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                  <text>499

F&gt;"-~L
SISTEHA DE AQUISIÇÃO DE LIVROS, USO DO HICROISIS
CONTROLE DE AQUISIÇÃO DO SISTEHA DE BIBLIOTECAS DA UNI-RIO

NO

SOLANGE H()TI'A PJAZZAROL,LO

HELIANE FERNANDES VILLAR
VERA LUCIA DODEBEI

Biblioteca

LUIZ

C~ntral

FERNAI~DO

lNFO· SIS

- UNI-RIO

P. DE MACEDO

Consultor r6cnico

Resumo -

As etapas de definiçlo de

Il~S~

uma

para

contrale de aquisiçio ,ie (jQculn~n\:os na
UNI-RIO sio descritas em todas as SI]as fases, assim como 09 produtos obtid(lS.
utilizado o software HICROISIS.

sendo

INTRODUÇAO

o

gerenciamento de recursos informacionais

6

{:onsider~d(l prio-

l-idade no mod(::]o de administração adotado pe10 Sisl:em,? de

bliotecas (ia

Universida(ie

do

Rio

de

Janeil-o (lINI-RIO).

;~ções decor"r'entEs da pol (tica de in·ronnati&lt;~aç);_D

do,,"

Bl.--

As

';'TV:!.ç:OS

das, consi(leralldo as caracterfsticas gerais de nossa Univergi'dade,

P\-incipalm~:nte

ql\&lt;~nto

aos t-ecursos hum,Hlos

(2

'fin7'l.llceil"OS

di\:;ponívpl.~:;

A opçio por uma pol{tica de cooperaçia
cong~nel-ES)

COI"

instituiç5es

no qltE diz respeito ao uso de sof~ware5 j~

desen-

�500

datfos biblioQl-Áficos

deu-sE.

aspectos b~5icos:
a)

precariedade da oferta.

no

mercado

brasileiro.

de

programas e sistemas espec(ficos para o gerenciamento de serviços de biblilJtecas;
b) orçamentos reduzidos
de equipamentos

e

110

que di~ respeito ~ aqUi5iç~o

softwares para as bibliotecas de

Instituiç~e5 de En5ino Superior;
dpfici~ncia

c)

E,

de rECursos t\umanos internos com

çic) E5PE c ffica para desenvolver E acompanhar programas de gerenciamento de informaç1o para bibliotecas.

Uma all~li5E diagnbstica das Divis~es de Serviços r6cni
cos realizada ElO 1989, resultou na priori2açio da automaç1o de
l"ot 1n&lt;;l.5,

integn:l.da

sendo que a catalogaria

BIBLIQJ.)(I! ,.

de',;de 1987.

A Divis10 de AtendimEnto aos Usu'rios encontra-se,
almente,

selecionando

e avaliando softwares para automaç~o do

serviço de empr~stimo da

I'~o

que

atu-

Biblioteca

Setorial

do

tange ao desenvolvilnento do acervo,

de suas rotinas est~ sendo implementada,

tendo sido

Cent nJ

de

a autcllnaçio
adquirido

�501

da Universidade

(7).

Federal

de

F'FRESr

Santa Catarina o software

que control~ os prOCESSOS envolvidos 11a gEr~nci~

de

ri6dic~JS

a

Desta forma,

vem tentando, gradativamEnte.

UNJ--RIO

informatizar as rotinas administrativas de seu Sistema (je
bliotecas.

uma

VEZ

Bi-

que a opçio de adotar um sis~Ema de gçl-en-

ciamento integrado de rotinas foi descartadl] na an~lise

rliag

n6stica realizada. A e)&lt;peri~ncia de cJutras universidades
da ~ maximizaç~Q do potencial do software MICROISIS v~m rermi-

tindo alcançarmos

um

est~gio

de madernizaçio administrativa

com custos redu~ido5 e permanente

adaptaçio

aos

avanços

da

2 OBJETIVO
Este trabalho tF"1 por objetivo principal
de

definiçio

do

Sistema

de

Aquisiçia

descrever
de

Livros

desenvolvido pela equipe da Divis;o de ProCeSSal"Ento
tal

as

etapas
SAL,

Documen-

da Biblioteca Central com assessoria de analista de stste-

mas externo.(l)

