuia uma estrutura
composta de sete campi. O campus I na cidade de João Pessoa, capital do Estado
da Paraíba, os demais no interior do Estado, estando o mais próximo cerca de 120
Km do primeiro.
Em abril de 2002 foi criada a Universidade Federal de Campina Grande, com
o desmembramento da Universidade Federal da Paraíba, através da Lei n. 10.419,
�de 09/04/2002, integrada pelo Campus I, na cidade de Campina Grande, Campus II,
na cidade de Cajazeiras, Campus III, na cidade de Sousa e Campus IV, na cidade de
Patos.(REGIMENTO,2004).
Atualmente a Universidade Federal da Paraíba está estruturada da seguinte
forma: Campus I, na cidade de João Pessoa, Campus II, na cidade de Areia e
Campus III, na cidade de Bananeiras.
Em consonância com a nova estrutura da UFPB, o Sistema de Bibliotecas
(1980) passou a integrar as bibliotecas dos três campi, ficando as demais da
estrutura anterior ligada à UFCG.
Atualmente a estrutura do SISTEMOTECA, é formada de: Biblioteca Central e
Setorial do Campus I, na cidade de João Pessoa, e Bibliotecas Setoriais com sede
nas cidades de Areia e Bananeiras.
Conforme Regulamento, o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal da
Paraíba – SISTEMOTECA - “é um conjunto de Bibliotecas integradas sobre os
aspectos funcional e operacional, tendo por objetivo a unidade e a harmonia das
atividades de coleta, tratamento, armazenagem, recuperação e disseminação de
informações, para apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão”.
As atividades principais do SISTEMOTECA são:
a) efetuar os registros que permitem assegurar o controle e a avaliação do
material documental;
b) tratar o material documental de acordo com os processos técnicos adotados;
c) viabilizar a disseminação de informações dos acervos das Bibliotecas;
d) oferecer serviço de documentação e informação.
O Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal da Paraíba tem como órgão
coordenador a Biblioteca Central. Ressaltam-se as atividades de planejamento e
gestão da automação (processamento técnico dos acervos das bibliotecas), e os
�serviços e produtos relacionados com a geração e uso da informação, estabelecendo
uma interrelação no conjunto de Bibliotecas da Universidade Federal da Paraíba.
2 SISTEMA DE AUTOMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS DA UFPB
2.1 HISTÓRICO
O sistema de automação do conjunto de bibliotecas da UFPB teve sua
implantação em 1979 com interrupções e grandes intervalos para recomeço. No
início, efetivamente só a Biblioteca Central, passou a colocar seu acervo de cerca de
80.000 livros em formulários que em etapa seguinte, seriam colocados nas máquinas
e gerados os catálogos principais da Biblioteca (DUTRA, 1981).
Na época,o sistema programado era composto de quatro subsistemas:
a. subsistema de Catalogação;
b. subsistema de Aquisição;
c. subsistema de Circulação;
d. subsistema de Disseminação e Recuperação de Informações.
Ativou-se o subsistema de catalogação por ser importante na alimentação dos
demais subsistemas.
De acordo com o Relatório da Biblioteca Central – Divisão de Processamento
Técnico (1992), as interrupções e fracassos não se deveram a problemas técnicos e
sim de ordem operacional, organizacional e financeiro.
A equipe apontou as seguintes falhas, conforme (RELATÓRIO 2003):
1) Catálogos Desatualizados
a) impossibilidade de conhecimento real da coleção documental
da Biblioteca;
�b) dificuldades na localização da informação solicitada pelo usuário;
c) impedimento de realização do inventário da coleção documental
da Biblioteca;
d) duplicidade de trabalho em decorrência da dificuldade e lentidão
no processamento técnico do material no que diz respeito a verificação da existência
de títulos na coleção;
e) inviabilidade na utilização do catálogo para levantamento de
assuntos básicos, tendo em vista, o reconhecimento de cursos junto ao Conselho
Federal de Educação.
f) Deficiência em número de terminais que funcionam como base de
dados tendo em vista a quantidade de usuários da Biblioteca Central.
2) Emissão de listagens
a) dificuldade
na
realização
de
levantamentos
bibliográficos
solicitados pelos usuários e pesquisadores da UFPB.
b) impossibilidade de manter um serviço de disseminação de
informação;
c) lentidão no levantamento de assuntos básicos, considerando-se a
não conclusão do programa e a infidelidade do catálogo.
