http://repositorio.febab.org.br/files/original/45/4669/SNBU1996_024.pdf e2e3c77986b4683fc3bc1985aa9c90ce PDF Text Text 5.10 AUTOMAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA: UM ESTUDO DE CASO * Maria Bernardete Martins Alves Elaine Maria Pereira Pringolato* Carlos Eduardo Lopes Cabral** RESUMO Relata a experiência da informatização do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Uberlândia, o processo de downsizing efetuado, e aponta para a necessidade de uma Reengenharia dos processos técnicos. 1 INTRODUÇÃO A automação dos processos técnicos teve inicio em 1992, com a entrada do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Uberlândia, (UFU), na rede de catalogação cooperativa ou Rede Bibliodata/Calco, gerenciada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Uma característica do processo de automação do Sistema de Bibliotecas da UFU foi a opção pela aquisição de softwares desenvolvidos e amplamente utilizados por instituições nacionais. Baseado nessa filosofia, adquiriu-se, para automação da aquisição e controle de periódicos, o software PEREST, desenvolvido pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Sua implantação exigiu do Grupo de Automação, a esta * ** Bibliotecárias da Universidade Federal de Uberlândia Graduando em Engenharia Eletrônica, trabalhando como analista do Sistema de Bibliotecas da UFU �5.10 altura já formado no Sistema de Bibliotecas da UFU, um trabalho exaustivo de conversão da base de dados de periódicos instalada no computador de grande porte IBM 3090 do Núcleo de Processamento de Dados da UFU-NUPRO. A fase de conversão, apesar de trabalhosa, foi concluída em um tempo relativamente curto, uma vez que o gerenciamento das assinaturas, incluindo as rotinas de cobrança de fascículos faltantes, já não era mais viável da forma semimanual, como vinha sendo feito. Desta forma foi implantado o sistema PEREST que hoje é o sistema que controla o acervo e a aquisição de periódicos das Bibliotecas da UFU. Paralelamente à implantação do sistema PEREST, o Grupo de Automação continuava seu trabalho rumo à automação do processamento técnico, ao mesmo tempo em que avançava a discussão sobre o hardware requerido. Naturalmente, seguindo uma tendência mundial, foi colocado o processo de downsizing como uma necessidade premente. 2 DOWNSIZING O projeto de automação do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Uberlândia não havia sido concluído e já sentíamos necessidade de um plano de modernização e atualização do mesmo. O software adotado para automação e gerenciamento das rotinas e serviços das bibliotecas foi o software SAB II, que é o resultado de um convênio entre IBM, FGV e FURG. �5.10 O resultado, obtido com a adoção de programas isolados e de uma plataforma mainframe IBM 3090, não respondia com qualidade às necessidades de automação do Sistema de Bibliotecas da UFU. Algumas limitações resultantes do uso de um software para mainframe são enumeradas a seguir: a) necessidade de uma equipe de suporte com formação em mainframe; b) dificuldade de escalabilidade - caso ocorresse um crescimento dos bancos de dados residentes no computador de grande porte, seria necessária a aquisição de módulos suplementares (memórias, unidades de disco etc) a um custo muito elevado; c) dificuldade em interoperar com outros sistemas, o que leva à duplicidade de dados; d) imprevisão para trabalhar com sistema de código de barra, atualmente o meio mais prático e seguro para automatizar o serviço de empréstimo; e) baixa produtividade (sistema batch); f) sistema proprietário. 3 NOVA PLATAFORMA A principal mudança no projeto de automação do Sistema de Bibliotecas foi a escolha de uma plataforma mais flexível e mais barata, tanto no que diz respeito à sua manutenção quanto à escalabilidade. A escolha do novo software deveria se ajustar à nova plataforma, e esta deveria possuir as seguintes características encontradas em um sistema de computadores ligados em rede: �5.10 a) processamento distribuído - esta característica aumenta a produtividade do sistema, uma vez que, ao contrário de um sistema de grande porte, permite que mais de uma máquina efetue o processamento da informação; b) banco de dados centralizado - isto facilita a manutenção do sistema e permite que os dados estejam sincronizados em todos os computadores; c) baixo custo de manutenção; d) maior flexibilidade do sistema. Escolhida a plataforma para o processo de automação, restava ainda a escolha do software, cujas características deveriam contemplar os seguintes requisitos: a) capacidade para importação e exportação de