3 ROTINAS DE AQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS

o

Sistema

dE

Bibliotecas da UNI-flIO centraliza as atividades

�502

de Aquisiçio, Registro e Catalogaria

interna da

Biblioteca

sendo qU('

I

Central foi modificada r'n 1989. objeti

vando atender ao ciclo de vida do!; documentos
seu acervo. (6)

Atk o

F~trutura

a

c0mponFIltes

de

inrcia deste ano, as rotil'~s de Seleçio.

manualmeflte,

Registro e Aquisiçlo eram processadas

compTeen-

dendo os segUintEs arquivos de dados:
a'

fichas

de

sOlicitaçio

de

aqui~içio

nizadas por cada biblioteca setorial

ie
€

obr~5)

org~

I-emetidas pe-

riodicamente ~ Biblioteca Central;
,h)

fich'rio de solicitaç3o de

aquisiç'io,

organizado

PEla Divisio de Desenvolvimento de ACf'rvo, cnm arfan

jo por Pars de aquisiçio

- Bibliotec8 solicil'ante -

Autor;
c) fich~rio

de solicitaçio, organizado ror ordel" alfa-

bética de autcl1")
d)

fich~.l"io de ol)\-as selecionadas pcu-a a('il.\lsição;

e)

fich~rio

de obras empenhadas pelo setQr

de

compras

dCl. Universidade;

f)

fich~rio de

g)

livro de tombo para registro no
caSj

e,

obras adquiridas (recebidBs);
Sistem~

de Bibliote-

�503

h) arquivo de

o
dever~

FornecedorEs.

sistema de aquisiçio id~al,

segundo

Schreiner

(3) ,

ter as seguintes caracter(sticas b4sicas:
-

disponibilidade

do

sistema uonlineu para consulta e

atualtzação;
integraçio a nrvaI de biblioteca,

isto

k

processamen-

to integrado dc)s dados de qualquer tipo de obra desde

a sugestio at6 o emprkstimo; univen-sidade,

fOl-necendo

b~is na forma

que a

dados

integraçio a nfveI

financeiros e conta-

instituição exige e recebendo de-

la informaç5es pass(veis de processamento no
de

-

de

sistema

bibliotec~.s;

integração a nlvel de redes de informaçio, para obten
çia e fornecimento
localização;

integraçio

de

registros bibliogr~ficos e de

€

bitllioteca-fornecedor-publicador,

permi-

tindo a interface dos sistemas da biblioteca,

do for-

necedor E do publicador para o prOCEssamento (ias
dos dE

encomenda

da-

E do pagamento.

No entanto, como a pr6pria autora afirma
no Br3sil Est~ distante da situaç~o ideal, n50 somente no

que

�504

se refere a sistemas espec(ficos dispon(veis pal-a automaçio da

aquisiçio, mas toda a infraestrutura para o desenvolvimento de
infDrmaç~o"

servitos e produtos de

(3)

4 SISTEMAS AUTOHATIZADOS DE AQUISIÇAO
Dos sistemas isolados desenvolvidos
prOCESSO de

compra,

o

n(l

Brasil para cont,"ole do

Guia de Softwares de Automacio de 8i-

bliotecas (2) registra aPenas o LICITE, da Universidade

raI do

Paran~.

A.H.B.

da Universidade Federal do Cear~

o

USIBI,

da

Universidade

Todos os sistemas mencionados

de

utili2am

sio

Fede-

Paulo e o

softwares

de-

senvolvidos pelas

nio tendo sido verificado,

at~ o mOlnento a

utilizaçio do soft-

ware HICROISIS para o gerenciarneflto dos PI"ocedimentos de apoio
~ compl-a de material

4.

o
bases de

I)ibliogr~fico.