3) Dificuldades técnicas
a) problemas na instalação dos equipamentos (instalações mal feitas),
além
da constante falta de energia, provocando a perda total do material digitado;
b) falta de recursos financeiros para manutenção dos
equipamentos, provocando grandes períodos de paralisação;
c) falta de equipamentos em número e qualidade satisfatório;
d) ausência de um analista capacitado na Biblioteca Central para
manutenção
e extensão do trabalho;
�e) falhas e necessidade de ajustes importantes além da conclusão do
programa de emissão de fichas e papeletas de bolso;
f) não conclusão do programa de emissão de fichas e papeletas de bolsa;
g) não conclusão do programa de correção e inclusão;
h) ausência de condições imediatas no programa para uma pesquisa
seletiva
e retrospectiva dos assuntos acrescidos a impressão de listagens;
i) falta de condições técnicas que permitam a implantação de uma rede
de informações dentro do Campus I e dentro dos demais Campus;
j) impossibilidade de organizar um catálogo coletivo da UFPB por falta
de equipamentos e material de apoio técnico (em todos os Campus).
4) Problemas de pessoal
a) número de pessoal insuficiente para o número de informações a serem
processadas;
b) falta de verba para contratação de pessoal, de forma a viabilizar a
automação do acervo;
c) desmotivação do pessoal técnico diante da falta de perspectiva de uma
política séria,e da ausência de compromisso das administrações
anteriores, com a automação do SISTEMOTECA;
d) acúmulo de informações a serem processadas,uma vez que o número
de formulários preenchidos,ultrapassam em muito a capacidade dos digitadores;
e) existência de inúmeras falhas no programa provocando
paralisação, desânimo e duplicidade de serviço (provocado pela ausência de um
analista na BC);
f) não concretização satisfatória dos serviços fins BC em decorrência da
automação na DPT – Divisão de Processos Técnicos, como
conseqüência desestímulo e descrença para os usuários nos serviços
propostos pela Biblioteca.
�Com as falhas detectadas no final de 1992, chegou-se à conclusão que era
inevitável a mudança na estrutura do Sistema de Automação, ficando a Direção da
Biblioteca Central, e a Chefia da Divisão de Processamento Técnico, conduzidas a
tomarem a decisão cabível de procurar à aquisição de um programa para eliminar
grande parte dos problemas relatados.. Para selecionar o software houve um estudo
em 1996 “in loco” realizado por profissionais / bibliotecários da Divisão DTP, em
bibliotecas de outras instituições nacionais de Ensino Superior que já estavam, em
fase de operacionalização da automação com o software ORTODOCS.
3 IMPLANTAÇÃO DO NOVO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO
Fundamentado nas argumentações de Silva et al (1991), que chama a
atenção para o Sistema de Bibliotecas da UFPB - SISTEMOTECA ser composto dos
seguintes subsistemas :
* Subsistema da Divisão de Desenvolvimento das Coleções, ao qual
compete às atividades de execução, coordenação e controle dos serviços de seleção
e aquisição de material informacional, através das seguintes Seções: Seleção,
Compra e Intercâmbio.
* Subsistema de Processos Técnicos, ao qual compete a execução,
coordenação do material documental, através das seguintes Seções: Catalogação e
Classificação e Manutenção do Patrimônio Documental;
* Subsistema de Serviços ao Usuário, ao qual compete os serviços de
atendimento à comunidade, através das seções: de Referência, que orienta os
usuários nas pesquisas e na utilização dos materiais de informações; de Circulação,
que executa empréstimo de livros e domicílios; de Periódicos, a qual compete à
coordenação e o registro dos periódicos e seriados; de Coleções Especiais, que
preserva as obras raras, a memória da UFPB e outras coleções julgadas especiais;
�de Multimeios, que organiza os audiovisuais e outros materiais de natureza similar; e
de informação e documentação, que orienta o usuário na normalização de
documentos e na busca bibliográfica, através de bases de dados e acesso de
informações via Internet.
As atividades desses subsistemas são desenvolvidos pelos seguintes órgãos:
* A Biblioteca Central, situada no Campus I (João Pessoa), como
coordenadora geral das atividades de todo sistema; e
* As Bibliotecas Setoriais do Campus I e as Bibliotecas Setoriais localizadas
nos Campi do interior, assim localizadas: Biblioteca Setorial do Campus (Areia); e
Biblioteca Setorial do Campus III (Bananeiras).
Para implantação do novo Sistema de Automação foi necessário a aquisição
da licença de uso do software ORTODOCS, que inicialmente agregou os trabalhos
de processamento técnico do acervo da Biblioteca Central da UFPB; e
posteriormente, a quase totalidade dos acervos das Bibliotecas Setoriais dos Campi
do interior,isto considerando a estrutura anterior do SISTEMOTECA – composto de
sete campi. Ressalta-se que estes acervos são relativamente pequenos, exceto o
campus de Campina Grande, com aproximadamente 50.000 livros processados /
automatizados, antes do desmembramento da Universidade Federal da Paraíba.