dados; b) funcionamento em rede de computadores; c) baixo custo e facilidade de manutenção, garantidos por empresa idônea; d) gerenciamento de bibliotecas, capaz de automatizar rotinas e serviços; e) compatibilidade com o formato MARC; f) utilização por outras instituições; g) compatibilidade com a Rede Bibliodata/Calco 4 NOVO SOFTWARE �5.10 Em meados de 1994, a FGV inicia um processo de modernização da Rede Bibliodata/Calco. Para tanto, adotou o software VTLS, firmando um convênio com a Universidade da Virgínia, EEUU, produtora do VTLS, para sua distribuição a nível nacional. O software VTLS utiliza o formato padrão - exportação de dados para quaisquer softwares que utilizam o formato MARC, sendo produzido em duas versões: plataforma UNIX e plataforma MS-DOS. Diante dos atrativos oferecidos, o Sistema de Bibliotecas da UFU optou por esse software na versão MS-DOS porque, apesar de a versão Unix apresentar diversas vantagens, seu custo é mais elevado. Atualmente, o processo de automação está em fase de conversão do banco de dados do software SAB II para VTLS. 5 INSTALAÇÃO DA REDE Na instalação da rede consideraram-se as várias opções, tanto quanto à sua implementação física como quanto ao software a ser utilizado. Partiu-se da premissa de que o sistema deveria ter um baixo custo na sua implementação, bem como na manutenção, sem prejudicar a qualidade dos serviços a oferecer. Para iniciar o projeto de automacão deveria ser feita a escolha da topologia de rede a ser adotada. A primeira opção era a topologia token-ring, uma vez que a UFU já a usava em redes interdepartamentais. Sua principal vantagem é um alto nível de segurança de transmissão. No entanto, o custo do hardware envolvido em sua implementação é relativamente alto. �5.10 A segunda opção seria a topologia ETHERNET, mais barata e mais rápida que a anterior, e que, mesmo apresentando um nível de segurança um pouco inferior ao da primeira, foi a topologia adotada para o Sistema de Bibliotecas da UFU. Definida a topologia, faltava definir a plataforma de software para os servidores da rede. Dentre as opções analisadas (UNIX, NOVELL e WINDOWS NT), optou-se pela plataforma Microsoft, WINDOWS NT, que mescla característica das plataformas UNIX e NOVELL, além de apresentar outras: a) facilidade de administração; b) nível de segurança superior às demais; c) interface gráfica baseada em janelas, o que a torna mais amigável aos usuários do WINDOWS; manutenção fácil e desempenho relativamente alto, embora não apresente o desempenho de compartilhamento de uma rede NOVELL, nem o desempenho de uma plataforma cliente-servidor comparável a um sistema UNIX. �5.10 6 REENGENHARIA DE PROCESSOS TÉCNICOS A adoção de um sistema gerenciador de bibliotecas, como o VTLS e o downsizing, com a conseqüente implantação da rede, viabiliza a integração das bibliotecas do sistema a nível interno, bem como das Bibliotecas da UFU com bibliotecas e sistemas de informação de outras instituições, ou seja, a nível externo. Isto fez o Grupo de Automação vislumbrar novas possibilidades dentro do propósito da automação das rotinas e serviços dos processos técnicos. Viabiliza-se não apenas a automação, mas também a integração das rotinas de seleção, registro e catalogação. O processo tem início com a entrada das solicitações para a aquisição de material bibliográfico, passa para o arquivo de controle de recebimento e, após o recebimento do material, os dados do arquivo de aquisição vão alimentar a base de catalogação e registro (tombamento), sendo este gerado automaticamente. Após a padronização dos dados para o formato de catalogação, os mesmos serão exportados para a base de consulta, constituindo, por fim, a base para empréstimo e circulação. Neste sentido, urge repensar os processos, as rotinas e os serviços. A automação possui uma característica dialética. Ao mesmo tempo em que consolida os processos, ela também muda, ou melhor, sugere mudanças e reavaliação dos processos. Por si só a automação não melhora os processos, mas viabiliza a melhoria dos mesmos, uma vez que obriga a um repensar dos processos como um todo. Em outras palavras, força a Reengenharia de processos. Caso a Reengenharia não seja levada a efeito, a automação pode levar a processos �5.10 automatizados defeituosos. Se um procedimento manual é correto, a sua automação leva a uma maior produtividade, visto que acelera a execução das tarefas. Se, ao contrário, o procedimento manual já contém erros, sua automação só agrava tal procedimento. Dentro deste contexto, a Divisão de Aquisição e Processos Técnicos viabiliza condições para a reconstrucão