O Software HICROISIS
CDS/ISIS (5) permite a criaçia e a

gerenciamento

de

dados estruturados nio num~ri(:asJ sendo definido es-

pecificamente com a capacidade de trabal11ar com campos de

ta-

manha vari~vel
Apesar d~ fllnçio b~sica do HICROISIS ser a da

de bases

de dados,

com bons recursos de recuPRraç~o da infor-

�505

maçlo, o uso do software para controle de aquisiçio
mentos ~

vi~vel

de

docu-

como vem demonstrar o sistema apresEntado no

cap(tul0 seguinte.
As limitaç5es encontradas
controle dos

dizem

respeito

ao

processos de compra, propriamente ditos. por ser

um gerenciador de bases nio num~ricas. No caso da

compra dos

4

livros

licitação,

tomada

natas de empenho, pagamentos
HICROISIS t&amp;m

UNI-RIO,

a

executada pela administraçio central e

por isso, o Sistema SAL nio trata de
tais como:

efetivo

rotinas

operacionais

de preços, faturas, emisslo de

etc.

Outros

usos

do

software

sido descritos como o do gerenciamento de banco

de teses e dissertaç5es dos Instituto de Filosofia e

Sociais da UFRJ.

Ci&amp;ncias

&lt;4&gt;

5 DEFINIÇÃO DA BASE SAL
A base

SAL

tem por objetivo fornecer informaç5es necess4rias

ao longo de todas as etapas das rotinas de selaçia e aquisiçio

de livros na UNI-RIO.
as sugest5es

de

Inicialmente, o sistema

aquisiç5es

recebidas

armazena

todas

das bibliotecas seto-

riais. A partir dessas informaç~es ~ possivel a emts.io de re-

lat6rios para seleçio de livros a serem adquiridos.
cados na

base

as

Identifi-

livros selecionados, o sistema permitir' a

�506

emiss10 de relat6rio para 501icitaç~o

da

compra.

, .

A

P)"OXJ.ma

v~o

que proporciona o (:ontrole da entrega. A medida qUE

sendo

entregues, , emitido um relat6rio de livros recebidos para coInunicaç50 ~s

bibliotecas solicitan1:es. Encerrada a a&lt;luisiçio.

pode-SE obter relat6rio dos livros

adquiridos

para

controle

centralizado do acervo.

TABELA DE DEFINIÇÃO DE CAMPOS
T.bela de Vefiniao de Campos (TDe)

B~se

de Dados'

SAL

~liilliliiiiiiiiiliiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiíiiii[iiíiiiiiil111ii1iíil11111iil1ii11ií

õT .. m ISTipõRlI:pl5 Delimitad./Padrao
õ
l i i i i 'i i ii i l i i i íi i i i i i i i iH i í i i i í i i i i i i i i i í i i i' i i i i ii i i í i i i i i i i i i í!i iH í i i i i i í i i i i i

7õ

Etqõ

10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
130
140
150
160
170
180
190

Nome

AUTOR
TITULO
LOCAL
['ATA
VOLUME
HBLIOTECA SOLICITANTE
SOLICITANTE
lIPO DE AQUISICAO
I'A1A SUGESTAO
I'ATA ESTADO
[STAflD
fORNECEflOR/flOAItOR
PRECO
EMPENHO
INT /EXT
NOTA flSCAL
NUMERO DE REGISTRO
PREV!SAO ENTREGA
ElIITOR

60
150
40
1"0
3
3
40
1
8
8
1
40
20
10
1
10

)(
X
)(
X
X
X
X
X
F'
F'
X
X
X
X
X
X

•

X

8
60

F
X

"

R
R

NAB([lE

99/99/99
99/99/99

R
99/99/99

AUTOR: nomes dos autores
TiTULO: t(tu10 da obra

I,_OCAL: Local da publicaçio
DATA: Data da ediçio

VOLUME-

Identificaçio do volume a

BIBLIOTECA SOLICITANTE: Biblioteca

SEr

adquirido

que

solicitou (sigla + ng

�507

de exs. + tipo de
usados 5

~olicitant€).

sub-Camp(lS

de

A

identificaçio dos 5 tipos

at~

de

Foram
E para

solici-

tantas da UNI-RIO PI)is, nio , Permitido sub-campo

repeti~iyo

no MICROISIS.