3.1 VANTAGENS DO FORMATO MARC
Conforme Almeida (2002) “a sigla MARC vem de Machine Roedable
Cataloging e é um registro catalográfico legível por máquina. O formato MARC define
uma estrutura para registros bibliográficos que permite o seu armazenamento em
meio magnético e tratamento adequado pelos sistemas de computador, contendo
recursos que permitem ao computador identificar e interpretar a informação contida
em um registro catalográfico”. (ALMEIDA, 2002)
�Segundo a mesma autora os motivos para utilização do formato são:
- “A possibilidade das bibliotecas terem seus dados locais em um formato
aceito pelos principais softwares de automação;
- Assegurar a preservação e a integridade dos dados bibliográficos, ampliando
as opções de escolha de um software de automação;
- Compartilhamento de recursos bibliográficos (bibliotecas utilizam MARC para
compartilhar a catalogação original);
- Comunicação de informação com mais precisão e flexibilidade;
- Prover a flexibilidade necessária para bibliotecas individuais adicionarem
informações locais ao registro MARC;
- Permitir que as bibliotecas substituam um sistema automatizado por outro
sem prejuízo dos dados”.
4 SERVIÇOS E PRODUTOS DO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO
4.1 SERVIÇOS
4.1.1 Tratamento da informação
Com a instalação da nova versão do software ORTODOCS no final de 2000 o
processo de catalogação é on – line e o registro das informações é feito a partir de
formulários via Internet.
4.1.1.1 As modalidades de entrada de dados bibliográficos no sistema são:
a) Conversão Retrospectiva - RECON
Consiste em verificar nos acervos das bibliotecas integradas ao software
ORTODOCS, o registro da publicação desejada. Existindo, o registro bibliográfico é
�aproveitado, e, se necessário, executa-se as alterações exigida pela nossa base.
Finalizado, o processo de catalogação, o registro é imediatamente disponibilizado via
Internet.
O software ORTODOCS possibilita acesso aos registros bibliográficos de
vários acervos como: Fundação Biblioteca Nacional, CREUSP (UNICAMP USP,
UNESP), Universidade Federal da Bahia (UFBA), Universidade Estadual da Bahia
(UNEB), Universidade Federal de Feira de Santana (UEFS), Academia Brasileira de
Letras (ACL), etc.
b) Catalogação Original
Quando o registro não é localizado nas bibliotecas cooperativas, o software
ORTODOCS, é de responsabilidade das Bibliotecas do Sistema da UFPB, executar a
catalogação do material documental pela primeira vez.
c) Catalogação na Fonte
Além do que foi acima ressaltado, a DPT – elabora as fichas catalográficas
das monografias, dissertações e teses defendidas ou não na UFPB. Também são
preparadas as fichas catalográficas das publicações editadas pela Editora
Universitária desta Universidade. No ano de 2003 foram elaboradas cerca de 700
fichas catalográficas pelos bibliotecários do Sistema de Automação da UFPB.
d) Inclusão de Exemplar
Quando um título já foi catalogado será acrescido o registro de um novo
exemplar na base da Universidade.
�4.2 PRODUTOS
4.2.1 Recuperação da Informação
Findo o processo de catalogação, o registro é enviado à base da UFPB, e
imediatamente
disponibilizado
na
Internet,
pelo
programa
ORTODOCS
de
recuperação da informação, através de terminais de computadores destinados para
pesquisa pública. Os índices para localização do material documental nas Bibliotecas
do sistema são: Autores, Títulos, Palavras e/ou pesquisa reunindo todos os índices.
Ainda como produto do sistema de automação a emissão de etiquetas de
lombada e de barra, cartão de empréstimo e emissão de listagem para levantamento
bibliográfico.
O software ORTODOCS proporciona compartilhamento com os outros
subsistemas das bibliotecas.
5 TREINAMENTO DE PESSOAL
A Chefia da Divisão de Processamento Técnico da Biblioteca Central recebeu
inicialmente, treinamento de operação e gerenciamento do programa adotado,
juntamente com os analistas de sistemas.
Realizou-se treinamento com o pessoal técnico engajado no processo de
Automação das Bibliotecas do Sistema, no que tange o armazenamento e
recuperação dos registros bibliográficos existentes no conjunto de Bibliotecas da
Universidade.