dos seus processos cujos problemas apontam para um fator crítico: “Atraso no processamento técnico de livros e o tempo gasto entre o momento em que o livro chega à biblioteca e a sua disponibilidade para o usuário”. Identifica também alguns fatores que estariam afetando o desempenho dos processos e acarretando resultados indesejáveis. Dentre tais fatores, destacam-se: a) rotinas não-automatizadas; b) tarefas fragmentadas; c) rotinas “stand alone” (não-integradas); d) alto índice de inconsistência; e) centralização do processo; f) excesso de controle e revisão; g) excesso de papéis; h) necessidade de treinamento; i) manuais de serviços desatualizados (quando existentes). Reconhecer que o problema existe é o primeiro passo em direção à solução do mesmo, o que envolve uma mudança dos processos. Essa mudança passa pela modificação na forma de trabalho, onde treinamento/educação é um binômio �5.10 fundamental, pois mudança de processos exige mudança cultural, e isto não representa uma tarefa simples, pois exige o uso de uma metodologia baseada nos conceitos de Reengenharia. Segundo HAMMER e CHAMPY (1994) os processos renovados pela Reengenharia passam a ter as seguintes características: a) integração das tarefas no processo; b) redução das verificações e dos controles; c) centralização e descentralização coexistentes; d) transposição das fronteiras organizacionais; e) descentralização das decisões. 7 CONCLUSÃO Pelo exposto, sugerimos a utilização de uma metodologia que contemple uma análise do processo atual e que identifique e/ou confirme os problemas e que apresente soluções para os mesmos. Essas soluções estarão, possivelmente, dependentes de uma Reengenharia/Reinvenção dos processos. Ambas defendem uma transformação dos processos como forma de melhorar a qualidade dos serviços e, em conseqüência, uma mudança na estrutura organizacional deverá acontecer. �5.10 ABSTRACT This paper describes the computerization of the library system at the Federal University of Uberlândia, and the downsizing process carried out. It also points out the need for reengineering the technical processes. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA 1 HAMMER, Michael, CHAMPY, James. Reengenharia: revolucionando em função dos clientes, da concorrência e das grandes mudanças da gerência. 21. ed. Rio de Janeiro : Campus, 1994. 189 p. � Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource SNBU - Edição: 09 - Ano: 1996 (UFPR & PUCPR - Curitiba/PR) Subject The topic of the resource Biblioteconomia Documentação Ciência da Informação Bibliotecas Universitárias Description An account of the resource Tema: A biblioteca universitária e a sociedade da informação. Creator An entity primarily responsible for making the resource SNBU - Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias Publisher An entity responsible for making the resource available UFPR & PUC-PR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Language A language of the resource Português Type The nature or genre of the resource Evento Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Event A non-persistent, time-based occurrence. Metadata for an event provides descriptive information that is the basis for discovery of the purpose, location, duration, and responsible agents associated with an event. Examples include an exhibition, webcast, conference, workshop, open day, performance, battle, trial, wedding, tea party, conflagration. Dublin Core The Dublin Core metadata element set is common to all Omeka records, including items, files, and collections. For more information see, http://dublincore.org/documents/dces/. Title A name given to the resource Automação do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Uberlândia: um estudo de caso. Creator An entity primarily responsible for making the resource Alves, Maria Bernadete Martins; Pringolato, Elaine Maria Pereira; Cabral, Carlos Eduardo Lopes Coverage The spatial or temporal topic of the resource, the spatial applicability of the resource, or the jurisdiction under which the resource is relevant Curitiba (Paraná) Publisher An entity responsible for making the resource available PUCPR Date A point or period of time associated with an event in the lifecycle of the resource 1996 Type The nature or genre of the resource Evento Description An account of the resource Relata a experiência da informatização do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Uberlândia, o processo de downsizing efetuado, e aponta para a necessidade de uma Reengenharia dos processos técnicos. Language A language of the resource pt