SOLICITANTE: Nomes dos solicitantes
TIPO DE AQUISIÇÃO; Compn~.,

[Inação,

Pel*muta

DATA SUGEST~O: Data em que foi sugerida a aquisiçio
DATA ESTADO: Data de alteração do estado da aquisiçlo
ESTADO: Etapa

do

processo de

aquisi~io

d() livro (solicitada,

empenhada, recebida, cancelada)

FORNECEDOR/DOADOR: Nome do fornecedor/doado'PREÇ(): VaIar em cruzeiros
EHPEN~10:

N~mero da nota de empenho emitida

para

a

aquisiçio

(fornecida pelo Departamento de COlnpras)
INT/LX1'

Aquisiçio da obra no mercado interr\o e externo

NOTA FISCAL:

N~mero

da

nota fiscal de fOl-necimento do livro

(remetida pelo Departamento
NÚMERO DE

df~

Compras)

REGISTHO: Núme\"o de \"egist\"o do li','\"o no invent:é.rio

PREvrSAO ENTREGA: nata prevista para ent\"ega do livro
EDITOR: Nome do edito\" da obra

�508

PLANILHA DE INCLUSÃO E/OU ALTERAÇÃO DE DADOS
AUTOR 00
T nULO,

UH IEXT: I TIPO DE AQlJISICAO

C

LOCAL·
DATA

EDITOR

""

(~NA[lCDE)

.

DATA SUGESTAO'

SOLICITANTE (X)

VOLUHE·

ESTAIIO

S

PRECO

[lATA ESTADO,

PREVISAD ENTREGA

EHF'ENHO·

NOTA FISCAL·

fORNECEDOR/IIDArIQR·

~~H:R~O~if~~~;S~R~ ~X~~r;it;-ã-s-=-E~P;~-----5-~-=-Ã;;~;;---5C-=-ci~t;;;-------õA -

Acrescentar campo

õ(TAB&gt; -

AntETiorõ ti I

SAL

F'roximo õ X -

Saida

1

TABELA DE SELEÇÃO DE CAMPOS

Nom~ d ... BasE' dI;,' [lados:

TSC para At"quiyo Iny"rt ido

SAL

Nom", di'l TSC;

i1ii111il11íl1íi111il1111ii2í111iiii111il1i11111ii11iíi1í1iiiil111il1í111iiil11i

ÕJ[I õlr ÕF01"mato dE' extraao de dados
i i i i lí i i i i i i i í í i i i i i íi í i i i i i i i i i i l i fi i I' i i i i i i i i í: i i i i í i i i i l i i i i i i i i i í i i i i i i í:í: i i i i

10

0

(V101&gt;

60

0

(V60'*1.&gt;

80
100
110
1e0
150
170
180

0
0
0
0
0
0
0

v80
V100*6 2,V100M3 2,V100*0 2
V110
vle0
V150
&lt;v170n
v180*6.e,vt80~3

2,v180*0.2

Foram definidos como Indices de acesso os campos de autor, biblioteca solicitallte, tipo de aquisiçio, data sstado,
fornecedor/doador,

trega. Nos
tida.

int./sxt.

n!!

est ,';l,do,

de n,:gistro (~ Insvisão da (~n"

campos de data o 'ndice foi criado em ordem inver-

isto é, ano/m~s/dia, possibilitando o

na busca, para recuperar por m~$ ou ano. Ex.

LISO

de truncamento

(1'1$, 9t/0H$,

�509

LINGUAGEM DE FORMATO DE SAÍDA

Nome da Bilse de Dados: SAL

Nome do formato,

SAL

iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiííiiiiiiiiiiiiiiiiíiiiiiiiiiiiiiiiii1ili1i111ii11il111111i1í
11[1],1,110(0,3)+1) I"
",mdu,v20(3,31,I1PL,v30(3,3)", ",1,1190(3,3)", ",mdl.v40(3,3),X
IM,IDa~a sugestao tv90(3,3),(C32,mdLv60~1!(31,31l,V60An(31,31)! ex
l,mpl,lllv
60 cd3, 3), I, I v60 b13, 3), I. Iv60 c(3.31, I) I d60 a,c32, 1,170(31,31), &gt;&lt;2, /), XI, C4, IF 5
A