Os Analistas de Sistemas, participantes do processo de Automação, ficaram
no monitoramento do sistema para minimizar interrupções.
�6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
6.1 SERVIÇOS MEIOS
A partir da aquisição do software ORTODOCS,em 1996,ocorreu enfim a
padronização dos serviços de processamento técnico, com uma efetiva política de
automação no Sistema de Bibliotecas da UFPB;
A catalogação Cooperativa vem consolidando os serviços bibliotecários no
Sistema de Bibliotecas desta Universidade e otimizando os serviços fins (usuários).
A comunicação on-line entre as Bibliotecas do Sistema possibilita, agilizar as
decisões, com relação ao tratamento da informação de qualidade.
6.2 SERVIÇOS FINS
O software ORTODOCS, disponibiliza o acesso aos acervos bibliográficos das
Bibliotecas do Sistema através de terminais via Internet, facilitando, desta maneira, a
consulta on-line a pesquisadores do mundo inteiro.
REFERÊNCIAS
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João Pessoa: BC/UFPB, 2004. 6 P.
BIBLIOTECA CENTRAL. UFCG.Disponível em: <http://www.ufcg.edu.br.campisuplementares-biblioteca.htm.>. Acesso em 10/07/2004.
DIAS, E. W. Contexto digital e tratamento da informação. Revista de Ciência da
Informação, v.2, n.5, p1-9, out. 2001. Disponível em:<http://
www.dgz.org.out.0/out.01.htm>. Acesso em 08/07/2004.
DOOEBEI, V.L.D.L. de et al. A Uni-Rio e o BIBLIODATA-CALCO: uma experiência.
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�DUTRA, L. M. J., SILVA, J. L. M. da. O Sistema de Automação nas Bibliotecas da
UFPB. João Pessoa: UFPB/BC, 1981. 8 p.
GRAEFF, C. M. P. , LIMA, Y. M. C. de. As bases de dados da Biblioteca do Senado
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RIBEIRO, R. M. R. , PASSOS JUNIOR, J. F. G. Catalogação Automatizada
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Central/DDC, 1991 27p.
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do sistema de automação. João Pessoa, 1992. 7 p.
UFPB. Biblioteca Central. Regulamento do sistema de Bibliotecas da
Universidade Federal da Paraíba. João Pessoa, 1980 21 p.
∗
Diretora da Biblioteca do Campus II – UFPB
Diretora da Biblioteca do Campus III – UFPB
Diretora da Divisão de Processos Técnicos – BC – UFPB.Email: lenakabral@bol.com.br
Bibliotecária Serviço Braille – BC – UFPB. Email: marilliagp@bol.com.br
�
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
SNBU - Edição: 13 - Ano: 2004 (UFRN - Natal/RN)
Subject
The topic of the resource
Biblioteconomia
Documentação
Ciência da Informação
Bibliotecas Universitárias
Description
An account of the resource
Tema: Bibliotecas universitárias: (Re) Dimensão de bibliotecas universitárias: da gestão estratégica à inclusão social.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRN
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2004
Language
A language of the resource
Português
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Natal (Rio Grande do Norte)
Event
A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration.
Dublin Core
The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/.
Title
A name given to the resource
Redimensionamento do serviço de automação das Bibliotecas da UFPB.
Creator
An entity primarily responsible for making the resource
Silva, Elisabete Sirino da; Vasquez, Maria do Socorro Azevedo F. F.; Cabral, Maria Madalena; Pereira, Marilia Mesquita Guedes
Coverage
The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant
Natal (Rio Grande do Norte)
Publisher
An entity responsible for making the resource available
UFRN
Date
A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource
2004
Type
The nature or genre of the resource
Evento
Description
An account of the resource
O Sistema de Informatização do conjunto de Bibliotecas da Universidade Federal da Paraíba teve sua estrutura redimensionada, mudando do formato CALCO para o formato MARC. No final do ano 2000 adotou – se a nova versão de Base de Dados ORTODOCS, que permite tratar o material bibliográfico compreendendo livros, dissertações e teses, material de referência, etc; de maneira cooperativa, permitindo a padronização dos principais catálogos (autor, título e assunto) e, dessa forma, garantindo um número elevado de títulos disponibilizado via Internet. Essa interligação entre as Bibliotecas Universitárias proporciona soluções satisfatórias ao usuário - pesquisador oferecendo um conhecimento direto do acervo bibliográfico pertencente ao Sistema de Bibliotecas da UFPB, através dos site www.ufpb.bc.br e www.sistemoteca.ufpb.br.
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pt