A

A

A

(HPU,V150)",'D' THEN 'DOACAO' ELSE 'COMFRA' FI,' ("V150")",Hr'L,C20,IEstado
IVii
0(3,3), IDat" Estado - IV100(3,3), IPreco - IV130(3,3),ç71, 'HFN - 'mfn(4),I,IFOl-ne

cedor -

IV120(3,31,I, IEmpenho -

ntr€9i1 -

IvI80(3,31,)(/tI,"

IvI40(3,3),INota fiscal -

Nllml:'ro d~ r~9istro -

11,1160(3.3), IPrevisao e

«y170(3,3)-&lt;-!,!'

«,":;"11

AtraY~s desta linguagem foi definida u!na ~~rda padrio,

confor-

me ilustraria abai)(o:

AHARAl,

Ar"c~

P~r5P~ctiY&lt;l,

2
URH
lig ia

13/11/90.

COMPRA ( I )
5400,00.
I1FN - 1132
FornE:c~dol"

EI!IPEnho 06/08/91

Numero

d~

S&lt;lO P&lt;lu} o,

ARTES F'lASTICAS NA SEMANA DE 22
1990.

Estildo -

R.

1'1&lt;

(F')

niltil Estildo -

08/09/91.

- IntercÍ!i:ncia
91NE00302.
Hota fise&lt;l}

-

registro -

URH-9i-i347

URH-91-i346i

157t59

F'reco-

Preyisilo entrega -

6 PRODUTOS
Os rElat6rios nECEss~rios ao proceSSamE!lto da aquisiçio dE livros, desde a sugestio at~ a inclusio no patriln&amp;nic sio:
SUgest5es de compra por biblioteca e autor,
como fonte de informaçio para o processo
sobre quais livros ser~o adquiridos dentre

que serve

de
05

decisio
sUgeri-

�510
UNIRIO ~ SISTEMA DE AGUI6ICAO DE LIVROS
SUGESTOES DE COMPRA POR BIBLIOTECA E AUTO~'

URA
EZE:'lL!i~l.

ANDER, Egg
'ioe1al

V

Pn:!co URA

Introducion liI la. t.cnica~ de invE'stigac:ion
Buenos Aires, Editori .. l Hum&gt;lnistas, 1990

e.

8000,00

1 EX.

-

HFN -

1133

I1FN -

1132

ErotildE"S

P

URH
AHARAL,

Art •• plllosticas na

Arac~

s.~lIonllo

de 22

Sao Paulo,

Perspectiva, 1990
PrECO URH

5400,00

2''''&gt;1

Ligia

- P

Solicitação

de compra,

que encaminha ao Departamento

de Compras da Universidade. os t(tulo9 sugeridos

q(1e

foram selecionados para aquisiçio,

UNIRIQ -

SISTEMA DE AGUJSICAO [tE LIVROS

SOLICITACAO DE
AHAI~AL,

Ano.c::!

COH~'r;'A

Artes plastica!i na semana dE' 22

S&lt;lQ P&lt;&gt;'LI\O,

Pen;p!ectiva, 1990.

HFt-! -

1132

ANDER, E99 EZEquiel. lntroducion 110 las tecnicas dlP irwE!stiSHlcion
social
v
'"
Buenos Aires, Editori&lt;ll Hl\manistas, 1990 I1FN -

tt33

- Entregas em atraso, que relaciona 05 t(tulos cuja en·t l--ega não

foi realizada no prazo previsto, para con-

tato com o fornecedor

Para €lnissio desse relatbrto

feita uma seleção pr~via de registros,

Sen2JT1

4

im-

pressas, atrayks de uma consu'lta pelo campo de estado

�511
da

aqUiBiç~o

e, depois,

por data prevista da entrega.

UNIRIO - SISTEMA DE AQUISICAO DE LIVROS
ENTREGAS EM ATRASO
ACS

ANUER, [99 EZE"ql!iel. Introducion li. las tl!!cnlC:il!i de invl!!stig;tcion
!iocial.
v....
Buenos Aires, Editor-ial HUllranist&lt;ls, 1990
Empenho - 91NE00308
Pl"evisao de entrega. - 06/08/91
HFN -

1133

IntE'r1:i&lt;onl:ia

AMARAL, Arac~

Artes plllsticas na "emana dI! 22

Perspect iva,
Empenho -

Sao hwlo.

1990

91NE0030f:'

Previsao de entrega -

- Registro de aquisiç5es,

qUE

06/08/91.

I1FN

1132

relaciona os livros rece-

bidos

UNIRIO -

SISTEMA rlE AQUISICAO DE LIVROS

REGISTRO DE AQUISICOES

URA-91-1361
ANDER. [99 Ezequiel
lntroducion a las tecnic:as de investlgac:ion
!lotial.
v. 2.
Bu€nos Aires, Editori."I Humi'lnistOls, 1990
FOI"ma de ;"quisicao - E
P'"eco·' 8000,00
MF~ -

1133

URH-91-1346

AMARAL, Ar&lt;l,c~
Arte~ plasticas na semana de 22
Perl'lpec:tiva, 1990
Forma de aquisicao - I.

Sao Pau J o,
Preco - 5400,00,
HFN-'1t32

URH'-91-1347

AHARAL, Ar(lc'j. Art,e!l plastiC:lIS na semana de e2
Perspectiva, 1990
Forma de aqu1sicao - I.

SilO F'i'\ulo,
P,'eco - 5400,00.
MFN -

1132

�512

7 SITUAÇÃO ATUAL
A base

se

encontra

com 1150 tItulas sugeridos,

prontos

QUal1do da kpoca de aquisiç~o (set ./out .), ser enviado

P81-a

Telat6-

rio ao Departamento de COlnpras da UnivEl-sidade

As olJras

adquiridas

registradas diretamellte na

seria

base Sal
feito

livro de

lombo

Acervo contar

em

virtude

aPEI18S

no

da Divis10 de Deftenvolvimento do

com um bibliotecirio,

que coordena e exe-

cuta todas as atividades relativas aO desenvc)lvimento do acervo documental do Sistema de BilJliotecas.
bllQtecas setoriais,

50S de

seleç~o,

interagilldo com as bi

para efetivar a plallifica~~o dos proces-

aquisiç%o e registro

8 CONCLUSÃO
A definiç50 da base SAL proporcionou a minilnizaçio de es'Forços

k

Divis~o de Desenvolvimento do Acervo.

rosos arquivas

de

ser armazenadas

€

dados manuai.s

J

Extinguem-se 05

nume-

C\ljas informaç5es passam a

recuperadas online

J

com

a atuali~açio per-

manente do estado do ciocumento.
Essa baSE possibilital-4 ainda,
tombo,

visto que,

todas as obras

a extinçio do

adc~uiridas

livro

de

por compra ou doa-

�513

çio

sEr~o

nela registradas.

A base
çlo

SAL atende as necessidades de SU9EGtio, aquisi-

registrc) de livros,

€

absorvendo todos

os

processos

que

eram realizados manualmente, evitando duplicaçio de esforços e
demanda de

tempo,

podendo ser avaliada como um trabalho posi-

tivo no que diz respeito ao perfil administrativo da UnivBTsi-

dade e sua utilizaçio por IIlstitlJiç5es

(~ue

possuam o

software

HICROISIS.
Quanto ao
no Brasil.
tir~

a

futuro,

estamos aguardando a distribuiçio

da nova vers50 do software Microisis, o que

Blimentaçio da base SAL em sistema de rede,

a entrada de dados centralizada,

,

Permi-o

eliminando

assim como a consulta ao 9i5-

tema.
ABSTRACT
lhe whole degrees and phases on the: definition of a docume::nt
acquisition control data baSE at the: Universidade do Feio de:
Pl~oduct 5
Janeiro are described,
in
the same wa~
as the
resultinQ cf the use of HICROISIS as the supporting software.

6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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SAL - Sistema de aquisiçlo de livros. Rio de Janeiro, 1989.
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PEREST
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              <text>SAL- Sistema de Aquisição de Livros: uso do MICROISIS no controle de aquisição do Sistema de Bibliotecas da UNI-RIO.</text>
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